“tìm hiểu công tác kế toán và quản lý công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty cổ phần xây dựng số 21- vinaconex”

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA KẾ TOÁN VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đề tài:
“Tìm hiểu công tác kế toán và quản lý công nợ đối với
khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần xây
dựng số 21- VINACONEX”
NGƯỜI THỰC HIỆN:
SV. LÂM THỊ VUI
LỚP: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP B – K52
GV HƯỚNG DẪN:
GV. LÊ THỊ THANH HẢO
HÀ NỘI-2011

Lời cảm ơn
Sau quá trình học tập và nghiên cứu, tôi đã hoàn thành khóa luận với sự nỗ
lực của bản thân, sự giúp đỡ của các thầy cô, các tổ chức, cá nhân, gia đình và bạn
bè, đến nay tôi đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình với đề tài: “Tìm hiểu
công tác kế toán và quản lý công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp tại công
ty Cổ phần xây dựng số 21 – VINACONEX”
Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường, các thầy
cô giáo, đặc biệt là các thầy cô giáo trong khoa Kế toán & Quản trị kinh doanh đã
nhiệt tình dạy bảo và truyền đạt những kiến thức bổ ích cho tôi trong quá trình học
tập và rèn luyện tại trường.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới cô giáo Lê Thị Thanh Hảo - Giảng viên khoa
Kế toán & QTKD – đã dành nhiều thời gian, tâm huyết, tận tình hướng dẫn, chỉ bảo
tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài này.
Tôi xin chân thành cảm ơn tới Ban giám đốc Công ty Cổ phần xây dựng số
21, phòng tài chính kế toán và các anh chị trong công ty đã tạo cho tôi điều kiện tốt
nhất tại quý công ty trong suốt thời gian thực hiện đề tài này. Đặc biệt, là phòng kế

toán đã nhiệt tình giúp đỡ tôi tiếp xúc thực tế công việc và cung cấp những thông tin
trung thực nhất cho nghiên cứu này.
Cuối cùng, tôi xin cảm ơn sự quan tâm, động viên, giúp đỡ của gia đình,
người thân và bạn bè trong suốt thời gian qua.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày….tháng….năm 2011
Tác giả khóa luận
Lâm Thị Vui
i

MỤC LỤC
ii

DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 3.1: Tình hình lao động của công ty (2008 – 2010)Error: Reference source not
found
Bảng 3.2. Tình hình tài sản công ty cổ phần xây dựng số 21.Error: Reference source
not found
Bảng 3.3: Tình hình nguồn vốn công ty cổ phần xây dựng số 21 Error: Reference
source not found
Bảng 3.4 : Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua 3 năm (2008 – 2010) Error:
Reference source not found
Bảng 3.5 Tình hình nợ phải thu của Công ty năm 2010 Error: Reference source not
found
Bảng 3.6 Phương thức thu hồi công nợ phải thu năm 2010 Error: Reference source
not found
Bảng 3.7 Một số chỉ tiêu đánh giá công tác quản lý nợ phải thu đối với KH Error:
Reference source not found
Bảng 3.8: Phương thức thanh toán nợ năm 2010 Error: Reference source not found
Bảng 3.9 : Một số chỉ tiêu về khả năng thanh toán chung của Công ty qua 3 năm

(2008 – 2010) Error: Reference source not found
Bảng 3.10 Mẫu sổ chi tiết công nợ đối với KH và nhà cung cấp Error: Reference
source not found
Bảng 3.11 Bảng theo dõi công nợ phải thu KH theo thời hạn thanh toán Error:
Reference source not found
Bảng 3.12 Bảng theo dõi số tiền khách hàng ứng trước Error: Reference source not
found
Bảng 3.13 Bảng phân loại nợ trả nhà cung cấp theo thời hạn Error: Reference source
not found
iii

DANH MỤC CÁC BIỂU
Biểu 3.1. Sổ chi tiết tài khoản 131 Error: Reference source not found
Biểu 3.2: Sổ tổng hợp tài khoản 131 Error: Reference source not found
Biểu 3.3: Sổ cái Error: Reference source not found
Biểu 3.4: Mẫu Sổ chi tiết tài khoản 331 Error: Reference source not found
Biểu 3.5: Mẫu Sổ tổng hợp tài khoản 331 Error: Reference source not found
Biểu 3.6: Sổ cái Error: Reference source not found
Biểu 3.7: Mẫu sổ nhật ký chung Error: Reference source not found
iv

