Phân tích thiết kế quản lý hồ sơ công nhân viên trong công ty TNHH

Phân tích thiết kế Hệ thống
LỜI NÓI ĐẦU
Xã hội ngày càng phát triển càng có nhiều đối tượng thông tin đa dạng. Việc nắm
bắt và quản trị các thông tin ấy ngày càng trở nên khó khăn, phức tạp hơn đòi hỏi
người quản lý phải luôn năng động và sáng tạo. Công nghệ thông tin đang dần trở
thành một lĩnh vực phát triển mũi nhọn bởi ứng dụng và những lợi ích của nó đem
lại.Có nhiều công việc ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là công tác quản lý.
Các chương trình quản lý đã giúp cải tiến về số lượng và chất lượng với độ chính xác
cao của việc quản lý. Trong những năm gần đây, các chương trình quản lý không còn
xa lạ với các cơ quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp …Quản lý đã xâm nhập
vào lĩnh vực đời sống xã hội như: Quản lý nhân sự , quản lý chương trình đào tạo,
quản lý điểm học sinh sinh viên , quản lý thư viện trong các trường đại học cao đẳng
và trung học phổ thông…
Trong quân đội nói chung và trong Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự nói riêng đã và
đang từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của mình để trợ giúp
cho công tác quản lý con người cũng như các công việc quản lý cán bộ, quản lý quá
trình lên lương và thăng quân hàm của cán bộ, quản lý sổ sách, tài liệu, đề tài nghiên
cứu, đồ án tốt nghiệp… Trong đó, công tác quản lý Hồ sơ cán bộ là một trong những
mảng hết sức quan trọng và phức tạp. Xây dựng một H thng phn mm qun l hồ
sơ cán bộ là cơ sở đảm bảo cho công tác xét thăng quân hàm, thăng chức, nâng
lương,chuyển công tác …dễ dàng, nhanh chóng và tiện ích, làm giảm công sức của
cán bộ công tác trong mảng này.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là một kỹ thuật rất quan trọng trong xây
dựng các hệ thống thông tin ứng dụng trong các lĩnh vực của đời sống xã hội. Nó là
điều kiện đầu tiên, quan trọng nhất để xây dựng một hệ thống, nó quyết định đến mô
hình của hệ thống là lớn hay nhỏ, nhiều chức năng hay ít chức năng và quyết định đến
hoạt động của hệ thống ( tính tối ưu của hệ thống ),…
Vì những lý do trên, nên em đã nhận đề tài “Phân tích, thiết kế, xây dựng hệ
thống hỗ trợ quản hồ sơ cán bộ” . Do bước đầu làm quen với việc phân tích thiết kế
một hệ thống nên kinh nghiệm còn hạn chế và do thời gian có hạn nên bài của em còn
nhiều thiếu xót, mong cô và các sữa chữa giúp em để em có thể hoàn thiện đề tài của

mình. Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội , 20/3/2008
Lê Duy Sơn Page 1
Phân tích thiết kế Hệ thống
CHƯƠNG I : MÔ TẢ HỆ THỐNG
I. Mô tả nghiệp vụ của hệ thống.
1. Nhiệm vụ cơ bản.
Hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ tại Học viện Kỹ Thuật Quân Sự đảm bảo các
nhiêm vụ cơ bản sau :
• Đảm bảo hoạt động tốt, hiệu quả, xử lý thông tin về mọi cán bộ nhanh
nhất, kịp thời nhất
• Đảm bảo các thông tin về từng cán bộ đã và đang công tác tại học viện
được lưu trữ rõ ràng, đầy đủ, chính xác.
• Đảm bảo thực hiện được chức năng nhập mới dữ liệu với những cán bộ
mới bắt đầu đến công tác tại Học viện và thực hiện tốt chức năng cập nhật,
sửa đổi, bổ sung thêm những thông tin mới về từng cán bộ tại Học viện
qua các quá trình học tập, công tác, chức vụ, quân hàm,
• Xây dựng các chức năng tra cứu, tìm kiếm theo các tiêu chí được tiện lợi,
hiệu quả, chính xác về những thông tin có liên quan đến từng cán bộ khi
cần thiết hoặc có yêu cầu.
• Có chức năng in ấn, báo cáo, tổng hợp những thông tin về từng cán bộ, và
có thể đưa ra các hồ sơ, tài liệu dưới dạng văn bản trên các lĩnh vực cần
quan tâm…
2. Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm.
Bao gồm 2 bô phận chính với các chức năng cụ thể như sau :
 Bộ phận tiếp nhận hồ sơ: thực các công việc sau:
+ Tiếp nhận hồ sơ, các tài liệu liên quan từ cán bộ đồng thời tiếp nhận các đề
nghị, yêu cầu liên quan, các quyết định của cấp trên, của cán bộ và các tổ chức, đơn vị
trong học viện.
+ Kiểm tra hồ sơ .

+ Lập danh sách cán bộ cũ và mới.
+ Phản hồi lại thông tin cho cán bộ, đơn vị các cấp.
+ Chuyển hồ sơ; các yêu cầu, đề nghị; các quyết định cho bộ phận quản lý hồ
sơ.
Lê Duy Sơn Page 2
Phân tích thiết kế Hệ thống
 Bộ phận quản lý hồ sơ: thực hiện các công việc sau:
+ Tiếp nhận yêu cầu, đề nghị hợp lý; hồ sơ hợp lệ và các quyết định từ bộ phận
tiếp nhận hồ sơ để xứ lý các công việc tiếp theo.
+ Cập nhật mới hồ sơ đối với những cán bộ mới đến công tác tại Học viện.
+ Kiểm tra lại thông tin hồ sơ đã có đối với những cán bộ cũ để xác định các
thông tin có sự thay đổi cần bổ sung, chỉnh sửa.
+ Chỉnh sửa, bổ sung thông tin vào hồ sơ.
+ Lưu hồ sơ.
+ Tìm kiếm, tra cứu thông tin về cán bộ.
+ Lập thống kê, báo cáo theo yêu cầu.
3. Quy trình xử lý.
 Tiếp nhận hồ sơ; các yêu cầu, đề nghị; các quyết định.
Khi một cán bộ mới bắt đầu đến làm việc tại Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự thì
sẽ có giấy giới thiệu và bộ hồ sơ (bao gồm thông tin về hồ sơ cá nhân, thông tin về
quan hệ gia đình, thông tin hồ sơ về quá trình đào tạo, cấp bậc, chức vụ; khen thưởng,
kỷ luật,…) được gửi tới Ban cán bộ. Toàn bộ hồ sơ và các giấy tờ liên quan sẽ được
đưa đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Với những cán bộ đã và đang công tác tại Học viện Kỹ Thuật Quân Sự thỉnh
thoảng có đợt cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung thông tin vào hồ sơ
Khi đó, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ từ phía cán bộ,
hoặc từ phía cơ quan, đơn vị của cán bộ gửi đến sau đó thực hiện kiểm tra hồ sơ và
thẩm định lại thông tin hồ sơ
+/ Nếu mọi thông tin đều rõ ràng, hợp lệ thì sẽ thực hiện chuyển hồ sơ
sang bộ phận quản lý hồ sơ xử lý tiếp.

+/ Nếu quá trình kiểm tra có những thông tin còn chưa rõ ràng, chưa
chính xác thì bộ phận này sẽ phản hồi thông tin trở lại cho cán bộ hoặc đơn vị,
tổ chức liên quan để xác thực lại những thông tin của họ.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận này sẽ lập danh sách những cán bộ mới
và danh sách những cán bộ cũ sau đó chuyển danh sách sang bộ phận quản lý
hồ sơ.
Lê Duy Sơn Page 3
Phân tích thiết kế Hệ thống
Khi có các yêu cầu, đề nghị của cấp trên , cấp cơ sở gửi đến Ban cán bộ, bộ
phận tiếp nhận hồ sơ sẽ tiếp nhận các yêu cầu, đề nghị đó , sau đó tiến hành kiểm tra,
xem xét các yêu cầu, đề nghị này. Nếu thuộc phạm vi giải quyết của Ban cán bộ thì bộ
phận này sẽ chuyển yêu cầu, đề nghị sang bộ phận quản lý hồ sơ xử lý, nếu không sẽ
gửi trả lại các yêu cầu, đề nghị.
Khi có các quyết định của cấp trên gửi xuống ( quyết định thăng quân hàm;
quyết định khen thưởng, kỷ luật; chuyển công tác, về hưu,…), bộ phận tiếp nhận hồ sơ
sẽ tiếp nhận các quyết định này, sau đó chuyển cho bộ phận quản lý hồ sơ để cập nhật
thông tin.
 Xử lý công việc
Khi nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ, bộ phận quản lý hồ sơ sẽ tiến hành
công việc cập nhật thông tin cán bộ.
- Với những cán bộ mới đến Học viện thì sẽ thực hiện việc cập nhật mới
hoàn toàn hồ sơ.
- Với những cán bộ đã và đang công tác tại Học viện thì bộ phận này sẽ tiến
hành kiểm tra thông tin hồ sơ cũ và thực hiện chỉ cập nhật ,chỉnh sửa, bổ sung những
thông tin .
Sau khi cập nhật hồ sơ xong, bộ phận này thực hiện lưu hồ sơ dưới 2 hình thức:
+ Cơ sở dữ liệu máy tính
+ Các bộ hồ sơ dưới dạng tài liệu
- Với những cán bộ chuyển công tác đi nơi khác hoặc những cán bộ về
hưu ,sau khi cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung những thông tin cần thiết vào hồ sơ của họ

