(Bài 7 điểm) Báo cáo thực tập Cơ cấu tổ chức, quy chế hoạt động và cách thức quản trị của văn phòng công chứng

MỤC LỤC
I. SƠ LƯỢC VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP...............................................................1
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC, QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG VÀ CÁCH THỨC QUẢN
TRỊ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN A..................................2
1. Cơ cấu tổ chức......................................................................................................2
2. Quy chế hoạt động...............................................................................................2
3. Cách thức quản trị...............................................................................................4
III. NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA VĂN PHÒNG
CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN A.............................................................................5
IV. VIỆC THỰC HIỆN QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN
VÀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN A.............................................6
1. Về việc thực hiện các quyền................................................................................6
2. Về việc thực hiện các nghĩa vụ............................................................................7
V. HOẠT ĐỘNG CỦA BẢN THÂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ RÚT
RA BÀI HỌC CHO BẢN THÂN KHI ĐƯỢC QUAN SÁT CÁC KỸ NĂNG
MỀM, KỸ NĂNG BỔ TRỢ CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN TẠI VĂN PHÒNG
CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN A.............................................................................9
Kèm theo:
+ Giấy tiếp nhận học viên thực tập.
+ Nhật ký thực tập.
+ Phiếu nhận xét kết quả thực tập


I. SƠ LƯỢC VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Trong thời gian thực tập, từ ngày 18 tháng 04 năm 2022 đến ngày 22 tháng 04 năm
2022 theo lịch thực tập của Học viện Tư pháp, học viên đã liên hệ trực tiếp với Văn
phịng Cơng chứng Ngũn Văn A, địa chỉ A thành phố Hà Nội và được Trưởng Văn
phòng chấp thuận thực tập tại Văn phòng. Học viên được trực tiếp bà Nguyễn Văn A Công chứng viên đồng thời là Trưởng Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A hướng
dẫn thực tập.
Nội dung thực tập đợt này được yêu cầu tập trung chuyên sâu, tìm hiểu về cơ cấu
tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng cũng

như việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề cơng
chứng nơi thực tập. Nhờ vậy, trong suốt q trình thực tập, học viên được tìm hiểu,
làm quen cũng như được tiếp xúc trực tiếp với những hoạt động công chứng của Văn
phịng. Và được Cơng chứng viên Ngũn Văn A giới thiệu tổng quan về cơ cấu tổ
chức, chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của từng chức vụ, bộ phận tại Văn
phòng. Đồng thời, học viên cũng được cung cấp các Quyết định thành lập, các quy chế
tổ chức hoạt động cũng như các nội quy tại Văn phòng...
Trong 05 ngày thực tập tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn A, học viên lần
đầu tiên được tiếp cận môi trường thực tiễn trong lĩnh vực công chứng giúp cho học
viên có những cái nhìn cơ bản nhất và chân thật nhất về mợt mơ hình tổ chức hành
nghề cơng chứng. Việc bố trí cơ cấu nhân sự về Công chứng viên, nhân viên cũng như
xây dựng và niêm yết các quy định, nội quy của Văn phòng, rồi việc thực hiện các
quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng được quy định tại Luật công
chứng năm 2014 và các văn bản pháp luật liên quan đã được vận dụng, tuân thủ một
cách đúng, đầy đủ và khoa học tạo nên một sự chuyên nghiệp, uy tín, tơn vinh nghề
cơng chứng là một nghề cao quý trong mắt nhân dân. Đây có thể được xem là những
trải nghiệm, kiến thức quý báu hỗ trợ rất nhiều cho bản thân học viên sau này khi bước
chân vào môi trường công chứng.

1


II. CƠ CẤU TỔ CHỨC, QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG VÀ CÁCH

THỨC QUẢN TRỊ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN
VĂN A
1. Cơ cấu tổ chức
Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A được thành lập theo Quyết định số
4742/QĐ-UBND do UBND thành phố Hà Nội cấp ngày 07/12/2020 và Giấy đăng ký
hoạt động số 38/TP-ĐKHĐ do Sở Tư pháp thành phố Hà Nội cấp ngày 23/03/2021.