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán của TK 131 Error: Reference source not found
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán của TK 131 đối với DN chịu thuế theo phương pháp
trực tiếp Error: Reference source not found
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết nợ phải trả Error: Reference source not found
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản nợ phải trả Error: Reference source
not found
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán TK 331 đối với DN chịu thuế theo phương pháp trực
tiếp Error: Reference source not found

Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy quản lý Error: Reference source not found
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Error: Reference source not
found
Sơ đồ 3.3 : Hình thức Nhật ký chung Error: Reference source not found
Sơ đồ 3.4 : Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán phải thu KH Error:
Reference source not found
Sơ đồ 3.5: Trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán phải trả KH Error:
Reference source not found
Sơ đồ 3.6: Sơ đồ kế toán công nợ phải trả tại công ty

Error: Reference source not found
v

PHỤ LỤC
1. Hợp đồng kinh tế /2010/HDKT
2. Hình ảnh công trình
vi

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, KÝ TỰ VIẾT TẮT
BCKQKD
BCTC
BH
BT
BQL
BHXH
BHYT
CCDV
CP
CKTM
CKTT

DN
DNNN
GTGT
KH
NV
QL
SXKD
TS
TCHC
TCKT
TK
Tr.đ
TSCĐ
TSLĐ
VNĐ
VLXD
Báo cáo kết quả kinh doanh
Báo cáo tài chính
Bán hàng
Bê tông
Ban quản lý
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Cung cấp dịch vụ
Cổ phần
Chiết khấu thương mại
Chiết khấu than toán
Doanh nghiệp
Doanh nghiệp Nhà nước
Giá trị gia tăng

Khách hàng
Nguồn vốn
Quản lý
Sản xuất kinh doanh
Tài sản
Tổ chức hành chính
Tài chính kế toán
Tài khoản
Triệu đồng
Tài sản cố định
Tài sản lưu động
Việt nam đồng
Vật liệu xây dựng
vii

PHẦN I
MỞ ĐẦU
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm qua, cùng với xu thế phát triển toàn cầu, Việt Nam đang
thực sự có bước chuyển về mọi mặt, đặc biệt là sự đổi mới của nền kinh tế đã tạo
điều kiện cho các thành phần kinh tế phát triển và đạt được những thành tựu đáng
trân trọng. Bên cạnh đó, các thành phần kinh tế nói chung và các DN nói riêng đang
phải đối mặt với nhiều thách thức mới. Vì vậy để tồn tại và phát triển góp phần vào
sự phát triển chung của đất nước thì mỗi DN cần tìm cho mình hướng đi đúng đắn
trong hoạt động SXKD, đặc biệt là trong quản lý tài chính. Tài chính của DN vững
mạnh thì tạo điều kiện cho sự phát triển ổn định và bền vững của chính DN. Nếu
vốn được quay vòng tốt thì hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ diễn ra vô cùng thuận
lợi. Tuy nhiên, phần lớn các giao dịch đều thực hiện theo phương thức trả chậm
hoặc trả góp, vì vậy các khoản nợ phát sinh là một tất yếu. Đó là một vấn đề “nhạy
cảm” đòi hỏi doanh nghiệp phải thực sự khéo léo ứng xử sao cho có thể vừa lòng và

có uy tín với khách hàng.
Thực tế hiện nay cho thấy, công tác thanh toán và quản lý công nợ ở các DN
còn gặp phải nhiều vấn đề trong việc tìm đối tác kinh doanh phù hợp, công tác thu
hồi nợ gặp nhiều khó khăn, thủ tục thanh toán còn phức tạp, khả năng thanh toán
chậm … ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tài chính và việc giám sát hoạt động tài
chính DN nói chung và Công ty Cổ phần xây dựng số 21- VINACONEX nói riêng
trong điều kiện các đối tác kinh doanh ngày càng nhiều do quy mô sản xuất kinh
doanh ngày càng mở rộng.
Để làm tốt công tác này không chỉ đòi hỏi kế toán phải phản ánh chính xác
các khoản nợ phải thu và nợ phải trả mà đi cùng với nó là công tác quản lý nợ cần
phải được quan tâm, điều này đòi hỏi phải có sự thống nhất và đồng bộ. Xuất phát
từ tính thời sự và tầm quan trọng của vấn đề quản lý thanh toán nợ với khách hàng
và nhà cung cấp, chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài. “Tìm hiểu công tác kế toán
1

