Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bàn hàng tại siêu thị

Lời nói đầu
Ngày nay, kinh tế tri thức không còn xa lạ với mọi người. Việc ứng dụng máy
tính vào các lĩnh vực, các ngành nghề trở lên phổ biến. Các phần mềm tin học, với hiệu
quả cao, đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của xã hội đang ngày càng được áp dụng rộng rãi.
Công nghệ thông tin đã trực tiếp hoặc gián tiếp tác động vào quá trình lao động của con
người, đem lại hiệu quả, hiệu suất lớn, nó đóng vai trò công cụ, phương tiện không thể
thiếu trong hầu hết các ngành nghề. Trên lĩnh vực quản lí, việc ứng dụng các sản phẩm
máy tính được đặt lên hàng đầu. Đó là điều kiện tiên quyết để đạt hiệu quả, chất lượng
cao trong quản lí, kinh doanh.
Do sự xuất hiện nhu cầu về hệ thống thông tin với khối lượng thông tin khổng lồ
và các quan hệ phức tạp mà bằng thủ công thì bạn sẽ mất nhiều thời gian đôi khi hiệu quả
công việc hoàn thành lại không như mong muốn. Vì vậy, để phục vụ cho các đòi hỏi trên
nghành Công nghệ Thông tin nói chung và nghành Tin học nói riêng đã tạo ra rất nhiều
phần mềm Tin học ứng dụng hữu ích trong mọi lĩnh vực, nhưng các chương trình này
ứng dụng trực tiếp vào giải các bài toán quản lí của từng cơ quan, xí nghiệp đôi khi nảy
sinh một số vấn đề mới mà chưa kịp đáp ứng kịp thời. Do đó, cần phải có các chương
trình quản lí riêng cho từng chuyên nghành cho phù hợp với từng cụng việc cho từng cơ
quan.
Để phát triển được một đề án Tin học hóa thì ta phải khảo sát hử thống. Người ta
định nghĩa "Hệ thống" là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau để cùng hoạt
động nhằm hoạt động tốt nhất. Hệ thống quản lí bán hàng là mẫt hệ thống hết sức phức
tạp, nó không chỉ chứa các thông tin về quản lí mà nó còn thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt
động của tổ chức Kinh tế - Xã hội. Do đó, cần phải xem xét các yếu tố đặc thù, những nét
khái quát cũng như các mục tiêu về nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng mẫt hệ thống
thông tin Quản lí được Tin học hóa mang lại kết quả tốt nhất. Muốn đạt được các yêu cầu
trên thì ngoài các yêu cầu đó ta phải chọn ngôn ngữ lập trình sao cho phù hợp.
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
1
Xuất phát từ thực tế yêu cầu đó nên trong thời gian làm bài tập môn Phân tích
thiết kế hệ thống thông tin em chọn đề tài "Phân tích và thiêt kế hê thống quản lý bán
hàng tai siêu thị". Qua đồ án này em sẽ được học hỏi và hiểu rõ hơn về Công nghệ thông

tin nói chung và mục Phân tích thiêt kế hệ thống nói riêng.
Trong tài liệu này bằng những hiểu biết của em, qua quá trình khảo sát, phân tích
em đã xây dựng nên môt hệ thống quản lý bán hàng tại một siêu thi.
Em xin chân thành cảm ơn cụ giáo Nguyễn Anh khoa công nghệ thông tin đã rất
tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài tập môn học này.
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
2
CHƯƠNG I: MÔ TẢ HỆ THỐNG
I.mô tả nghiệp vụ của hệ thống
Yêu cầu đặt ra là cần phải xây dựng một hệ thống quản lý việc bán hàng tại siêu
thị trên hệ thống máy tính làm giảm nhẹ công việc quản lý bán hàng trong siêu thị và
tăng độ chính xác.
1.1 nhiệm vụ cơ bản
hệ thống quản lý bán hàng tại siêu thị có các nhiệm vụ cơ bản sau:
+Quản lý việc bán hàng cho khách và làm thủ tục khách hàng thân thiết cho khách
+quản lý việc nhập hàng ,xuất hàng,hàng tồn kho ,hàng tồn trên quầy từ đó đưa ra
thống kê chính xác các mặt hàng ở trong siêu thị,từ đó lắm bắt được những mặt hàng gần
hết để lập đơn hàng gửi cho tổ mua hàng.
1.2cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm
Hệ thống quản lý bán hàng taị siêu thị gồm có 2 bộ phận hoạt động tương đối độc
lập nhau :
a)bộ phận thứ nhất là bộ phận quản lý hàng trong siêu thị(hay bộ phận kho) nó có nhiệm
vụ :
+cung cấp hàng khi khách đến mua hàng
+thường xuyên cập nhật lại kho hàng đúng thực tế nhất
+theo dõi xem lượng hàng nào sắp hết để lập báo cáo đưa cho nhóm mua hàng, để
nhập hàng vào kho
bộ phận này bao gồm các tổ sau
+Tổ tin học sử dụng một PC ,trên đó có hệ chương trình gọi là hệ quản lý kho trợ
giúp việc theo dõi việc nhập hàng, xuất hàng( lượng hàng bán ra),hàng tồn từ đó giúp

