tiểu luận quy trình sản xuất – kinh doanh – phân phối sản phẩm chiếu sáng của tập đoàn khải toàn (ktg)

1








Tiểu luận


QUY TRÌNH SẢN XUẤT – KINH DOANH – PHÂN PHỐI
SẢN PHẨM CHIẾU SÁNG CỦA TẬP ĐOÀN KHẢI TOÀN (KTG)
2


1.1 Giới thiệu chung
Qua hơn 15 năm hình thành, hoàn thiện và phát triển, ngày nay KTG là Tập đoàn
hàng đầu về thiết bị điện và chiếu sáng, thông qua việc sở hữu, sản xuất, kinh doanh
các nhãn hiệu thiết bị điện và chiếu sáng nổi tiếng, được thị trường rất ưu chuộng và
tín nhiệm: AC, COMET và SILEX. Bên cạnh đó, với khả năng, kinh nghiệm, tiềm lực
kinh doanh và phân phối trong ngành, KTG còn được các tập đoàn nổi tiếng trên thế
giới chọn lựa và bổ nhiệm làm nhà phân phối tại thị trường Việt Nam như: Hager,
Genuin, Sec…
Năm 2005:
Thành lập Công ty cổ phần Khải Toàn tại Đồng Nai. Đầu tư xây dựng nhà máy
sản xuất thiết bị điện và thiết bị chiếu sáng với diện tích hơn 5.5 hecta tại lô 33 khu
Công nghiệp T am Phước, Huyện Long Thành, Tỉnh Đồng Nai.
Năm 2007:
Tháng 03/2007 được tổ chức DNV của Na Uy đánh giá và cấp chứng nhận đạt

tiêu chuẩn quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 cho các sản phẩm thiết
bị điện công tắc ổ cắm, thiết bị chiếu sáng, ống luồn dây điện, thang máng cáp, phụ
kiện và tủ điện.
Thông tin liên lạc
Tên đ
ầy đủ:

CÔNG TY C
P

KH
ẢI TO
ÀN

Tên vi
ết tắt:

KHAI TOAN JSC

Tên giao d
ịch (Anh + Việt):

KTG

S
ố GCN ĐKKD:

4703000205

Địa chỉ trụ sở chính:

Lô số 33, Khu Công nghiệp Tam Phước, X
ã Tam
Phước, Huyện Long Thành, Tỉnh Đồng Nai.
S
ố điện thoại:

061
-
3511179


S
ố fax:

061
-
3512005

3

Văn phòng HCM: Lầu 6, Tòa nhà Sông Đà, 14 Kỳ Đồng, Phư
ờng 9,
Quận 3, TP Hồ Chí Minh
S
ố điện thoại:

08
-
6290
5578

S
ố fax:

08
-
62676868

Đ
ịa chỉ email:



Website:

www.ktg.com.vn

Cùng với lực lượng trên 500 Công Nhân Viên , tập hợp đội ngũ Lãnh Đạo, Quản
Lý, Chuyên Gia trẻ có tâm huyết, giỏi chuyên môn và kinh nghiệm từ các Tập đoàn
lớn trong và ngoài nước. Hiện nay, KTG đã xây dựng được:
- Hệ thống quản lý đạt tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000:2001 do tổ chức
DNV của Na Uy cấp chứng nhận.
- Hệ thống phân phối vững mạnh, sâu rộng trên toàn quốc:
+ 03 Chi nhánh trực thuộc công ty
+ Trên 100 Nhà phân phối
+ Trên 200 Đại lý
Thông qua các chủ đầu tư, công ty tư vấn thiết kế, công ty xây dựng, nhà thầu,…
các sản phẩm của KTG đã có mặt tại hầu hết các dự án và công trình trung bình và lớn
ở khắp các tỉnh, thành tại Việt Nam.

Xuất khẩu sản phẩm sang các quốc gia trong khu vực: Thái Lan và đang tiếp tục
xâm nhập vào các thị trường khác.
Với tiềm lực phát triển và định hướng đầu tư phù hợp, KTG đang ngày càng
khẳng định uy tín trên thị trường là Tập đoàn hàng đầu về thiết bị điện & chiếu sáng và
là đối tác đáng tin cậy của các tổ chức trong và ngoài nước.
Vốn điều lệ hệ thống KTG: 153,000,000,000 VND
- Văn phòng chính và nhà máy: Lô 33, KCN Tam Phước, Xã Tam Phước, TP.
Biên Hòa, Đồng Nai.
- Văn phòng tại TP.HCM: Công ty CP Thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc,
Lầu 6, Tòa nhà Sông Đà, 14B Kỳ Đồng, P.9, Q.3, TP.HCM.
4

- Văn phòng tại Hà Nội: Công ty CP Thiết bị điện và chiếu sáng Hồng Phúc, Lô
2-8B, KCN Hoàng Mai, 435A Tam Trinh, P. Hoàng Văn Thụ, Q. Hoàng Mai, Hà Nội.
- Văn phòng tại Đà Nẵng: Công ty CP Bảo Phước, 116 Núi Thành, Q. Hải
Châu, TP. Đà Nẵng.
Hình ảnh về sản phẩm chiếu sáng của KTG: gồm máng và đèn tiêu chuẩn, đèn
tán xạ và tán quang

5

1.2 Giới thiệu quy trình sản xuất – kinh doanh – phân phối thiết bị chiếu
sáng của KTG
1.2.1 Đầu vào
1.2.1.1 Nguyên vật liệu (NVL) thu mua trong nước
Các mặt hàng và các nhà cung cấp N VL và phụ kiện trong nước

6

1.2.1.2 NVL nhập khẩu từ Trung Q uốc, Hồng Kông
Các mặt hàng và các nhà cung cấp nước ngoài

1.2.2 Quá trình sản xuất
Tiến hàng sản xuất tại nhà máy. Gồm:









7

- Có hai khu vực sản xuất: khu vực sản xuất cơ khí & khu vực xưởng nhựa (sản
xuất các loại ống và phụ kiện)
- Khu vực để N VL riêng
- Khu vực để thành phẩm riêng, theo nhóm sản phẩm
Đóng gói, đóng thùng thành phẩm (do công nhân nhà máy tự thực hiện)
Hàng hóa được xếp theo từng khu sản phẩm riêng biệt (thuận tiện cho việc xuất

hàng).
8

Quy trình sản xuất chung
1.2.2.1 Lưu đồ
9


1.2.2.1 Diễn giải
Bư
ớc

Th
ực hiện

Mô t
ả

Bi
ểu mẫu

1

Nhà máy

Nhà máy s
ẽ lập BOM để sản xuất th
ành ph
ẩm

2
Phòng
3TCKT,
Mua hàng
Phòng TCKT hay Phòng Mua hàng sẽ nhập BOM vào
hệ thống (tùy theo từng quy trình chi tiết)

3
Phòng Mua
hàng
Phòng M ua hàng s
ẽ ch
ạy MRP lần 1 để tính nhu cầu
vật tư căn cứ vào các dữ liệu: SO, PO, Pro và
Inventory chương trình sẽ tính nhu cầu vật tư

4
Phòng Mua
hàng
Chương tr
ình li
ệt k
ê các Production Order đ
ề nghị sản
xuất
Phòng Mua hàng sẽ gửi mail cho Nhà máy danh sách
các Lệnh sản xuất đề n ghị
Báo cáo
đơn hàng đề

xuất
5 Nhà máy
Nhà máy s
ẽ điều chỉnh (nếu có) v
à g
ửi lại cho Ph
òn g
Mua hàng

6
Phòng Mua
hàng
N
ếu có điều chỉnh kế hoạch sản xuất Ph
òng mua hàng
làm việc với Phòng kinh doanh để điều chỉnh SO, nếu
không thì thực hiện bước 9

7
Phòng Mua
hàng
Phòng mua hàng ch
ạy MRP lần 2 để tính lại nhu cầu
theo điều chỉnh của Nhà máy

8
Phòng Mua
hàng
Chương tr
ình li

ệt k
ê các PO đ
ề nghị các Production
Order đề nghị sản x uất

9
Phòng Mua
hàng
Phòng Mua hàng ch uy
ển các Product
ion Order d
ự kiến
thành chính thức, sau khi ch uyển xong thì sẽ Alert cho
Nhà máy để vào Production Order vào điều chỉnh vật
tư

10 Nhà máy
Nhà máy s
ẽ v
ào t
ừng Production Order để điều chỉnh
vật tư thay thế: thay thế vật tư, sửa lại SL v ật tư…
Sau khi chỉnh sửa xon g tất cả Pro thì thông báo cho
Phòng Mua hàng

11
Phòng Mua
hàng
Sau khi nh
ận đ

ư
ợc thông báo của Nh
à máy, Phòn g
Mua hàng tiến h ành chạy lại M RP lần cuối

12
Phòng Mua
hàng
Khi đó chương tr
ình ch
ỉ c
òn
đ
ề xuất danh sách đ
ơn
hàng đặt mua vật tư
Phòng Mua hàng sẽ gửi mail danh sách PO để Nhà
máy có theo dõi tiến độ nhập vật tư dự kiến

13 Nhà máy
Nhân viên đi
ều độ của nh
à máy vào h
ệ thống phát lệnh
sản xuất đơn hàng

14 Nhà máy
Căn c
ứ v
ào ti

ến độ sản xuất thực tế của nh
à máy, nhân
viên điều độ nhà máy làm phiếu xuất kho vật tư cho
sản xuất, in ra và chuyển x uống kho

10

15
Phòng kho
vận
Kho xuất thực tế và ký nhận
Phi
ếu xuất
kho
16 Nhà máy Nhà máy tiến hành sản xuất thành phẩm
Phi
ếu nhập
kho
17
Phòng kho
vận
Sau khi s
ản xuất xong th
ì kho ti
ến h
à
nh nh
ập kho
thành phẩm từ Production Order (lưu ý: phải chọn
nhập kho từ số Production Order n ào)

18
Phòng kho
vận
N
ếu sản xuất xong m
à còn d
ư v
ật t
ư th
ì nh
ảy qua thực
hiện bước tiếp theo, nếu không thì kết thúc quy trình
sản xuất

19
Phòng kho
vận
Kho tiến hành nhập vật tư còn dư về kho
Phi
ếu nhập
kho

1.2.3 Đầu ra
1.2.3.1 Phân phối nội địa
Cả 3 khu vực: Miền Bắc, Trung và Nam (qua hệ thống nhà phân phối và các
phòng dự án).
Doanh số: 275 tỷ/năm, cơ cấu:
Khu vực
Doanh thu

(tỷ đồng)
Tỷ trọng
/doanh thu
Cơ cấu doanh thu
theo khu vực
Cơ cấu doanh thu
theo kênh phân phối
Miền Bắc
- Lẻ: 80
- Dự án: 20
29%
8%
37%

Lẻ: 195 (70%)

Dự án: 80 (30%)
Miền Trung - Lẻ: 35 12%
12%
Miền Nam
- Lẻ: 80
- Dự án: 60
29%
22%
51%
Trong đó, thị trường tiêu thụ nội địa chính của KTG là miền Nam, đến miền Bắc
và ít nhất là miền Trung (chỉ có ở Đà Nẵng). Trong đó, chủ yếu là kênh phân phối lẻ
(70% doanh thu). Riêng miền nam tỷ trọng doanh thu kênh dự án khá cao (20% doanh
thu).
11

Thị trường nội địa rải đều hơn 20 tỉnh t hành cả nước, trong đó doanh thu từng
tỉnh thành như sau:
Stt Tỉnh thành
Kênh phân phối
Bán lẻ Dự án
Doanh thu
(tỷ đồng)
Tỷ trọng
Doanh thu
(tỷ đồng)
Tỷ trọng
1 Thái Nguyên 2.75 1%
2 Phú Thọ 2.75 1%
3 Vĩnh Phúc 5.5 2%
4 Hà Nội 33 12% 11 4%
5
Hải Phòng
27.5 10% 11 4%
6 Hà Nam 5.5 2%
7 Ninh Bình 2.75 1%
8 Hà Tĩnh 2.75 1%
9 Quảng Bình 2.75 1%
10
Đà Nẵng
22 8%
11 Quảng Nam 2.75 1%
12 Quảng Ngãi 2.75 1%
13 Khánh Hòa 2.75 1%
14 Lâm Đồn g 5.5 2%

15 Bình Dương 2.75 1% 16.5 6%
16
Đồng Nai
13.75 5%
17
Hồ C hí Minh
33 12% 22 8%
18 Vũng Tàu 5.5 2% 13.75 5%
19 Bến Tre 8.25 3%
20
C ần Th ơ
8.25 3% 8.25 3%

Tổng cộng (tỷ đồng) 192.5 82.5
1.2.3.1 Phân phối nước ngoài: xuất khẩu sang Thái Lan
Tìm kiếm khách hàng thông qua website, hội chợ triễn lãm…Thỏa thuận các điều
khoản với khách hàng và tiến hành ký hợp đồng với khách hàng.
12

PHẦN 2: ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH LOGISTICS
2.1 Mô hình Logistics chúng tôi đề xuất

13

2.2 Diễn giải các chặng mô hình:
Nguyên vật liệu đầu vào và công cụ, dụng cụ được thu gom từ 2 nguồn: nội địa
và nhập khẩu.
2.2.1 Đầu vào
2.2.1.1 Cung trong nước
Loại nguyên vật liệu: gồm có
 Vật liệu chính: tôn thép, nhôm và bột nhựa PVC;
 Vật liệu phụ 1: bột sơn tĩnh điện, dây điện, phụ gia & hóa chất;
 Vật liệu phụ 2: Bullon, ốc vít, long đền
 Bao bì catton và túi nilon.
Tìm nguồn:
Khi có đơn hàng của nhà máy bộ phận thu mua tiến hành tìm thông tin nhà cung
ứng thông qua website, hệ thống Nhà cung cấp cũ hiện có, qua giới thiệu tìm các Nhà
cung cấp cho từng mặt hàng cụ thể.
Mỗi loại NVL thường tìm kiếm 3 Nhà cung cấp và sau đó lựa chọn một Nhà
cung cấp có giá cả, điều kiện thanh toán và giao hàng tốt nhất.
Nhà cung cấp chủ yếu ở các khu vực gần nhà máy: Đồng Nai và TP. HCM
Thu mua, gom hàng, chuyên chở: Phòng kinh doanh gửi kế hoạch theo quý cho
nhà máy, nhà máy căn cứ vào kế hoạch này lập yêu cầu vật tư chuyển đến phòng mua
hàng. Phòng mua hàng nhận đơn hàng từ nhà máy và tiến hàng thu mua NVL theo
từng yêu cầu vật tư
a. Vật liệu chính: Tôn thép, nhôm và bột nhựa PVC
Các nhà cung cấp của các loại này chủ yếu ở khu công nghiệp Phú M ỹ-Vũng Tàu
và Tp.HCM : công ty thép tấm lá Phú Mỹ, công ty SMC, công ty Double T, Hạnh
Phong, thép Việt, nhôm Việt Nhật…Đây là các công ty cung cấp nổi tiếng trong

ngành, chất lượng nguyên liệu cao và giá cả hợp lý.
14

Đây là các vật liệu chính, có đơn hàng lớn và cồng kềnh nên các nhà cung cấp sẽ
giao hàng thẳng đến nhà máy bằng các loại xe t ải trong vòng 7 ngày sau khi đặt hàng.
b. Vật liệu phụ 1: bột sơn tĩnh điện, dây điện, phụ gia và hóa chất
Các nhà cung cấp của các loại này chủ yếu ở tp. HCM: công ty Đại Phú, Bình
Tây, Jotun,Daphaco& Lion…do nguồn cung ở HCM dồi dào và giá cả tốt hơn ở các
khu vực khác.
Đây là các loại vật liệu phụ, giá trị đơn hàng không lớn nên thương lượng để các
nhà cung cấp sẽ giao hàng đến DC Gò Vấp và sau đó đội vận tải của công ty sẽ chở
NVL này xuống nhà máy tại Đồng Nai, kết hợp chung với các chuyến xe xuống nhà
máy để lấy thành phẩm lên DC Gò Vấp.
c. Vật liệu phụ 2: Loại công cụ dụng cụ như: Bullon, ốc vít, long đền… là
những nguyên phụ liệu nhỏ và nhẹ được sử dụng tại xưởng cơ khí nên lựa chọn các
nhà cung ứng tại cùng một quận hay có địa điểm gần nhau thuận lợi cho quá trình thu
mua bằng xe gắn máy cùng một lúc các mặt hàng tránh tình trạng lãng phí chi phí vận
chuyển và thời gian thu mua do địa điểm cùa các nhà cung ứng cách xa nhau .
Thời hạn giao hàng thường là phía công ty sẽ đặt hàng trước 2 ngày và 2 ngày
sau công ty sẽ cử người tới lấy hàng và gom về DC Quận 2. Sau đó, đội vận tải của
công ty sẽ chở NVL này xuống nhà máy tại Đồng Nai, kết hợp chung với các chuyến
xe xuống nhà máy để lấy thành phẩm lên DC Quận 2.
d. Bao bì catton và túi nilon dùng trong quá trình đóng gói thành phẩm .
Nhà cung cấp chủ yếu tại Đồng Nai: công ty SO VI, Tân Á, Việt Long…
Nhà cung cấp bao bì và túi nilon cung cấp được đúng loại bao bì cartton và nylon
theo đúng kích cỡ và chất liệu của công ty yêu cầu. Bên cạnh đó Nhà cung cấp phải
cung cấp luôn phẩn in ấn LOGO , và các thông tin của sản phẩm theo bảng yêu cầu
của công ty lên trên bao bì Cartton và túi nylon.
Nhà cung cấp sẽ giao hàng đến tận kho nhà máy của công ty bằng xe tải loại nhỏ
trong vòng 10 ngày sau khi đặt hàng.

2.2.1.2 Cung nước ngoài
Nhập khầu các phụ kiện: Chân bóng đèn, đế chuột, domino, tắc te,….
15

Quy trình nhập hàng
Trách nhiệm Qui trình nhập khẩu NVL Mô tả
- Ban Giám Đốc
- Phòng Mua hàng
Bước 1




- Ban Giám Đốc
- Phòng Mua hàng
Bước 2
- Ban Giám Đốc
- Phòng Mua hàng
Bước 3

- Ban Giám Đốc
- Phòng Mua hàng
Bước 4
- Ban Giám Đốc
- Phòng Mua hàng
Bước 5
- Phòng XNK Bước 6
- Phòng XNK
- Phòng TCKT
- Kho

Bước 7
- Phòng Kinh Doanh
- Phòng TCKT
Bước 8

Tiếp nhận đơn hàng

Kiểm tra tồn kho
Xem xét
nhu c
ầu NLV


Lập kế hoạch mua hàng
L
ựa chọn nh
à cung c
ấp



Ký kết hợp đồng
L
ựa chọn
phương
thức vận
tải
L
ực chọn
hình thức

thanh toán
Các đi
ều kiện
khác: giá c
ả, chất
lượng…
Tiến hành thủ tục nhập khẩu hàng
Đưa hàng t
ừ cảng về kho,
nh
ập h
àng

Thanh lý hợp đồng & lưu trữ chứng từ
16

Bước 1: Xem xét nhu cầu mua N VL
 Kế hoạch mua NVL hàng năm, hàng quý, hàng tháng
 Lượng NVL tồn kho hiện tại và các hợp đồng mua NVL đã ký trước đó có đủ
đáp ứng nhu cầu sản xuất hay không?
 Kế hoạch sản xuất trong năm
 Đơn đặt hàng sản phẩm của khách hàng
Bước 2: Lập kế hoạch mua hàng
Lên số lượng hàng cần mua dựa trên:
 Lượng tồn kho tối thiểu, nhu cầu sản xuất trong tháng trước
 Nhu cầu N VL tháng này, quí này
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp
1/ Đánh giá sơ bộ các nhà cung cấp có cơ sở dữ liệu trong hệ thống hoặc tìm nhà
cung cấp bên ngoài trong trường hợp cần thiết
2/ Dựa vào danh sách các nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn, bộ phận Cung ứng lựa

chọn nhà cung cấp tiềm năng nhất (tối thiểu là 3 và tối đa là 5) và gởi thư mời báo giá.
3/ Sau khi nhận được báo giá, nhân viên Phòng mua hàng cần chọn nhà cung cấp
có các điều kiện có lợi nhất.
 Danh tiếng của nhà cung cấp
 Chất lượng sản phẩm
 Giá cả
 Điều kiện thanh toán
 Khả năng cung ứng của nhà cung cấp
4/ Trưởng phòng mua hàng sẽ đàm phán/xác định lại giá lần cuối với nhà cung
cấp được lựa chọn, tính toán lại giá cả dựa trên mức giá thị trường và chi phí đầu vào
nguyên phụ liệu làm ra sản phẩm mình cần mua. Chốt giá cả.
17

Bước 4: Ký kết hợp đồng
 Tiến hành đàm phán các điều khoản của hợp đồng mua bán: giá cả, chất
lượng, qui cách sản phẩm, số lượng, hình thức thanh toán, phương thức vận chuy ển…
 Soạn thảo hợp đồng hoăc tiếp nhận hợp đồng được soạn thảo từ nhà cung cấp
nước ngoài
 Kiểm tra lại các điều khoản trong hợp đồng trước khi đặt bút ký kết
 Ký kết hợp đồng
 Theo dõi việc thực hiện hợp đồng
Bước 5: Lựa chọn phương thức vận tải.
 Các linh kiện nhập khẩu chủ yếu là tăng phô, chân giữ tacte, chân bóng đèn có
lò xo, chân giữ neon bằng nhựa là loại hàng nhẹ nhưng cồng kềnh do đó lựa chọn
phương thức vận tải bằng đường biển là tối ưu khi nhập khẩu những linh kiện này.
 100% các đơn hàng tăng phô đều nhập nguyên container với giá FOB, với số
lượng mỗi tháng khoảng 10 container 20ft, các loại linh kiện khác lẻ và khoảng 80%
nhập FOB, 20% còn lại theo điều kiện C&F.
 Đơn giá linh kiện theo hợp đồng các nhà cung cấp chào bán theo giá FOB và
C&F có mức chênh lệch tương đối khoảng $350 trên một container full và $36-40 trên

một khối hàng (CBM).
 Sau khi khảo sát, chúng tôi chọn Kuehne + Nagel là đơn vị cung cấp dịch vụ
cước vận tải quốc tế và cả nội địa từ cảng dỡ về DC.
 Khi ký hợp đồng vận chuyển với K+N chung tôi yêu cầu các cam kết về vận
chuyển, giá cả, thời gian giao hàng và thời gian thanh toán với công nợ 1 tháng kể từ
ngày hàng về (ETA).
 Cảng chính xuất hàng FCL là Shekou vì đây là cảng chính và lớn nhất ở
Guangz hou, Trung Quốc. Cảng xuất hàng đối với hàng LCL là Shekou và Shenzhen.
Có khá nhiều hãng tàu và các công ty đóng consol khai thác tuyến hàng từ Shekou và
Shenzhen về Cát Lái với transit time ngắn 4 - 6 ngày và tần suất chuyến hàng tuần.
18

 Cảng dỡ hàng là cảng Cát Lái
+ Biểu Giá cước vận chuyển đường biển
POL POD LCL 20’DC
Shekou HCM $ 2/CBM $ 80/box
Shenzhen HCM $ 2/CBM $ 50/box
Shunde HCM $ 5/CBM $ 130/box
Các hàng tàu có khai thác tuyến hàng Shekou/Shenzhen về HCM như TS
Lines, China Shipping, Kline, Evergreen line…
Các công ty đóng consol hàng nhập từ Shekou/Shenzhen về HCM như
Everich, Thamico, Global link, Award, Interlink…
 Phòng mua hàng theo dõi các đơn hàng & kiểm tra lịch tàu chi tiết sau đó tiến
hành book chỗ cho những đơn hàng đã tới thời điểm giao hàng của nhà cung cấp theo
thỏa thuận hợp đồng.
 K+N sẽ thông báo cho agent của mình ở bên Trung Quốc & yêu cầu liên hệ
với shipper về tình hình hàng hóa đồng thời release booking để shipper tiến hàng đóng
& ship hàng.
 Shipper load hàng lên t àu đồng thời đại lý tại cảng xuất của K+N thông báo về
là hàng đã on board, lúc này sẽ thực hiện thanh toán tiền hàng cho seller (căn cứ vào

điều khoản thanh toán đã ký kết trong hợp đồng trước đó)
Bước 6, 7. Tiến hành thủ tục nhập hàng và đưa hàng về DC
 Được thông báo chi tiết về lịch tàu đi, lịch tàu về, nhân viên khai hải quan của
công ty sẽ chủ động khâu chứng từ để tổ chức khai báo hải quan hàng nhập khẩu
 Trước 1 đến 2 ngày tàu cập cảng, chúng tôi nhận được thông báo hàng đến của
K+N, nhân viên khai hải quan sẽ tiến hành truyền mạng hải quan điện tử cho lô hàng
sắp về.
 Hàng về và sau khi được t hông tin từ K+N hàng đã vào kho CFS, nhân viên
khai hải quan tiến hành mở tờ khai tại cảng, lấy lệnh tại K+N và tiến hành lấy hàng ra
19

khỏi kho, giao cho K+N vận chuyển về DC tại Đồng Nai. (các linh kiện mà chúng tôi
nhập về được ân hạn thuế 30 ngày do đó chúng tôi không phải đóng thuế ngay để lấy
hàng).
+ Biểu cước vận tải nội địa từ cảng Cát Lái về D C Đồng Nai như sau:
(Đơn vị tiền tệ VND)
Xe 1 tấn Xe 2 tấn Xe 3 tấn Xe 4 tấn Container 20ft
440.000 550.000 750.000 880.000 1.800.000
2.2.2 Phân phối thị trường nội địa
2.2.2.1 Thông tin DC và SDC
a. Vị trí và số lượng DC và SDC
Căn cứ theo quy mô, doanh thu của các t ỉnh thành t hì có 6 địa điểm chiếm doanh
thu khá lớn (doanh thu trên 6 % hàng năm công ty) và các địa bàn lân cận cũng là thị
trường tiêu thụ tương đối (doanh thu trên 1%) nên có thể dự trù phương án đặt DC và
SDC là: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng , Đồng Nai, Hồ Chí Minh và Cần Thơ. Chúng
tôi lựa chọn 4 địa điểm đặt DC và 2 SDC như sau:
Miền Bắc:
DC Hải Phòng : có địa thế về cảng biển nên thuận tiện cho việc tập kết Nguyên Vật
Liệu nhập từ các nước như Trung Quốc, Hàn Quốc hoặc là cảng đưa hàng xuất khẩu
sang các nước và nhận thành phẩm từ nhà máy. Vì vậy nên đặt DC tại Hải Phòng .

SDC Hà Nội: có vị trí trung tâm kết nối các tỉnh thành ở khu vực miền Bắc, thuận
lợi cho sử dụng vận chuyển đường bộ và chiếm doanh số cao nên Công ty quyết định
đặt SDC tại Hà Nội.
Miền Trung :
DC Đà Nẵng vị trí thuận lợi cho phân phối các tỉnh phụ cận như Quảng Bình,
Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, KonTum, Gia Lai, Quảng N gãi, Quảng N am, Bình Định.
Miền Nam:
20

DC Đồng Nai: đây cũng là DC chính (khu vực nhà máy) của công ty là nơi tập kết
nguyên vật liệu công cụ dụng cụ nhập trong nước và ngoài nước sử dụng trong quá
trình sản xuất là nơi chứa thành phẩm để phân phối cho các tỉnh miền Nam và xuất
khẩu.
DC TP.HCM: phân phối các tỉnh thành trong pham vi 150km và xuất khẩu.
SDC Cần Thơ: phụ trách phân phối hàng hóa ở các tỉnh miền Tây.
b. Điạ bàn phân phối hàng hóa:
Khu vực
4DC
2SDC
Stt
Địa bàn phân phối
trong nước
Doanh thu

(tỷ)
Tỷ trọng
/Doanh thu
MIỀN BẮC

1 Thái Nguyên

101,75 37%

2 Phú Thọ

3 Vĩnh Phúc
SDC 4 Hà Nội
DC 5 Hải Phòng

6 Hà Nam

7

Ninh Bình

MIỀN TRUNG

1 Hà Tĩnh
33 12%

2

Qu
ảng B
ình

DC
3
Đà Nẵng

4

Qu
ảng Nam

5 Quảng Ngãi
MIỀN NAM

1

Khánh Hòa

41,25 42%

2 Lâm Đồn g


3

Bình D
ương

MDC
4
Đồng Nai

5

V
ũn g T

àu

DC
6
Hồ C hí Minh

7

B
ến Tre

SDC
8
C ần Th ơ

Khu vực miền Bắc: DC Hà Nội phân phối hàng hóa
+ SDC Hải Phòng: chuyển hàng cho các đại l ý thuộc Hải Phòng, Hà Nam, Ninh
Bình.
+ Chuyển hàng cho đại lí thuộc Hà Nội, Thái Nguy ên, Phú Thọ, Vĩnh Phúc.
21

Khu vực mi ền Trung: DC Đà N ẵng phân phối hàng cho các đại lí thuộc Hà
Tỉnh, Quảng Bình, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi.
Khu vực miền Nam: DC Đồng Nai phân phối hàng hóa
+ SDC Cần Thơ: chuyển hàng cho đại lí thuộc Cần Thơ, Đồng Tháp, Vĩnh Long,
Bến Tre.
+ SDC HCM: chuyển hàng cho đại lí thuộc TP.HCM, Long An và xuất khẩu
+ Chuyển hàng cho các đại lí thuộc Đồng Nai, Bà Rịa – Vũng Tàu, Tây Ninh,
Bình Dương.
c. Quy mô DC và SDC:

Giả thiết:
- Số sản phẩm trung bình cho 1 ngày là 1.500 sản phẩm.
- 1 m
2
chứa được 6 khối hàng.
- Một khối hàng chứa được 2 sản phẩm.
=> M ột m
2
chứa được 12 sản phẩm
Tên DC, S DC Ngày
Thời gian
dự trữ
hàng
Số SP dự
trữ tại DC
Diện tích
DC(m
2
)
cần thiết
Diện tích DC
(m
2
) cần thuê
Main DC Đồng Nai 0.5 5 3,750 313 469

- DC HCM 0.5 2 750 63 94

+ SDC Cần Thơ 1 2 300 25 38

- DC Đà Nẵng 4 6 1,350 113 169

- DC Hải Phòng 5 6 3,150 263 394

+ SDC Hà Nội 0.5 2 450 38 56

22

Do đó,
Tên DC, S DC
Diện tích
thuê (m
2
)
Vị trí
Phí thuê
m
2
/tháng
Chi phí
thuê/tháng
Main DC Đồng Nai 500 tại nhà máy Đồng Nai 0
- DC HCM 100 Tại Quận 2 80.000 8.000.000

+ SDC Cần Thơ
40 TP.Cần Thơ 70.000 2.800.000
- Đà Nẵng 200 Gần cầu Thuận Phước 35.000 7.000.000
- DC Hà Nội 400 KCN Cầu Gáo, Đan Phượng 60.000 24.000.000

+ SDC Hải Phòng
70 P.Hùng Vương,Hải Phòng 65.000 4.550.000

Mô hình phân phối hàng hóa










2.2.2.2 Vận chuyển phân phối hàng hóa nội địa
Nhu cầu vận chuyển hàng hoá trong năm: Dựa trên số liệu phân tích như sau:
 Doanh số năm của công ty là 275.000.000.000 đồng
 Giá trung bình của sản phẩm là 500.000 đồng/SP
SDC Cần Thơ
SDC Hà Nội
DC HCM

Nhà
bán
buôn,

Nhà
phân
phối,

Nhà
bán
lẻ
Nhà máy
DC Hải Phòng
DC Đà Nẵng
Main
DC
Đồng
Nai
Xuất khẩu
23

 Tổng sản phẩm cần vận chuyển cho các trung tâm phân phối từ main DC
Đồng Nai là 550.000 sp/năm.
Nơi vận chuyển đi Khối lượng (sp ) Nơi vận chuyển đến Khối l ượng(sp)

DC HCM
137.500 SDC Cần Thơ 55.000

DC Đà Nẵng
82.500

DC Hà Nội
192.500 SDC Hải Phòng 82.500
Phân tích các giải pháp vận chuyển:
Nơi đi Nơi đến Phương án
Th
ời
gian

vận
chuyển
(ngày)
Khoảng
cách
(km)
Cước phí
đồng/tấn
Main DC
Đồng Nai
DC Hà Nội
PA1: Chở xe container 2

1680


720,000

PA2: Bằng đường sắt 5

1698


621,116

PA3: B
ằng đ
ư
ờng biển

Cát Lái - Hải Phòng
6




350,000

DC Đà Nẵng
PA1: Chở xe container 1

941


480,000

PA2: Bằng đường sắt 2

907


441,522

PA3: B
ằng đ
ư
ờng biển

Cát Lái - Đà Nẵng
4

275.000

DC Hồ Chí Minh Xe tải lớn & vừa 0.125

30


120,000

DC Hà Nội SDC Hải Phòng Xe tải vừa & nhỏ 0.125

103


180,000

DC HCM SDC Cần Thơ Xe tải vừa & nhỏ 0.167

175


220,000


24

Hàng hóa từ nhà máy chuyển ra các DC, SDC ở từng khu vực:

DC phía Nam: gồm DC tại nhà máy Đồng Nai, DC ở HCM và SDC Cần Thơ
- Đối với DC HCM: tuyến đường từ Đồng Nai-HCM khá gần, chỉ khoảng 25-
40km, theo tuyến xa lộ Hà Nội. Nên hàng hóa được vận chuyển đến DC HCM trong
ngày bằng xe tải của công ty.
- Đối với SDC Cần Thơ: tương tư như HCM, tuyến Đồng Nai về Cần Thơ cũng
khá thuận tiện, thời gian đi chỉ mất khoảng 6 tiếng, nên hàng được giao trong ngày từ
DC Đồng N ai về SDC Cần Thơ bằng xe Container do công ty vận tải phụ trách.
DC miền Trung & miền Bắc: có 2 DC ở Đà Nẵng, Hải Phòng và 1 SDC ở Hà
Nội.
- Đối với Hải Phòng và Đà Nẵng: Hải Phòng và Đà Nẵng có cảng biển nên việc
vận chuy ển đường biển nội địa có thể được cân nhắc. Xét về thời gian thì vận chuyển
đường bộ sẽ nhanh hơn, chỉ khoảng 2 ngày trong khi vận chuyển đường biển mất
khoảng 3-4 ngày tính từ ngày tàu rời bến. Tuy nhiên, với chi phí đường biển rẻ khá
nhiều đối với khối lượng hàng vận chuyển lớn. Do đó, hàng từ DC Đồng Nai sẽ được
chở đến DC Hà Nội và DC Đà Nẵng bằng tàu biển. Việc vận chuyển này sẽ thuê công
ty vận chuyển đảm nhiệm.
- Đối với SDC Hà Nội: Hàng hóa sẽ được chở từ DC H ải Phòng lên SDC Hà Nội
bằng đội xe tải của công ty.
Từ DC, SDC đến các đại lí: Bán hàng hóa bằng hình thức giao hàng tại kho, vận
chuyển đến đại lí bằng phương tiện vận tải của đại lí.
Đối với các dự án, tùy theo vị trí của dự án và số lượng mà cân đối hàng từ các
DC và SDC giao tận nơi bằng thuê ngòai công ty vận chuyển.
2.2.3 Phân phối thị trường nước ngoài: xuất khẩu sang Thái Lan
2.2.3.1 Quy trình nhập hàng sang Thái Lan
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
25

Việc tìm kiếm khách hàng nước ngoài của Tập đoàn Khải Toàn chủ yếu chỉ
thông qua các kênh truyền thông như hội chợ, triển lãm, Thương vụ Việt Nam tại Thái
lan, qua bên thứ ba hay các mối quan hệ quen biết Tuy nhiên vào thời điểm hiện nay,

các phương thức tìm kiếm khách hàng như vậy khá tốn kém, không còn thuận lợi và
phù hợp với tình hình cạnh tranh mới luôn gay gắt. Bên cạnh đó, sự tác động của cuộc
khủng hoảng tài chính đã khiến các doanh nghiệp thu hẹp quy mô, tiết kiệm chi phí và
tìm tới những kênh tiếp cận khách hàng mới phù hợp hơn nên Tập đoàn Khải Toàn
đang triển khai áp dụng thương mại điện tử và tham gia các sàn giao dịch B2B như
Alibaba.com để mở rộng các kênh tìm kiếm khách hàng .
Một số thông tin mà đội ngũ sales cần quan tâm khi chọn lựa đối tác gồm:
- Thông tin về lịch sử công ty, mức độ ảnh hưởng, uy tín, tình hình tài chính.
- Số lượng cần mua, y êu cầu về chất lượng, chủng loại sản phẩm, thời gian
bảo hành, hoàn trả.
- Mức giá đáp ứng được, điều kiện vận chuyển, phương thức t hanh toán.
Bước 2: Đàm phán ký kết hợp đồng
Sau khi chọn được đối tác có nhu cầu mua hàng thực sự hoặc nhận được thư hỏi
hàng của khách hàng, nhân viên sales sẽ liên hệ với khách hàng để gửi thư chào hàng,
báo giá và đề nghị hợp tác cụ thể thông qua hình thức email. Đồng thời gửi kèm cho
khách hàng Catalog, biểu giá, các thông tin về thời hạn giao hàng, phương thức thanh
toán, điều kiện giảm giá. Nếu đối tác có nhu cầu hợp tác, nhân viên sales sẽ tiếp tục
trao đổi thông tin và đàm phán với đối tác qua mail hoặc các mạng chat trực tuyến.
Khi đối tác chấp nhận giá và các điều kiện của Tập đoàn Khải toàn đưa ra, đối
tác sẽ lập đơn đặt hàng gửi đi, thông tin bao gồm: tên hàng, chất lượng, số lượng, giá
cả, bao bì, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện vận chuyển…
Căn cứ vào đơn đặt hàng của đối tác, hai bên sẽ thống nhất lần nữa về điều kiện
giao dịch và tạo lập hợp đồng để tiến hành ký kết, Tập đoàn Khải Toàn sẽ lập hợp
đồng làm 4 bản tiếng anh có giá trị như nhau gửi đối tác ký trước. Sau khi Khải toàn
nhận được hợp đồng sẽ tiến hành ký tiếp và gửi lại 2 bản qua đường chứng từ khi giao
hàng để đối tác lưu trữ, làm tham chiếu thực hiện hợp đồng.