thì sẽ chuyển hẳn các bộ hồ sơ này vào lưu trữ.
Khi tiếp nhận các yêu cầu, đề nghị từ cấp cơ sở (đề nghị xét thăng quân hàm,
khen thưởng, kỷ luật,…) thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ, bộ phận xử lý hồ sơ sẽ
tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các tiêu chuẩn, nếu đủ điều kiện sẽ thực hiện gửi đề
nghị lên Đảng uỷ học viện xem xét; còn nếu không đủ điều kiện sẽ thực hiện gửi trả
lại các đề nghị.
Khi nhận các quyết định (quyết định thăng quân hàm; quyết định khen thưởng,
kỷ luật; quyết định chuyển công tác, quyết định về hưu,…) thông qua bộ phận tiếp
nhận hồ sơ, bộ phận quản lý hồ sơ sẽ cập nhật những thông tin mới này. Sau khi thực
hiện xong sẽ gửi các quyết định này xuống đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực
thi quyết định.
Lê Duy Sơn Page 4
Phân tích thiết kế Hệ thống
Trong quá trình quản lý hồ sơ, khi có yêu cầu xem, tìm thông tin về cán bộ
hoặc nhóm cán bộ nào đó bộ phận này sẽ thực hiện việc tra cứu, tìm kiếm thông tin về
cán bộ và đưa ra danh sách những kết quả tìm kiếm đáp ứng yêu cầu.
Thống kê báo cáo khi có yêu cầu của trên.
4. Quy tắc quản lý.
Quy tắc quản lý của hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ tuân theo điều lệnh của
QĐNDVN và quy định của HVKTQS…Tóm tắt ở một số điểm chính sau :
1. Mọi hồ sơ khi được tiếp nhận đều phải hợp lệ với đầy đủ các thông tin yêu
cầu.
2. Việc cập nhật thông tin phải kịp thời và chính xác mỗi khi có sự thay đổi
3. Các yêu cầu , đề nghị cần đươc chuyên đến đúng bộ phận phụ trách và đều
phải được giải quyết một cách hợp lý
4. Công việc kiểm tra , thông kê báo cáo cần phải đươc tiến hành thương
xuyên để đảm bảo độ linh hoạt của hệ thống ….
5. Mẫu biểu
HỒ SƠ CÁ NHÂN
Họ tên thường dùng:………………………………… (Nam, Nữ)

Họ tên khai sinh:……………………………………………….…
Bí danh:…………………… Tên khác:………………………….
Sinh ngày:…………tháng………….năm………………………
Nơi sinh:…………………………………………………………
Nguyên quán (Quê quán):…………………………………………………………
Trú quán:…………………………………………………………………………….
Nơi ở hiện nay của gia đình:………………………………………………………
Dân tộc:……………………………. Tôn giáo……………………………………
Thành phần gia đình:………………………………………………………………
Thành phần bản thân:……………………………………………………………….
Lê Duy Sơn Page 5
Ảnh
3*4
Phân tích thiết kế Hệ thống
Ngày và nơi tham gia cách mạng:…………………………………………………
Ngày và cơ quan tuyển dụng:……………………………………………………….
Ngày và đơn vị nhập ngũ:…………………………………………………………
Ngày và đơn vị xuất ngũ, chuyển ngành:…………………………………………
Ngày và nơi kết nạp vào Đảng cộng sản Việt Nam:………………………………
Ngày và nơi tuyên bố chính thức:…………………………………………………
Họ tên, cấp bậc, chức vụ, đơn vị của người giới thiệu vào Đảng:………………….
1……………………………………………………………………………
2……………………………………………………………………………
Ngày và nơi và Đoàn TNCSHCM:………………………………………………….
Trình độ học vấn:
- Văn hóa phổ thông:………………………………………………………………
- Học hàm, học vị cao nhất:………………………………………………………
- Chỉ huy quản lý (sơ, trung, cao cấp)……………………………………………
- Lý luận, chính trị (sơ, trung, cao cấp)……………………………………………
- Chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ (sơ, trung, cao cấp)…………………………….

- Ngoại ngữ (trình độ, tháng năm)…………………………………………………
Các danh hiệu được phong (tháng, năm)………………………………………
Đã đi học tập, công tác ở nước ngoài nào? thời gian? Lý do?………………………
Chiến trường đã qua (thời gian) chiến đấu, phục vụ chiến đấu (đối tượng, cương vị,
đơn vị)……………………………………………………………………………
Sức khoẻ loại:………………………Bệnh chính (mức độ)………………………
Thương tật, lý do (thời gian bị thương, vết thương, nơi bị thương, thời gian giám
định, loại, tỷ lệ)……………………………………………………………………
Họ tên, địa chỉ của những người khi cần báo tin:…………………………………
1……………………………………………………………………………
2……………………………………………………………………………
Lê Duy Sơn Page 6
Phân tích thiết kế Hệ thống
 Quyết định chuyển công tác
BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HỌC VIỆN KTQS Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /QĐĐ - EĐ Hà Nội, ngày tháng năm
QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm cán bộ
HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ
- Căn cứ vào luật sĩ quan Quân đội nhân dân Việt Nam ngày 21 tháng 12 năm 1999;
- Căn cứ nhu cầu biên chế, phẩm chất đạo đức cách mạng và năng lực của cán bộ;
- Căn cứ uỷ quyền của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Bổ nhiệm đồng chí:………………………………………….Cấp bậc:……
Chức vụ, đơn vị:……………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Nay giữ chức:………………………………………………………………
Điều 2: Ngày tháng năm phải có mặt tại đơn vị mới.
Điều 3: Chỉ huy các đơn vị, cơ quan có liên quan và đồng chí có tên trên chịu trách