người quản lý cập nhật lại kho hàng đúng thực tệ nhất.
+tổ mặt hàng: Nhiệm vụ của tổ là kiểm tra chất lượng hàng hoá và nắm tình trạng
hàng hoá của siêu thị, đảm bảo hàng hoá luôn ở trong tình trạng tốt nhất khi đến tay
khách hàng. Khi phát hiện hàng hư hỏng phải kịp thời giải quyết
để có biện pháp giải quyết và điều phối hàng
+tổ thu mua:có nhiệm vụ thu mua hàng
b)bộ phận thứ hai là bộ phận bán hàng,bộ phận này có nhiệm vụ:
+tiếp nhận và lập hóa đơn thanh toán
+tính tiền trả cho khách+trao hóa đơn thanh toán
+làm thủ tục khách hàng thân thiết
+in và lưu hóa đơn thanh toán vào CSDL
Bộ phận này bao gồm các tổ sau:
+tổ tin hoc: cũng sử dụng một PC,trên đó có cài đặt một hệ chương trình trợ giúp
việc lưu trữ thông tin của khách hàng, thanh toán tiền hàng, lập hóa đơn, cập nhật lại giá
cả và tổng hợp lượng hàng đã bán.
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
3
+Tổ thu ngân: Thực hiện việc bán hàng và lập hóa đơn cho khách hàng đồng
thờighi nhận lại số hàng hoá bán được của mỗi loại để báo cáo cho tổ quản lý sau mỗi ca
làm việc.
1.3quy trình sử lý và các dữ liệu
Qua điều tra khảo sát thực tế Hệ quản lý bán hàng tại siêu thị , ta thấy được quy
trình làm như sau :
*qua trình bán hàng
-khi khách hàng đến sạp hàng sẽ lựa chọn những mặt hàng cần mua sau đó khách
hàng sẽ tới bộ phận bán hàng để thanh toán tiền hàng .Tổ thu ngân có nhiệm vụ tiếp nhận
yêu cầu thanh toán của khách,sau đó lập hóa đơn thanh tóan.nếu hàng không có mã vạch
sẽ cập nhật thong tin mặt hàng,còn nếu hàng có mã vạch thì sẽ tính tổng giá trị hóa đơn
nếu là khách hàng thân thiết thì kiểm tra số điểm thưởng nếu có 30 điểm trở lên sẽ giảm
giá theo quy định,sau đó cập nhật lại điểm thưởng của kkách và in hóa đơn cho khách

