phân tích thiết kế hệ thống quản lý giảng đường

Phần 1:Lời tựa
Trong những thập kỷ gần đây, ngành Công Nghệ Thông Tin phát triển một cách
nhanh chóng và có nhiều bớc tiến nhảy vọt. ở Việt Nam ngành công nghệ thông
tin tuy còn non trẻ nhng tốc độ phát triển khá nhanh và đang dần đợc ứng dụng
trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế, góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con
ngời, tiết kiệm đợc thời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều
so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ nh trớc đây. Tin học hoá giúp thu
hẹp không gian lu trữ, tránh đợc thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá và cụ thể
hoá các thông tin theo nhu cầu của con ngời.Trong quản lý Tin học đợc xem la
công cụ đắc lực. Nó giúp chúng ta quan lý dễ dàng hơn, khoa hoc hơn, và độ tin
cậy của nó cung cao hơn.
Vấn đề về quản lý giảng đờng (phòng học) là một trong những vấn đề khó
khăn và phức tạp hiên nay. Bài toán thiết kế cơ sở dữ liệu Quản lý giảng đ-
ờng -trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT ACCESS đợc đa ra với mong
muốn giúp cho ngời làm công tác quản lý giangđờng bộ có thể xử lý và kiểm
soát thông tin với độ chính xác cao , nhanh gọn và tiện lợi hơn.
Do han chế về nhiều mặt, và trong quá trình làm không tránh khỏi
những sai sót nhất định .Nên rất mong đợc sự đóng góp của thầy cô và tất cả
những ngời qua tâm đến vấn đề này.
Em xin chân thành cảm ơn nhà trờng đã tạo điều kiện cho em thực hiện
đề tài này.
Phần 2: phân tích và thiết kế cơ sở dự liệu
Chú ý:
ýphạm vi bài toán xử lý là:có đủ giáo viên cho các lớp học
Các lớp học không học cùng phòng(không co tình trang hai
lớp học một phòng)
Vấn đề chính mà bài toán u tiên giải quyết đó là:
1
Nhập dự liệu không đợc trùng nhau
Khi biết các dự liệu liên quan đến các dự liệu khác thì bài toán phải

tự lọc đợc để tiện cho ngời dùng
Khi nhập trùng dự liệu thì không chấp nhận
Tìm kiếm đợc những thông tin cần thiết của một bài quản lý giảng
đờng
Xử lý sao cho khi nhập vào thi không có hiện tợng chồng lịch hoặc
không có hiện tợng một lớp cùng một lúc học ở 2 phòng khác nhau
Tim đợc phòng trống của giảng đờng
Dựa trên những yêu cầu đó ta đi phân tích thiết kế bài toán nh sau:
Phần 2 . Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu .
A ) cấu trúc chơng trình .
I. Hệ thống cấu trúc của chơng trình quản lý giảng đờng:
1) Chức năng cập nhật : Cho phép cập nhật tất cả các thông tin về
giảng đờng cho phép ngời sử dụng có thể thêm ,sửa ,xoá các
thông tin .
2) Chức năng tìm kiếm : Theo các thông tin khác nhau để đa ra
các báo cáo hoặc hiển thị các thông tin chi tiết có liên quan .Nó
có nhiệm vụ tìm kiếm những thông tin cần thiết về vấn đề cần
biết nh : tìm kiếm phòng học của một lớp;
3) Chức năng in báo cáo : Cho phép ngời dùng đa ra các thông
tin khác nhau về những vấn đề cần quan tâm :in lich sủ dụng
phòng của lớp, Nhng với đề tài là quản lý giảng đờng thì
phần in báo cáo nay không đặt ra yêu cầu cao lắm
II. Các sơ đồ chức năng phân rã của chơng trình .
a) Chức năng cập nhật .

2
Cập nhật
1.Cập nhật hiện trạng của giảng đ
-
ờng

Chơng trình chính
Cập nhật In báo cáoTìm kiếm

1) Cập hiện trạng giảng đ ờng : Cho phép ngời sử dụng có thể nhập thêm
,sửa , xoá các thông tin trong các bảng dữ liệu của quản lý giảng đ-
ờng,xem hiện trạng đã có số liệu cha,và đầy đủ cha
2) Nhập các khoa viện của tr ờng : Nhập danh sách các khoa viện vào để sau
con có số liệu nguồn để nhập các dự liệu khác .
3) Nhập tất cả các lớp của tr ờng vào : Nhập tất cả các lớp của trờng vào để
có dự liệu khi truy vấn tìm kiếm để nhập danh sách sử dụng phòng . No
nhanh hơn
4) Nhập danh sach bộ môn vao : Nhập danh sách bộ môn vào la dự liệu gốc
của môn hoc va giáo viên .Có nghĩa là môn học ,giáo viên thuộc khoa
nào.
5) Nhập danh sách môn học của toàn tr ờng: Đây là dự liệu nguôn của môn
hoc cac lớp, nó chứa môn học của từng lớp.
6) Nhập danh sách môn hoc của từng lớp : Dự liệu của danh sách này lấy dự
liệu từ danh sách môn học của toàn trờng, và danh sách lớp học của trờng
làm nguồn chính.
7) Nhập danh sách phòng học : Dự liệu danh sách này là dự liệu dùng để
sắp xếp danh sách phòng học của từng lớp trong trờng
8) Danh sách sử dụng phòng : Danh sách phòng học của từng lớp tơng ứng
với môn họ .
b) Chức năng tìm kiếm
3
2.Nhập đầy đủ các khoa viện vào
3.Nhập tất cả lớp của trơng vào
5.Nhập danh sách môn học toàn trờng
vào
6.Nhập danh sách môn học của từng lớp

4.Nhập danh sách bộ môn vào
Tìm kiếm
1.Lịch dạy của giáo viên
2.Tìm kiếm danh sách môn hoc của lớp
3.Tìm những phòng ma lớp sử dụng
7.Nhập danh sách phòng hoc
vào
8.Danh sách sử dụng phòng

1) Lịch dạy của giáo viên :Truy vấn xen giao viên cần tìm co thời khoá biểu
nh thế nào
2) Tìm danh sách môn học của từng lớp : Để tìm xem lớp cần tìm học môn
gì
3) Tìm những phòng ma lớp sử dụng : Để thống kê những phòng mà lớp
đang truy vấn sử dụng
4) Tìm các lớp sử dụng phòng : Để tìm những lớp đã sử dụng phòng đang
truy vấn trong tuần
5) Tìm các lớp sử dụng phòng và khoảng thời gian sử dụng : Tìm một cachs
chi tiết về lớp
6) Thông tin về các lớp sử dụng phòng : Đây là tìm kiếm đầy đủ nhất về lớp
đã sử dụng phòng
Còn các tìm kiếm phụ khác thì trong bai

c ) Chức năng In báo cáo.

1) In ra thông tin các lớp hoc o phòng truy vấn :In ra thông tin về các lớp
học ỏ phòng truy vấn ( Mã phòng, thứ, tiết bđ, tiêt kt, lớp )
2) In danh sách môn học của thừng lớp: In ra môn học của từng lớp
3) In lịch dạy của giáo viên: In thu bao nhiêu giáo viên dang truy vấn dạy
gì,

Phòng nào, tiết bắt đầu tiết kết thúc
4
4.Tìm các lớp sử dụng phòng
5.Tìm xem các lớp sử dụng phòng trong va khoảng thời gian s dung
In báo cáo
1.In ra thông tin các lớp hoc o phòng truy vấn
3.In ra lịch dạy của giáo viên
2.In ra danh sách môn học của từng lớp
4.In những giáo viên dạy phòng ở phòng đang truy vấn
6.Thông tin về các lớp sử dụng phòng truy
vấn
4) In những giáo viên dạy phòng ở phòng đang truy vấn: In ra những giáo
viên dạy trong phòng dang truy vấn nhung thông tin liên quan nhu :
thứ, tiết bđ . tiêt kt , Tên giáo viên, tên bộ môn
III. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Để nhập và truy vấn đợc theo trên thì trớc hết ta phải tạo ra các bảng(TABLE)
để có nguồn và củng đồng thời lu tr giữ liệu.
Nên việc đầu tiên của quá trình thiết kế là thiết kế bảng:
1 ) Thiết kế các Bảng ( Table )
Danh sách bộ môn lu trử về mã bộ môn vả tên bộ môn
Ta vào table chọn new thì sẻ xuất hiện newtable chon design view thì sẻ xuất
hiên bảng
Bảng danh sách bộ môn khi tạo la:

sau đó fiel Name đặt tên các trờng , vào Data type chọn kiểu của trờng sau
xuống hồp FieldProperties chon thuộc tính sau khi chon xong va ra nhập du liêu
và chọn khoá ta có
Bảng danh sách bộ môn sau khi nhập du liệu la:
5

Mét c¸ch t¬ng tù ta co c¸c b¶ng sau .
 Danh s¸ch gi¸o viªn
B¶ng chøa sè liÖu:
6
 Danh s¸ch khoa
B¶ng chøa sè liÖu:
7
 Danh s¸ch líp häc
B¶ng chøa sè liÖu:
8
 Danh s¸ch m«n hoc
B¶ng chøa sè liÖu:
9
 Danh s¸ch phßng
B¶ng chøa sè liÖu:
10
 Ds m«n häc cña tõng líp
B¶ng chøa sè liÖu:
11
 Danh s¸ch sö dông phßng
B¶ng chøa sè liÖu:
12
Sau khi tạo xong các bảng ta có bảng tổng thể:
2) Xác định mối quan hệ giữa các bảng giữ liệu
căn cứ vào nội dung và các trờng của bảng nhất là các khoá chính của các bang
để ta nối liên kết cho phù hợp để khi truy cập dự liệu sẻ có quy củ hơp .Dấu
chiều của liên kêt và liên kêt ảnh hởng rất nhiều khi nhập dự liệu và truy vấn nên
cần chú ý để tạo liên kết phù hợp.
13
3 ) Tạo các truy vấn ( Queries)

Sau khi tạo đợc các bảng và liên kêt đợc chúng ta tiến hành lam truy vấn để tìm
các thông tin cần thiết , các thông tin muốn tìm, muốn truy cập :
Vào Query chon new thì xuất hiện hộp New Query :
sau đó ta chọn các cách tạo query thì nó sẻ ra bảng :
14
Chọn các bảng và query cần add lên, xem liên kết chọn liên kết cho phù hợp
theo yêu cầu đặt ra nh truy vấn theo cái gì truy vấn muốn tim và hiên thị cái
gì thì ta chọn tên trờng tơng ứng ,xem co cần truy vấn tham số không ta
có các truy vấn mẫu nh :
Bảng lịch dạy của giáo viên :Tơng ứng với một mã gv thì ta tim các
thông tin tơng ứng Ma lop mà gv dạy, Mã môn, Mã phòng, Thứ, Tiêt bd,Tiết
kt,
Query :Quan hệ phòng họ và giáo viên đa ra phòng nào đó tiết bd là
bao nhiêu tiêt kt la bao nhiêu giáo viên nào dạy, thuộc bộ môn nào
15
Các query trong chơng trình là :
Query tìm kiếm danh sách môn học của một lớp :đa ra các thông
tin về lớp, khoa, Mã khoa,Mã môn ,Tên môn,Số tín chỉ
16
4) Tạo các forms bảng
Để tạo các forms ta phải vào forms chọn new thì sẻ xuất hiện hộp
new forms sau :
chọn các kiểu tạo forms nhu Design view hoặc Form wizard và chọn bảng
hoặc queries ta đợc các form tơng ứng.
Nếu chon Form wizard thì sẻ xuất hiện hộp
thì chon các trờng và nháy kép hoặc nhấn mũi tên thì nó sẻ add cho ta các trờng
nhấn Next thi ta đợc hộp
17
Hộp này chọn cách hiển thị ,ta chọn cách hiên thị và nhấn Next tiếp thì đợc hộp
chọn nền in

Chọn nền in xong chon Next tiếp thì ta đựơc
18
chọn Finish thì ta đợc Forms cần tạo. Khi muốn thay đổi gì thì vào Design và
thay đổi những cái cần thiết. Kết quả đợc các Forms :
ở chế Design view :
Forms :Nhập danh sách bộ môn ở chế độ view
danh sách giáo viên, danh sách khoa, nhập danh sách
môn học của từng lơp
19
Trong các forms đã tạo không chỉ tạo theo cách bình thờng mà còn tạo theo
forms chính phụ nh :
Và phải viết Modun lọc các dự liệu cho form tìm kiếm lịch giáo viên nh :
20
thì ta có các forms co thể loc đợc thông qua các dự liệu ban đầu ta co thể lọc đợc
các dự liệu chuẩn .Nh forms nhập danh sách sử dụng phòng ta phải viêt điều kiên
lọc vì mỗi lớp đã có một danh sách môn học của từng lớp đã nhập ơ trên rồi nên
ơ đây phai nhập phòng học cho mỗi lớp ứng với từng môn học của mỗi lớp là
mỗi phòng vì vậy phải nhâp lớp và môn học tơng ứng. Một vấn đề đặt ra la lam
sao để nhập dự liệu lớp và phòng vào nó phai tơng ứng với lớp và môn học đã
nhập từ danh sách môn học của mỗi lớp trớc ;Nên đã đặt ra hớng giải quyết là
viết điều kiện lọc ;
Vào Design tạo phần nhập lớp, và phầm nhập mã môn bang combobox. Phần lớp
thì lấy từ bảng danh sách lớp học, con môn học phụ thuộc vào lớp học,ta vào
RowSource bấm vào thì xuất hiện
chọn MALOP làm trờng điều khiển để khi chon trờng MALOP ở trên thi quy
vấn này củng tự chạy và ta bấm vào nút MA MH thì những giá trị đã chạy trong
Query này tự đỗ xuống Cấu trúc ở nơi trơng mã lớp là
[FORMS] ! [DANH SACH SU DUNG PHONG ] ! [MAPHONG]
hoặc đánh ML() và viết hàm FUNCTION
21

tiếp theo kiểm tra tng trờng co trống hay không,nếu
trống thì báo lôi và bắt nhập
chú ý :Ơ trờng XD hoc theo tin chỉ và thờng số tín chỉ
bàng số tiết học trong 1 tuân nên ơ đây có đa ra điều
kiên học quá tín chỉ và nếu gặp tờng hợp đặc biệt thì có
thể bỏ qua điều kiện này và vẫn cho phép nhập tr ớc khi
cho phép thì phải đ a ra thông báo hỏi ngời nhập co đồng
ývi phạm nay không ;
đoạn chơng trinh la

đồng thời viết chơng trình loại bỏ trùng phòng,và trùng
tiết luôn :
nếu một phong đã có lớp học rồi thì không đợc xếp lớp
khác học với điều kiên trùng thời gian
và một lớp không đồng thời học tại một thời điểm mà hai
phong đợc
Phần chơng trình này quá dài nên xem ở phần :
Module : NHAPDULIEU
Các bảng khac tơng tự
Chng trinh tim kim phũng trng
22
da trờn c s tim phũng ó s dng v t ú suy ra phũng cũn trng
5) Phần báo biểu
Phần báo biểu đây chỉ qua là phần in ra các dự liệu muốn in mà
thôi.Nên mình muốn in những phần gì thì vào Reports chon kiểu
in mà thôi.
Với yêu cầu của bài toán quản lý giảng đờng thì yêu cầu về
Reports không phải là chỉ tiêu quan trọng nên không yêu câu
không cao lắm. Nên em cung xin phép chỉ trình bày những báo
biểu quan trọng ma thôi.

Muốn tạo ra Báo biểu trớc hết ta phải vào Reports chọn New thì
sẻ hiện ra hộp New Reports
chọn kiểu in mẫu biểu và dự liệu cần in mẫu biểu sao bấm ok thi nó sẻ cho ta
bảng
23
ta add c¸c trêng sang vµ bÊm nÏt tiÕp thi ®îc hép
chän in theo cai nµo bÊm Next > tiÕp th× ta ®îc
24
chän kiÓu s¾p xÕp vµ bÊn Next ta ®îc
chän kiÓu in ra .chän mét kiÓu vµ BÊm Next tiÕp th× ta ®îc
25