Bài Giảng Kỹ Năng Tổ Chức Công Việc Và Quản Lý Thời Gian Kỹ Năng Thuyết Trình Kỹ Năng Làm Việc Nhóm Kỹ Năng Giao Tiếp Hiệu Quả

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
- Khoa Quản trị Kinh doanh -

KỸ NĂNG
TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN
Hà Nội, tháng 02/2012

MỘT SỐ THỰC TẾ VỀ SINH VIÊN

1


10/28/2012

KHI LÀ SINH VIÊN FTU….
BỐ MẸ NGHĨ

XÃ HỘI NGHĨ

LÚC BAN ĐẦU, BẠN NGHĨ

SAU ĐÓ, THỰC TẾ LÀ

2


10/28/2012

VẬY NGUYÊN NHÂN LÀ ????

3


10/28/2012

www.themegallery.com

www.themegallery.com

4


10/28/2012

CẤU TRÚC


Tổng quan về Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả:
Khái niệm, Phân loại, Vai trò.



Các phương pháp để quản lý công việc hiệu quả.



Kỹ năng Quản lý thời gian: Khái niệm, Vai trò và
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.

I. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Khái niệm:
 Nghĩa hẹp: Tổ chức là sắp xếp các
công việc được giao
 Nghĩa rộng: Tổ chức là quá trình xác
định những công việc cần phải làm và
phân công cho các cá nhân, đơn vị
liên quan tạo ra mối liên hệ ngang
dọc trong nội bộ công việc, tổ chức
1.

5


1. KHÁI NIỆM:
 Tổ

chức cơng viện là một q trình ấn
định những mục tiêu và xác định biện
pháp tốt nhất để thực hiện được
những mục tiêu đó.
 Nó liên hệ với những phương tiện
cũng như với những mục đích.

BÀI TẬP 1:
Có 4 du khách cần qua một cây cầu vào ban đêm. Cầu chỉ chịu
được sức nặng của 2 người và du khách phải dùng đèn pin
soi đường để không bị sa xuống vực. Lưu ý là cầu dài nên
không thể ném đèn pin hoặc soi đèn từ bên này sang bờ bên
kia. Vấn đề là họ chỉ có 1 chiếc đèn pin. Tốc độ đi của mỗi

người khác nhau, cụ thể mất 1, 2, 5 và 10 phút. Giả sử 2
người một nhanh một chậm đi qua cầu thì thời gian sẽ tính
theo người chậm. Thời tiết xấu nên cầu có nguy cơ sập. Vậy
4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất
là bao lâu, và đi như thế nào?

6


2. TẠI SAO CẦN TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
 Tạo

tư duy một cách có hệ thống về các tiến
trình cơng việc cũng như những kết quả dự kiến.
 Phối hợp hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có.
 Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp
sẵn sàng ứng phó, đối phó với những thay đổi
của mội trường bên ngoài.
 Chủ động hơn trong việc đánh giá kết quả,
thành tựu của cá nhân, tổ chức.

II.PHƯƠNG PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC CÔNG
VIỆC HIỆU QUẢ

7


TRÒ CHƠI 1:

TRÒ CHƠI 1:

8


1. THIẾT LẬP MỤC TIÊU
 Yêu

cầu đầu tiên và quan trọng nhất để có
thể tổ chức và quản lý cơng việc một cách
hiệu quả.

1.1. KHÁI NIỆM
Mục tiêu là những trạng thái, cột mốc mà cá
nhân, tổ chức muốn đạt đưỡ trong một khoảng
thời gian xác định
 Mục tiêu : Management by Object (MBO)


9


1.2. VAI

TRỊ

 Là

phương tiện để đạt được mục đích.
 Nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập
kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn

lực.
 Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/ hoạt
động.
 Quyết định hiệu quả hoạt động của cá
nhân, tổ chức.

1.3. ĐIỀU KIỆN CỦA MỤC TIÊU:


Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của
nguyên tắc SMART:

Specific

Time
Bound

Realistic

Mesuarable

Achievable

10


NGUYÊN TẮC SMART
S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
 M-Measurable: Đo đếm được
 A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của

mình
 R-Realistic: Thực tế, khơng viển vơng
 T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch
ra.
Hiện nay, một số quan điểm phát triển nguyên tắc
SMART thành SMARTER, trong đó, E là
Engagement – liên kết và R là Relevant – thích
đáng


SPECIFIC – CỤ THỂ, DỄ HIỂU
Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt
động trong tương lai.
EX:
- Đừng hoạch định mục tiêu của bạn một cách
chung chung là dẫn đầu lớp về môn Tiếng Anh,
trong khi SV giỏi nhất lớp hiện nay về tiếng Anh
đạt 850 điểm TOIEC.
- Hãy khẳng định mục tiêu của bản thân là phải đạt
bằng được mốc : 900 điểm TOIEC….


11


MEASURABLE – ĐO LƯỜNG ĐƯỢC
Chỉ tiêu mà không đo lường được thì sẽ khơng kiểm
sốt được kết quả.
 “Mọi vấn đề đều có thể dùng chỉ tiêu để đánh giá kết
quả…”

EX:
Đừng yêu cầu: “Phải trả lời thư của khách hàng ngay
khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay
trong ngày nhận được
=> Muốn thành cơng, hãy tìm cách lượng hóa các
chỉ tiêu để thuận tiện cho việc đánh giá.


ACHIEVABLE – VỪA SỨC
 Chỉ

tiêu phải có tính thách thức để cố gắng
nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại ko thể
đạt được.

12


REALISTICS – THỰC TẾ


Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả
năng thực hiện so với nguồn lực của doanh nghiệp
bạn. (thời gian, nhân sự, tiền bạc….)

TIME BOUND – CĨ THỜI HẠN
 Mọi

cơng việc đều phải có thời hạn cụ thể để hồn
thanh, nếu khơng nó sẽ bị trì hỗn.

 Thời gian hợp lý giúp bạn đạt được mục tiêu mà
vẫn đủ dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

13


SMARTER : GIÁ TRỊ VỚI TỔ CHỨC
 Engagement

– liên kết: Tổ chức phải đảm liên
kết được lợi ích chung với lợi ích của các chủ thể
khác.
 Relevant – thích đáng: Mục tiêu phải thích
đáng, cơng bằng với tất cả các bộ phận.

THẢO LUẬN 1:
Chia nhóm: 5-8 bạn/nhóm.
 Cùng thảo luận để trả lời câu hỏi:
“Nếu có 50 triệu đồng trong tay, nhóm bạn sẽ lựa chọn
kinh doanh thứ gì? Tại sao?”
 Thời gian chuẩn bị: 20 phút.
Yêu cầu: Sau khi chuẩn bị, mỗi nhóm đưa ra được ý
tưởng kinh doanh của mình kèm theo ít nhất 5 lí do giải
thích cho lựa chọn của mình.


14


BÀI TẬP VỀ NHÀ SỐ1



Liệt kê mục tiêu công việc của bạn trong năm nay
Mục tiêu
tổng quát
(cho cả
cuộc đời)

Mục tiêu
của giai
đoạn (5
năm tới)

Mục tiêu
cụ thể

Chỉ số đo
lường hiệu
quả

Kế hoạch
hành động

Yêu cầu trợ
giúp

15


THE BEST WAY TO PREDICT THE

FUTURE IS TO CREATE IT

CÔNG CỤ ĐỂ XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU

PLAN

ACTION

DO
CHECK

Chu trình PDCA
(DEMING)

16


2. LẬP KẾ HOẠCH


Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc
cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương
pháp thực hiện

17


10/28/2012

KHÁI NIỆM VỀ LẬP

KẾ HOẠCH

KHÁI NIỆM VỀ LẬP

KẾ HOẠCH

18


10/28/2012

KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH
Mục tiêu

+
+

Hành động

=

Mộng mơ

=

Qua ngày

37

KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH
Mục tiêu

Mục
tiêu

+

Hành động

+

Hành
động

=

Kết quả

=

Sống
đẹp

19


10/28/2012

VAI TRỊ CỦA LẬP KẾ HOẠCH

Tư duy có hệ thống trong quản lý thời
gian
 Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu
 Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để
phối hợp với các thành viên nhóm
 Sẵn sàng ứng phó đối với những thay
đổi mơi trường bên ngồi
 Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế
hoạch tiết kiệm 15-20p


QUI TRÌNH CHUẨN ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH

Xác định
Mục tiêu

Kiểm tra
Điều chỉnh

Thu thập
thông tin

Tổ chức
Thực hiện

Phân tích
Tình hình

Lập Kế hoạch

Hình thành
Chiến lược

Lựa chọn
Chiến lược

20


10/28/2012

MỤC TIÊU CÁ NHÂN
Ước mơ:
 Triết lý sống:
 Mục tiêu dài hạn (2020):
 Mục tiêu trung hạn (2015):
 Mục tiêu ngắn hạn (2012):
 Nguyên tắc làm việc:
 Sở trường, sở đoản:
 Năng lực đặc biệt:
 Đặc điểm riêng:


THỰC HÀNH – THÔNG TIN VỀ CÁ NHÂN
1

Họ và tên:

2

Năm sinh:

3

Ước mơ

Lương cao

4

Triết lý sống

Thực tế, Đam mê,

5

Mục tiêu dài hạn

6

Mục tiêu trung
hạn

7

Mục tiêu ngắn
hạn

8

Nguyên tắc làm
việc

9

Sở trường, sở
đoản

10

Năng lực đặc biệt

11

Đặc điểm riêng

Giới:

Sở thích, tính cách

21


10/28/2012

THƠNG TIN CẦN

THIẾT ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH

Chuẩn bị thơng tin cho

kế hoạch tổng thể

Thông tin dự báo
Dự báo các yếu tố (vĩ mơ, vi mơ) có liên quan

Thơng tin về nguồn lực
Khả năng của bản thân

Mục tiêu phát triển bản thân

Ước mơ, khát vọng của bản thân

Chi phí thực hiện

43

2.2. CÔNG CỤ ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH
Điểm mạnh
(S: Sthengths)

Điểm yếu
(W: Weaknesses)

Cơ hội
(O: Opportunities)

Thách thức
(T: Threats)

22

10/28/2012

2.3. CÔNG CỤ ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH
Lập kế hoạch với mơ hình 5W2H:
TT

Làm gì
(What
)?

Làm để
làm gì
(Why)?

Ai làm? Làm khi
(Who? nào ?
(Where)

Làm ở
đâu
(When)?

Làm như
thế nào
(How)?

Cần bao
nhiêu tiền

để làm?

1

2
3

4

THỰC HÀNH
Làm bài tập theo nhóm
 Xây dựng kế hoạch kinh doanh
 Xác định:








Mục tiêu
Tìm kiếm nguồn thơng tin
Phân tích tình hình bằng cơng cụ SWOT
Xác định các yếu tố cơ bản của kế hoạch 5W 1H
Trình bày kết quả.

23

10/28/2012

TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH
Lập kế hoạch 5W 2H
Cụ thể hóa kế hoạch
Hình thành chuẩn mực đánh giá
Thu thập dữ liệu đánh giá
Đánh giá và tiến hành điều chỉnh

THỰC HÀNH 3


Hình thành các chỉ tiêu đánh giá cho các công việc
trong bản kế hoạch kinh doanh ở trên:

STT

Công việc

Mục tiêu

Chỉ số đánh giá
mục tiêu

Hình thức đánh giá

1
2
3

24


10/28/2012

2.3. CÁC CƠNG
49 CỤ HỖ TRỢ LẬP KẾ HOẠCH


Cơng cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml



Điện thoại di động



Máy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi...


Phần mềm: Microsoft Outlook



Các phần mềm quản lý thời gian khác: Google Calendar

25