hàng và lưu hóa đơn.còn nếu không phải là khách hàng thân thiết sẽ kiểm tra giá hóa đơn
hiện tại nếu trên 50.000đ sẽ tiếp nhận yêu cầu đăng ký tham gia khách hàng thân thiết và
cấp thẻ khách hàng thân thiết luư thông tin về khách hàng than thiết và cuối cùng là in
hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ hóa đơn.
*chế độ ưu đãi đối với khách hàng than thiết có nghĩa là:
Khi một khách hàng chưa là khách hàng thân thiết của siêu thị đến mua hàng, nếu
tổng giá trị hàng hoá trong một lần mua từ 50.000đ trở lên thì sau khi tính tiền khách
hàng có thể đăng ký chương trình khách hàng thân thiết của siêu thị với nhân viên quản
lý. Nhân viên quản lý sẽ lưu trữ lại các thông tin của khách hàng và cấp cho các khách
hàng này thẻ khách hàng thân thiết
với số điểm thưởng tương ứng giá trị hóa đơn ở trên.
Những đợt mua hàng tiếp theo có giá trị hơn 50.000đ, trước khi thanh toán hóa
đơn, khách hàng cần đưa thẻ khách hàng thân thiết cho nhân viên bán hàng, hệ thống sẽ
tự động tính toán và cập nhật điểm thưởng của khách hàng.
Khi khách hàng thân thiết có số điểm trên 30 điểm của siêu thị thì trong cácđợt
mua hàng sau đó, họ sẽ được giảm giá 5% trên tổng giá trị hàng họ mua.Tuy nhiên, cuối
năm hệ thống phải tự động xoá khách hàng này ra khỏi danhsách khách hàng thân thiết
của siêu thị.
.khi thanh toán xong bộ phận sẽ đóng gói hàng cho khách và khách hàng có thể
nhận được hóa đơn thanh toán
-sau khi đã nhận hàng khách hàng sẽ đến bộ phận gửi đồ để nhận lại đồ đã gửi
trước đó,đồng thời trả lại khóa gửi đồ cho bộ phận gửi đồ.
*thống kê báo cáo
Sau khi tiếp nhận yêu cầu báo cáo thông kê bộ phận quản lý sẽ cập nhật các thông
tin về hàng hóa( như số lượng nhập ,suất,lượng tồn trên quầy ) để tính số lượng tồn của
hàng hóa từ đó xác định những mặt hàng gần hết từ đó lập dự trù gửi tổ mua hàng.
-tổ mua hàng chọn nhà cung cấp để đặt mua các mặt hàng đã nêu, sau đó thương
lượng và gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp và theo dõi sự hoàn tất của đơn hàng đồng
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
4

thời bên giao hàng sẽ thanh toán tiền hàng với bộ phận tài chính và kèm theo hóa đơn
thanh toán.
*quá trình nhập hàng
Quản lý kho sẽ tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp,lập và in phiếu nhập hàng,sau đó
phân loại hàng hóa theo loại hàng,theo chủng loại và theo đơn vị tính sau đó lưu trữ
thông tin về hàng hóa và số lượng hàng đó
Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các
thông tin của hàng vào hệ thống quản lý. Các thông tin bao gồm: mã vạch,giá bán, ngày
sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính,…
Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch, thực hiện theo quy tắc:
- Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa Siêu Thị (bên bán) và
người tiêu dùng (bên mua). Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng để
phân biệt với những hàng khác.
- Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch
đối với những mặt hàng có in sẵn mã vạch của nhà sản xuất. Nếu một mặt hàng nào
không có sẵn mã vạch, hay nếu có mã vạch mà mã vạch không có khả năng tin cậy thì
mặt hàng đó sẽ được dùng mã nội bộ của Siêu Thị làm mã bán hàng, và mã này có chiều
dài 8 ký tự
*quá trình suất hàng lên quầy bán
Khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng bộ phận quản lý sẽ kiểm tra số luwngj hàng tồn
nếu còn hàng sẽ lập phiếu xuất hàng,cập nhật số lượng hàng tồn của mặt hàng đó sau đó
in và lập phiếu xuất hàng.nếu lượng hàng tồn trng kho hết sẽ đặt hàng với nhà cung cấp
để cập nhật hàng vào kho.
*quá trình kiểm kê hàng hóa :khi tiếp nhân yêu cầu kiểm kê hàng hóa tổ kiểm kê sẽ kiểm
tra chất lượng tình trạng hàng hóa kiểm tra số lượng hàng tồn sau đó lập và in báo cáo
kiểm kê hàng hóa
1.4 quy tắc quản lý
+Khi khách hàng không mua một hàng hóa nào đó nữa, ở thời điểm đó nếu hóa
đơn chưa được in ra thì ta có thể cho phép xóa. Ngược lại, ta không cho xóa.
+Hàng hóa chỉ được bán cho khách hàng khi hàng có mã vạch quản lý.

