Slide bài giảng quản lý học chương 4: Chức năng tổ chức

v1.0
BÀI 4
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
PGS.TS.Phan Kim Chiến
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
1
v1.0
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Chức năng tổ chức có ảnh hưởng thế nào đến kết
quả hoạt động của một tổ chức?
•
Đại học KT Hà Nội là một trường ĐH lớn đa ngành với 40 chuyên ngành đào tạo thuộc 8
khối ngành kinh tế, kinh doanh, quản lý, tài chính, kế toán, luật, hệ thống thông tin, ngoại
ngữ kinh tế, với các hệ chính quy, tại chức, bằng hai và từ xa; 25 chương trình đào tạo
ĐH và cao học liên kết nước ngoài. Là một trong những trung tâm nghiên cứu và tư vấn
lớn của cả nước.
•
Trường chịu sự quản lý gắt gao của Bộ GDĐT. Trường ko được tự quyết định quy mô
tuyển sinh, nội dung ch/trình đào tạo, mức học phí nhưng lại phải tự chi trả cho mọi hoạt
động của mình.
•
Đội ngũ giảng viên, nhân viên hơn 2000 người, số lượng SV, học viên là hơn 30000,
trường vẫn có cấu trúc truyền thống với 23 Khoa đào tạo chuyên ngành và 15 Phòng
Ban, Trung tâm.
•
Mức độ tập trung trong quản lý tại Trường rất cao. Phần lớn các quyết định liên quan
đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài chính, nguồn nhân lực… được đưa ra
ở cấp trường. Các khoa hầu như chỉ hoạt động như những phân xưởng sản xuất, thực
hiện giảng dạy theo kế hoạch tập trung của nhà trường.
2
v1.0
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

•
Sự hòa nhập giữa các khoa và bộ môn trong trường thấp dẫn đến tình trạng cát cứ.
Nhiều chuyên ngành và môn học trở nên trùng lắp. Mối quan hệ công việc giữa các
bộ phận trong trường không rõ ràng do thiếu cơ chế phối hợp…
•
Hậu quả của tình trạng trên là chất lượng đào tạo giảm, Trường dần mất thị trường
trong một số hệ và ngành đào tạo, thu nhập của giáo viên, nhân viên không cao hơn
các trường trong khối, động lực của giáo viên giảm sút.
•
Trong bối cảnh đó, để đưa Trường sang một giai đoạn phát triển mới cần có sự thay
đổi toàn diện. Nhà trường phải được hưởng chế độ tự chủ từ Bộ GDĐT cả trong đào
tạo và tài chính. Về phía mình, Trường phải lựa chọn sứ mệnh và tầm nhìn: trở thành
một trường ĐH mang tính đại chúng hay trường ĐH đào tạo nhân lực chất lượng
cao, nghiên cứu và tư vấn.
3
v1.0
TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG
•
Cơ cấu tổ chức phải được đổi mới theo hướng tăng cường phi tập trung, tạo nên các đơn
vị chiến lược là các trường nhỏ có quyền tự chủ cao và theo đuổi định hướng chiến lược
của trường; sử dụng cơ cấu ma trận để xây dựng các chương trình đào tạo theo nhu cầu
xã hội; phát triển các nhóm nghiên cứu và tư vấn xuyên chức năng; tăng cường sự hòa
nhập giữa các đơn vị và bộ phận trong Trường; chuẩn hóa hoạt động của toàn hệ thống.
Hơn nữa muốn tăng được chất lượng đào tạo thì điểm mấu chốt là phải thu hút, sử dụng
và giữ được người giỏi trong đào tạo, nghiên cứu, tư vấn và cả quản lý Nhà trường.
•
Trường Đại học KT là hình ảnh mô phỏng của nhiều trường đại học công lập ở Việt Nam
hiện nay với nhiều vấn đề cần giải quyết, trong đó có những vấn đề thuộc về chức năng
tổ chức.
4