nhiệm thi hành quyết định này.
Ngày tháng năm
Trưởng Ban cán bộ Chính uỷ
(Ký tên) (đã ký)
 Quyết định khen thưởng
BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Lê Duy Sơn Page 7
Phân tích thiết kế Hệ thống
HỌC VIỆN KTQS Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /QĐ - KT Hà Nội, ngày tháng năm
QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN
Về việc khen thưởng cán bộ
GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN
- Căn cứ……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
- Nhận thấy: ………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Khen thưởng bằng hình thức: ……………………… …đối với cán bộ
……………………………………………………………………………
Cấp bậc:……………………………………… Chức vụ:…………………
Đơn vị:……………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Điều 2:
Điều 3:
Ngày tháng năm Giám đốc học viện

 Quyết định kỷ luật
Lê Duy Sơn Page 8
Phân tích thiết kế Hệ thống
BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HỌC VIỆN KTQS Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /QĐ - KL Hà Nội, ngày tháng năm
QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN
Về việc thi hành kỷ luật cán bộ
GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN
- Căn cứ……………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
- Nhận thấy: ………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Thi hành kỷ luật bằng hình thức: ……………………… …đối với cán bộ
……………………………………………………………………………
Cấp bậc:……………………………………… Chức vụ:…………………
Đơn vị:……………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Điều 2:
Điều 3:
Ngày tháng năm Giám đốc học viện
• Quá trình công tác
Lê Duy Sơn Page 9
QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC
Mã cán bộ …………………………………………

Họ tên ……………………………………………………
Cấp bậc ……………………………………
Chức vụ …………………………………………
Đơn vị …………………………………………………………………
Thời gian
Công việc Đơn vị Chưc vụ
Từ Tới
Phân tích thiết kế Hệ thống
• Quá trình cấp bậc , chức vụ


• Quá trình khen thưởng , kỷ luât
Lê Duy Sơn Page 10
QUÁ TRÌNH CẤP BÂC , CHỨC VỤ
Mã cán bộ …………………………………………
Họ tên ……………………………………………………
Cấp bậc ……………………………………
Chức vụ …………………………………………
Đơn vị …………………………………………………………………
Thời gian Cấp bậc Chức vụ
Từ Tới
QUÁ TRÌNH KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT
Mã cán bộ …………………………………………
Họ tên ……………………………………………………
Cấp bậc ……………………………………
Chức vụ …………………………………………
Đơn vị …………………………………………………………………
Thời gian Hình thức
Lý do Cấp quyết định
Từ Tới Khen

thưởng
Kỷ luật
Phân tích thiết kế Hệ thống
5.Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống
II. Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát.
1. Mô tả chi tiết công việc.
Lê Duy Sơn Page 11
Phân tích thiết kế Hệ thống
Dự án: Quản lý cán bộ Tiểu dự án: Quản lý hồ sơ cán bộ STT :1
Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Ngày 08/03/08
 Công việc Kiểm tra hồ sơ :
 Điều kiện ban đầu : Khi đã tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ
 Thông tin đầu vào : Hồ sơ cán bộ, tài liệu liên quan
 Thông tin đầu ra : Danh sách những bộ hồ sơ hợp lệ và những bộ hồ sơ chưa
hợp lệ
 Nơi sử dụng : Ban cán bộ
 Tần suất : Hơn 1500 bộ hồ sơ / 1 năm
 Thời lượng : 10 phút/bộ hồ sơ
 Công việc Lập danh sách những cán bộ mới và cũ :
 Điều kiện ban đầu : Khi đã kiểm tra xong hồ sơ
 Thông tin đầu vào : Các hồ sơ hợp lệ
 Thông tin đầu ra : Danh sách những cán bộ mới và cũ
 Nơi sử dụng : Ban cán bộ
 Tần suất : Hơn 2000 người / 1 năm
 Thời lượng : 30 phút/1bản danh sách
 Công việc Tiếp nhận, xem xét các yêu cầu, đề nghị của các cấp :
 Điều kiện ban đầu : Khi có yêu cầu, đề nghị được gửi tới Ban cán bộ
 Thông tin đầu vào : Các yêu cầu, đề nghị của các cấp
 Thông tin đầu ra : Danh sách những yêu cầu, đề nghị thuộc phạm vi giải
quyết và có thể giải quyết được của Ban cán bộ.