+Khi lập hóa đơn, một hóa đơn phải có tối thiểu một hàng hóa
+Khách hàng đăng ký làm khách hàng thân thiết của siêu thị khi người đó có hóa
đơn thanh toán từ 50000 trở lên.
+Khi khách hàng có số điểm thưởng từ 30 điểm trở lên trong một năm hiện tại
thì khách hàng mua hàng được giảm 5% trị giá hóa đơn thanh toán.
+Giá bán sản phẩm cho khách hàng được tính thuế VAT nộp cho nhà nước.
Giá một sản phẩm đến tay khách hàng được tính toán như sau:
giá bán sản phẩm * (1 + Thuế VAT/100)
1.5 các dạng mẫu biểu
Dưới đây là một số dạng mẫu biểu giao dịch của hệ thống:
1.mẫu biểu giới thiệu mặt hàng
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
5
Nhà cung cấp gửi cho hệ thống bảng giới thiệu về mình và đơn giá của từng loại
mặt hàng mình cung cấp được. Hệ thống lưu lại thông tin đó trong tệp DM-NCC gồm có
các thông tin cơ bản sau:
2.hóa đơn nhập hàng do bộ phận nhập hàng lập
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
6
3.hóa đơn thanh toán do bộ phận bán hàng lập
Khi khách hàng yêu cầu thanh toán bộ phận bán hàng sẽ tính tiền trả cho khách và in hóa
đơn thanh toán cho khách,hóa đơn thanh toán gồm các muc sau:
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
7
4.thống kê hàng hóa
Khi nhận được yêu cầu thống ke hàng hóa theo kì,theo quý hoặc theo năm,bộ phận quản
lý hàng sẽ cập nhật lượng hàng nhập,hàng xuất,hàng tồn trên quầy hàng,lượng hàng bán
ra từ đó đưa ra bảng thống kê báo cáo gồm các nội dung sau:
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
8

5.thẻ khách hàng thân thiết
Khi khách hàng mua hàng có tổng giá trị trên 50.000đ yêu cầu làm thẻ khách hàng thân
thiết,bộ phận bán hàng sẽ làm và cấp thẻ khách hàng thân thiết cho khách
6.phiếu giao hàng của nhà cung cấp:
Khi nhà cung cấp giao hàng cho bộ phận quản lý hàng sẽ kèm thêm phiếu giao hàng
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
9
7.hóa đơn xuất từ kho lên quầy hàng
Khi nhân được yêu cầu xuất hàng lên quầy hàng ,bộ phận quản lý hàng sẽ xuầt hàng lên
quầy kèm theo hóa đơn xuất
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
10
8.biên lai trả tiền
Khi tài vụ thanh toán tiền cho nhà cung cấp ,bộ phận tài vụ sẽ gửi biên lai trả tiền cho bộ
phận nhập hàng để kiểm tra đối chiếu,nếu có sai xót sẽ khiếu lại tới nhà cung cấp
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
11

5. Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống (Định nghĩa ký hiệu sử dụng, vẽ mô
hình ).
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
12
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
13
II . Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát :
1.Mô tả chi tiết công việc :
Dự án Tiểu dự án: Xuất hàng +phiếu xuất Trang:
Loại: Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc Số TT:

Ngày:
+Điều kiện. khi xuất hàng hóa từ kho lên quầy trưng bày.
+Cách thực hiện: lập phiếu nhập, lưu thông tin hàng hóa vào CSDL.
+Kết quả: Lượng hàng xuất ra khỏi kho.
+Tần suất: Tùy thuộc vào lựong khách hàng đến mua hàng.
+Thời lượng.
- Thời gian xuất tùy thuộc vào thời gian lựa hàng của khách
+Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc về kỹ thuật: khách hàng phải chầp hành đúng quy định trong siêu
thị.
- Quy tắc quản lý: Cập nhật lại các mặt hàng tồn kho và các mặt hàng đã
xuất.
- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của kho từ 7h30
’
đến 23h.làm việc
theo ca.
Dự án Tiểu dự án: Nhập hàng +phiếu nhập Trang:
Loại: Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc Số TT:
Ngày:
+Điều kiện.: khi nhập hàng hóa từ nhà cung cấp.
+Kết quả:nhập hàng vào kho
+Cách thực hiện: lập phiếu nhập, lưu thông tin hàng hóa vào CSDL.
+Tần suất: Tùy thuộc hóa đơn nhập và số lượng hàng.
+Thời lượng.
- Thời gian nhập tùy thuộc vào nhà cung cấp
+Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc về kỹ thuật: Xe chở hàng phảm đảm bảo yêu cầu .
- Quy tắc quản lý: Cập nhật lại số lượng các mặt hàng trong kho và các mặt

