cải tiến công tác hoạt động văn phòng theo hướng hiện đại hóa của văng phòng Tổng Cty xây dựng công trình giao thông8

Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
Lời nói đầu
Trong công cuộc đổi mới hiện nay, Đảng và Nhà nớc ta xác định đúng
đắn vai trò chủ đạo của các doanh nghiệp Nhà nớc trong nền kinh tế quốc
dân. Nghiên cứu hoạt động của một doanh nghiệp cấp Tổng công ty Nhà nớc
theo Quyết định 90 TTg của Thủ tớng Chính phủ để giúp cho mỗi chúng ta
hiểu biết đợc thực trạng của các doanh nghiệp và những biện pháp nâng cao
hiệu quả sản xuất kinh doanh đa doanh nghiệp hoà nhập với cơ chế thị trờng
có sự quản lý của nhà nớc theo định hớng XHCN là một vấn đề rất quan
trọng.
Trong quá trình thực tập tại Tổng công ty Xây dựng công trình giao
thông 8 Tôi đã tìm hiểu rõ những hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung ở
đơn vị đồng thời đi sâu nghiên cứu về hoạt động quản trị văn phòng. Quản trị
Văn phòng là hoạt động quản lý vi mô thuộc hệ thống quản lý quốc gia, là sự
quản lý trực tiếp tại cơ sở theo định hớng của Nhà nớc.
Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) đợc
chuyên môn hoá với những trách nhiệm, phạm vi nhất định, có mối liên hệ
phụ thuộc lẫn nhau và đợc bố trí theo những cấp, những mô hình khác nhau
nhằm thực hiện các chức năng quản lý.Mô hình quản lý Tổng công ty gồm
các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn, văn phòng tổng hợp làm tham mu cho
HĐQT và Tổng giám đốc về các lĩnh vực chức năng của mình cũng thuộc
vào mô hình quản lý nói trên.
Hoạt động của Tổng công ty XDCTGT8 những năm qua đã đem lại
những hiệu quả về sản xuất kinh doanh rất lớn, đóng vai trò chủ đạo điều tiết
về vốn, năng lực thiết bị, lao động... cho các công ty đơn vị thành viên. Giá
trị sản lợng và lợi nhuận sản xuất kinh doanh của Tổng công ty năm sau cao
hơn năm trớc. Với quá trình sản xuất và phát triển đó, Tổng công ty đợc
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 1
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
ngành Giao thông vận tải đánh giá là một trong những Tổng công ty mạnh
trong ngành.

Tổng công ty có đợc những thành tích trên không thể không nói đến vai
trò tham mu của Văn phòng Tổng công ty. Văn phòng có chức năng vị trí
đặc biệt quan trọng. Hoạt động của Văn phòng góp phần không nhỏ vào sự
phát triển của Tổng công ty. Nhận thức rõ và đúng vị trí của Văn phòng
trong giai đoạn phát triển kinh tế hiện nay giúp chúng ta nâng cao nhận thức,
giải quyết tốt công việc của mình, đóng góp vào hoạt động của đơn vị mình.
Sau một thời gian thực tập tại Văn phòng Tổng công ty XDCTGT8, Tôi
đã nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với sự nghiệp
của Tổng công ty và mạnh dạn đi vào nghiên cứu đề tài: Cải tiến công tác
hoạt động Văn phòng theo hớng hiện đại hoá của Văn phòng Tổng
Công ty XDCTGT8 .
Trong quá trình đi sâu nghiên cứu thực tế tại Văn phòng Tổng công ty,
tôi luôn nhận đợc sự quan tâm, giúp đỡ của các cán bộ CNV Văn phòng nói
chung và đặc biệt là các ông Chánh, Phó Văn phòng. Đồng thời tôi đã nhận
đợc sự hớng dẫn nhiệt tình, chu đáo của Thầy Võ Văn Tuyển.
Nhân dịp này em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các cán bộ Tổng
công ty XDCTGT8, tới thầy giáo hớng dẫn và các thày cô trờng ĐHDL Ph-
ơng Đông đã giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đề tài này.
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội
dung nghiên cứu của luận văn gồm:
Bố cục của luận văn gồm 5 chơng:
Chơng I: Những vấn đề cơ bản của công tác tổ chức văn phòng Doanh
nghiệp.
Chơng II: Khái quát chung về sự ra đời và hoạt động của TCTXDCTGT8.
Chơng III: Tổ chức và hoạt động của văn phòng TCTXDCTGT8.
Chơng IV: Nhận xét chung.
Chơng V: Một số giải pháp nhằm khắc phục những mặt tồn tại và cải tiến
của công tác văn phòng tại TCTXDCTGT8.
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 2
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)

Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng, song do hạn chế về mặt thời gian và kiến
thức, đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót.Tôi mong nhận đợc những
ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô và các bạn giúp tôi hoàn thiện nhận
thức của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 3
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
CHƯƠNG I
Những vấn đề cơ bản về công tác tổ chức
văn phòng trong doanh nghiệp
I. Khái niệm và chức năng văn phòng
1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh
nghiệp. Văn phòng hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc về giấy tờ, nơi
nào thực hiện các hoạn động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hoặc làm công
việc hành chính đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ gọi là văn phòng.
Trong một doanh nghiệp công việc giấy tờ nh vậy khá nhiều, từ khi cách
mạng KHKT tiến nhanh nh vũ bão, giao lu thơng mại đợc mở rộng, cuộc
cách mạng thông tin bùng nổ, công việc giấy tờ trong các tổ chức đơn vị
tăng lên nhanh chóng. Nếu không kịp xử lý nó sẽ cản trở đến công việc kinh
doanh của các doanh nghiệp từ đó các nhà nghiên cứu quản trị của Việt Nam
cũng nh của Tổng công ty quan tâm nhiều hơn tới công tác Văn phòng của
đơn vị và coi công tác văn phòng là điều kiện sống còn của các tổ chức.
Mỗi Văn phòng có nhiệm vụ cụ thể khác nhau, ở các doanh nghiệp Nhà
nớc thì Văn phòng có những nhiệm vụ sau:
- Xây dựng chơng trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng
và lịch hàng tuần, hàng ngày của CQ đồng thời đôn đốc, theo dõi công việc
thực hiện kế hoạch đã vạch ra. Văn phòng tiến hành thu thập thông tin từ bên
ngoài và trong nội bộ doanh nghiệp để kịp thời xử lý, giúp lãnh đạo kịp thời
đề ra phơng hớng hoạt động SXKD. Văn phòng còn chịu trách nhiệm biên

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 4
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
tập văn bản, chuẩn bị báo cáo đề án, báo cáo phơng án quản lý theo sự lãnh
đạo của CQ.
- Bên cạnh đó Văn phòng thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính,
hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại
của CQ để xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
- Văn phòng cũng có trách nhiệm đảm bảo nhu cầu, hậu cần, tạo cơ sở
vật chất kỹ thuật, hỗ trợ phơng tiện và điều kiện để cán bộ CNV nâng cao
hiệu quả công tác và hiệu quả hoạt động.
Nh vậy, Văn phòng là bộ phận tổng hợp quản lý các hoạt động của CQ và
là bộ máy tham mu giúp đỡ lãnh đạo điều hành hoạt động của CQ.
2. Chức năng của Văn phòng
Có rất nhiều loại hình văn phòng nh văn phòng cơ quan hành chính, văn
phòng DNSXKD, văn phòng dịch vụ... Để phân biệt đợc CQ này với CQ
khác ta căn cứ vào các chức năng của từng văn phòng. ở đây chủ yếu phân
tích về Văn phòng DNSXKD. Văn phòng trong đơn vị SXKD đóng vai trò
hết sức to lớn có ảnh hởng quyết định mọi hoạt động cuả DN. Quan trọng
hơn, Văn phòng là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác quản lý doanh nghiệp. Bất cứ một doanh nghiệp hay tổ chức nào dù
có qui mô lớn hay nhỏ cũng đều có văn phòng là nơi đại diện cho doanh
nghiệp đảm nhận công tác hoạt động SXKD. Văn phòng có 3 chức năng cơ
bản sau:
a. Chức năng thông tin tổng hợp
Ngày nay các hoạt động kinh tế, thông tin có ý nghĩa rất to lớn và đợc
xem nh nguồn nhân lực của mọi sự phát triển. Nguồn thông tin thờng rất
phong phú và đa dạng, nó hiển diện ở mọi lĩnh vực. Thông tin đợc thu thập
và xử lý theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
Thông tin tiếp nhận từ hai loại: Thông tin có hệ thống và Thông tin không
có hệ thống.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 5
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
-Thông tin có hệ thống là loại thông tin đợc duy trì trong hệ thống tổ
chức, đợc quy định về yêu cầu, nội dung và theo một kiểu thống nhất trong
CQDN. Loại thông tin này đợc thể hiện dới dạng văn bản nh các quyết định,
nghị định của Chính phủ xuống cấp dới, các báo cáo của cấp dới lên cấp
trên.
-Thông tin không có hệ thống là loại thông tin liên quan đến sự kiện xảy
ra bất ngờ mang tính chất đột xuất không biết trớc. Loại thông tin này đòi
hỏi phải thu nhận và xử lý nhanh chóng, kịp thời.
Trong hoạt động văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp luôn thể hiện
tính năng động của nó. Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đã phục vụ
cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất, giúp cấp quản lý
có đợc quyết định đúng đắn để kịp thời xử lý. Bên cạnh đó, công tác thông
tin giúp các nhà quản lý phân tích dữ liệu, thông số để vạch ra những chiến l-
ợc quan trọng, lâu dài cũng nh các kế hoạch trung hạn hoặc ngắn hạn nhằm
nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất. Công tác thông tin tổng hợp
cũng cung cấp tài liệu, báo cáo, các công trình khoa học cho nhà quản lý
nghiên cứu, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm thực tiễn cho việc điều
hành quản lý và cũng có thể qua các đề nghị đó cải tiến phơng thức đổi mới
t duy và cách quản lý nhằm đa đơn vị phát triển.
Trong thời đại bùng nổ thông tin nh hiện nay thì công tác thông tin tổng hợp
càng làm thay đổi vị trí và vai trò văn bản của văn phòng trong mỗi doanh
nghiệp. Rõ ràng cuộc cách mạng thông tin đã tạo ra sự phát triển vợt bậc của
kinh tế mỗi nớc. Các doanh nghiệp đã nhận thấy rõ vai trò, chức năng quan
trọng của thông tin trong hoạt động kinh doanh bởi vì nền kinh tế càng phát
triển thì lu lợng thông tin càng phong phú và đa dạng. Mặt khác, để tồn tại
và phát triển kinh tế xã hội, các quốc gia phải thi hành chính sách mở cửa,
khuyến khích các doanh nghiệp hội nhập và trong cơ chế mở.Muốn tồn tại,
các doanh nghiệp phải nhanh chóng nắm bắt các nguồn thông tin và xử lý

chúng kịp thời để đạt đợc mục tiêu trong kinh doanh.
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 6
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
Trong công tác thông tin thì yếu tố thiết bị thông tin đóng vai trò rất quan
trọng. Ngày nay, song song với sự phát triển không ngừng của lu lợng thông
tin thì các phơng tiện, thiết bị thông tin điện tử cũng xuất hiện ngày càng đa
dạng và phong phú. Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép các nhân
viên văn phòng và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và rất có
hiệu quả. Hệ thống thông tin hiện đại này giúp các nhà quản lý giải phóng
khỏi phần lớn các công việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch
định chơng trình hoạt động và điều hành, quản lý cơ quan.Bên cạnh đó, với
các trang thiết bị thông tin hiện đại các nhân viên làm việc đạt hiệu quả hơn,
năng động và thao tác nghiệp vụ cũng trở nên linh hoạt hơn. Nh vậy, công
tác thông tin tổng hợp thực sự đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị
văn phòng.
b. Chức năng tham mu
Ta biết rằng hoạt động của một CQ phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó
có yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý bởi vậy muốn ra những quyết định
mang tính khoa học, ngời quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan nh ý
kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ giúp.
Nh chúng ta đã biết, bất cứ cấp lãnh đạo nào cũng phải đặt ra các mục
tiêu SXKD.Muốn đạt đợc mục tiêu đó, doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ chức
thích hợp, năng động và uyển chuyển. Đặc điểm chính của một tổ chức hoạt
động hiệu quả đó là khả năng dự báo những thay đổi cần thiết về mặt tổ chức
và giải pháp thích nghi với điều kiện SXKD thay đổi. Việc hoạch định và lập
kế hoạch đợc xem nh là con đờng dẫn tới đích, đòi hỏi phải xác định đợc h-
ớng đi nhanh nhất, đúng đắn nhất.
Thông thờng các DNSX kế hoạch dựa trên quy luật cơ bản: quy luật giá
trị và những khả năng thực tế của mình để đảm bảo vai trò là công cụ để
quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh nền KTXH.

Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 7
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
c. Chức năng hậu cần
Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động
bình thờng của tổ chức. Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã
nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Hậu cần thờng là những công
việc dịch vụ nh tạo ra cơ sở vật chất để CBCNV thực hiện nhiệm vụ của họ,
tăng thêm hiệu quả làm việc.
Công tác hậu cần thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm
bảo cho đời sống của CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng đợc coi
nh công cụ quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp
phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng nh việc tổ chức
thành công các hội nghị, hội thảo. Công tác hậu cần còn là diện mạo của CQ
qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tín bằng công tác đối nội, đối
ngoại.
II. Cải tiến, hoạt động văn phòng theo hớng hiện đại
doanh nghiệp
1. Vai trò của văn phòng hiện đại ở doanh nghiệp
Trớc đây, trong cơ chế cũ, Văn phòng là nơi làm việc giấy tờ và lo hậu
cần cho hoạt động lãnh đạo. Trong vài năm trở lại đây, khi chuyển sang cơ
chế thị trờng, theo định hớng XHCN với sự quản lý của nhà nớc, để đảm bảo
đứng vững trong môi trờng cạnh tranh, các doanh nghiệp đã đầu t dây
chuyền thiết bị hiện đại đồng thời tiến hành đổi mới phơng thức quản lý,
tuyển dụng nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao. Do đó hiệu quả hoạt động
đã đợc nâng lên rõ rệt.
Thực tế đó đã phản ánh yêu cầu khách quan của công cuộc đổi mới, góp
phần tạo chỗ đứng cho mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng. Bên cạnh
đó, những thành tự khoa học của công nghệ thông tin gần đây cũng là áp lực
buộc các văn phòng phải khẩn trơng đi vào hiện đại hoá. Khi các nhà quản lý
chú trọng đến các công tác văn phòng thì vai trò của văn phòng hiện đại

trong doanh nghiệp Nhà nớc ngày càng đợc khẳng định. Rõ ràng, văn phòng
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 8
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
kết hợp với khoa học hiện đại đã ngày càng nâng cao hiệu suất làm việc của
cán bộ, nhân viên văn phòng. Các trang thiết bị hiện đại đã giúp họ đắc lực
hơn trong công việc, tạo năng suất và hiệu quả ngày càng cao.
Văn phòng hiện đại đã hạn chế tối đa về chi phí quản lý điều hành nhng
vẫn đảm bảo chất lợng làm việc. Đồng thời nó giúp các nhà quản lý thoát
khỏi những công việc mang tính chất sự vụ, kích thích sự sáng tạo của họ,
giúp họ có thời gian suy nghĩ để đa ra những phơng hớng và kế hoạch khả
thi, giải quyết tốt nhất mọi mặt trong công tác điều hành quản lý doanh
nghiệp.
Nh vậy cùng với xu thế chung của cơ chế mới, sự xuất hiện Văn phòng
hiện đại với sự hoạt động có hiệu quả càng chứng tỏ vai trò hết sức quan
trọng của công tác văn phòng trong mỗi doanh nghiệp hiện nay.
2. Cải tiến công tác tổ chức văn phòng.
Mục tiêu của các nhà quản trị Văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mu
cho cấp lãnh đạo điều hành quản lý hoạt động của CQ một cách hiệu quả
nhất. Muốn xây dựng một văn phòng theo hớng hiện đại trớc hết phải cải
tiến các bớc sau:
- Tổ chức về nhân sự
- Nghiệp vụ hành chính
- Trang thiết bị kỹ thuật
- Môi trờng làm việc
*Tổ chức về nhân sự:
Trong xu hớng phát triển của XH hiện nay, yếu tố con ngời luôn là trung
tâm của mọi hoạt động. Một doanh nghiệp hay một tổ chức dù có nguồn tài
chính phong phú với hệ thống trang thiết bị hiện đại đến đâu chăng nữa nếu
thiếu sự tổ chức quản lý thích hợp thì cũng sẽ trở thành đơn vị yếu kém.
Bởi vậy, khi cải tiến văn phòng theo hớng hiện đại hoá thì vấn đề quan trọng

nhất là phải cải tiến công tác tổ chức nhân sự.
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 9
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
Thực tế cho thấy, cùng với sự phát triển nh vũ bão của khoa học công
nghệ thì trình độ học vấn và kiến thức của các nhân viên ngày càng đợc năng
cao. ở Việt Nam hiện nay, những ngời không có trình độ đang dần bị đào
thải, lực lợc lao động trẻ nếu không có năng lực và trình độ chuyên môn sẽ
khó tìm đợc việc làm. thực tiễn đó phản ánh nhu cầu cải tiến, đổi mới chất l-
ợng lam việc của nhân viên trong các doanh nghiệp ngày càng cao.
Song song với đầu t trang thiết bị, các nhà quản trị cần phải có chính sách
bồ dỡng thêm cho nhân viên về nghiệp vụ chuyên môn, trang bị cho họ
những kiến thức về nghiệp vụ văn phòng một cách tổng quát để có thực hiện
tốt các nhiệm vụ, các công việc trong văn phòng. Các nhân viên phải đợc đào
tạo đa năng để có thể đảm nhiệm các công việc khác nhau, biết chi phối
công việc của cả văn phòng và biết xử lý chọn lọc các nguồn thông tin một
cách hợp lý, chính xác, kịp thời, giúp các nhà quản lý đa ra những quyết định
đúng đắn nhất. Ngoài việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên,
ngời quản trị còn phải biết tổ chức, sắp xếp nhân sự một các hợp lý.
Hiện nay ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vấn đề tổ chức nhân sự thờng
đơn giản hơn vì cơ cấu quyền lực này chỉ có một cấp, cấp lãnh đạo (giám
đốc) trực tiếp điều hành lao động tuyến cơ sở, nên tổ chức gọn nhẹ.
Với các văn phòng các doanh nghiệp lớn thì cơ cấu tổ chức phức tạp hơn,
mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có các bộ phận trong văn phòng với
đầy đủ chức năng văn phòng. Vì vậy, đối với doanh nghiệp này, việc tổ chức
nhân sự nên tập trung. Có nghĩa là mọi công việc văn phòng của các phòng
ban đều đa lên đầu não và tập trung nhân sự lên đó để tiến hành xử lý thông
tin và thực hiện các công việc khác trong văn phòng chỉ để lại các phòng ban
một số nhân viên văn phòng cần thiết nh văn th. Việc sắp xếp tổ chức nhân
sự theo kiểu tập trung nh vậy thể hiện tính thống nhất, đồng thời các nhân
viên dễ dàng trao đổi công việc khi cần có thể hỗ trợ nhau. Bên cạnh đó, việc

tổ chức sắp xếp nhân sự một cách hợp lý, ngời quản trị văn phòng cần quan
tâm đến nhu cầu của nhân viên có nghĩa là quan tâm đến chế độ, chính sách,
chăm lo tới đời sống vật chất và tinh thần của họ, phải biết lắng nghe ý kiến
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 10
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
nhân viên và đánh giá chính xác những khả năng, năng lực, tạo cho họ có cơ
hội thăng tiến, khuyến khích họ học hỏi nâng cao kiến thức.
Ngoài ra, trong quá trình tuyển chọn nhân viên, ngoài những yêu cầu về
chuyên môn, kiến thức, nghiệp vụ thì ngời quản trị văn phòng phải chú ý tới
phẩm chất đạo đức của nhân viên, vì trong điều kiện làm việc mới thì càng
phải có những yêu cầu mới về phẩm chất của mỗi nhân viên nhằm phải ánh
tính chất hiện đại của văn phòng. Trớc hết họ phải có trách nhiệm về công
việc, có óc sáng tạo nhanh nhẹn, và biết đề xuất ý kiến giúp lãnh đạo đa ra
những quyết định đúng. Mặt khác, họ phải là ngời luôn chủ động trong việc
biết cách giao tiếp và ăn mặc lịch sự gọn gàng.
Nói tóm lại, tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của ngời
quản trị, bởi nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của văn phòng. trong xu h-
ớng phát triển mới để nâng cao chất lợng và hiệu quả của công tác văn phòng
phục vụ cho công cuộc hiện đại hoá. Văn phòng của mỗi doanh nghiệp cần
có một đội ngũ nhân viên có năng lực, có phẩm chất đạo đức và thành thạo
các nghiệp vụ chuyên môn, có nh vậy mới đáp ứng đợc nhu cầu trong từng
thời kỳ mới.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì trình độ học vấn của
CBCNV ngày càng cao. Bên cạnh đó, các nhà quản trị cần phải có chính
sách bồi dỡng về nghiệp vụ, trang bị những kiến thức Văn phòng một cách
tổng quát để họ có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ văn phòng.
Vậy tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của nhà quản
trị, nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của Văn phòng. Trong xu hớng phát
triển mới, để nâng cao chất lợng và hiệu quả của công tác văn phòng, Văn
phòng của doanh nghiệp cần một đội ngũ nhân viên có năng lực, phẩm chất

đạo đức tốt.
* Nghiệp vụ hành chính:
Nghiệp vụ hành chính văn phòng theo hớng hiện đại hoá là tập hợp những
phơng cách, những quy định, các thao tác cụ thể mà ngời lãnh đạo vận dụng
một cách sáng tạo, có hiệu quả cao. Trớc đây, một số nghiệp vụ hành chính
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 11
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
đợc làm thủ công nh ghi chép sổ sách, tính toán hoặc văn bản viết bằng tay,
công tác thông tin đợc vận dụng một cách máy móc, không có hệ thống dẫn
đến sai lệch hoặc gây chậm trễ làm giảm hiệu quả lao động.
Ngày nay các trang thiết bị đã hỗ trợ rất nhiều cho nghiệp vụ hành chính
bởi vậy mà chất lợng công việc ngày càng cao. Cải tiến các nghiệp vụ hành
chính có nghĩa là cải tiến tổ chức hoạt động trong Văn phòng kết hợp các
trang thiết bị xây dựng một cơ cấu hoạt động trong văn phòng kết hợp với
trang thiết bị xây dựng một cơ cấu hoạt động gọn nhẹ, kết hợp với xu thế
phát triển mới đó là nên tập trung các nghiệp vụ hành chính. Có hai hình
thức tập trung:
+Tập trung theo địa bàn: Hoạt động hành chính đều đợc tập trung tại
một điểm duy nhất. Kiểu tập trung này có u điểm là dễ huy động nhân sự, dễ
quản lý, kiểm tra, dễ sử dụng các trang thiết bị. Tuy nhiên, nó cũng có nhiều
nhợc điểm nh khó chuyên môn hoá, thiếu sự quan tâm đến từng loại công
việc. Vì vậy, kiểu tập trung này chỉ nên áp dụng đối với các doanh nghiệp
nhỏ.
+Tập trung theo chức năng: Các nghiệp vụ hành chính đợc phân ra
thành bộ phận chuyên môn theo chức năng.
Ưu điểm của cơ cấu tập trung theo chức năng là cố thể thu hút đợc nhiều
chuyên viên vào công tác quản lý. Các chuyên viên này sẽ tham mu cho nhà
quản trị văn phòng về các hoạt động hành chính của từng bộ phận chuyên
môn.
Nhợc điểm chủ yếu của tập trung theo chức năng là hình thức này nếu

không khéo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trởng, có nghĩa là xuất hiện
sự lấn quyền.
Thông thờng, việc tập hoạt động hành chính không dợc các cấp quản trị
và những ngời thi hành a thích nhng để việc quản lý hiệu quả thì việc tập
trung lại tỏ ra không cần thiết. Đặc biệt, với hình thức tập trung theo chức
năng, chánh văn phòng luôn có sự cộng tác về các chuyên viên của các bộ
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 12
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
phân chuyên môn, nh vậy việc hoạch định, tổ chức điều hành, giám sát và
quản lý sẽ thuận lợi, dễ dàng hơn và thể hiện tính thống nhất trong quản lý
Hình 1: Kiểu tập trung theo địa bàn
Hình 2: Kiểu tập trung theo chức năng
Bên cạnh việc cải tiến tổ chức hoạt động chính nên tiến hành cải tiến cơ
cấu quản lý trong các doanh nghiệp. Trong xu thế phát triển của doanh
nghiệp cần bố trí thêm một số vị trí mới để đảm nhận những nghiệp vụ mới
để cơ cấu quản lý trở nên năng động và phù hợp với điều kiện kinh tế của
doanh nghiệp.
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 13
chánh văn phòng
các hoạt động hành chính
chánh
văn
phòng
Bộ phận A
bộ phận b
bộ phận c
chủ tịch hội đồng quản trị
phụ tá hành chính
tổng giám đốc
chánh văn phòng

bộ phận a bộ phận b bộ phận c
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
Hình 3: Sơ đồ cơ cấu quản lý
Nói tóm lại bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều phải thực hiện các
nghiệp vụ hành chính, vì vậy cải tiến nghiệp vụ hành chính là cải tiến cơ cấu
quản lý, nghiệp vụ chuyên môn trong Văn phòng nhằm mục đích tăng hiệu
quả làm việc hơn nữa.
* Trang thiết bị kỹ thuật:
Trang thiết bị kỹ thuật là công cụ trợ giúp con ngời trong quá trình lao động
SX. Ngày nay khi xu hớng hiện đại hoá ngày càng diễn ra mạnh mẽ thì các
trang thiết bị hiện đại càng giữ vị trí quan trọng trong hoạt động của Văn
phòng. Trớc đây các doanh nghiệp cũng trang bị một số máy móc nhằm giảm
bớt lao động chân tay nh bàn tính bằng tay, máy đánh chữ...Khi khoa học phát
triển, các nhà quản trị VP mới đẩy mạnh đầu t công nghệ tiên tiến. Nhờ đó
nhân viên văn phòng giảm bớt đợc lao động chân tay cũng nh rút ngắn thời gian
hoàn thành công việc. Bởi vậy muốn đạt đợc mục tiêu, tăng năng suất, tạo lợi
nhuận cao trong SXKD các doanh nghiệp nhất thiết phải tiến hành đổi mới
trang thiết bị hiện đại trong hoạt động Văn phòng để từng bớc tạo chỗ đứng
trong nền kinh tế tiếp tục đa Tổng.C.ty phát triển theo xu hớng phát triển chung
của toàn ngành giao thông.
* Môi trờng làm việc:
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 14
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
Khoa học đã chứng minh môi trờng làm việc có ảnh hởng rất lớn đến
năng suất lao động của CBCNV. Thực chất tạo ra môi trờng làm việc là xây
dựng và sắp xếp nơi làm việc một cách hợp lý và khoa học. Vì vậy cải tiến
môi trờng làm việc là một công việc không kém phần quan trọng của các nhà
quản trị Văn phòng.
Văn phòng hiện đại ngày nay có khuynh hớng sắp xếp theo mặt bằng
mở, có nghĩa là các nhà quản trị thờng sử dụng tối đa khoảng trống để sắp

xếp nơi làm việc cho nhân viên. Thay vì bố trí phòng riêng, nên xây dựng
các vách ngăn, hoặc tủ, kệ để ngăn cách các bàn làm việc. Cách sắp xếp này
vừa linh hoạt, tiết kiệm diện tích lại giảm chi phí mà rất thuận theo nh việc
trao đổi, xử lý thông tin trong của các nhân viên trong văn phòng. Nhân viên
làm việc trong văn phòng kiểu mặt bằng mở nh vậy, sẽ cảm thấy thoải giảm
đợc thời gian di chuyển. Kiểu làm phòng làm việc này còn thể hiện tính tập
thể, tạo ra không khí làm việc và tạo ra mối quan hệ gần gũi nhau hơn giữa
các nhân viên trong văn phòng để từ đó có thể hỗ trợ, giám sát và giúp đỡ
nhau khi cần thiết.
Bố trí phòng làm việc cho nhân viên phải đảm bảo nguyên tắc:
- Thuận tiện.
- Kinh tế.
-Thẩm mỹ.
Cách sắp xếp phòng làm việc, bàn ghế dụng cụ một cách khoa học và
thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần của nhân viên phấn chấn. Các dụng cụ đặt ở vị
trí thuận tiện, ngăn nắp, kết hợp với sự thao tác nhịp nhàng sẽ tiết kiệm đợc
năng lợng lao động và tiết kiệm thời gian cho công nhân viên.
Nên sắp xếp các dụng cụ trong phạm vi liên hoàn để dễ lấy và động tác
xoay chuyển cũng trở nên nhịp nhàng.
Tính nhịp nhàng là tính lặp đi lặp lại thao tác theo những khoảng thời
gian đều nhau. Sự nhịp nhàng tạo điều kiện để các thao tác đợc phản ứng có
điều kiện, làm cho ý thức của vỏ não giảm đi và ngợc lại hoạt động của các
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 15
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
trung tâm điều khiển theo một trình tự quen thuộc của bộ óc tăng lên làm
cho nhân viên không cảm thấy mệt mỏi.
Bên cạnh việc sắp xếp nơi làm việc, muốn tăng năng suất và hiệu quả
công việc thì ngời quản trị văn phòng phải quan tâm đến những yếu tố tác
động đến con ngời, sao cho nhân viên có ý thức làm chủ cao.
Con ngời thờng bị ảnh hởng bởi hai yếu tố: tâm lý và sinh lý.

- Về tâm lý: Nếu làm việc trong một môi trờng tốt, đầy đủ ánh sáng, có nhiệt độ
thích hợp, thoáng khí, thì họ sẽ cảm thấy thoải mái và hăng say làm việc.
- Về sinh lý: Nếu nhân viên đợc làm việc trong môi trờng yên tĩnh, thoáng
đãng, dễ chịu thì họ sẽ khoẻ khoắn hơn, có hng phấn hơn để thực hiện mọi
công việc một cách tốt nhất.
Bởi vậy, khi xây dựng văn phòng hiện đại, các nhà quản trị phải nghiên cứu, tìm
hiểu các nhân tố ảnh hởng để từ đó tổ chức sắp xếp cho khoa học và hợp lý.
Quản trị văn phòng ngày nay đã trở thành một ngành học lớn trên thế
giới, nó đã, đang và sẽ là lĩnh vực không thể thiếu trong mọi tổ chức kinh
doanh. Chính văn phòng có tầm quan trọng quyết định, nên việc tổ chức một
Văn phòng cũng phải có sự nghiên cứu và bố trí một cách khoa học và hợp
lý. Muốn đạt đợc mục tiêu doanh nghiệp cần phải có cơ cấu linh hoạt, uyển
chuyển. ở các doanh nghiệp Việt Nam, thông tin là một hệ thống cực kỳ
quan trọng. Vì thế, tổ chức không nên phân tán. Một văn phòng tổ chức theo
kiểu tập trung cũng có những u, nhợc điểm riêng. Do đó tuỳ thuộc vào quy
mô của từng doanh nghiệp mà có sự tổ chức Văn phòng của mình nhằm đạt
hiệu quả cao nhất.
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 16
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
ch ơng Ii
Khái quát chung về sự ra đời
và hoạt động của tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8
i. Quá trình ra đời của tổng công ty
1. Sự thành lập tổng công ty
Tổng công ty XDCTGT8 đợc quyết định thành lập từ năm 1965.
Theo quyết định số 597/QDTC ngày 23/6/1965. Bộ Giao thông vận tải đã
chính thức thành lập ban xây dựng 64 trực thuộc Bộ Giao thông vận tải.
Theo quyết định số 1916/QĐ/TCCB ngày 30/11/1982 của Bộ Giao thông
vận tải đã chuyển ban xây dựng 64 thành: Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng

giao thông 8.
Theo quyết định số 813/TCCB-LĐ ngày 28/4/1989 của Bộ Giao thông
vận tải về việc đổi tên Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8 thành
Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng công trình 8 thuộc bộ GTVT.
Theo quyết định số 4897/QĐ-TCCB_LĐ ngày 27/11/1995 của Bộ Giao
thông vận tải thành lập lại là: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8
tên giao dịch quốc tế là: civil gineering construC.Tyion corporation8,viết tắt
là: cienco8.
2. Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập
Theo quyết định thành lập, Tổng công ty xây dựng công trình giao thông
8 là doanh nghiệp Nhà nớc chịu sự quản lý của Nhà nớc của bộ Giao thông
vận tải và của cơ quan Nhà nớc khác theo quy định của pháp luật đợc quan
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 17
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
hệ với cơ quan nhà nớc ở Trung ơng và địa phơng để thực hiện các nhiệm vụ
kinh doanh trên lĩnh vực của mình.
Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nớc.
- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng.
- Sản xuất vật liệu xây dựng và đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn.
- Sửa chữa phơng tiện thiết bị thi công.
- Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh vật t thiết bị giao thông vận tải,
thiết bị công nghệ tin học.
- T vấn đầu t xây dựng công trình giao thông.
- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, dịch vụ du lịch, văn phòng làm việc
- Kinh doanh tiền tệ.
- Xây dựng các công trình khác (gồm:thuỷ lợi, quốc phòng điện...v.v).
- Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ: khám chữa bệnh và điều dỡng.
3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty
+Tổ chức hội đồng quản trị.

+Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc.
+Các phòng ban chuyên môn nghiệp. vụ giúp việc giám đốc.
+Các đơn vị thành viên của tổng công ty.
a.Hội đồng quản trị : Là cơ quan quản lý doanh nghiệp có quyền hạn cao
nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Doanh nghiệp. Chủ tịch và
các thành viên khác của hội đồng quản trị do bộ trởng bộ GTVT bổ
nhiệm,sau khi thống nhất ý kiến của bộ trởng Trởng ban tổ chức cán bộ
chính phủ.
b.Tổng giám đốc: Điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng công ty
theo chế độ thủ trởng. Tổng giám đốc do bộ trởng bộ GTVT bổ nhiệm theo
đề nghị của hội đồng bộ trởng, sau khi thống nhất ý kiến với bộ trởng Trởng
ban tổ chức cán bộ chính phủ.
c.Phó tổng giám đốc, kế toán trởng do bộ trởng bộ giao thông vận tải bổ
nhiệm theo đề nghị của hội đồng quản trị
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 18
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
d.Tổ chức doanh nghiệp Tổng công ty theo hình thức : Quốc doanh.
Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ các thủ tục về đăng ký kinh
doanhvà hoạt động theo đúng pháp luật.
sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lí hoạt động của tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8.
.
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 19
Hội đồng quản trị
tổng giám đốc
các phó tổng giám đốc
Phòng
Tài chính kế
toán
Phòng

Kế hoạch
tiếp thị
Phòng
Tổ chức
lao động
Phòng
Vật tư thiết
bị
Phòng
Dự án
công nghệ
Văn phòng
Công ty
XDC.TYGT
810
Công ty
XDC.TYGT
874
Công ty
XDC.TYGT
873
Công ty
XDC.TYGT
829
Công ty
XDC.TYG
T 875
XCông ty
DC.TYGT
838

Công ty
XDC.TY
GT 842
Công ty
XDGT Việt-
Lào
Công ty xây
dựng miền tây
Công ty tư
vấn XDGT
8
Công ty XD
cầu 75
Công ty vật tư
và xây công
trình
Công ty
XDC.TYGT
872
Công ty
XDC.TYGT
889
Công ty
XDC.TYGT
892
Công ty
XDC.TYGT
820
Trung tâm
QHQT và đầu

tư
Công ty
VCKDL và
TAXI
Trung tâm
ĐTKTNV.8
Trung tâm y
tế giao
thông 8
Chi nhánh
miền tây
Chi nhánh
phía Nam
Chi nhánh tại
Lào
Chi nhánh
Tây Bắc
Các ban điều hành dự án
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
Các đơn vị thành viên
ST
T
Tên đơn vị Chức năng nhiêm vụ Hạng
DN
Trụ sở
I
Đơn vị hạch toán độc
1. Công ty XDC.TYGT 810 XD đờng bộ và các công
trình khác ngoài nh: XD
các công trình dân dụng,

điện, thuỷ lợi, quốc
phòng, sân bay, cảng
biển.
Hạng 1 Hà Nội
2 Công ty XDC.TYGT 874 nt Hạng 1 Nghệ An
3 Công ty XDC.TYGT 873 nt Hạng 1 Hà Nội
4 Công ty XDC.TYGT 829 nt Hạng 1 Hà Nội
5 Công ty XDC.TYGT 872 nt Hạng 2 Hà Nội
6 Công ty XDC.TYGT 838 nt Hạng 2 Thanh
Hoá
7. Công ty XDC.TYGT 842 nt Hạng 2 Hà Nội
8 Công ty XDC.TYGT 875 nt Hạng 2 Hà Nội
9 Công ty XDC.TYGT 892 nt Hạng 2 Hà Nội
10 Công ty XDC.TYGT 889 nt Hạng 2 Hà Nội
11 Công ty XDC.TYGT 820 nt Hạng 2 Nam Hà
12 Công ty XD Miền Tây nt Hạng 2 Hà Nội
13. Công ty XDC.TYGT Việt-
Lào
nt Hạng 2 Hà Nội
14 Công ty vật t và XDC.TY nt Hạng 2 Hà Nội
15 Công ty xây dựng cầu 75 Xây dựng cầu, đờng bộ Hạng 2 Nghệ An
16 Công ty t vấn XDC.TYGT
8
T vấn KSTK và XDC.TY Hạng 2 Hà Nội
II. Đơn vị hạch toán phụ thuộc
1 Công ty vận chuyển
khách.du lịch và taxi
Kinh doanh vận chuyển
khách du lịch và taxi
Hà Nội

2 Trung tâm quan hệ quốc tế
và đầu t
Kinh doanh thơng mại t
vấn đầu t XDC.TY
Hà Nội
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 20
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
3 Trung tâm y tế GT 8 điều dỡng, khám chữa
bệnh
Thanh
Hoá
4 Trung tam đào tạo kĩ thuật
và nghiệp vụ 8
Đào tạo kĩ thuật nghiệp
vụ và thực nghiệm
XDC.TY
Hà Nội
III Chi nhánh Tiếp thị, XDC.TY
1 Tại TP Hồ Chí Minh nt
2 Tại Miền Trung nt
3 Tại Viêng chăn (Lào) nt
4 Tạ.i Sơn La (Tây Bắc) nt
IV Liên doanh
1 Tổng công ty xây dựng
công trình GT8
Xây dựng công trình Hà nội
2 Công ty liên doanh Hữu
Nghị
Sản xuất vật liệu và
XDC.TY

Hải D-
ơng
Ii. bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao
thông 8
1. Cơ cấu nhân sự
Lao động hiện có của tổng công ty đến ngày 31/12/2000 là:7548 ngời.
Trong đó: Lao động dài hạn : 4598 ngời.
- Hợp động ngắn hạn : 2958 ngời
Chất lợng lao động dài hạn:
- Trình độ đại học, cao đẳng chiếm :20,83%
- Trình độ trung học chiếm :11,68%
- Công nhân kỹ thuật chiếm :44,5%
Lao động phổ thông và lao động khác chiếm: 22.99%
Nh vậy lao động trí tuệ và lao động kỹ thuật của Tổng công ty chiếm:
77,01%. Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá đợc phân bổ tơng đối đồng
đều và hợp lý từ cơ quan văn phòng Tổng công ty đến các công ty thành viên
và trực tiếp đến các tổ đội sản xuất kinh doanh tạo ra sức mạnh tổng hợp.
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 21
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
2. Sắp xếp bố trí lao động
*Ưu điểm nổi bật trong công tác lao động những năm qua là đã quan tâm
đến lực lợng cán bộ khoa học kỹ thuật đợc đào tạo chính quy qua các trờng
Đại học chuyên ngành.
- Việc thực hiện đào tạo và đào tạo lại đợc quan tâm sâu sắc và đạt đợc
những kết quả to lớn,đã tổ chức đợc nhiều khoá đào tạo tại chức tại trờng Đại
học GTVT với số học viên đáp ứng đợc yêu cầu và nhiệm vụ trớc mắt và lâu
dài của tổng công ty.
- Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có cống hiến lâu
năm, có nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có trình
độ năng lực phù hợp và đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặt

chẽ lực lợng cán bộ đợc đào tạo đầy đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để
nâng cao hiệu quả của cán bộ.
*Nhợc điểm: Bên cạnh u điểm trong công tác cán bộ của tổng công ty
còn có mặt yếu điểm là: Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung, cao cấp
nhiều nhng cha đáp ứng đợc yêu cầu. Hiện nay tổng công ty còn thiếu những
chuyên gia đầu ngành giỏi về lĩnh vực quản lý kinh tế, giỏi về chuyên môn
kỹ thuật nghiệp vụ.
iii. Hoạt động của tổng công ty
1. Các lĩnh vực hoạt động của đơn vị
- Công nghiệp dân dụng.
- T vấn đầu t xây dựng các công trình giao thông và đầu t phát triển sản
xuất.
- Xây dựng các công trình giao thông.
- Sản xuất vật liệu xây dựng, đồ mộc, cấu kiện bê tông.
- Xuất nhập khẩu và kinh doanh đầu t thiết bị GTVT, tin học.
- Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, phòng làm việc.
- Xây dựng các công trình thuỷ lợi, quốc phòng, điện.
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 22
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
- Kinh doanh vận chuyển khách du lịch và taxi.
- Xuất nhập khẩu máy móc thiết bị chuyên dùng và lao động.
2. Kết quả hoạt động của Tổng công ty
Theo số liệu tổng hợp báo cáo của các công ty thành viên thí kết quả thực
hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đạt đợc là:
Năm Giá trị tổng sản lợng
(Đơn vị tính:tỷ đồng)
TH/KH
(%)
Kế hoạch Thực hiện
1999 850 1001,412 117,813%

2000 1100 1234,983 112,271%

Nhìn chung, về sản lợng trong hai năm gần đây Tổng công ty đều
hoàn thành vợt mức kế hoạch của Nhà nớc giao theo kế hoạch của năm 1999
là: 850 tỷ đồng, đạt 1001,412 tỷ đồng, tăng17,81%và kế hoạch của năm
2000là: 1100 tỷ đồng, đạt 1234,983 tỷ đồng, tăng12,271%.
Do giá trị sản lợng thực tế của tổng công ty tăng lên dẫn đến năng xuất
lao động của tổng công ty cũng tăng lên đồng thời thu nhập bình quân đầu
ngời đợc nâng lên năm sau cao hơn năm trớc.
- Năm 1999 thu nhập bình quân 1ngời/1tháng là:960.000đồng.
- Năm 2000 thu nhập bình quân 1ngời/1tháng là:1100.000 đồng.
Đây là kết quả to lớn mà Tổng công ty đã hoàn thành mục tiêu hàng năm,
sản lợng hàng năm ngày càng tăng so với kế hoạch là do Tổng công ty đã
thắng đợc nhiều thầu công trình mang tầm cỡ quốc tế và công trình trọng
điểm của đất nớc.
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 23
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 24
Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Thái (546414)
ch ơng III
Tổ chức và hoạt động của văn phòngtổng
công ty xây dựng công trình giao thông 8
Văn phòng là một bộ phận của Hành chính học. Nó nghiên cứu về tổ chức
hoạt động của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở Nhà nớc và
các cơ quan Nhà nớc. Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo đợc trình
độ, năng lực của các công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công
chức.
Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trởng, ban lãnh đạo thực hiện
chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp
thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị.

I. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty
xây dựng công trình giao thông 8
Căn cứ thông t số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm 1998 của
Bộ Lao động Thơng binh và Xã hội hớng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và thi
nâng ngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nớc
kèm theo bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây dựng
tiêu chuẩn các chức danh viên chức.
Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty xây dựng công
trình giao thông 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7 tháng 10
năm 1996 của bộ trởng Bộ Giao thông Vận tải và hớng dẫn số
277VB/TCCB-LĐ ngày 9 tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây dựng
công trình giao thông 8.
Khoa Quản trị kinh doanh - Ngành Quản trị văn phòng 25