1. Trong tình huống trên, các vấn đề thuộc về chức năng tổ chức ở trường Đại
học KT có phải là một trong những nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết
quả hoạt động của Nhà trường hay không?
2. Có những vấn đề nào thuộc về chức năng tổ chức cần phải giải quyết trong
tình huống trên?
v1.0
MỤC TIÊU
•
Hiểu được thuật ngữ tổ chức như một chức năng quản lý và vai trò của tổ
chức trong triển khai một kế hoạch nhất định.
•
Nắm được khái niệm cơ cấu tổ chức
•
Hiểu và phân tích được cơ cấu tổ chức của một tổ chức nhất định theo các
thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức.
•
Hiểu quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức và thực hành tốt những kỹ năng
trong quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức
5
v1.0
6
NỘI DUNG
Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức
Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức
v1.0
1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
•
Tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng).
•

Với tư cách một chức năng quản lý, tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con
người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công
kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp).
•
Trong bài này chúng ta nghiên cứu tổ chức theo nghĩa hẹp.
v1.0
CƠ CẤU TỔ CHỨC
•
Cơ cấu tổ chức - khuôn khổ trong đó các hoạt động của tổ chức được phân chia,
các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm thực
hiện các mục tiêu kế hoạch
•
Cơ cấu chính thức: tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối quan hệ tương tác, phối
hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất
định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức
nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch.
•
Cơ cấu phi chính thức được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức giữa các
thành viên của tổ chức
•
Cơ cấu tổ chức bền vững: tồn tại trong một thời gian dài, gắn liền với giai đoạn
chiến lược của tổ chức.
•
Cơ cấu tổ chức tạm thời được hình thành nhằm triển khai các kế hoạch tác nghiệp
của tổ chức.
v1.0
9
2.2. Hình thành các bộ phận
2. CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC
2.1. Chuyên môn hóa công việc

2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý
2.4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản lý
2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức
v1.0
2.1. CHUYÊN MÔN HÓA CÔNG VIỆC
•
Thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ
thành các công việc mang tính độc lập
tương đối để trao cho các cá nhâN.
•
Lợi thế: có thể làm tăng năng suất lao
động, chất lượng và hiệu quả của người
lao động.
•
Hạn chế: có thể dẫn đến sự nhàm chán,
giảm khả năng sáng tạo của người lao
động; tình trạng xa lạ, đối địch giữa
những người lao động.
v1.0
2.2. HÌNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN
•
Tiêu chí hình thành bộ phận;
•
Theo lĩnh vực chức năng;
•
Các mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị
(mục tiêu) độc lập: sản phẩm/ khách hàng/
địa dư;
•

Mô hình tổ chức ma trận;
•
Mô hình tổ chức theo nhóm;
•
Cơ cấu mạng lưới.
v1.0
MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY CHẾ TẠO
MÁY ABC
v1.0
MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG
•
Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân
hoạt động trong cùng một chức năng được hợp
nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu.
•
Ưu điểm:
1) Đơn giản, rõ ràng và mang tính logic cao;
2) Phát huy những ưu thế của chuyên môn hoá,
giảm sự trùng lắp trong hoạt động, đơn giản
hoá đào tạo;
3) Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức
năng cơ bản;
4) Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và
tư cách nhân viên;
5) Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp
cao nhất.
v1.0
MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG (tiếp theo)
•
Nhược điểm:

1) Mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng;
2) Thiếu sự phối hợp hành động giữa các
bộ phận;
3) Chuyên môn hóa quá mức có thể tạo ra
cách nhìn hạn hẹp ở các nhà quản lý;
4) Giảm tính nhạy cảm của tổ chức đối với
sản phẩm, dịch vụ và khách hàng;
5) Hạn chế việc phát triển các nhà quản
lý chung;
6) Đổ trách nhiệm thực hiện mục tiêu
chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo
cao nhất.
v1.0
TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM/KHÁCH HÀNG/ĐỊA DƯ
•
Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân
thực hiện các hoạt động tạo ra 1 loại sản phẩm,
phục vụ 1 nhóm khách hàng mục tiêu, trên 1 khu
vực địa lý được hợp nhóm trong một đơn vị cơ cấu.
•
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm: các đơn vị thực
hiện tất cả hay phần lớn các hoạt động cần thiết để
phát triển, sản xuất và phân phối một sản phẩm,
dịch vụ hay nhóm sản phẩm, dịch vụ tương đồng.
•
Cơ cấu theo khách hàng: là hình thức tạo nên bộ
phận trong đó các cá nhân phục vụ một nhóm khách
hàng mục tiêu được hợp nhóm trong một đơn vị cơ
cấu.
•