hàng đã nhập.
- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của kho từ 7h30
’
đến 11h30’ và từ
1h30 đến 5h30
’
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
14
Dự án Tiểu dự án: Bán hàng+phiếu thanh toán Trang:
Loại: Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc Số TT:
Ngày:
+Điều kiện.
- Khi khách hàng đến mua hàng
- Có mặt hàng mà khách hàng cần mua.
+Kết quả: Tính tiền cho khách, lập hóa đơn và cập nhật vào CSDL.
+ Tần suất: Tùy thuộc vào tần suất đến mua hàng của khách
+Thời lượng.
- Thời gian bán 3-10 phút/lần
+Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc quản lý: Tổng hợp lại lượng hàng đã bán trong ngày.
- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận bán hàng từ 7h đến
22 hàng ngày,với các tổ làm việc theo ca.
Dự án Tiểu dự án: Mua hàng Trang:
Loại: Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc Số TT:
Ngày:
+Điều kiện.

- Phiếu dự trù.
- Phiếu trả lời từ nhà cung cấp .
+Kết quả: Lượng hàng hóa mua về.
+Tần suất: Tùy thuộc phiếu dự trù và lượng hàng mà nhà cung cấp có thể đáp
ứng .
+Thời lượng.
- Thời gian 10-20 phút/lần.
+Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc quản lý: Tổng hợp lại lượng hàng đã mua trong ngày.
- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận mua hàng từ 7h30
’
đến 11h30’ và từ 1h30 đến 5h30’
Dự án Tiểu dự án: Lập đơn hàng Trang:
Loại: Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc Số TT:
Ngày:
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
15
+Điều kiện.
- lượng hàng trong kho dưới mức quy định.
- khi có lời đề nghị hấp dẫn của nhà cung cấp
+Kết quả: đưa ra đơn hàng giao cho tổ thu mua,có thể bằng điện thoại hoặc
đơn
+Tần suất: Tùy thuộc vào số lượng khách hàng mua và lượng hàng công ty
cần mua.
+Thời lượng.
- Điện thoại 15-20 phút/lần.
- Số dòng đơn 6-8 dòng.
+Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: Do yêu cầu về mặt kỹ thuật quy định.
- Quy tắc quản lý: Những khoản tiền trên 5 triệu phải do phó giám đốc tài
chính hay giám đốc ký.
- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của công ty từ 7h30
’
đến 23h
Dự án Tiểu dự án: Nhận tiền thanh toán của khách hàng
Trang:
Loại: Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc Số TT:
Ngày:
+Điều kiện.
- Khi khách hàng đã lựa chọn hàng xong và tới bộ phận ban hang
+Kết quả: Khách hàng trả tiền theo giá đã định sẵn trên từng mặt hàng
+Tần suất: Tùy thuộc vào lượng khách hàng đến thanh toán
+Thời lượng.
- Thời gian 2-10 phút/lần.
+Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc về kỹ thuật: Tiền khách trả phải là tiền không rách
- Quy tắc quản lý: Tổng lượng tiền khách hàng trả trong ngày.
- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận tài chính từ 7h30
’
đến 23h hàng ngày
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
16
Dự án Tiểu dự án: Trả tiền cho nhà cung cấp
Trang:
Loại: Phân tích hiện
trạng

Mô tả công việc Số TT:
Ngày:
+Điều kiện.
- Phiếu biên nhận nhận hàng.
+Kết quả: Trả tiền cho nhà cung cấp theo phiếu biên nhận nhận hàng.
+Tần suất: Tùy thuộc phiếu biên nhận hàng mà bộ phận tài chính nhận được.
+Thời lượng.
- Thời gian 5-10 phút/lần.
+Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc về kỹ thuật: Tiền trả cho nhà cung cấp là tiền không rách
- Quy tắc quản lý: Tổng lượng tiền trả cho nhà cung cấp trong ngày.
- Quy tắc về tổ chức: Thời gian làm việc của bộ phận tài chính từ 7h30
’
đến 11h30’ và từ 1h30 đến 5h30
’
Dự án Tiểu dự án: tình hình xuất
Trang:
Loại: Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc Số TT:
Ngày:
+Điều kiện.
- Khi có yêu cầu xem chi tiết tình hình xuất.
- Khi tới thời hạn định kỳ( hàng tháng hoăc năm)
+Kết quả :Đưa ra bảng báo cáo xuất theo tháng, quí, năm
- Tần suất: bộ phận thanh toán phải lập báo cáo xuất theongày, tháng,
quí, năm.
+Thời lượng.
- Thời gian lập theo tháng quí hoặc năm/lần.
+Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: báo cáo đúng sự thật