Văn phịng gồm có 02 cơng chứng viên hợp danh (trong đó có 01 Trưởng văn
phịng và 01 công chứng viên hợp danh), được tổ chức và hoạt động theo loại
hình cơng ty hợp danh, đặt địa chỉ tại địa chỉ A thành phố Hà Nội
Qua quan sát và tìm hiểu thực tế thì cơ cấu tổ chức tại Văn phịng Cơng chứng
Ngũn Văn A như sau:
- Trưởng Văn phịng Cơng chứng - Thủ trưởng đơn vị: 01 người
- Công chứng viên hợp danh: 01 người
- Chuyên viên nghiệp vụ công chứng: 04 người.
- Nhân viên kế toán: 01 người
- Nhân viên văn thư – lưu trữ: 01 người
- Nhân viên tin học: 01 người.
2. Quy chế hoạt động
Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A là đơn vị trực thuộc Sở Tư pháp thành phố
Hà Nội, thực hiện các nhiệm vụ về công chứng, chứng thực theo quy định của pháp
luật. Văn phòng hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính, phí cơng chứng, thù lao
công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. Phương châm hoạt đợng của Văn phòng
là: “Phục vụ tận tình, hiệu quả, an toàn và đúng pháp luật”.
Nhằm mục tiêu đảm bảo tính pháp lý trong việc phân cơng cơng tác, cũng như rõ
ràng trong việc phân định trách nhiệm của mỗi thành viên, mỗi bộ phận, Trường Văn
phịng Cơng chứng Nguyễn Văn A đã ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng.
Theo đó, mỗi chức danh, mỗi bộ phận có chức trách, nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Trưởng Văn phịng trực tiếp giải quyết các cơng việc:
+ Ký hợp đồng lao động với nhân viên của Văn phòng và thực hiện hợp đồng lao
động theo quy định của pháp luật.
+ Thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác theo quy định của pháp
luật.
2


+ Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của Công chứng viên hợp danh; quyết định kỷ

luật, sa thải, chấm dứt hợp đồng với người lao động tại Văn phòng khi vi phạm quy
chế, nội quy kỷ luật của Văn phòng; giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền.
+ Quyết định mọi hoạt động của Văn phòng theo quy định của pháp luật.
- Công chứng viên hợp danh:
+ Thực hiện nhiệm vụ công chứng theo quy định của Luật Công chứng; lập biên
bản, báo cáo lãnh đạo Văn phịng Cơng chứng đối với các trường hợp vi phạm pháp
luật khi thi hành nhiệm vụ.
+ Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài trụ sở, ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan
hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu cơng chứng của nhân dân.
+ Các quyền khác theo quy định của pháp luật.
- Chuyên viên nghiệp vụ công chứng:
+ Soạn thảo hợp đồng khi được phân công và các nhiệm vụ khác theo sự phân công
của Công chứng viên.
- Nhân viên văn thư - lưu trữ:
+ Quản lý con dấu, đóng dấu, chứng thực sao y, vào sổ hồ sơ, trả hồ sơ cho khách
hàng; thực hiện công tác lưu trữ.
- Nhân viên kế tốn:
+ Phụ trách cơng tác chun mơn thuộc lĩnh vực kế tốn.
- Nhân viên tin học:
+ Phụ trách cơng tác tin học của Văn phịng.
- Mối quan hệ công tác trong Văn phòng:
+ Quan hệ công tác giữa Trưởng Văn phịng với Cơng chứng viên và nhân viên:
Trưởng Văn phòng là thủ trưởng đơn vị quản lý, điều hành mọi mặt của Văn phịng
cơng chứng. Cơng chứng viên, nhân viên chấp hành tuyệt đối sự quản lý, điều hành về
mặt hành chính của Trưởng Văn phịng Cơng chứng.
Trưởng Văn phịng Cơng chứng thơng tin cho Cơng chứng viên về các quan điểm,
chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật trong các lĩnh vực, nhiệm vụ thuộc phạm
vi quản lý của Văn phòng.
Công chứng viên chịu trách nhiệm trước Trưởng Văn phòng về việc thực hiện
nhiệm vụ cơng tác, quản lý nếu được Trưởng Văn phịng ủy quyền.

Về chuyên môn nghiệp vụ, mối quan hệ giữa Trưởng Văn phịng và Cơng chứng
viên thực hiện theo quy định tại Luật Công chứng.
3


+ Quan hệ công tác giữa các nhân viên:
Trong quá trình triển khai thực hiện cơng việc được giao, nếu có vấn đề phát sinh
liên quan đến nhân viên khác thì nhân viên thụ lý hồ sơ có trách nhiệm chủ động phối
hợp với nhân viên có liên quan đó để giải quyết.
Các nhân viên có trách nhiệm phối hợp với nhau trong việc giải quyết các vấn đề
có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ chung của đơn vị và chức năng, nhiệm vụ của
mỗi nhân viên.
Trường hợp vượt quá thẩm quyền hoặc có ý kiến khác nhau giữa các chun viên
thì chun viên thụ lý có trách nhiệm báo cáo với Trưởng Văn phịng hoặc Cơng
chứng viên xem xét, quyết định.
3. Cách thức quản trị
Trưởng Văn phịng Cơng chứng là người lãnh đạo, điều phối mọi hoạt động của
Văn phịng, bố trí cơ cấu nhân sự, phân cơng cơng việc cho các nhân viên trong Văn
phịng. Sắp xếp vị trí tiếp nhận và trả hồ sơ hợp lý để hoạt động của Văn phịng được
thơng suốt, nhanh gọn.
Hai cơng chứng viên bao gồm Trưởng Văn phịng và Cơng chứng viên hợp
danh thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ công chứng, ký các hợp đồng giao dịch, di chúc,
bản dịch, chữ ký trong giấy tờ văn bản, chứng thực bản sao từ bản
chính, tư vấn pháp luật, giải quyết các yêu cầu công chứng theo quy định của Luật
Công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan.
Các chuyên viên nghiệp vụ làm các công việc do công chứng viên phân công như:
Tiếp nhận hồ sơ, soạn thảo văn bản và lời chứng, kiểm tra các giao dịch ngăn chặn về
đối tượng giao dịch trên cơ sở dữ liệu công chứng của Sở Tư pháp, đối chiếu, kiểm tra
bản chính để thực hiện việc sao y chứng thực, hồn tất các thủ tục để trình cơng chứng
viên ký vào văn bản công chứng, tham mưu cho Công chứng viên.

Bên cạnh đó, Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A còn các nhân viên phụ trách
tại các bộ phận như: lưu trữ, kế tốn,… tất cả đều có bằng tốt nghiệp về chuyên ngành
liên quan đáp ứng được các tiêu chuẩn vị trí việc làm mà họ được phân bổ.
Nhân viên kế tốn thực hiện các cơng việc về hoạt động tài chính của Văn phịng
như tính phí cơng chứng, thù lao cơng chứng và các chi phí khác, báo cáo tài chính,
chứng từ thu chi của Văn phịng.
Nhân viên lưu trữ thực hiện việc cho số công chứng, vào sổ cơng chứng
hợp đồng giao dịch, hồn tất các thủ tục để lưu trữ hồ sơ công chứng theo chế độ
lưu trữ do Văn phòng quy định.

4


Toàn bợ nhân viên trong Văn phịng đều được ký hợp đồng lao động 100% và
được hưởng các quyền lợi và chế độ theo quy định của pháp luật về lao động.
III. NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA

VĂN PHÒNG CƠNG CHỨNG NGŨN VĂN A

Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn A đã cung cấp dịch vụ công chứng nhanh
chóng, thuận tiện, chính xác, an tồn về pháp luật, đảm bảo tối đa quyền lợi của người
yêu cầu công chứng, tạo niềm tin vững chắc cho người yêu cầu công chứng khi tham
gia hợp đồng, giao dịch. Đồng thời, Văn phòng cũng chú trọng công tác đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên trong Văn phòng.
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, làm việc theo đúng chun mơn, khơng có vị trí
kiêm nhiệm, tinh thần làm việc trách nhiệm cao, điều này giúp cho chất lượng và độ
chính xác của cơng việc nâng lên đáng kể. Thêm vào đó là tinh thần chia sẻ, hỗ trợ
nhiệt tình, tận tụy, có trách nhiệm của toàn bộ nhân viên.
Cơ sở hạ tầng khang trang, thoáng mát, rộng rãi, tạo điều kiện cho nhân
viên làm việc tại Văn phịng có hiệu quả. Văn phịng được trang bị đầy đủ máy vi

tính, máy photocopy, bàn ghế cho nhân viên và người yêu cầu công chứng để phục vụ
công việc.
Bên cạnh những nổ lực, kết quả đáng khích lệ, Văn phịng vẫn cịn tồn tại một
vài hạn chế cần khắc phục như sau:
Hồ sơ công chứng tương đối nhiều so với số lượng Công chứng viên và chuyên
viên nghiệp vụ. Có những ngày Công chứng viên phải thực hiện việc cơng chứng
ngồi trụ sở của Văn phòng theo quy định tại khoản 2 Điều 44 của Luật cơng chứng
năm 2014 thì với số lượng Cơng chứng viên còn lại tại Văn phòng chưa đáp ứng được
nhu cầu xử lý hồ sơ công chứng, người yêu cầu công chứng phải chờ đợi lâu để được
công chứng. Dễ dẫn đến việc cơng chứng viên khó kiểm sốt hết được hồ sơ, dẫn đến
sai sót, rủi ro trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch.
Vì lượng hồ sơ khá nhiều, chuyên viên nghiệp vụ thì phải lo soạn thảo và giúp việc
cho Công chứng viên nên không có thời gian để photo hồ sơ giấy tờ. Dẫn đến việc hồ
sơ bị dồn ứ và người yêu cầu công chứng cũng phải chờ đợi rất lâu.
Thêm vào đó, bộ phận văn thư – lưu trữ chỉ có một người nhưng phải phụ trách
nhiều cơng việc như đóng dấu, phát hành hồ sơ cơng chứng, chứng thực bản sao từ bản
chính, cấp bản sao văn bản cơng chứng cho nên có thời điểm hồ sơ quá nhiều dẫn đến
hậu quả bị phát hành trùng số công chứng, số công chứng bản dịch, số chứng thực chữ
ký, số chứng thực bản sao từ bản chính hoặc có khi bị phát hành nhầm giữa các hồ sơ
với nhau dẫn đến việc Công chứng viên hoặc người yêu cầu công chứng phải ký lại.

5


Dù mới được thành lập và qua các hoạt động cung cấp dịch vụ nêu trên, học viên
nhận thấy Văn phịng có mơ hình quản lý dần đi vào ổn định, đảm bảo các yếu tố về
không gian làm việc cho nhân viên tại Văn phòng và tính thiết thực cho người u cầu
cơng chứng... Nhìn chung, bộ máy tổ chức của Văn phòng được lập đảm bảo theo quy
định tại Luật Cơng chứng năm 2014. Văn phịng đã đáp ứng được cơ sở vật chất theo
quy định, Công chứng viên có kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên có chuyên môn tốt để

đáp ứng nhu cầu cung cấp dịch vụ công một cách tốt nhất. Đội ngũ Công chứng viên
và nhân viên luôn thể hiện sự tôn trọng, niềm nở, thân thiện và thể hiện thái độ ứng xử
chuẩn mực, văn minh với người yêu cầu công chứng. Luôn tạo điều kiện thuận lợi cho
mọi cá nhân, tổ chức đến làm việc tại Văn phòng.
IV. VIỆC THỰC HIỆN QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÔNG

CHỨNG VIÊN VÀ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN
A
1. Về việc thực hiện các quyền:
Trong suốt quá trình thực tập tại Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A bằng việc
quan sát, tìm hiểu cũng như đươc sự hướng dẫn tận tình của các Cơng chứng viên thì
học viên đã nắm bắt được các quyền như sau:
+ Các Cơng chứng viên, nhân viên làm việc tại Văn phịng được ký Hợp đồng lao
động đầy đủ theo quy định của Bộ luật lao động. Thể hiện rõ quyền ký hợp đồng theo
quy định tại khoản 1 Điều 32 Luật công chứng năm 2014: “Ký hợp đồng làm việc, hợp
đồng lao động với Cơng chứng viên của Phịng cơng chứng, Công chứng viên làm việc
theo chế độ hợp đồng lao động và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình”.
+ Văn phòng thực hiện qùn thu phí cơng chứng, thù lao cơng chứng, chi phí khác
tại Khoản 2 Điều 32 Luật Cơng chứng năm 2014. Việc thu phí cơng chứng, thù lao
cơng chứng của Văn phịng được thực hiện dựa trên Thông tư số 257/2016/TT-BTC
ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử
dụng phí cơng chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề
cơng chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phịng cơng chứng; lệ phí cấp thẻ
Cơng chứng viên; Thơng tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 của Bộ Tài chính
về sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016
của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng;
phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm
định điều kiện hoạt động Văn phịng Cơng chứng; lệ phí cấp thẻ Cơng chứng viên.
Văn phịng Cơng chứng Nguyễn Văn A thực hiện đảm bảo các nguyên tắc theo quy
định tại Điều 67 Luật Công chứng năm 2014, đặc biệt luôn tuân thủ mức trần thù lao

công chứng do Ủy ban nhân dân thành phố ban hành.

6


+ Ngoài ra, Văn phòng đã thực hiện nghiêm việc niêm yết rõ ngun tắc tính chi
phí khác và có trách nhiệm giải thích rõ cho người u cầu cơng chứng về các chi phí
cụ thể này theo khoản 2 Điều 68 của Luật công chứng năm 2014. Mức thu phí được
thực hiện theo từng loại việc, từng giá trị giao dịch trong hợp đồng, theo đúng quy
định của pháp luật.
+ Đờng thời, Văn phịng cịn thoả thuận với người yêu cầu công chứng để thực
hiện việc cung cấp các dịch vụ khác do người yêu cầu công chứng yêu cầu như: xác
minh tài sản, ký ngoài trụ sở, ngoài giờ hành chính…Đối với quyền cung cấp dịch vụ
cơng chứng ngồi ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng
nhu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng theo quy định tại Khoản 3 Điều 32
Luật Công chứng năm 2014 thì khi người yêu cầu cơng chứng có nhu cầu cơng chứng
ngồi thời gian làm việc cũng được Văn phòng thực hiện quyền cung cấp dịch vụ cơng
chứng ngồi ngày, giờ làm việc bằng cách cử Công chứng viên xử lý hồ sơ công
chứng và thực hiện quyền thu thù lao cơng chứng ngồi ngày giờ theo thỏa thuận giữa
người yêu cầu công chứng và Văn phòng theo khoản 3 Điều 32 của Luật cơng chứng
năm 2014.
+ Văn phịng đã trang bị và áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng
theo quy định tại Khoản 4 Điều 32 Luật Công chứng năm 2014 để việc công chứng
hợp đồng, giao dịch được chính xác, nhanh chóng, văn bản cơng chứng của Cơng
chứng viên có giá trị pháp lý cao nhất nhằm tránh được những rủi ro cho Công chứng
viên khi hành nghề. Đồng thời để quyền, lợi ích hợp pháp và nghĩa vụ của các bên
tham gia giao dịch được bảo đảm thì Văn phòng cũng thực hiện rất tốt quyền khai
thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng được quy định tại Điều 62 của
Luật công chứng năm 2014; là phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông
tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thơng tin về biện pháp

ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được
công chứng do Sở Tư pháp thành phố Hà Nội triển khai. Việc áp dụng công nghệ
thông tin để khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng giúp kiểm tra, chia sẻ thông
tin giữa các tổ chứng hành nghề công chứng trên địa bàn một cách thuận lợi và nhanh
chóng, từ đó nâng cao hiệu quả trong hoạt động công chứng
2. Về việc thực hiện các nghĩa vụ
Trong quá trình thực tập trực tiếp tại Văn phòng Cơng chứng Ngũn Văn A, học
viên nhận thấy Văn phịng đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ được quy định tại Điều 33
Luật công chứng năm 2014, cụ thể như sau:
+ Đầu tiên là việc tuân thủ pháp luật và các quy tắc đạo đức hành nghề công
chứng. Để thực hiện nghĩa vụ này Trưởng Văn phòng thường xuyên có những buổi
sinh hoạt hàng tuần với tồn thể nhân viên trong Văn phòng để quán triệt việc tuân thủ
pháp luật, đạo đức nghề nghiệp, ln ln có thái độ niềm nở, thân thiện, lịch sự, tư
7


vấn nhiệt tình và có trách nhiệm đối với người yêu cầu công chứng, không phân biệt
đối xử, phân loại người yêu cầu công chứng.
+ Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính,
thống kê. Nhân viên làm việc tại Văn phịng được nhận lương đầy đủ hàng tháng, được
hưởng chế độ nghỉ vào các dịp lễ, tết, thai sản, được đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y
tế, bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ. Thực hiện việc tổng kết số hợp đồng công chứng đầy
đủ gửi báo cáo đến Sở Tư Pháp và báo cáo tài chính đến cơ quan thuế, nộp thuế đầy đủ
theo quy định.
+ Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà
nước theo quy định tại khoản 3 Điều 33 Luật công chứng năm 2014. Bảng lịch làm
việc được Văn phịng Cơng chứng Ngũn Văn A niêm yết như sau:
 Buổi sáng: Từ 07 giờ 30 đến 11 giờ 30 phút.
 Buổi chiều: Từ 13 giờ 30 đến 17 giờ 30 phút.
 Làm việc từ thứ hai đến sáng thứ bảy hàng tuần

+ Ngồi ra Văn phịng cịn đáp ứng các dịch vụ như:
 Công chứng tận nơi tại địa chỉ của người yêu cầu công chứng theo quy định
của pháp luật;
 Cơng chứng ngồi giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ.
+ Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp đón người u cầu cơng
chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng và chi phí khác tại Văn phòng theo quy
định tại khoản 4 Điều 33 Luật công chứng năm 2014.
+ Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Cơng chứng viên của tổ chức mình
theo quy định tại khoản 5 Điều 33 Luật công chứng năm 2014. Gói bảo hiểm mà Văn
phịng mua cho các Công chứng viên là 3.000.000/ hai người/ một năm và tính đến
thời điểm hiện tại thì Văn phịng chưa có trường hợp nào phải bồi thường thiệt hại.
+ Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề cơng chứng
trong q trình tập sự tại Văn phòng theo quy định tại khoản 6 Điều 33 Luật công
chứng năm 2014.
+ Tạo điều kiện cho Công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp
vụ công chứng hằng năm do Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên mở lớp
theo quy định tại khoản 7 Điều 33 Luật công chứng năm 2014.
+ Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm
tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng theo
quy định tại khoản 8 Điều 33 Luật công chứng năm 2014.
+ Tất cả những giao dịch, hợp đồng công chứng đều được ghi vào sổ công
chứng theo mẫu quy định tại khoản 9 Điều 33 Luật công chứng năm 2014. Trong đó
ghi cụ thể về số hợp đồng, loại văn bản, hợp đồng, tên người tham gia giao dịch, tên
8


người soạn thảo, tên Công chứng viên chứng nhận, ngày tháng năm công chứng. Việc
lưu trữ được thực hiện bởi một nhân viên lưu trữ, hồ sơ được đóng tệp theo từng loại
hợp đồng, giao dịch.
+ Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các

thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến
hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên của tổ chức mình thực hiện cơng chứng để
đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại khoản 10 Điều 33 Luật công
chứng năm 2014.
+ Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật công chứng và các văn bản quy phạm
pháp luật khác có liên quan theo quy định tại khoản 10 Điều 33 Luật công chứng 2014.
V. HOẠT ĐỘNG CỦA BẢN THÂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC

TẬP VÀ RÚT RA BÀI HỌC CHO BẢN THÂN KHI ĐƯỢC QUAN
SÁT CÁC KỸ NĂNG MỀM, KỸ NĂNG BỔ TRỢ CỦA CÔNG
CHỨNG VIÊN TẠI VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN VĂN
A
Bằng sự hướng dẫn tận tình của Cơng chứng viên Ngũn Văn A, cũng như sự hỗ
trợ từ các anh chị em trong Văn phòng, học viên đã có một cách nhìn rõ nét hơn về cơ
cấu tổ chức, cách thức quản lý và vận hành từng con người, tùng bộ phận của Văn
phịng Cơng chứng Ngũn Văn A. Ngồi việc được tìm hiểu các nội dung liên quan
đến cơ cấu tổ chức và hoạt động của Văn phòng, học viên còn được tiếp thu những
kiến thức về kỹ năng mềm trong việc giao tiếp với người yêu cầu công chứng, đồng
nghiệp, kỹ năng tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng, kỹ năng phân tích, tổng hợp các
văn bản pháp luật có liên quan trong suốt q trình cơng chứng… Qua kiến thức thu
thập được từ quá trình thực tập, học viên đã tự xây dựng cho mình cách thức và tiêu
chuẩn trong giao tiếp. Cố gắng học hỏi thêm trong việc vận hành các mối quan hệ, chủ
động đề xuất và trao đổi các vấn đề mình quan tâm. Tôn trọng kỷ luật, nội quy làm
việc của Văn phòng. Nhận xét và rút ra bài học cho bản thân về một số vấn đề liên
quan trong quá trình thực tập.
Nhận thấy rõ sự chuyên nghiệp, khoa học và chuẩn mực của những người đang
hoạt động nghề công chứng như: sự bố trí gọn gàng, khoa học cho từng khu vực làm
việc. Những quy định được niêm yết to và rõ ràng để hướng dẫn khách hàng và hướng
dẫn cả nhân viên Văn phịng. Cơng chứng viên ngồi vai trị là người hành nghề dịch
vụ công được Nhà nước ủy nhiệm, họ cịn là tấm gương cho đợi ngũ nhân viên trong

Văn phịng về mọi mặt như: tính tn thủ hiến pháp, pháp luật. Tác phong làm việc
luôn luôn đúng giờ đối với toàn thể nhân viên trong Văn phòng, đặc biệt là Công
chứng viên để làm gương cho nhân viên, việc này tạo dựng sự thiện cảm và thái độ
chuyện nghiệp trong mắt người yêu cầu công chứng. Trang phục của đội ngũ nhân
viên và Công chứng viên luôn gọn gàng và chỉnh tề. Thái độ làm việc chuyên nghiệp
9


và luôn niềm nở trong việc tiếp đón, tư vấn và giải thích của toàn thể nhân viên, Công
chứng viên trong Văn phòng đối với người yêu cầu công chứng. Hướng dẫn nhân viên,
giải thích với khách hàng ln ln dựa trên các quy định của pháp luật. Quy trình
cơng chứng chính xác trong việc giải quyết yêu cầu công chứng và bảo mật thông tin:
Tiếp nhận, nghiên cứu xử lý, tính và báo phí cơng chứng, nộp tiền cơng chứng, soạn
thảo văn bản công chứng, nghe, thẩm định ý chí của người u cầu cơng chứng, năng
lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng trước khi ký, tiến hành ký trước mặt
Công chứng viên, chuyển ghi và ký lời chứng của Công chứng viên, vào sổ công
chứng và lưu trữ hồ sơ vv… đều được nhân viên trong Văn phòng tuân thủ nghiêm
ngặt. Ban hành đầy đủ các quy định nội bộ, sơ đồ tổ chức, bố trí nhân sự, quy chế quản
lý hoạt động là cực kỳ quan trọng bởi nó là các cơng cụ điều hành, bảo đảm hoạt động
cơng chứng của Văn phịng được ổn định và xuyên suốt thể hiện được ý chí của
Trưởng văn phịng, Cơng chứng viên tới đợi ngũ nhân viên trong Văn phòng.
Qua những kết quả đạt được nêu trên và nắm bắt thực tiễn trong quá trình thực tập
tại Văn phịng Cơng chứng Ngũn Thị Ngũn Ánh, cùng sự chỉ dẫn tận tình của
Trưởng văn phịng, Cơng chứng viên và nhân viên của Văn phòng công chứng Nguyễn
Văn A. Kèm theo đó là các kiến thức đã được học do giảng viên của Học viện Tư pháp
truyền đạt, học viên đã rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm cho bản thân về việc
thực hiên các kỹ năng mềm, kỹ năng bổ trợ của các Công chứng viên tại Văn phòng
công chứng Nguyễn Văn A như sau:
- Trong hoạt động công chứng, khi làm bất cứ một việc gì từ nhỏ nhất cũng đều
phải căn cứ vào các quy định của hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy phạm pháp

luật có liên quan đến cơng chứng, bởi Công chứng viên chỉ hành nghề trên cơ sở được
pháp luật quy định, phải làm đúng và đủ. Cơng chứng viên khơng được suy luận theo ý
chí chủ quan cá nhân mà phải khách quan trên cơ sở quy định của pháp luật để thực
hiện việc công chứng.
- Hiểu được cách vận dụng các quy định của pháp luật để áp dụng vào thực tiễn.
Thực hiện các dịch vụ công chứng đặc biệt là cách xây dựng cơ cấu tổ chức và quản lý
hoạt động của Văn phòng Công chứng; thực hiện quyền và nghĩa vụ của Văn phịng
Cơng chứng để đưa ra các tiêu chí và hoạt động phù hợp.
- Học hỏi cách vận hành mối quan hệ của Trưởng Văn phịng đới với đội ngũ các
nhân viên, công chứng viên hợp danh tạo nên một khối thống nhất, khoa học, chuyên
nghiệp đồng bộ khi phát ngôn, tiếp xúc và làm việc với khách hàng, mặt khác cịn tạo
nên mợt sự đồn kết, gắn bó giúp bảo đảm Cơng chứng viên và Văn phịng Cơng
chứng tn thủ tốt các “Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng” được quy định cụ thể
tại Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban
hành.
10


- Quan sát thấy được Công chứng viên tại Văn phòng luôn nắm vững những quy
định, hướng dẫn của pháp luật. Công chứng viên thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của
mình theo quy định của Luật cơng chứng thì việc duy trì và tạo dựng mối quan hệ với
người yêu cầu công chứng là rất quan trọng, đặc biệt trong hoạt động công chứng phụ
thuộc rất nhiều yếu tố như thái độ nhân viên, cơ chế và mức phí, thù lao, khả năng giải
quyết nhanh kịp thời các yêu cầu công chứng, mối quan hệ địa phương, địa bàn vv....
Nghĩa là quyền lựa chọn và đánh giá của người u cầu cơng chứng với Văn phịng
cơng chứng nói chung và Công chứng viên nói riêng sẽ là việc mà các cơng chứng
viên cần định hướng và duy trì trong tương lai khi mà sự độc quyền của công chứng
không cịn và khơng hạn chế việc thành lập.
Trên đây là bài báo cáo thực tập của học viên tại Văn phịng Cơng chứng Ngũn
Văn A từ ngày 18/04/2022 đến ngày 22/04/2022, trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu

và thực tập khơng thể tránh khỏi sự sai sót, học viên mong nhận được sự đóng góp ý
kiến của quý Thầy, Cơ về bài báo cáo để học viên được hoàn thiện hơn về nhận thức
cũng như kiến thức của bản thân đối với quá trình thực tập.
Xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô và Văn phòng Công chứng Nguyễn Văn
A!

11