Một số giải pháp phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty kepler logistics việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
VIỆN KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ
-----🙞🙞🙞🙞🙞-----

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Chuyên ngành: Kinh tế đối ngoại

MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HOẠT
ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY
KEPLER LOGISTICS VIỆT NAM

Giảng viên hướng dẫn

: ThS. Nguyễn Thị Yến

Hà Nội, tháng 6 năm 2021


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU

1

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KEPLER LOGISTICS VIỆT NAM

3

1.1. Giới thiệu về Công ty Kepler Logistics Việt Nam

3

1.1.1.Thơng tin chung

3

1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:

3

1.2. Lĩnh vực hoạt động

4

1.3. Cơ cấu tổ chức

5

1.4. Kết quả kinh doanh

8

PHẦN 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HỐ NHẬP KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY KEPLER LOGISTICS VIỆT NAM
11
2.1. Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Cơng ty Kepler
Logistics Việt Nam
11
2.1.1. Tình hình thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Cơng
ty Kepler Logistics Việt Nam
11

2.1.2. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Cơng ty Công ty Kepler
Logistics Việt Nam
13
2.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại
Công ty Kepler Logistics Việt Nam
2.2. Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Kepler
Logistics Việt Nam

21
23

2.2.1. Ưu điểm

23

2.2.2. Hạn chế

25

2.2.3. Nguyên nhân của hạn chế

26

PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HỒN THIỆN QUY TRÌNHGIAO NHẬN
HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẢNG ĐƯỜNG BIỂN CÔNG TY KEPLER LOGISTICS VIỆT
NAM
29
3.1. Định hướng phát triển của Công ty Kepler Logistics Việt Nam

29

3.2. Giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Cơng ty
Kepler Logistics Việt Nam
30
KẾT LUẬN

36

TÀI LIỆU THAM KHẢO

37


LỜI MỞ ĐẦU
Trong xu thế tồn cầu hóa quốc tế hiện nay, tính phụ thuộc lẫn nhau về kinh
tế và thương mại giữa các khu vực, quốc gia ngày càng sâu sắc. Việt Nam đã và
đang không ngừng cố gắng đẩy mạnh quá trình giao lưu kinh tế, nối liền các hoạt
động kinh tế giữa các khu vực trong và ngồi nước. Trong bối cảnh đó, hoạt động
kinh doanh xuất nhập khẩu đã thể hiện rõ vai trò quan trọng, là động lực thúc đẩy
kinh tế đất nước phát triển theo đúng nền kinh tế thị trường định hướng Xã hội chủ
nghĩa mà nhà nước ta đã vạch ra.
Xuất nhập khẩu cho phép phát huy tối đa nguồn nhân lực trong nước đồng
thời tranh thủ học hỏi cái hay, cái tiến bộ của thế giới. Nhưng nếu xuất nhập khẩu
mà thiếu kinh nghiệm cũng như chuyên môn về việc vận chuyển hàng hóa xuất
nhập khẩu sẽ gây thiệt hại vơ cùng lớn. Bên cạnh đó các doanh nghiệp thường
khơng dễ tiếp cận với các hãng tàu nên dịch vụ giao nhận vận tải ra đời để đáp ứng
nhu cầu vận chuyển hàng hóa.
Việc phát triển nhanh chóng của dịch vụ giao nhận giúp các doanh nghiệp
khơng cịn phải lo các giấy tờ, thủ tục mà thay vào đó cơng việc này được giao cho
các nhà giao nhận chuyên nghiệp với những kỹ năng được đào tạo bài bản cùng hệ

thống các mối quan hệ rộng rãi, giúp cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa được diễn
ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Qua đó thì việc hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là
rất quan trọng đối với một công ty vận tải trong việc tạo ra mối quan hệ giữa người
cung cấp và người thuê vận chuyển.
Nhận thấy được tầm quan trọng của vấn đề này cũng như mong muốn học
hỏi để nâng cao kiến thức và góp phần vào sự phát triển của cơng ty, của đất nước,
em đã nghiên cứu và chọn đề tài “Thực trạng hoạt động và giải pháp hồn thiện quy
trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Cơng ty Kepler Logistics
Việt Nam” để làm Báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.


Ngoài lời mở đầu, kết thúc, danh mục bảng biểu, bài báo cáo gồm 3 phần:
Phần 1: Tổng quan về công ty Kepler Logistics Việt Nam.
Phần 2: Hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của cơng ty.
Phần 3: Đề xuất tối ưu quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
của cơng ty.
Em xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn - ThS. Nguyễn Thị Yến
đã giúp đỡ em thực hiện báo cáo này. Trong quá trình viết bài, dù đã rất cố gắng
nhưng chắc chắn em không thể tránh khỏi những sai sót, kính mong được cơ góp ý
để em có thể hoàn thiện hơn bài báo cáo này.


PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KEPLER
LOGISTICS VIỆT NAM
1.1.

Giới thiệu về Công ty Kepler Logistics Việt Nam
1.1.1.Thông tin chung

Chú ý format tồn bài nhé
Tên cơng ty: CƠNG TY KEPLER LOGISTICS VIỆT NAM.
Tên giao dịch: KEPLER TRANSPORT LOGISTICS JOINT STOCK COMPANY.
Tên viết tắt: KEPLER LOGISTICS JSC.
Trụ sở chính: Số 3, ngách 111/21, đường Giáp Bát, Phường Giáp Bát, Quận Hoàng
Mai, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Văn Phòng Hà Nội: Tầng 6, 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hòa, Quận Cầu
Giấy, Hà Nội
Điện thoại: (84-4) 3221 6225
Fax: (84-4) 3856 7425
Email:
Mã số thuế: 0106931418
Giám đốc điều hành: Bà Cao Thị Thu Hiền
Thành lập ngày 10 tháng 08 năm 2015 theo giấy phép số 0106931418 do Sở kế
hoạch và đầu tư Hà Nội cấp.
1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:
Năm 2015, thành lập công ty Kepler Logistics Việt Nam
Năm 2017, thành lập chi nhánh tại Thành phố Hải Phòng
Năm 2018, thành lập chi nhánh tại Thành phố Đà Nẵng


Năm 2019, thành lập chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh
1.2.

Lĩnh vực hoạt động

Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác ở trong và ngoài nước để tổ chức chuyên
chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu,...
- Nhận uỷ thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê và cho thuê kho bãi, lưu
cước,...bằng các hợp đồng trọn gói (door to door) và thực hiện các dịch vụ khác có

liên quan đến hàng hóa như việc thu gom, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất nhập khẩu,
làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao nhận hàng hóa đó cho người
chuyên chở để tiếp tục chuyển đến nơi quy định.
- Dịch vụ về tư vấn về các vấn đề giao nhận, vận tải, kho hàng, hải quan, chứng từ
và các vấn đề khác có liên quan.
- Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu.
- Tiến hành làm các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu hàng
hóa quá cảnh, tạm nhập tái xuất qua lãnh thổ Việt Nam và ngược lại.
- Làm đại lý cho các hãng tàu, hãng vận tải nước ngoài và làm cơng tác phục vụ cho
tàu biển của nước ngồi vào cảng Việt Nam.
- Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong các lĩnh vực
giao nhận, vận chuyển, kho bãi, thuê tàu.
- Vận tải quốc tế đường hàng không.
- Vận tải quốc tế đường biển.
- Hàng quá cảnh đường bộ - đường sông.
- Vận chuyển hàng dự án
- Các dịch vụ "đại lý" khác.


1.3.

Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của công ty Kepler Logistics Việt Nam
Nguồn?????
Như sơ đồ trên, ta thấy cơ cấu tổ chức của công ty là một hệ thống được liên kết
chặt chẽ. Đứng đầu công ty là Giám đốc, dưới là Phó Giám đốc và dưới là các
phịng, bộ phận. Nhìn chung cơng ty được tổ chức theo mơ hình kinh doanh rộng.
Giám đốc
Điều hành trực tiếp hoạt động của công ty, đại diện cho công ty và chịu trách nhiệm

trực tiếp về mặt pháp lý theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện việc điều hành quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty, lập kế
hoạch, đề ra mục tiêu cần đạt được của cơng ty.
- Cụ thể hóa các đường lối và chính sách hoạt động, trực tiếp kí kết hợp đồng với
đối tác.


Phó giám đốc
- Thực hiện chỉ đạo của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc
được giao.
- Trong trường hợp giám đốc vắng mặt thì phó giám đốc là người thay mặt giám
đốc điều hành mọi hoạt động của công ty.
- Giúp giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng, các công ty đối tác
và các cơ quan quản lý chuyên ngành.
- Cập nhật thông tin và tham mưu cho giám đốc và các kế hoạch kinh doanh. Chịu
trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh với giám đốc.
Phịng kinh doanh
- Nghiên cứu, khảo sát thị trường, chủ động tìm kiếm khách hàng mới.
- Chịu trách nhiệm giao dịch, ký kết hợp đồng ngoại thương xuất nhập khẩu của
công ty.
- Tư vấn và chăm sóc khách hàng.
Bộ phận chứng từ – Phòng xuất nhập khẩu
- Nhận các chứng từ và hợp đồng có liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu của
khách hàng từ phòng kinh doanh, kiểm tra chứng từ, liên hệ khách hàng để xác nhận
và điều chỉnh sai sót trong chứng từ nếu có.
- Lập các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng và các chứng từ khác theo yêu
cầu của khách hàng để xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Thường xun theo dõi q trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để
thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng.
Bộ phận giao nhận – Phòng xuất nhập khẩu

- Trực tiếp tham gia vào quy trình giao nhận, chịu trách nhiệm hồn thành mọi thủ
tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho khách hàng của công ty.


- Lập hồ sơ lưu trữ chứng từ.
Phịng kế tốn
- Theo dõi chi phí phát sinh hàng ngày, làm uỷ nhiệm chi để thanh tốn tiền hàng
cho
các cơng ty trong nước và lệnh chuyển tiền cho cơng ty nước ngồi.
- Xác định các khoản thuế nộp cho nhà nước, lập báo cáo kinh doanh.
- Tư vấn cho giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược tài chính.
Phịng hành chính – nhân sự:
- Điều hành, quản lý các hoạt động hành chính và nhân sự của tồn cơng ty.
- Xây dựng nội quy, chính sách về hành chính và nhân sự.
- Giải quyết thủ tục liên quan đến vấn đề nhân sự, tiền lương (tuyển dụng, hợp đồng
lao động, bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, điều động, kỷ luật,...).
- Quản lý cơng văn, sổ sách hành chính, con dấu và quản lý tài sản, thực hiện công
tác lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu.


1.4.

Kết quả kinh doanh

Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018-2020
Đơn vị: 1.000 VND, %
2019/2018

2020/2019

Chỉ
Tiêu

Năm
2018

Năm
2019

Năm
2020

±Δ

%

±Δ

%

Tổng
Doanh
Thu

3.576.54
1

4.125.36
5

3.215485

548824

15.3%

909880

22.1%

Tổng
Chi Phí

2.311.10
9

2.560.11
9

2.161.16
4

249010

10.8%

398955

15.6%

Lợi
Nhuận

1.265.43
2

1.565.24
6

1.054.32
1

299814

23.7%

510925

32.6%

(Nguồn: Phịng kế tốn)


4500000
4000000
3500000
3000000
2500000
2000000
1500000

1000000
500000
0

2018

2019
Doanh Thu

Chi Phí

2020
Lợi Nhuận

Biểu đồ 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh công ty Kepler Logistics Việt Nam giai
đoạn 2018-2020 (Đơn vị: 1.000 VND)

Nhận xét (ko cần có từ này trong bài)
Qua bảng 1.1 và biểu đồ 1.1 nhận thấy trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2020,
kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty có những điểm nổi bật sau:
Doanh thu
Nhìn chung, doanh thu của cơng ty giai đoạn 2018-2020 dao động mạnh vì ảnh
hưởng của đại dịch Covid-19, điều này là khơng thể tránh khỏi vì đại dịch đã tác
động đến toàn bộ nền kinh tế thế giới. Việc duy trì được các hoạt động của cơng ty
và có lợi nhuận cũng là một thành cơng của cơng ty trong hồn cảnh khó khăn
chung.
- Trong năm 2019 doanh thu tăng 549 triệu đồng, tăng 15,3% so với năm 2018.
- Năm 2019 kinh tế thế giới có nhiều biến động, căng thẳng thương mại và chính trị
Mỹ – Trung quốc leo thang tác động đến cả thương mại, sản xuất và đầu tư. Do đó
nhu cầu giao thương giữa các nước ở các thị trường châu Âu và Mỹ với các công ty

sản xuất, nhập khẩu của Việt Nam giảm mạnh. Tuy nhiên công ty lại nhận được


thêm nhiều hợp đồng vận tải và giao nhận có giá trị lớn từ thị trường Trung Quốc
góp phần làm tăng doanh thu.
- Năm 2020, chịu ảnh hưởng của đại dịch Corona doanh thu của cơng ty sụt giảm
mạnh, ít hơn 910 triệu đồng so với năm 2019, tương đương mức giảm doanh thu
22,1%.
Chi phí
Chi phí hoạt động kinh doanh của năm 2019 tăng so với năm 2018 là 250 triệu
đồng, tăng 10.8% do sự mở rộng của hoạt động kinh doanh và mua thêm vật tư đầu
tư cho công tác giao nhận.
- Trong năm 2020 mặc dù doanh thu sụt giảm mạnh nhưng chi phí hoạt động kinh
doanh của công ty vẫn không giảm nhiều, ở mức giảm 400 triệu (so với 910 triệu
doanh thu sụt giảm). Nguyên nhân là chi phí và giá cước các yếu tố vận hành tăng
lên do nhiều yếu tố khác nhau, trong đó có việc số lượng các nhà cung cấp dịch vụ
giảm xuống vì khơng thể trụ nổi trong tình hình kinh tế khó khăn.

Lợi nhuận
- Năm 2019, lợi nhuận của cơng ty tăng trưởng tốt từ hơn 1,2 tỷ lên 1,5 tỷ, tăng 300
triệu đồng, tương đương 23.7%. Thế nhưng sang đến năm 2020, do ảnh hưởng từ
việc sụt giảm doanh thu như đã nói ở trên thì lợi nhuận của cơng ty cũng đã giảm
32,6% từ 1,5 tỷ xuống cịn hơn 1 tỷ.
- Việc giảm doanh thu do các yếu tố khách quan là khơng thể tránh khỏi nhưng nhìn
chung cơng ty cũng đã có những biện pháp thích ứng với các biến động bên ngoài
khi chuyển dịch các hoạt động làm việc sang hướng online. Nhờ vậy mà Kepler
Logistics vẫn đứng vững trước làn sóng Covid thứ 2 trong 2021 cũng như vụ việc
tắc nghẽn kênh đào Suez do tàu Ever Green chắn ngang hồi đầu tháng 3.

PHẦN 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HỐ NHẬP
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY KEPLER LOGISTICS VIỆT
NAM
1.

2.1. Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa
nhập khẩu bằng đường biển tại Cơng ty Kepler
Logistics Việt Nam

2.1.1. Tình hình thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
bằng đường biển tại Công ty Kepler Logistics Việt Nam
Phần này cần số liệu liên quan đến:

-

Giá trị hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển?
Thị trường nhập khẩu?
Nếu có thể cần thêm cơ cấu các mặt hàng (container hay hàng lẻ,….)

Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường
biển của cơng ty giai đoạn 2018-2020
Đơn vị: 1.000 VND, %
Chỉ

Năm

Năm

Năm

2019/2018

2020/2019


Tiêu

Tổng
Lơ
Hàng

Lợi
Nhuận

2018
Tổng lơ
hàng là
số lượng
hay giá
trị???

2019

66

2020

48

±Δ

%

±Δ

%

14

26.9%

18

27.3%

565.361 302.111

49.4%

348892

38.2%

Đơn vị:
1000
vnđ???
612.142

914.253

(Nguồn: Phịng kế tốn)
Nhận xét: Qua bảng 2.1 ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hoá
nhập khẩu bằng đường biển của công ty Kepler Logistics qua các năm đều chiếm
phần lớn lợi nhu, cụ thể như sau:
- Tổng lô hàng qua các năm đều tăng. Năm 2019 tăng 14 lô so với năm 2018, tương
ứng tăng 26,9%; đến năm 2020 tổng lô hàng giảm mạnh và giảm 27,3% so với năm
2019, xuống cịn 48 lơ.
- Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
cũng biến động qua các năm. Năm 2019 tăng hơn 300 triệu đồng so với năm 2018,
cụ thể tăng 49,4%; đến năm 2020 lợi nhuận thu được bị giảm từ 914 triệu đồng năm
2019 xuống còn 565 triệu đồng, tương ứng giảm 38,2%.
- So với tỷ trọng lợi nhuận từ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu thì tỷ trọng lợi
nhuận từ quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại doanh nghiệp có tỷ lệ lớn hơn
nhiều, gần như là gấp đơi. Thơng trường trình tự giao nhận hàng nhập khẩu sẽ trải
qua nhiều công đoạn hơn so với dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu nên phí giao
nhận hàng nhập khẩu nhận được sẽ cao hơn phí giao nhận hàng xuất khẩu.


2.1.2. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
tại Công ty Công ty Kepler Logistics Việt Nam
Chuyển quy trình lên phần đầu của chương nhé


Nguồn??
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại Kepler Logistics bao gồm ba nhân tố cơ
bản: khách hàng, phòng kinh doanh và phịng xuất nhập khẩu. Ngồi ra cịn có các
nhân tố phụ trợ bên ngồi gồm có hải quan, hãng tàu và đại lý nước ngoài. Các nhân
tố này tác động lẫn nhau để phát triển quy trình từ khâu tiếp xúc, tìm hiểu nguồn
khách hàng có nhu cầu vận chuyển đến khâu thanh toán và lưu hồ sơ.
Về tổng quan, quy trình giao nhận hàng hố nhập khẩu tại cơng ty Kepler Logistics

khá giống với quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu lý thuyết. Tuy nhiên, ở
những bước đầu tiên quy trình thực tế (bước 1 và bước 2) có sự tham gia của khách


hàng và phòng kinh doanh. Khách hàng là nhân tố quan trọng tham gia vào hoạt
động chọn dịch vụ xuất khẩu hàng hố, lựa chọn hình thức, phương tiện giao nhận
và những khâu cuối cùng của quy trình gồm nhận hàng và thanh tốn hợp đồng.
Phịng xuất nhập khẩu đảm nhận phần lớn cơng việc trong quy trình giao nhận, làm
việc với các bên liên quan bao gồm nhận các chứng từ cần thiết từ khách hàng để
kiểm tra, hoàn thiện thủ tục hải quan, nhận hàng để giao hàng cho khách hàng và
thực hiện thủ tục kết thúc hợp đồng. Trong khi đó, phịng kinh doanh đóng vai trị là
cầu nối thơng tin giữa khách hàng và phịng xuất nhập khẩu, đảm nhận việc tiếp xúc
ban đầu với khách hàng để tư vấn và lựa chọn dịch vụ giao nhận cũng như soạn
thảo hợp đồng giữa khách hàng và cơng ty.
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Kepler là cơng ty dịch vụ nên việc tìm kiếm khách hàng có ý nghĩa rất quan trọng
đối với sự tồn tại của công ty. Cơng ty ln duy trì mối quan hệ và chăm sóc đối với
khách hàng cũ. Song song với việc đó là tìm kiếm khách hàng mới thơng qua việc
đăng tải, quảng cáo hình ảnh của cơng ty lên báo chí, internet,...
- Nhân viên kinh doanh chủ động liên hệ với khách hàng đang có nhu cầu gấp để tư
vấn cũng như hỗ trợ cho họ trong việc giao nhận hàng hóa. Điều này sẽ làm tăng
lượng khách hàng hiện tại của cơng ty, nếu tạo được uy tín lịng tin trong lần đầu thì
cơ hội để họ trở thành khách hàng thường xuyên là rất cao và giúp mang lại nguồn
doanh thu ổn định cho công ty.
Bước 2: Báo giá và ký kết hợp đồng
- Nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành thoả thuận và báo giá cho khách hàng.
- Trong trường hợp giá mà khách hàng đưa ra khơng được cơng ty phê duyệt thì
nhân viên kinh doanh phải tiến hành đám phán lại với khách hàng. Nếu hai bên
khơng thoả thuận được mức giá chung thì cơng ty lưu thơng tin khách hàng để chăm
sóc và phục vụ lần sau.

- Trong trường hợp giá cả thoả thuận được, khách hàng và cơng ty cùng đồng ý thì
tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ. Trưởng phòng kinh doanh sẽ là người trao đổi
với khách hàng thông qua email điện tử hoặc gặp mặt trực tiếp. Hai bên tiến hành


trao đổi những thông tin cần thiết để công ty biết khách hàng có những u cầu gì
để từ đó đưa ra cách thức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu
và thương lượng các điều khoản trong hợp đồng. Trong hợp đồng dịch vụ thể hiện
rõ các nội dung: các bên tham gia hợp đồng, các điều khoản hai bên đã thoả thuận,
đối tượng của hợp đồng, cước phí và dịch vụ, thời hạn thực hiện dịch vụ, thời hạn
thanh toán, nghĩa vụ và trách nhiệm mỗi bên,...
- Hợp đồng với hình thức bằng văn bản, có chữ ký đóng dấu của cả hai bên và được
lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Khi có phát sinh những thay đổi về điều
khoản của hợp đồng thì sẽ thực hiện thoả thuận qua fax, email hoặc điện thoại. Tuy
nhiên sau đó vẫn xác nhận bằng văn bản dưới hình thức phụ lục để tránh những
tranh chấp phát sinh khơng đáng có.
- Việc ký kết một hợp đồng đảm bảo đầy đủ về mặt nội dung và mặt hình thức rất
quan trọng để đảm bảo sự an toàn pháp lý cho các bên trong hợp đồng, giúp các bên
kiểm soát và dự báo được những rủi ro có thể xảy ra trong tương lai.
Bước 3: Nhận, kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ
Sau khi ký kết hợp đồng giao nhận với khách hàng, nhiệm vụ tiếp theo là tiếp nhận
thông tin lô hàng và kiểm tra bộ chứng từ. Bộ chứng từ được gửi thông qua email,
fax hoặc giao trực tiếp. Nhân viên của bộ phận chứng từ tiến hành kiểm tra tất cả
các chi tiết trên chứng từ và yêu cầu chủ hàng chỉnh sửa lại nếu có sai sót.
Các chứng từ thơng thường của một lô hàng bao gồm:
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice).
Tờ khai hải quan (Customs Declaration).
- Vận đơn (Bill of Lading).
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin).

- Phiếu đóng gói (Packing list).
- Chứng từ bảo hiểm (Cargo Insurance Certificate).


- Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate).
Các chứng từ khác nếu có.
Kiểm tra chứng từ là khâu quan trọng trong tồn bộ quy trình, mỗi chứng từ đều có
chức năng riêng biệt nhưng chúng có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau. Yêu cầu nội
dung kiểm tra như sau:
- Kiểm tra tính chính xác của bộ chứng từ xem có phù hợp với thơng tin khách hàng
đưa ra trước đó hoặc có đúng với uỷ thác khơng.
- Kiểm tra tính đồng bộ của chứng từ: đây là công việc rất quan trọng để có thể tiến
hành làm thủ tục hải quan và tránh kéo dài quá trình làm việc. Cần xem xét cẩn thận
bộ chứng từ nhằm phát hiện những sai sót, kịp thời báo cho chủ hàng điều chỉnh.
- Xác định hình thức thanh tốn trong hợp đồng: nếu thanh tốn theo LC thì đối
chiếu thơng tin trên trên chứng từ với chi tiết trên IC, cịn thanh tốn bằng các hình
thức thanhtốn khác như: TTR, TR, D/P,...thì đối chiếu các thông tin trên hợp đồng
với chứng từ.
- Xác định loại hàng hóa nhập khẩu: mục đích là xem xét lại mơ tả hàng hóa trong
hợp đồng để xác định mã HS của hàng hóa đồng thời kết hợp việc tra cứu biểu thuế
hiện hành.
- Xác định trọng lượng, thể tích khối lượng, kích thước, số lượng hàng hóa và đơn
vị tính. Đơn vị tính phải phù hợp với quy định trong biểu thuế hiện hành. Ngoài ra,
việc xác định trọng lượng, khối lượng, kích thước là để chuẩn bị cho việc thuê được
phương tiện vận tải và chuẩn bị kho bãi thích hợp. Đối với hàng nguyên container
cần xác định số container/ số seal để tiện việc theo dõi hàng hóa tại bãi cảng.

Bước 4: Nhận thơng báo hàng đến (Arrival Notice – A/N) và lấy lệnh giao hàng
(Delivery Order - D/O)

Khi đã cận kề ngày dự kiến tàu đến, nhân viên giao nhận chủ động liên hệ với hãng
tàu về thời gian tàu đến và thời gian cập cảng dỡ.
- Sau khi nhận được giấy thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận liên hệ với kế
toán để ứng tiền, cầm theo bộ chứng từ để đi lấy D/O.
- Bộ chứng từ gồm:
+ Giấy thông báo hàng đến (bản photo).
+ B/L: 01 bản gốc.
+ Giấy giới thiệu của Công ty khách hàng.
+ Chứng minh nhân dân người đi lấy lệnh.
+ Nếu lơ hàng thanh tốn bằng LC thì ngồi các chứng từ trên cần mang theo vận
đơn gốc nhưng vận đơn ký hậu có đóng dấu ngân hàng ở mặt sau.
Tại văn phòng đại diện hãng tàu SCL tầng 5,6,7 tồ nhà Thành Cơng, số 3 Lê
Thánh Tơng, Hải Phịng nhân viên xuất trình các chứng từ trên và đóng phí. Trong
hóa đơn này, hãng tàu đã tính chi phí trọn gói cho q trình xếp dỡ, phí chứng từ,
phí CFS, phí D/O,...Nhân viên giao nhận sẽ thay mặt cơng ty khách hàng đóng các
chi phí đó, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng, nhận D/O và các
biên. Nhân viên giao nhận kiểm tra kỹ xem thơng tin có trùng khớp với địa chỉ và
mã số thuế của công ty khách hàng không để tránh sai sót khi quyết tốn với khách
hàng.
- Đại lý hãng tàu sẽ cung cấp 3 bản D/O cho nhân viên giao nhận để tiếp tục làm thủ
tục nhận hàng với kho cảng và hải quan. Lúc này khi nhận D/O, nhân viên giao
nhận cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn nhằm phát hiện sai sót của
D/O (nếu có) để chỉnh sửa ngay, tránh trường hợp D/O khơng có giá trị hiệu lực.
Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu
kho, lưu bãi, lưu container (có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau khi D/O
hết hiệu lực) để mà sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh
tình trạng phát sinh thêm các chi phí này, do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng.
Bước 5: Khai báo hải quan điện tử