Dự án Tiểu dự án: tình hình nhập
Trang:
Loại: Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc Số TT:
Ngày:
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
17
+Điều kiện.
- Khi có yêu cầu xem chi tiết tình hình nhập
- Khi tới thời hạn định kỳ( hàng ngày , tháng hoăc năm)
+Kết quả :Đưa ra bảng báo cáo nhập theo tháng, quí, năm
- Tần suất: tổ thu mua phải lập báo cáo xuất theo ngày, tháng, quí,
năm.
+Thời lượng.
- Thời gian lập theo ngày,tháng ,quí hoặc năm/lần.
+Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc về kỹ thuật: báo cáo đúng sự thật
Dự án Tiểu dự án: kiểm kê
Trang:
Loại: Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc Số TT:
Ngày:
+Điều kiện.
kiểm tra tình trạng hàng hóa và số lượng tồn trên quầy.
Kết quả :Đưa ra tra số lượng tại kho và hàng trưng bày tại quầy+phiếu kiểm kê
+Thời lượng.

- Thời gian lập theo ngày
+Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc về kỹ thuật: báo cáo đúng sự thật
Dự án Tiểu dự án: đăng ký khách hàng thân thiết
Trang:
Loại: Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc Số TT:
Ngày:
+Điều kiện.
Nhận được yêu cầu đăng ký khách hàng thân thiết
Kết quả :Đưa ra thẻ khách hàng thân thiết
+Thời lượng.
- Thời gian lập theo ngày
+Các quy tắc thủ tục
- Quy tắc về kỹ thuật: luu trữ đúng
Dự án Tiểu dự án: danh mục nhà cung cấp
Trang:
Loại: Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc Số TT:
Ngày:
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
18
+Điều kiện.
Khi nhà cung cấp có nhu cầu quảng bá nhũng mặt hàng cần bán
Kết quả :Đưa ra bảng giới thiệu sản phẩm
+Thời lượng.
- Thời gian tùy thuộc vào nhà cung cấp
+Các quy tắc thủ tục

- Quy tắc về kỹ thuật: uy tín
CHƯƠNG II:PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG
1. Sơ đồ phân rã chức năng
1.1 Các chức năng chi tiết
a. Bước 1: Gạch chân những động từ, bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
19
*qua trình bán hàng
-khi khách hàng đến quầy hàng lựa chọn được những mặt hàng cần mua , khách
hàng sẽ tới bộ phận bán hàng để thanh toán tiền hàng .Tổ thu ngân có nhiệm vụ tiếp nhận
yêu cầu thanh toán của khách,sau đó lập hóa đơn thanh tóan.nếu hàng không có mã vạch
sẽ cập nhật thong tin mặt hàng,còn nếu hàng có mã vạch thì sẽ tính tổng giá trị hóa đơn
nếu là khách hàng thân thiết thi kiểm tra số điểm thưởng nếu có 30 điểm trở lên sẽ giảm
giá theo quy định,sau đó cập nhật lại điểm thưởng của kkách sau đó in hóa đơn cho khách
hàng và lưu hóa đơn.nếu không phải là khách hàng thân thiết sẽ kiểm tra giá hóa đơn hiện
tại nếu trên 50.000đ sẽ tiếp nhận yêu cầu đăng ký tham gia khách hàng thân thiết và cấp
thẻ khách hàng thân thiết luư thông tin về khách hàng than thiết và cuối cùng là in hóa
đơn cho khách hàng và lưu trữ hóa đơn.
*chế độ ưu đãi đối với khách hàng thân thiết có nghĩa là:
Khi một khách hàng chưa là khách hàng thân thiết của siêu thị đến mua hàng, nếu
tổng giá trị hàng hoá trong một lần mua từ 50.000đ trở lên thì sau khi tính tiền khách
hàng có thể đăng ký chương trình khách hàng thân thiết của siêu thị với nhân viên quản
lý. Nhân viên quản lý sẽ lưu trữ lại các thông tin của khách hàng và cấp cho các khách
hàng này thẻ khách hàng thân thiết
với số điểm thưởng tương ứng giá trị hóa đơn ở trên.
Những đợt mua hàng tiếp theo có giá trị hơn 50.000đ, trước khi thanh toán hóa
đơn, khách hàng cần đưa thẻ khách hàng thân thiết cho nhân viên bán hàng, hệ thống sẽ
tự động tính toán và cập nhật điểm thưởng của khách hàng.
Khi khách hàng thân thiết có số điểm trên 30 điểm của siêu thị thì trong cácđợt
mua hàng sau đó, họ sẽ được giảm giá 5% trên tổng giá trị hàng họ muaTuy nhiên, cuối

