Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1.doc.DOC

Mở đầu
Nền kinh tế nớc ta đã chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang
nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc từ nhiều năm nay, tuy nhiên,
công tác quản lý hành chính trong các tổ chức, doanh nghiệp về cơ bản vẫn còn
nhiều bất cập.
Mục tiêu của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là tồn tại và phát
triển. Điều này phụ thuộc không nhỏ vào hoạt động của khối văn phòng trong
các doanh nghiệp. Điều đáng nói là trong cơ chế tập trung bao cấp trớc đây,
Nhà nớc đã ôm đồm, thâu tóm mọi quyền lực trong tay, xây dựng một hệ thống
hành chính quan liêu cửa quyền, coi doanh nghiệp nh là một phơng tiện để quản
lý nền kinh tế, tách rời nó với môi trờng, do đó đã làm mất đi tính chủ động của
doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, nhất là các doanh nghiệp Nhà
nớc. Tuy nhiên, so với thời kỳ trớc đây thì bây giờ nền hành chính trong các
doanh nghiệp của cả Nhà nớc và t nhân đều đã đợc cải cách đáng kể.
Trong quá trình cạnh tranh để tồn tại và phát triển trớc xu thế hiện nay,
vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là cần xác lập và củng cố vị trí của mình
trên thị trờng không chỉ bằng chiến lợc sản xuất kinh doanh mà còn bằng cả
cách thức quản lý thích hợp và hiệu quả, có khả năng thích ứng cao nhằm theo
đuổi tốt hơn mục tiêu của mình và đối mặt với môi trờng cạnh tranh khắc
nghiệt, mà những điều đó chỉ có thể đợc tiến hành thông suốt và hiệu quả nhờ
có bộ máy giúp việc là văn phòng.
Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp không những phải thay đổi cách nhìn
nhận về hoạt động văn phòng, không coi nhân viên văn phòng nh là ô-sin
chạy việc vặt, mà còn phải coi trọng công việc văn phòng và quan tâm tới việc
đào tạo cán bộ văn phòng theo hớng có hiệu quả hơn, tích cực hơn và phù hợp
với các yêu cầu của nền kinh tế thị trờng.
- 1 -
Là một doanh nghiệp Nhà nớc nhng Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1
phải tự hạch toán kinh doanh độc lập từ nhiều năm nay. Công ty cũng nằm
trong tình hình chung của đất nớc hiện nay là vừa phải giữ vững và mở rộng thị
trờng bằng chiến lợc sản xuất kinh doanh, vừa phải thiết lập một cơ cấu văn

phòng tinh gọn, hợp lý, hoạt động có hiệu quả giúp cho việc hoạch định các
chính sách, chiến lợc và đa ra các quyết định quản lý một cách đúng đắn, kịp
thời nhằm hỗ trợ và phát triển các hoạt động của mình.
Đứng trớc hoàn cảnh thực tế đó, Ban Lãnh đạo Công ty đã nỗ lực cải
cách, thực hiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác quản trị hành
chính văn phòng trong Công ty để từng bớc phù hợp với nền kinh tế thị trờng,
tăng khả năng cạnh tranh nhằm đạt tốt nhất mục tiêu đề ra.
Sau thời gian đợc tiếp cận thực tiễn tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-
1 cùng với việc nghiên cứu cơ sở lý thuyết về vấn đề quản trị hành chính văn
phòng trong doanh nghiệp, em đã chọn đề tài này để làm Luận văn tốt nghiệp.
Qua đây em cũng xin nêu một số kiến nghị của mình nhằm nâng cao chất lợng
hoạt động tại phòng Hành chính Quản trị Công ty, để văn phòng hoạt động
ngày càng có hiệu quả hơn, hớng tới một văn phòng hiện đại. Tuy nhiên, thời
gian thực tập và lợng kiến thức chuyên sâu có hạn, chắc chắn bài luận văn còn
nhiều thiếu sót, em rất mong nhận đợc sự giúp đỡ và ý kiến nhận xét của các
thầy cô giáo để bài viết hoàn chỉnh hơn.
- 2 -
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm có 3 phần chính :
Phần 1 Cơ sở lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng
Phần 2 Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng
45-1
Phần 3 Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
văn phòng tại Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1.
Nhân dịp này, em xin chân thành cảm ơn thầy Đinh Văn Tiến, thầy h-
ớng dẫn Nguyễn Thanh Hải và Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1, đặc biệt
là Trởng phòng Hành chính Quản trị Phạm Minh Châu đã nhiệt tình giúp đỡ
em hoàn thành bài luận văn này.
- 3 -
Phần 1
Cơ sở lý luận chung về văn phòng và hoạt động

