Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.doc

Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Mở đầu
Lý do chọn đề tài
Hiện nay, Việt Nam đang dần khẳng định vị trí của mình trên trờng quốc tế
đòi hỏi mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị cần nỗ lực rất nhiều, trong đó đặc biệt là
sự cố gắng không chút mệt mỏi của các nhà quản trị trong việc hoàn thành và
hoàn thành một cách xuất sắc nhiệm vụ của mình đợc giao phó.
Những đóng góp của công tác văn phòng đối với hoạt động của doanh nghiệp
đã đợc thừa nhận.Bởi vậy cần có đợc cái nhìn đúng để có sự quan tâm, đầu t
đúng mức để có những bớc đi đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh
của mỗi doanh nghiệp.
Cổ phần hoá Doanh nghiệp là một bớc ngoặt quan trọng đối với Công ty Cổ
phần Công trình Giao thông Hải Phòng.Trong quá trình cổ phần hoá, công ty
một mặt đợc khẳng định năng lực quản lý, một mặt là những khó khăn để tồn
tại và phát triển hơn nữa. Để làm đợc điều này công ty đã không ngừng áp dụng
những KH- KT hiện đại, nâng cao trình độ của công nhân kỹ thuật, hoàn thiện
công tác quản lý, đặc biệt là khẳng định vai trò của văn phòng để trở thành trợ
thủ đắc lực cho lãnh đạo và công ty nói chung.
Trong quá trình học tập và nghiên cứu các môn học chuyên ngành quản trị
văn phòng, tôi đã nhận thức đợc tầm quan trọng của văn phòng và hoạt động
văn phòng đối với doanh nghiệp.Trong thời gian thực tập, đợc tìm hiểu tình
hình thực tế hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần Công trình Giao thông
Hải Phòng, do đó tôi đã chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải
Phòng làm nội dung của luận văn tốt nghiệp.
Mục tiêu Và NHIệm vụ nghiên cứu
Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức
đổi mới phơng thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lợng và hiệu quả,
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P

1
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
hiệu lực của công tác lãnh đạo.Do vậy, việc tăng cờng xây dựng tổ chức và cải
cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức đợc quan tâm đặc biệt.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn:
+ Nghiên cứu lý luận về văn phòng: khái niệm, chức năng, nhiệm vụ.Lý luận
về hoạt động văn phòng: vai trò, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác
văn phòng, các yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng
+ Đánh giá hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng: quá trình
hình thành và phát triển công ty, ngành nghề kinh doanh, khái quát về phòng
TC- HC, các nghiệp vụ chính, thuận lợi, tồn tại
+ Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở
Công ty: định hớng chung, giải pháp cụ thể
Phạm vi nghiên cứu
Thực tế có nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau về hoạt động văn
phòng phản ánh nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ
lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Nội dung luận
văn này đi sâu tìm hiểu về thực tế hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải
Phòng.
Phơng pháp nghiên cứu
Luận văn áp dụng phơng pháp luận biện chứng. Phơng pháp này cụ thể bao
gồm ba phơng pháp chính là: nghiên cứu tài liệu về lý luận văn phòng và hoạt
động văn phòng, quan sát và phân tích, so sánh với thực tế văn phòng và hoạt
động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng.
Kết cấu của luận văn
Bố cục của luận văn gồm 3 chơng:
Ch ơng 1 : Lí luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng.
Ch ơng 2: Thực tế về hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình

Giao thông Hải Phòng.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
2
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Ch ơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty
CPCTGT Hải Phòng.
Ch ơng 1
Lí luận chung về văn phòng và hoạt động
văn Phòng
1.1 Lí luận chung về văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Nền kinh tế nớc ta hiện nay đã và đang đứng trớc muôn vàn cơ hội để hội nhập
phát triển cũng nh phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại,
phát triển đúng hớng trong nền kinh tế thị trờng ngày càng đa dạng hoá, hiện đại
hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững
vàng trên thơng trờng để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển hoà nhịp
cùng nền kinh tế thế giới.
Muốn làm đợc điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động,
sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định đợc vị trí quan trọng của mình trong
việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý.
Có một số khái niệm cơ bản về Văn phòng dới các góc độ khác nhau:(theo Th.s
Trần Thị Ngà, 2006, Bài giảng cho lớp QT901P trờng ĐHDLHP).
* Xét theo phơng diện tổ chức:Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức.
* Xét theo tiêu chí chức năng : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt
động tham mu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
* Xét theo tính chất hoạt động : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc
quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.

* Ngoài ra còn có thể hiểu: Văn phòng là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội,
đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp.
Trong thực tế văn phòng còn đợc tổ chức hoạt động tơng đối độc lập nh một cánh tay
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
3
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
nối dài của cơ quan cấp trên trực tiếp, một cơ cấu tổ chức thay mặt cơ quan, đơn vị thực hiện
những nhiệm vụ ở ngoài cơ quan, đơn vị chính.
Trong một số trờng hợp khác, văn phòng gần nh là một cơ quan hoàn chỉnh, là hình bóng
thu nhỏ của cơ quan chính nh các văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các
vùng, khu vực hay ở nớc ngoài .
Văn phòng cũng đợc dùng để gọi các tổ chức độc lập đợc pháp luật thừa nhận với tên
gọi nh : văn phòng luật s, văn phòng t vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc s...
Khi thực hiện hoạt động hậu cần với nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất và tài chính, văn
phòng còn đợc hiểu nh một thủ kho về tài chính, tài sản.
Luận văn này xem xét văn phòng theo cách nhìn nhận chung nhất.Văn phòng đ-
ợc hiểu là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp, là nơi
làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện các hoạt động, sản xuất hàng hoá, làm dịch
vụ hoặc làm công việc hành chính đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ thì gọi là văn
phòng.Văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin
từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của
doanh nghiệp.
Nh vậy, văn phòng có thể đợc xem xét nh một hệ thống bao gồm các tác nghiệp
đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Đầu vào đó là các hoạt
động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về
những lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trờng...theo các phơng
án khác nhau nhằm thu đợc những kết quả tối u trong từng hoạt động của cơ quan,
tổ chức. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông

tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh
đạo.Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác điều hành thông
tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá
trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Hiểu một cách toàn diện hơn: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan
trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
4
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo
mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo vật chất cho hoạt động của cơ quan.
1.1.2 Chức năng của Văn phòng
Câu hỏi đợc đặt ra là Vì sao ở mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị lại cần phải quan
tâm và đẩy mạnh công tác văn phòng?.Vì văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ
chức rất nhiều trong việc ra quyết định quản lý. Doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có
qui mô lớn hay nhỏ, cũng đều có văn phòng là cửa ngõ trung tâm, là nơi liên kết các
mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác điều hành, quản lý. Để thể hiện rõ
đợc điều đó, chúng ta nghiên cứu văn phòng với hai chức năng chính:
1.1.2.1. Chức năng tham mu, tổng hợp.
Để đạt đợc hiệu quả cao trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đòi hỏi các nhà quản
lý phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên mọi lĩnh vực. Đồng thời
phải nhanh chóng đa ra đợc quyết định quản lý chính xác, kịp thời để giải quyết mọi
vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã vợt qua khả năng của các nhà quản lý, đòi
hỏi phải có một lực lợng trợ giúp họ trên mọi phơng diện, đó là công tác tham mu,
tổng hợp.
Chức năng tham mu, tổng hợp của văn phòng đợc phản ánh thông qua hoạt động
có tính đa dạng và tổng hợp trong việc tham vấn cho quá trình điều hành của lãnh
đạo. Cụ thể là tham mu bao hàm nội dung tham vấn, còn tổng hợp liên quan đến

quá trình thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.
Hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có
tính chủ quan hoặc khách quan nh : tổ chức bộ máy, quy chế hoạt động, con ngời,
trang thiết bị, cơ sở vật chất, phong cách lãnh đạo của thủ trởng...
Muốn có quyết định đúng đắn, khoa học ngời lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý
chí chủ quan của mình còn phải xét đến những yếu tố khách quan nh ý kiến tham
gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ gúp. Việc thu thập, phân tích và tổng
hợp những ý kiến đó thông thờng và phần lớn đợc thực hiện bởi bộ phận văn phòng.
Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa
chọn quyết định tối u. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học,
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
5
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi
mà văn phòng thu thập đợc. Nh vậy, tham mu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để
tham mu. Đồng thời, văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo cơ quan điều hoà, phối
hợp các hoạt động chung của các đơn vị trực thuộc.
1.1.2.2. Chức năng hậu cần
Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động bình thờng
của tổ chức. Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã nâng cao hiệu quả
làm việc của doanh nghiệp. Hậu cần thờng là những công việc dịch vụ nh tạo ra cơ
sở vật chất, hỗ trợ mọi trang thiết bị, phơng tiện cho ngời lao động để nâng cao năng
suất lao động, tăng thêm hiệu quả làm việc.
Công tác hậu còn là diện mạo của cơ quan, thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản
tiết kiệm đảm bảo cho đời sống của CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng đ-
ợc coi nh công cụ quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp phần
vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng nh việc tổ chức thành công các
hội nghị, hội thảo.

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan
trọng trên. Các chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi doanh nghiệp.
1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng
Trên cơ sở các chức năng nh đã trình bày ở trên, văn phòng cần thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể nh sau:
Một là, xây dựng và đôn đốc việc thực hiện chơng trình, kế hoạch công tác của
cơ quan chơng trình đó; bố trí, sắp xếp chơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6
tháng, năm của cơ quan.
Hai là, thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo đồng thời tổng
hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan.
Ba là, đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành
của thủ trởng.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
6
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Bốn là, t vấn văn bản cho thủ trởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý và kỹ
thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
Năm là, thực hiện công tác văn th - lu trữ, giải quyết các văn th, tờ trình của các
đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, theo dõi việc giải quyết các văn bản đó.
Sáu là, tổ chức giao tiếp trong nội bộ cơ quan với bên ngoài và hỗ trợ việc tiếp
khách, tiếp dân, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện, công tác
lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ
quan, mình với các cơ quan khác, cũng nh với nhân dân nói chung.
Bẩy là, lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân
phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền l-
ơng, tiền thởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nớc và quyết định của thủ tr-
ởng.

Tám là, mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất,
kỹ thuật, phơng tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt
động và công tác của cơ quan.
Chín là, tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an toàn
cơ quan.
Mời là, thờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng và nâng cao chất lợng đội ngũ
nhân viên văn phòng, từng bớc hiện đại hoá công tác hành chính- văn phòng, chỉ đạo
và hớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dới hoặc đơn vị chuyên
môn khi cần thiết.
1.2. Lí luận chung về hoạt động văn phòng
1.2.1 Vai trò của hoạt động văn phòng
Vai trò của công tác văn phòng đợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức
năng, nhiệm vụ cụ thể của nó.
Trớc hết, hoạt động của văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền của
cả hệ thống các cơ quan nhà nớc nhằm thực hiện hoá các chủ trơng, chính sách của
Đảng và nhà nớc trong cuộc sống.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
7
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn
phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà
nớc, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của các cơ quan, đơn vị,
theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đợc nhà nớc giao.
Thông tin, xét về hiệu quả sử dụng, luôn gắn liền với hiệu quả quản lý. Mặt
khác, thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lợng của kiểm tra trong quản lý nhà n-
ớc.Thông tin là đối tợng lao động của cán bộ, công chức, là công cụ đắc lực của ngời
quản lý, là nhu cầu thờng xuyên trong đời sống nhà nớc, xã hội cũng nh từng con ng-
ời, từng tế bào của xã hội. Bằng việc thu nhận và xử lý thông tin của các văn phòng,

