sở kế hoạch-đầu tư

Lời cảm ơn
Thực tập cuối khóa là một phần quan trọng trong quá trình học tập của mỗi sinh
viên trớc khi ra trờng.Thời gian thực tập giúp các sinh viên tìm hiểu rõ hơn về công
việc thực tế mà trong suốt nhiều năm các sinh viên chỉ đợc biết qua sách vở. Thông
qua quá trình thực tập sinh viên có thể vận dụng những kiến thức đã đợc trang bị
trong nhiều năm học vào thực tiễn đồng thời các sinh viên có thể rèn luyện kỹ năng
và bổ sung một cách đầy đủ hơn những kiến thức đã học ở trờng.
Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn Trờng Trung học dân lập Công nghệ và Kinh
tế đối ngoại, các thầy cô giáo, văn phòng UBND Quận Đống Đa, cô Nghiêm Thị
Minh, chị Đỗ Thị Mai Xuyên, chị Nguyễn Thị Thu Hiền ở phòng văn th Quận Đống
Đa đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập tại UBND Quận Đống
Đa. Đặc biệt tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Lan Anh đã tận tình
giúp đỡ tôI hoàn thành tốt bản báo cáo thực tập này.

Hà Nội, ngày tháng Năm 2004.
Sinh viên
Phạm Thị Nơng.

1

Mục lục
Lời nói đầu ..4
Chơng I : Khái quát về UBND Quận Đống Đa ... ..6
I. Khái quát chung ... ..6
1. Tình hình chung ... ....6
2. Về mặt hoạt động ... ......6
II. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Đống Đa 8
III. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND Quận Đống Đa 10
1. Sơ đồ tổ chức của UBND Quận Đống Đa ..10
a. Sơ dồ ban quản lý chung của Quận .10
b. Sơ đồ tổ chức của văn phòng...............................................11

Chơng II : Cơ sở lý thuyết của công tác văn th .. ...14
I. Khái niệm công tác văn th .14
1. Khái niệm ...14
2. Vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác văn th ...14
a. Vai trò, vị trí của công tác văn th.................................................14
b. ý nghĩa của công tác văn th.........................................................15
3. Nhiệm vụ ....15
II. Nội dung công tác văn th ......15
1. Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi ..........................15
a. Khái niệm văn bản đi.................................................................15
b. Quy trình quản lý văn bản đi ....................................................16
2. Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến ...........................16
a. Khái niệm văn bản đến...............................................................16
b. Quy trình quản lý văn bản đến...................................................16
3. Lập hồ sơ 17
a. Khái niệm...................................................................................17
b. Phơng pháp lập hồ sơ...............................................................17
c. Các bớc lập hồ sơ.....................................................................18
4. Tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu .18
2
a. khái niệm....................................................................................18
b. Một số quy định về quản lý và sử dụng con dấu........................18
c. Các loại dấu và nguyên tắc sử dụng...........................................18
Chơng III : Thực trạng của công tác văn th tại UBND Quận Đống Đa .19
I. Cơ cấu tổ chức nhiệm vụ của phòng văn th ...19
1. Tổ chức nhân sự ......19
2. Nhiệm vụ của phòng văn th tại UBND Quận Đống Đa ........19
a. Nhiệm vụ chung..........................................................................19
b. Nhiệm vụ cụ thể..........................................................................20
II. Thực trạng .......................20

1. Tình hình cơ sở vật chất trang thiết bị trong phòng văn th............20
2. Quy trình quản lý văn bản ...21
a.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến ..................21
b. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi ....30
c. Lập Hồ sơ và lu Hồ sơ vào Lu trữ cơ quan ..32
3. Bảo quản và sử dụng con dấu ..33
Chơng IV : Kiến nghị và giải pháp ..34
I. Nhận xét chung 34
1. Thuận lợi .34
2. Khó khăn .....................34
II. Một số kiến nghị và giải pháp .35
1. Một số kiến nghị công tác văn th tại UBND Quận ...35
2. Một số giải pháp .............35
Kết luận .37
Tài liệu tham khảo.....................................................................................................38


3
Lời nói đầu
Trong hoạt động lãnh đạo và quản lý của các cơ quan Đảng, Nhà nớc, các tổ
chức đoàn thể, kinh tế, xã hội, lực lợng vũ trang ,hàng ngày đều phảI ban hành
các văn bản để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Văn bản là phơng tiện
truyền đạt thông tin trong xã hội. Nó giữ một vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt
động của mỗi cơ quan, đoàn thể. Nhng để đảm bảo các văn bản đó đợc sử dụng một
cách có hiệu quả và thống nhất lại phụ thuộc rất lớn vào công tác văn th. Mặc dù
đây chỉ là một công việc đơn giản song trên thực tế nó lại quyết định quá kết nối
thông tin đợc thông suốt giữa các cơ quan. Ngoài ra công tác văn th còn đảm bảo
cho việc quản lý văn bản, con dấu đợc chặt chẽ và có hiệu quả hơn.Trong đó con
dấu đóng trên chữ ký của ngời có thẩm quyền là một đảm bảo cho sự chính xác và
giá trị pháp lý của cơ quan, tổ chức làm ra văn bản.Chính vì thế công tác văn th là

một bộ phận không thể thiếu với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ
quan và các tổ chức trong xã hội.
Nhận thức đợc tầm quan trọng đó, những năm qua Nhà nớc ta đã ban hành rất
nhiều các văn bản nhằm hớng dẫn tổ chức hoạt động văn th có hiệu quả hơn nh:
Hiến pháp nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992, Nghị định của Hội
đồng Chính phủ số 142/NĐ-CP ngày 28/9/1993 về công tác văn th giấy tờ và công
tác Lu trữ, Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công
tác văn th Nh ng trên thực tế công tác văn th vẫn còn tồn tại nhiều bất cập nh: quá
trình quản lý văn bản cha chặt chẽ khiến cho một số văn bản có nội dung, thể thức
sai mà vẫn đợc ban hành, quy trình tiếp nhận và sử lý văn bản cha đợc thống nhất
làm cho hiệu quả công việc bị giảm sút Thực trạng đó do nhiều nguyên nhân khác
nhau gây ra, trong đó không thể không nói đến trình độ của cán bộ văn th không đợc
đào tạo về chuyên môn và sự nhận thức còn nhiều hạn chế của một số cán bộ công
chức trong cách nhìn nhận về hoạt dộng văn th.
Nhằm tìm hiểu rõ hơn thực trạng của công tác văn th tại các cơ quan Hành
chính Nhà nớc nên tôi đã chọn đề tài Thực trạng công tác văn th tại UBND Quận
Đống Đa để viết báo cáo thực tập. Đề tài này giúp tôi vạch rõ hơn quy trình của
công tác văn th đối với từng công việc cụ thể trên thực tế nh thế nào. Qua đó tôi có
thể đúc kết thêm cho mình nhiều kinh nghiệm thực tế quý báu. Để từ đó tôi có thể
4
tự đa ra đợc các giải pháp tốt nhất cho việc hoàn thiện công tác văn th sau này khi đi
làm.
Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế cho nên bài báo cáo
này còn nhiều thiếu sót khó tránh. Vì vậy tôi rất mong nhận đợc nhiều ý kiến đóng
góp của các thầy cô giáo và những ai quan tâm đến đề tài này để tôi có cơ hội học
tập thêm kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực tế
sau này. Xin chân thành cảm ơn.

5
Chơng I : KháI quát về UBND Quận đống đa
I. khái quát chung.
1. Tình hình chung.
Theo điều 123 hiến pháp năm 1992 UBND Quận Đống Đa là cơ quan chấp
hành của Hội đồng nhân dân (HĐND), do HĐND bầu ra và có chức năng là một cơ
quan hành chính Nhà nớc ở địa phơng, chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, luật,
các văn bản của Nhà nớc. Các hoạt động của UBND quận Đống Đa đợc sự chỉ đạo
của HĐND và UBND Thành phố Hà Nội đồng thời chịu sự chỉ đạo thống nhất của
Chính Phủ. UBND quận Đống Đa đợc thành lập và hoạt động theo luật tổ chức
HĐND và UNDN sửa đổi năm 1994.
UBND quận Đống Đa có vị trí thuận lợi về cả mặt địa lý lẫn kinh tế, chính trị
của Thủ đô Hà Nội. Quận có diện tích lớn nhất thành phố với hơn 10,2 km và tiếp
giáp với 5 Quận Ba Đình, Hoàn Kiếm, Hai Bà Trng, Thanh xuân, Cầu Giấy. Do
những đặc điểm nh vậy nên Quận Đống Đa có dân số lớn hơn 32 vạn ngời với 21
Phờng và 1585 tổ dân phố. Chỉ số tăng trởng trung bình hàng năm của Quận khoảng
13% đến 15%. Trong đó Kinh tế thơng mại và dịch vụ có tốc độ phát triển cao
chiếm tỷ trọng là 18% trên một năm. Theo thống kê số lợng hồ sơ đăng ký kinh
doanh cho đến tháng 5 năm 2003 đã có 12 897 hộ kinh doanh cá thể.
Là một cơ quan Nhà nớc UBND Quận luôn hoàn thành nhiệm vụ của mình và
đạt đợc khá nhiều thành tích đáng trân trọng. UBND quận Đống Đa luôn đổi mới
phơng thức làm việc và đảm bảo mọi công việc đợc giải quyết một cách nhanh
chóng, thoả đáng. Chính vì thế Quận đã chủ chơng thực hiện Nghị quyết lần thứ VII
của Ban chấp hành trung ơng năm 2003 là cải cách thủ tục hành chính theo mô hình
một cửa.
2. Về mặt hoạt động.
Tại khoản 1.1 Điều 1 Quyết định của UBND Quận Đống Đa về việc ban hành
quy chế làm việc của UBND Quận Đống Đa khoá XVI, nhiệm kỳ 1999 2004 số
418/2000/QĐ-UB ban hành ngày 30/3/2000 đã nêu rõ: UBND quận Đống Đa tổ
chức, hoạt động thực hiện nhiệm vụ quyền hạn theo luật tổ chức HĐND và UBND

(sửa đổi) công bố ngày 05/7/1994 Pháp lệnh về nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của
HĐND và UBND mỗi cấp công bố ngày 03/7/1996 và các văn bản liên quan khác.
6
Mọi hoạt động của UBND Quận Đống Đa đều đảm bảo nguyên tắc làm việc theo
chế độ tập thể, mỗi thành viên Uỷ ban chịu trách nhiệm cá nhân về những công việc
đợc phân công. Trong Quy chế làm việc của UBND Quận đã phân rõ các công việc
cụ thể nh sau:
1_ UBND Quận chỉ đạo, điều hành công tác theo chơng trình công tác năm, 6
tháng, từng quý, từng tháng và chơng trình công tác đột xuất.
Chơng trình công tác năm của UBND Quận đợc xây dựng trên cơ sở chơng trình
công tác của UBND Thành phố, Nghị quyết của Quận Uỷ, Nghị quyết của HĐND
Quận. Trong chơng trình công tác hàng năm có nêu rõ những công tác trọng tâm,
thời hạn thực hiện, trách nhiệm chỉ đạo, điều hành của thành viên UBND Quận.
2_ Mỗi thành viên UBND Quận phải lập trơng trình công tác trong hàng tháng,
quý, 6 tháng, năm thuộc lĩnh vực mình phụ trách trên cơ sở chơng trình công tác
chung của UBND Quận, báo cáo Chủ tịch UBND Quận để điều hành chúng.
3_ UBND các Phờng, các phòng ban, ngành của Quận phải báo cáo với UBND
Quận (Thông qua văn phòng UBND Quận ) kết quả công tác và chơng trình công
tác
hàng tháng, quý và 6 tháng, năm.
4_ Các trởng, phó phòng, ban chuyên môn của Quận có trách nhiệm phối hợp
với UBND các Phờng giải quyết những cônmg việc khó khăn khi UBND các Phờng
yêu cầu.
5_ Hàng quý, các đồng chí thành viên UBND Quận có kế hoạch nghe báo cáo
kết quả công tác, chỉ đạo giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyêng của UBND
Quận và các vấn đề mà trởng phòng, ban ngành, chủ tịch UBND các Phờng đã bàn
bạc. xử lý nhng cha thống nhất, còn ý kiến khác nhau.
6_ Các phiên họp của UBND Quận đợc tổ chức mỗi tháng ít nhất một kỳ vào
tuần cuối tháng để xem xét, đánh giá các công việc đã thực hiện; thảo luận những
vấn đề cần thiết và thống nhất chơng trình công tác tháng tiếp theo.

7_ Các nội dung đa ra phiên họp UBND Quận phải đợc phó chủ tịch, Uỷ viên
UBND Quận trực tiếp xem xét và chuẩn bị kỹ lỡng khi đa trình trong phiên họp.
8_ Các thành viên UBND Quận có trách nhiệm tham gia đầy đủ các phiên họp
của UBND Quận. Nếu vắng mặt phải báo cáo Chủ tịch UBND Quận.
9_ Tại phiên họp UBND Quận, nội dung và ý kiến của các đại biểu, thành viên
UBND Quận và kết luận của ngời chủ trì phải đợc ghi lại biên bản, lu trữ tại văn
7
phòng UBND Quận. Tuỳ theo nội dung, sau cuộc họp có thông báo kết luận đến cơ
quan liên quan biết và tổ chức thực hiện.
10_ Chủ tịch và các phó chủ tịch UBND giao ban vào thứ năm hàng tuần để
kiểm điểm công tác trong tuần và thống nhất nội dung công tác tuần tới.
11_ Chế độ báo cáo và giao ban:
a. Trởng phòng, ban ngành, chủ tịch UBND các Phờng phải báo cáo kết quả
công tác định kỳ (tháng, quý, năm) và chơng trình hoạt động hàng tháng, quý, năm
tới về văn phòng UBND Quận.
- Văn phòng UBND Quận có trách nhiệm tổng hợp và thông báo trong buổi họp
giao ban.
b. UBND Quận thực hiện chế độ giao ban một tháng ba lần theo lịch sau:
Tuần 1: Giao ban chủ tịch UBND các Phờng, các trởng phòng, ban, ngành. Mời
bí th Đảng uỷ, chủ tịch HĐND các Phờng và các trởng đoàn thể cùng dự.
Tuần 2: Giao ban chủ tịch UBND các Phờng.
Tuần 3: Giao ban các trởng phòng, ban, ngành. Mời các trởng đoàn thể cùng dự.
II. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Đống Đa.
Căn cứ vào Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân (sửa đổi)
ngày 05/7/1994 thì UBND Quận Đống Đa có các nhiệm vụ và quyền hạn nh sau:
1. UBND quận Đống Đa có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo việc thi hành
hiến,pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nớc cấp trên và Nghị quyết của
HĐND. Đồng thời UBND Quận chỉ đạo trực tiếp hoạt động của UBND các
Phờng trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn do pháp luật quy định. UBND
Quận ra Quyết định, Chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các

văn bản đó.
2. UBND Quận phối hợp với thờng trực HĐND và các phòng ban của HĐND
Quận chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đồ án trình độ HĐND
xét duyệt và quyết định.
3. UBND Quận Đống Đa làm nhiệm vụ quản lý Nhà nớc trên địa bàn của Quận
trong các lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thơng mại dịch vụ, văn
hoá giáo dục, y tế, khoa học công nghệ và môi trờng, thể dục thể thao, báo
trí, phát thanh truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác. Quản lý nhà nớc về
đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu
chuẩn đo lờng chất lợng sản phẩm hàng hoá.
8
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp
và pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nớc cấp trên và Nghị quyết
của HĐND Quận trong cơ quan Nhà nớc, tổ chức kinh tế xã hội, đơn
vị vũ trang nhân dân và các công dân trên địa bàn thuộc Quận quản lý.
- Bảo đảm an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội. Thực hiện nghiêm
nhiệm vụ xây dựng lực lợng vũ trang nhân dân và xây dựng nền
quốc phòng toàn dân. Thực hiện chế độ nghĩa vụ quan sự, nhiệm vụ
hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sách hậu phơng quân đội.
Quản lý hộ tịch, hộ khẩu và chính sách đối với các lực lợng vũ trang
nhân dân ở địâ bàn Quận. Quản lý việc c trú đi lại của ngời nớc ngoài.
- UBND Quận có nhiệm vụ phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản của
Nhà nớc, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do,
danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền lợi và lợi ích hợp pháp của
công dân. Chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ
nạn xã hội khác.
- UBND Quận quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lơng, đào
tạo đội ngũ viên chức Nhà nớc, thực hiện bảo hiểm xã hội theo sự
phân cấp của Chính phủ.
- UBND Quận Đống Đa tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa

phơng theo quy định của pháp luật.
- UBND Quận tổ chức việc thu chi ngân sách của Quận theo quy định
của Pháp luật. Phối hợp với các cơ quan để đảm bảo thu đúng thu đủ,
thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác trên địa bàn Quận.
4. UBND Quận Đống Đa thực hiện việc quản lý địa giới đơn vị hành chính xây
dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giời đơn vị hành chính của Quận. Đa ra
HĐND Quận thông qua để trình cấp xét duyệt.
5. UBND Quận Đống Đa chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trớc HĐND
Quận và UBND cấp trên.
III. Cơ cấu tổ chức bộ máy của ubnd quận đống đa
1. Sơ đồ tổ chức của UBND Quận Đống Đa.
a. Sơ đồ ban quản lý chung của Quận:
- Quận Đống Đa có : chủ tịch, 3 phó chủ tịch và 10 phòng ban.
9
- Theo báo cáo số: 232a/BC-UB ngày 03/11/2003 về công tác tổ chức cán bộ
Nhà nớc Quận Đống Đa đã xác định tổng số biên chế và hợp đồng chỉ tiêu của
Quận là 316 ngời (biên chế là 219 ngời, lao động chỉ tiêu là 97 ngời). Trong đó có;
+ Khối hành chính có : biên chế là 139 ngời, hợp đồng chỉ tiêu là 13 ngời.
+ Đơn vị trực thuộc là Thanh tra xây dựng có : biên chế là 12 ngời, hợp đồng
chỉ tiêu là 22 ngời.
+ Khối sự nghiệp có : biên chế là 68 ngời, hợp đồng chỉ tiêu là 62 ngời.
+ Riêng khối Phờng có :170 ngời.


b. Sơ đồ tổ chức của văn phòng:
- Văn phòng có 1 chánh văn phòng, 2 phó văn phòng và 9 phòng ban.
- Tổ chức nhân sự gồm 28 ngời trong đó có 3 cán bộ làm ở bộ phận văn th.

10
P Chủ tịch 1 P Chủ tịch 3

Phòng
Tổ
chức
chính
quyền
Phòng
Lao
động
thương
binh xã
hội
Phòng
Giáo
dục
đào
tạo
Phòng
Văn
hoá
thông
tin
Phòng
Uỷ
ban
dân số
- gia
đình
và trẻ
em.
Phòng

Tài
chính
Phòng
Kế
hoạch
Kinh
tế
Phòng
Địa
chính-
nhà
đất-
Đô thị
Phòng
Thanh
tra
Quận
Chủ tịch
P Chủ tịch 2
Chánh văn phòng
Phó văn phòng 1
Phó văn phòng 2
Phòng tài vụ
Bộ
phận
th ký
tổng
hợp.
Bộ
phận

văn
th lu
trữ.
Cải
cách
hành
chính
một
cửa.
Bộ
phận
tiếp
dân
Tổ
bảo
vệ và
lái
Tổ lễ
tân
Bộ
phận
vi
tính
2. Cơ cấu tổ chức.
Thực hiện Quyết định số 64/2001/QĐ-UB ngày 16/8/2001 của UBND Thành
phố về việc thành lập các phòng ban chuyên môn thuộc UBND Quận, Huyện.
Ngày 12/12/2001 UBND Quận đã có quyết định số 1678/QĐ-UB về việc
thành lập Ban chỉ đạo để thực hiện Quyết định số 64/2001/QĐ-UB của Thành phố
Hà Nội về việc sắp xếp và thành lập các phòng ban chuyên môn của Quận Đống Đa.
Hiện nay Quận có 10 phòng ban chuyên môn thực hiện chức năng nhiệm vụ

theo Quyết định số 92/2001/QĐ-UB ngày 23/10/2001 của UBND Thành phố Hà
Nội. Sau đây là cac phòng ban đã đợc thành lập :
1- Văn phòng HĐND & UBND Quận : Thực hiện nhiệm vụ hành chính, tổng
hợp và tham mu các lĩnh vực đợc UBND Quận giao, quản lý các cơ sở vật chất của
cơ quan, dự thảo các văn bản của UBND Quận, tổ chức Hội nghị, đôn đốc các đơn
vị cấp dới thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết của HĐND & UBND Quận, thực hiện
công tác văn th, lu trữ, công tác thi đua khen thởng, tôn giáo, t pháp.
2- Phòng tổ chức chính quyền : thực hiện chức năng tham mu giúp việc cho
HĐND & UBND Quận vvề các việc: Tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ, công chức
theo phân cấp của Thành phố, địa giới hành chính, cải cách hành chính. Thực hiện
nhiệm vụ giúp UBND Quận thành lập, giải thể các tổ chức thuộc thẩm quyền. Tổ
chức các cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND, UBND các cấp. Xây dựng
đề án phân vạch địa giới hành chính, thực hiện quản lý cán bộ, công chức bao gồm
các việc xem xét điều động, thuyên chuyển, tiếp nhận, bố trí sử dụng cán bộ. Làm
các thủ tục bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo, quản lý hồ sơ, giải quyết chế độ chế độ chính
sách đối với cán bộ công chức, công tác đào tạo bồi dỡng cán hàng năm thuộc thẩm
quyền quản lý của UBND Quận. Tiếp nhận xem xét giải quyết các đơn th khiếu nại
11
Tổ thi
đua
khen
thởng
của cán bộ công chức và công dân về lĩnh vực công tác thuộc trách nhiệm của
phòng.
3- Phòng tài chính : Thực hiện chức năg quản lý thu, chi ngân sách của Quận
đồng thời có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch thu chi ngân sách trong năm trình HĐND
phê duyệt. Tham mu cho HĐND & UBND Quận điều hành ngân sách theo Luật
ngân sách của Nhà nớc, chính sách chế độ và dự toán đã đợc phê duyệt. Tổ chức
thực thi theo quy định của Nhà nớc và Thành phố về quản lý hành chính, ngân sách,
kế toán, tổng hợp theo dõi quản lý tài sản Nhà nớc tại các cơ quan hành chính sự

nghiệp thuộc Quận, tham gia hội đồng đền bù giải phóng mặt bằng của Quận.
4- Phòng Lao động Thơng binh xã hội : Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn
hạn về lĩnh vực lao động và chính trị xã hội trình UBND Quận phê duyệt. Tổ chức
thực hiện và kiểm tra việc thực hiện thẩm quyền các chính sách, chế độ với thơng
binh, gia đình liệt sĩ, ngời và gia đình có công với cách mạng, quân nhân phục viên,
chuyên ngành, ngời tàn tật, trẻ mồ côi, ngời già không có thân nhân chăm sóc, ngời
gặp khó khăn hiểm nghèo, các nạn nhân chiến tranh và các đối tợng xã hội khác cần
có sự trợ giúp của Nhà nớc. Kiểm tra việc thực hiện chế độ Bảo hiểm xã hội, phối
hợp chỉ đạo chơng trình phòng chống tệ nạn xã hội. Bồi dỡng nghiệp vụ chuyên môn
cho đội ngũ cán bộ làm công tác Lao động, Thơng binh xã hội trên địa bàn Quận.
5- Phòng Giáo dục - Đào tạo : Thực hiện chức năng quản lý Nhà nớc đối với các
Trờng công lập, ngoài công lập, tổ chức thực hiện chế độ tuyển sinh đối với các Tr-
ờng theo phân cấp và các quy định hiện hành, xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển sự nghiệp giáo dục địa phơng.
6- Phòng Văn hoá thông tin Thể dục thể thao : Xây dựng và tổng hợp kế
hoạch
phát triển sự nghiệp văn hoá thông tin thể dục thể thao trên địa bàn, theo dõi kiểm
tra, đôn đốc thực hiện kế hoạch đã đợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
7- Phòng Kế hoạch - Kinh tế : Xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn
và kế hoạch hàng năm về phát triển tổng thể các mặt kinh tế, văn hoá, xã hội, kế
hoạch đầu t, dự án đầu t. Xây dựng bằng nguồn vốn Nhà nớc do Quận quản lý, xây
dựng quy hoạch kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thơng
nghiệp dịch vụ.
8- Phòng Địa chính - Nhà đất và Đô thị : Lập kế hoạch hàng năm về xây dựng và
sửa chữa các công trình công cộng, cơ sở hạ tầng kỹ thuật tại địa phơng, kế hoạch sử
12
dụng đất, nhà ở, quản lý chất lợng công trình xây dựng đối với dự án do UBND
Quận quyết định đầu t. Tham mu quản lý UBND Quận thực hiện công tác quản lý
và cấp phép xây dựng theo quy định và phân cấp của Thành phố.
9- Uỷ ban dân số Gia đình trẻ em : Xây dựng kế hoạch 5 năm, hàng năm, ch-

ơng trình mục tiêu, các dự án về dân số, gia đình và trẻ em trên địa bàn Quận và tổ
chức thực hiện, kiểm tra khi kế hoạch đợc phê duyệt. Giải quyết đơn th khiếu nại, tố
cáo của công dân về lĩnh vực dân số, gia đình và trẻ em thuộc thẩm quyền. Tổ chức
thu thập, lu trữ và phổ biến thông tin về dân số, gia đình và trẻ em phục vụ quản lý,
điều phối chơng trình dân số, gia đình và trẻ em ở Quận đồng thời thực hiện chế độ
báo cáo định kỳ về Uỷ ban dân số Gia đình và trẻ em Thành phố.
10- Phòng Thanh tra Quận : Chỉ đạo, hớng dẫn công tác tổ chức, nghiệp vụ
thanh tra đối với UBND xã, phờng. Thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật,
nhiệm vụ, kế hoạch Nhà nớc của Trởng phòng, ban, Chủ tịch UBND xã, phờng.
Kiến nghị Chủ tịch UBND Quận giải quyết khiếu nại, đơn tố cáo và những vấn đề về
công tác thanh tra, trong trờng hợp kiến nghị không đợc chấp nhận thì có quyền bảo
lu và báo cáo Chánh thanh tra Thành phố giải quyết.
Ngoài các phòng ban nêu trên còn có các đơn vị sự nghiệp trực thuộc sau :
- Ban quản lý dự án Quận.
- Thanh tra xây dựng của Quận.
- Trung tâm dạy nghề.
- Trung tâm bồi dỡng chính trị.
- Trung tâm thể dục thể thao.
- Nhà văn hoá thanh niên.
- Trung tâm bơi lội thể thao Thái Hà.
- Ban quản lý chợ Đống Đa.
- Ban quản lý công viên Đống Đa.
Các đơn vị sự nghiệp giáo dục gồm các Trờng : Mầm non, tiểu học, THCS, Bổ
túc văn hoá số3, Trung tâm giáo dục thờng xuyên, Trờng bán công Đống Đa.
Chơng ii
Cơ sở lý thuyết
13
I . KháI niệm của công tác văn th.
1.Khái niệm:
Công tác văn th là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho

việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan
Nhà nớc, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị Xã hội, các đơn vị vũ trang nhân
dân .
2.Vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác văn th:
a.Vai trò, vị trí của công tác văn th:
Công tác văn th có vai trò rất quan trọng của bộ máy quản lý nối chung. Nó
gắn liền với hoạt động của các cơ quan, đợc xem nh một bộ phần hoạt động quản lý
Nhà nớc, có ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng quản lý Nhà nớc.Tại Nghị định 142/CP
kèm theo đIều lệ về công tác văn th giấy tờ và công tác lu trữ ban hành ngày
28/9/1963 đã viết: Công văn giấy tờ là một trong những phơng tiện cần thiết trong
hoạt động của Nhà nớc.
Công tác văn th là một trong những khâu của văn phòng, có vị trí hết sức
quan trọng để góp phần vào hoạt động của cơ quan, đơn vị có nề nếp khoa học, có
hiệu lực và hiệu quả cao . Nó là sợi dây truyền nối liền cấp trên với cấp dới, cơ quan
này với cơ quan khác, để đảm bảo các hoạt động thông tin chính thống cho cơ quan
và với các cơ quan khác.
b.ý nghĩa của công tác văn th :
Đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết bằng
văn bản để truyền đạt phổ biến những thông tin mang tính pháp lý nhằm phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nớc, đơn vị nói chung.
Góp phần giải quyết các công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, năng
suất, chất lợng, đúng chính sách và đúng chế độ của pháp luật, giữ gìn bí mật của cơ
quan.
Đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tàI liệu để làm bằng chứng pháp lý chứng
minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực và tạo đIều kiện làm tốt công
tác lu trữ. Đồng thời còn sử dụng nghiên cứu lâu dài và là nguồn tài liệu nộp vào lu
trữ Quốc gia.
3. Nhiệm vụ của công tác văn th:
14
Theo Nghị định của Chính phủ số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công

tác văn th đã quy định các công việc cụ thể sau:
- Xây dựng và ban hành văn bản
- Tổ chức quản lý văn bản.
+ Tổ chức quản lý văn bản đến.
+ Tổ chức quản lý văn bản đi
+Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lu trữ hiện hành của cơ quan.
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
II. Nội dung của công tác văn th.
1.Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi.
a.Khái niệm văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, điều hành
công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình đợc gửi đến các đối tợng
có liên
quan gọi là văn bản đi.
Văn bản đi gồm các loại sau: - Văn bản quy phạm pháp luật.
- Văn bản thông thờng.
- Th công do lãnh đạo cơ quan viết cho các đối t-
ợng liên quan cũng nhằm thực thi công vụ.
b. Quy trình quản lý văn ban đi:
- Xây dựng bao gồm: Soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy và in văn
bản,
ghi số và ngày tháng cho văn bản, xem lại thể thức văn bản, trình ký và đóng dấu
của cơ quan.
- Ban hành văn bản bao gồm: đăng ký văn bản vào sổ, bao gói (bằng phong bì),
ghi các thông tin trên phong bì (địa chỉ cơ quan, địa chỉ gửi văn bản và các ký
hiệukèm theo nếu cần VD: Mật (A),Khẩn ), chuyển giao văn bản đi.
Mẫu sổ chuyển giao tài liệu đánh máy:
Cột 1: Số thứ tự. Cột 6: Ngời đánh máy.
Cột 2: Ngày tháng văn bản. Cột 7: Ngày trả văn bản.
15

Cột 3: Họ tên ngời giao văn bản. Cột 8: Ghi chú.
Cột 4: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
Cột 5: Số lợng bản đánh máy.
Mẫu sổ đăng kývăn bản đi:
Cột 1:Số thứ tự Cột 5: Nơi nhận văn bản
Cột 2: Số và ký hiệu văn bản. Cột 6: Số lợng văn bản.
Cột 3: Ngày tháng văn bản. Cột 7: Đơn vị hoặc ngời lu văn bản.
Cột 4: Tên loại và trích yếu nội dung. Cột 8: Ghi chú.
2. Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến.
a. Khái niệm văn bản đến:
Văn bản đến là tất cả văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng nhiều đờng, do
ngời đi công tác mang về, gửi trực tiếp, hoặc qua đờng bu điện . để cơ quan mình
biết và thực hiện.
b.Quy trình quản lý văn bản đến:
- Tiếp nhận văn bản đến.
- Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
Mẫu dấu đến đợc quy định nh sau:
- Đăng ký vào sổ văn bản đến.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:
1, Số đến 4, Số và ký hiệu văn bản. 7, Lu hồ sơ số
2,Ngày đến. 5, Ngày tháng văn bản. 8, Nơi nhận, ngời nhận.
3, Nơi gửi văn bản. 6, Tên loại và trích yếu nội dung. 9, Ký nhận
10, Ghi số.

- Trình văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến.
- Sao văn bản đến.
16
Số đến:

Ngày đến:
Chuyển:
Lu hồ sơ số: