tổ chức công tác kế toán

Chương 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN
1.1. Nội dung, ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán
1.1.1. Sự cần thiết của công tác kế toán
Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hang hóa, lúc đầu hình
thành từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu nó ngày
càng phát triển và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay.
Ngày nay sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính
quốc gia phải được đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định của môi
trường kinh tế, hệ thống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa quan hệ và
các hoạt động tài chính.
Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công
cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và
kiểm soát các hoạt động kinh tế.
Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực
gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính đảm nhiệm vai trò cung cấp thông tin có
ích cho các quyết định kinh tế.
 Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài
chính nhà nước và rất cần thiết và quan trọng đối với hoạt động tài chính của
doanh nghiệp.
1.1.2. Một số khái niệm về tổ chức kế toán
• Đơn vị kế toán:
Một thực thể kinh doanh phải có tư cách pháp nhân và cần có đơn vị kế
toán nhưng tùy thuộc vào qui mô của doanh nghiệp (tập đoàn, tổng công ty,
công ty, công ty mẹ - công ty con… và tùy thuộc vào mức độ phân cấp quản lý).
Tất cả các đơn vị nói chung và các doanh nghiệp nói riêng đều phải tổ
chức thực hiện công tác kế toán, những đơn vị này được gọi là đơn vị kế toán.
Có thể nói rằng ở đâu có sự quản lý độc lập hay có sự phân cấp quản lý
thì ở đó phải hình thành đơn vị kế toán.
Các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia thành 3 cấp:
+ Đơn vị kế toán cấp chủ quản.

+ Đơn vị kế toán cấp cơ sở (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập).
+ Đơn vị kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ).
• Tổ chức công tác kế toán:

1
Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp
cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ
máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo
lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp
thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác.
Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng
và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán
cơ sở.
Tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu
thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và
báo cáo kế toán cho mục đích quản lý.
Tổ chức hạch toán kế toán là tổ chức một khối lượng công tác kế toán và
bộ máy nhân sự của kế toán trên cơ sở vận dụng chế độ kế toán trong điều kiện
cụ thể của từng đơn vị. (Yêu cầu là phải gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, đảm bảo
cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý).
1.1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán: Bao gồm
- Xác định mô hình tổ chức kế toán: Dựa vào đặc điểm của đơn vị để xác
định mô hình tổ chức kế toán (tập trung hay phân tán, vừa tập trung vừa phân
tán…).
- Tổ chức khối lượng công tác kế toán: Theo các giai đoạn hạch toán kế
toán thì tổ chức công tác kế toán phải thực hiện các nội dung sau:
+ Tổ chức chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán, công tác hạch
toán ban đầu, cách luân chuyển và sử lý chứng từ một cách khoa học và hợp lý.
+ Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán chính xác, đầy đủ, kịp thời.
Ngoài ra việc tổ chức khối lượng công tác kế toán phải phù hợp với từng

phần hành kế toán trong bộ máy kế toán của đơn vị.
- Tổ chức trang bị, phương tiện, thiết bị tính toán, thông tin, bảo quản số
liệu, tài liệu và chỗ làm việc kế toán một cách khoa học và hiệu quả.
- Tổ chức bộ máy kế toán khoa học, phù hợp với đặc điểm của đơn vị KT,
đảm bảo phát huy vai trò của kế toán trưởng.
TK: Nội dung công tác kế toán trong DN bao gồm việc thu nhận, sử lý, hệ
thống hóa và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, hoạt động sản xuất kinh
doanh, quá trình lưu chuyển vốn… nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động
kinh tế tài chính ở doanh nghiệp, cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế
vĩ mô và vi mô.

2
Các nội dung kinh tế được chi tiết hóa thành các công việc kế toán cụ thể
và cần được thực hiện một cách khoa học.
Công việc kế toán trong doanh nghiệp được phân theo nhiều tiêu thức
khác nhau:
* Theo yêu cầu và phạm vi sử dụng thông tin KT công việc kế toán được
phân chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị.
+ Kế toán tài chính hệ thống hóa cung cấp thông tin kế toán theo các chỉ
tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp được qui định trong báo cáo tài chính nhằm phục
vụ công tác quản lý kế toán, tài chính vĩ mô và vi mô, phục vụ cho công tác
thống kê và thông tin kinh tế.
Kế toán tài chính có pháp lý cao và chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ
quan quản lý kinh tế tài chính của nhà nước.
+ Kế toán quản trị không có tính chất pháp lý cao, thông tin kế toán quản
trị chỉ phục vụ cho quản trị kinh doanh nội bộ trong doanh nghiệp.
* Theo mức độ chi tiết của chỉ tiêu kinh tế tài chính cần hệ thống hóa:
Công tác kế toán được chia thành kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết:
+ Kế toán tổng hợp sử dụng hệ thống tài khoản cấp 1 và sổ kế toán tổng
hợp để hệ thống hóa thông tin theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp trong

bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các báo cáo định kỳ khác.
+ Kế toán chi tiết hệ thống hóa thông tin cụ thể hơn, chi tiết hơn, mức độ
hệ thống hóa thông tin kế toán chi tiết phụ thuộc vào yêu cầu quản lý kinh tế, tài
chính của doanh nghiệp và những điều kiện cụ thể như tính phức tạp, chi phí
hạch toán có thể chấp nhận được.
1.1.4. Ý nghĩa, yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý:
* Ý nghĩa:
- Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế đầy đủ, kịp
thời đáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính (vĩ mô và vi
mô).
- Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn ngăn ngừa những
hành vi làm tổn hại đến tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp.
- Mọi tồn tại và thiếu sót về công tác tổ chức kế toán đều có thể dẫn đến
sự trì trệ trong công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin kinh tế không
đầy đủ, không chính xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí.
Vì vậy tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán là vấn đề có
tầm quan trọng đặc biệt để thực hiện tốt công tác quản lý kinh tế ở doanh
nghiệp.

3
* Yêu cầu:
- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh
tế tài chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kinh tế đánh tin cậy phục
vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh
của danh nghiệp.
- Phù hợp với quy mô và đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
- Phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kinh tế, và trình độ
trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp.
- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.

1.2. Đối tượng và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán
1.2.1. Đối tượng của tổ chức công tác kế toán
* Đối tượng kế toán: (theo luật kế toán năm 2003) tùy theo từng lĩnh vực.
- Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh gồm:
+ Tài sản cố định, tài sản lưu động
+ Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu
+ Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập.
+ Thuế và các khoản nộp ngân sách
+ Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kinh tế
* Đối tượng nghiên cứu của hạch toán kế toán:
Đó là các hoạt động kinh tế tài chính, sự biến động về tài sản, nguồn vốn,
sự chu chuyển của tiền, sự tuần hoàn của vốn kinh doanh.
* Đối tượng của tổ chức công tác kế toán:
- Xuất phát từ qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
liên quan đến khối lượng công tác kế toán mà đơn vị kế toán phải đảm nhận.
- Mức độ thu nhận, sử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin cho người
sử dụng phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
- Sử dụng hình thức kế toán, phương pháp kế toán được xác định.
- Trình độ, khả năng của cán bộ kế toán và trang thiết bị kỹ thuật sử dụng.
1.2.2. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là trách nhiệm của lãnh đạo
đơn vị và kế toán trưởng. Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức công tác kế toán:
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài
chính trong đơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ và quản
lý cho từng bộ phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy.

4
- Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế
toán, trang thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các chế

độ kế toán tài chính liên quan nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng và hiệu quả
thông tin kinh tế.
- Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ về quản
lý kinh tế tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng.
- Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượng
nhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của doanh nghiệp.
- Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức
năng khác trong đơn vị về công việc liên quan đến công tác kế toán.
- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán.
1.3. Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc kế toán chung
được thừa nhận (GAAP), ngoài ra còn phải tuân thủ các nguyên tắc cụ thể đối
với công tác tổ chức kế toán.
1.3.1. Nguyên tắc thống nhất
- Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý
doanh nghiệp và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác.
- Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế
độ kế toán hiện hành.
- Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm
bảo sự so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Bảo đảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán
(phương pháp kế toán hành tồn kho, phương pháp kế toán tính giá thành,
phương pháp hạch toán ngoại tệ).
1.3.2. Nguyên tắc phù hợp
- Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước, bộ, ngành.
- Phù hợp với khả năng, trình độ của các kế toán viên.
- Phù hợp với thông lệ quốc tế.
1.3.3. Nguyên tắc hiệu quả:
- Đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệu

quả về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
- Tính toán sao cho chi phí ít nhất vẫn đảm bảo được công việc kế toán
đạt hiệu quả cao nhất.
1.4. Cơ sở để thực hiện các nội dung của công tác kế toán

5
1.4.1. Lý luận về khoa học tổ chức
- Công tác tổ chức là yếu tố quan trọng quyết định việc thực hiện nhiệm
vụ ở mỗi đơn vị. Nếu tổ chức khoa học sẽ phát huy năng lực của tập thể và các
thành viên, nếu tổ chức không tốt sẽ gây trì trệ ảnh hưởng đến chất lượng công
tác và hiệu quả SXKD của doanh nghiệp.
- Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp là tập hợp các cán bộ, nhân viên kế
toán nhằm đảm bảo thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán của doanh
nghiệp. Mỗi nhân viên trong bộ máy kế toán đều được quy định rõ chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn trong quá trình tiến hành công tác kế toán đồng thời có
mối quan hệ nghiệp vụ qua lại với nhau trong quá trình thực hiện công việc.
- Triển khai tổ chức bộ máy kế toán phải trên cơ sở khối lượng công tác
kế toán phân công bố trí công việc cho các thành viên phải từ khối lượng công
tác kế toán đã vạch ra.
1.4.2. Cơ sở tổ chức công tác kế toán phải dựa trên đặc điểm tổ chức sản xuất
kinh doanh và phân cấp quản lý của doanh nghiệp.
- Qui mô doanh nghiệp càng lớn, đặc điểm sản xuất kinh doanh càng phức
tạp, không gian bố trí các đơn vị càng phân tán thì đòi hỏi công tác kế toán càng
phải hợp lý và khoa học.
- Sự phân chia quyền hạn về quản lý tài chính và quản lý hoạt động kinh
doanh giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới, quyền quyết định trong quá trình
xây dựng và quản lý sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến việc tổ chức công tác
kế toán.
- Phân cấp quản lý kinh tế tài chính là tiền đề cho hạch toán kinh tế nội
bộ. Hạch toán kinh tế nội bộ sẽ làm cho tập thể lao động quan tâm nhiều hơn

đến kết quả SXKD. Khi đã hình thành phân cấp quản lý tài chính trong doanh
nghiệp thì phải dựa vào phân cấp này kết hợp với trình độ kế toán ở các đơn vị
bộ phận của doanh nghiệp để xác định mô hình tổ chức kế toán phù hợp.
1.4.3. Cơ sở tổ chức kế toán phải dựa vào đặc điểm của đối tượng kế toán và
phương pháp kế toán của đơn vị
- Dựa trên đặc điểm của đối tượng kế toán như trình độ quản lý, mức độ
sử dụng thông tin kế toán để làm cơ sở tổ chức công tác kế toán. Đòi hỏi cung
cấp thông tin càng cao thì tổ chức bộ máy càng phải đủ và khoa học.
(Thông tin kế toán là những thông tin định lượng phản ánh các sự kiện,
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chủ yếu mang tính chất tài chính và cần thiết
cho việc ra các quyết định kinh tế phù hợp).

6
- Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội
dung công việc kế toán. Căn cứ vào phương pháp kế toán và chế độ kế toán để
xác định trình tự hạch toán phù hợp (chứng từ, sổ kế toán, báo cáo kế toán). Căn
cứ vào đặc điểm đó để tổ chức công tác kế toán thích hợp.
1.4.4. Phải dựa vào các chuẩn mực kế toán trong nước và quốc tế
- Chuẩn mực kế toán gồm những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ
bản để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu quản lý của nhà
nước và các thông lệ quốc tế, nhất là các đơn vị liên doanh với nước ngoài hoặc
có vốn đầu tư nước ngoài.
1.5. Khoa học tổ chức kế toán với các môn khoa học khác
- Cũng giống như các môn khoa học kinh tế khác, công tác kế toán nghiên
cứu quá trình tái sản xuất thông qua nghiên cứu tài sản, nguồn hình thành tài
sản, sự tuần hoàn của vốn qua quá trình sản xuất kinh doanh và các mối quan hệ
kinh tế pháp lý phát sinh trong quá trình tồn tại và hoạt động của một đơn vị kế
toán.
- Công tác kế toán là một môn khoa học đồng thời cũng là một nghề

nghiệp trong lĩnh vực quản lý kinh tế tài chính. Việc tổ chức công tác kế toán
trong doanh nghiệp là tổ chức thực hiện các nội dung công việc kế toán bằng các
phương pháp khoa học riêng do những người làm kế toán thực hiện.

7
Chương 2
TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
2.1. Ý nghĩa của tổ chức chứng từ kế toán
2.1.1. Các khái niệm
- Chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin
phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi
sổ kế toán.
- Tổ chức chứng từ là quá trình vận dụng chế độ chứng từ vào đặc thù
riêng của doanh nghiệp. Quá trình gồm việc xác định chủng loại, số lượng, nội
dung kết cấu và qui chế quản lý sử dụng chứng từ. Tiếp theo là việc thiết lập các
bước thủ tục cần thiết để hình thành bộ chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát
sinh gắn với từng đối tượng kế toán nhằm thiết lập thông tin ban đầu hợp pháp,
hợp lệ phục vụ cho việc quản lý, tác nghiệp hàng ngày và ghi sổ kế toán.
- Việc thu nhập thông tin kế toán thực chất là việc tổ chức chứng từ. Việc
thu nhập thông tin kế toán phản ánh vào các chứng từ có một ý nghĩa quyết định
đối với tính trung thực, tính hợp lý và đáng tin cậy của thông tin kế toán đồng
thời cũng là căn cứ không thể thiếu để kiểm toán, kiểm tra hoạt động kinh tế tài
chính ở doanh nghiệp.
2.1.2. Ý nghĩa của tổ chức chứng từ kế toán
- Về mặt quản lý: Ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc
cung cấp thông tin kinh tế trở lên nhanh chóng để lãnh đạo doanh nghiệp ra các
quyết định hợp lý, kịp thời. Tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp
thông tin nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển
chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Về kế toán: Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp

lệ mới có giá trị ghi sổ, tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho
việc mã hoá thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán.
- Về pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những
cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế
toán, căn cứ để trọng tài kinh tế giải quyết tranh chấp trong hoạt động kinh
doanh, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và
hiệu quả của công tác kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công
tác kế toán.
 Tổ chức tốt chứng từ sẽ đảm bảo cho hệ thống thông tin ban đầu
được đầy đủ. Tổ chức tốt chứng từ sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu xác minh

8
các nghiệp vụ được đúng đắn, làm cơ sở cho việc sử lý, quy trách nhiệm được
cụ thể, chính xác.
2.2. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán
2.2.1. Những vấn đề cơ bản về chứng từ
* Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ và vật mang tin các
nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành, làm căn cứ
ghi sổ kế toán. Thực chất chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo
mẫu quy định, chúng được dùng để ghi chép nội dung của các nghiệp vụ kinh tế
tài chính phát sinh đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị.
* Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Được lập theo đúng mẫu quy định của pháp luật, đúng nội dung quy
định trên chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán
không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa.
- Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
có liên quan đến đơn vị.
- Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên
quan, những chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên
ngoài phải có dấu của đơn vị kinh tế (nếu có).

- Trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn thì được viết tay nhưng
chứng từ viết tay phải có đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
* Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
- Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về
không gian, thời gian, địa điểm và giá cả.
- Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả.
- Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá của Nhà
nước thì các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn
giá trong từng thời kỳ.
- Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các
pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê
duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng giấu đơn vị. Đối với các chứng từ liên quan đến
nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế
suất và số thuế phải nộp. Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố bổ xung
nhằm phản ánh các chỉ tiêu mang tính đặc thù của ngành.
2.2.2. Phân loại chứng từ kế toán

9
Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và sử lý chứng từ kế toán cần
phải phân loại chứng từ kế toán, người ta phân loại chứng từ kế toán theo những
tiêu thức khác nhau:
- Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh:
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định
+ Chứng từ phản ánh chỉ tiêu sản xuất kinh doanh
- Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế:

+ Chứng từ bắt buộc: Phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân
hoặc đối tượng có yêu cầu quản lý chặt chẽ như: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu,
phiếu chi, phiếu nhập xuất. Đối với các chứng từ bắt buộc phải được lập theo
mẫu thống nhất. Chứng từ bắt buộc có một số loại đặc biệt như séc lệnh chuyển
tiền, lệnh chi tiền, biên lai thu phí, lệ phí, tín phiếu, công trái…
+ Chứng từ hướng dẫn: Phản ánh các mối quan hệ kinh tế trong nội bộ
doanh nghiệp như: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, phiếu báo làm theo
giờ, biên bản kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm… các loại chứng từ này có đặc
thù riêng của từng ngành từng đơn vị.
- Phân loại theo công dụng của chứng từ:
+ Chứng từ mệnh lệnh: Dùng để chuyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị
của người quản lý cho các bộ phận cấp dưới: Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư…
+ Chứng từ thực hiện: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành, thể
hiện kết quả thực hiện và trách nhiệm vật chất mà các bên có liên quan như:
Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất vật tư… Thường chứng từ mệnh
lệnh và chứng từ thực hiện đính kèm với nhau mới đảm bảo đầy đủ tính pháp lý.
+ Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ kết hợp 2 hoặc 3 công dụng khác
nhau như: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội
bộ…
- Phân loại theo thời điểm phát sinh của chứng từ:
+ Chứng từ gốc: Phản ánh một cách trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh
và được lập ngay khi phát sinh, chứng từ gốc bao gồm cả chứng từ mệnh lệnh và
chứng từ thực hiện nó có đầy đủ tính pháp lý trong kế toán và trong quản lý.
+ Chứng từ tổng hợp: (Chứng từ thủ tục kế toán) được lập trên cơ sở
nhiều chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh cùng loại (chứng từ trung

10
gian) nhằm giúp cho việc ghi sổ kế toán được gọn nhẹ. Chứng từ tổng hợp lập
theo định kỳ (3 ngày, 5 ngày, 10 ngày hoặc hàng ngày) như: Bảng tổng hợp
chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ…

Ngày nay ngoài chứng từ bằng giấy tờ còn có chứng từ điện tử, chứng từ
điện tử là chứng từ kế toán mà nội dung của nó được thể hiện dưới dạng điện tử
đã được mã hoá không có sự thay đổi nội dung trong quá trình truyền qua mạng
máy tính hoặc trên vật mang tin như: băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.
Theo các cách phân loại trên tổ chức công tác kế toán là phải xác định số
lượng, chủng loại chứng từ, sau đó tiến hành phân loại, xắp xếp chứng từ để xác
định danh mục chứng từ sử dụng đối với từng loại chứng từ khi được lập để
phản ánh một nghiệp vụ kinh tế tài chính nào đó.
Bộ chứng từ được hình thành thường bao gồm hai loại chứng từ mệnh
lệnh hoặc từ cơ sở và chứng từ thực hiện như: Chi tiền mặt cần lệnh chi tiền và
phiếu chi; hoá đơn bán hàng và phiếu thu, phiếu lĩnh vật tư và phiếu xuất kho…
2.2.3. Tổ chức quá trình lập chứng từ
- Các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế
toán đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho
mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính.
- Tổ chức lập chứng từ là xây dựng qui chế lập và trách nhiệm hình thành
của chứng từ đảm bảo cho chúng hình thành theo đúng chế độ quy định, theo
yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi sổ kế toán.
- Nội dung của một bản chứng từ gồm 2 yếu tố: Yếu tố cơ bản và yếu tố
bổ xung
+ Yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các chứng từ
(tên chứng từ, ngày và số thứ tự của chứng từ, tên địa chỉ của cá nhân có liên
quan, nội dung kinh tế cụ thể, quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá trị, chữ
ký của những người có trách nhiệm).
+ Yếu tố bổ sung: Là các yếu tố thông tin thêm làm rõ những đặc điểm cá
biệt của chứng từ (quy mô kế hoạch hay định mức, phương thức thanh toán, thời
gian bảo hành…).
- Lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Lập đúng mẫu quy định (bắt buộc hoặc hướng dẫn)
+ Ghi đủ các yếu tố của chứng từ

+ Không tẩy xóa chứng từ, nếu lập sai thì phải hủy và lập lại
+ Đảm bảo chế độ nhân liên theo yêu cầu luân chuyển chứng từ giữa các
bộ phận trong đơn vị và các phần hành kế toán.

11
- Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu theo các mẫu quy định để ghi nhận
đầy đủ thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. Tổ
chức luân chuyển chứng từ ban đầu khoa học, hợp lý để các bộ phận có liên
quan thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng
từ có thể kiểm tra, ghi chép hạch toán được kịp thời.
- Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hàng ngày ở tất cả các bộ phận
trong doanh nghiệp, liên quan đến người lao động vì vậy cần phải tổ chức thu
nhận thông tin bằng các chứng từ ban đầu ở tất cả các bộ phận. Chứng từ ban
đầu giúp cho việc hạch toán ban đầu được chính xác, đây là công việc khởi đầu
của quy trình kế toán, tuy nhiên không hoàn toàn do kế toán viên thực hiện mà
do nhưng người làm việc ở các bộ khác trong doanh nghiệp được phân công
thực hiện với sự hướng dẫn, kiểm tra và giám sát của phòng kế toán doanh
nghiệp.
- Các nghiệp vụ nội sinh khi phát sinh cũng phải lập chứng từ kế toán làm
căn cứ ghi sổ. Đại bộ phận các chứng từ kế toán về nghiệp vụ nội sinh do các kế
toán viên lập. Doanh ngiệp cần xây dựng mẫu chứng kế toán về nghiệp vụ nội
sinh do các kế toán viên lập. Doanh nghiệp cần xây dựng mẫu chứng từ thống
nhất, thích hợp với từng loại nghiệp vụ nội sinh thường phát sinh trong doanh
nghiệp (là các nghiệp vụ phân bổ và trích trước chi phí để tính giá thành, phân
bổ cho các đối tượng, các nghiệp vụ liên quan đến việc xác định kết quả hoạt
động kinh doanh - vẫn thường gọi là bút toán điều chỉnh bút toán kết chuyển).
2.2.4. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ
- Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứa đựng thông tin vừa là phương
tiện truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn
thành ở doanh nghiệp.

- Tổ chức phân công các kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ
về từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của mình và
bắt buộc phải kiểm tra chặt chẽ chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán.
- Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: (khi tiếp nhận chứng từ kế
toán phải kiểm tra).
+ Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính
pháp lý của số liệu kế toán.
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kế toán tài chính trong chứng từ
nhằm đảm bảo việc tuân thủ các chế độ về quản lý kế toán tài chính của nhà
nước ngăn chặn kịp thời các hiện tượng tham ô lãng phí.

12
+ Kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản
ánh trong chứng từ. Tính hợp lý là nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh phải
phù hợp với kế hoạch, với dự toán hay hợp đồng, phù hợp với các định mức
kinh tế kỹ thuật, phù hợp với kỷ luật thanh toán, tín dụng, phù hợp với giá cả thị
trường hiện tại.
+ Kiểm tra tính chính xác và trung thực của các thông tin trên chứng từ
(bao gồm nội dung chỉ tiêu, yếu tố số lượng và chất lượng, hiện vật và giá trị).
Kiểm tra căn cứ và phương pháp tính các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứng từ
nhằm bảo đảm tính chính xác của số liệu kế toán.
Kiểm tra chứng từ kế toán (các thông tin về hoạt động kế toán tài chính)
là một chức năng của hạch toán kế toán vì vậy các kế toán viên phải coi trọng
việc kiểm chứng từ trước khi ghi sổ kế toán để bảo đảm chất lượng thông tin kế
toán.
Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra chứng từ kế toán đòi hỏi phải nắm chắc
chế độ quản lý kế toán tài chính hiện hành, năm chắc kỷ luật thanh toán, tín
dụng, các định mức kinh tế kỹ thuật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh, nắm chắc giá cả thị trường về các đối tượng tính giá ở doanh nghiệp.
2.2.5. Tổ chức sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán

- Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, số liệu để ghi sổ kế toán là số liệu
của chứng từ gốc hợp pháp và hợp lệ. Trước khi ghi sổ kế toán các kế toán viên
phải phân loại chứng từ theo các tiêu thức phân loại đã được xác định.
- Chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế
toán phải được dịch ra tiếng việt.
- Căn cứ vào phương pháp kế toán của đơn vị, kế toán sử dụng chứng từ
để ghi sổ kế toán (sổ tổng hợp và sổ chi tiết):
+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái: Từ chứng từ gốc (theo trình
tự thời gian) lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi ghi vào Nhật ký - Sổ cái đồng
thời ghi vào thẻ, sổ chi tiết.
+ Đơn vị sử dụng hình thức Nhật ký Chung: Từ các chứng từ phát sinh ghi
vào 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt Sổ nhật ký chung và sổ cái, sau đó dung các
số liệu trên chứng từ ghi vào sổ kế toán chi tiết.
+ Đơn vị sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ: Hình thức này tách rời việc
ghi sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thành 2 bước công việc độc lập nhau.
Căn cứ vào chứng từ hàng ngày kế toán lập thành các chứng từ ghi sổ, chứng từ
ghi sổ là cơ sở ghi sổ kế toán tổng hợp (sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái).

13
Cơ sở để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm chứng từ ghi sổ đã
lập.
+ Đơn vị sử dụng hình thức nhật ký - chứng từ: Căn cứ vào chứng từ kế
toán tiến hành phân loại chứng từ đưa vào các bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng
loại để lập thành các nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ ghi các nghiệp vụ cùng
loại theo bên có các tài khoản và ghi bên Nợ nhiều tài khoản. Các sổ chi tiết dựa
trên các chứng từ gốc và các bảng phân bổ để ghi sổ.
Chứng từ có ý nghĩa hết sức quan trọng đến việc ghi sổ kế toán và cung
cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng vì vậy phải tổ chức việc lập,
kiểm tra chứng từ kế toán thật tốt để phản ánh trung thực tình hình kinh tế tài
chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2.6. Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ
Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của chính phủ
hướng dẫn thi hành luật kế toán. QĐ 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm
2000 của Bộ trưởng bộ tài chính ban hành chế độ chứng từ kế toán.
- Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo
cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong
quá trình sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu của mình
trong quá trình sử dụng.
- Tài liệu kế toán lưu phải là bản chính. Đối với chứng từ kế toán chỉ có
một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cá 2 nơi thì một trong hai nơi được lưu
trữ bản chứng từ sao chụp.
- Chứng từ điện tử trước khi đưa vào lưu trữ phải in ra giấy để lưu trữ
theo qui định lưu trữ tài liệu kế toán. Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ
bản gốc trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp để sử
dụng khi cần thiết.
- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp
xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán
năm.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm
tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của tài
liệu kế toán.
- Tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị. Kho lưu trữ
tài liệu kế toán phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo quản an toàn trong quá
trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.

14
- Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu là 5 năm, 10 năm, 20 năm, có loại
vĩnh viễn (theo điều 40 của pháp luật kế toán). Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ
sau 12 tháng tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, hoặc báo cáo quyết toán được

duyệt.
- Tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy, khi tiêu hủy
phải có quyết định của Hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ.
2.3. Tổ chức luân chuyển chứng từ
2.3.1. Những vấn đề cơ bản về luân chuyển chứng từ
- Khái niệm: Để phục vụ cho công tác quản lý và công tác hạch toán kế
toán, chứng từ kế toán luân phải vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác
theo một trình tự nhất định phù hợp với từng loại chứng từ và nghiệp vụ kinh tế
phát sinh tạo thành một chu trình gọi là sự luân chuyển chứng từ.
- Các giai đoạn của quá trình luân chuyển chứng từ:
+ Lập chứng từ hoặc tiếp nhận các chứng từ từ bên ngoài.
+ Kiểm tra chứng từ (tính hợp pháp, hợp lý và các yếu tố cơ bản của
chứng từ).
+ Sử dụng để ghi sổ, chỉ đạo nghiệp vụ (phân loại chứng từ, định khoản,
ghi sổ kế toán)
+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán.
+ Lưu trữ chứng từ
- Kế toán xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ phù hợp với từng
nghiệp vụ kinh tế tài chính khác nhau để các bộ phận chức năng, các kế toán
viên thực hiện được việc kiểm tra, ghi chép hạch toán theo chức trách nhiệm vụ
được phân công.
- Lập chương trình luân chuyển chứng từ là quá trình:
+ Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến lập chứng từ,
kiểm tra, ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán (các phòng nghiệp vụ…)
+ Xác định trách nhiệm vật chất của từng người tham gia thực hiện và xác
minh nghiệp vụ kinh tế. (thủ trưởng, kế toán trưởng, người nhận, thủ kho…).
+ Xác định trình tự vận động của chứng từ kế toán, hạn chế sự trùng lặp,
tăng tính chính xác kịp thời.
+ Qui định rõ thời hạn lưu giữ chứng từ ở các bộ phận để kịp thời chuyển
cho các bộ phận kế tiếp và chuyển đến kế toán để hạch toán kịp thời.

- Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển chứng từ ở doanh
nghiệp cần quy định rõ chức trách, nhiệm vụ quản lý của từng bộ phận chức

15
năng, của từng cá nhân có trách nhiệm đến việc thực hiện nhiệm vụ, giảm bớt
các khâu trung gian và giảm thủ tục chứng từ không cần thiết.
2.3.2. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt
Chứng từ chi tiền mặt phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi, kế toán
trưởng hoặc người được ủy quyền kỳ trước khi thực hiện.
- Nghiệp vụ thu chi tiền mặt
+ Thu tiền:
1. Thu từ bán SP, hàng hoá, dịch vụ
2. Thu từ đi vay
3. Thu từ rút tiền gửi về quỹ
4. Thu từ các khoản nợ phải thu
5. Thu hồi các khoản đầu tư chứng
khoán, hoạt động tc, hoạt động khác.
+ Chi tiền:
1. Chi do xuất quỹ nộp vào NH
2. Chi cho vay
3. Chi cho hoạt động đầu tư góp vốn
đầu tư chứng khoán
4. Chi thanh toán các khoản nợ phải
trả
5. Chi khác cho hoạt động SX KD
- Chứng từ sử dụng:
+ Biên lai thu tiền: Là chứng từ trung gian thu tiền trước khi nộp vào quỹ
tập trung của đơn vị.
+ Phiếu thu: MS01-TT do kế toán thanh toán lập thành 3 liên đặt giấy
than viết 1 lần trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên

3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.
+ Phiếu chi: MS02-TT: Do kế toán trưởng hoặc kế toán tiền mặt lập thành
2 hoặc 3 liên, 3 liên trong trường hợp doanh nghiệp có đơn vị cấp trên trong đó
liên 1 lưu tại quyển, liên 2 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 (nếu có)
chuyển cho kế toán cấp trên.
- Quy trình lập và luân chuyển của phiếu thu được thực hiện 1 trong 2
phương án sau:
Trong thực tế doanh nghiệp có thể áp dụng phương án 1 hoặc phương án
2 hoặc kết hợp cả 2 phương án. Nếu thực hiện kết hợp cả hai phương án thì phải
tuân thủ yêu cầu sau:
+ Đối với nghiệp vụ thu tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1để
đảm bảo tính chặt chẽ của nghiệp vụ. Thu tiền nhỏ có tính chất thường xuyên để
đảm bảo tính kịp thời của nghiệp vụ thu tiền và ghi sổ kế toán sử dụng phương
án 2.

16
Phương án 1:
Trách nhiệm LC Các bộ phận chức năng
Người
nộp tiền
KTT thủ
trưởng
ĐV
Thủ quỹ
Kế toán
thanh toán
(KTTT)
1. Đề nghị nộp tiền

2. Lập phiếu thu


3. Ký phiếu thu

4. Thu tiền

5. Ghi sổ

6. Bảo quản Chứng từ

Phương án 2:
Trách nhiệm LC Các bộ phận chức năng
Người
nộp tiền
KTT thủ
trưởng
ĐV
Thủ quỹ
Kế toán
thanh toán
(KTTT)
1. Đề nghị nộp tiền

2. Lập phiếu thu

3. Thu tiền

4. Ghi sổ

5. Ký phiếu thu


6. Bảo quản Chứng từ

- Quy trình lập và luân chuyển của phiếu chi
+ Phương án 1:
Trách nhiệm LC Các bộ phận chức năng
Người có
nhu cầu
chi tiền
KTT thủ
trưởng
ĐV
Thủ quỹ
Kế toán
thanh toán
(KTTT)
1. Đề nghị chi tiền

2. Duyệt lệnh chi

3. Lập phiếu chi

4. Ký phiếu chi

5. Chi tiền

6. Ghi sổ

7. Bảo quản Chứng từ

+ Phương án 2:

17
Trách nhiệm LC Các bộ phận chức năng
Người có
nhu cầu
chi tiền
KTT thủ
trưởng
ĐV
Thủ quỹ
Kế toán
thanh toán
(KTTT)
1. Đề nghị chi tiền

2. Duyệt lệnh chi

3. Lập phiếu chi

4. Chi tiền

5. Ghi sổ

6. Ký phiếu chi

7. Bảo quản Chứng từ

- Trường hợp doanh nghiệp có thể sử dụng phương án 1 hoặc phương án 2
hoặc kết hợp cả 2 phương án thì phải thực hiện yêu cầu:
+ Đối với nghiệp vụ chi tiền lớn có tính trọng yếu sử dụng phương án 1

nhằm đảm bảo tính chặt chẽ của những nghiệp vụ chi tiền.
+ Đối với nghiệp vụ chi tiền nhỏ mang tính chất thường xuyên cho hoạt
động sản xuất kinh doanh để đảm bảo tính kịp thời của nghiệp vụ chi tiền và ghi
sổ kế toán ta sử dụng phương án 2.
2.3.3. Trình tự luân chuyển chứng từ nhập xuất kho vật liệu cho sản xuất:
- Khái niệm hàng tồn kho:
Hàng tồn kho là 1 bộ phận tài sản lưu động thường được lưu chuyển qua
kho mà doanh nghiệp mua về với mục đích để sản xuất ra sản phẩm, hàng hoá,
dịch vụ hoặc để bán.
Hàng tồn kho là NVL, công cụ, phụ tùng, doanh nghiệp mua về dùng cho
hoạt động sản xuất kinh doanh, hàng hoá doanh nghiệp mua về với mục đích để
bán.
Thành phẩm doanh nghiệp sản xuất ra nhập kho để bán.
- Chứng từ sử dụng
+ Biên bản giao nhận là chứng từ dùng để minh chứng tính chính xác của
nghiệp vụ nhập hàng tồn kho. Giữa 3 đối tượng: Người bán, người quản lý tài
sản và thủ kho về mặt lý thuyết biên bản kiểm nghiệp được lập cho tất cả các
nghiệp vụ hàng tồn kho, nhưng trên thực tế bán hàng này chỉ được lập trong các
trường hợp sau đây.
- Hàng nhập với khối lượng lớn
- Hàng nhập không nguyên đai nguyên kiện rời lẻ.
- Hàng nhập có tính chất cơ khí hoá phức tạp.

18
- Phiếu nhập kho: MS01-PNK: Phiếu này do cán bộ phòng cung ứng lập
thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho
người nhập hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.
- Phiếu xuất kho: MS02-PXK do cán bộ phòng cung ứng hoặc bộ phận có
nhu cầu sử dụng vật tư lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần. Trong đó liên 1
lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và

ghi sổ kế toán.
* Tổ chức lập và luân chuyển phiếu nhập kho.
Trách nhiệm LC Các bộ phận chức năng
Người có
nc nhập
hàng
Ban
kiểm
nghiệm
Cán bộ
phòng cung
ứng
Phụ trách
cung ứng
Thủ
kho
KT
hàng
TK
1. Đề nghị nhập hàng

2. Biên bản kiểm nghiệm

3. Lập phiếu nhập
 
4. Ký phiếu nhập

5. Nhập kho

6. Ghi sổ


7. Bảo quản chứng từ

* Tổ chức lập và luân chuyển phiếu xuất kho.
Trách nhiệm LC Các bộ phận chức năng
Người có
nhu cầu
Cán bộ
phòng
cung ứng
KTT (thủ
trưởng
đơn vị)
Thủ
kho
KT hàng
TK
1. Đề nghị xuất dùng

2. Duyệt lệnh xuất

3. Lập phiếu xuất

4. Ký phiếu xuất

5. Xuất kho

6. Ghi sổ

7. Bảo quản chứng từ


Phiếu xuất kho thường được lập thành 3 liên:
Liên 1: Thủ kho lưu để ghi thẻ kho và đối chiếu với kế toán
Liên 2: Người nhận vật liệu
Liên 3: Kế toán vật tư ghi sổ (sổ chi tiết vật tư) sau đó chuyển sang cho kế
toán tập hợp chi phí sản xuất.
2.3.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng (hóa đơn)
- Hóa đơn bán hàng được thể hiện bằng các hình thức sau đây:
+ Hóa đơn theo mẫu in sẵn (hóa đơn vó VAT và hóa đơn có VAT trực
tiếp – hoá đơn thông thường).

19
+ Hóa đơn in từ máy
+ Hóa đơn điện tử
+ Tem, vé, thẻ in giá thanh toán
Bộ tài chính quy định mẫu hóa đơn, tổ chức hoặc cá nhân tự in hóa đơn
bán hàng phải được cơ quan tài chính có thẩm quyền thỏa thuận bằng văn bản.
- Trình tự luân chuyển chứng từ về bán hàng như sau:
Trách nhiệm LC Các bộ phận chức năng
Người
mua hàng
Cán bộ
phòng KD
(phòng VT)
KTT (Thủ
trưởng
đơn vị)
Thủ
kho
Thủ

quỹ
KT HTK
(KTBH)
1. Đề nghị mua hàng

2. Viết hoá đơn

3. Ký hoá đơn

4. Viết phiếu thu

5. Ký phiếu thu

6. Thu tiền

7. Xuất hàng

8. Ghi sổ

9. Bảo quản chứng từ

Hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên:
Liên 1: Thủ kho hoặc nhân viên bán hàng Lưu để ghi thẻ kho và đối chiếu
với kế toán.
Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Kế toán lập chứng từ thu tiền và ghi sổ kế toán.
2.3.5. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán tăng giảm TSCĐ
- Khi lập chứng từ tăng giảm TSCĐ phải phản ánh đúng nguyên giá.
- Chứng từ của chủ sở hữu thường là các chứng từ mệnh lệnh như các
quyết định về đầu tư, điều động liên doanh, quyết định về nhượng bán, thanh lý

tài sản cố định.
- Chứng từ thực hiện việc giao nhận thanh lý, hoặc nhượng bán TSCĐ nó
gắn liền với từng TSCĐ.
- Trình từ luân chuyển chứng từ TSCĐ thể hiện như sau:

20
Hội đồng giao
thận thanh lý
TSCĐ
Biên bản giao,
nhận thanh lý
TSCĐ (chứng
từ thực hiện)
Chủ sở hữu
TSCĐ
Các quyết định
(chứng từ
mệnh lệnh)
Kế toán TSCĐ
Bộ chứng từ
Ghi thẻ Ghi sổ
TSCĐ TSCĐ
2.4. Quá trình hình thành và hoàn thiện chế độ chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán là những thông tin hữu ích phục vụ cho việc quản lý
và điều hành hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp vì vậy nó được hình
thành và hoàn thiện cùng với nền sản xuất hàng hóa. Khi sản xuất phát triển
người ta cần phải có thông tin chính xác về tình hình thị trường, giá cả do đó
người ta phải tính toán chi phí, phân chia các loại chi phí, tính toán giá thành, lợi
nhuận từ đó mà kế toán ngày càng phát triển và hoàn thiện và chứng từ kế toán
càng được coi trọng và hoàn thiện các nội dung của chứng từ để thuận tiện cho

việc hệ thống hóa các thông tin cần thiết.
- Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu thông tin kế toán càng trở lên đa
dạng và bức thiết. Hiện nay thông tin được xem như là một yếu tố trực tiếp của
quá trình sản xuất kinh doanh.
- Kinh tế thị trường ngày càng phát triển, yêu cầu quản lý của nhà nước
ngày càng cao, những thông tin kế toán sẽ giúp cho việc hoạch định chính sách
vĩ mô và vi mô, giúp cho các doanh nghiệp quyết định chính sách về đầu tư,
chính sách thị trường và biện pháp quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp
làm cho hiệu quả kinh doanh ngày càng cao.
- Do yêu cầu nắm bắt và sử lý thông tin ngày càng phải khoa học và đầy
đủ hơn vì vậy các chuyên gia về kế toán tài chính không ngừng nghiên cứu và
ngày càng hoàn thiện hơn về chế độ chứng từ kế toán (nay là vụ chế độ kế toán
-bộ tài chính).

21
Chương 3
TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỐ KẾ TOÁN
3.1. Khái niệm, ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán
3.1.1. Khái niệm
- Theo nguyên lý kế toán: Sổ kế toán là biểu hiện vật chất cụ thể của
phương pháp tài khoản và ghi kép trên sổ kế toán (là sự thể hiện nguyên lý của
phương pháp ghi sổ kép).
- Theo công dụng: Sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối
ứng tài khoản trên thực tế vận dụng.
- Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu nhất định có liên quan chặt chẽ với
nhau ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở
số liệu của chứng từ gốc hợp lệ và hợp pháp.
3.1.2. Ý nghĩa:
- Sổ kế toán là phương tiện cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản
ánh một cách có hệ thống các thông tin kinh tế theo thời gian và đối tượng.

- Phân loại nghiệp vụ theo nội dung kinh tế nhằm cung cấp các thông tin
cần thiết cho quản lý mà chứng từ kế toán không cung cấp được.
- Là cơ sở để tổng hợp và chi tiết các đối tượng cần quản lý và để lập báo
cáo tài chính.
3.1.3. Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán
- Việc tổ chức xây dựng hệ thống sổ và ghi chép kế toán một cách khoa
học, chính xác có một ý nghĩa quan trọng đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu và
cung cấp thông tin kế toán, đảm bảo chất lượng của các chỉ tiêu báo cáo tiết
kiệm được thời gian công tác.
- Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đáp ứng các nguyên tắc và yêu
cầu sau:
+ Sổ kế toán tổng hợp phải đảm bảo mối quan hệ thống nhất giữa ghi sổ
theo thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế
tài chính phát sinh ở doanh nghiệp.
+ Đảm bảo thống nhất mối quan hệ giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế
toán chi tiết đối với các chỉ tiêu kế toán tài chính tổng hợp.
+ Phải đảm bảo mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu số liệu nhằm bảo đảm
tính chính xác tuyệt đối trong quá trình hệ thống hóa thông tin kế toán từ các
chứng từ kế toán.
3.2. Phân loại hệ thống sổ kế toán