Cơ cấu theo địa dư: các hoạt động trong một khu
vực địa lý nhất định được hợp nhóm và giao cho
một nhà quản lý
v1.0
MỘT CÁCH HỢP NHÓM BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM
v1.0
MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO KHÁCH HÀNG CỦA MỘT DOANH
NGHIỆP KINH TẾ QUỐC PHÒNG
v1.0
MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO ĐỊA CƯ CỦA CỤC THUẾ HÀ NỘI
v1.0
ƯU, NHƯỢC ĐiỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM/
KHÁCH HÀNG/ ĐỊA DƯ
Ưu điểm:
1) Tập trung sự chú ý vào những sản phẩm,
khách hàng hoặc lãnh thổ đặc biệt;
2) Phối hợp hành động giữa các bộ phận vì
mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn;
3) Các đề xuất đổi mới công nghệ dễ̃ được
quan tâm;
4) Có được thông tin tốt hơn về thị trường và
khách hàng sẽ được quan tâm hơn;
5) Sử dụng được lợi thế nguồn lực của các
địa phương khác nhau;
6) Việc quy định trách nhiệm giải trình đối với
kết quả cuối cùng khá dễ dàng;
7) Giảm gánh nặng cho các nhà quản lý cấp
cao và tạo khả năng phát triển các nhà
quả̉n chung.
v1.0

ƯU, NHƯỢC ĐiỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM/
KHÁCH HÀNG/ ĐỊA DƯ
Nhược điểm:
1) Công việc có thể bị trùng lắp;
2) Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến̉;
3) Khó thích ứng với các yếu tố tác động lên
toàn tổ chức;
4) Cần nhiều người có năng lực quản lý chung;
5) Khó thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung;
6) Làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm
soát của cấp quản lý cao nhất.
20
v1.0
TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC
Ưu điểm:
1) Xây dựng trên cơ sở phân đoạn chiến lược nên giúp đánh giá được vị trí của tổ
chức trên thị trường, đối thủ cạnh tranh và diễn biến của môi trường;
2) Hoạt động dựa vào những trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành kiểm soát
trên một cơ sở chung thống nhất;
3) Có những đơn vị đủ độc lập với mục tiêu rõ ràng, điều này cho phép tăng cường
phối hợp bằng phương thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp.
v1.0
TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC
Nhược điểm:
1) Có khả năng xuất hiện tình trạng cục
bộ, khi lợi ích của đơn vị chiến lược lấn
át lợi ích của toàn tổ chức;
2) Chi phí cho cơ cấu tăng do tính trùng
lắp của công việc;
3) Những kỹ năng kỹ thuật không được

chuyển giao dễ dàng vì các kỹ thuật gia
và chuyên viên đã bị phân tán trong
các đơn vị chiến lược;
4) Công tác kiểm soát của cấp quản lý
cao nhất có thể gặp nhiều khó khăn.
v1.0
TỔ CHỨC THEO ĐƠN VỊ CHIẾN LƯỢC Ở MỘT NGÂN HÀNG LỚN
v1.0
CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN TẠI MỘT DOANH NGHIỆP
v1.0
CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN
•
Ưu điểm:
1) Định hướng các hoạt động theo kết quả
cuối cùng;
2) Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu;
3) Kết hợp được năng lực của nhiều nhà quản
lý và chuyên gia;
4) Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với
những thay đổi của môi trường.
•
Nhược điểm:
1) Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự
không thống nhất mệnh lệnh;
2) Quyền hạn và trách nhiệm của các nhà
quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung đột;
3) Cơ cấu phức tạp và không bền vững; và
4) Có thể gây tốn kém.