(Luận văn tốt nghiệp) xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại tổng công ty rau quả, nông sản

Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế
của đơn vị thực tập.

Tác giả đồ án
Sinh viên: Tô Thị Thu Hiền

1
Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

LỜI CẢM ƠN
Sau hơn bốn tháng thực tập, cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Vũ Bá
Anh và với những kiến thức thực tế thu được trong quá trình thực tập tại Tổng công ty
rau quả, nông sản, em đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài “Xây dựng phần mềm
kế tốn bán hàng tại Tổng cơng ty rau quả, nông sản”.
Trước hết em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng dẫn Vũ Bá Anh,
thầy đã động viên, chỉ bảo nhiệt tình, và giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập để

em hoàn thành đồ án tốt nghiệp này.
Em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cơ giáo trong tồn Học viện, và đặc biệt là các
thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin Kinh Tế đã giảng dạy và truyền đạt cho em
những kiến thức bổ ích trong bốn năm học vừa qua.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới bố mẹ em, những người bạn của em đã tạo điều kiện
thuận lợi giúp em hoàn thành đồ án này.
Cuối cùng em xin cảm ơn các cô chú ở phịng Tài chính kế tốn – Tổng cơng ty
rau quả, nông sản đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực tập. Em xin
cảm ơn Ban Lãnh đạo cũng như toàn bộ nhân viên trong Tổng công ty đã tạo điều kiện
cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tốt nghiệp ở Tổng
công ty
Hà Nội, ngày 30 tháng 4 năm 2010
Sinh viên thực hiện
Tô Thị Thu Hiền

2
Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

LỜI MỞ ĐẦU
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày nay, với cơ chế kế toán kinh doanh, để
tồn tại và phát triển trong sự cạnh tranh sôi động, các cơ sở, đơn vị sản xuất nói chung
và các đơn vị sản xuất kinh doanh cá nhân nói riêng phải đảm bảo tự chủ trong hoạt

động sản xuất kinh doanh và hoạt động có lãi. Điều này bắt buộc các doanh nghiệp
3
Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

phải quan tâm hơn tới tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, từ khi bỏ vốn
đến khi thu hồi vốn về.
Các doanh nghiệp tiến hàng hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra các loại sản
phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường với mục tiêu là thu
được lợi nhuận. Để thực hiện được mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện được giá
trị sản phẩm, hàng hóa thơng qua hoạt động bán hàng. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng
của quá trình sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản
phẩm, hàng hóa sang hình thái tiền tệ hoặc vốn trong thanh tốn. Việc đẩy nhanh quá
trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh
vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng thông tin cần xử lí ngày càng nhiều
và địi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lí. Ứng dụng cơng
nghệ tin học vào cơng tác kế tốn nói chung, và cơng tác kế tốn bán hàng nói riêng do
đó là cần thiết.
Tổng cơng ty rau quả, nơng sản là tổng công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất
nên cơng tác kế tốn bán hàng lại càng trở nên quan trọng. Yêu cầu đặt ra là phải quản
lý tốt, xử lý các thông tin bán hàng một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời. Xuất
phát từ tầm quan trọng của công tác, em đã chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế

tốn bán hàng tại Tổng cơng ty rau quả, nông sản”, với mong muốn xây dựng hệ
thống kế tốn bán hàng trong cơng ty đạt hiệu quả cao hơn, góp phần làm giảm thiểu
thời gian và sức lực, tiết kiệm chi phí và sử dụng thơng tin một cách có hiệu quả.
Dưới góc độ của một sinh viên cịn thiếu sót về kinh nghiệm và kiến thức thực
tiễn, đồ án của em không thể tránh khỏi những hạn chế. Do vậy, em rất mong nhận
được sự đánh giá và góp ý của các thầy cơ và các bạn để giúp em hoàn thiện hơn
những kiến thức đã được học và có thể vận dụng vào thực tế. Do thời gian không cho
phép, em chỉ tập trung vào phân tích một số hoạt động về theo dõi, phản ánh công tác
4
Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

