Quy trình xuất hàng hóa tại công ty cổ phần vận tải mặt trời

LỜI MỞ ĐẦU
Để xây dựng đất nước giàu mạnh và phát triển trong bối cảnh
tồn cầu hố, khu vực hố, hội nhập kinh tế quốc tế chúng ta
không thể xem nhẹ hoạt động ngoại thương vì nó đảm bảo sự giao
lưu hàng hố, thơng thương với các nước bè bạn năm châu, giúp
chúng ta khai thác có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cả
nguồn lực bên trong và bên ngồi trên cơ sở phân cơng lao động và
chun mơn hố quốc tế.
Nhưng nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hố chúng ta
khơng thể khơng nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hố quốc
tế vì đây là hai hoạt động khơng tách rời nhau, chúng có tác động
qua lại thống nhất với nhau. Qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu
tăng lên nhanh chóng trong những năm gần đây là nguyên nhân
trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vận
tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng và bề sâu.
Bên cạnh đó, với hơn 3000 km bờ biển cùng rất nhiều cảng lớn
nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển Việt
Nam thực sự đã có những bước tiến rất đáng kể, chứng minh được
tính ưu việt của nó so với các phương thức giao nhận vận tải khác.
Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm tỷ
trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt
Nam. Điều này có ý nghĩa rất lớn, nó không chỉ nối liền sản xuất
1


với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc tế
mà cịn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá nước
ta trên thị trường thế giới.
SUN VN là nhà cung cấp dịch vụ giao nhận và vận chuyển
quốc tế với một sự khác biệt nổi bật – kết hợp nhiều nguồn tài
nguyên từ khắp nơi trên thế giới, công nghệ hàng đầu và niềm đam

mê thực hiện các dịnh vụ cho từng khách hàng, và việc hoàn thành
mục tiêu của khách hàng là sự ưu tiên, tất cả đều mang đến sự hài
lòng cho khách hàng .
Với đề tài “QUY TRÌNH XUẤT HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY
CỔ PHẦN VẬN TẢI MẶT TRỜI ”. em hy vọng sẽ đưa ra cái
nhìn khái quát về thực trạng tình hình giao nhận vận tải hàng hóa
quốc tế từ SUNVN nói riêng và trong ngành nói chung.
1.Phạm vi báo cáo:
Thực trạng hoạt động của công ty cổ phần Mặt Trời Việt Nam
Cách làm chứng từ xuất hàng hóa sang thị trường nước ngồi
2.Đối tượng báo cáo:
Cơng ty cổ phần vận tải Mặt Trời Việt Nam
Dịch vụ xuất khẩu của công ty Sunvn
3.Phương pháp báo cáo:
Phương pháp thực tế từ việc theo dõi quá trình xuất khẩu của Công
ty cổ phần vận tải Mặt Trời Việt Nam
2


Phương pháp nghiên cứu khoa học và suy luận logic
4.Kết cấu bài báo cáo
Gồm 2 phần
Phần 1: Thực trạng hoạt động của Công ty cổ phần vận tải Mặt
Trời Việt Nam
Phần 2: Nhận xét về đánh giá chung tình hình hoạt động của công
ty
Do sự hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn cũng như sự
giới hạn về thời gian, bài viết của em chắc chắn không tránh khỏi
những thiếu sót cả về nội dung lẫn hình thức. Em rất mong nhận
được sự chỉ bảo, góp ý quý báu của các thầy cô và các bạn để giúp

em trong quá trình nghiên cứu và cộng tác sau này
PHẦN 1 : THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT
ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY VẬN TẢI MẶT TRỜI
VIỆT NAM
1.1.Giới thiệu chung về cơng ty Sun VN :
1.1.1. Q trình hình thành và phát triển :
Văn phòng đại diện Seko với trụ sở tại Hoa Kỳ hoạt động như một
vận tải toàn cầu và Công ty Logistics.

3


Được thành lập vào năm 1976, với hơn 46 văn phòng ở Bắc Mỹ,
các văn phòng tại hơn 60 quốc gia trên thế giới, tại Việt Nam trụ
sở chính tại TP Hồ Chí Minh và hai chi nhánh tại Hà Nội và thành
phố Hải Phịng.
Sun VN được chính thức thành lập tại Việt Nam năm 2003, là một
trong những công ty vận tải đứng đầu trong nước,
 Tên công ty: Công ty cổ phần vận tải Mặt trời Việt Nam
 Tên giao dịch: Sun VN Transport .
 Thành lập: năm 2003 theo quyết định số 0310257069 của Sở
Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh với tên gọi là Công ty
cổ phần vận tải Mặt trời Việt Nam.
Trụ sở chính: Tầng trệt, Cao ốc Phú Nhuận ,20 Hồng Minh
Giám., Phường 9, Quận Phú Nhuận, Tp HCM
 Website: /> Tel: 84 - 8 - 39971199
 Fax: 84 - 8 - 39971188
 Mã số thuế: 0310257069

4

1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
1.1.2.1. Chức năng:
Theo giấy phép thành lập, cơng ty có chức năng làm dịch vụ trong
các lĩnh vực sau:
 Dịch vụ vận tải, giao nhận, xếp dỡ hàng hóa trong nước.
 Đại lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu dịch vụ vận tải với
các cơng ty nước ngồi bằng các phương tiện vận tải.
 Chức năng chính của Sun VN Việt Nam là thực hiện các hoạt
động giao nhận vận tải trong kinh doanh xuất nhập khẩu tại thị
trường Việt Nam.
1.1.2.2.Nhiệm vụ:
 Công ty không ngừng tiếp cận, khai thác nhiều thị trường
mới, duy trì mối quan hệ với khách hàng lâu năm, tìm kiếm, tạo uy
tín với các khách hàng mới.
 Sử dụng đồng vốn hiệu quả, bảo toàn vốn, khai thác tiềm lực
kinh tế nội địa, đảm bảo việc quay vòng vốn hiệu quả và hợp lý.
 Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanh
xuất nhập khẩu. Tổ chức mơ hình kinh doanh phù hợp với đặc
điểm, điều kiện hiện có của cơng ty cũng như thích ứng với cơ chế
của đất nước trong từng thời kỳ.

5


 Thực hiện tốt chính sách nhân sự, chế độ quản lý tài sản, tài
chính, lao động tiền lương. Tuân thủ nguyên tắc, chính sách, chế
độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại
hiện hành của Nhà Nước.

1.1.3. Các dịch vụ của công ty
1.1.3.1 Đại lý vận tải
Sun VN là bộ phận quản lý vận tải, liên kết các lục địa bằng đường
hàng không và bằng đường biển, nó đóng một vai trị thiết yếu
trong việc phát triển kinh doanh tồn cầu của cơng ty cung cấp.
Trong ngành công nghiệp liên quan cung cấp các giải pháp vận
chuyển hàng hóa thích hợp, cơng ty cho phép khách hàng của cơng
ty có được dịch vụ tốt nhất
 Quản lý vận chuyển hàng không, đường biển và của
khách hàng trên tồn cầu
 Tăng cường tính minh bạch qua chuỗi cung cấp của khách
hàng
 Giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa dịng chảy hàng hóa
của khách hàng
Giải pháp của công ty là:
Sun VN làm cho khách hàng của mình cạnh tranh hơn bằng cách
kết hợp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa chất lượng cao thành một
trong những giải pháp thích hợp liền mạch chuỗi cung ứng. Trong
6


quan hệ đối tác với các khách hàng của công ty, công ty tạo ra giải
pháp phù hợp đáp ứng những thách thức của ngành công nghiệp cụ
thể.
Hàng Sea – Air
NVOCC, LCL, FCL, RORO & Project Cargo Services.
 Tất cả các dịch vụ của công ty là sẵn door – to door, và
công ty cung cấp một số dịch vụ giá trị gia tăng như thủ
tục hải quan, quản lý, nhà cung cấp, quản lý KPI, kho bãi
và đóng gói, cũng như bảo hiểm hàng hóa.

 Châu Á, Châu Âu, Bắc Mỹ và Mỹ Latin
 30% đến 50% nhanh hơn so với một lô hàng đạt tiêu
chuẩn nước biển
 30% đến 50% rẻ hơn so với các lô hàng không khí
Hàng Air
By Air : Door to Airport, Airport to Airport, Airport to Door &
Door to Door Service.
 Phù hợp với nhu cầu của khách hàng và các ưu tiên của
khách hàng
 Cam kết giá tốt nhất / tốc độ tỷ lệ
Hàng Sea
 Ít-hơn-tồn-lơ hàng container (LCL)
7


Đầy đủ tải container (FCL) cho các tiêu chuẩn, container lạnh hoặc
quá khổ
Số liệu của Sun VN Freight như sau:
 35% doanh thu của công ty
 150 nhân viên
 Biển lô hàng: 411.000 TEU
 Không vận chuyển: 202.000 tấn
1.1.3.2 Logistics
Quản lý hậu cần đóng một vai trị quan trọng trong sự thành
cơng của doanh nghiệp và chính sách bán hàng. Bất cứ nơi nào
khách hàng đang có, Sun VN Logistics góp phần vào sự phát triển
của khách hàng với các giải pháp để quản lý hậu cần của khách
hàng và tối ưu hóa hóa chi phí
Lĩnh vực của cơng ty bao gồm các chuỗi cung ứng cung
cấp :

 Inbound hậu cần: cung cấp quản lý, quản lý  thành phần và
kết thúc managementstocks hàng tồn kho sản phẩm, VMI, lắp
ráp, tuỳ biến và roll-ra của thiết bị công nghệ cao,
 Các dịch vụ giá trị gia tăng, lineside giao hàng, dây chuyền
sản xuất giao hàng
 Tour quốc tế hậu cần: quản lý chứng khoán, cross docking,
8


 Tổng hợp các nguồn lực, tự chọn, trì hỗn sự khác biệt, giá
trị gia tăng dịch vụ, nhãn mác / stickering, quản lý tồn kho
Với sự hiện diện toàn cầu của cơng ty,với năng lực sáng tạo,
khách hàng có thể tái tập trung vào kinh doanh cốt lõi của khách
hàng:
 Interfaceable đầy đủ, linh hoạt và mạnh mẽ hệ thống thông
tin
 Phục vụ chiến lược phát triển của khách hàng
 Tăng giá trị thông qua hậu cần dịch vụ hiệu quả cao
 Điều hành các đội có chun mơn trong lĩnh vực của khách
hàng
 Thân thiện với môi trường
 Pháp luật và các quy định cũng như với chính sách của riêng
từng khách hàng.

Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:
 Toàn phần hoặc một phần vận tải
 Vận chuyển, chuyên dụng hoặc cho thuê
 Phân phối và intersite
9

 Chuyên ngành giao thông vận tải ...
Các giải pháp của chúng tơi đặt khách hàng ngồi việc các
đối thủ, bao gồm từ quan điểm phát triển bền vững (an tồn, chất
lượng mơi trường). Sun VN cũng là người quản lý và thí điểm, tạo
ra giá trị gia tăng cho khách hàng

1.1.4. Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty
1.1.4.1

Bộ phận IT

Air nhập

Bộ phận giao nhận
Air nhập

GIÁM
ĐỐC
Sơ đồ cơ cấu tổ
chức
của cơng ty:

Bộ phận

Bộ phận

Nhân sự

Kế tốn

Air xuất

Bộ phận giao
nhận Air xuất

Bộ phận Chứng
từ

Sea xuất

Bộ phận giao nhận
Sea xuất

Bộ phận10
giao nhận hiện
trường (Handling dept)

Bộ phận Kinh
doanh & Tiếp
thị

Sea nhập

Bộ phận giao
nhận Sea nhập


Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức cơng ty Sun VN Việt Nam

1.1.4.2

Giám Đốc:

 Đại diện về mặt pháp lý cho công ty đồng thời cũng là người
chịu trách nhiệm trực tiếp đến tồn bộ hoạt động kinh doanh của
cơng ty.
 Tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty
sao cho đạt hiệu quả cao nhất, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã
hội của Đảng và Nhà Nước đặt ra.
 Trực tiếp chỉ đạo, xét duyệt và phê chuẩn các hợp đồng kinh
tế với các công ty đối tác.

11


 Quyết định bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm bất cứ nhân viên nào
dưới quyền cũng như khen thưởng hoặc kỷ luật theo quy định công
ty.
 Trực tiếp chỉ đạo công tác tài vụ như: quản lý nguồn vốn, quỹ
tiền mặt, nguồn lợi nhuận và nộp thuế theo quy định Nhà Nước.
1.1.4.3 Bộ phận IT:
 Chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám Đốc về kế hoạch
phát triển công nghệ thông tin của cơng ty.
 Thiết kế các chương trình quản lý phục vụ các khâu nghiệp
vụ trong công ty cũng như huấn luyện cho tồn bộ nhân viên cơng
ty sử dụng các phần mềm ứng dụng mới.
 Quản lý hệ thống mạng nội bộ công ty, khắc phục các sự cố
liên quan đến máy tính hàng ngày.
1.1.4.4 Bộ phận kế toán:

 Kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu tài chính, tham mưu
cho Ban Giám đốc các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị, điều
hành, các quyết định về kinh tế, tài chính.
 Quản lý tiền vốn, nguồn vốn, tài sản, vật tư hàng hóa, bảo
tồn và phát triển vốn.

12


 Thực hiện chế độ kế toán theo quy định của Nhà Nước,
hoạch tốn kinh doanh, phân tích hoạt động kinh doanh của công
ty hàng năm.
 Đề xuất các biện pháp điều hịa vốn, trích lập các quỹ, hướng
dẫn và thực hiện chế độ kiểm tra, chế độ thống kê các loại tài sản
kinh doanh.
 Tiến hành các hoạt động quyết toán thuế theo quy định Nhà
Nước.
1.1.4.5 Bộ phận nhân sự


Xây dựng, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của

công ty. Thực hiện việc tiếp nhận, điều động, bố trí, sắp xếp, bổ
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật nhân viên theo quy định của công
ty phù hợp với Luật Lao động Việt Nam.


Đánh giá chất lượng nhân viên.



Hoạch định các chính sách tuyển dụng và đào tạo nhân

viên.


Chịu trách nhiệm bảo đảm các quyền lợi của nhân viên

về mặt tiền lương và các chế độ ưu đãi về bảo hiểm cho người
lao động theo quy định Nhà Nước.

13


1.1.4.6 Bộ phận chứng từ:
 Chuẩn bị các loại chứng từ gồm cả tờ khai Hải quan cho nhân
viên Bộ phận giao nhận hiện trường.
 Tư vấn cho khách hàng về các vấn đề trong lĩnh vực Hải
quan.
 Thực hiện việc thanh lý sản xuất xuất khẩu và gia công cho
khách hàng.
 Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu để khai Hải quan.
 Liên lạc trực tiếp với hãng tàu, hãng hàng không thực hiện
việc booking mỗi ngày đối với hàng xuất khẩu.
 Thực hiện quy trình xuất nhập khẩu kể cả đối với loại hàng
hóa được xuất nhập khẩu qua bưu điện hay các đại lý chuyển phát
nhanh.
 Theo dõi giấy phép và xin giấy phép xuất nhập khẩu.
1.1.4.7 Bộ phận kinh doanh & tiếp thị:
 Chịu trách nhiệm về kế hoạch kinh doanh, mở rộng thị

trường, nghiên cứu chiến lược thị trường, phát triển dịch vụ mới,
duy trì và gia tăng giá trị thương hiệu.
 Chăm sóc khách hàng thân thiết, tìm kiếm khách hàng tiềm
năng.
 Phát triển thị trường nội địa theo chiến lược công ty.
14


 Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống
quản lý môi trường và trách nhiệm xã hội tại công ty.
1.1.4.8.Bộ phận giao nhận hiện trường:
 Phụ trách các khâu nghiệp vụ từ lúc mở tờ khai đến lúc kiểm
hóa và giao hàng cho khách hàng.
 Bảo đảm giao hàng đúng thời hạn, đúng địa điểm, đảm bảo
tính tồn vẹn của hàng hóa từ lúc tiếp nhận hàng đến khi giao cho
khách hàng.
 Theo dõi, giám sát q trình đóng hàng xuất khẩu, kiểm tra
nhập kho q trình nhập khẩu.
1.1.5. Tình hình họat động của cơng ty Sun VN trong
những năm gần đây
Khách hàng hiện nay của công ty là các doanh nghiệp Việt Nam
kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, chủ yếu là quần áo gia công,
đồ nội thất bằng gỗ, giày dép cao cấp, nước uống đóng chai, trang
thiết bị gia đình…(đường biển), mỹ phẩm, hoa quả đông lạnh,
quần áo thời trang, thực phẩm tươi sống…(đường hàng không).
Những mặt hàng này được xuất hay nhập khẩu từ khắp nơi trên
thế giới, chủ yếu là Singapore, Hongkong, Hàn Quốc, Nhật Bản,
Úc, Mỹ, Canada, các nước Mỹ Latin, New Zealand, Trung Đông,
Đức, Hà Lan, Đan Mạch, Ai Len, Pháp, Tây Ban Nha…
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

15


Mục tiêu hàng đầu của nhà kinh doanh là tạo ra lợi nhuận tối đa
với chi phí tối thiểu và cung cấp dịch vụ có chất lượng tốt nhất cho
khách hàng của mình. Để đạt được mục tiêu đó, Ban Giám đốc và
tồn thể nhân viên đã nổ lực khơng ngừng và đạt được kết quả khả
quan.

ĐVT: VND

CHỈ

NĂM

TIÊU

2008

Tổng
Doanh
thu

2009

2010

7.849.428.765,0 9.574.846.257,0 10.763.238.790,0
0

0

0

Tổng

7.506.243.309,7 9.111.572.988,6

Chi phí

6

0

343.185.456,24

463.273.269,40

9.986.992.775,20

Tổng
Lợi

776.246.014,80

nhuận
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2008-2010Bộ phận Kế toán)
16

Bảng 1.2 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2008-2010

CHỈ

NĂM

TIÊU

2008

2009

2010

Tổng
Doanh

7.849.428.765,00 9.574.846.257,00 10.763.238.790,00

thu
Doanh
thu

từ

hoạt
động

7.647.454.440,00 9.342.406.257,00 10.420.593.790,00

giao
nhận
Tỷ trọng
%

97.43%

97.57%

96.82%

ĐVT:
VND
Bảng 1.3 Bảng doanh thu từ hoạt động giao nhận của công ty

Nhận xét:
17


Qua 2 bảng số liệu trên, ta thấy kết quả kinh doanh của công ty
trong 3 năm qua đều tăng về doanh thu, lợi nhuận.
 Doanh

thu

tăng

từ

7.849.428.765,00

(2008)

đến

7.849.428.765,00 (2009) tương ứng với tỷ lệ tăng 121,98% và tiếp
tục tăng đến 10.763.238.790,00 (2010) đạt tỷ lệ tăng 121,41%.
 Lợi

nhuận

tăng

từ

343.185.456,24

(2008)

đến

463.273.269,40 (2009) tương ứng với tỷ lệ tăng 134,99% và tiếp
tục tăng đến 776.246.014,80 (2010) đạt tỷ lệ tăng 167,56%.
 Giao nhận giữ vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh doanh
của công ty. Tỉ lệ đóng góp của hoạt động giao nhận năm 2008
chiếm 97,43%, đến năm 2009 tăng lên 97, 57%. Tuy nhiên năm
2010, tỷ trọng này giảm xuống 96,82%, nguyên nhân là do khủng
hoảng kinh tế thế giới ảnh hưởng đến các ngành sản xuất và dịch
vụ, mặt khác, năm 2010 lại xảy ra nhiều thiên tai biến cố thiên
nhiên gây thiệt hại cho hoạt động giao nhận hàng hóa của cơng ty.

 Tình hình doanh thu và lợi nhuận tăng đều qua các năm cho
thấy Sun VN Việt Nam đang dần ổn định, Ban Giám đốc vẫn tiếp
tục duy trì chính sách mở rộng giao dịch với khách hàng, mở rộng
quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không, đồng thời ổn định chất
lượng dịch vụ. Đây là yếu tố giữ chân khách hàng cũ đồng thời thu
hút khách hàng tiềm năng. Với thế mạnh thương hiệu hiện có cùng
đội ngũ nhân viên năng động, giàu kinh nghiệm, Sun VN Việt
18


Nam sẽ tiếp tục phát triển trên thị trường dịch vụ giao nhận hàng
xuất nhập khẩu.
1.1.6.

Định hướng phát triển trong thời gian tới

 Công ty tiếp tục khai thác triệt để lĩnh vực giao nhận vì đây
là định hướng của công ty. Định hướng lớn nhất của công ty là
tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường trong bối cảnh ngày càng
có nhiều cơng ty giao nhận ra đời, sự cạnh tranh gay gắt khơng chỉ
về giá mà cịn về chất lượng dịch vụ. Ban Giám đốc đã xác định
được tầm quan trọng của 2 yếu tố này nên luôn chú trọng tìm kiếm
những biện pháp và xây dựng kế hoạch kinh doanh để công ty luôn
đứng vững trong môi trường cạnh tranh gay gắt.
 Khắc phục những điểm yếu kém còn tồn đọng trong hoạt
động giao nhận xuất nhập khẩu nhằm giữ vững mối quan hệ thân
thiết, tạo sự an tâm tuyệt đối cho khách hàng cũ. Áp dụng thêm
một số biện pháp hỗ trợ khách hàng thực hiện giao dịch tận nhà,
giao nhận trọn gói. Sun VN lấy phương châm “Nhanh chóng, đúng
hẹn và an tồn” để phục vụ khách hàng.

 Thông qua hoạt động marketing, quảng cáo hình ảnh của
cơng ty đến khách hàng tiềm năng để mở rộng quy mô hoạt động.
 Tiếp tục tuyển dụng, nâng cao trình độ nguồn nhân lực, kiến
thức pháp luật, kỹ năng làm thủ tục xuất nhập khẩu cho toàn nhân
viên nhằm thúc đẩy công ty khai thác tốt hơn các dịch vụ khác.
19


1.2. Quá trình làm chứng từ hàng xuất khấu bằng đường
biển của công ty Sun VN
1.2.1. Lấy booking :
Nhận chi tiết booking từ sales liên hệ hãng tàu để lấy
booking, sau khi nhận được booking sẽ gửi booking cho khách
hàng.
Theo dõi q trình đóng hàng của khách hàng để lấy số
container và số seal gữi cho hãng tàu trước closing time khoảng 3
tiếng.

20