Lựa chọn và làm việc với người làm công tác bảo quản potx

Lựa chọn và làm việc với người làm công tác bảo quản
Jan Paris
- Cán bộ bảo quản, Trường Đại học Bắc Carolina

“Người làm công tác bảo quản, phục chế, bảo tồn là mắt
xích sống quan trọng, không thể thiếu được trong trong dây
chuỗi loài người làm nhiệm vụ liên kết thành công hôm qua
với khả năng ngày mai”
James H. Billington, Cán bộ Thư viện Quốc hội
Điều cần thiết về mặt Đạo đức của công tác Bảo quản
Giới thiệu
Sưu tập tài liệu trong thư viện, cơ quan lưu trữ và các hiệp
hội lịch sử của chúng ta bao gồm tài liệu đa dạng khác nhau
về thể loại, kích thước và hình thức. Chúng được lưu giữ
trong điều kiện môi trường khác nhau, cất trong nhiều dạng
hộp, bao bì, được sử dụng cho những mục đích và trong
những phạm vi khác nhau. Vấn đề chính là tài liệu lưu giữ
trong sưu tập của chúng ta khác nhau về tình trạng từ chỗ
còn nguyên vẹn tới hư hại nghiêm trọng. Một số tài liệu cần
phải được chú ý bảo quản, tại những cơ quan không có cán
bộ bảo quản, tài liệu quí hiếm phải gửi đi bảo quản ở nơi
khác. Lựa chọn người làm công tác bảo quản là bước quan
trọng để có được dịch vụ bảo quản trách nhiệm.
Để trợ giúp trong tiến trình đó, bài viết này khảo sát một số
vấn đề có liên quan tới lựa chọn người làm công tác bảo
quản. Nó tập trung vào bản chất của bảo quản, trình độ và
kiến thức của người làm bảo quản và làm thế nào để tìm ra,
làm việc với và mong đợi gì từ người làm bảo quản. Điểm
tập trung là các yếu tố liên quan đến bảo quản tài liệu đặc
biệt, tức là những tài liệu có ý nghĩa vì sự lâu đời của chúng,

sự quí hiếm, vẻ đẹp, giá trị về mặt tiền bạc hoặc tầm quan
trọng về mặt lịch sử hay thư mục.(1) Những yếu tố n
ày thích
hợp với những vật tạo tác mà có đặc điểm vật lý (như minh
họa màu sắc, bản đồ gấp hoặc biểu đồ) cần phải được bảo
quản về mặt chất. Có nghĩa là thậm chí giá trị nội tại của vật
tạo tác đó không đòi hỏi sự bảo quản, xử lý có thể chỉ là lựa
chọn tùy thích nếu như đặc điểm vật lý cản trở việc tái định
dạng hoặc các cách thay đổi khác.
Bảo quản và người làm công tác bảo quản chuyên nghiệp
Một số tài liệu trong bộ sưu tập rất có ý nghĩa do vậy chúng
cần phải được chú ý bảo quản. Việc bảo quản những tài liệu
như vậy đặc biệt thích hợp khi chúng không thể dùng được
thậm chí dùng c
ẩn thận không gây hỏng, khi chúng không ổn
định về mặt vật lý hay hóa học hoặc khi chúng chịu sự xử lý
không thích hợp trong quá khứ.(2)
Xử lý bảo quản là việc dùng kỹ thuật và chất liệu để làm ổn
định về mặt hóa học, gia cố về mặt chất những tài liệu trong
sưu tập. Mục đích của xử lý bảo quản tài liệu có giá trị về
mặt tạo tác là đảm bảo tuổi thọ của tài liệu và tiếp tục được
đưa ra sử dụng trong khi thay đổi các đặc điểm vật lý ở mức
thấp nhất. Bảo quản cũng bao gồm những quyết định có liên
quan tới việc nhận diện dạng tài liệu cần xử lý và xác định
các cách xử lý thích hợp.
Xử lý bảo quản sưu tập tài liệu đặc biệt đòi hỏi sự đánh giá
và kinh nghiệm của người làm công tác bảo quản có trình
độ. Một cán bộ bảo quản chuyên nghiệp là một người được
đào tạo cao, có kiến thức thực tiễn và lý thuyết rộng về
những lĩnh vực sau:

+ lịch sử, khoa học và thẩm mỹ của tài liệu và kỹ thuật lưu
giữ tài liệu
+ nguyên nhân những tài liệu này hỏng hoặc bị phá hủy
+ các cách và chất liệu có thể được dùng trong xử lý bảo
quản
+ ngụ ý của các xử lý được đề xuất
Một nhà bảo quản đồng thời cũng chứng minh đư
ợc các khía
cạnh của công việc tuân thủ theo các chuẩn mực thực hành.
Bảo quản là một lĩnh vực tương đối mới mà trong suốt mười
năm qua đã trải qua một giai đoạn phát triển nhanh và tính
chuyên môn hóa ngày càng tăng, đặc biệt là trong lĩnh vực
bảo quản thư viện và lưu trữ. Tuy nhiên, cho đến nay, lĩnh
vực này chưa có hệ thống giáo dục chính thức, qui trình
đánh giá chuyên môn hoặc chuẩn mực chuyên môn quốc gia.

Chính vì lý do này mà đôi khi rất khó khăn để tìm ra và lựa
chọn một người làm bảo quản được đào tạo và đủ chuyên
môn để cung cấp các dịch vụ xử lý theo yêu cầu. Để đánh
giá người làm công tác bảo quản có triển vọng phải xem xét
việc đào tạo về bảo quản của cá nhân đó, khoảng thời gian
đào tạo, mức độ kinh nghiệm thực tế và chuyên môn. Ngoài
ra liên hệ với khách hàng và chú ý tới người làm chứng để
đảm bảo bạn có một sự lựa chọn tốt nhất và có cơ sở.
Đào tạo người làm công tác bảo quản
Ngư
ời bảo quản giỏi được đào tạo theo một trong hai cách:
thông qua việc hoàn thành một chương trình sau đại học để
được bằng thạc sĩ hoặc thông qua một thời gian học nghề
dài. Sáu chương trình đào tạo sau đại học ở Bắc Mỹ cung

cấp chương trình học thuật từ hai đến ba năm bao gồm lịch
sử và khoa học lưu giữ tài liệu, bối cảnh văn hóa của tác
phẩm và thực tiễn xử lý bảo quản.(3) Năm cuối cùng dành
để lĩnh hội kinh nghiệm thực tế từ sự hướng dẫn của người
làm bảo quản có uy tín chuyên trong lĩnh vực bảo quản.
Nh
ững người tốt nghiệp thường theo tiếp thêm khóa học
nâng cao một năm hoặc theo đuổi nghiên cứu hay cơ hội
nghiên cứu thông qua các chương trình học bổng đang có.
Một số người không chọn chương trình đào tạo cao học vì
chi phí cao, chương trình không phù hợp với sự quan tâm
của họ hoặc vì một vài lý do khác. Đối với những người như
vậy, đào tạo thông qua học nghề là cách thay thế. Thành
công của bất kỳ chương trình học nghề nào đều phụ thuộc
vào sự nhanh trí của mỗi cá nhân để có được kiến thức thực
hành và lý thuyết sâu rộng thông qua chương trình nâng cao
tại các phòng thực tập bảo quản; tham dự hội thảo; thảo
luận; và các chương trình học thuật được lựa chọn; và tự
đọc, tự nghiên cứu. Đào tạo học nghề đặc biệt phổ biến ở
những nơi mà cơ hội đào tạo đại học chính quy hết sức hạn
chế, nó có thể mang lại sự chuẩn bị tốt cho việc bảo quản
sách. Vì các chiến lược đào tạo học nghề khác nhau đáng kể
và chất lượng kết quả đa dạng, do vậy việc đánh giá kỹ
lưỡng từng cá nhân trở nên hết sức quan trọng.
Một người được đào tạo chuyên đóng sách không nhất thiết
phải là người bảo quản sách. Trong khi người này có thể có
nhiều kỹ năng hướng dẫn cần thiết nhưng lại không có kiến
thức rộng hơn để đánh giá, đề xuất và tiến hành xử lý thích
hợp theo quan điểm bảo quản. Tương tự như vậy, xưở
ng làm

khung chuyên nghiệp có thể có “phục chế giấy’’ trong danh
mục dịch vụ, nhưng người làm khung có thể lại không có
kiến thức cần thiết để đưa ra quyết định bảo quản.
Bất kể được đào tạo theo loại hình nào, tất cả những người
làm công tác bảo quản đều chuyên xử lý các dạng tài liệu
đặc biệt và chỉ có thể đưa ra những lời khuyên chung về kho
tàng, lưu giữ hoặc bảo quản tài liệu. Ví dụ, một người bảo
quản sách có trách nhiệm sẽ không cung cấp tư vấn về mặt
kỹ thuật hoặc xử lý các công trình nghệ thuật hoặc đồ đạc
bởi vì vấn đề này nằm ngoài chuyên môn của họ.
Tổ chức nghề nghiệp cho cán bộ bảo quản
Là thành viên và tham gia tích cực vào tổ chức chuyên môn
của lĩnh vực chứng tỏ mối quan tâm của người làm b
ảo quản
trong việc bắt kịp với phát triển khoa học kỹ thuật, trao đổi
thông tin và đẩy mạnh giao tiếp nghề nghiệp. Để đạt được
mục tiêu này, rất nhiều người làm công tác bảo quản chuyên
nghiệp trực thuộc các tổ chức như Viện Bảo Quản Mỹ
(AIC), Viện Bảo Quản Quốc tế (IIC) và các hiệp hội bảo
quản khu vực. Khi không biết chắc chắn về kiến thức, sự
thành thạo hoặc đạo đức của người làm bảo quản thì danh vị
thành viên trong một tổ chức nghề nghiệp là m
ột bằng chứng
quan trọng cho thấy sự liên quan ngh
ề nghiệp , không có yếu
tố này thì không thể theo kịp sự phát triển trong lĩnh vực.
Diện thành viên có thể cung cấp đôi nét về kinh nghiệm của
người làm bảo quản. Đặc biệt, danh vị “Hội viên” (Fellow)
hoặc “Đồng nghiệp” (Professional Associate) trong AIC
được trao sau một số năm nhất định trong ngành, dựa trên

quá trình đánh giá chi tiết. Các diện thành viên này chỉ ra
rằng người làm bảo quản đồng ý tuân thủ Qui ước AIC về
Đạo đức và Chuẩn mực Nghề nghiệp. Qui ước và Chuẩn
mực AIC được đưa ra để “hướng dẫn người làm b
ảo quản về
thông lệ đạo đức của nghề nghiệp và kêu gọi “sự tôn trọng
bền vững tính toàn vẹn về mặt thẩm mỹ, lịch sử và chất
lượng của vật thể”
Làm thế nào để tìm được người làm bảo quản
Tìm ra một người làm bảo quản có trình độ đòi hỏi sự nhanh
trí và tính kiên nhẫn, vì không phải chỗ nào cũng có chuyên
môn bảo quản (đặc biệt là bảo quản sách) và những người
làm bảo quản không tự quảng cáo.
Bắt đầu bằng cách đưa ra một danh sách những người làm
bảo quản có tiềm năng. Liên hệ phòng bảo quản của thư
viện, bảo tàng, lưu trữ kề gần. Nhân viên thường là nguồn
cung cấp thông tin và lời khuyên bao quát. Họ có thề giới
thiệu người làm bảo quản tư nhân ở vùng lân cận hoặc các
trung tâm khu vực có cung cấp dịch vụ xử lý bảo quản.
Trong một vài trường hợp, người làm bảo quản thuộc một c
ơ
quan có thể chấp nhận việc riêng ngoài việc của cơ quan ra.
Ngoài ra hãy liên h
ệ với những người làm việc trong các
phòng sưu tầm đặc biệt của thư viện, cơ quan lưu trữ, hiệp
hội lịch sử và những bảo tàng lớn để biết tên những người
làm bảo quản mà đã thường xuyên làm việc cho họ. Trong
mọi trường hợp phải tìm xem liệu sự giới thiệu có được dựa
trên kinh nghiệm trực tiếp của người làm bảo quản hay đó là
thông tin phụ.

Đồng thời gọi điện hoặc viết thư tới Viện Bảo quản Mỹ để
có được các sự giới thiệu khác. Hệ thống Giới thiệu Dịch vụ
Bảo quản của Quỹ tài tr
ợ Viện Bảo quản Mỹ (FAIC) sẽ cung
cấp tên của chuyên viên trong lĩnh vực của bạn hoặc người
chuyên xử lý các dạng tạo tác đặc biệt. FAIC không xác
nhận chất lượng công việc cũng như bản thân người làm bảo
quản, nhưng Hệ thống Giới thiệu cung cấp một số thông tin
chính giải thích điều mà khách hàng c
ủa dịch vụ bảo quản có
thể mong đợi từ người làm bảo quản.
Nh
ững mối liên hệ này sẽ cung cấp tên của một số người
làm bảo quản có năng lực. Tuy nhiên, sự giới thiệu này
không nhất thiết phải là sự đảm bảo về mặt chất lượng. So
sánh hàng hoá luôn là một nguyên tắc đúng đắn, thậm chí
ngay cả khi tìm ki
ếm các dịch vụ bảo quản. Một loạt các vấn
đề có cơ sở được đưa ra trong những phần sau đây có thể
cung cấp một khung cơ sở để đánh giá khả năng của người
làm bảo quản.
Bạn có thể thấy rằng một số nhà bảo quản trong danh mục
không thể cung cấp loại xử lý bảo quản bạn yêu cầu bởi vì
vấn đề đặc biệt nằm ngoài khả năng chuyên môn của họ
hoặc họ không thể lưu giữ vật tạo tác của bạn trong phòng
bảo quản của họ. Có thể một số người có nhiều việc tồn
đọng quá nên không thể xử lý đồ bảo quản của bạn nhanh
như bạn mong muốn.
Hãy thận trọng với người làm bảo quản mà làm vi
ệc cho bạn

nhanh và rẻ. Xử lý bảo quản thường mất thời gian và tốn
kém. Sự chờ đợi và tốn kém cho dịch vụ có chất lượng chỉ l
à
chi phí nhỏ so với rủi ro mà vật tạo tác bị mất hoặc hỏng
không thể sửa chữa được vì bị xử lý không thích hợp và
không đầy đủ.
N
ếu bạn ở khu vực ngoại ô có ít người làm bảo quản, đừng
ngần ngại gì hãy tìm kiếm những sự giới thiệu người làm
bảo quản ở khu vực khác. Rất nhiều người làm bảo quản
nhận làm cho khách hàng ở xa và cho bạn lời hướng dẫn về
việc gói gém và vận chuyển an toàn những chất liệu dễ vỡ.
Họ cũng có thể cung cấp cho bạn thông tin về dịch vụ vận
chuyển đường bộ và đường thủy có bảo hiểm, vận chuyển
đặc biệt có đảm bảo đối với những vật liệu có giá trị trong
khi vận chuyển.
N
ếu bạn muốn làm điều tra sưu tập tài liệu để giúp bạn đánh
gía được nhu cầu bảo quản tổng thể, hãy cân nhắc làm việc
với tư vấn bảo quản. Điều tra sưu tập tài liệu nhằm mục đích
đánh giá điều kiện chung của tài liệu và môi trường lưu giữ
nó. Điều tra mang lại những khuyến nghị có thể giúp cơ
quan đưa ra kế hoạch bảo quản sưu tập tài liệu lâu dài.
Nh
ững khuyến nghị như vậy bao gồm đề xuất cải thiện môi
trường, thay đổi phương thức, đào tạo cán bộ, dự án cung
cấp chỗ mới và xử lý bảo quản tài liệu chọn lọc. Việc làm
này đặc biệt hữu ích cho các viện mà không có đủ chuyên
môn và kinh nghiệm trong việc đánh giá nhu cầu bảo quản.
Chiến lược giới thiệu như trình bày ở trên sẽ giúp bạn nhận

ra những người đủ chuyên môn làm điều tra bảo quản. Một
số tổ chức liệt kê trong mục “Nguồn Thông tin”
(Information Resources) và “Trung tâm Bảo quản Khu vực”
(Regional Conservation Centers) cũng cung cấp các dịch vụ
tư vấn và điều tra.
Tiếp xúc với người làm bảo quản
Ngư
ời làm bảo quản sẽ hỏi gì bạn
Để đảm bảo rằng sưu tập của bạn được xử lý đúng cách, cần
phải thiết lập mối quan hệ làm việc hợp tác với người làm
bảo quản ngay từ ban đầu, do vậy các quyết định xử lý phản
ánh sự cân bằng giữa tầm quan trọng về quản lý và bảo
quản. Khi bạn đã có được tên của người bảo quản, hãy gọi
điện và sắp xếp thời gian, địa điểm để trao đổi nhu cầu bảo
quản của bạn. Một số người làm bảo quản sẽ tới tận nơi,
trong khi một số khác thì lại yêu cầu bạn mang đồ bảo quản
đ
ến họ. Nếu bạn ở một địa điểm xa, cần thu xếp cho việc vận
chuyển đồ để được kiểm tra sau khi đã trao đổi sơ bộ bằng
điện thoại.
Để cuộc trao đổi ngay từ đầu gặp thuận lợi, hãy sẵng sàng
cung cấp cho người làm bảo quản những thông tin sau:
+ bản chất của đồ bảo quản (ví dụ: sách, bản viết tay, nghệ
thuật trên giấy)
+ chất liệu thành phần (ví dụ: giấy, da, giấy da)
+ phụ liệu (ví dụ: viết tay, đánh máy, mực in)
+ bản chất của vấn đề (ví dụ: rách, biến dạng về mặt chất,
gãy vỡ, một sự kết hợp của các nhân tố)
+ thể loại và phạm vi sử dụng trước đây (ví dụ: sử dụng
nghiên cứu giới hạn hay mở rộng, triển lãm)

+ điều kiện môi trường (ví dụ: chỉ sưởi ấm vào mùa đông,
điều kiện ổn định có sự kiểm soát độ ẩm và nhiệt độ)
+ hệ thống kho tàng (ví dụ: xếp giá theo chiều đứng hay
chiều nằm, hộp và các thiết bị bảo vệ kèm theo)
+ kết quả xử lý mong đợi: (ví dụ: một sự ổn định hoặc bảo
vệ cơ bản, diện mạo được cải thiện, tránh mất thông tin).
Thông tin này rất cần thiết cho người làm bảo quản để đánh
giá liệu họ có thể đảm nhận được công việc hay không. Đây
cũng là thông tin cần thiết nếu người làm bảo quản phải đưa
ra đề xuất xử lý giải quyết được cả hai vấn đề điều kiện vật
bảo quản và yêu cầu của cơ quan bạn.
Đồng thời cũng phải quyết định trước khi nào bạn muốn
công việc hoàn thành và xác định hạn công việc nếu có.
Cuối cùng phải biết số tiền bạn có vì điều này cho thấy mức
độ xử lý mà bạn có khả năng chi trả. Nếu bạn nói rõ với
người làm bảo quản ngay từ đầu về mọi vấn đề thì sẽ tiết
kiệm được thời gian và sức lực quý báu.
Tại thời điểm này, người làm bảo quản có thể đưa gợi ý
chung về các cách xử lý và kỹ thuật khác nhau mà có thể
phù hợp với đồ bảo quản của bạn. Tuy nhiên, đừng mong
đợi người làm bảo quản cung cấp cho bạn đề xuất xử lý cụ
thể hoặc ước tính chi phí trước khi họ kiểm tra toàn bộ đồ
bảo quản.
Bạn nên hỏi người làm bảo quản điều gì
Ngay t
ừ đầu hãy đặt câu hỏi mà giúp bạn đánh giá được
trình độ và khả năng của người làm bảo quản trong việc xử
lý đồ bảo quản thuộc sưu tập của bạn. Hãy nhớ rằng cuộc
trao đổi trên đây liên quan đến giáo dục, đào tạo và phát
triển nghề nghiệp của người làm bảo quản, câu hỏi của bạn

phải giải đáp được các vấn đề:
+ đào tạo
+ thời gian thực hành
+ phạm vi thực hành
+ tư cách hội viên trong tổ chức nghề nghiệp
+ liệu có kiếm được hồ sơ về công việc hoặc báo cáo xử lý
Quyết định cách tính chi phí của người làm bảo quản (theo
giờ, ngày, hoặc dự án) và nên hay không nên ràng buộc ước
tính chi phí nếu xử lý yêu cầu nhiều hoặc ít hơn thời gian dự
trù. Hỏi xem liệu có chi phí riêng cho kiểm tra sơ bộ và ước
tính – một phần quan trọng nhưng tốn thời gian trong xử lý
bảo quản. Thông thường người làm bảo quản tính tiền theo
giờ, có giá cố định cho kiểm tra sơ bộ , khách hàng quyết
định trả được hay không thì mới tiến hành xử lý. Tại thời
điểm này, làm rõ các vấn đề chi phí bảo hiểm, vận chuyển
hoặc các chi phí khác bao gồm trong hóa đơn tổng. Chi phí
mỗi một nơi trong một nước lại khác nhau và cũng có thể
phụ thuộc vào tính chất chuyên môn đặc biệt của người làm
bảo quản.
Hãy liên lạc với những người làm chứng cho người làm bảo
quản, nếu có thể, hãy nói chuyện với người làm việc trực
tiếp với người làm bảo quản. Hỏi người làm chứng xem liệu
xử lý đó có được hoàn thành theo như mong muốn không,
phù hợp với thỏa thuận đã ký và đúng tiến độ. Yêu cầu đầy
đủ tư liệu viết tay và ảnh (xem phần “Tiến trình xử lý” dưới
đây). Hỏi xem liệu người làm bảo quản có duy trì sự giao
tiếp nếu cần trong quá trình xử lý, ví dụ, những mở rộng đột
xuất và thay đổi được đề xuất trong quá trình xử lý mà đã
được thảo luận đầy đủ. Hãy nhớ rằng mỗi một khách hàng
ký hợp đồng dịch vụ xử lý bảo quản vì một lý do khác nhau

vì vậy họ sẽ có những chuẩn mực và tiêu chí khác nhau cho
việc đánh giá chất lượng công việc được hoàn thành. Hãy
nhớ rằng không phải lúc nào cũng có thể tìm ra sai sót về
mặt kỹ thuật, nhất là khi khách hàng đánh giá chỉ dựa trên
diện mạo.
Đánh giá tất cả thông tin mà bạn có được từ khách hàng
trước đây và hiện nay cũng như từ người làm bảo quản.
Lẵng nghe điều người làm bảo quản nói và những câu hỏi
mà họ đưa ra. Ví dụ người làm bảo quản có hỏi về loại và
mức độ xử dụng trước đây, hoặc về môi trường mà đồ phải
bảo quản được lưu giữ? Những câu hỏi này có thể cho thấy
cách suy nghĩ của người làm bảo quản về những v
ấn đề rộng
hơn và ngụ ý của xử lý bảo quản.
Tiến trình xử lý: mong đợi điều gì
Kiểm tra sơ bộ và đề xuất xử lý
Khi bạn đã lựa chọn và thiết lập được mối quan hệ để người
làm bảo quản làm việc với bạn, bạn sẽ phải tiếp xúc với họ
vài lần . Mặc dù người làm bảo quản đã cung cấp cho bạn
khuyến cáo sơ bộ trong lần tiếp xúc đầu tiên , song rất cần
phải có kiểm tra chi tiết. Vật thể bảo quản phải được mang
hoặc gửi đến người làm bảo quản, người này sẽ kiểm tra nó
và viết một bản báo cáo tình trạng mô tả những đặc điểm
như:
+ chất liệu, cấu tạo và phương thức chế tạo vật thể
+ khu vực và mức độ hỏng về mặt vật lý, hư hỏng về mặt
hóa chất hoặc những sửa chữa trước đây.
Cùng với bản báo cáo này, người làm b
ảo quản chuẩn bị một
đề xuất xử lý bao gồm các phần sau:

+ Ở đâu thích hợp, các phương án lựa chọn việc tiến hành
sửa chữa bảo quản
+ với mỗi một phương án, phác thảo các bước tiến hành và
mô tả tình trạng chúng sẽ được sửa chữa
+ ước tính thời gian cần để hoàn thành công việc
+ ước tính chi phí.
Đề xuất phải phản ánh rõ ý đồ của người làm bảo quản là gi
ữ
được đặc điểm gốc của vật bảo quản tới mức tối đa. Mọi
bước tiến hành được đề xuất đều cho phép sau này tháo dỡ
vật liệu được bổ sung trong khi xử lý. Khi trong đề xuất có
từ hai phương án xử lý trở lên, người làm bảo quản phải giải
thích được lợi ích và ngụ ý của từng phương án.
Đọc kỹ đề xuất xử lý, và đừng ngại đặt câu hỏi nếu như bạn
muốn một sự giải thích rõ về khía cạnh kỹ thuật của đề xuất.
Cân nhắc gợi ý của người làm bảo quản nếu như những gợi
ý này ít l
iên quan đến xử lý hơn so với dự đoán ban đầu của
bạn. Ví dụ, khi đề xuất xử lý cho một cuốn sách có bọc vải
đã bị cũ nát nhưng vấn sử dụng được, người làm b
ảo quản có
thể khuyến nghị là cuốn sách đó được đặt vào hộp chứ
không nên xử lý bằng những cách tỉ mỉ. Khuyến nghị n
ày có
thể dựa trên mong muốn giữ nguyên tới mức tối đa vải bọc
ban đầu. Đóng hộp là đặc biệt thích hợp nếu như tập đó đư
ợc
sử dụng hạn chế.
Khi bạn đã đồng ý với xử lý đã được đề xuất cụ thể, người
làm bảo quản sẽ yêu cầu bạn ký thỏa thuận và trả lại trước

khi bắt đầu xử lý. Trong tiến trình xử lý, người làm b
ảo quản
có thể phát hiện ra rằng phải thay đổi xử lý đã được đễ xuất
vì một lý do nào đó thì họ phải liên lạc với bạn để thảo luận
sự thay đổi.
Báo cáo xử lý bảo quản và đánh giá
Sau khi xử lý bảo quản được hoàn thành, người làm bảo
quản phải chuẩn bị và trình bản báo cáo cuối cùng cho bạn.
Các báo cáo xử lý bảo quản khác nhau về hình thức và độ
dài, song tất cả báo cáo đều phải bao gồm những mô tả sau
đây:
+ kỹ thuật được xử dụng trong tiến trình xử lý
+ chất liệu chính xác được xử dụng trong khi sửa chữa các
vấn đề bảo quản
+ ảnh minh họa tình trạng trước và sau khi xử lý có đề ngày
+ ảnh hoặc biểu đồ cần thiết làm sáng tỏ các tiến trình được
thực hiện
Ngư
ời làm bảo quản cũng có thể đưa ra khuyến nghị đối với
việc sử dụng hoặc vận chuyển đặc biệt vật bảo quản khi mà
thông tin này trở nên cần thiết cho việc bảo trì về sau.
Việc cơ quan giữ lại vĩnh viễn báo cáo xử lý bảo quản là c
ần
thiết, vì trong tương lai các học giả về thư mục hoặc người
làm công tác bảo quản sẽ cần nó để bổ sung thêm việc cần
làm cho vật bảo quản. Báo cáo phải được giữ kèm với chính
vật thể đó (có thể để cùng một chỗ với vật thể) hoặc để cùng
với tài liệu lưu giữ khác liên quan đến vật thể trong cùng
một sưu tập.
Khi xem xét công việc đã được hoàn thành, hãy nhớ rằng

đánh giá khía cạnh kỹ thuật của xử lý bảo quản là rất khó.
Theo kinh nghiệm, mọi sự sửa chữa đều phải ưa nhìn đ
ối với
những người có con mắt nghề nghiệp, nhưng không được
trái ngược về mặt thẩm mỹ và lịch sử so với cái ban đầu.
Không nên làm cho việc xử lý bảo quản trở nên khó hiểu.
Điều này rất quan trọng để mọi người trong tương lai khi
dùng tài liệu sẽ không hiểu lầm. Hãy nhớ rằng bản chất và
tính nghiêm trọng của sự hỏng, xuống cấp sẽ ảnh hưởng tới
mức độ mà vật bảo quản được ổn định, củng cố và cải thiện
về mặt thẩm mỹ qua quá trình xử lý bảo quản.
Kết luận
Lựa chọn người làm bảo quản là một công việc hết sức quan
trọng, đòi hỏi sự kiên trì. Phải hết sức cẩn thận, không vội v
ã
trao kho báu tài sản của chúng ta cho nguời mà cách nhìn và
trình độ của họ không tương xứng với công việc.
Bằng việc đưa ra những câu hỏi kỹ càng, liên hệ với ngưới
làm chứng và làm việc với người làm bảo quản trước và
trong quá trình tiến hành xử lý bảo quản, bạn có thể tìm
được dịch vụ bảo quản chất lượng cao. Bằng việc làm này,
dây chuỗi thông tin liên kết quá khứ và tương lai s
ẽ không bị
đứt đoạn, và những nguồn tin văn hóa quan trọng này sẽ mãi
tồn tại phục vụ cho những nhà nghiên cứu hiện tại và trong
tương lai.
Chú thích
1. Để có bảng tổng quan về khái niệm này, xem phần Bảo
quản Tài liệu Thư viện (The Preservation of Library
Materials) của Paul Banks và Bảo quản Sách và Tài li

ệu theo
bản gốc (On the Preservation of Books and Documents in
Original Form) của Barclay Ogden, cả hai tài liệu này đều
được trích trong phần “Đọc thêm “ (Further Reading).
2. Một số ví dụ về việc xử lý không đúng cách bao gồm cả
việc dùng bìa có axit kém chất lượng để đóng sách mỏng,
gây hỏng và mất màu các trang sách và việc dùng băng dính
miết mà với thời gian sẽ bị ngả màu hoặc rách làm cho mực
bị bay hoặc để lại vết keo dính gây hỏng và biến dạng trên
giấy.
3. Các địa chỉ chương trình đào tạo có thể tìm trong phần
“Chương trình Đào tạo Bảo quản” (Conservation Training
Programs). Chỉ có chương trình của trường Đại học Texas ở
Austin hiện nay có đào tạo chuyên dành cho tài liệu thư viện
và lưu trữ.
4. “Code of Ethics and Guidlines for Practice”, The
American Institute for Conservation of Historic and Artistiic
Works Directory, 1998 ho
ặc gần đây nhất có thể kiếm từ
AIC, địa chỉ xem ở phần “Information Resources”.
Đọc thêm
American Institute for Conservation. Guidelines for
Selecting a Conservator. Washington, DC: AIC, 1991, 6 pp.

Banks, Paul N. "The Preservation of Library Materials."
Chicago: The Newberry Library, 1978. Reprinted from
the Encyclopedia of Library and Information Science 23
(1969): 180-222.
Clarkson, Christopher. "The Conservation of Early Books in
Codex Form: A Personal Approach." The Paper Conservator

3 (1978): 33-50.
Cullison, Bo
nnie Jo, and Jean Donaldson. "Conservators and
Curators: A Cooperative Approach to
Treatment Specifications." Library Trends 36.1 (Summer
1987): 229-39.
Dachs, Karl. "Conservation: The Curator's Point of View."
Restaurator 6 (1984): 118-26.
Foot, Mirjam. "The Binding Historian and the Book
Conservator." The Paper Conservator 8 (1984): 77-83.
Henderson, Cathy. "Curator or Conservator: Who Decides
on What Treatment?" Rare Books & Manuscripts
Librarianship 2.2 (Fall 1987): 103-07.
Ogden, Barclay. On the Preservation of Books and
Documents in Original Form. Washington, DC: The
Commission on Preservation and Access, 1989. Reprinted in
The Abbey Newsletter 14.4 (July 1990): 62-64.
Pillette, Roberta, and Carolyn Harris. "It Takes Two to
Tango: A Conservator's View of Curator/Conservator
Relations." Rare Books & Manuscripts Librarianship 4.2
(Fall 1989): 103-11.
Roberts, Matt T., and Don Etherington. Bookbinding and the
Conservation of Books: A Dictionary of Descriptive
Terminology. Washington, DC: Preservation Office, Library
of Congress, 1982, 296 pp.
Lời cảm ơn
SOLINET và tác giả cảm ơn các cá nhân sau đã có công
trong việc sửa lại bản thảo cho bài viết này:
Paul Banks, Columbia University
Karen Garlick, National Museum of American History

Walter Henry,
Stanford University
Lyn Koehnline, Ackland Art Museum
Ellen McCrady, Abbey Publications
Sandra Nyberg, SOLINET
Một phần tài trợ cho bài viết này được the National
Endowment for the Humanities
Office of Preservation cung cấp, đóng góp của họ rất đáng
được hoan nghênh
Các nguồn thông tin
The American Institute for Conservation of Historic and
Artistic Works (AIC)
1717 K St., NW, Ste. 301
Washington, DC 20006

Telephone: (202) 452-9545
Fax: (202) 452-9328
E-mail:
Institute of Museum and Library Services (IMLS)
1100 Pennsylvania Avenue, NW
Room 609
Washington, DC 20506

Telephone: (202) 606-8539
Fax: (202) 606-8591
E-mail:
The International Institute for Conservation of Historic and
Artistic Works (IIC)
6 Buckingham Street
London WC2N 6BA, England

Telephone: 01-839-5975
E-mail:
National Institute for Conservation of Cultural Property
(NIC)
3299 K Street, NW, Suite 602
Washington, DC 20007

Telephone: (202) 625-1495
Fax: (202) 625-1485
E-mail:
SOLINET Preservation Program
1438 West Peachtree St., NW, Ste. 200
Atlanta, GA 30309-2955
Toll Free: (800) 999-8558
Telephone: (404) 892-0943
Fax: (404) 892-7879
E-mail:
Chương trình đào tạo bảo quản
Buffalo State College
Art Conservation Department
230 Rockwell Hall
1300 Elmwood Avenue
Buffalo, NY 14222-1095
Telephone: (716) 878-5025
E-mail:
Strauss Center for Conservation
Harvard University Art Museums
32 Quincy Street
Cambridge, MA 02138
Telephone: (617) 495-2392

Fax: (617) 495-9936
Conservation Center of the Institute of Fine Arts
New York University

14 East 78th Street
New York, NY 10021

Telephone: (212) 772-5800
E-mail:
Queen's University
Art Conservation Programme
Kingston, Ontario K7L 3N6
Canada
Telephone: (613) 545-2156
Fax: (613) 545-6300
E-mail: