Phân tích thiết kế hệ thống - Quản lý quy trình hoạt động của một công ty buôn bán điện thoại di động

ĐỀ TÀI:
Xây dựng một hệ thống thông tin về viêc
quản lý qui trình hoạt động của một công ty
buôn bán điện thoại di động



A. Lên kế hoạch,khảo sát và phân tích hệ thống
1.Lên kế hoạch
Kế hoạch thực hiện là xây dựng một hệ thống thông tin về viêc quản lý qui trình hoạt động
của một công ty buôn bán điện thoại di động nhằm mục đích quản lý hoạt động công ty một
cách dễ dàng hơn.
Hệ thống này được xây dựng bởi hai sinh viên
Thời gian thực hiện là 6 tuần từ ngày 30/4/2008 đến ngày 15/6/2008
2.Khảo sát hệ thống
Sau khi khảo sát một số công ty diện thoại di dộng bằng cách đi quan sát thực tế .Ta thấy
rằng mỗi công ty có các thế mạnh và đặc điểm riêng .Tuy nhiên chúng ta chỉ khảo sát một công
ty mẫu .Như chúng ta đã biết thế giới di động là một trung tâm mua bán điến thoại lớn với nhiều
chi nhánh và nhiều hình thức khác nhau.Nhìn chung các hoạt động chính của nó là nhập hàng về
kho từ những nhà cung cấp khác nhau có thể trong và ngoài nước,xuất hàng từ kho ra
quầy ,trong đó mỗi quầy trưng bày một loại điện thoại riêng, các sản phẩm được bán ra từ quầy
(bán lẻ) hay là được bán sỉ cho những khách hàng cần mua với số lượng nhiều hay là cho các
đại lý buôn bán nhỏ,quản lý hoạt động của quầy ,báo cáo số lượng hàng bán được trong ngày ở
các quầy ,lượng hàng bán được của công ty trong tháng ,kiểm tra được lượng hàng nào bán chạy
loại hàng nào bán không chạy trong tháng.
Cụ thể việc phân cấp quản lí từng bộ phận như sau:
Cửa hàng trưởng :là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh và kế

hoạch thực hiện

Bộ phận tư vấn khách hàng :là những nhân viên quan sát khách hàng để tư vấn khách

hàng
Bộ phận bán hàng :là những nhân viên trực tiếp bán hàng cho khách hàng tại quầy mà
mình phụ trách .Cuối mỗi ca phải kiểm tra lượng hàng bán được ,báo cáo và giao ca
Bộ phận thu ngân:Để tính tiền khách hàng sau đó nhập dữ liệu vào máy tính
Bộ phận quản lý: Phân tích số liệu của hai bộ phận bán hàng và thu ngân .Cân đối số
lượng hàng hóa trên quầy và bán ra để tìm ra sai xót giữa khâu này.Sau đó sẽ chuyển số liệu
sang bộ phận kế toán để tính doanh thu
Thủ kho: quản lý công việc xuất nhập hàng hóa trong kho
Bộ phận kế toán: phân tích số liệu xuất nhập hàng hóa sau mỗi tháng phải tổng kết lại
doanh thu và báo cáo cho cửa hàng trưởng để có thể vạch ra kế hoạch mới cho công ty.
Bộ phận kỹ thuật: bao gồm bộ phận kiểm tra bảo hành các loại điện thoại cho khách
hàng và bộ phận nghiên cứu thị trường để có thể biết được loại mặt hàng nào đang
Dược ưa thích hiện tai để có thể có điều chỉnh hợp lý cho công ty.
Nhờ sự phân công như vậy mà công ty có thể phát hiện dể dàng sự sai xót các
khâu với nhau.Việc mất mát hàng hóa và người có liên quan sẽ được phát hiện .Do
vậy công ty có thể phát triển hơn về nhiều mặt như việ tự giác và phong cách làm việc
ở mỗi nhân viên trong công ty.

3. Phân tích hệ thống:
3.1 Nhập hàng:
Công ty có một bộ phận nhân viên nghiên cứu thị trường,bộ phận này nắm bắt nhu
cầu thị trường và giá cả mặt hàng trên thị trường.Từ đó tìm những nhà cung cấp mặt
hàng cho công ty.Sau khi đã tìm được nhà cung xấp thì bộ phận này sẽ đặt mua hang
từ những nhà cung cấp này thong qua đơn đặt hàng như sau:

Công ty điện thoai di động
Đơn đặt hàng
Ngày: …………….

NCC: …………………………………………………………………………………
Địa chỉa: ……………………………………………………………………………….
Số điện thoại: ………………………………………………………………………….

STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú

Tổng cộng

Số tiền bằng chữ: ……………………………………………………………………
Ngày…… tháng……… năm
200
Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng

Công ty nhận hàng từ nhà cung cấp thông qua một phiếu nhập ghi thông tin chi tiết
về việc nhập hàng từ nhà cung cấp.

Công ty điện thoai di động
Phiếu nhập kho
Ngày: …………….
NCC: …………………………………………………………………………………
Địa chỉa: ……………………………………………………………………………….
Số điện thoại: ………………………………………………………………………….

STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú

Tổng cộng

Số tiền bằng chữ: ……………………………………………………………………
Ngày…… tháng……… năm
200

Thủ
kho

3.2. Bán hàng
Hàng sau khi được nhập vào kho thì sẽ được chuyển ra ngoài để bán theo 2 hình
thức sau:
-Hình thức thứ nhất là các mặt hàng sẽ được xuất ra ngoài để bán cho các khách
hàng hay là các đại lý ,cửa hàng nhỏ có quan hệ đặt mua những mặt hàng khác nhau
với số lượng lớn thông qua bộ phận quản lý hay là bộ phận khảo sát thị trường
-Hình thức thứ hai là hàng được xuất ra quầy để bán khi có sự yêu cầu của bộ
phận quản lý.Trong đó quầy là nơi trưng bày nhiều mặt hàng khác nhau của từng loại
mặt hàng. Nghĩa là một quầy thì có một loại đặt trưng cho quầy đó để việc quản lý
được dể dàng hơn đồng thời còn giúp cho khách hàng có thể dể dàng tìm kiếm mặt
hàng mà mình cần
Tại mỗi quầy thì cómột nhân viên phụ trách quầy. Nhân viên này có nhiệm vụ quản lý
quầy của mình và có nhiệm vụ bán các mặt hàng trong quầy.Khi bán được mặt hàng
nào thì nhân viên phải ghi lại thông tin các mặt hàng mình bán được để khi kết thúc ca
trực của mình thì họ sẽ tổng kết lại có bao nhiêu mặt hàng bán được và tồn lại trong
quầy là bao nhiêu để báo cáo cho bộ phận quản lý thông qua phiếu giao ca:

Công ty điện thoai di động
Phiếu Giao Ca
Ngày ….tháng……Năm…
Ca: ……………………………………………………………………………………
Quầy: ………………… ……………………………………………………………

STT Mã số Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi chú
Nhập Xuất Tồn

Người giao ca Người nhận
ca


Trong mỗi ca trực của các nhân viên phụ trách quầy thì bất cứ nhân viên nào cũng có
thể đề nghị cấp hàng thêm cho quầy khi quầy đó đã hết mặt hàng nào đó hay là mặt
hàng sắp hết bằng cách yêu cầu bộ phận quản lý thông qua phiếu xin cấp hàng như
sau:

Công ty điện thoại di động
Phiếu Xin Cấp Hàng
Quầy:
…………………………………………………………………………………
Ngày :
………………………………………………………………………………….

STT Mã số Tên hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú


Ngày…….Tháng…… Năm 200…
Nhân viên phụ trách quầy

Sau khi nhận được phiếu xin cấp hàng từ nhân viên phụ trách quầy thì bộ phân quản
lý bán hàng kiểm tra lại và thấy hợp lý thì họ sẽ yêu cầu quản lý kho xuất hàng ra cho
quầy.Mà hàng sẽ được xuất ra quầy thông qua phiếu xuất để có thể quản lý được số
lượng xuất ra và mặt hàng nào được xuất như mẫu sau:

Công ty điện thoại di động
Phiếu Thông Tin Khách Hàng
Tên khách hàng: ……………………………………………………………

Tên công ty : …………………………………………………………………
Địa chỉ : ………………………………………………………………………
MST :…………………………Số điện thoại ……………………………….
Hàng hoá …………………………………………………………………….
Số Sim : …………………………………….Giá tiền……………………….
Phụ kiện : ……………………………………………………………………
Quà khuyến mãi: ……………………………………………………………
Quản lý quầy

Khi một khách hàng đã chọn được mặt hàng của mình thì nhân viên phụ trách quầy sẽ
ghi lại thông tin khách hàng và đặc điểm của loại mặt hàng đó vào phiếu thông tin
khách hàng . Sau đó phiếu này và mặt hàng tương ứng sẽ được chuyển sang bộ phận
phận thu ngân. Bộ phận thu ngân sẽ nhập mã số của mặt hàng vào máy thì máy sẽ in
ra một phiếu.dựa vào phiếu đó nhân viên khác sẽ nhập mã số của phiếu đó vào máy
tính sau đó máy sẽ in ra một hoá đơn cho khách hàng và giá của mặt hàng sẽ được ghi
trên hoá đơn đó như mẫu sau:

Công ty điện thoai di động
Hóa Đơn Bán Hàng
Ngày: ……………
Quầy:
……………………………………………………………………………………

STT Mã số Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng cộng

Nhân viên thu ngân

Khi đã tính tiền xong thì khách hàng sẽ nhận mặt hàng của mình và một phiéu bảo

hành để xác định thời gian bảo hành và điều kiện bảo hành như sau:

Công ty điện thoai di động
Phiếu Bảo Hành
Ngày……tháng… năm…
Mã bảo hành: ………………………………………………………………………….
Mặt hàng………………………………………………………………………………
Tên khách hàng:………………………………………………………………………
Thời gian bảo
hành:……………………………………………………………………
Nhân viên thu
ngân


Sau mỗi ngày làm việc thì bộ phận quản lý bàn hàng sẽ cập nhật tất cả dữ liệu có liên
quan từ kho,quầy,bộ phận thu ngân để xem có sai xót không nếu không sai xót thì sẽ
nhập vào cơ sỏ dử liệu của công ty và cuối tháng thì sẻ tổng lết lại doanh thu của công
ty trong tháng và báo cáo cho cửa hàng trưởng như phiếu báo cáo doanh thu sau:

Công ty điện thoai di động
Báo Cáo Doanh Thu
Ngày……tháng… năm…

STT Mã Số Tên hàng Thành tiền

Tổng cộng

Kế toán trưởng Cửa hàng
trưởng

B.
Phân tích yêu cầu
1.
Yêu cầu chức năng:

1.1 Quản lí:

a. Quản lí hàng nhập:
Nhập hàng theo đúng danh mục trong hoá đơn mua hàng
Hàng nhập được theo dõi dựa trên :mã hàng ,nhóm hàng,chủng loại hàng số lượng, đơn giá…Số
hàng nhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi kiểm tra hàng thực nhập cho kho.
In báo cáo nhập hàng trong kì
b. Quản lí hàng xuất
Hàng xuất ra quầy cũng được theo dõi qua mã hàng,chủng loại,số lượng xuất….
In báo cáo lượng hàng xuất trong kì.
c. Quản lí hàng tồn:
Tổng hợp những phát sinh xuất nhập tồn trong kì
In báo cáo hàng tồn và giá trị tồn kho trong kì
In báo cáo thẻ kho từng mặt hàng
d. Quản lí danh mục:
Cập nhật danh mục hàng hoá
Cập nhật danh mục nhà cung cấp
Cập nhật danh mục nhân viên
Xem danh sách các danh mục
e. Quản lí quầy:
Phiếu giao ca:
Dựa trên số lượng tồn đầu ca và số lượng bán trong ca,cuối mỗi ca máy tính sẽ tự động xử lý
và in ra phiếu giao ca cho mỗi người nhận ca mới.
Điều chỉnh hàng tồn quầy
Điều chỉnh lại số lượng tồn quầy nếu phát hiện số lượng tồn quầy thực tế khác với số lượng

tồn trong phiếu giao ca và in lại phiếu giao ca mới
d. Quản lí bán lẻ
Lập các hoá đơn bán hàng
Báo cáo doanh thu theo từng ca,ngày tháng theo từng hàng…
e. Quản lí hệ thống dữ liệu
Luư trữ và phục hồi dữ liệu
Kết thúc chương trình
1.2 Yêu cầu chức năng:
Hệ thống có khả năng bảo mật và phân quyền.
Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sư dụng chương trình giúp
người quản lý có thể theo dõi,kiểm soát được chương trình.
Đổi password:người sử dụng có thể thay đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng hệ thống
dữ liệu
Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều
chỉnh số liệu không thuộc phạm quy quản lý của người sử dụng,dẫn đến việc khó kiểm soát số
liệu làm sai lệch kết quả kinh doanh cuối kì…
C.
Phân tích hệ thống
1.Xác định thực thể
a. Thực thể NCC
Là thực thể ứng với nhà cung cấp của công ty
Các thuộc tính của NCC:
MaNCC: mã nhà cung cấp,đây là thuộc tính khóa
TenNCC:Tên của nhà cung cấp
diachiNCC:địa chỉ nhà cung cấp
FaxNCC:số Fax nhà cung cấp
EmailNCC:Email của nhà cung cấp
b. Thực thể PHIEUNHAP
Là thực thể ứng với phiếu nhập mặt hàng của công ty
Các thuộc tính của PHIEUNHAP:

MaPN: mã của phiếu nhập,đây là thuộc tính khóa
NgayNhap:ngày nhập mặt hàng của phiếu nhập
TongGia:tổng giá trị mặt hàng
c. Thực thể MATHANG
Là thực thể ứng với một sản phẩm của công ty,
Các thuộc tính của MATHANG:
MaMH: mã của mặt hàng,đây là thuộc tính khóa
TenMH:tên mặt hàng
Số IMEI:số imei của mặt hàng
Ở đây phân biệt các sản phẩm khác nhau,ví dụ như hai mặt hàng N72 là hai MATHANG
điện thoại khác nhau,nó được phân biệt bằng thuộc tính MaMH,nhưng nó nằm trong cùng một
NHOMMATHANG đó là N72 mà ta sẽ khảo sát
d. Thực thể NHOMMATHANG
Là thực thể ứng với nhóm mặt hàng của công ty
Các thuộc tính của NHOMMATHANG:
MaNMH: mã nhóm mặt hàng,đây là thuộc tính khóa
TenNMH:tên nhóm mặt hàng
Ở đây ví dụ như N72,N73,…N72,N73 thuộc cùng một HANGMATHANG nokia
e. Thực thể HANGMATHANG
Là thực thể ứng với hãng mặt hàng
Các thuộc tính của HANGMATHANG:
MaH: mã hãng,đây là thuộc tính khóa
TenH:tên hãng
Ở đây ví dụ như hãng nokia,Samsung…
f. Thực thể LOAIMATHANG
Là thực thể ứng với từng loại mặt hàng trong công ty
Các thuộc tính của LOAIMATHANG:
MaL: mã loại mặt hàng,đây là thuộc tính khóa
TenH:tên loại mặt hàng
Ở đây ví dụ như điện thoai,laptop,thẻ nhớ,… mỗi loại mặt hàng bao gồm nhiều nhóm mặt

hàng
g. Thực thể NUOC
Là thực thể quốc gia trên thế giới
Các thuộc tính của NUOC:
MaN: mã nước thuộc tính khóa
TenN:ten nước
h. Thực thể KHO
Là thực thể ứng với các kho chứa mặt hàng của công ty
Các thuộc tính của KHO:
MaK: mã kho,đây là thuộc tính khóa
TenK:tên kho
Ở đây ví dụ như điện thoai,laptop,thẻ nhớ,… mỗi loại mặt hàng bao gồm nhiều nhóm mặt
hàng
i. Thực thể PHIEUXUAT
Là thực thể ứng với phiếu xuất mặt hàng của công ty
Các thuộc tính của PHIEUXUAT:
MaPX: mã phiếu xuất,đây là thuộc tính khóa
NgayXuat:ngày xuất mặt hàng từ kho ra quầy
j. Thực thể QUAY
Là thực thể ứng với từng quầy trưng bày mặt hàng của công ty
Các thuộc tính của QUAY:
MaQ: mã quầy,đây là thuộc tính khóa
TenQ:Tên quầy
Trong công ty có nhiều quầy,mỗi quầy chỉ trưng bày duy nhất một hãng mặt hàng ,ví dụ như
quầy 1 trưng bày hãng nokia,còn quầy 2 trưng bày hãng Samsung…
k. Thực thể HOADONLE
Là thực thể ứng với hóa đơn mua lẻ của từng khách hàng mua sản phẩm
Các thuộc tính của HOADONLE:
MaHDL: mã hóa đơn lẻ,đây là thuộc tính khóa
TenHDL:Tên hóa đơn lẻ

ngayHDL:ngày khách hàng mua mặt hàng
m. Thực thể HOADONSI
Là thực thể ứng với hóa đơn mua sỉ của từng khách hàng mua sản phẩm
Các thuộc tính của HOADONSI:
MaHDS: mã hóa đơn sỉ,đây là thuộc tính khóa
TenHDL:Tên hóa đơn sỉ
ngayHDS:ngày khách hàng mua mặt hàng
Ở đây thông qua hóa đơn sỉ khách hàng mua một nhóm sản phẩm với số lượng lớn,mặt hàng này
xuất trực tiếp từ quầy
n. Thực thể NHANVIEN
Là thực thể ứng với nhân viên của công ty
Các thuộc tính của NHANVIEN:
MaNV: mã nhân viên,đây là thuộc tính khóa
TenNV:họ tên của nhân viên
DiaChiNV:địa chỉ của nhân viên
GioiTinh:giới tính nhân viên
DienThoaiNV:số điện thoại của nhân viên
NgaySinh:ngày sinh của nhân viên
o. Thực thể CHUCVU
Là thực thể ứng với chức vụ nhân viên của công ty
Các thuộc tính của CHUCVU:
MaCV: mã chức vụ nhân viên,đây là thuộc tính khóa
TenCV:họ tên chức vụ nhân viên
p. Thực thể KHACHHANG
Là thực thể ứng với khách hàng của công ty
Các thuộc tính của KHACHHANG:
MaKH: mã khách hàng,đây là thuộc tính khóa
TenKH:họ tên của khách hàng
DienThoaiKH:số điện thoại của khách hàng
EmailKH:Email của khách hàng

q. Thực thể GIA
Là thực thể ứng giá từng nhóm mặt hàng của công ty,ví dụ nhóm mặt hàng N72 có giá là 4
triệu
Các thuộc tính của GIA:
MaG: mã giá,đây là thuộc tính khóa
TenG:tên giá
trigia:giá cả mặt hàng
NgayCapNhatG:ngày cập nhật lại giá của mặt hàng đó
r. Thực thể BAOHANH
Là thực thể ứng sự bảo hành từng nhóm mặt hàng của công ty,ví dụ nhóm mặt hàng N72 có
thời gian bảo hành là 2 năm
Các thuộc tính của BAOHANH:
MaBH: mã bảo hành,đây là thuộc tính khóa
TGianBH:thời gian bảo hành
SoIMEI:số imei
ngaycapnhatBH:ngày cập nhật bảo hành của mặt hàng






2. Mô hình ERD

- Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ
NCC(MaNCC,TenNCC,diachiNCC,dienthoaiNCC,FaxNCC,EmailNCC,MaN,MaNV)
NUOC(MaN,TenN)
PHIEUNHAP(MaPN,NgayNhap,TongGia,MaK,MaNCC,MaNV)
PNNMH(MaPN,MaNMH,SLuong,DGia)
NHOMMATHANG(MaNMH,TenNMH,MaG,MaH,MaL,MaBH)

PXNMH(MaNMH,MaPX,slxuat)
HDSNMH (MaHDS,MaNMH,Sluong)
MATHANG(MaMH,TenMH, SoIMEI,MaNMH,MaPN)
MHHDL(MaHDL,MaMH)
MHHDS(MaHDS,MaMH)
KHO(MaK,TenK)
NVK(MaNV,MaK)
LOAIMATHANG(MaL,TenL)
PHIEUXUAT(MaPX,NgayXuat,MaNV,MaK,MaQ)
QUAY(MaQ,TenQ,MaH)
NVQ(MaNV,MaQ,thgian)
HANGMATHANG(MaH,TenH,MaNMH,MaN)
HOADONLE(MaHDL,TenHDL,ngayHDL,MaKH,MaNV)
HOADONSI(MaHDS,TenHDS,ngayHDS,MaKH,MaK,MaNV)
KHACHHANG(MaKH,TenKH,DienThoaiKH,EmailKH)
NHANVIEN(MaNV,TenNV,DiaChiNV,GioiTinh,DienThoaiNV,NgaySinh,MaCV)
CHUCVU(MaCV,TenCV)
GIA(MaG,TenG,trigia,NgayCapNhatG,MaNMH)
BAOHANH(MaBH,MaNMH,TGianBH,ngaycapnhatBH,SoIMEI)

3. Mô tả chi tiết các quan hệ
3.1 Quan hệ mặt hàng:
MATHANG(MaMH,TenMH,SoIMEI,MaNMH,MaPN)


Tên quan hệ :MATHANG
Ngày:…………………
STT

Thuộc tính Diển giải Kieu

DL
Số Byte MGT

Loại
DL
Ràng buộc
1 MaMH Mã Mặt Hàng CT 10 B PK
2 TenMH Tên Mặt Hàng CĐ 30 B
2 MaNMH Mã Nhóm MH CT 10 B FK

Khối lượng:
Số dòng tối thiểu:1000
Số dòng tối thiểu:5000
Kích thước tối thiểu:1000*70=70 KB
Kích thước tối đa: 5000*70=350 KB

3.2 Quan hệ Nước
NUOC(MaN,TenN)

3 SoIMEI Số IMEI CT 10 B
4 MaPN Mã Phiếu Nhập S 10 FK
70
Tên quan hệ: NUOC
Ngày:………
STT Thuộc tính Diễn giải Kiểu DL Số Byte

MGT

Loại
DL

Ràng Buộc
Khối lượng:
Số dòng tối thiểu:50
Số dòng tối đa:150
Kích thước tối thiểu:50*40(Byte)=2 KB
Kích thước tối đa: 150*40(Byte)=6 KB
3.3 Quan hệ Nhà Cung Cấp

NCC(MaNCC,TenNCC,diachiNCC,dienthoaiNCC,FaxNCC,EmailNCC,MaN,MaNV)
1 MaN Mã Nước CT 10 B PK
3 TenN Tên Nước CĐ 30 B
40
Ten quan hệ :NCC
Ngày:…………
STT

Thuộc tính Diển giải Kieu
DL
Số Byte MGT

Loại
DL
Ràng buộc
1 MaNCC Mã nhà cung
cấp
CT 10 B PK