Tải bản đầy đủ (.doc) (64 trang)

Quy trình xuất hàng hóa tại công ty cổ phần vận tải mặt trời 2011.doc

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.35 MB, 64 trang )

LỜI MỞ ĐẦU
Để xây dựng đất nước giàu mạnh và phát triển trong bối cảnh toàn cầu hoá,
khu vực hoá, hội nhập kinh tế quốc tế chúng ta không thể xem nhẹ hoạt động ngoại
thương vì nó đảm bảo sự giao lưu hàng hoá, thông thương với các nước bè bạn năm
châu, giúp chúng ta khai thác có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cả nguồn lực
bên trong và bên ngoài trên cơ sở phân công lao động và chuyên môn hoá quốc tế.
Nhưng nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá chúng ta không thể
không nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế vì đây là hai hoạt động
không tách rời nhau, chúng có tác động qua lại thống nhất với nhau. Qui mô của
hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng trong những năm gần đây là
nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vận tải
biển nói riêng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng và bề sâu. Bên cạnh đó, với hơn
3000 km bờ biển cùng rất nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành
giao nhận vận tải biển Việt Nam thực sự đã có những bước tiến rất đáng kể, chứng
minh được tính ưu việt của nó so với các phương thức giao nhận vận tải khác. Khối
lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá
trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt Nam. Điều này có ý nghĩa rất lớn, nó không
chỉ nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc
tế mà còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá nước ta trên thị
trường thế giới.
SUN VN là nhà cung cấp dịch vụ giao nhận và vận chuyển quốc tế với một sự
khác biệt nổi bật – kết hợp nhiều nguồn tài nguyên từ khắp nơi trên thế giới, công
nghệ hàng đầu và niềm đam mê thực hiện các dịnh vụ cho từng khách hàng, và việc
hoàn thành mục tiêu của khách hàng là sự ưu tiên, tất cả đều mang đến sự hài lòng
cho khách hàng .
Với đề tài “QUY TRÌNH XUẤT HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
VẬN TẢI MẶT TRỜI ”. em hy vọng sẽ đưa ra cái nhìn khái quát về thực trạng
1
tình hình giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế từ SUNVN nói riêng và trong ngành
nói chung.
1.Phạm vi báo cáo:


Thực trạng hoạt động của công ty cổ phần Mặt Trời Việt Nam
Cách làm chứng từ xuất hàng hóa sang thị trường nước ngoài
2.Đối tượng báo cáo:
Công ty cổ phần vận tải Mặt Trời Việt Nam
Dịch vụ xuất khẩu của công ty Sunvn
3.Phương pháp báo cáo:
Phương pháp thực tế từ việc theo dõi quá trình xuất khẩu của Công ty cổ phần vận
tải Mặt Trời Việt Nam
Phương pháp nghiên cứu khoa học và suy luận logic
4.Kết cấu bài báo cáo
Gồm 2 phần
Phần 1: Thực trạng hoạt động của Công ty cổ phần vận tải Mặt Trời Việt Nam
Phần 2: Nhận xét về đánh giá chung tình hình hoạt động của công ty
Do sự hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn cũng như sự giới hạn về thời
gian, bài viết của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót cả về nội dung lẫn
hình thức. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý quý báu của các thầy cô và các
bạn để giúp em trong quá trình nghiên cứu và cộng tác sau này
2
PHẦN 1 : THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
TẠI CÔNG TY VẬN TẢI MẶT TRỜI VIỆT NAM
1.1.Giới thiệu chung về công ty Sun VN :
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển :
Văn phòng đại diện Seko với trụ sở tại Hoa Kỳ hoạt động như một vận tải toàn cầu
và Công ty Logistics.
Được thành lập vào năm 1976, với hơn 46 văn phòng ở Bắc Mỹ, các văn phòng tại
hơn 60 quốc gia trên thế giới, tại Việt Nam trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh và hai
chi nhánh tại Hà Nội và thành phố Hải Phòng.
Sun VN được chính thức thành lập tại Việt Nam năm 2003, là một trong những
công ty vận tải đứng đầu trong nước,
• Tên công ty: Công ty cổ phần vận tải Mặt trời Việt Nam

•Tên giao dịch: Sun VN Transport .
•Thành lập: năm 2003 theo quyết định số 0310257069 của Sở Kế hoạch và Đầu
tư thành phố Hồ Chí Minh với tên gọi là Công ty cổ phần vận tải Mặt trời Việt
Nam.
Trụ sở chính: Tầng trệt, Cao ốc Phú Nhuận ,20 Hoàng Minh Giám., Phường
9, Quận Phú Nhuận, Tp HCM
• Website: />• Tel: 84 - 8 - 39971199
•Fax: 84 - 8 - 39971188
•Mã số thuế: 0310257069
3
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
1.1.2.1. Chức năng:
Theo giấy phép thành lập, công ty có chức năng làm dịch vụ trong các lĩnh vực sau:
•Dịch vụ vận tải, giao nhận, xếp dỡ hàng hóa trong nước.
•Đại lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu dịch vụ vận tải với các công ty
nước ngoài bằng các phương tiện vận tải.
•Chức năng chính của Sun VN Việt Nam là thực hiện các hoạt động giao nhận
vận tải trong kinh doanh xuất nhập khẩu tại thị trường Việt Nam.
1.1.2.2.Nhiệm vụ:
•Công ty không ngừng tiếp cận, khai thác nhiều thị trường mới, duy trì mối
quan hệ với khách hàng lâu năm, tìm kiếm, tạo uy tín với các khách hàng mới.
•Sử dụng đồng vốn hiệu quả, bảo toàn vốn, khai thác tiềm lực kinh tế nội địa,
đảm bảo việc quay vòng vốn hiệu quả và hợp lý.
•Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu.
Tổ chức mô hình kinh doanh phù hợp với đặc điểm, điều kiện hiện có của công ty
cũng như thích ứng với cơ chế của đất nước trong từng thời kỳ.
•Thực hiện tốt chính sách nhân sự, chế độ quản lý tài sản, tài chính, lao động
tiền lương. Tuân thủ nguyên tắc, chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất
nhập khẩu và giao dịch đối ngoại hiện hành của Nhà Nước.
1.1.3. Các dịch vụ của công ty

1.1.3.1 Đại lý vận tải
Sun VN là bộ phận quản lý vận tải, liên kết các lục địa bằng đường hàng không và
bằng đường biển, nó đóng một vai trò thiết yếu trong việc phát triển kinh doanh
toàn cầu của công ty cung cấp. Trong ngành công nghiệp liên quan cung cấp các
4
giải pháp vận chuyển hàng hóa thích hợp, công ty cho phép khách hàng của công ty
có được dịch vụ tốt nhất
• Quản lý vận chuyển hàng không, đường biển và của khách hàng trên
toàn cầu
• Tăng cường tính minh bạch qua chuỗi cung cấp của khách hàng
• Giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa của khách hàng
Giải pháp của công ty là:
Sun VN làm cho khách hàng của mình cạnh tranh hơn bằng cách kết hợp các dịch
vụ vận chuyển hàng hóa chất lượng cao thành một trong những giải pháp thích hợp
liền mạch chuỗi cung ứng. Trong quan hệ đối tác với các khách hàng của công ty,
công ty tạo ra giải pháp phù hợp đáp ứng những thách thức của ngành công nghiệp
cụ thể.
Hàng Sea – Air
NVOCC, LCL, FCL, RORO & Project Cargo Services.
• Tất cả các dịch vụ của công ty là sẵn door – to door, và công ty cung cấp
một số dịch vụ giá trị gia tăng như thủ tục hải quan, quản lý, nhà cung
cấp, quản lý KPI, kho bãi và đóng gói, cũng như bảo hiểm hàng hóa.
• Châu Á, Châu Âu, Bắc Mỹ và Mỹ Latin
• 30% đến 50% nhanh hơn so với một lô hàng đạt tiêu chuẩn nước biển
• 30% đến 50% rẻ hơn so với các lô hàng không khí
Hàng Air
By Air : Door to Airport, Airport to Airport, Airport to Door & Door to Door
Service.
• Phù hợp với nhu cầu của khách hàng và các ưu tiên của khách hàng
5

• Cam kết giá tốt nhất / tốc độ tỷ lệ
Hàng Sea
• Ít-hơn-toàn-lô hàng container (LCL)
Đầy đủ tải container (FCL) cho các tiêu chuẩn, container lạnh hoặc quá khổ
Số liệu của Sun VN Freight như sau:
• 35% doanh thu của công ty
• 150 nhân viên
• Biển lô hàng: 411.000 TEU
• Không vận chuyển: 202.000 tấn
1.1.3.2 Logistics
Quản lý hậu cần đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh
nghiệp và chính sách bán hàng. Bất cứ nơi nào khách hàng đang có, Sun VN
Logistics góp phần vào sự phát triển của khách hàng với các giải pháp để quản lý
hậu cần của khách hàng và tối ưu hóa hóa chi phí
Lĩnh vực của công ty bao gồm các chuỗi cung ứng cung cấp :
• Inbound hậu cần: cung cấp quản lý, quản lý thành phần và kết thúc
managementstocks hàng tồn kho sản phẩm, VMI, lắp ráp, tuỳ biến và roll-ra
của thiết bị công nghệ cao,
• Các dịch vụ giá trị gia tăng, lineside giao hàng, dây chuyền sản xuất giao
hàng
• Tour quốc tế hậu cần: quản lý chứng khoán, cross docking,
• Tổng hợp các nguồn lực, tự chọn, trì hoãn sự khác biệt, giá trị gia tăng dịch
vụ, nhãn mác / stickering, quản lý tồn kho
6
Với sự hiện diện toàn cầu của công ty,với năng lực sáng tạo, khách hàng có thể
tái tập trung vào kinh doanh cốt lõi của khách hàng:
• Interfaceable đầy đủ, linh hoạt và mạnh mẽ hệ thống thông tin
• Phục vụ chiến lược phát triển của khách hàng
• Tăng giá trị thông qua hậu cần dịch vụ hiệu quả cao
• Điều hành các đội có chuyên môn trong lĩnh vực của khách hàng

• Thân thiện với môi trường
• Pháp luật và các quy định cũng như với chính sách của riêng từng khách
hàng.
Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:
• Toàn phần hoặc một phần vận tải
• Vận chuyển, chuyên dụng hoặc cho thuê
• Phân phối và intersite
• Chuyên ngành giao thông vận tải ...
Các giải pháp của chúng tôi đặt khách hàng ngoài việc các đối thủ, bao gồm
từ quan điểm phát triển bền vững (an toàn, chất lượng môi trường). Sun VN cũng là
người quản lý và thí điểm, tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng
7
1.1.4. Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty
1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:
Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty Sun VN Việt Nam
1.1.4.2 Giám Đốc:
•Đại diện về mặt pháp lý cho công ty đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm
trực tiếp đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty.
8
Bộ phận Chứng
từ
Bộ phận Kinh
doanh & Tiếp
thị
Bộ phận
Nhân sự
Air nhập Air xuất Sea xuất Sea nhập
Bộ phận giao nhận hiện
trường (Handling dept)
Bộ phận giao nhận

Air nhập
Bộ phận giao
nhận Air xuất
Bộ phận giao
nhận Sea nhập
Bộ phận giao nhận
Sea xuất
GIÁM ĐỐC
Bộ phận IT
Bộ phận
Kế toán
•Tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty sao cho đạt hiệu
quả cao nhất, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội của Đảng và Nhà Nước đặt ra.
•Trực tiếp chỉ đạo, xét duyệt và phê chuẩn các hợp đồng kinh tế với các công ty
đối tác.
•Quyết định bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm bất cứ nhân viên nào dưới quyền cũng
như khen thưởng hoặc kỷ luật theo quy định công ty.
•Trực tiếp chỉ đạo công tác tài vụ như: quản lý nguồn vốn, quỹ tiền mặt, nguồn
lợi nhuận và nộp thuế theo quy định Nhà Nước.
1.1.4.3 Bộ phận IT:
•Chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám Đốc về kế hoạch phát triển công
nghệ thông tin của công ty.
•Thiết kế các chương trình quản lý phục vụ các khâu nghiệp vụ trong công ty
cũng như huấn luyện cho toàn bộ nhân viên công ty sử dụng các phần mềm ứng
dụng mới.
•Quản lý hệ thống mạng nội bộ công ty, khắc phục các sự cố liên quan đến máy
tính hàng ngày.
1.1.4.4 Bộ phận kế toán:
•Kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu tài chính, tham mưu cho Ban Giám đốc
các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị, điều hành, các quyết định về kinh tế, tài

chính.
•Quản lý tiền vốn, nguồn vốn, tài sản, vật tư hàng hóa, bảo toàn và phát triển
vốn.
•Thực hiện chế độ kế toán theo quy định của Nhà Nước, hoạch toán kinh
doanh, phân tích hoạt động kinh doanh của công ty hàng năm.
9
•Đề xuất các biện pháp điều hòa vốn, trích lập các quỹ, hướng dẫn và thực hiện
chế độ kiểm tra, chế độ thống kê các loại tài sản kinh doanh.
•Tiến hành các hoạt động quyết toán thuế theo quy định Nhà Nước.
1.1.4.5 Bộ phận nhân sự
•Xây dựng, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của công ty. Thực hiện việc tiếp
nhận, điều động, bố trí, sắp xếp, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật nhân viên theo quy định
của công ty phù hợp với Luật Lao động Việt Nam.
•Đánh giá chất lượng nhân viên.
•Hoạch định các chính sách tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
•Chịu trách nhiệm bảo đảm các quyền lợi của nhân viên về mặt tiền lương và các
chế độ ưu đãi về bảo hiểm cho người lao động theo quy định Nhà Nước.
1.1.4.6 Bộ phận chứng từ:
•Chuẩn bị các loại chứng từ gồm cả tờ khai Hải quan cho nhân viên Bộ phận
giao nhận hiện trường.
•Tư vấn cho khách hàng về các vấn đề trong lĩnh vực Hải quan.
•Thực hiện việc thanh lý sản xuất xuất khẩu và gia công cho khách hàng.
•Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu để khai Hải quan.
•Liên lạc trực tiếp với hãng tàu, hãng hàng không thực hiện việc booking mỗi
ngày đối với hàng xuất khẩu.
•Thực hiện quy trình xuất nhập khẩu kể cả đối với loại hàng hóa được xuất
nhập khẩu qua bưu điện hay các đại lý chuyển phát nhanh.
•Theo dõi giấy phép và xin giấy phép xuất nhập khẩu.
10
1.1.4.7 Bộ phận kinh doanh & tiếp thị:

•Chịu trách nhiệm về kế hoạch kinh doanh, mở rộng thị trường, nghiên cứu
chiến lược thị trường, phát triển dịch vụ mới, duy trì và gia tăng giá trị thương hiệu.
•Chăm sóc khách hàng thân thiết, tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
•Phát triển thị trường nội địa theo chiến lược công ty.
•Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường
và trách nhiệm xã hội tại công ty.
1.1.4.8.Bộ phận giao nhận hiện trường:
•Phụ trách các khâu nghiệp vụ từ lúc mở tờ khai đến lúc kiểm hóa và giao hàng
cho khách hàng.
•Bảo đảm giao hàng đúng thời hạn, đúng địa điểm, đảm bảo tính toàn vẹn của
hàng hóa từ lúc tiếp nhận hàng đến khi giao cho khách hàng.
•Theo dõi, giám sát quá trình đóng hàng xuất khẩu, kiểm tra nhập kho quá trình
nhập khẩu.
1.1.5. Tình hình họat động của công ty Sun VN trong những năm gần đây
Khách hàng hiện nay của công ty là các doanh nghiệp Việt Nam kinh doanh
xuất nhập khẩu hàng hóa, chủ yếu là quần áo gia công, đồ nội thất bằng gỗ, giày dép
cao cấp, nước uống đóng chai, trang thiết bị gia đình…(đường biển), mỹ phẩm, hoa
quả đông lạnh, quần áo thời trang, thực phẩm tươi sống…(đường hàng không).
Những mặt hàng này được xuất hay nhập khẩu từ khắp nơi trên thế giới, chủ
yếu là Singapore, Hongkong, Hàn Quốc, Nhật Bản, Úc, Mỹ, Canada, các nước Mỹ
Latin, New Zealand, Trung Đông, Đức, Hà Lan, Đan Mạch, Ai Len, Pháp, Tây Ban
Nha…
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
11
Mục tiêu hàng đầu của nhà kinh doanh là tạo ra lợi nhuận tối đa với chi phí tối
thiểu và cung cấp dịch vụ có chất lượng tốt nhất cho khách hàng của mình. Để đạt
được mục tiêu đó, Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên đã nổ lực không ngừng và
đạt được kết quả khả quan.
ĐVT: VND
CHỈ TIÊU

NĂM
2008 2009 2010
Tổng Doanh thu 7.849.428.765,00 9.574.846.257,00 10.763.238.790,00
Tổng Chi phí 7.506.243.309,76 9.111.572.988,60 9.986.992.775,20
Tổng Lợi nhuận 343.185.456,24 463.273.269,40 776.246.014,80
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2008-2010- Bộ phận Kế toán)
Bảng 1.2 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2008-2010
12
ĐVT: VND
Bảng 1.3 Bảng doanh thu từ hoạt động giao nhận của công ty
Nhận xét:
Qua 2 bảng số liệu trên, ta thấy kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm qua đều
tăng về doanh thu, lợi nhuận.
•Doanh thu tăng từ 7.849.428.765,00 (2008) đến 7.849.428.765,00 (2009)
tương ứng với tỷ lệ tăng 121,98% và tiếp tục tăng đến 10.763.238.790,00 (2010) đạt
tỷ lệ tăng 121,41%.
•Lợi nhuận tăng từ 343.185.456,24 (2008) đến 463.273.269,40 (2009) tương
ứng với tỷ lệ tăng 134,99% và tiếp tục tăng đến 776.246.014,80 (2010) đạt tỷ lệ
tăng 167,56%.
•Giao nhận giữ vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh doanh của công ty. Tỉ lệ
đóng góp của hoạt động giao nhận năm 2008 chiếm 97,43%, đến năm 2009 tăng lên
97, 57%. Tuy nhiên năm 2010, tỷ trọng này giảm xuống 96,82%, nguyên nhân là do
CHỈ TIÊU
NĂM
2008 2009 2010
Tổng Doanh thu 7.849.428.765,00 9.574.846.257,00 10.763.238.790,00
Doanh thu từ hoạt
động giao nhận
7.647.454.440,00 9.342.406.257,00 10.420.593.790,00
Tỷ trọng % 97.43% 97.57% 96.82%

13
khủng hoảng kinh tế thế giới ảnh hưởng đến các ngành sản xuất và dịch vụ, mặt
khác, năm 2010 lại xảy ra nhiều thiên tai biến cố thiên nhiên gây thiệt hại cho hoạt
động giao nhận hàng hóa của công ty.
•Tình hình doanh thu và lợi nhuận tăng đều qua các năm cho thấy Sun VN Việt
Nam đang dần ổn định, Ban Giám đốc vẫn tiếp tục duy trì chính sách mở rộng giao
dịch với khách hàng, mở rộng quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không, đồng
thời ổn định chất lượng dịch vụ. Đây là yếu tố giữ chân khách hàng cũ đồng thời
thu hút khách hàng tiềm năng. Với thế mạnh thương hiệu hiện có cùng đội ngũ nhân
viên năng động, giàu kinh nghiệm, Sun VN Việt Nam sẽ tiếp tục phát triển trên thị
trường dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu.
1.1.6. Định hướng phát triển trong thời gian tới
•Công ty tiếp tục khai thác triệt để lĩnh vực giao nhận vì đây là định hướng của
công ty. Định hướng lớn nhất của công ty là tăng cường sức cạnh tranh trên thị
trường trong bối cảnh ngày càng có nhiều công ty giao nhận ra đời, sự cạnh tranh
gay gắt không chỉ về giá mà còn về chất lượng dịch vụ. Ban Giám đốc đã xác định
được tầm quan trọng của 2 yếu tố này nên luôn chú trọng tìm kiếm những biện pháp
và xây dựng kế hoạch kinh doanh để công ty luôn đứng vững trong môi trường cạnh
tranh gay gắt.
•Khắc phục những điểm yếu kém còn tồn đọng trong hoạt động giao nhận xuất
nhập khẩu nhằm giữ vững mối quan hệ thân thiết, tạo sự an tâm tuyệt đối cho khách
hàng cũ. Áp dụng thêm một số biện pháp hỗ trợ khách hàng thực hiện giao dịch tận
nhà, giao nhận trọn gói. Sun VN lấy phương châm “Nhanh chóng, đúng hẹn và an
toàn” để phục vụ khách hàng.
•Thông qua hoạt động marketing, quảng cáo hình ảnh của công ty đến khách
hàng tiềm năng để mở rộng quy mô hoạt động.
14
•Tiếp tục tuyển dụng, nâng cao trình độ nguồn nhân lực, kiến thức pháp luật,
kỹ năng làm thủ tục xuất nhập khẩu cho toàn nhân viên nhằm thúc đẩy công ty khai
thác tốt hơn các dịch vụ khác.

1.2. Quá trình làm chứng từ hàng xuất khấu bằng đường biển của công ty Sun
VN
1.2.1. Lấy booking :
Nhận chi tiết booking từ sales liên hệ hãng tàu để lấy booking, sau khi nhận
được booking sẽ gửi booking cho khách hàng.
Theo dõi quá trình đóng hàng của khách hàng để lấy số container và số seal
gữi cho hãng tàu trước closing time khoảng 3 tiếng.
15
Hình 1.4
16
Hình 1.5
17
1.2.2. Xuất Bill
Nhận chi tiết bill từ khách hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ.
Cách xuất bill bằng phần mền SMS:
Sau khi đăng nhập SMS màn hình sẽ có dạng như hình bên dưới
Để tạo một bill mới chúng ta chọn như hình sau
18
Màn hình sẽ có giao diện như sau (mặc định lúc này ở General)
19
General: sử dụng để tạo MBL
File’s document: tạo HBL
Sau khi chúng nhập hết các thông tin MBL và SAVE lại sau đó mới có thể nhập
được các thông tin HBL o button Files’s document
1.2.2.1. General
1.2.2.1.1 File no: sẽ có tổng cộng 14 kí tự
3 kí tự đầu: SUN
3 kí tự kế tiếp: là loại hàng FCL hoặc LCL, ở hình bên dưới lấy ví dụ LCL
20
Kí tự tiếp theo là E (export)

2 kí tự kế tiếp sẽ là 2 số cuối của năm (ở trường hợp này là năm 2010)
21
5 kí tự cuối cùng sẽ là số FILE theo dõi
1.2.2.1.2 H/Agent
Nhập vào agent se handle lô hàng này
Trường hợp dữ liệu đã có trên SMS thì chúng ta chỉ cần nhập tên vào và nhấp tab
thì đã xem như nhập xong
22
Nếu agent chưa có trên SMS thi chúng ta phải tạo mới. Việc tạo mới agent sẽ được
tiến hành bằng cách nhấp vào biểu tượng như trên hình
Bất cứ việc tạo mới nào sẽ được tiến hành tương tự như nhau bằng cách nhấp vào
biểu tượng trên. Một cửa sổ mới sẽ được hiện lên như sau:
23
Nhấp vào NEW để tạo data agent mới. Man hình se hiện lên cửa sổ mới như sau
Hình trên chúng ta bắt buộc phải điền những ô đánh dấu. Ở phần Group of Agent’s
name chúng ta chọn bất kì agent nào bên dưới (nếu không chọn phần này SMS sẽ
không cho chúng ta SAVE).
Agent ID: là tên viết tắt của agent, chúng ta phai đặt cho dễ nhớ. Điều nay giúp
chúng ta dễ dàng hơn cho những lần làm bill sau trong việc tìm kiếm tên agent
ACC code: có thể viết tương tư Agent ID. Sau khi đã nhập xong hết chúng ta bấm
SAVE để luư lại dữ liệu
24
Sau khi save chúng ta trở ra H/agent để load agent đã nhập. Nhập tên agent cần thiết
vào như trên hình. Tên của agent mà chúng ta đã nhập sẽ hiện lên chỉ cần nhấp
chọn. Ấn TAD để qua phần khác
25

×