Lập và kiểm tra chứng từ theo UCP 600

1
1
1
Chng 6
LP VÀ KIM TRA
CHNG T THEO UCP 600
2
1. B CHNG T THEO TH TÍN DNG
1.1. Phân loi chng t:
a/ Nhóm chng t c bn (thng không th thiu):
- Chng t vn ti.
- Chng t bo him
- Hóa đn thng mi
- Hi phiu
3
1.1. Phân loi chng t (tip):
b/ Nhóm chng t ph thuc vào tính cht hàng hóa
- Phiu đóng gói/phân loi/bn kê chi tit.
- Giy chng nhn s lng/trng lng/cht lng.
- Giy kim đnh.
- Giy kim dch thc vt/đng vt
- Giy chng nhn v sinh
4
1.1. Phân loi chng t (tip)
c/ Theo yêu cu ca nc nhp khu:
- C/O
- Giy xác nhn hp pháp hóa/th thc
- Giy phép xut khu
d/ Theo yêu cu ca nhà nhp khu:
- Biên lai bu đin/Fax, xác nhn các giao dch ngi
th hng thc hin.

5
1.2. Lu ý khi lp b chng t:
1/ S loi chng t mà th tín dng yêu cu.
2/ S lng mi loi.
3/ Bn chính hay bn sao.
4/ Phi đc lp hay có th kt hp.
5/ Chng t nào cn hp pháp hóa/th thc.
6/ Chng t có th xut trình thay th.
7/ Ngi phát hành.
8/ Tính cht đc lp ca chng t vi hp đng c s?
9/ Ý ngha ca vic lp b chng t hoàn ho?
10/ b chng t nhiu hay ít ph thuc vào?
6
2. Nguyên nhân dn đn b chng t có sai sót
2.1. Nguyên nhân:
3 Nguyên nhân
3 Li chng t (3C)
Thiu hiu bit v LC,
UCP, ISBP, Incoterms.
Doanh nghip không
có b phn chuyên
trách v TTQT
Li vnth, đánh máy,
in n
Không chính xác
(not correct)
Không hoàn chnh
(not complete)
Không nht quán
(not consistent)

1
2
3
1
2
7
2. Nguyên nhân dn đn b chng t có sai sót
2.2. Bin pháp phòng nga
a/ Ký kt hp đng ngoi thng
Trc khi ký kt hp đng, nhà Xut nhp khu phi
nm vng:
1. Quan h gia hp đng và th tín dng.
2. i vi nhà nhp khu.
3. i vi nhà xut khu.
8
2. Nguyên nhân dn đn b chng t có sai sót
2.2. Bin pháp phòng nga (tip)
b/ T chc thc hin giao dch th tín dng ti
doanh nghip
Bc 1: T chc và phi kt hp trong các hot
đng xut khu
Bc 2: Ch đng thng lng v các điu kin
ca th tín dng.
9
2. Nguyên nhân dn đn b chng t có sai sót
2.2. Bin pháp phòng nga (tip)
Bc 3: Kim tra th tín dng ngay khi nhn đc.
Bc 4: Lp k hoch thc hin th tín dng
Bc 5: T chc lp chng t
Bc 6: T kim tra b chng t trc khi xut trình

Bc 7: Xut trình đúng hn
Bc 8: Kim soát và kim tra thng xuyên
10
3. QUY TC ÁP DNG TRONG KIM TRA CHNG T
(Quy đnh ti iu 14 UCP 600)
1/ Ngân hàng ch trên c s chng t, phi kim tra vic
xut trình đ Q xem trên b mt ca chng t có to
thành mt xut trình phù hp?
2/ V thi hn kim tra chng t: Mi ngân hàng có ti đa
5 ngày ngân hàng
3/ Thi hn xut trình chng t: Không đc chm hn 21
ngày sau ngày giao hàng nhng phi trong thi hn hiu
lc th tín dng
11
3. QUY TC ÁP DNG TRONG KIM TRA CHNG T
4. D liu ghi trên chng t:
- Không nht thit phi ging ht nhau gia các
chngt.
- Nhng không đc mâu thun nhau.
5. Mô t hàng hóa trên chng t:
- Trên hóa đn: ging ht vi th tín dng.
- Trên các chng t khác: chung chung, min là không
mâu thun nhau.
6. Ngi phát hành và ni dung chng t:
- Chng t vn ti, bo him, hóa đn.
- Chng t khác:
12
3. QUY TC ÁP DNG TRONG KIM TRA CHNG T
7. Xut trình chng t ph:
- Ti sao li có chng t ph?

- Quy tc kim tra và chuyn chng t ph?
8. iu khon không quy đnh chng t xut trình:
9. Ngày phát hành chng t và th tín dng:
- Chng t có th ghi ngày trc ngày phát hành th tín
dng.
- Không đc ghi ngày sau ngày xut trình.
10. a ch ghi trên chng t:
- a ch ca ngi hng và ngi m ghi trên bt c
chng t nào không nht thit phi đúng vi th tín
dng hoc trong bt c chng t nào khác, nhng phi
trong cùng mt quc gia.
1
3
13
3. QUY TC ÁP DNG TRONG KIM TRA CHNG T
- Các chi tit giao dch (telefax, telephone, email ) s
không đc xem xét đn.
- a ch và các chi tit GD ca ngi nhn hàng và
bên đc thông báo trên B/L phi nh quy đnh th
tín dng.
11. Ngi gi hàng ghi trên bt k chng t nào không
nht thit phi là ngi th hng.
12. V mt s thut ng không đc N trong UCP600:
a/ Shipping documents: chng t giao hàng (tr HP).
b/ Stale documents acceptable: chng t đn mun
đc chp nhn (sau 21 ngày).
14
3. QUY TC ÁP DNG TRONG KIM TRA CHNG T
c/ Third party documents acceptable: chng t bên th
ba đc chp nhn (tr HP, nhng c hp đng).

d/ Exporting country: nc xut khu
- Nc ngi hng li c trú
- Nc xut x HH
- Nc nhà chuyên ch nhn hàng
- Nc HH t đó đc gi đi
e/ Prompt, as soon as possible : Ngân hàng không xem
xét coi nh không có.
15
4. CÁC QUY TC THC HÀNH
4.1. Quy tc vit tt và li chính t:
“Ltd.” = Limited
“Int’l” = International
“Co.” = Company
“kgs” or “kos.” = kilos
“Ind” = Industry
“mfr” = manufacturer
“mt” = metric tons
– Li chính t và li đánh máy không
làm thay đi ngha ca t hay câu thì
không đc xem là sai bit.
Ví d: mashine = machine
fountan pen = fountain pen
modle = model.
– Tuy nhiên: model 123 # model 321
16
4.2. Quy tc Xác nhn và Li khai (iu 8):
Xác nhn và li khai
Bng mt
chng t
đc lp

Ngi xác nhn là
ngi phát hành
chng t c s
Ngi xác nhn
không phi ngi
phát hành chng
t c s
Không phi ký
và ghi ngày
Phi ký và ghi
ngày
Trên ch. t khác
(chng t c s)
có ký và ghi ngày
Ngi phát hành phi
ký và mong đi
đc ghi ngày
17
4.3. Quy tc Sa cha và Thay đi thông tin, s liu:
Sa cha,Thay đi
chng t đã
đc th thc,
hp pháp hóa
chng t do
ngi hng lp
(tr Hi phiu)
chng t
không do ngi
hng lp
Không phi xác

nhn
Ngi phát hành
phi xác nhn
chng t cha
đc th thc,
hp pháp hóa
Phi đc tái th
thc, tái hp
pháp hóa.
18
Note:
– Xác nhn phi ch ra tên, ch ký và nng lc ca ngi
xác nhn.
– Các kiu ch đánh máy và phông ch khác nhau hay vit
tay trên cùng mt chng t không đc xem sa cha
thay đi hay sa cha.
– Th tín dng nên quy đnh mi sa cha hay thay đi
phi đc xác nhn.
– Xác nhn riêng bit và xác nhn gp.
1
4
19
4.4. Ngày tháng
Ghi ngày tháng
Chng t khác
phi ghi ngày
nh th tín
dng yêu cu
Bt buc Không bt buc
th tín dng yêu cu th tín dng không yêu cu

§ Hi phiu
§ Chng t vn ti
§ Chng t bo him
Các
chng t
khác
20
Note:
– Cho dù th tín dng không yêu cu, thì 3 chng t bt
buc phi ghi ngày là: Hi phiu, chng t vn ti và
chng t bo him.
– Các chng t khác có đc ghi ngày tháng hay không
tùy thuc vào:
+ th tín dng có yêu cu?
+ Tính cht và ni dung chng t?
è Th tín dng nên quy đnh, mi chng t phi đc
ghi ngày tháng phát hành.
21
4.5. Thi đim phát hành chng t (điu 14):
Thi đim phát hành chng t
C.t là bng chng
trc khi giao hàng:
– Bng tiêu đ.
– Bng ni dung.
Mi C.t
có th đ ngày:
“Sau ngày giao hàng”
th tín dng yêu cu th tín dng không yêu cu
Chng t phát hành sau ngày xut trình không đc chp nhn
22

Note:
– th tín dng yêu cu Giy kim đnh trc khi giao hàng,
ngi hng xut trình chng t có tiêu đ ”Giy kim
đnh trc khi giao hàng”, nhng ngày phát hành li sau
ngày giao hàng?
– Ngày phát hành chng t là ngày nào:
+ Ngày son tho?
+ Ngày ký?
– (iu 19) Cách ghi ngày tháng rt d dn đn nhm ln
è th tín dng nên quy đnh: “Tháng phi ghi bng ch”.
23
4.6. Tiêu chun kim ra chng t
Chng t
UCP, ISBP có
điu khon kim tra
UCP, ISBP không có
điu khon kim tra
Tuân th th tín dng
và quy tc ca UCP,
ISBP
1. Hi phiu
2. Hóa đn
3. Chng t vn ti
4. Chng t bo him
5. Giy chng nhn
xut x
th tín dng quy
đnh ngi
phát hành và ni
dung

th tín dng
không
quy đnh
Tuân th quy đnh
ca th tín dng
Ngân hàng
chp nhn nh
xut trình
24
4.7. Ngi phát hành đích danh
Ngi phát hành đích
danh
Giy có tiêu danh Giy không có
tiêu danh
- Ghi tiêu danh ngi
phát hành
- Ch ký thm quyn
Ch ký
thm quyn
1
5
25
4.8. V ngôn ng chng t
Note: Tránh phc tp trong kim tra, th tín dng nên quy
đnh tt c chng t đu đc lp theo ngôn ng ca th tín
dng.
Ngôn ng chng t
Chng t do
ngi hng
phát hành

Chng t khác
Phi cùng
Ngôn ng
vi th tín dng
th tín dng
có quy đnh
th tín dng
không quy
đnh
Nh quy đnh
ca th tín
dng
Chng nhn
nh
xut trình
26
4.9. Bn gc và bn sao
- Mi loi chng t th tín dng quy đnh phi đc xut
trình ít nht 01 bn gc
- Bn gc là bt k chng t nào trên b mt th hin:
đc ký, ghi chú, đóng du hoc nhãn hiu gc ca
ngi phát hành.
- th tín dng yêu cu bn sao chng t thì xut trình bn
gc là đc phép.
- S lng bn gc xut trình theo trình t:
+ Theo quy đnh ca th tín dng
+ Tt c bn gc nh ghi trên chng t.
27
– Khi chng t đc lp thành nhiu bn gc thì có th ghi
chú:

+ Original, Duplicate, Triplicate
+ First Original, Second Original, Third Original
– Tình hung: th tín dng yêu cu
+ “Invoice”, ”One Invoice” or ”Invoice in 1 copy” = 1 bn gc
+ “Invoice in 4 copies” = Ít nht 1 bn gc, còn li bn sao
+ “One copy of Invoice” = 1 bn sao (1 bn gc đc chng
nhn)
28
4.10. Tiêu đ ca chng t
§ Chng t có th ghi tiêu đ nh th tín dng quy đnh.
§ Ghi tiêu đ tng t
§ Thm chí không ghi tiêu đ
Nhng: Ni dung chng t phi th hin đy đ chc
nng ca chng t.
4.11. Chng t kt hp
§ Quy tc chung: xut trình tng chng t đc lp.
§ Trong mt s trng hp c th: Có th kt hp, ví d
giy đóng gói và giy trng lng.
§ Quy tc xut trình chng t kt hp.
29
5. KIM TRA CÁC CHNG T
5.1. Hi phiu
1. S tin bng s và bng ch phi khp nhau.
2. Loi tin nh quy đnh trong th tín dng.
3. S tin Hi phiu không đc ln hn s tin hp đng.
4. Ký phát đòi tin bên nh th tín dng quy đnh.
- Th tín dng available with bank X by
payment/acceptance
è Hi phiu phi ký phát đòi tin ngân hàng X (ngân hàng
X có th là ngân hàng đc ch đnh, Ngân hàng phát

hành/Xác nhn).
30
“th tín dng available with bank X by negotiation”
è Hi phiu phi ký phát đòi tin ngân hàng phát hành.
5. Do ngi hng li ký phát.
6. Không đc phát hành Hi phiu cho ngi m.
- Nu Hi phiu ký phát cho ngi m, thì nó s là chng t
ph
7. Sa cha, thay đi phi đc xác nhn bi ngi ký phát.
- Tránh rc ri thì sa cha, thay đi trên chng t phi xác
nhn.
8. Ngân hàng thông báo cn c vào đin chp nhn đ
chuyn Hi phiu cho khách hàng
1
6
31
5.2. Hóa đn
a/ Nguyên tc chung:
1. Hóa đn phi:
- c ngi th hng phát hành.
- Lp đng tên ngi m th tín dng.
- Cùng loi tin vi th tín dng.
- Không cn phi ký.
2. Ngân hàng có th chp nhn hp đng có s tin vt s
tin th tín dng, min là ngân hàng này không thanh toán
hay chuyn khon s tin vt.
3. Mô t hàng hóa trên hp đng phi ging ht vi th tín
dng.
32
b/ Các đim cn lu ý:

1. th tín dng yêu cu “Invoice”
a/ Là bt k loi hóa đn nào sau đây đc chp nhn:
– Commercial Invoice.
– Customs Invoice.
– Tax Invoice.
– Final Invoice.
– Consular Invoice
b/ Không chp nhn:
– Provisional.
– Proforma.
33
2. th tín dng yêu cu: “Commercial Invoice” = “Invoice”
3. Tên và đa ch ngi phát hành
= Tên và đa ch ca ngi hng li trong th tín
dng
4. Tên và đa ch ngi tr tin
= Tên và đa ch ca ngi m trong th tín dng
5. S phone, telex, fax không bt buc
6. Phi phn ánh hàng hóa thc s đã đc giao.
7. n giá, loi tin phi ging vi th tín dng.
8. Th hin điu kin thng mi nh th tín dng.
9. Nu điu kin thng mi gn vi mô t hàng hóa hay
gn vi s tin, thì phi th hin nh trong th tín dng.
34
10. Không cn phi ký và ghi ngày.
11. S lng, trng lng và th tích không đc mâu
thun vi các chng t khác.
12. Không đc giao hàng vt quá.
13. Không đc th hin hàng hóa mà th tín dng
không yêu cu (k c có ghi là min phí).

14. S bn gc và bn sao theo yêu cu ca th tín
dng
15. Nu th tín dng yêu cu giao hàng đnh k, thì mi
ln giao hàng phi phù hp vi lch đã đnh.
35
5.3. Chng t bo him:
1. Ngi phát hành:
2. S bn gc phi xut trình?
3. Nhà môi gii phát hành chng t bo him:
– Nu đc công ty bo him ký è Chng nhn.
– Vi t cách là đi lý è Chng nhn.
4. Bo him đn thay th Giy chng nhn bo him và
ngc li?
5. Ngày phát hành?
6. Loi tin cùng vi th tín dng.
36
7. S tin:
a/ Nu th tín dng không yêu cu hàng hóa phi bo
him, thì kh. xut trình chng t bo him.
b/ Nu th tín dng yêu cu chng t bo him:
b1: Không quy đnh s tin bo him: Thì s tin bo
him ti thiu là 110% giá CIF hay CIP (theo hóa đn
hay chng t khác).
b2: Quy đnh s tin bo him 110%: ây là s tin bo
him ti thiu theo giá tr ca th tín dng.
b3: th tín dng quy đnh s tin bo him theo cách
thc khác:
– Thc hin quy đnh ca th tín dng.
b4: UCP không quy đnh s tin bo him ti đa.
1

7
37
8. Các ri ro đc bo him:
- Th tín dng quy đnh.
9. Không gian bo him?
- Th tín dng quy đnh
10. Ngày ht hn:
- ây là ngày mun nht phi giao hàng.
- Không phi ngày mun nht xut trình chng t đòi
tin.
11. Ký hu đ trng = cho ngi cm và ngc li.
38
5.4. GIY CHNG NHN XUT X
1/ Phi đc ký, ghi ngày và có ni dung xác nhn xut x
hàng hóa.
2/ Ngi phát hành:
a/ Nu th tín dng không quy đnh: Thì đc phát hành
bi bt k bên nào, k c ngi hng li.
b/ Nu th tín dng quy đnh ngi phát hành:
b1: Bi ngi mà th tín dng quy đnh.
b2: Phòng Thng mi có th phát hành thay cho ngi
hng, nhà xut khu, ngi sn xut.
39
3/ V hàng hóa:
- Phi liên quan đn hàng hóa trong hóa đn.
- Mô t hàng hóa có th chung chung, min là không
mâu thun vi chng t khác.
4/ Ngi nhn hàng:
- Không đc mâu thun vi chng t vn ti.
- Nu chng t vn ti là:

+ Theo lnh.
+ Theo lnh ca ngi gi hàng.
+ Theo lnh ca ngân hàng phát hành.
+ Giao cho ngân hàng phát hành.
40
è Giy chng nhn xut x có th ghi tên ngi nhn
hàng là ngi m th tín dng.
- Nu th tín dng chuyn nhng, thì tên ngi th
hng th nht là ngi nhn hàng đc chp nhn.
5/ Ngi gi hàng hay ngi xut khu trên giy chng
nhn xut x có th không phi là ngi hng hay
ngi gi hàng trên chng t vn ti.
41
5.5. VN N NG BIN/HÀNG HI
Mt th tín dng yêu vn đn ”đng bin/hàng hi” t
cng đn cng, thì chng t vn ti phi:
1. Có nht thit phi th hin “Ocean/Marine” Bill of
Lading? Hay th hin “Port to Port” là đ.
2. Phi th hin s bn gc đã phát hành.
3. Quy tc xác đnh vn đn gc?
4. Phi có tên ca ngi chuyên ch và nói rõ là ngi
chuyên ch (mt trc).
5. Phi đc ký hp l (ví d theo sách).
42
6. Nu th tín dng quy đnh ”vn đn ca ngi giao
nhn cng chp nhn”:
+ Vn đn có th đc ký bi ngi giao nhn vi t
cách là ngi giao nhn.
+ Tên ca ngi chuyên ch không cn nêu ra.
7. Ngày lên tàu “On board”? Có th là trc hay sau ngày

phát hành Bill of Lading?
1
8
43
8. Cách ghi cng bc hàng và cng d hàng?
a/ Tên cng bc hàng ghi vào ô “Port of loading”
Port of loading: HAIPHONG PORT
Ocean Vessel & voyage: MAERSK/409
Shipped on board
Date
44
b/ Tên cng bc hàng ghi vào ô “Place of receipt”:
Place of receipt: HAIPHONG PORT
Port of loading: TRANSHIPMENT PORT
Ocean Vessel & voyage: MAERSK/409
Shipped on board
M/V MAERSK
AT HAIPHONG PORT
Date:
45
9. Cách ghi cng d hàng:
a/ Cng d hàng ghi vào ô ”Port of discharge”:
Port of loading: HAIPHONG PORT
Port of discharge: SINGAPORE PORT
Marine Vessel & voyage: M/V MAERSK/ 409
Shipped on board
Date:
46
b/ Cng d hàng ghi vào ô “Place of delivery”:
Port of loading: HAIPHONG PORT

Port of discharge: TRANSHIPMENT PORT
Place of delivery: SINGAPORE PORT
Marine Vessel & voyage: M/V MAERSK/ 409
Shipped on board
M/V MAERSK
For Discharge at: SINGAPORE PORT
Date:
47
10. Nu CY hay CFS trùng vi “Port of loading”:
– Place of receipt: CY or CFR.
– CY or CFR = Port of loading.
è Place of receipt = Port of loading.
è Ghi chú lên tàu không cn ch ra ”Port of loading” và
”M/V”.
Ví d:
11. Cách ghi ngi nhn hàng:
– ích danh.
– Theo lnh.
48
12. Ký hu vn đn:
– Khi nào thì ngi gi hàng phi ký hu Bill of
Lading?
+  trng.
+ Theo lnh đ trng.
+ Theo lnh ca ngi gi hàng.
13. Chuyn ti:
a/ Cho dù th tín dng có cm, nhng Bill of Lading
vn có th chuyn ti.
b/  chuyn ti không xy ra, thì th tín dng phi
quy đnh?

1
9
49
14. Giao hàng tng phn:
a/ Th tín dng quy đnh giao hàng t nhiu cng khác
nhau: Thì các vn đn sau đây không đc xem là giao
hàng tng ln:
§ Hàng đc giao lên tàu t các cng quy đnh.
§ Trên cùng mt con tàu.
§ Cùng mt cng đích.
Ghi nh: Vn đn có ngày giao hàng mun nht đc
ly làm ngày giao hàng ca tt c các vn đn.
b/ Giao hàng trên nhiu con tàu đc xem là giao hàng
tng phn, cho dù các con tàu này có cùng ngày khi
hành và cùng cng đích.
50
15. Vn đn hoàn ho:
– Th nào ”Clean B/L”?
– Th hin t ”Clean”?
Ví d:
16. Mô t hàng hóa trên B/L.
17. Sa cha và thay đi:
– Phi đc xác nhn.
– Ai xác nhn?
– bn sao vn đn không cn xác nhn.
51
18. Cc phí:
– Tr trc?
– Tr sau?
19. Nhiu vn đn chi phi hàng hóa trong cùng mt

Container:
a/  nhn đc hàng trong container phi xut trình đng
thi tt c các vn đn riêng l è không chp nhn vn
đn nh vy.
b/ Nu tt c các vn đn này đc s dng cho mt làn
xut trình theo mt th tín dng thì chp nhn đc.
52
20. Chuyn ti (Khái nim):
a/ th tín dng không cm chuyn ti: Chp nhn vn đn nh
xut trình.
b/ Th tín dng có điu khon ”Cm chuyn ti”, nhng vn
đn th hin chuyn ti s xy ra vn đc chp nhn, nu:
– Hàng hóa đc chuyên ch bng Container, Móc, Sà lan.
– Trên vn đn ghi ngi chuyên ch có quyn chuyn ti.
c/  chuyn ti không xy ra, thì th tín dng phi có điu
khon quy đnh:
– Cm chuyn ti.
– Không áp dng khon c, iu 20–UCP600.