chức năng kiểm soát

Chương VIII:
CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
Giảng viên: Vũ Thị Hương Giang
Bộ môn Quản trị Nhân sự
Tel: 0913289588
Email:
#
Nội dung chính
I. Khái niệm và vai trò của kiểm soát
II. Quy trình kiểm soát
III. Các loại kiểm soát
IV. Các tiêu chuẩn của hệ thống kiểm soát hiệu
quả
#
I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ
1. Khái niệm
Là quá trình:

Kiểm tra, giám sát các hoạt động để đảm
bảo chúng đang được thực hiện theo đúng
kế hoạch.

Điều chỉnh những sai lệch.
#
2. Vai trò của kiểm soát
#
2. Vai trò của kiểm soát

Giúp nhà quản trị biết được các mục tiêu của
tổ chức có được thực hiện đúng không và lý
do tại sao thực hiện được hoặc không thực

hiện được.

Giúp nhà quản trị biết được lý do tại sao mục
tiêu thực hiện được hoặc không thực hiện
được, để có điều chỉnh kịp thời.

Giúp nhà quản trị thực hiện quá trình ủy
quyền tốt hơn (thông tin và thông tin phản
hồi).
#
II. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT
#
1. Đo lường kết quả hoạt động
1.1. Xác định các tiêu chí đo lường

Liên quan đến công việc

Định lượng và khách quan

Cảm tính và chủ quan
1.2. Phương pháp đo lường

Quan sát cá nhân

Báo cáo thống kê

Báo cáo trực tiếp

Báo cáo bằng văn bản
#

1.2. Phương pháp đo lường
a. Quan sát cá nhân

Ưu điểm:
•
theo dõi được trên diện rộng
•
tạo cơ hội cho NQT thấy được những gì đang
thực sự diễn ra

Nhược điểm:
•
Phụ thuộc vào cảm tính cá nhân
•
Tốn thời gian
•
Chịu sự phản đối của nhân viên
#
1.2. Phương pháp đo lường
b. Báo cáo thống kê

Gồm những thông tin từ máy tính như đồ thị, biểu
đồ, số liệu

Ưu điểm:
•
Dữ liệu số dễ hình dung
•
Hiệu quả trong việc thể hiện mối quan hệ giữa các số liệu


Nhược điểm:
•
Cung cấp ít thông tin về hoạt động nào đó
•
Một số lĩnh vực, kết quả thống kê chỉ đo lường về số lượng
mà bỏ qua các nhân tố khác như nhân tố chủ quan
#
1.2. Phương pháp đo lường
c. Báo cáo trực tiếp

qua các buổi hội nghị, đối thoại trực tiếp, qua
điện thoại.

Ưu điểm: phương pháp này nhanh, cho phép
có sự phản hồi, nhận thấy được cách diễn
đạt về ngôn ngữ, giọng nói

Hạn chế: khó trong việc lưu văn bản để dung
tài liệu tham khoả về sau
#
1.2. Phương pháp đo lường
d. Báo cáo bằng văn bản

Tuy chậm hơn nhưng lại mang tính chính thức
hơn các báo cáo trực tiếp hoặc báo cáo lại.

Tính chính thức này làm cho các báo cáo trở
nên đầy đủ và súc tích hơn các báo cáo trực
tiếp.


Văn bản viết tay thì dễ lưu trữ và dễ tìm.
#
2. So sánh kết quả với tiêu chuẩn

Xác định khoảng sai lệch chấp nhận được

Xác định chênh lệch thực tế và tiêu chuẩn
#
3. Tiến hành hoạt động quản trị
#
3. Tiến hành hoạt động quản trị

Điều chỉnh hoạt động thực tế
•
Điều chỉnh tức thời: giải quyết vấn đề ngay lập tức
nhằm đưa hoạt động về quỹ đạo bình thường
•
Điều chỉnh cơ bản: xem xét các hoạt động thực tế
chênh lệch ntn, tại sao.

Điều chỉnh lại những tiêu chuẩn: Sự sai lệch
có thể là kết quả của những tiêu chuẩn không phù
hợp với thực tế, mục tiêu đó có thể là quá cao hay
quá thấp
#
III. CÁC LOẠI KIỂM SOÁT
#
1. Kiểm soát phòng ngừa
•
Đưa ra những hoạt động quản trị trước khi vấn

đề xảy ra
•
Cho phép nhà quản trị ngăn chặn vấn đề chứ
không phải là khắc phục
•
Đòi hỏi những thông tin chính xác, mất nhiều
thời gian và rất khó thu thập
#
2. Kiểm soát tại chỗ
•
Được áp dụng khi một hoạt động đang được
tiến hành.
•
Giúp các nhà quản trị khắc phục những vấn
đề trước khi chúng trở nên tốn kém.
•
Chỉ có hiệu quả nếu các nhà quản trị có được
thông tin chính xác, kịp thời về những thay
đổi của môi trường và về hoạt động
#
3. Kiểm soát phản hồi
•
Kiểm soát được dựa trên thông tin phản hồi, được thực
hiện sau khi hoạt động kết thúc.
•
Hạn chế: trước khi nhà quản trị có thông tin thì những
vấn đề đã xảy ra và dẫn đến sự lãng phí hoặc thiệt hại.
•
Ưu điểm so với việc kiểm soát đồng thời:


cung cấp cho nhà quản trị đầy đủ thông tin về những
nỗ lực trong việc lập kế hoạch của họ đã có hiệu quả
như thế nào.

có thể thúc đẩy động cơ làm việc của nhân viên.

được áp dụng để làm cơ sở tiến hành khen thưởng và
khuyến khích cán bộ, công nhân.
#
IV. CÁC TIÊU CHUẨN CỦA HỆ
THỐNG KIỂM SOÁT HIỆU QUẢ