kế tốn bán hàng, thiết kế hệ thống và thực hiện một số chức năng của chương trình, sử
dụng ngơn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro.
Đồ án gồm 130 trang, ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham
khảo, đồ án gồm có 3 phần:
Chương 1: Lí luận chung về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin và công tác
kế toán bán hàng trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn chi tiết bán hàng và phân tích hệ
thống thơng tin kế tốn chi tiết bán hàng tại Tổng công ty rau quả, nông sản.
Chương 3: Thiết kế ứng dụng của bài toán kế toán bán hàng tại Tổng cơng ty rau
quả, nơng sản.
Để hồn thành đồ án, em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các cơ chú,

anh chị trong phịng kế tốn của Tổng cơng ty rau quả, nơng sản; sự dạy dỗ, chỉ bảo rất
tận tình của các thầy giáo cơ giáo trong cả q trình học tập và thực hiện đồ án, đặc
biệt là thầy giáo - ThS. Vũ Bá Anh đã hướng dẫn em rất chu đáo, nhiệt tình trong thời
gian qua.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên: Tô Thị Thu Hiền

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN

1
5

Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

LỜI CẢM ƠN

2

LỜI MỞ ĐẦU

3

MỤC LỤC

5

KÍ HIỆU VÀ VIẾT TẮT

9

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THƠNG TIN VÀ CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG TRONG DOANH
NGHIỆP

11

1.1. CÁC GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT

11

1.1.1. Khái niệm:

11

1.1.2. Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin tốt.

12

1.1.3. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin.

14

1.1.4 Chu trình phát triển Hệ thống thơng tin

14

1.1.5. Các khái niệm và kí pháp sử dụng:

17

1.1.5.2. Biểu đồ ngữ cảnh:

17

1.1.5.3. Biểu đồ phân cấp chức năng

18

1.1.5.4. Ma trận thực thể dữ liệu- chức năng

19

1.1.5.5. Mơ hình thực thể quan hệ (ER-Entity Relation)

20

1.1.5.6. Mơ hình quan hệ

21

1.2. LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ KẾ TỐN BÁN HÀNG:

1.2.1. Kế tốn giá vốn hàng bán

22
22

1.2.1.1 Nguyên tắc giá vốn hàng bán trong các doanh nghiệp sản xuất

22

1.2.1.2. Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng

23

1.2.1.3. Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán

23

1.2.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất
1.2.2.1. Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng

25
25
6

Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT

nghiệp

1.2.2.2. Phương pháp kế toán tiêu thụ thành phẩm
1.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Đồ án tốt

26
29

1.2.3.1. Nội dung và tài khoản kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

29

1.2.3.2. Phương pháp kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:

30

1.2.4. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

30

1.2.4.1. Tài khoản sử dụng:

30

1.2.4.2. Phương pháp kế toán:

31

1.2.5. Kế tốn chi phí hoạt động tài chính

32

1.2.5.1. Tài khoản sử dụng

32

1.2.5.2. Phương pháp kế toán

32

1.2.6. Kế toán xác định và phân phối kết quả kinh doanh

33

1.2.6.1. Tài khoản sử dụng

33

1.2.6.2. Phương pháp kế tốn

33

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI TỔNG
CƠNG TY RAU QUẢ, NƠNG SẢN
2.1. ĐÔI NÉT VỀ TỔNG CÔNG TY RAU QUẢ, NÔNG SẢN

34
34

2.1.1. Q trình hình thành và phát triển của cơng ty

34

2.1.2. Các lĩnh vực hoạt động chính của cơng ty

35

2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

36

2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán

39

2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:

39

2.1.4.2. Nhiệm vụ của các bộ phận kế toán:

40

2.1.4.3. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn

40

2.1.4.4. Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn:

41

2.1.4.4. Tổ chức hệ thống chứng từ

44

2.1.4.5. Hệ thống tài khoản kế tốn sử dụng:

44
7

Tơ Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

2.2 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG TRONG CƠNG TY
HIỆN NAY

45

2.2.1. Tài khoản và chứng từ sử dụng:

45

2.2.1.1. Tài khoản sử dụng:

45

2.2.1.2. Chứng từ sử dụng:

45

2.2.2. Cơng tác kế tốn bán hàng tại Tổng công ty rau quả, nông sản
2.2.2.1.

46

Error! Bookmark not defined.

2.2.2.2. Kế toán phải thu khách hàng

47

2.2.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán

46

2.2.2.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

48

2.3. NHẬN XÉT VỀ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY

50

2.4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

52

2.4.1. Mục tiêu của hệ thống

52

2.4.1.1 Mục tiêu về nghiệp vụ

52

2.4.1.2. Mục tiêu kinh tế

52

2.4.1.3. Mục tiêu về sử dụng

53

2.4.2. Xác định yêu cầu và mơ tả bài tốn

54

2.4.2.1. Phân tích u cầu:

54

2.4.2.2. Mơ tả bài tốn:

55

2.4.2.3. Các hồ sơ thu thập được

58

2.4.3. Mơ hình nghiệp vụ của bài tốn

64

2.4.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh

64

2.4.3.2. Biểu đồ phân cấp chức năng

65

2.4.3.2. Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

67

2.4.3.3. Ma trận thực thể dữ liệu chức năng:

68

2.4.4. Phân tích mơ hình khái niệm – logic

69
8

Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

2.4.4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

69

2.4.4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2

70

2.4.5. Mơ hình dữ liệu quan niệm

72

2.4.5.1. Liệt kê, chính xác hóa, chọn lọc thơng tin

72

2.4.5.2. Xác định các thực thể và các thuộc tính

79

2.4.5.2. Xác định các mối quan hệ và các thuộc tính

81

2.4.5.3. Mơ hình thực thể quan hệ ER

83

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ ỨNG DỤNG CỦA BÀI TỐN KẾ TỐN BÁN HÀNG
TẠI TỔNG CƠNG TY RAU QUẢ, NƠNG SẢN
3.1. THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG
3.1.1. Mơ hình Logic

84
84
84

3.1.1.1. Chuyển mơ hình ER sang mơ hình quan hệ

84

3.1.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

87

3.1.2. Mô hình vật lý

93

3.1.2.1. Xác định luồng hệ thống

93

3.1.2.2. Đặc tả logic tiến trình

97

3.1.2.3. Xác định các giao diện

97

3.1.2.4. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống

99

3.1.2.5. Thiết kế menu

99

3.1.2.6. Thiết kế các giao diện
3.2. MỘT SỐ CHỨC NĂNG (MODULE) CỦA CHƯƠNG TRÌNH

100
105

KẾT LUẬN

107

TÀI LIỆU THAM KHẢO

108

PHỤ LỤC

109

MỘT SỐ ĐOẠN CODE TRONG CHƯƠNG TRÌNH
Tơ Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van

109
9


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

∙

FORM ĐĂNG NHẬP

∙

FORM DANH MỤC KHÁCH HÀNG 112

∙

FORM TRA CỨU DANH MỤC

109
116

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

126

NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI PHẢN BIỆN

127

NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI PHẢN BIỆN

128

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

129

10
Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van

Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

KÍ HIỆU VÀ VIẾT TẮT
HTTT : Hệ thống thông tin
TK

: Tài khoản

PTTK : phân tích thiết kế
KT

: kế tốn

ER

: Entity Relationships

11
Tơ Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THƠNG TIN VÀ CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1. CÁC GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT
1.1.1. Khái niệm:
HTTT là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng phần mềm, dữ liệu…
thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ xử lý, phân loại thông tin trong một tập hợp
các ràng buộc gọi là môi trường.
Mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và
bộ phận đưa dữ liệu ra. Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (source) và
được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả
chưa xử lý được chuyển đến các đích (destination) hoặc kho dữ liệu (Store).
Sơ đồ 1: Mơ hình thơng tin trong quản lý

Thơng tin từ môi
trường
Hệ thống quản lý
Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:

ủy nhiệm chi

● Các dữ liệu: Đó là các thơng tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực
trạng hiện thời hay quá khứ của tổ chức.
● Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thơng tin.
Thơng tin tác
Thơng tin quyết
Thơng
thường hệ thống thông tin không tồn tại một cách định

riêng lẻ trong bất kỳ một
nghiệp
tổ chức hoạt động. Theo quan điểm cấu trúc hệ thống, trong một tổ chức, hệ thống
thông tin là một tập hợp các hệ thống thông tin chức năng, gồm:
Đối tượng quản
● Hệ thống xử lý tác nghiệp
lý
● Hệ thống thông tin quản lý
12
Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

● Hệ thống thơng tin hỗ trợ ra quyết định.
Nó có mục đích xử lý và cung cấp các thơng tin cần thiết phục vụ các lãnh vực hoạt
động: tiếp thị, sản xuất, kinh doanh sản phẩm, lao động, tài chính kế toán và các hoạt
động khác. Mỗi một lãnh vực hoạt động này đều liên quan đến các mức hoạt động từ
hoạt động tác nghiệp, ra các quyết định có cấu trúc, và đơi khi địi hỏi ra các quyết định
trong tình huống đột xuất, ngoại lệ và thường là các quyết định nửa cấu trúc hoặc
khơng có cấu trúc. Điều đó có nghĩa rằng các lĩnh vực hoạt động khác nhau trong một
tổ chức hoạt động đều cần có sự trợ giúp của các hệ thống thông tin chức năng khác
nhau. Vì vậy, mỗi HTTT chức năng phải thể hiện được vai trò, phương thức hoạt động
cũng như sự liên thông với các hệ thống thông tin chức năng khác trong một tổ chức
hoạt động. 

1.1.2. Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin tốt.
Như chúng ta đã biết từ trước, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào
chất lượng thông tin do hệ thống thơng tin chính thức sản sinh ra. Dễ thấy rằng từ sự
hoạt động kém chất lượng của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những
hậu quả nghiêm trọng.
Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thơng qua chất lượng thơng tin mà nó cung
cấp. Tiêu chuẩn chất lượng như sau:
● Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực. Thơng tin ít độ tin
cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu.Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng
loạt các vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các
đối tác.
● Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà
quản lý. Nhà quản lý sử dụng thơng tin khơng đầy đủ có thẻ dẫn tới các
quyết định hành động khơng đáp ứng địi hỏi của tình hình thực tế. Điều này
sẽ gây tổn hại lớn cho tổ chức.
13
Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

● Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thơng tin khơng thích hợp hoặc
khó hiểu do có q nhiều thơng tin khơng thích ứng với người nhận, thiếu sự
sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thơng tin bố
trí chưa hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho

việc tạo ra các thơng tin khơng cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu
thông tin cần thiết.
● Tính được bảo vệ: Thơng tin vốn là nguồn lực q giá của tổ chức. Vì vậy
khơng thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thơng tin. Do vậy, thông tin
cần được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thơng
tin. Sự thiếu an tồn về thơng tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức.
● Tính kịp thời: Thơng tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được
bảo vệ an tồn nhưng nó sẽ vẫn khơng có ích gì khi nó khơng được gửi tới
người sử dụng lúc cần thiết.
Để có được một hệ thống thơng tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong những
công việc của bất kỳ nhà quản lý nào. Để giải quyết được vấn đề đó cần xem xét kỹ cơ
sở kỹ thuật cho các hệ thống thơng tin, phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt một
HTTT.
1.1.3. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin.
Thời đại ngày nay là một thời đại của khoa học Cơng nghệ thơng tin HTTT đóng vai
trị rất quan trọng trong đời sống quản lý sản xuất xã hội. HTTT mới sử dụng cung cấp
cho các thành viên của tổ chức những công cụ hỗ trợ quản lý một cách hữu hiệu nhất.
Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích HTTT đang tồn tại, thiết kế một HTTT
mới, thực hiện và tiến hành cài đặt HTTT mới.
Phương pháp phát triển một HTTT
Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các công cụ cho
phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn.
14
Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào nguyên tắc cơ bản
chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba nguyên tắc
đó là:
● Ngun tắc 1: Sử dụng các mơ hình. Đó là sử dụng các mơ hình logic, mơ
hình vật lý trong và mơ hình vật lý ngồi.
● Ngun tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là nguyên tắc của sự
đơn giản hóa. Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết
phải hiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết.
● Ngun tắc 3: Chuyển từ mơ hình logic sang mơ hình vật lý khi thiết kế,
chuyển từ mơ hình vật lý sang mơ hình logic khi phân tích.
1.1.4 Chu trình phát triển Hệ thống thơng tin
1.1.4.1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án
Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu
chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lí do vì sao
tổ chức cần hay khơng cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ
thống dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mơ
tả theo vịng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và các
nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó. Hệ thống dự kiến phải giải quyết được
những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai
mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ
mang lại cho tổ chức.
1.1.4.2. Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp
những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc
15
Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

- Xác định và phân tích u cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong
đợi hệ thống sẽ mang lại.
- Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ thống, làm rõ các
yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu theo một cách đặc biệt.
- Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên
ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện.
- Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so
sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí,
nguồn lực, thời gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua.
1.1.4.3. Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống chính là q trình tìm ra các giải pháp cơng nghệ thơng tin để
đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên
- Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần
cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực
- Thiết kế vật lí: Là q trình chuyển mơ hình logic trừu tượng thành bản thiết
kế hay các đặt tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào
những thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí
và đưa ra thơng tin cần thiết cho tổ chức
Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ
chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng.
Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực
tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình

và cấu trúc hệ thống

16
Tơ Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

1.1.4.4. Lập trình và kiểm thử
- Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngơn
ngữ lập trình, phần mềm mạng)
- Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)
- Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chức
năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng
1.1.4.5. Cài đặt, vận hành và bảo trì
- Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống
- Cài đặt phần mềm
- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi
dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lí và bảo
trì.
- Viết tài liệu và tổ chức đào tạo
- Đưa vào vận hành
- Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống.
1.1.5. Các khái niệm và kí pháp sử dụng:
1.1.5.1. Mơ hình nghiệp vụ

Mơ hình nghiệp vụ là một mơ tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay
một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung được tồn bộ
hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau.
Một mơ hình nghiệp vụ gồm có các thành phần sau:
-

Biểu đồ ngữ cảnh

-

Biểu đồ phân rã chức năng

-

Danh sách các hồ sơ sử dụng
17

Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

-

Đồ án tốt

Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

1.1.5.2. Biểu đồ ngữ cảnh:
Biểu đồ ngữ cảnh cho ta một cái nhìn khái qt về hệ thống trong mơi trường của
nó
Các thành phần của biểu đồ ngữ cảnh
-

Tiến trình hệ thống

Kí pháp: Hình chữ nhật góc trong, chia làm 2 phần: phần trên ghi số 0, phần
dưới ghi tên của hệ thống
Tên hệ thống: cụm động từ có chữ hệ thống ở đầu
Kí pháp:
0
Hệ thống
quản lí
bán hàng

-

Luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này đến nơi khác, từ nguồn
đến đích. Nguồn có thể là tác nhân, có thể là hệ thống.
Tên luồng dữ liệu
Nguồn

Đích

Các luồng dữ liệu điều khiển
Tên luồng dữ liệu điều khiển
Nguồn

-

Đích

Các

tác nhân
18

Tơ Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

Một tác nhân của hệ thống phải có đủ các điều kiện sau:
Thứ nhất, tác nhân phải là một người, nhóm người, tổ chức, 1 bộ phận của tổ chức
hay của hệ thống thơng tin khác.
Thứ hai, phải nằm ngồi hệ thống.
Thứ ba, có tương tác với hệ thống: gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc lấy thông tin ra
từ hệ thống.
Tên gọi: Phải là danh từ chỉ các khái niệm trên
Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong
TÊN TÁC NHÂN

1.1.5.3. Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng (function decomposition diagram - FDD) cho thấy các
hoạt động nghiệp vụ khác nhau của một tổ chức ở dạng các chức năng được phân cấp
theo thứ bậc
Gồm các chức năng và liên kết các chức năng
-

Các chức năng: Là một mô tả dãy các hoạt động, kết quả là sản phẩm thơng
tin dịch vụ.

-

Liên kết: Đường gấp khúc hình cây, liên kết với các chức năng của nó.

Sơ đồ: Biểu đồ phân cấp chức năng cho Hoạt động kinh doanh bán hàng

19
Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

Kinh doanh bán hàng
Tiếp nhận
đơn hàng

Giải quyết
khách hàng

Ghi nhận đơn
hàng

Thu thông tin
khách hàng

Kiểm tra đơn
hàng
Kiểm tra
khách hàng

Xử lý đơn
hàng

Gom và gửi
hàng

Thỏa thuận
mua bán

Đối chiếu đơn
hàng - thẻ
kho
Thỏa thuận
bán hàng

Gom hàng

theo phiếu
Thỏa thuận
nhận hàng

Ký kết hợp
đồng

Lập phiếu
giao hàng

Tổ chức gửi
hàng

20
Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

1.1.5.4. Ma trận thực thể dữ liệu- chức năng
Cấu trúc của ma trận gồm có:
Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu .
-

Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.

-

Các ô: Ghi vào một trong các chức năng sau:
R (Read)

: Nếu như chức năng ở dòng đọc hồ sơ ở cột.

U (Update) : Nếu như chức năng cập nhật dữ liệu vào cột.
C (Create) : Nếu như chức năng ở dòng tạ hồ sơ ở cột.
Còn lại

: Để trống.

Sơ đồ : Một ma trận thực thể dữ liệu và chức năng
1.1.5.5. Mơ hình thực thể quan hệ (ER-Entity Relation)
Là mơ hình mơ tả dữ liệu của thế giới thực.Ba thành phần chính của ER là thực thể,
thuộc tính và các mối quan hệ.
● Thực thể và thuộc tính thực thể
-

Thực thể(entity): là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng cụ thể hay các
khái niệm độc lập có cùng những đặc trưng chung mà ta quan tâm

Thực thể để chỉ một lớp các đối tượng cịn một đối tượng cụ thể của lớp đó được
gọi là một bản thể
Mỗi thực thể được mô tả chỉ một lần trong cơ sở dữ liệu trong khi đó có nhiều
bản thể của nó được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu
-

Thuộc tính (attribute) của thực thể: là các đặc trưng của thực thể. Mỗi
thực thể có một tập các thuộc tính gắn kết với nó.

21
Tơ Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

Một số loại thuộc tính thường liên quan đến việc phân tích dữ liệu: thuộc tính
tên gọi, thuộc tính định danh, thuộc tính đa trị. Trong đó thuộc tính định danh là
thuộc tính cho phép ta phân biệt được các bản thể khác nhau của một thực thể
Kí pháp:
Tên thuộc

THỰ

tính
Tên thuộc tính định

C
-

danh
THỂ

Mối quan hệ (relationship): gắn kết các thực thể trong ER. Một mối quan

hệ có thể kết nối một thực thể với một bản thể hoặc nhiều thực thể khác. Nó
phản ánh mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của các thực thể đó.
Kí pháp:
TÊN MỐI
QUAN

Bậc của mối quan hệ: Là số các thực thể tham gia mối quan hệ
Bản số của mối quan hệ: Là số các bản thể của một thực thể có thể tham gia vào
1 quan hệ cụ thể trong mối quan hệ
Kí pháp:

0

: 0

1

: 1
: nhiều

1.1.5.6. Mơ hình quan hệ
Một số khái niệm:
● Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc
tính, có các dịng khơng có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi).
● Các thuộc tính của quan hệ chính là tên của các cột
22
Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

● Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dịng khác
nhau, cịn các giá trị cịn lại của nó trên các dịng này như nhau.
● Khóa dự tuyển : Là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhất
mỗi dịng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính
trong số đó thì giá trị khơng xác định duy nhất dòng.
● Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận
biết được cấu trúc đó. Có 3 chuẩn cơ bản
- Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1NF nếu nó khơng chứa
các thuộc tính lặp
- Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng
1NF và khơng chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa
- Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là chuẩn 2 và
khơng có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa.
1.2. LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN BÁN HÀNG:
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi
ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận
thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất – kinh doanh, đây là
q trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền
tệ hoặc vốn thanh tốn. Vì vây, đẩy nhanh q trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút
ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận cho
doanh nghiệp.
Để thực hiện được quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải phát

sinh các khoản chi phí làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ dưới hình thức các khoản tiền
đã chi ra, các khoản khấu trừ vào tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ làm giảm vốn
chủ sở hữu. Đồng thời, doanh nghiệp cũng thu được các khoản doanh thu và thu nhập
23
Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

Đồ án tốt

khác, đó là tổng giá trị các lợi ích kinh tế thu được trong kỳ phát sinh từ các hoạt động
góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Sau một quá trinh hoạt động, doanh nghiệp xác định được kết quả của từng hoạt
động/ trên cơ sở so sánh doanh thu, thu nhập với chi phí của từng hoạt động. Kết quả
kinh doanh của doanh nghiệp phải được phân phối sử dụng theo đúng mục đích phù
hợp với cơ chế tài chính quy định cho từng loại hình doanh nghiệp cụ thể.
Để đáp ứng được các yêu cầu quản lí về thành phẩm, hàng hóa bán hàng xác định kết
quả và phân phối kết quả của các hoạt động. Kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ
sau đây:
1.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán
1.2.1.1 Nguyên tắc giá vốn hàng bán trong các doanh nghiệp sản xuất
Nguyên tắc quan trọng nhất trong kế toán giá vốn hàng bán là nguyên tắc nhất
quán.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – hàng tồn kho có nêu ra 4 phương pháp để
tính giá vốn hàng xuất bán trong kỳ, gồm:
● Phương pháp giá thực tế đích danh

● Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO)
● Phương pháp nhập sau - xuất trước (FILO)
● Phương pháp bình qn gia quyền
● Ngồi các phương pháp đã quy định trong VAS 02, các doanh nghiệp có thể
sử dụng phương pháp giá hạch toán
1.2.1.2. Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng
● Tài khoản kế toán
Để hạch toán giá vốn hàng bán trong kỳ, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
24
Tô Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van


Học viện Tài chính – Khoa HTTTKT
nghiệp

-

Đồ án tốt

TK 632 – giá vốn hàng bán: dùng để phản ánh giá trị của thành phẩm
hàng hóa cung cấp trong kỳ

-

Các TK phản ánh hàng tồn kho TK 155, TK 156, TK

-

TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

-

TK 631 – Giá thành sản xuất đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp
kiểm kê định kỳ để kế toán hàng tồn kho

● Chứng từ kế toán sử dụng
-

Phiếu nhập kho, xuất kho

-

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

-

Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

1.2.1.3. Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán
● Kế tốn giá vốn theo hình thức kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường
xuyên, liên tục, có tính hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, sản phẩm trên
sổ kế toán. Tài khoản hàng tồn kho được sử dụng để phản ánh số hiện có, tình hình
biến động tăng giảm vật tư, sản phẩm.
TK 155

TK 632
Trị giá thành phẩm xuất kho bán

TK 911
K/c giá vốn
hàng bán

TK 157
Thành phẩm xuất kho
gửi bán

TP gửi bán được chấp
nhận thanh tốn

TK 159

TK 159
25

Tơ Thị Thu Hiền – Sinh viên lớp CQ44/41.02

Luan van