năm hệ thống phải tự động xoá khách hàng này ra khỏi danhsách khách hàng thân thiết
của siêu thị.
.khi thanh toán xong bộ phận sẽ đóng gói hàng cho khách và khách hàng có thể
nhận được hóa đơn thanh toán
-sau khi đã nhận hàng khách hàng sẽ đến bộ phận gửi đồ để nhận lại đồ đã gửi
trước đó,đồng thời trả lại khóa gửi đồ cho bộ phận gửi đồ.
*thống kê báo cáo
Sau khi tiếp nhận yêu cầu báo cáo thông kê bộ phận quản lý sẽ cập nhật các thông
tin về hàng hóa( như số lượng nhập ,suất,lượng tồn trên quầy ) để tính số lượng tồn của
hàng hóa từ đó xác định những mặt hàng gần hết từ đó lập dự trù gửi tổ mua hàng.
-tổ mua hàng chọn nhà cung cấp để đặt mua các mặt hàng đã nêu, sau đó thương
lượng và gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp và theo dõi sự hoàn tất của đơn hàng đồng
thời thanh toán tiền hàng với bộ phận tài chính và kèm theo hóa đơn thanh toán.
*quá trình nhập hàng
Quản lý kho sẽ tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp,lập và in phiếu nhập hàng,sau đó
phân loại hàng hóa theo loại hàng,theo chủng loại và theo đơn vị tính sau đó lưu trữ
thông tin về hàg hóa và số lượng hàng đó
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
20
Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các
thông tin của hàng vào hệ thống quản lý. Các thông tin bao gồm: mã vạch,giá bán, ngày
sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính,…
Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch, thực hiện theo quy tắc:
- Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa Siêu Thị (bên bán) và
người tiêu dùng (bên mua). Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng để
phân biệt với những hàng khác.
- Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch
đối với những mặt hàng có in sẵn mã vạch của nhà sản xuất. Nếu một mặt hàng nào
không có sẵn mã vạch, hay nếu có mã vạch mà mã vạch không có khả năng tin cậy thì
mặt hàng đó sẽ được dùng mã nội bộ của Siêu Thị làm mã bán hàng, và mã này có chiều

dài 8 ký tự
*quá trình suất hàng lên quầy bán
Khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng bộ phận quản lý sẽ kiểm tra số lượng hàng tồn
nếu còn hàng sẽ lập phiếu xuất hàng,cập nhật số lượng hàng tồn của mặt hàng đó sau đó
in và lập phiếu xuất hàng.nếu lượng hàng tồn trong kho hết sẽ đặt hàng với nhà cung cấp
để cập nhật hàng vào kho.
*quá trình kiểm kê hàng hóa :khi tiếp nhân yêu cầu kiểm kê hàng hóa tổ kiểm kê sẽ kiểm
tra chất lượng tình trạng hàng hóa kiểm tra số lượng hàng tồn sau đó lập và in báo cáo
kiểm kê hàng hóa
b.bước 2:danh sách các chức năng các chức năng liên quan đến hệ thống
1.tiếp nhận yêu cầu thanh toán hóa đơn
2.lập hóa đơn thanh toán
3.kiểm tra hàng có mã vạch hay không có mã vạch
4.cập nhật thông tin mặt hàng
5.tính tổng giá trị hóa đơn
6.xác nhận khách hàng than thiết
7.kiểm tra giá trị hóa đơn hiện tại
8.tiếp nhận yêu cầu đăng ký tham gia khách hàng than thiết
9.cấp thẻ và lưu thông tin về khách hàng
10.kiểm tra số lượng điểm thưởng và giảm giá trên hóa đơn theo quy định
11.tính điểm thưởng của hóa đơn hiện tại và cập nhật lại số điểm thưởng của khách hàng
12.in hóa đơn cho khách
13.lưu trữ hóa đơn vào CSDL
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
21
14.tiếp nhận yêu cầu báo cáo thống kê
15.lấy thông tin hàng hóa
16.tính số lượng tồn thực và thống kê những mặt hàng cần mua
17.lập bảng dự trù gửi tổ mau hàng
18.tìm và liên hệ với nhà cung cấp

19.tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp
20.lập và in phiếu nhập hàng
21.phân loại hàng hóa khi nhập vào kho
22.lưu trữ thông tin hàng hóa và số lượng mặt hàng đó
23.tiếp nhận yêu cầu mau hàng
24.kiểm tra số lượng tồn hàng
25.đặt hàng với nhà cung cấp
26.lập phiếu xuất hàng
27.cập nhật số lượng tồn của mặt hàng đó
28.in và lưu phiếu xuất hàng
29.tiếp nhận yêu cầu kiểm kê hàng hóa
30.kiểm tra tình trạng và số lượng hàng tồn
31.lập báo cáo kiểm kê hàng hóa
32.in và lưu phiếu kểm kê.
c.bước3+ 4+5gom nhóm các chức năng đơn giảnvà chỉnh sửa lại tên các chức năng
1.làm thủ tục thanh toán
2.giao hàng cho khách
3.làm thủ tục khách hàng thân thiết
4.cập nhật lại kho hàng và lập bảng dự trù
5. giao dịch với nhà cung cấp
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
22
6. nhập hàng vào kho
7. xuất hàng lên quầy bán
8. kiểm kê hàng hóa
2.Gom nhóm chức năng.
Gom nhóm các chức năng chi tiết thành các chức năng lớn hơn của hệ thống.
Để gom nhóm chính xác ta căn cứ vào cơ cấu tổ chức của công ty. Gồm có 2 bộ phận
Bộ phận quản lý hàng
Bộ phận bán hàng

Như vậy các chức năng ở trên mức chi tiết của hệ thống là 2 nhóm chức năng trên
Đưa từng chức năng chi tiết đã xác định ở bước trước vào từng nhóm. Cụ thể như sau:
1.làm thủ tục thanh toán
2.làm thủ tục khách hàng thân thiết
3.giao hàng cho khách
Bộ phận bán hàng
Hệ
thống
quản lý
bán
hàng ở
siêu thị
1.cập nhật lại kho hàng và lập bảng dự trù
2. giao dịch với nhà cung cấp
3. nhập hàng vào kho
4. xuất hàng lên quầy bán
5. kiểm kê hàng hóa
Bộ phận quản lý hàng
3. Vẽ sơ đồ phân rã chức năng.
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
23
II. Sơ đồ luồng dữ liệu.
1.Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ.
 Tiến trình (Chức năng )
Định nghĩa : Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên
thông tin như tổ chức lại thông tin , bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin
mới.Nếu trong tiến trình không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là
tiến trình trong DFD.
Tên gọi : Duy nhất dưới dạng Động từ + bổ ngữ
Quản lý bàn hàng tại siêu thị

24
Lưu ý : Trong thực tế thì tên tiến trình phải trùng với tên chức năng trong sơ
đồ phân rã chức năng .
Biểu diễn : Hình chữ nhật góc tròn hoặc hình tròn hay hình Oval (Như hình vẽ
dưới đây)
 Luồng dữ liệu
Định nghĩa : Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình .
Tên gọi : Danh từ + tính từ
Biểu diễn : Là mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển
Ví dụ :
Chú ý : Luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài liệu vật
lý . Các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau.
 Kho dữ liệu :
Định nghĩa : Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ , để một hoặc nhiều chức năng
sử dụng chúng .
Dưới dạng vật lý các dữ liệu trong kho có thể là các tệp tài liệu cất trong văn
phòng hay các tệp lưu trên đĩa . Nhưng chúng ta chỉ quan tâm đến thông tin chứa
trong đó .
Tên gọi : Là Danh từ + tính từ . Chỉ nội dung dữ liệu trong kho .
Biểu diễn : Là cặp đường thẳng song song chứa tên của thông tin được cất giữ .
Quản lý bàn hàng tại siêu thị
25