Lập kế hoạch truyền thông

Các công cụ, biểu mẫu hỗ trợ
(Tham khảo)
Chuyên gia đào tạo & Hu
ấ
n luy
ệ
n kỹ năng doanh nghiệp Phan Minh – MBA
Liệt kê mục tiêu công việc của bạn trong năm nay:
Mục tiêu của
doanh nghiệp
Mục tiêu của
bộ phận
Mục tiêu của
cá nhân
Chỉ số đo
lường hiệu
quả
Kế hoạch
hành động
Yêu cầu trợ
giúp
Lập kế hoạch phải bắt đầu từ mục tiêu đã được xác định?
BT: Xác định các thành phần của kế hoạch
5W1H
TT
Làm gì
(What)?
Làm để làm
gì
(Why)?
Ai làm?

(Who)?
Làm khi nào
(When)?
Làm ở đâu
(Where)?
Làm như thế
nào
(How)?
1
2
3
4
8
7
6
5
12
11
10
9
16
15
14
13
VD: Chu trình lập kế hoạch
(Mô phỏng – Tham khảo)
Phân tích tình hình hiện tại
Hiện chúng ta đang ở đâu? (Dữ liệu ban đầu)
Dự báo
Các tác động bên ngoài đang chuyển động theo hướng nào?

Xây dựng mục tiêu
Chúng ta muốn đi được tới đâu trong
một khoảng thời gian nhất định?
Kế hoạch hành động (Kế hoạch hoạt động)
Tôi phải làm gì để tới được nơi tôi muốn?
Thực hiện Kế hoạch
hoạt động
Hãy thực hiện!
Theo dõi tiến độ
bằng cách so sánh
dữ liệu hiện tại với
dữ liệu ban đầu
Xem xét các
chính sách,
chiến lược và kế
hoạch phát triển
tổ chức, Cty,
tập đoàn…
Bắt đầu một
chu trình lập
kế hoạch mới
Tìm ra điểm yếu, điểm mạnh,
cơ hội và rủi ro – SOWT
Thực hành:
Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả
Danh sách những việc cần làm/
To do list
STT Công việc
Thời điểm
bắt đầu

Thời điểm hoàn
thành
Thứ tự ưu
tiên
1 A
2 B
3 C
4 D
5 E
6 F
Liệt kê công việc theo thứ tự ưu tiên
(Cần, nên, bắt buộc)
N12
K11
J10
I9
H8
G7
Các bước Mô tả Chi tiết
1
Specific
(Cụ thể, dễ hiểu) 5W: ai?tại sao?cái gì?ở đâu?khi nào?
2
Measurable
(đo lường được) 2H: như thế nào? Bao nhiêu?
3
Achievable
( vừa sức) Mô tả kết quả
4
Realistics

(thực tế) Mục tiêu có tính thực tế và vừa sức
5
Timebound
(có thời hạn) Thời hạn
5 bước đặt mục tiêu S.M.A.R.T
Theo dõi kế hoạch - SMART
Công cụ phân tích SWOT
Điểm mạnh
(S: Sthengths)
Điểm yếu
(W: Weaknesses)
Cơ hội
(O: Opportunities)
Thách thức
(T: Threats)
“Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng”
Vấn đề cần phân tích:
…………………………………………… …………………………………………… …………………………………………… ……………………………………………
Theo dõi Phát triển kế hoạch – SMART tiếp theo
?
?
?
?
Hoạt động tiếp theo
??
4.
D
??
3.
C

??
2.
B
??
1.
A
Kết quảKế hoạch hành độngCông việc
Flow chart
Vấn đề
Flow Chart: 3 dòng chảy cơ bản
Người tiêu dùng
DOANH NGHIỆP
Dòng vật chất (Material flow)
Dòng vật chất (Material flow)
Dòng tài chính (Finance flow)
Dòng tài chính (Finance flow)
Dòng thông tin (Information flow)
Dòng thông tin (Information flow)
12
Thực hành Vẽ sơ đồ dòng chảy
Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả
Vẽ sơ đồ tổng quát các dòng chảy vật chất, thông
tin, tài chính tại doanh nghiệp bạn theo mẫu.
Thị trường
cung ứng
Khách
hàng
Hoạt động
Mua nguyên
vật liệu

Tổ chức lắp
ráp
Chuyển đến
các đại lý
Bán hàng Tiêu dùng
Đơn vị
P. Vật tư
Nhà máy Đại lý Cửa hàng
Dòng vật chất
Dòng tiền
Dòng thông tin
Cung ứng Sản xuất Phân phối Tiêu thụ
Một số ký hiệu cơ bản
Biểu tượng Ý nghĩa của biểu tượng
Điểm khởi đầu
Hoạt động
Thông tin đầu vào/ra
Hướng dòng chảy kinh doanh
Điểm phân nhánh/hội tụ
Kết nối
Hệ thống thông tin
Nhận xét
Điểm cuối
Ví dụ minh họa:
Bộ phận Quy trình kinh doanh
Bộ phận bên ngoài
Bộ phận bên trong 1
(P. Kinh doanh)
Bộ phận bên trong 2
(P. Sản xuất)

Bộ phận bên trong 3
(P. Kế toán)
Hệ thống thông tin
(P. CNTT)
Công cụ: PERT - Network
(Prorgam Evatua tion án Review Technique)
A
B
C
D
Flow chart
Hệ thống nhóm các công việc
???
Vẽ biểu đồ
(số lượng sai hỏng -
tần suất)
Biểu đồ
Pareto
26,63 %
45
100,
00
Tần suất tích lũy, %
Số lượng sai hỏng,
Đơn vị
49,11
%
63,31
8
17

Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả
Quy luật Pareto
80/20
Vilfredo Pareto, nhà
kinh tế học người Italia,
Qui luật Pareto hay qui luật
80/20
Biểu đồ Gantt
– Quản lý tiến độ công việc
6
5
4
4
2
1
Tiến độTổng
t.gian
Người
thực hiện
Nội dung công
việc
Stt
Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu (Gantt) Mẫu :
GANTT CHART
Dự án Mở văn phòng đại diện
Các công việc của dự án
Ký
hiệu
Tên hoạt động TG, tuần
A Lập và duyệt kế hoạch 1

B Xác định vị trí đặt văn
phòng
3
C Chuẩn bị nhân sự 2
D Đào tạo nhân viên mới 3
E Đặt mua trang thiết bị văn
phòng
3
F Lắp đặt hệ thống hạ tầng 2
G
Bố trí trang thiết bị và đồ gỗ
2
H Chuyển tới và khai trương 1
Biểu đồ GANTT
Ưu điểm:
Đơn giản, ai cũng dùng được;
Nhược điểm:
Chỉ dành cho những dự án
đơn giản, không thể hiện được mối quan
hệ giữa các công việc và thời gian thực
hiện
t1 t2 t3 t4 t5 t6 t7 t8 t9 t1
0
A
B
C
D
E
F
G

H
Lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả
Qui luật nhân quả
Biểu đồ:
Cause-Effect Diagram -
CED
hay còn gọi là Biểu đồ xương cá
“Nhắc nhở bạn lưu ý tất cả các nguyên nhân tiềm năng của một vấn đề”
Lựa chọn một nhóm vấn đề cần làm có liên quan logic!
Vấn đề
Chiến lược, dự án…
Mục tiêu, kế hoạch
A
… B
… C
A1
Công cụ:
Mindmap
– Tổng hợp
B1 C1
-Tóm tắt tổng quát
-Phân tích ngành
-Sản phẩm và dịch vụ
-Thị trường mục tiêu
-Cạnh tranh
-Chiến lược kinh doanh & tiếp thị
-Dự báo tài chính
-Điều hành
-Tổ chức và quản lý
-Phát triển dài hạn

VD: Cấu trúc kế hoạch kinh doanh
Mô hình GROW
–
Mục tiêu + Kế hoạch