các cấp quản lý ban hành các quyết định quản lý theo đúng trình tự, thủ tục, thẩm
quyền tới các đối tợng quản lý, đó là điều kiện tiên quyết để các chủ trơng, chính
sách của Đảng, pháp luật của nhà nớc đi vào cuộc sống. Đồng thời, văn phòng cũng
là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản
lý mà cơ quan mình có nghĩa vụ thực hiện.
Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động
thờng xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống cơ quan
hành chính nói chung và hoạt động của mỗi cơ quan nói riêng. Góp phần duy trì sự
ổn định và phát triển toàn diện của xã hội. Hoạt động của văn phòng là một chuỗi
các hoạt động thờng xuyên, liên tục trớc hết đợc đảm bảo thông qua việc lập và đôn
đốc thực hiện các chơng trình, kế hoạch. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện theo kế
hoạch là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của văn phòng. Có kế hoạch, việc điều hành
công việc sẽ tập trung vào các mục tiêu, có thể ứng phó đợc với những biến động,
những thay đổi có thể xảy ra trong quá trình quản lý cũng nh tạo khả năng tiết kiệm
trong hoạt động của văn phòng.
Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong
cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của cả hệ thống. Hoạt động của văn
phòng có tác dụng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công tác trong toàn cơ
quan. Ngoài việc tham mu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định quản lý,
văn phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
8
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
của các đơn vị có liên quan và giúp cho lãnh đạo đa ra phơng án giải quyết kịp thời,
nhanh chóng.
Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ các
hoạt động, bảo đảm trật tự, an toàn của cơ quan. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng
sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ

chức.
1.2.2. ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng
Mọi hoạt động của văn phòng có đợc diễn ra liên tục và hiệu quả hay không là
hoàn toàn phụ thuộc vào cách bố trí , sắp xếp nhân viên khoa học, hợp lý cũng nh
nghệ thuật điều hành, quản lý của nhà lãnh đạo.Việc tổ chức công tác văn phòng
một cách khoa học có ý nghĩa vô cùng quan trọng vì nó quyết định tới sự thành công,
phát triển của doanh nghiệp.
1.2.2.1. Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức.
Sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức liên quan đến nhiều yếu tố, trong
đó có những yếu tố tiên quyết khẳng định vị trí của cơ quan, tổ chức trong hệ thống
các chủ thể quản lý nh : địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô, chất lợng,
đối thủ cạnh tranh...Những vấn đề đó liên quan mật thiết đến nội dung của công tác
văn phòng, mà trớc hết là việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để có thể có đợc
những dự báo chính xác, đúng đắn phục vụ cho việc quản lý, điều hành của lãnh dạo
đối với cơ quan, tổ chức. Một khi những công việc đó đợc tính toán kỹ lỡng và thực
hiện đầy đủ, có khoa học sẽ là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của cơ quan, tổ
chức.Văn phòng thờng xuyên là nơi góp phần quan trọng trong việc xây dựng các ch-
ơng trình lớn, các kế hoạch dài hạn, các quy chế hoạt động của mỗi cơ quan, các hoạt
động đó mang tính định hớng, lâu dài và có tầm quan trọng với bất cứ cơ quan nào.
1.2.2.2. Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển
tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Trong thời kỳ bùng nổ thông tin nh hiện nay, mọi thắng lợi trong hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức đợc quyết định bởi lợi thế về thông tin. Nhng việc thu thập, xử
lý và chuyển tải thông tin lại phụ thuộc vào sự phân công, giao trách nhiệm, lề lối và
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
9
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
phơng pháp làm việc, cũng nh trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn

phòng. Bởi vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ giảm bớt đợc thời gian lãng
phí và những ách tắc trong xử lý và lu chuyển thông tin. Vấn đề cần quan tâm chính
là hợp lý hoá tổ chức và biên chế sao cho chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, mỗi
cán bộ, công chức phải đợc phân định rõ ràng. Để tiến tới mục tiêu đó cần xây dựng
và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đó là những quyết định về lề
lối, nề nếp làm việc ở từng bộ phận. Chúng khẳng định tạo lập và ràng buộc các mối
quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau...Mục tiêu
chung không thể đạt hiệu quả cao nếu quy chế xây dựng không đạt yêu cầu mà dễ
dẫn tới sự vận hành rời rạc của từng mắt xích trong cơ cấu vận hành của bộ máy tổ
chức. Do đó, việc tổ chức khoa học công tác văn phòng trở nên hết sức cần thiết
trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1.2.2.3. Tăng cờng khả năng sử dụng các nguồn lực.
Các nguồn lực của cơ quan, tổ chức tồn tại dới nhiều dạng nh : nhân lực, vật lực và
trí lực. Các nguồn lực đó chỉ có thể đợc huy động, sử dụng một cách có hiệu quả khi
áp dụng những phơng thức tác động và vận hành chúng một cách khoa học. Trớc hết,
yếu tố con ngời là không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Yếu tố
này phải là một khối thống nhất về hành động, là sự tổng hoà, phối hợp nhịp nhàng
những trách nhiệm và sự hiểu biết khác nhau. Hơn thế nữa, sự hoà đồng, đoàn kết
giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên là một điều kiện quan trọng để đi tới mục tiêu
chung.Từ đó cần tiếp cận yếu tố con ngời dới cách nhìn thật khoa học, từ mọi góc độ,
không thể phiến diện. Con ngời luôn hớng tới việc hợp lý hoá những hoạt động của
mình, trong đó có việc sử dụng những điều kiện vật lực và trí lực sao cho có hiệu quả
nhất. Sự nhận thức thế giới khách quan ngày càng một sâu sắc hơn, những thiết bị
ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối u hoá
những hoạt động của con ngời trên mọi lĩnh vực.Tuy nhiên, nếu không biết kết hợp
sao cho khoa học, đúng đắn, phù hợp với pháp luật thì các nguồn lực có thể sẽ không
đợc huy động và sử dụng hiệu quả.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
cơ chế
hoạt

động
của
văn
phòng
Yếu
tố
tổ
chức
10
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
1.2.2.4. Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng
Công tác văn phòng diễn ra thờng xuyên, liên tục và cần đến những chi phí đáng
kể cho những tác nghiệp quản lý văn phòng mang tính gián tiếp. Những chi phí hành
chính- văn phòng có thể chiếm khoảng 5-10% tổng chi phí cho hoạt động chung và
sẽ đợc tính vào giá thành sản phẩm. Việc giảm bớt khoản chi phí này là hết sức cần
thiết và việc đó hoàn toàn có thể thực hiện đợc một khi công tác văn phòng đợc tối u
hoá trên những cơ sở khoa học nhất định.
1.2.2.5.Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức
Năng suất lao động chịu ảnh hởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.
Những yếu tố liên quan đến tổ chức bộ máy, cơ cấu và các nguyên tắc vận hành bộ
máy đó, những yếu tố con ngời và vật chất phục vụ sự vận hành ...Các yếu tố nếu đ-
ợc tổ chức một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu suất lao động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Một trong những tiền đề quan trọng để tiến hành hiệu quả các hoạt
động văn phòng chính là tâm lý lao động.Trong điều kiện tâm lý thoải mái, chủ
động, hoà hợp con ngời sẽ phát huy hết đợc những khả năng sáng tạo, những thế
mạnh của mình.
Chính vì thế, văn phòng cần tham mu xây dựng và thực hiện một quy chế hoạt động
dân chủ, khuyến khích ngời lao động về tinh thần cũng nh vật chất...

1.2.3. Các yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng
Văn phòng là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan tổ chức có chức năng
tham mu, tổng hợp cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính
trị của cơ quan, tổ chức đó.
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, luôn vận động chịu sự chi phối của
các yếu tố môi trờng và nó ảnh hởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của văn phòng.
Rõ ràng, doanh nghiệp muốn có đủ sức cạnh tranh và tồn tại trên thơng trờng thì bắt
buộc các nhà quản lý phải năng động nghiên cứu tìm ra các biện pháp tối u để tận
dụng cơ hội cũng nh khắc phục khó khăn, duy trì những tác động tích cực của các
yếu tố nhằm đạt đợc mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp nói chung, của văn phòng
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
cơ chế
hoạt
động
của
văn
phòng
Yếu
tố
tổ
chức
11
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
nói riêng. Bởi thế, câu hỏi đặt ra là Hoạt động văn phòng đã phải chịu sự tác động
của các yếu tố bên trong và bên ngoài nh thế nào? .
Hình 1: Sơ đồ các yếu tố ảnh hởng đến hoạt động văn phòng
1.2.3.1 Yếu tố tổ chức
Hoạt động của văn phòng trớc hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

của cơ quan cấp trên trực tiếp của văn phòng, phạm vi ảnh hởng đối tợng điều chỉnh,
các mối quan hệ, các nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan đó tham gia. Chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể đợc quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc
do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt
động của mỗi văn phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của
nhà nớc cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của mỗi văn phòng.
Mỗi doanh nghiệp hoạt động đều dựa trên sự quản lý của Nhà nớc thông qua hệ
thống quản lý bằng quy định, pháp luật do Nhà nớc ban hành. Những chính sách,
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
Văn
phòng
cơ chế
hoạt
động
của
văn
phòng
điều kiện
cơ sở
vật chất
gắn với
hiện đại
hoá
Yếu
tố
tổ
chức
12
Bầu
không

khí
làm
việc
Nguồn
nhân
lực
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
quy định của nhà nớc về văn phòng tạo ra hành lang pháp lý chung cho quá trình
định hớng phát triển của mỗi doanh nghiệp. Hệ thống chính sách của mỗi doanh
nghiệp đòi hỏi luôn đợc hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi
thời kỳ và mang tính khả thi cao là cơ sở để hoạt động văn phòng thực hiện hiệu quả,
nâng cao uy tín của lãnh đạo văn phòng và tăng năng suất lao động của nhân
viên.Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý, mang tính hình thức hoặc đợc hình
thành một cách độc đoán, chủ quan sẽ dẫn đến sự rối loạn trong nội bộ, sự mất niềm
tin, rệu rã tinh thần, sự chống đối và đơng nhiên kết quả thực thi thấp.
Cùng trong yếu tố tổ chức này, văn phòng chịu ảnh hởng trong mối quan hệ tơng
tác với các đơn vị khác trong cơ quan. Do vậy, mọi hoạt động giữa các phòng ban,
đơn vị với Văn phòng phải biết kết hợp mật thiết, đồng bộ với nhau trong công việc.
1.2.3.2 Nguồn nhân lực
Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, yếu tố con ngời có ý nghĩa to
lớn đối với hoạt động văn phòng.Yếu tố này ngày càng có vai trò hết sức quan trọng
vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không đ-
ợc coi trọng. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay đang thay đổi mạnh mẽ
do các quy định mới của Nhà nớc về việc cơ quan nhà nớc không thực hiện một số
loại công việc mà văn phòng trớc đây vẫn thực hiện.Việc áp dụng các biện pháp quản
lý mới nh khoán chi hành chính, thực hiện cơ chế khoán với các đơn vị sự nghiệp...
Nguồn nhân lực trong văn phòng liên quan mật thiết đến ý thức tổ chức quản lý,
khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu nhà lãnh đạo biết

khai thác yếu tố này dới nghệ thuật quản lý có khoa học sẽ thuân lợi cho việc vận
hành bộ máy văn phòng thờng xuyên, linh hoạt.
Yếu tố con ngời trong văn phòng bao gồm: nhà lãnh đạo, nhân viên, khách hàng,
đối tác...ảnh hởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và
kết quả làm việc của văn phòng nói riêng.
*Các nhà lãnh đạo:
Là ngời quản lý, điều hành mọi hoạt động trong văn phòng. Doanh nghiệp có đạt
đợc mục tiêu đề ra hay không là phụ thuộc vào hoạt động văn phòng có khoa học hay
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
13
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
không, phụ thuộc vào khả năng quản lý, thông minh, quyết đoán, nhạy bén của ng-
ời lãnh đạo. Để quản lý tốt bộ máy văn phòng, ngời lãnh đạo cần có một số phẩm
chất cơ bản sau:
+ Có tầm nhìn chiến lợc.
+ Có tham vọng thành đạt.
+ Có kỹ năng quản lý cần thiết nh lập kế hoạch, kiểm tra, phân công công việc,
động viên khuyến khích nhân viên làm việc có hiệu quả, bố trí, sắp xếp công việc sao
cho đúng ngời, đúng việc để phát huy cao nhất khả năng của từng nhân viên.
+ Có kỹ năng giao tiếp tốt.
*Nhân viên
Đây là nhân tố tác động trực tiếp đến quá trình hoàn thành công việc của văn
phòng. Nếu nh nhân viên hiểu rõ đợc chức năng, nhiệm vụ của mình, của văn phòng
thì khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ của họ sẽ cao hơn. Ngợc lại, hoạt động văn
phòng sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu nh nhân viên văn phòng không hiểu rõ chức
năng, nhiệm vụ, không có thái độ đúng mực với công việc của văn phòng. Để thực
thi hiệu quả cá nhân nhân viên cần các yếu tố cấu thành năng lực công tác, bao gồm:
kiến thức, khả năng và hành vi phù hợp với nhiệm vụ. Cụ thể là, nhân viên văn

phòng cần có:
+ Kiến thức, hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ.
+ Các kỹ năng cần thiết để có thể hoàn thành tốt công việc.
+ Cách ứng xử, thái độ cần thiết trong công việc: cần cù, cẩn thận, linh hoạt, sáng
tạo; giúp đỡ, hỗ trợ lãnh đạo, đoàn kết, thân thiện với các nhân viên khác.
Các nhân viên cần có đợc sự quan tâm, hỗ trợ, chỉ đạo từ phía nhà quản lý
để hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao phó. Để có thể gặt hái đợc kết quả cao trong
công việc thì đòi hỏi có sự phối hợp nhịp nhàng, hài hoà giữa nghệ thuật quản lý
của nhà lãnh đạo cùng sự đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau giữa các nhân viên trong văn
phòng.
*Khách hàng, đối tác...
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
14
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Đây là kim chỉ nam cho sự phát triển của hoạt động văn phòng. Nhân tố này vô
cùng quan trọng với sứ mệnh duy trì và phát triển doanh nghiệp, có liên quan tới kế
hoạch phát triển hình ảnh của doanh nghiệp trong tơng lai. Hoạt động văn phòng
đúng hớng là phải có sự kết hợp khéo léo giữa lợi ích của ngời tiêu dùng và lợi ích
của doanh nghiệp. Có nh thế doanh nghiệp mới tạo đợc sự tin tởng với khách hàng
cũng nh uy tín với đối tác làm ăn lâu dài.
1.2.3.3 Cơ chế hoạt động của văn phòng
Cơ chế hoạt động của cơ quan hành chính nhà nớc nói chung và hoạt động của tổ
chức văn phòng nói riêng đang có nhiều cải tiến.
Vai trò của văn phòng ngày càng đợc đánh giá đầy đủ và rõ ràng.Sự ràng buộc
trách nhiệm giữa văn phòng và các đơn vị chuyên môn ngày càng đợc củng cố.Văn
phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ liên kết phối hợp giữa các đơn
vị trong cơ quan, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công
khai, dân chủ, chống lãng phí và nạn tham nhũng.

1.2.3.4 Bầu không khí làm việc
Khoa học đã chứng minh bầu không khí làm việc có ảnh hởng rất lớn đến năng
suất lao động của CBCNV, làm ảnh hởng đến hiệu quả của mọi hoạt động trong văn
phòng. Bên cạnh việc sắp xếp nơi làm việc, muốn tăng năng suất và hiệu quả công
việc thì các nhà lãnh đạo phải quan tâm đến những yếu tố tác động đến con ngời
nhằm tạo bầu không khí làm việc dễ chịu, sao cho nhân viên có ý thức làm chủ cao.
Con ngời thờng bị ảnh hởng bởi hai yếu tố: tâm lý và sinh lý.
- Về tâm lý: Nếu làm việc trong một môi trờng tốt, đầy đủ ánh sáng, có nhiệt độ thích hợp,
thoáng khí, thì họ sẽ cảm thấy thoải mái và hăng say làm việc.
- Về sinh lý: Nếu nhân viên đợc làm việc trong môi trờng yên tĩnh, thoáng đãng thì
họ sẽ khoẻ khoắn hơn, có hng phấn hơn để thực hiện mọi công việc một cách tốt
nhất.
Ngợc lại, bầu không khí làm việc mà nặng nề và căng thẳng thì sẽ dẫn đến tình
trạng chán chờng, không thiết tha với công việc ảnh hởng tới kết quả làm việc của
nhân viên văn phòng.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
15
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Do vậy, bầu không khí làm việc cho nhân viên văn phòng cần đợc quan tâm, chú
ý nhiều hơn là nhiệm vụ quan trọng của các nhà lãnh đạo.
1.2.3.5 Điều kiện cơ sở vật chất gắn với hiện đại hoá
Chúng ta đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của các công nghệ mới trong hầu
hết các lĩnh vực. Cơ chế vận hành và điều kiện làm việc của văn phòng hiện đại đang
ngày càng xa lạ với cách thức hoạt động truyền thống, điều đó đòi hỏi phải có sự đầu
t thích đáng, toàn diện cho công tác văn phòng.
* ) Yếu tố cơ sở vật chất, trang thiết bị
Mọi trang thiết bị văn phòng là công cụ truyền tải và thực hiện việc ra quyết định
quản lý của lãnh đạo. Yếu tố này có ảnh hởng lớn đến công tác quản lý, điều hành

của lãnh đạo cũng nh chất lợng công việc.Trang thiết bị tuy đầy đủ nhng sắp xếp
không khoa học, hợp lý thì việc truyền đạt quyết định của nhà quản lý tất yếu sẽ gặp
khó khăn.Vì vậy, yếu tố này đòi hỏi không chỉ đủ về số lợng, phù hợp với nhu cầu
quản lý sản xuất kinh doanh mà còn phải đảm bảo tính hiện đại hoá và các nhà quản
lý phải biết bố trí sắp xếp thật khoa học mang tính thẩm mỹ, tránh lãng phí...
*) Yếu tố khoa học công nghệ
Ngày nay với sự tiến bộ vợt bậc của khoa học công nghệ đã giúp cho quá trình tổ
chức quản lý, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trở nên thuận lợi và tăng năng
suất lao động, các quyết định quản lý của lãnh đạo nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
Khi văn phòng đợc áp dụng khoa học công nghệ hiện đại sẽ giúp cho các hoạt động
văn phòng ngày càng chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác, kịp thời và tối u hoá
nghiệp vụ văn phòng. Đầu t trang thiết bị hiện đại trong văn phòng trở thành xu thế
tất yếu của bất cứ doanh nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh
tranh trên thơng trờng.
Nhìn chung, bộ phận văn phòng trong bất cứ doanh nghiệp nào cũng tồn tại,
phát triển dới sự ảnh hởng trực tiếp của các yếu tố trên. Nhiệm vụ đặt ra cho các
nhà quản trị cùng với các nhân viên văn phòng của mình luôn nghiên cứu tìm
giải pháp duy trì sự tác động tích cực của các yếu tố đó nhằm củng cố bộ máy
văn phòng phát triển nói riêng và uy tín của doanh nghiệp nói chung.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
16
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Ch ơng 2
Thực tế hoạt động văn phòng của công ty công trình
giao thông hải phòng
2.1 Giới thiệu chung về Công ty CPCTGT Hải Phòng
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CPCTGT Hải Phòng.
- Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Công trình giao thông Hải Phòng

- Tên viết tắt : HP - TRANSECO Jointstock Company
- Trụ sở chính : 155 Niệm Nghĩa - Lê Chân - Thành phố Hải Phòng
- Điện thoại :(84-31) 856438 - 85881
- Số Fax : (84 - 31) 856727
2.1.1.1 Giai đoạn trớc khi cổ phần hoá
Công ty đợc thành lập vào ngày 16/01/1970 theo Quyết định số 2214/UBND của
UBND Thành phố Hải Phòng, với tên gọi trớc đây là Công ty Cầu đờng trực thuộc Sở
giao thông công chính Hải Phòng. Công ty là doanh nghiệp hạng 1 chuyên xây dựng các
công trình giao thông.
Ngày 12/11/1992, Công ty đợc thành lập lại theo quyết định số 1291/QĐ-TCCQ của
Chủ tịch UBND Thành phố Hải Phòng về việc chuyển đổi tên thành Công ty Cổ phần công
trình giao thông Hải Phòng.
Là một Doanh nghiệp Nhà nớc, Công ty có đầy đủ t cách pháp nhân, có con
dấu riêng, có tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Đầu t và phát triển Hải Phòng.
Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng đợc cổ phần hoá theo
quyết định số 562/QĐ-UB ngày 04/3/2004 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành
phố Hải Phòng về việc tiến hành cổ phần hoá Công ty công trình giao thông Hải
Phòng.
Một số thông tin cơ bản về Công ty tại thời điểm cổ phần hoá.
a. Vốn kinh doanh tại thời điểm cổ phần hoá (31/12/2003)
Vốn kinh doanh tại thời điểm cổ phần hoá : 11.080.425.687đ
Trong đó: Phân theo cơ cấu vốn
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
17
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
+ Vốn cố định : 8.099.702.546đ
+ Vốn lu động : 980.723.141đ
Phân theo nguồn hình thành

+ Vốn ngân sách : 6.637.226.693đ
+ Vốn tự bổ sung : 4.443.198.994đ
b. Tình hình hoạt động của Công ty trớc khi cổ phần hoá
* Thị trờng:
+ Những năm qua, Công ty đã mở rộng liên doanh liên kết với các Tổng Công
ty lớn nh CIENCO1, Thăng Long, Bạch Đằng, CIENCO 8 và các doanh nghiệp hoạt
động cùng ngành nghề để tham gia thầu các công trình khu vực Hải Phòng, Hà Nội,
Quảng Ninh, Cao Bằng, Hà Giang, Ninh Bình và các tỉnh khu vực miền Trung và
miền Nam. Công ty đã đợc Thành phố, Sở GTCC Hải Phòng giao là chủ đầu t các dự
án lớn của Thành phố, nh dự án xây dựng Cầu Bính, đối tác liên doanh khu kinh tế
Đình Vũ...
+ Công ty đã tham gia thi công các dự án lớn của Bộ GTVT nh đờng Hồ Chí
Minh, Quốc lộ 1A Thờng Tín - Cầu Giẽ, Quốc lộ 18 Nội Bài - Bắc Ninh, thi công
thảm bê tông màu đô thị Hà Nội, Asphalt hoá đờng đô thị Hải Phòng.
+ Sản phẩm bê tông nhựa Asphalt của Công ty đợc t vấn trong nớc và nớc
ngoài đánh giá cao. Các công nghệ bê tông dự ứng lực cho thi công cầu làng nghề
truyền thống của Công ty không ngừng đợc tăng cờng và phát triển. Công ty đã thi
công hệ thống cầu bê tông dự ứng lực công nghệ cao, đúc dầm có chiều dài 33m cho
công trình Quốc lộ 18 Bắc Ninh - Nội Bài, công trình Quốc lộ 2 Hà Giang, công
trình Quốc lộ 3 Hoà Bình.
* Đầu t phát triển
Trong những năm qua, Công ty CPCTGT Hải Phòng đã chú trọng đến việc đầu
t nhằm nâng cao năng lực sản xuất. Sản phẩm bê tông Asphalt đã đợc phát triển
mạnh từ chỗ chỉ có 1 trạm có công suát 24T/h, nay Công ty đã đầu t và có 4 trạm với
công suất 30T/h, 48T/h, 60T/h và 120T/h cùng với các trang thiết bị đồng bộ cho
việc thi công nền mặt đờng theo tiêu chuẩn quốc tế.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
18
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty

Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
2.1.1.2. Giai đoạn cổ phần hoá Công ty
Ngày 14/02/2005, Công ty Công trình Giao thông Hải Phòng có quyết định
chuyển thành Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng theo hình thức bán
một phần vốn Nhà nớc hiện có tại Doanh nghiệp kết hợp với phát hành cổ phiếu
nhằm thu hút thêm vốn để thành lập Công ty Cổ phần.
Công ty có vốn điều lệ : 12.600.000.000đ
Trong đó:
+ Vốn cổ đông Nhà nớc : 6.804.000.000đ (chiếm 54%)
+ Vốn cổ đông Doanh nghiệp : 5.266.000.000đ (chiếm 41,79%)
+ Vốn cổ đông ngoài Doanh nghiệp : 530.000.000đ (chiếm 4,21%)
Hình2 : Bảng chỉ tiêu phản ảnh tình hình tài chính Công ty từ 2006 đến 2008
Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính Công ty từ năm 2006 đến năm
2008.
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
1. Doanh thu thuần(đồng) 110.000.000.000 121.000.000.000 133.100.000.000
2. Giá vốn hàng bán(đồng) 99.000.000.000 108.900.000.000 119.700.000.000
3. Lợi nhuận gộp (đồng) 11.000.000.000 12.100.000.000 13.310.000.000
4. Nộp NS nhà nớc(đồng) 1.681.803.633 1.951.574.178 2.735.737.530
5. Lao động (ngời) 650 700 750
6.Thu nhập BQ (ngời/tháng) 1.500.000 1.800.000 2.000.000
Nguồn: phòng Tổ chức - Hành chính
Nhìn vào các chỉ tiêu trên, ta có thể nhận thấy 3 năm qua, doanh thu của Công ty
tăng lên. Bên cạnh đó, các khoản nộp ngân sách, lợi nhuận và thu nhập bình quân
hàng năm của ngời lao động cũng tăng lên, đời sống cán bộ công nhân viên ổn định.
Điều này chứng tỏ Công ty luôn bám sát các giải pháp đề ra để chỉ đạo thực hiện
nhiệm vụ đúng hớng, tăng cờng quản lý, kiểm tra, đôn đốc trên tất cả các lĩnh vực tài
chính kế toán, tiến độ thi công, chất lợng công trình. Kết quả này là sự nỗ lực của tập
thể cán bộ công nhân viên hăng say lao động sản xuất, sự quản lý và hoạt động có
hiệu quả của Giám đốc cùng với các phòng ban trong Công ty.

2.1.2. Ngành nghề kinh doanh:
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
19
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng có các ngành nghề kinh
doanh chính sau:
- Xây dựng các công trình giao thông.
- Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn
- Kinh doanh máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, vật t, nguyên nhiên vật
liệu phục vụ sản xuất.
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, nhà ở.
- Thiết kế kết cấu công trình dân dụng, nhà ở, công trình cầu đờng.
- Xuất nhập khẩu vật t thiết bị.
- Các hoạt động kinh doanh khác đợc pháp luật cho phép.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức và qui trình công nghệ sản xuất
* Đặc điểm tổ chức sản xuất :
Là một ngành xây lắp hoạt động diễn ra dới điều kiện sản xuất thiếu tính ổn
định, luôn biến đổi theo địa điểm và giai đoạn thi công. Quá trình sản xuất mang đặc
thù của ngành xây dựng cơ bản, chi phí lớn, thời gian kéo dài, quá trình sản xuất
phức tạp chia làm nhiều giai đoạn, nhu cầu về vốn lớn.
* Qui trình công nghệ sản xuất :
Quy trình công nghệ sản xuất các mặt hàng chủ yếu của Công ty đợc thể hiện
qua sơ đồ dới đây:

Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
20
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty

Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Hình 3: Quy trình công nghệ của Công ty.
2.1.4 Thuận lợi v khó khăn của Công ty CPCTGT Hải Phòng.
a. Thuận lợi
- Trớc hết là sự chỉ đạo, quan tâm của lãnh đạo. Lãnh đạo công ty luôn đề cao
phơng châm hành động:
Tích cực chủ động
Khắc phục khó khăn
Lao động sáng tạo
Hoàn thành tốt nhiệm vụ
- Công ty có đội ngũ cán bộ kỹ s, công nhân lành nghề nhiệt tình, có trách
nhiệm với công việc và nhiệm vụ đợc giao, có tâm huyết gắn bó với công ty, có
chuyên ngành xây dựng cầu đờng, có khả năng thi công và quản lý những công trình
lớn yêu cầu kỹ thuật cao.
- Việc nâng cấp đầu t, cải tiến dây chuyền sản xuất thảm bê tông Asphalt, trạm
bê tông thơng phẩm công suất cao, hiện đại, từng bớc đáp ứng đợc công tác đấu thầu
các công trình giao thông, công trình xây dựng và cạnh tranh trong điều kiện cơ chế
thị trờng.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
21
Đào lấp san
nền
Làm nền
đường
Chồng đá hộc
chân khay
Rải đá
2 x 4
Lu nén Tưới nhựa Lu nén
Lu nén

Rải thảm
ASFAN
Tưới nhựa
dính bám
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
- Công tác điều hành có cải tiến và đạt hiệu quả ở nhiều mặt, khắc phục đợc
nhiều sai sót, tiết kiệm đợc chi phí, phát huy đợc tính năng động, sáng tạo mang lại
kết quả thiết thực.
b. Khó khăn :
- Sau khi cổ phần hoá, tình hình tài chính của công ty cũng gặp một số khó khăn
nh việc thu hồi công nợ thấp, mặt khác công ty nâng cấp cải tạo hàng loạt máy móc
thiết bị và đầu t thêm trạm bê tông xi măng có công suất cao và sắp xếp lại các tổ
chức phòng ban, xí nghiệp thành viên.
- Giá cả vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị luôn biến động nên khiến cho kế
hoạch sản xuất, doanh thu mọi kế hoạch khác đều bị thu hẹp.
- Số lao động vì điều kiện tuổi tác, nghề nghiệp không có khả năng đào tạo lại,
trình độ về tay nghề, công tác quản lý không thể đảm bảo đợc yêu cầu của doanh
nghiệp sau khi chuyển đổi sang Công ty Cổ phần.
- Giá hàng hoá sản phẩm dịch vụ phục vụ đời sống tăng cao, ảnh hởng đến sức
mua và đời sống CBCNV.
2.1.5 Chiến lợc, hớng phát triển kinh doanh trong những năm tới
- Tiếp tục sản xuất kinh doanh theo ngành, nghề đã đợc đăng kí :
Xây dựng các công trình giao thông, các công trình dân dụng, công nghiệp,
nhà ở. Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn.
Kinh doanh máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, vật t, nguyên nhiên vật liệu
phục vụ sản xuất. Thiết kế kết cấu công trình dân dụng, nhà ở, công trình cầu
đờng.
- Chú trọng, quan tâm hơn đến việc đầu t các trang thiết bị đồng bộ cho việc thi

công nền mặt đờng theo tiêu chuẩn quốc tế.
- Tiếp tục mở rộng liên doanh liên kết với các Tổng Công ty lớn nh Thăng Long,
CIENCO 1, CIENCO 8 và các doanh nghiệp hoạt động cùng ngành nghề để tham gia
thầu các công trình xây lắp...
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
22
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
2.1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
a. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Hình 4: Cơ cấu tổ chức Công ty CPCTGT Hải Phòng

Nguồn : phòng Tổ chức- Hành chính
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
Hội đồng
quản trị
23
Đại hội đồng
cổ đông
Giám đốc
Ban kiểm
soát
Phó giám đốc điều
hành sản xuất
Phó giám đốc
nội chính
Phòng KT
kỹ thuật
Phòng vật t

thiết bị
Phòng kế toán
tài vụ
Phòng dự án
Phòng tổ chức
hành chính
XN cầu
đờng 1
XN cầu
đờng 2
XN cung ứng
vật t
XN thi công
cơ giới
XN bê tông
Asphalt
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
b. Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý
*. Đại hội đồng cổ đông
- Thông qua định hớng phát triển của Công ty.
- Quyết định các loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng lợi đợc quyền chào, bán và
quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần.
- Bầu hoặc bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát.
- Quyết định bổ sung hoặc sửa đổi điều lệ Công ty.
- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm.
- Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại
cho Công ty và cổ đông của Công ty.
- Quyết định việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty.

*. Hội đồng quản trị
- Quyết định chiến lợc phát triển của Công ty.
- Kiến nghị loại cổ phần và số lợng cổ phần đợc chào bán cho từng loại.
- Quyết định phơng án đầu t và dự án đầu t trong thẩm quyền và giới hạn.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty.
- Trình bày báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông.
- Duyệt chơng trình, nội dung tài liệu phục vụ họp đại hội đồng cổ đông.
- Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty.
*. Ban kiểm soát
- Xem xét báo cáo của Công ty về hệ thống kiểm soát nội bộ, xem xét kết quả điều
tra nội bộ và ý kiến phản hồi của Ban quản lý điều hành Công ty.
- Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty.
- Thờng xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động, tham khảo ý
kiến của Hội đồng quản trị trớc khi trình các báo cáo, kết luận và kiến nghị lên đại
hội đồng cổ đông.
- Báo cáo đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc lập
sổ kế toán, ghi chép, lu giữ chứng từ và báo cáo tài chính, các báo cáo khác của Công
ty.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
24
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
- Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành
hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Chịu trách nhiệm trớc đại hội đồng cổ đông về những sai phạm gây thiệt hại cho
Công ty trong khi thực hiện nhiệm vụ.
*. Giám đốc
Là ngời đại diện theo pháp luật, có quyền điều hành cao nhất của Công ty, là ngời
chịu trách nhiệm toàn bộ về mọi hoạt động của Công ty, từ việc huy động vốn, đảm

bảo công ăn việc làm và ổn định thu nhập cho công nhân đến việc quyết định phân
phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc.
*. Các phó giám đốc
Công ty có 2 phó giám đốc: Phó giám đốc điều hành sản xuất và Phó giám đốc nội
chính.
Là ngời giúp việc cho Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty,
theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật về
nhiệm vụ đợc Giám đốc phân công thực hiện.
*. Các phòng ban nghiệp vụ
+) Phòng Tổ chức - Hành chính: Tham mu cho Giám đốc quản lý công tác nghiệp
vụ, văn th và quản trị hành chính khu vực văn phòng, các đơn vị sản xuất toàn Công
ty. Tham mu cho Giám đốc về chính sách lao động, xã hội và các chế độ, quyền lợi
chính sách của cán bộ công nhân viên, điều động cán bộ công nhân viên cho hợp lý.
Tham mu tuyển dụng ký kết hợp đồng lao động, giải quyết chế độ chính sách đối với
ngời lao động.
+) Phòng Kinh tế kỹ thuật: Có nhiệm vụ tham mu và giúp Giám đốc theo dõi, giám
sát thi công, đo đạc, kiểm tra, đánh giá chất lợng công trình, cấp phát hạn mức vật t,
xác nhận khối lợng công việc đã thực hiện. Tổ chức nghiệm thu, lập hồ sơ hoàn công
và quyết toán công trình. Hớng dẫn quy trình công nghệ thi công, tham mu nghiên
cứu trong lĩnhv ực khoa học kỹ thuật chuyên ngành.
+) Phòng Dự án: Là phòng có nhiệm vụ chuẩn bị thủ tục lập hồ sơ dự thầu các công
trình xây lắp. Tham khảo và tìm kiếm thị trờng.
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
25