 Nơi sử dụng : Ban cán bộ
 Tần suất : Hơn 10 yêu cầu, đề nghị / 1 tuần
 Thời lượng : 5 phút/1 yêu cầu, đề nghị
 Công việc Cập nhật mới hồ sơ :
 Điều kiện ban đầu : Khi có cán bộ mới đến công tác tại Học viện, hồ sơ của
họ hoàn toàn hợp lệ
 Thông tin đầu vào : Hồ sơ cán bộ, danh sách cán bộ mới
 Thông tin đầu ra : Các bộ hồ sơ được cập nhật mới và được sắp xếp theo một
trình tự nhất định
 Nơi sử dụng : Ban cán bộ.
 Tần suất : Hơn 100 bộ hồ sơ / 1 năm
 Thời lượng : 45 phút/1 bộ hồ sơ
 Công việc Chỉnh sửa, bổ sung thông tin vào hồ sơ :
 Điều kiện ban đầu : Khi có nhu cầu chỉnh sửa, bổ sung thông tin vào hồ sơ
 Thông tin đầu vào : Hồ sơ vừa tiếp nhận với những thông tin mới và những
Lê Duy Sơn Page 12
Phân tích thiết kế Hệ thống
thông tin có thay đổi
 Thông tin đầu ra : Các bộ hồ sơ cũ được cập nhật thêm thông tin mới và
chỉnh sửa những thông tin bị thay đổi
 Nơi sử dụng : Ban cán bộ.
 Tần suất : Hơn 1000 bộ hồ sơ / 1 năm
 Thời lượng : 20 phút/1 bộ hồ sơ
 Công việc Tìm kiếm, tra cứu thông tin cán bộ :
 Điều kiện ban đầu : Khi có yêu cầu tìm kiếm
 Thông tin đầu vào : Hồ sơ cán bộ, các tiêu chí tìm kiếm
 Thông tin đầu ra : Danh sách kết quả đã tìm kiếm được theo yêu cầu
 Nơi sử dụng : Ban cán bộ
 Tần suất : Hơn 10 lần / 1 tuần
 Thời lượng : 30 giây với máy tính; 10 phút nếu tìm bằng tay trong tài liệu

 Công việc Tổng hợp, thống kê và lập báo cáo về cán bộ :
 Điều kiện ban đầu : Khi đã có dữ liệu đầy đủ về từng cán bộ, có yêu cầu báo
cáo
 Thông tin đầu vào : Hồ sơ cán bộ, các yêu cầu cần thống kê, lập báo cáo
 Thông tin đầu ra : Văn bản in kết quả thống kê cần báo cáo
 Nơi sử dụng : Ban cán bộ
 Tần suất : Hơn 1 lần / 1 tháng
 Thời lượng : Khoảng hơn 10 phút
2. Mô tả chi tiết dữ liệu.
Dự án: Quản lý cán bộ Tiểu dự án: Quản lý hồ sơ cán bộ STT : 1
Loại : Phân tích hiện
trạng
Mô tả dữ liệu Ngày 09/03/08
Tên dữ liệu: Mã cán bộ
Định nghĩa: Dùng để xác định một cán bộ cụ thể, mỗi cán bộ có một mã riêng để
phân biệt với cán bộ khác (mã này là duy nhất, không trùng lặp)
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 6 ký tự, hai kí tự đầu viết hoa
Loại hình:Sơ cấp
Số lượng: 1500
Lê Duy Sơn Page 13
Phân tích thiết kế Hệ thống
Ví dụ:CB0001, CB0002,…
Tên dữ liệu: Họ tên cán bộ
Định nghĩa: Chỉ tên của cán bộ đã và đang công tác tại Học viện (trong phạm vi Học
viện quản lý).
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm từ 30 đến 40 kí tự.
Loại hình: Sơ cấp
Số lượng: 1500
Ví dụ: Lê Duy Sơn, Hoàng Duy,…
Tên dữ liệu: Ngày sinh

Định nghĩa: Dùng để xác định ngày, tháng, năm sinh của cán bộ.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu Date, độ rộng 8
Loại hình: Có cấu trúc
Ví dụ: 04/10/1967
Tên dữ liệu: Giới tính
Định nghĩa: Dùng để giới tính của cán bộ (là nam hay nữ)
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu logic, kích thước: 1, Khuôn dạng: 0: nữ, 1: nam.
Loại hình: Có cấu trúc
Ví dụ: 0, 1
Tên dữ liệu: Nơi sinh
Định nghĩa: Dùng để xác định nguyên quán của cán bộ.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, bao gồm 40 đến 50 ký tự.
Loại hình: Sơ cấp
Ví dụ: Tam Giang – Yên Phong – Bắc Ninh
Tên dữ liệu: Dân tộc
Lê Duy Sơn Page 14
Phân tích thiết kế Hệ thống
Định nghĩa: Dùng để xác định xem cán bộ đó là người thuộc dân tộc nào
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 15 đến 20 ký tự.
Loại hình: Sơ cấp
Ví dụ: Kinh
Tên dữ liệu: Mã chức vụ
Định nghĩa: Dùng để chỉ chức vụ mà cán bộ đó đảm nhiệm.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, bao gồm 5 ký tự.
Loại hình: Sơ cấp
Ví dụ: TP, PP,…
Tên dữ liệu: Tên chức vụ
Định nghĩa: Dùng để xác định tên chức vụ hiện tại mà cán bộ đó đang đảm nhiệm.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, bao gồm 15 đến 20 ký tự.
Loại hình: Sơ cấp

Ví dụ: Trưởng phòng, Chủ nhiêm bộ môn ,
Tên dữ liệu: Mã cấp bậc
Định nghĩa: Dùng để xác định cấp bậc quân hàm mà sỹ quan đang đeo.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm khoảng 5 ký tự.
Loại hình: Sơ cấp
Ví dụ: 4/, 3//,…
Tên dữ liệu: Tên cấp bậc
Định nghĩa: Dùng để xác định tên cấp bậc quân hàm mà sỹ quan đang đeo.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 10 đến 20 ký tự.
Loại hình: Sơ cấp
Ví dụ: Đại úy, Thượng tá,…
Lê Duy Sơn Page 15
Phân tích thiết kế Hệ thống
Tên dữ liệu: Mã đơn vị
Định nghĩa: Dùng để xác định đơn vị mà cán bộ đó công tác.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 6 ký tự.
Loại hình: Sơ cấp
Ví dụ: P4, K6, d3…
Tên dữ liệu: Tên đơn vị
Định nghĩa: Dùng để xác định tên đơn vị mà cán bộ đó công tác.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 20 ký tự.
Loại hình: Sơ cấp
Ví dụ: Tiểu đoàn 3, Trung tâm mô phỏng…
Tên dữ liệu: Chuyên môn
Định nghĩa: Dùng để chỉ công việc chuyên môn mà cán bộ đang đảm nhiệm.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu kí tự, bao gồm 15 kí tự, kí tự đầu viết hoa
Loại hình: Sơ cấp
Ví dụ: Giảng viên
Tên dữ liệu: Loại khen thưởng
Định nghĩa:Dùng để xác định hình thức mà người cán bộ đó được khen thưởng.

Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 15 đến 20 ký tự.
Loại hình:Sơ cấp
Ví dụ:Chiến sỹ thi đua, Bằng khen,
Tên dữ liệu : Loại kỷ luật
Định nghĩa: Dùng để xác định hình thức mà người cán bộ bị kỷ luật.
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, gồm 15 ký tự.
Loại hình:Sơ cấp
Ví dụ:Cảnh cáo, Khiển trách,…
Tên dữ liệu : Trình độ văn hóa
Lê Duy Sơn Page 16
Phân tích thiết kế Hệ thống
Định nghĩa: Dùng để chỉ trình độ văn hoá của cán bộ
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, 30 ký tự
Loại hình:Sơ cấp
Ví dụ: Đại học , Cao học…
Tên dữ liệu : Học hàm, học vị
Định nghĩa: Dùng để chỉ học hàm, học vị của cán bộ
Cấu trúc và khuôn dạng: Kiểu ký tự, 30 ký tự
Loại hình:Sơ cấp
Ví dụ: Phó giáo sư , Tiến sỹ…
3. Tổng hợp các xử lý
STT Mô tả công việc Vị trí làm việc Tần suất Hồ sơ vào Hồ sơ ra
T1 Kiểm tra hồ sơ Bộ phận tiếp
nhận hồ sơ
1500 bộ / 1
năm
D1 D2
T2 Lập danh sách cán
bộ mới và cũ
Bộ phận tiếp

nhận hồ sơ
1danh
sách/ 1
tháng
D3 D4
T3 Tiếp nhận, xem xét
các đề nghị của các
cấp
Bộ phận tiếp
nhận hố sơ
10 yêu cầu,
đề nghị/ 1
tuần
D1 D5
T4 Cập nhật mới hồ sơ Bộ phận quản
lý hồ sơ
150 bộ / 1
năm
D1 D6
T5 Chỉnh sửa, bổ sung
thông tin vào hồ sơ
Bộ phận quản
lý hồ sơ
2000 bộ / 1
năm
D1, D7 D8
T6 Tìm kiếm, tra cứu Bộ phận quản 10 lần/ 1 D1, D9 D10
Lê Duy Sơn Page 17
Phân tích thiết kế Hệ thống
thông tin cán bộ lý hồ sơ tuần

T7 Tổng hợp thống kê
và lập báo cáo
Bộ phận quản
lý hồ sơ
1 lần / 1
tháng
D1, D11 D12
4. Tổng hợp dữ liệu
 Hồ sơ dữ liệu
Số TT
Tên – vai trò Công việc liên
quan
D1 Hồ sơ cán bộ ( gồm hồ sơ cá nhân; các quá trình học
tập, công tác, chức vụ, quân hàm,…) - ghi mọi thông tin
về cán bộ
T1, T2,
T4,T5, T6, T7
D2 Danh sách các bộ hồ sơ hợp lệ và không hợp lệ T1
D3 Danh sách cán bộ cũ và mới T2
D4 Các yêu cầu, đề nghị của các cấp T3
D5 Danh sách các yêu cầu, đề nghị thuộc phạm vi giải
quyết của Ban cán bộ
T3
D6 Các bộ hồ sơ được cập nhật mới và được sắp xếp theo
một trình tự nhất định
T4
D7 Các bộ hồ sơ cũ T5
D8 Các bộ hồ sơ cũ được cập nhật bổ sung những thông tin
mới và chỉnh sửa những thông tin có thay đổi
T5

D9 Danh sách các tiêu chí tìm kiếm T6
D10 Danh sách kết quả tìm kiếm được theo yêu cầu T6
D11 Danh sách các yêu cầu cần thống kê, lập báo cáo T7
Lê Duy Sơn Page 18
Phân tích thiết kế Hệ thống
D12 Các văn bản in kết quả thống kê cần báo cáo T7
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG
I) Sơ đồ phân rã chức năng.
 Xác định các chức năng chi tiết.
Lê Duy Sơn Page 19
Phân tích thiết kế Hệ thống
Bước 1: Dựa vào quy trình xử lý của hệ thống ta đánh dấu các động từ + bổ
ngữ liên quan đến công việc của hệ thống như sau:
 Tiếp nhận hồ sơ; các yêu cầu, đề nghị; các quyết định.
Khi một cán bộ mới bắt đầu đến làm việc tại Học Viện Kỹ Thuật Quân Sự thì
sẽ có giấy giới thiệu và bộ hồ sơ (bao gồm thông tin về hồ sơ cá nhân, thông tin về
quan hệ gia đình, thông tin hồ sơ về quá trình đào tạo, cấp bậc, chức vụ; khen thưởng,
kỷ luật,…) được gửi tới Ban cán bộ. Toàn bộ hồ sơ và các giấy tờ liên quan sẽ được
đưa đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Với những cán bộ đã và đang công tác tại Học viện Kỹ Thuật Quân Sự thỉnh
thoảng có đợt cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung thông tin vào hồ sơ
Khi đó, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ từ phía cán bộ,
hoặc từ phía cơ quan, đơn vị của cán bộ gửi đến sau đó thực hiện kiểm tra hồ sơ và
thẩm định lại thông tin hồ sơ
+/ Nếu mọi thông tin đều rõ ràng, hợp lệ thì sẽ thực hiện chuyển hồ sơ
sang bộ phận quản lý hồ sơ xử lý tiếp.
+/ Nếu quá trình kiểm tra có những thông tin còn chưa rõ ràng, chưa
chính xác thì bộ phận này sẽ phản hồi thông tin trở lại cho cán bộ hoặc đơn vị,
tổ chức liên quan để xác thực lại những thông tin của họ.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, bộ phận này sẽ lập danh sách những cán bộ mới

và danh sách những cán bộ cũ sau đó chuyển danh sách sang bộ phận quản lý
hồ sơ.
Khi có các yêu cầu, đề nghị của cấp trên , cấp cơ sở gửi đến Ban cán bộ, bộ
phận tiếp nhận hồ sơ sẽ tiếp nhận các yêu cầu, đề nghị đó , sau đó tiến hành kiểm tra,
xem xét các yêu cầu, đề nghị này. Nếu thuộc phạm vi giải quyết của Ban cán bộ thì bộ
phận này sẽ chuyển yêu cầu, đề nghị sang bộ phận quản lý hồ sơ xử lý, nếu không sẽ
gửi trả lại các yêu cầu, đề nghị.
Khi có các quyết định của cấp trên gửi xuống ( quyết định thăng quân hàm;
quyết định khen thưởng, kỷ luật; chuyển công tác, về hưu,…), bộ phận tiếp nhận hồ sơ
sẽ tiếp nhận các quyết định này, sau đó chuyển cho bộ phận quản lý hồ sơ để cập nhật
thông tin.
 Xử lý công việc
Khi nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ, bộ phận quản lý hồ sơ sẽ tiến hành
công việc cập nhật thông tin cán bộ.
Lê Duy Sơn Page 20
Phân tích thiết kế Hệ thống
- Với những cán bộ mới đến Học viện thì sẽ thực hiện việc cập nhật mới
hoàn toàn hồ sơ.
- Với những cán bộ đã và đang công tác tại Học viện thì bộ phận này sẽ tiến
hành kiểm tra thông tin hồ sơ cũ và thực hiện chỉ cập nhật ,chỉnh sửa, bổ sung những
thông tin .
Sau khi cập nhật hồ sơ xong, bộ phận này thực hiện lưu hồ sơ dưới 2 hình thức:
+ Cơ sở dữ liệu máy tính
+ Các bộ hồ sơ dưới dạng tài liệu
- Với những cán bộ chuyển công tác đi nơi khác hoặc những cán bộ về
hưu ,sau khi cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung những thông tin cần thiết vào hồ sơ của họ
thì sẽ chuyển hẳn các bộ hồ sơ này vào lưu trữ.
Khi tiếp nhận các yêu cầu, đề nghị từ cấp cơ sở (đề nghị xét thăng quân hàm,
khen thưởng, kỷ luật,…) thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ, bộ phận xử lý hồ sơ sẽ
tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các tiêu chuẩn, nếu đủ điều kiện sẽ thực hiện gửi đề

nghị lên Đảng uỷ học viện xem xét; còn nếu không đủ điều kiện sẽ thực hiện gửi trả
lại các đề nghị.
Khi nhận các quyết định (quyết định thăng quân hàm; quyết định khen thưởng,
kỷ luật; quyết định chuyển công tác, quyết định về hưu,…) thông qua bộ phận tiếp
nhận hồ sơ, bộ phận quản lý hồ sơ sẽ cập nhật những thông tin mới này. Sau khi thực
hiện xong sẽ gửi các quyết định này xuống đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực
thi quyết định.
Trong quá trình quản lý hồ sơ, khi có yêu cầu xem, tìm thông tin về cán bộ
hoặc nhóm cán bộ nào đó bộ phận này sẽ thực hiện việc tra cứu, tìm kiếm thông tin về
cán bộ và đưa ra danh sách những kết quả tìm kiếm đáp ứng yêu cầu.
Thống kê báo cáo khi có yêu cầu của trên.
Bước 2: Trong danh sách các chức năng đã gạch chân ở mức 1, ta loại bỏ
những chức năng trùng lặp . Kết qua ta được các chức năng còn lại sau :
+ Tiếp nhận hồ sơ
+ Kiểm tra hồ sơ
+ Lập danh sách những cán bộ là mới và cũ
+ Chuyển hồ sơ sang bộ phận quản lý hồ sơ
Lê Duy Sơn Page 21
Phân tích thiết kế Hệ thống
+ Phản hồi thông tin trở lại cho cán bộ
+ Tiếp nhận các yêu cầu, đề nghị của các cấp
+ Kiểm tra, xem xét các yêu cầu, đề nghị
+ Chuyển các yêu cầu, đề nghị hợp lý sang bộ phận quản lý hồ sơ
+ Nhận các quyết định.
+ Chuyển quyết định cho bộ phận quản lý hồ sơ
+ Nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ
+ Cập nhật mới hoàn toàn hồ sơ
+ Kiểm tra lại thông tin hồ sơ cũ
+ Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung những thông tin mới hoặc thông tin có sự thay
đổi

+ Nhận quyết định qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ
+ Gửi quyết định xuống đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực thi quyết
định.
+ Lưu hồ sơ
+ Tiếp nhận các yêu cầu, đề nghị qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ
+ Kiểm tra đối chiếu với các tiêu chuẩn
+ Gửi đề nghị lên Đảng uỷ học viện
+ Gửi trả lại các yêu cầu đề nghị cho các cấp
+ Tra cứu, tìm kiếm thông tin về cán bộ
+ Tổng hợp, thống kê, lập báo cáo lên trên
.
Bước 3:Gom nhóm chức năng đơn giản do một người thực hiện
Các chức năng không có gì thay đổi
Bước 4: Loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa với hệ thống
Sau khi loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa với hệ thống, ta thu được các
chức năng như sau:
1. Kiểm tra hồ sơ
Lê Duy Sơn Page 22
Phân tích thiết kế Hệ thống
2. Lập danh sách những cán bộ mới và cũ
3. Kiểm tra, xem xét các yêu cầu, đề nghị của các cấp
4. Cập nhật mới hoàn toàn hồ sơ
5. Cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung những thông tin mới hoặc thông tin có sự thay
đổi
6. Tra cứu, tìm kiếm thông tin về cán bộ
7. Tổng hợp, thống kê, lập báo cáo lên trên
Bước 5: Chỉnh sửa lại tên các chức năng ở bước 4, ta có kết quả sau:
1. Kiểm tra hồ sơ
2. Lập danh sách cán bộ mới , cũ
3. Kiểm tra, xem xét các yêu cầu, đề nghị

4. Cập nhật mới hồ sơ
5. Chỉnh sửa, bổ sung thông tin
6. Tra cứu thông tin về cán bộ
7. Thống kê, lập báo cáo lên trên
 Gom nhóm chức năng
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của hệ thống, ta gom nhóm các chức năng
như sau
+ Kiểm tra hồ sơ
+ Lập danh sách cán bộ mới , cũ
+ Kiểm tra , xem xét các yêu cầu, đề nghị
Tiếp nhận hồ sơ
Hệthống
quản lý hồ
sơ cán bộ
+ Cập nhật mới hồ sơ
+ Chỉnh sửa, bổ sung thông tin hồ sơ
+ Tra cứu thông tin cán bộ
+ Thống kê, lập báo cáo lên trên
Quản lý hồ sơ
Lê Duy Sơn Page 23
Phân tích thiết kế Hệ thống
 Sơ đồ phân rã chức năng
II.Sơ đồ luồng dữ liệu
 Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ
 Tiến trình

 Luồng dữ liệu
Luồng thông tin
 Tác nhân ngoài
Lê Duy Sơn Page 24

Tên tiến trình
Tên gọi
Phân tích thiết kế Hệ thống
 Tác nhân trong
 Kho dư liệu
Tên kho
• Một sô quy tắc :
Đưa dữ liệu vào kho Lấy dữ liệu ra khỏi kho Cập nhật dữ liệu
Tên kho Tên kho Tên kho
 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 (mức khung cảnh)
Lê Duy Sơn Page 25
Tên gọi