và quản lý công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần xây
dựng số 21- VINACONEX” để thấy được những tồn tại mà đơn vị đang gặp phải,
từ đó có những đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán thanh toán
và quản lý công nợ được tốt hơn.
1.2 Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1 Mục tiêu chung
Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán và quản lý công nợ đối với khách hàng,
nhà cung cấp tại công ty cổ phần xây dựng số 21- VINACONEX. Trên cơ sở đó đề
xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý nợ phải thu đối với
khách hàng, nợ phải trả đối với nhà cung cấp tại công ty.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hoá cở sở lý luận về công tác kế toán và quản lý nợ phải thu đối
với khách hàng, nợ phải trả đối với nhà cung cấp tại công ty.
- Phản ánh thực trạng công tác kế toán và quản lý nợ phải thu đối với khách
hàng, nợ phải trả đối với nhà cung cấp tại công ty cổ phần xây dựng số 21

- Đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý nợ phải
thu đối với khách hàng, nợ phải trả đối với nhà cung cấp tại công ty.
1.3 Đối tượng nghiên và phạm vi nghiên cứu
1.3.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là sổ sách kế toán, chứng từ, bảng biểu, báo
cáo tài chính liên quan tới công nợ của công ty.
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu
a) Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác kế toán và quản lý
công nợ tại công ty cổ phần xây dựng số 21- VINACONEX.
2

b) Về không gian: Đề tài được thực hiện tại Công ty cổ phần xây dựng số 21-
VINACONEX- Khu hành chính mới- Q. Hà Đông- Hà Nội.
c) Về thời gian: Đề tài được tiến hành nghiên cứu từ ngày 27/12/2010 đến
ngày 27/05/2011. Số liệu tập trung vào 3 năm từ 2008-2010
3

PHẦN II
TỔNG TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 Tổng quan tài liệu
2.1.1 Cơ sở lý thuyết
2.1.1.1 Khái quát chung về công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp
trong doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì
việc tạo mối quan hệ với các đối tác là điều kiện cần thiết nhất bên cạnh đó phải giải
quyết tốt vấn đề công nợ - tức là phải tăng cường khả năng thu hồi vốn (các khoản
phải thu); khả năng huy động vốn, huy động các nguồn tài trợ từ bên ngoài (các
khoản phải trả). Mặt khác trong bất kỳ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế
nào bao giờ cũng tồn tại những khoản phải thu đối với con nợ và những khoản phải
trả đối với chủ nợ của mình. Công nợ không bao giờ tách khỏi quá trình SXKD của

doanh nghiệp. Công nợ trong doanh nghiệp bao gồm công nợ phải thu và công nợ
phải trả. Đây là hai vấn đề trái ngược nhau nhưng tồn tại song song cùng ảnh hưởng
thực trạng an ninh tài chính của doanh nghiệp.
*) Công nợ phải thu: Nợ phải thu là một loại tài sản của doanh nghiệp tính
dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa được thanh toán cho doanh nghiệp.
Nợ phải thu được kế toán công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán bao
gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn
thanh toán. Các khoản nợ được ghi nhận như là tài sản của công ty vì chúng phản
ánh các khoản tiền được thanh toán trong tương lai.
Nói cách khác, nợ phải thu là một bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị
các doanh nghiệp, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải
thu hồi. Công nợ phải thu bao gồm:
- Công nợ phải thu khách hàng: Là các khoản cần phải thu do doanh nghiệp
bán chịu hàng hoá, sản phẩm, bất động sản đầu tư, TSCĐ… Khoản này hiện nay
4

đang chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải thu ở hầu hết các doanh nghiệp bởi
hình thức trả chậm hoặc trả góp để thu hút khách hàng. Điều đó gây không ít khó
khăn cho các doanh nghiệp trong quản lý nợ phải thu, cần có biện pháp thu hồi kịp
thời.
- Khoản trả trước người bán: phản ánh số tiền trả trước cho người bán, chưa
nhận được hàng hoá, dịch vụ.
- Công nợ phải thu nội bộ: phản ánh các khoản nợ phải thu của doanh
nghiệp đối với đơn vị cấp trên, giữa các đơn vị trực thuộc hoặc các đơn vị phụ thuộc
trong một doanh nghiệp độc lập, các doanh nghiệp độc lập trong Tổng công ty về
các khoản vay mượn, chi hộ, trả hộ, thu hộ hoặc các khoản mà doanh nghiệp có
nghĩa vụ nộp lên đơn vị cấp trên hoặc đơn vị cấp trên cấp cho cấp dưới.
- Khoản phải thu từ tạm ứng: là khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp
giao cho người tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất hoặc giải quyết một công
việc nào đó được phê duyệt.

- Khoản phải thu khác: là các khoản phải thu từ hoạt động kinh tế phát sinh
không nằm trong kế hoạch của doanh nghiệp.
- Thuế GTGT được khấu trừ: đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ thuế, thuế GTGT được khấu trừ là số tiền doanh nghiệp đã
nộp ngân sách nhà nước thông qua người bán khi doanh nghiệp mua vật tư, hàng
hoá, TSCĐ và sẽ được nhà nước khấu trừ với thuế GTGT đầu ra hoặc hoàn trả theo
luật thuế GTGT hiện hành. Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong tháng nào thì được
kê khai khấu trừ khi xác đinh thuế GTGT phải nộp của tháng đó. Nếu số thuế
GTGT đầu vào được khấu trừ lớn hơn số thuế GTGT đầu ra thì được khấu trừ đúng
bằng số thuế GTGT đầu ra, số còn lại được khấu trừ vào kỳ tính thuế sau hoặc được
xét hoàn thuế theo quy định của luật thuế GTGT.
*) Công nợ phải trả: Nợ phải trả là số vốn mà DN đi vay, đi chiếm dụng
của các đơn vị, tổ chức cá nhân nên DN có trách nhiệm phải trả.
Quá trình phát triển SX - KD và lớn mạnh về quy mô của DN đòi hỏi phải có
lượng vốn ngày càng nhiều. Vì vậy để đáp ứng nhu cầu vốn cho SX - KD thì ngoài
5

nguồn vốn tự có DN còn phải huy động vốn từ bên ngoài. Do đó hình thành nên các
khoản phải trả trong các DN. Công nợ phải trả bao gồm:
- Công nợ phải trả nhà cung cấp: Phải trả cho người bán là toàn bộ giá trị
hàng hoá, nguyên vật liệu, dịch vụ mà DN nhận được, nhưng chưa trả tiền và có
trách nhiệm thanh toán với người bán trong thời gian mua chịu.
- Các khoản phải nộp ngân sách nhà nước:
Trong nền kinh tế thị trường các DN HĐKD và có quyền tự chủ về tài chính
và phương thức hoạt động của mình nhưng phải trong khuôn khổ pháp luật dưới sự
quản lý và định hướng của Nhà nước. Nhà nước với vai trò điều tiết các hoạt động
kinh tế đi vào quỹ đạo chung, phù hợp với lợi ích của xã hội, tạo môi trường kinh
doanh lành mạnh cho các thành phần kinh tế. Vì vậy, các DN hoạt động trong môi
trường đó bên cạnh được hưởng quyền lợi do Nhà nước đem lại thì phải có nghĩa vụ
với Nhà nước trong việc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Các DN đã và đang góp phần

xây dựng Nhà nước bằng nhiều hình thức nhưng hình thức manh tính bắt buộc nhất
đó là nộp thuế. Và thuế được đánh giá là nguồn thu chủ yếu của ngân sách quốc gia.
Thuế mà các DN phải nộp gồm các loại sau:
+ Thuế GTGT (giá trị gia tăng) là loại thuế gián thu được tính trên khoản giá
trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông
đến tiêu dùng.
+ Thuế tiêu thụ đặc biệt là loại thuế gián thu đánh vào một số hàng hóa dịch
vụ đặc biệt nằm trong danh mục Nhà nước quy định. Thông thường đây là những
hàng hóa, dịch vụ cao cấp vượt trên nhu cầu phổ thông của đời sống xã hội, tiêu
dùng không có lợi cho sức khỏe, môi trường, gây lãng phí cho xã hội và có thể gây
ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống văn hóa xã hội…
+ Thuế thu nhập DN là loại thuế trực thu tính trên thu nhập chịu thuế của các
DN trong kỳ tính thuế. Thuế TNDN (thu nhập doanh nghiệp) là một trong các
nguồn thu quan trọng của Ngân sách Nhà nước và có xu hướng tăng lên cùng với sự
tăng trưởng của nền kinh tế.
6

+ Thuế xuất khẩu, nhập khẩu là sắc thuế đánh vào hàng hóa xuất khẩu hoặc
nhập khẩu trong quan hệ thương mại quốc tế. Đây là công cụ quan trọng của Nhà
nước để kiểm soát hoạt động ngoại thương.
- Vay ngắn hạn: là các khoản tiền vay mà DN có trách nhiệm phải trả trong
một chu kỳ SXKD, trong vòng một năm. Vay ngắn hạn, được sử dụng cho mục đích
đầu tư vốn lưu động, các khoản vay ngắn hạn thường được trả bằng TSLĐ và các
khoản nợ ngắn hạn mới phát sinh. Có các hình thức cho vay ngắn hạn: cho vay
thanh toán, cho vay theo hạn mức tín dụng, cho vay theo hợp đồng, cho vay theo
từng lần, mua nợ.
- Công nợ phải trả cho các tổ chức tín dụng: phát sinh khi DN vay, nhận ký
quỹ, ký cược…
- Vay dài hạn: là khoản vay có thời hạn một năm trở lên hoặc sau một chu
kỳ kinh doanh bình thường. Các khoản vay dài hạn thường được thanh toán bằng

KQSXKD của DN. Vay dài hạn thường được sử dụng cho mục đích mua sắm
TSCĐ, xây dựng cơ bản, cải tiến kỷ thuật, mở rộng quy mô SXKD và một số
trường hợp tài trợ cho cả nguồn vốn lưu động tạm thời.
- Phải trả công nhân viên: để tiến hành SXKD, các DN sử dụng lao động
trực tiếp và gián tiếp cho SXKD. Hao phí lao động của DN đã góp phần tạo ra sản
phẩm hàng hóa, dịch vụ, vì vậy DN phải trả cho người lao động dưới hình thức tiền
lương. Ngoài ra DN còn phải trả cho người lao động các khoản phụ cấp khác như
độc hại, phụ cấp trách nhiệm, BHXH khi ốm đau, tai nạn lao động.
- Các khoản phải trả trong nội bộ doanh nghiệp
Là khoản phải trả giữa các đơn vị cấp trên là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập
với các đơn vị cấp dưới, là những đơn vị phụ thuộc hoặc giữa các đơn vị phụ thuộc
lẫn nhau mà các đơn vị đều có tổ chức kế toán riêng.
- Phải trả phải nộp khác: là các khoản mà DN phải trả, phải nộp chưa được
phản ánh vào các tài khoản trên. Nội dung bao gồm:
Các loại vật tư, tài sản thừa trong kiểm kê
Các khoản phải nộp cho cơ quan pháp luật
7

Các khoản phải nộp cho các tổ chức xã hội và cấp trên về kinh phí công
đoàn, BHXH, BHYT…
2.1.1.2 Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán công nợ trong DN
* Yêu cầu đối với kế toán công nợ trong DN:
Tổ chức công tác kế toán công nợ trong DN một cách khoa học và hợp lý có ý
nghĩa quan trọng, đảm bảo cho kế toán được thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ
và phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý công nợ. Để công tác kế toán trở
thành công cụ quản lý đắc lực trong DN, công tác quản lý công nợ cần phải đáp ứng
những yêu cầu sau:
- Về chứng từ kế toán: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động
mua – bán trả chậm, trả góp, kế toán đều phải lập chứng từ một cách rõ ràng, đầy
đủ, kịp thời và chính xác theo nội dung, theo mẫu quy định. Chứng từ kế toán phải

được sắp xếp theo thời gian, theo nội dung kinh tế và là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Về tài khoản và sổ sách kế toán: Căn cứ vào chuẩn mực kế toán do Bộ tài
chính ban hành, DN có thể xây dựng cho mình hệ thống tài khoản và sổ sách phù
hợp với yêu cầu quản lý trong DN
Sổ sách kế toán phải được ghi chép kịp thời, số liệu trên sổ phải chính xác, đúng
với chứng từ kế toán, làm căn cứ để xác định và theo dõi các khoản nợ phải thu và
phải trả trong DN. Cuối kỳ, kế toán phải khóa sổ và lập báo cáo tài chính để tổng
hợp và thuyết minh tình hình tài chính của DN.
 Về phương pháp hạch toán: Kế toán cần sử dụng đúng tài khoản, đúng quy
trình hạch toán, tránh tình trạng hạch toán sai ảnh hưởng đến uy tín và kết quả kinh
doanh của DN.
* Nhiệm vụ của kế toán công nợ đối với KH và nhà cung cấp trong DN:
Để đạt được những yêu cầu trên, công tác kế toán trong DN cần phải thực
hiện những nhiệm vụ sau:
 Vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý áp dụng
hình thức tổ chức sổ sách kế toán phù hợp.
8

 Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán trong DN. Trong quá trình thực
hiện cần phối hợp giữa các bộ phận và các nhân viên kế toán để kiểm tra, cung cấp
số liệu chính xác, kịp thời.
 Nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán, đặc biệt là kế toán công nợ.
2.1.1.3 Kế toán nợ phải thu khách hàng
- Chứng từ sử dụng: Các chứng từ được sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán
trong hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng bao gồm: Hợp đồng cung
ứng hàng hóa, hóa đơn bán hàng, phiếu thanh toán, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy
báo Có của ngân hàng…
- Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 – “Phải thu khách hàng”. Tài khoản này
được sử dụng chi tiết cho từng đối tượng, từng KH.
- Sổ sách sử dụng: Theo nguyên tắc xử lý các nghiệp vụ tăng, giảm công nợ

đối với KH, mỗi DN sẽ tiến hành ghi chép trên hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp
của mình hình thức ghi sổ kế toán mà DN áp dụng.
+ Hạch toán sổ chi tiết: Các nghiệp vụ liên quan đến công nợ đối với KH
được theo dõi trên sổ chi tiết công nợ. Tùy theo yêu cầu quản lý về việc cung cấp
thông tin DN có thể mở và lựa chọn mẫu sổ phù hợp với DN mình. Cuối tháng hoặc
cuối quý, kế toán tổng hợp số liệu trên các sổ này làm căn cứ lập bảng tổng hợp chi
tiết đối với KH.
+ Hạch toán tổng hợp: Các nghiệp vụ thanh toán được vào sổ phù hợp với
tình hình thực tế và hình thức sổ kế toán mà DN áp dụng.
- Nguyên tắc hạch toán:
+ Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo
từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi
chép theo từng lần thanh toán. Không được phép bù trừ giữa các đối tượng khác
nhau (trừ khi có sự thỏa thuận giữa các đối tượng với DN);
+ Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa,
bất động sản đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đã
thu qua ngân hàng).
9

+ Trong việc hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân
loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng
không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi
hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
+ Trong quan hệ mua bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, cung
cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng
hóa, bất động sản đầu tư, cung cấp dịch vụ không theo thỏa thuận trong hợp đồng
kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số
hàng đã giao.
+ Đối với các khoản phải thu KH có gốc ngoại tệ thì vừa phải theo dõi bằng
đơn vị nguyên tệ, vừa phải quy đổi thành VNĐ theo tỷ giá hối đoái thích hợp và

thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo kế toán năm.
- Kết cấu tài khoản và nội dung phản ánh:
Bên Nợ
+ Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu
tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ.
+ Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
+ Chênh lệch tăng do điều chỉnh tỷ giá hối đoái
Bên Có
+ Số tiền khách hàng đã trả nợ.
+ Số tiền đã nhận trước, trả trước của khách hàng.
+ Khoản tiền giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và
khách hàng có khiếu nại.
+ Doanh thu của số hàng hoá đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT
hoặc không có thuế GTGT)
+ Số tiền chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại cho người mua.
+ Chênh lệch giảm do điều chỉnh tỷ giá hối đoái.
Số dư bên nợ: Là số tiền còn phải thu khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên có: số dư bên có phản ánh số tiền nhận
trước, hoặc số tiền đã thu nhiều hơn số tiền phải thu của khách hàng chi tiết theo
10

từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo đối
tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “ tài sản” và bên “nguồn
vốn”.
 Phương pháp hạch toán:
+ Phương pháp hạch toán công nợ phải thu KH trong DN tính thuế theo
phương pháp khấu trừ được mô phỏng qua sơ đồ 2.1
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán của TK 131
TK131
TK 511,515

Doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ
TK3331
Thuế GTGT (nếucó)
TK711
Thu nhập do thanh lý,
nhượng bán TSCĐ chưa thu tiền
TK111,
112,113
Các khoản chi hộ
khách hàng
TK413
Chênh lệch tăng ngoại tệ
Chênh lệch giảm ngoại tệ
TK635
Chiết khấu thanh toán
TK521,
531,532
Chiết khấu thương mại,
giảm giá hàng bán, hàng
bán bị trả lại
TK3331
Thuế GTGT (nếu có)
TK111,1
12,113
Khách hàng ứng tiền trước
hoặc thanh toán tiền
TK331Thu bù nợ phải trả
TK139,642
Nợ khó đòi xử lý xóa sổ

TK004
Đồng thời ghi
11

Với các DN tính theo phương pháp trực tiếp: Các bút toán cũng hạch toán
tương tự như DN tính theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác bút toán ghi nhận doanh
thu HĐKD, hoạt động tài chính ghi theo giá đã có thuế. Được thể hiện qua sơ đồ 2.2
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán của TK 131 đối với DN chịu thuế theo phương pháp
trực tiếp
TK 131
TK 511,711
Giá bán đã có thuế
TK`111, 112
Trả lại tiền cho khách
hàng vì hàng bán bị trả lại
TK 532, 521
Giảm giá, CKTM
TK 635
Số tiền khấu
trừ CKTT
TK 111, 112
Thu tiền có trừ
chiết khấu
TK 531
Giảm giá đã có thuế của hàng
đã bán bị trả lại
TK 139, 642
Xóa nợ của khách hàng
12

2.1.1.4 Kế toán nợ phải trả nhà cung cấp
Công nợ đối với nhà cung cấp phát sinh khi DN mua vật tư, hàng hóa, lao
vụ, dịch vụ của các tổ chức, cá nhân, DN khác nhưng chưa trả tiền hoặc khi DN đặt
trước tiền hàng cho nhà cung cấp. Hạch toán công nợ đối với nhà cung cấp thực
chất là phản ánh các nghiệp vụ làm tăng, giảm loại công nợ này. Việc hạch toán tốt
công nợ với nhà cung cấp sẽ giúp cho công tác quản lý có thông tin ban đầu về nhà
cung cấp theo từng đối tượng để theo dõi và từ đó có cách quản lý theo từng đối
tượng đó.
- Nguyên tắc hạch toán:
+ Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc
cho người nhận thầu xây dựng chính, cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng
phải trả. Trong chi tiết cho từng đối tượng phải trả, tài khoản này cần phản ánh cả số
tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa
nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
+ Không hạch toán vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa,
dịch vụ trả tiền ngay.
+ Những hàng hóa, dịch vu, vật tư đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng
vẫn chưa có hóa đơn hoặc thông báo chính thức của người bán.
+ Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành
mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán
của người bán.
- Chứng từ sử dụng:
Các chứng từ về mua hàng: Hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng (hoặc hóa
đơn VAT) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa;
phiếu nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ …
+ Chứng từ ứng trước tiền : Phiếu thu (do người bán lập)
+ Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm
chi, Séc …
13

Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động SX – KD và trình độ tổ chức quản lý
của DN mà lựa chọn số lượng, loại chứng từ sao cho phù hợp. Trong trường hợp
DN muốn sử dụng loại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận
lợi hơn cho công tác thanh toán thì cần có văn bản cho phép của Nhà nước.
- Tài khoản sử dụng: Tài khoản 331 – “Phải trả người bán” để hạch toán các
nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng
nhà cung cấp.
Kết cấu của TK 331 – “Phải trả người bán”
Bên Nợ:
+ Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ,
người nhận thầu xây lắp.
+ Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp
nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn
thành bàn giao.
+ Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo
hợp đồng.
+ Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp
thuận cho DN giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán.
+ Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại
người bán.
Bên Có: phản ánh tổng số tiền phải trả nhà cung cấp, số tiền ứng thừa
được người bán trả lại; các nghiệp vụ khác làm tăng nợ phải trả nhà cung cấp.
Số dư: tài khoản này có thể có số dư ở hai bên. Dư có thể hiện số còn phải
trả nhà cung cấp. Dư nợ phản ánh số tiền ứng trước hoặc trả thừa cho nhà cung cấp.
- Phương pháp hạch toán: phương pháp hạch toán đối với DN áp dụng theo
phương pháp khấu trừ thuế được thể hiện qua sơ đồ 2.2.
- Sổ sách kế toán
• Hạch toán chi tiết
Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ 2.2
14

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết nợ phải trả
Căn cứ vào các chứng từ gốc về thanh toán với người bán, kế toán chi tiết
ghi vào sổ chi tiết TK 331 được mở riêng cho từng nhà cung cấp. Mẫu sổ chi tiết
TK 331 đã được Bộ tài chính ban hành và hướng dẫn cách ghi chép. Theo qui định
chung, đối với các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ phải có sổ chi tiết riêng
cho từng đối tượng thanh toán và theo từng loại ngoại tệ.
Cuối kỳ kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết về việc thanh toán đối với người
bán. Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 331.
 Hạch toán tổng hợp
+ Đối với các DN tính thuế theo phương pháp khấu trừ việc hạch toán tổng
hợp tài khoản phải trả người bán được thể hiện qua sơ đồ 2.3:
Chứng từ
gốc
Sổ chi tiết
TK 331
Bảng tổng
hợp chi tiết
TK 331
15

111,112, 141,311,341 TK 331 111,112
1,Thanh toán tiền mặt, tiền vay 8,Tiền đặt trước, tiền thừa được
(kể cả tiền đặt trước) người bán chấp nhận
511 151,152,156

2, Thanh toán bằng 9,Giá trị HH, CCDC mua chịu
SP, HH, DV Không có thuế GTGT
333.1 133

Thuế GTGT thuế GTGT
đầu ra đầu vào
131 211,213,241
3, Thanh toán bù trừ 10,Giá trị TSCĐ mua ngoài,số
phải trả người nhận thầu XDCB
151,152,156 133
4, Chiết khấu, giảm giá, hàng Thuế GTGT
mua trả lại đầu vào
133 621,627,641,642

5,Thuế GTGT được 11, Dịch vụ mua chịu
khấu trừ

711
6, Xóa nợ vắng

515 413

7, Chiết khấu thanh toán 13, Chênh lệch tăng do
tỷ giá tăng
14, Chênh lệch giảm tỷ giá giảm

Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản nợ phải trả
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản nợ phải thu
16


+ Với DN tính thuế theo phương pháp trực tiếp được thể hiện qua sơ đồ 2.4
Các bút toán ghi cho TK 331 “ Phải trả người bán” là tương tự như các DN tính
thuế theo phương pháp khấu trừ, nhưng giá trị ghi trong các bút toán ghi nhận giá trị

vật tư, hàng hóa, TSCĐ là tổng giá trị thanh toán, tức là giá trị đã có thuế.
TK 111, 112 TK 331 TK 211, 213
Thanh toán tiền hàng Mua chịu TSCĐ


TK 152, 153 TK 152, 153

Người bán giảm giá hàng bán Mua vật tư hàng hóa chịu
TK 311, 341
TK 627, 641,642
Dùng tiền vay thanh toán Nhận dịch vụ cung cấp của
Cho người bán người bán

TK 711
Khoản nợ được xóa


Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán TK 331 đối với DN chịu thuế theo phương pháp
trực tiếp
2.1.1.5 Quản lý công nợ đối với khách hàng và nhà cung cấp
a/ Khái niệm về quản lý nợ phải thu, nợ phải trả
*) Khái niệm quản lý
Quản lý là sự tác động có mục đích, có tổ chức của chủ thể quản lý lên đối
tượng quản lý và khách thể quản lý một cách gián tiếp và trực tiếp nhằm sử dụng
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản nợ phải thu
17