22
- Do yêu cầu sử dụng thông tin kế toán người ta sử dụng nhiều loại sổ kế
toán khác nhau tuỳ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng. Mỗi hình thức kế toán
sử dụng số lượng sổ kế toán khác nhau. Các loại sổ kế toán khác nhau về:
+ Chức năng ghi chép của sổ
+ Hình thức và nội dung kết cấu
+ Phương pháp hạch toán các chỉ tiêu kinh tế tài chính
+ Cơ sở số liệu ghi chép vào sổ
- Để thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu đáp ứng yêu cầu quản lý người

ta phân loại sổ sách kế toán theo các tiêu thức khác nhau.
3.2.1. Phân loại theo phương pháp ghi (còn gọi là phương pháp khái quát)
Theo phương pháp ghi và tính chất hệ thống hóa phản ánh số liệu sổ kế
toán có 3 loại chủ yếu:
+ Sổ nhật ký: Ghi các nghiệp vụ phát sinh theo thời gian, không phân loại
theo đối tượng phản ánh, không phản ánh số dư của tài khoản mà chỉ phản ánh
số phát sinh.
+ Sổ cái: Ghi số liệu liên quan đến 1 đối tượng tổng hợp hoặc chi tiết nhất
định. Mỗi tờ sổ cái mở cho 1 tài khoản riêng hoặc 1 số tài khoản có liên quan
mật thiết với nhau, theo dõi cả biến động tăng và giảm của đối tượng mở sổ. Sổ
cái được ghi chép theo định kỳ.
+ Nhật ký sổ cái: Là loại sổ liên hợp giữ nhật ký và sổ cái.
3.2.2. Phân loại theo kết cấu bên trong của sổ:
- Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng cột, các tài khoản đối ứng được thiết kế ở
cột theo những đối tượng nhất định.
- Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng dòng: quan hệ đối ứng của một tài khoản
được thiết kế theo dòng, chứng từ sẽ được vào sổ theo cột tài khoản đối ứng.
3.2.3. Phân loại theo công dụng của sổ:
- Sổ chi tiết: Là loại sổ kế toán mở cho tài khoản chi tiết gắn với một đối
tượng cụ thể, có thể theo dõi biến động của đối tượng theo các chỉ tiêu hiện vật
và giá trị.
- Sổ tổng hợp: Là loại sổ dùng để theo dõi những chỉ tiêu tổng hợp về một
đối tượng nhất định, sổ tổng hợp thường được ghi định kỳ và chỉ theo dõi đối
tượng theo chỉ tiêu tiền tệ (thước đo giá trị), được làm cơ sở để lập báo cáo tài
chính, kế toán.
- Sổ liên hợp: Là loại sổ kế toán mang tính chất kết hợp giữa tổng hợp và
chi tiết trên cùng một quyển sổ và trong cùng một lần ghi.

23
Kết cấu và mẫu sổ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào hình thức kế toán sử

dụng. Mỗi hình thức kế toán có loại sổ tổng hợp khác nhau, trình tự hệ thống
hoá thông tin khác nhau, cách kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ cũng khác nhau.
Đối với các sổ kế toán chi tiết thì kết cấu mẫu sổ tương tự nhau không
phụ thuộc vào hình thức kế toán sử dụng mà chủ yếu phụ thuộc vào yêu cầu
quản lý nội bộ trong doanh nghiệp.
3.3. Các hình thức tổ chức sổ kế toán
- Khái niệm: Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán, có
chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau theo
một trình tự hạch toán trên cơ sở của chứng từ gốc:
Để thực hiện những yêu cầu và nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán
người ta đã xây dựng được một số phương án tổ chức hệ thống sổ kế toán sử
dụng cho các đơn vị nói chung và cho các doanh nghiệp nói riêng gọi là hình
thức kế toán. Các hình thức kế toán phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp bao
gồm:
+ Hình thức kế toán nhật ký sổ cái;
+ Hình thức kế toán nhật ký chung;
+ Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;
+ Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
Còn một hình thức kế toán ghi sổ đơn hiện nay rất ít các doanh nghiệp áp
dụng, thường ở các đơn vị không có bộ máy kế toán, cán bộ làm kế toán mang
tính kiêm nhiệm ở các đơn vị phụ thuộc của các khối hành chính sự nghiệp,
những tổ chức nhỏ không mang tính tìm kiếm lợi nhuận ít tài sản và nợ lần.
Những ghi chép tài chính được ghi vào một quyển sổ thu – chi nhỏ, khoản thu ở
trang bên trái, khoản chi ở trang bên phải, mỗi khoản thu chi đều có ghi ngày
tháng và tóm tắt. (Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 về
việc ban hàng chế độ kế toán doanh nghiệp thì không có hình thức kế toán đơn).
3.3.1. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái:
- Đặc điểm:
+ Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo
trình tự thời gian kết hợp với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp

vụ kế toán tài chính phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất – sổ nhật ký
sổ cái.
+ Tách biệt ghi chép tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2
loại sổ kế toán riêng là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Các loại sổ chủ
yếu trong hình thức này là Nhật ký sổ cái, sổ quỹ, các loại sổ, thẻ chi tiết.

24
+ Cuối tháng, cuối quý không cần lập bảng cân đối tài khoản, để kiểm tra
tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ có thể kiểm tra ngay
ở dòng cộng cuối tháng, cuối quý.
- Trình tự ghi chép (hệ thống hoá thông tin)
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
+ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc
cùng loại kế toán tiến hành ghi vào Nhật ký – Sổ cái, đồng thời ghi vào thẻ, sổ
kế toán chi tiết.
+ Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu số liệu giữa nhật ký sổ
cái và bảng tổng hợp chi tiết về nguyên tắc số phát sinh bên nợ, số phát sinh bên
có của từng tài khoản trên Nhật ký – sổ cái phải bằng số liệu trên bảng tổng hợp
chi tiết theo từng tài khoản tương ứng.
- Ưu nhược điểm của hình thức này
+ Ưu điểm: Đơn giản rõ ràng, dễ làm, dễ vận dụng, đảm bảo được yêu cầu
của việc đối chiếu, lấy số liệu,
+ Nhược điểm: Sử dụng một sổ KT tổng hợp duy nhất, kết cấu mẫu sổ kế
toán cồng kềnh nên không thuận tiện chi việc ghi sổ và phân công kế toán viên.

25
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
Sổ, thẻ kế
toán chi
tiết
Bảng tồng
hợp chi tiết
Bảng tổng
hợp chứng
từ kế toán
cùng loại
NHẬT KÝ - SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH