Quản lý hoạt động bán hàng của công ty Tomato docx

BÁO CÁO
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ
THỐNG TOMATO
Báo cáo PTTKHTTT
MỤC LỤC
Nhóm 6
2
Báo cáo PTTKHTTT
LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước chúng ta từng ngày thay đổi diện mạo theo nhịp độ của cuộc sống
đổi mới với sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá toàn diện. Chúng ta đang
sống trong thời đại bùng nổ của công nghệ thông tin trong nền kinh tế tri thức.
Bước sang một thiên niên kỷ mới với sự phát triển không ngừng về mọi mặt, công
nghệ thông tin đã trở thành một phần quan trọng của cuộc sống. Và bất cứ hình
thức kinh tế, chính trị hay nghệ thuật nào cũng cần sự góp mặt của công nghệ
thông tin. Sự có mặt và phát triển của lĩnh vực công nghệ thông tin đã chứng tỏ sức
sống mạnh mẽ của tiến trình đổi mới.
Việc quản lý hoạt động bán hàng ở các cửa hàng hay các công ty ngày nay
đang là một vấn đề cần được quan tâm. Quản lý hoạt động bán hàng bằng sổ sách
là một vấn đề truyền thống mà chúng ta thường hay sử dụng. Nhưng nó cũng đem
lại cho ta không ít phức tạp trong việc nhập hàng, xuất hàng,… .Ngoài ra còn có
sai sót mà chúng ta không thể tránh khỏi được. Chính vì vậy chúng tôi giới thiệu
một mô hình “quản lý hoạt động bán hàng của công ty Tomato” áp dụng công
nghệ thông tin để đem lại những hiệu quả và thuận tiện cho khách hàng và người
quản lý.
Nhóm 6
3
Báo cáo PTTKHTTT
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian học tập và tiếp thu kiến thức tại trường, hơn một tháng nghiên
cứu và thực hiện báo cáo. Với sự cố gắng, nỗ lực của mình và sự giúp đỡ của các

thầy cô và các bạn chúng em đã hoàn thành bài báo cáo của mình. Do kiến thức và
thời gian còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót, chúng em
rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để bài báo cáo được
hoàn thiện hơn.
Chúng em xin cảm ơn cô Nguyễn Minh Hiền đã tạo điểu kiện cho chúng
em được học tập, trau dồi kiến thức và thực hiện ý tưởng để chúng em hoàn thành
bài báo cáo một cách đúng thời hạn.
Nhóm 6
4
Báo cáo PTTKHTTT
I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
CÔNG TY TOMATO
1. Nhiệm vụ và mục tiêu
a. Nhiệm vụ:
- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức công ty Tomato.
- Khảo sát tình hình thực tế của công ty Tomato.
- Áp dụng các kiến thức về cơ sở dữ liệu, phân tích thiết kế hệ thống thông tin
quản lý.
b. Mục tiêu:
- Tìm hiểu nghiên cứu bài toán phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý
hoạt động bán hàng. Từ đó phân tích hệ thống quản lý hoạt động bán hàng cho
công ty Tomato nhằm đảm bảo cho quá trình quản lý bán hàng thuận tiện nhất
2. Khảo sát hiện trạng
Hoạt động bán hàng của công ty Tomato như sau:
- Quản lý thông tin khách hàng: thêm mới, sửa chữa, xoá bỏ thông tin về
khách hàng. Các thông tin về khách hàng bao gồm: số hiệu khách hàng, họ tên
khách hàng, địa chỉ, điện thoại liên hệ, các đặc điểm khác. Tất cả các
thông tin về khách hàng đều được lưu trữ lại.
- Quản lý thông tin hàng: thêm mới hàng khi hàng được đưa về, sửa các
thông tin về hàng khi cần thiết và xoá thông tin về hàng khi không còn kinh

doanh nữa. Các thông tin về hàng bao gồm: mã hàng, tên hàng, mô tả hàng, thời
gian bảo hành, nhà sản xuất, số lượng hiện có. Những thông tin về hàng được
nhân viên quản lý kho hàng cung cấp khi hàng được chuyển đến kho.
- Việc bán hàng của công ty được thực hiện như sau: Khi khách hàng muốn
mua hàng, họ gửi cho công ty một phiếu đặt hàng. Trên phiếu đặt hàng có các
thông tin về các mặt hàng mà họ muốn mua cũng như các thông tin về chính họ.
Khi nhận được phiếu đặt hàng của khách thì công ty thực hiện kiểm tra các mặt
hàng mà khách yêu cầu. Nếu mặt hàng mà khách yêu cầu không có bán tại công
ty hoặc đã hết hàng thì đưa ra một thông báo từ chối bán hàng. Nếu các yêu cầu
của khách được đáp ứng thì viết hoá đơn gửi cho khách hàng để họ thanh toán
Nhóm 6
5
Báo cáo PTTKHTTT
và lưu lại bản sao của hoá đơn. Khi khách hàng đã thanh toán xong thì xác nhận
đã thanh toán vào hoá đơn và chuyển hoá đơn này cho bộ phận xuất và
chuyển hàng. Bộ phận này xuất hàng theo hoá đơn đã nhận được. Nếu khách
nhận hàng trực tiếp tại công ty thì hàng được giao ngay cho khách. Nếu cần
phải chuyển hàng tới địa chỉ của khách, bộ phận này lập một phiếu chuyển hàng
gửi cho nhân viên chuyển hàng. Nhân viên chuyển hàng thực hiện chuyển
hàng cho khách theo phiếu chuyển nhận được. Khi chuyển hàng xong thì báo
cáo lại cho công ty biết đã chuyển thành công. Phiếu chuyển hàng được lưu trữ
lại. Các thông tin trên hoá đơn gồm: số hoá đơn, số hiệu khách hàng, họ tên
khách hàng, địa chỉ khách, điện thoại liên hệ, ngày lập hoá đơn, người lập hoá
đơn, tổng số tiền cần thanh toán, đã thanh toán hay chưa, ghi chú và các thông
tin chi tiết về hàng bán bao gồm {mã hàng, tên hàng, mô tả mặt hàng, số lượng,
đơn giá}. Các thông tin trên phiếu chuyển hàng bao gồm: số phiếu chuyển, số
hoá đơn, số hiệu người chuyển hàng, ngày chuyển, tình trạng chuyển. Mỗi hoá
đơn có một và chỉ một phiếu chuyển hàng. Mỗi phiếu chuyển hàng do một nhân
viên chuyển hàng phụ trách. Một nhân viên có thể phụ trách nhiều phiếu chuyển
hàng.

- Để theo dõi và quản lý nhân viên chuyển hàng công ty có một danh sách
các nhân viên chuyển hàng. Việc quản lý này được thực hiện bằng cách thêm
mới vào danh sách khi có nhân viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin khi có
những biến đổi xảy ra và xóa bỏ nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị sa thải.
Các thông tin về nhân viên chuyển hàng gồm: số hiệu người chuyển hàng, họ
tên, địa chỉ, điện thoại liên hệ, các mô tả khác. Ngoài ra, để tiện theo dõi việc
kinh doanh của công ty, hàng tháng công ty lập các báo cáo gửi cho ban giám
đốc về doanh thu trong tháng, mặt hàng đã bán ra, hàng tồn kho để ban giám
đốc có các biện pháp điều chỉnh.
Nhóm 6
6
Báo cáo PTTKHTTT
II. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống
Nhóm 6
Quản lý
khách hàng
Quản lý nhân
viên
Bán hàng
Quản lý
mặt hàng
Thêm mới
thông tin
Sửa chữa
thông tin
Xóa bỏ
thông tin
Lưu lại
thông tin

Tiếp nhận
phiếu đặt hàng
Kiểm tra
mặt hàng
Thông báo
Viết hóa đơn
Báo cáo
Báo cáo
doanh thu
Báo cáo
tình trạng
hàng
Thêm mới
thông tin
Sửa
thông tin
Xóa
thông tin
Thêm mới
nhân viên
Sửa
thông tin
Xóa bỏ
nhân viên
Xác nhận
thanh toán
Xuất và
chuyển hàng
Quản lý bán hàng
Sao lưu

7
Báo cáo PTTKHTTT
Hoạt động bán hàng của công ty Tomato gồm các chức năng chính sau đây:
Quản lý khách hàng
Quản lý mặt hàng
Bán hàng
Quản lý nhân viên
Báo cáo
Chức năng quản lý khách hàng
- Thêm mới thông tin: Thêm mới thông tin khách hàng khi khách hàng lần đầu
tiên đến đặt hàng hoặc mua hàng.
- Sửa chữa thông tin: Sửa thông tin khách hàng khi khách khi khách hàng có
thay đổi thông tin: địa chỉ nhận hàng, số điện thoại,…
- Xóa bỏ thông tin: Xóa bỏ thông tin khách hàng.
- Lưu trữ thông tin: Lưu trữ thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu.
Chức năng quản lý mặt hàng
- Thêm mới thông tin: Thêm mới mặt hàng khi hàng được đưa về.
- Sửa thông tin: Sửa các thông tin về hàng khi cần thiết.
- Xóa thông tin: Xóa thông tin về hàng khi không còn kinh doanh mặt hàng đó
nữa.
Chức năng bán hàng
- Tiếp nhận phiếu đặt hàng: Tiếp nhận phiếu đặt hàng từ khách hàng khi khách
hàng đến mua hàng hoặc đặt hàng tại công ty.
- Kiểm tra mặt hàng: Khi nhận được phiếu đặt hàng của khách thì bộ phận kiểm
tra mặt hàng phải kiểm tra mặt hàng mà khách yêu cầu còn hay hết.
- Thông báo: Thông báo còn hàng hay hết hàng. Nếu hết hàng thì thông báo từ
chối bán hàng.
- Viết hóa đơn: Khi khách hàng mua hàng thì viết hóa đơn cho khách hàng để
khách hàng thanh toán.
- Xác nhận thanh toán: Khi khách hàng đã thanh toán xong thì xác nhận thanh

toán và chuyển hóa đơn cho bộ phận xuất hàng và chuyển hàng.
Nhóm 6
8
Báo cáo PTTKHTTT
- Xuất và chuyển hàng: Xuất hàng theo hóa đơn nhận được, có thể giao ngay
cho khách hàng hoặc chuyển hàng tới địa chỉ của khách
- Sao lưu: Lưu lại bản sao của hóa đơn, lưu trữ phiếu chuyển hàng.
Chức năng quản lý nhân viên
- Thêm mới nhân viên: thêm nhân viên vào danh sách khi được tuyển.
- Sửa đổi thông tin: Sửa đổi thông tin nhân viên khi có thay đổi: Thông tin cá
nhân, điện thoại…
- Xóa bỏ nhân viên: Xóa bỏ nhân viên khi kết thúc hợp đồng hoặc bị xa thải.
Chức năng báo cáo
- Báo cáo doanh thu: lập báo cáo doanh thu hàng tháng rồi gửi cho ban giám
đốc xem xét.
- Báo cáo tình trạng hàng: Báo cao cho ban giám đốc tình trạng các mặt hàng
đã xuất bao nhiêu? Còn tồn lại bao nhiêu? Để ban giám đốc lên kế hoạch và
có biện pháp điều chỉnh.
Nhóm 6
9
Phiếu đặt hàng
Doanh thu
Báo cáo PTTKHTTT
2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Chức năng chính: Quản lý bán hàng
Các đối tác: Khách hàng, nhà cung cấp, ban lãnh đạo
Nhóm 6
10
Kế hoạch
Quản lý bán

hàng
Khách hàng
Ban giám đốc
Hóa đơn + phiếu đặt hàng
Báo cáo PTTKHTTT
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Nhóm 6
Hàng đã xuất, hàng tồn kho
Thanh toán
Kế hoạch
Doanh thu
Hàng đã được chuyển
Địa chỉ chuyển hàng
Hàng
Mặt
hàng
đã đặt
Phiếu chuyển hàng
Hồ sơ khách hàng
Thông tin khách hàng
Thông
tin về
hàng
Danh
sách
hàng
Hóa đơn thanh toán
Phiếu đặt hàng
Khách hàng
Quản lý

khách
hàng
Bán
hàng
Quản lý
mặt
hàng
Báo cáo
Quản lý
nhân
viên
Phiếu chuyển hàng
Ban giám đốc
Hóa đơn
11
Báo cáo PTTKHTTT
4. Mô hình thực thể liên kết của hệ thống
Các thực thể và định danh
Khách hàng (Số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, email).
Mặt hàng (Mã hàng, tên hàng, thời gian bảo hành, nhà sản xuất, số lượng hiện có,
ngày sản xuất).
Phiếu đặt hàng (Mã phiếu, tên hàng, nhà sản xuất, số lượng, tên khách hàng, địa
chỉ, điện thoại).
Hóa đơn (Số hóa đơn, số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại,
ngày lập hóa đơn, tống số tiền thanh toán, biên nhận thanh toán, ghi
chú, thông tin chi tiết về hàng).
Phiếu chuyển hàng (Số phiếu chuyển, số hóa đơn, số hiệu nhân viên, ngày
chuyển, tình trạng chuyển).
Nhân viên chuyển hàng (Số hiệu nhân viên, họ tên, địa chỉ, điện thoại, email,
ngày sinh, chiều cao, cân nặng).

Nhóm 6
12
Báo cáo PTTKHTTT
Liên kết giữa các thực thể
Nhóm 6
Khách hàng
Số hiệu khách hàng
Họ tên khách hàng
Địa chỉ
Điện thoại
Email
Mặt hàng
Mã hàng
Tên hàng
Thời gian bảo hành
Nhà sản xuất
Số lượng hiện có
Ngày sản xuất
Phiếu đặt hàng
Mã phiếu
Tên hàng
Nhà sản xuất
Số lượng
Tên khách hàng
Địa chỉ
Điện thoại
Phiếu chuyển
hàng
Số phiếu chuyển
Số hóa đơn

Số hiệu nhân viên
Ngày chuyển
Tình trạng chuyển
Nhân viên
chuyển hàng
Số hiệu nhân viên
Họ tên
Địa chỉ
Điện thoại
Email
Ngày sinh
Chiều cao
Cân nặng
Hóa đơn
Số hóa đơn
Số hiệu khách hàng
Họ tên khách hàng
Địa chỉ
Điện thoại
Ngày lập hóa đơn
Tống số tiền thanh toán
Biên nhận thanh toán
Ghi chú
Thông tin chi tiết về hàng
13
Báo cáo PTTKHTTT
5. Chuyển mô hình liên kết thực thể sang các bản ghi logic
Khách hàng (Số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, email).
Mặt hàng (Mã hàng, tên hàng, thời gian bảo hành, nhà sản xuất, số lượng hiện có,
ngày sản xuất, Số hóa đơn, Mã phiếu ).

Phiếu đặt hàng (Mã phiếu, tên hàng, nhà sản xuất, số lượng, tên khách hàng, địa
chỉ, điện thoại, Số hiệu khách hàng).
Hóa đơn (Số hóa đơn, Số hiệu khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại,
ngày lập hóa đơn, tống số tiền thanh toán, biên nhận thanh toán, ghi
chú, thông tin chi tiết về hàng).
Phiếu chuyển hàng (Số phiếu chuyển, số hóa đơn, số hiệu nhân viên, ngày
chuyển, tình trạng chuyển).
Nhân viên chuyển hàng (Số hiệu nhân viên, họ tên, địa chỉ, điện thoại, email,
ngày sinh, chiều cao, cân nặng).
Nhóm 6
14
Báo cáo PTTKHTTT
KẾT LUẬN
Trong bài báo cáo này chúng em đã khảo sát hiện trạng hệ thống quản lý bán hàng
Công ty Tomato và đã vẽ:
• Biểu đồ phân cấp chức năng
• Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh và mức đỉnh
• Mô hình thực thể liên kết E/A của hệ thống
• Chuyển đổi mô hình thực thể liên kết E/A thành các bản ghi logic.
Nhóm 6
15