văn phòng
I. Một số cơ sở lý luận chung về văn phòng :
Có rất nhiều cách hiểu về văn phòng khác nhau. Tuy nhiên, dù hiểu nó ở
khía cạnh và góc độ nào thì văn phòng trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị cũng
đều có những đặc điểm và tính chất tơng tự nhau, tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực
mà đơn vị, tổ chức đó hoạt động. Văn phòng có vai trò trợ thủ giúp cho thủ tr-
ởng quản lý, điều hành mọi công việc trong cơ quan; là bộ phận tiếp nhận thông
tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dới, với các cơ quan, đơn vị
khác. Ngoài ra, văn phòng còn góp phần hỗ trợ đáng kể cho hoạt động của các
phòng ban khác nhằm hoàn thành tốt công việc chung trong toàn đơn vị. Nh
vậy, văn phòng vừa là bộ nhớ của thủ trởng, của Ban lãnh đạo, vừa là tai ,
mắt và là bộ mặt của cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác hành chính
văn phòng có ý nghĩa quyết định đối với hiệu quả công việc của lãnh đạo cũng
nh cán bộ viên chức và của toàn cơ quan, đơn vị.
Xét từ góc độ hệ thống, công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào
và đầu ra với những tính chất đặc thù nhất định :
- Đầu vào là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng
toàn bộ các nguồn thông tin về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành
chính, môi trờng v.v... theo các phơng án khác nhau nhằm thu đợc những kết
quả tối u trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đó là một trong những nội
dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng.
- Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông
tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh
đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều
hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử
dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ
chức, đạt tới những mục tiêu mong đợi.
ở trạng thái tĩnh, văn phòng bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu nh nhà
cửa, xe cộ, trang thiết bị, con ngời v.v... phục vụ cho hoạt động tiến tới mục
- 4 -

tiêu của chính nó, góp phần đắc lực vào quá trình vận hành đạt tới những mục
tiêu chung của toàn cơ quan, tổ chức. Còn ở trạng thái động, văn phòng bao
gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu
ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Nhìn chung, hoạt động văn phòng bao gồm những công việc liên quan đến
nhiệm vụ tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, đến việc xử lý các thông tin phục vụ cho lãnh đạo. Tuy nhiên,
hoạt động đó diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ văn phòng, mà
còn ở trong toàn cơ quan, tổ chức khi nó liên quan đến vòng quay của các hồ sơ,
văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong công việc.
Tóm lại, văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, tổ chức, nơi giao
tiếp đối nội đối ngoại, nơi tổ chức quản lý, soạn thảo và sử dụng các hồ sơ
công văn giấy tờ; nơi thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự
điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật
khác cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.
Từ cách nhìn nhận nêu trên, vai trò của văn phòng đợc thể hiện ở những
điểm sau :
- Giúp lãnh đạo hoạt động có chơng trình, kế hoạch, tránh những công việc
mang tính sự vụ không đáng có; tập trung vào những công việc chính, quan
trọng; chỉ đạo, điều hành công việc khoa học, hiệu quả hơn.
- Giúp lãnh đạo trong việc điều hoà phối hợp công việc chung của đơn vị,
bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, liên tục và thống nhất.
- Bảo đảm hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức đợc thông suốt, đạt hiệu
quả cao, tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cơng.
- Giữ đợc vai trò là cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dới,
với khách hàng và với các cơ quan, tổ chức khác.
Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị
hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng đợc hình thành lớn nhỏ khác nhau,
nhng dù đợc tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng có 2 chức năng cơ bản
là : Tham mu tổng hợp và hỗ trợ hậu cần.

- 5 -
Chức năng tham mu tổng hợp :
Thực hiện chức năng tham mu tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt
động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về
mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức quá trình làm việc
của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Nh vậy, tham mu bao hàm nội dung tham
vấn, còn tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản
lý.
Việc tách bạch hai nội dung trên đây là không cần thiết, trong nhiều trờng
hợp là không thể thực hiện đợc hoặc dẫn tới sự phiến diện, chủ quan trong việc
ra quyết định quản lý. Có thể thấy, hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ
thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan. Muốn có
đợc những quyết định đúng đắn, khoa học, ngời lãnh đạo không thể chỉ dựa vào
ý chí chủ quan của mình, mà còn phải xét tới những yếu tố khách quan nh ý
kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ giúp. Việc thu thập, phân
tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thờng và phần lớn đợc thực hiện bởi bộ
phận văn phòng. Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm
trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối u. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất
phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu
ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập đợc. Nh vậy, tham m-
u cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mu.
Chức năng hậu cần :
Các điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, trang thiết bị, tài chính v.v...
là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo cho công việc của mọi cơ quan,
tổ chức đợc vận hành thông suốt, hiệu quả. Chúng phải đợc quản lý, sắp xếp,
phân phối và không ngừng đợc bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi
nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đó chính là chức năng hậu cần của
- 6 -
văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc của hoạt động này là phải áp

dụng phơng thức quản lý sao cho với chi phí thấp nhất mà đạt đợc hiệu quả cao
nhất.
Nói chung, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng
trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng
định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ
quan, tổ chức.
Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi tổ chức, ngời ta phân chia thành các
chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy lại gắn với mỗi điều kiện
không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, nội dung cụ thể nên còn
gọi là những nhiệm vụ. Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của văn phòng,
ta có thể xác định những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng nh sau :
- Xây dựng chơng trình và tổ chức thực hiện chơng trình.
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.
- Tổ chức giao tiếp đối nội - đối ngoại giúp cơ quan, tổ chức trong
công tác th từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với
cơ quan, tổ chức khác, cũng nh với các cá nhân nói chung.
- Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản; sửa chữa, quản lý cơ
sở vật chất kỹ thuật, phơng tiện làm việc của cơ quan; đảm bảo các yêu cầu hậu
cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.
- Thực hiện nhiệm vụ t vấn văn bản cho thủ trởng và chịu trách
nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng.
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật
t, an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết; thực hiện
công tác lễ tân, tiếp khách một các khoa học và văn minh.
- Thờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ viên
chức (các quản trị viên ) trong văn phòng, từng bớc hiện đại hoá công tác hành
- 7 -
chính văn phòng; chỉ đạo và hớng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các cấp văn
phòng cấp dới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết.

Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trởng. Thủ trởng văn phòng (chánh,
phó văn phòng ) phải đề cao trách nhiệm quản lý trong văn phòng và chịu trách
nhiệm pháp lý trớc thủ trởng cơ quan. Tuy nhiên, đối với một số vấn đề quan
trọng có liên quan đến chủ trơng, nhiệm vụ, chơng trình công tác, báo cáo tình
hình thực hiện nhiệm vụ hàng năm, 6 tháng; thành lập hoặc giải thể các bộ phận
thuộc văn phòng; quy hoạch CBVC văn phòng, xây dựng cơ bản, mua sắm trang
thiết bị có giá trị lớn, v.v... nên tiến hành theo chế độ tập thể lãnh đạo, quyết
định theo đa số, cá nhân phụ trách. Tuỳ theo quy mô, tính chất và đặc điểm hoạt
động của mỗi tổ chức mà xây dựng hệ thống văn phòng cho phù hợp. Chánh
văn phòng là ngời lãnh đạo cao nhất trong văn phòng, trực tiếp chỉ đạo công
việc cho các phó chánh văn phòng và các nhân viên khác. Thờng có 2 phó
chánh văn phòng, một ngời chịu trách nhiệm về hành chính, còn ngời kia
chuyên về quản trị.
Hiệu quả của công tác văn phòng có ý nghĩa quan trọng, nhiều khi có ý
nghĩa quyết định đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, bởi
lẽ : văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có, tập
trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa
học và có kết quả hơn; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự
phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ
quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cơng; giữ đợc vai trò là
cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dới, với cá nhân, và với các cơ
quan, tổ chức khác.
II Các hoạt động cơ bản của văn phòng :
Trong văn phòng thờng có 3 bộ phận chính : thu thập xử lý thông tin,
văn th - lu trữ và quản trị.
- 8 -
Thông tin là chất liệu cơ bản trong hoạt động của cơ quan. Thông tin là
những nội dung phục vụ cho mục tiêu quản lý. Nhiều thông tin tạo thành dữ
liệu. Dữ liệu là những nguồn thông tin xuất hiện trong quá trình hoạt động của
bộ máy quản lý; là nội dung phản ánh hoạt động của khách thể quản lý, đợc thể

hiện dới dạng các con số, báo cáo, hình ảnh ... Thông tin có mối quan hệ chặt
chẽ với nhau. Thông tin đầu ra của cơ quan này là thông tin đầu vào của cơ
quan khác, hoặc ở các bộ phận trong một cơ quan cũng vậy.
Mỗi bộ phận lại có những hoạt động tác nghiệp khác nhau. Các hoạt động
tác nghiệp này có thể chia thành một số các dạng hoạt động cơ bản sau :
1. Hoạt động thông tin :
Hoạt động thông tin đợc chia ra thành 3 hoạt động chủ đạo bao gồm : thu
thập, xử lý và truyền đạt thông tin.
Các tác nghiệp cụ thể :
- Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan và việc thực hiện các quyết
định, mệnh lệnh của lãnh đạo cơ quan. Thu thập thông tin, tổng hợp tình hình
để làm cơ sở phân tích những thuận lợi, khó khăn, kết quả đạt đợc. Từ đó lãnh
đạo cơ quan có kế hoạch, quyết định tiếp theo.
- Đề xuất nội dung chơng trình, kế hoạch công tác. Giúp lãnh đạo văn
phòng lập chơng trình công tác ( tuần, tháng, quý, năm ) cho thủ trởng hoặc cơ
quan. Chuẩn bị nội dung cuộc họp; soạn thảo văn bản và các bài diễn văn; rà
soát, biên tập văn bản do bộ phận khác soạn thảo trình thủ trởng cơ quan ký.
- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo cơ quan khi bàn những nội dung thuộc
phạm vi đợc phân công theo dõi. Tiếp nhận báo cáo, số liệu, thông tin để xử lý (
theo phạm vi đợc phân công ).
Để thực hiện các hoạt động trên đòi hỏi ngời chuyên viên ( hay th ký ) phải
nắm vững một số nghiệp vụ cơ bản :
a) Thu thập thông tin :
Là khâu đầu tiên quan trọng, có ý nghĩa quyết định cho những bớc tiếp theo.
Nguồn cung cấp thông tin có thể do các cơ quan khác gởi đến, có thể qua các
- 9 -
phơng tiện thông tin đại chúng, có thể qua các cuộc họp, qua các văn bản quản
lý Nhà nớc và qua săn tìm thông tin.
Hoạt động thu thập thông tin phải đáp ứng đợc các yêu cầu :
- Chính xác, khách quan đòi hỏi phơng pháp thu thập thông tin phải

khoa học, thích ứng với trình độ con ngời và khả năng của trang thiết bị.
- Đầy đủ, rõ ràng phản ánh đợc tất cả các khía cạnh cần thiết, tránh
tình trạng thông tin bị méo mó, phiến diện; tuy nhiên cũng cần phải chú ý
không để lãng phí, d thừa thông tin.
- Kịp thời thu thập thông tin đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của
đối tợng.
- Chất lợng thông tin phải có giá trị, phục vụ cho việc phân tích, thống
kê và ra quyết định.
b) Xử lý thông tin :
Sau khi thu thập thông tin, việc quan trọng là phải xử lý thông tin. Thông tin
chỉ có giá trị khi đã đợc xử lý.
Xử lý thông tin là các tác động lên dữ liệu để đạt đợc thông tin theo những
mục tiêu, yêu cầu nhất định; đợc thực hiện bằng các quy trình có sự tác động
chủ quan của chủ thể quản lý. Quy trình xử lý thông tin là một quy trình nghiệp
vụ nhằm đa ra kết quả, chứng minh một quy luật, làm cho thông tin có giá trị
hơn.
Thông tin thờng đợc thể hiện thành các luồng :
Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra
Thông tin nội bộ
Các nguồn thông tin này phải đợc xử lý cho thông suốt, không tắc nghẽn và
phát huy tác dụng.
Khi xử lý thông tin, cần dựa trên các phơng pháp tổng hợp, phân tích, đánh
giá, so sánh. Phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Phải biết loại bỏ
hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ, thiếu cơ sở khoa học. Vì vậy,
nguồn cung cấp thông tin rất đáng đợc chú ý.
- 10 -
c) Truyền đạt thông tin :
Khi truyền đạt thông tin ( thông tin đầu ra ) phải xác định rõ : mình muốn
truyền đạt thông tin gì. Phải quan tâm đến nội dung thông tin, liều lợng thông
tin, thời điểm đa ra thông tin, hình thức thông tin. Phải dự báo những đối tợng

nào sẽ tiếp nhận thông tin này để có hình thức và cách thức phù hợp.
Đối với các cơ quan NN, thông tin chủ yếu đợc truyền đạt qua văn bản quản
lý NN, qua các cuộc họp. Còn đối với các cơ quan, doanh nghiệp thì thông tin
đợc truyền qua các văn bản hành chính, các quyết định, cuộc họp, báo cáo ...
Khi truyền đạt một thông tin cần đảm bảo đạt các yêu cầu : rõ ràng, đầy đủ,
cụ thể và chính xác. Hết sức tránh tiết lộ bí mật. Nếu ngời nào ( cơ quan nào )
truyền đạt thông tin thì phải chịu trách nhiệm về nội dung thông tin đó.
Nh vậy, trớc hết bộ phận nghiên cứu tổng hợp phải nắm đợc các kỹ năng
soạn thảo văn bản.
2. Hoạt động văn th - lu trữ :
Công tác văn th gọi chung là công văn, đợc chia làm 2 loại : công văn đến
và công văn đi.
Thực hiện nguyên tắc : mọi công văn giấy tờ khi chuyển đến cơ quan đều
phải qua bộ phận văn th.
Việc tiếp nhận và giải quyết công văn đến và công văn đi cần phải thực hiện
đúng trình tự và thủ tục.
- 11 -
Đối với Công văn đến cần phải thực hiện 7 b ớc :
- Kiểm tra sơ bộ công văn
- Bóc bì công văn đến
- Đóng dấu Đến trên công văn
- Trình xem
- Đăng ký Công văn đến
- Chuyển giao công văn đến
- Giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến
Đối với Công văn đi cần phải thực hiện 4 b ớc :
- Kiểm tra thể thức công văn
- Đóng dấu cơ quan vào công văn đi
- Vào sổ Công văn đi
- Gửi công văn đi

Quản lý và sử dụng con dấu cơ quan :
- Việc quản lý và sử dụng con dấu phải đợc tuân theo quy định tại Nghị
định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ.
- Nguyên tắc : mỗi cơ quan, đơn vị chỉ đợc dùng một con dấu. Con dấu chỉ
đợc đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của ngời có thẩm quyền.
Không dợc đóng dấu khống chỉ, không đợc tuỳ tiện mang con dấu theo ngời.
Công tác lu trữ : Lu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin.
Tất cả những công văn đến đã qua xử lý, bản lu của công văn đi ( bản chính ) và
những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải đợc chuyển vào lu trữ.
2 chức năng cơ bản của công tác lu trữ là :
+ Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn phông lu trữ quốc gia
+ Tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ cho mục đích của đơn vị, tổ chức
và các nhu cầu chính đáng của cá nhân sao cho tiết kiệm và hiệu quả nhất.
Công tác lu trữ có các nghiệp vụ chính nh sau :
- Thu thập, phân loại và sắp xếp tài liệu
- 12 -
- Đánh giá tài liệu
- Bảo quản tài liệu
- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
- Tiêu huỷ tài liệu
3. Hoạt động hậu cần :
Công việc của bộ phận hành chính quản trị thực chất là cung cấp dịch
vụ, bảo đảm các điều kiện về vật chất cho hoạt động văn phòng và cơ quan, có
vai trò rất quan trọng đối với hiệu quả công việc. Nhiệm vụ của bộ phận này
không thể liệt kê hết vì có rất nhiều việc đột xuất phát sinh, tuy nhiên có thể nêu
ra một số nghiệp vụ chính nh sau :
- Phục vụ các buổi họp của cơ quan, đơn vị.
- Giao tiếp : lịch thiệp, văn minh, nhã nhặn, tôn trọng ngời giao tiếp.
- Lễ nghi : trang trọng, đúng quy định nhng hợp lý, không rờm rà,
hình thức.

- Dự trù và chuẩn bị các điều kiện, phơng tiện vật chất đảm bảo các
nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị.
- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ, công chức
trong cơ quan, đơn vị.
- Quản lý vật t, tài sản, điều hành nhân lực phục vụ công việc hàng
ngày, công việc đột xuất của cơ quan.
- Chuẩn bị các khoản kinh phí và tổ chức chi tiêu sử dụng kinh phí
hợp lý, tiết kiệm, đúng mục đích.
III Các yếu tố khác tác động tới hiệu quả hoạt động văn phòng :
Hoạt động của văn phòng chịu ảnh hởng của nhiều yếu tố, yếu tố bên trong
và yếu tố bên ngoài.
Các yếu tố bên ngoài ảnh hởng gián tiếp đến hoạt động của văn phòng
chính là môi trờng hoạt động của văn phòng. Môi trờng bao gồm các điều kiện
khác nhau nh không gian, địa điểm, tiếng động, ánh sáng ... Cần nghiên cứu
cách thức tổ chức môi trờng hoạt động của văn phòng nhằm tìm ra các giải pháp
tích cực nhất tác động đến các hoạt động văn phòng để khai thác những ảnh h-
- 13 -
ởng tốt và hạn chế những ảnh hởng xấu của môi trờng đến hoạt động của văn
phòng cơ quan.
Quan trọng hơn và trực tiếp hơn là sự tác động của các yếu tố bên trong
quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng. Các yếu tố bên trong cũng đa
dạng, phong phú, cần phải quan tâm toàn diện, nhng quan trọng có 4 yếu tố cơ
bản sau đây :
Thứ nhất : Quy mô và cách thức tổ chức văn phòng
Doanh nghiệp càng lớn, càng có nhiều đơn vị, bộ phận hoạt động trên địa
bàn càng rộng bao nhiêu thì công việc của văn phòng càng phức tạp bấy nhiêu.
Tuy nhiên, nhiều khi công việc của văn phòng bị chi phối ngay cả ở trờng hợp
cơ quan không có nhiều đơn vị, tổ chức. Thông thờng có 3 hình thức tổ chức
văn phòng chính là : mô hình tập trung, mô hình phân tán và mô hình hỗn hợp
( nửa tập trung nửa phân tán ).

- Mô hình tập trung : Tập trung việc xử lý thông tin hành chính - hỗ trợ
vào văn phòng đầu não.
- Mô hình phân tán : mỗi phòng, ban, khối đều có văn phòng thực hiện các
chức năng nhất định.
- Mô hình hỗn hợp : là sự kết hợp giữa mô hình tập trung và mô hình
phân tán.
Thứ hai : Con ngời trong tổ chức.
Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến mỗi
con ngời trong toàn thể cơ quan, đơn vị. ở đây đòi hỏi con ngời phải có những
năng lực và phẩm chất cần thiết, sự hiểu biết và phối hợp hành động, nhằm thực
hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Nếu mỗi cán bộ trong cơ quan, đơn vị
hiểu rõ và hỗ trợ cho hoạt động văn phòng thì mọi công việc sẽ đợc triển khai
thuận lợi. Ngợc lại, nếu có nhiều ngời ở các bộ phận khác nhau không nắm
vững nghiệp vụ văn phòng hoặc không có thái độ đúng mức với công việc văn
- 14 -