Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng

www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 1
LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợ cho cơ quan, tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ của mình. Văn phòng thực hiện hai chức năng
cơ bản là tham mưu tổng hợp và đáp ứng hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Để
thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức cần có văn phòng
mạnh, công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc
một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.
Đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng là
đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lí. Đẩy mạnh ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động cơ quan
nhà nước là yêu cầu cấp thiết hiện nay. Trong những năm qua, ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác văn phòng cũng như hoạt động của cơ quan
nhà nước còn nhiều bất cập và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả công
việc. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ một số
cán bộ công chức làm công tác văn phòng chưa tương xứng với các yêu cầu
thực tiễn. Do vậy trong thời gian tới cần có những bước đi, giải pháp chuyển
đổi phù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, đặc biệt là việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng và nâng cao hiệu
quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, góp phần nâng cao hiệu lực,
hiệu quả quản lí, và đẩy nhanh tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước
theo hướng hiện đại.
Với yêu cầu của đợt thực tập: tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động của
bộ máy hành chính Nhà nước, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức
trong cơ quan hành chính; vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế, bước
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn

phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 2
đầu rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lí hành chính Nhà nước trong thời
gian hai tháng (15/3 - 15/5/2009); lựa chọn, tìm hiểu về một nội dung để thực
hiện báo cáo thực tập cuối khóa là ứng dụng tin học và tin học hóa công tác
Văn phòng nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công việc, thực
hiện cải cách hành chính Nhà nước hướng đến mục tiêu Chính phủ điện tử.
Do thời gian thực tập có hạn, đồng thời theo yêu cầu của báo cáo thực tập,
nội dung chính sẽ đề cập đến các vấn đề sau đây:
1. TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI
CHÂU:
1..1 Giới thiệu chung về nơi thực tập
1.2. Khái quát về quá trình thực tập
2. NỘI DUNG ĐỀ TÀI BÁO CÁO:
2.1. Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn phòng
2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng tại văn phòng UBND quận Hải Châu
2.3. Nhận xét, kiến nghò giải pháp
Do còn hạn chế về kinh nghiệm nên báo cáo không thể tránh khỏi
những thiếu sót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy
cô, các cô chú, anh chò trong cơ quan thực tập.
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 3
PHẦN I
TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU

1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NƠI THỰC TẬP:
1.1. Tổng quan về quận Hải Châu:
Quận Hải Châu nằm ở 108
0
2’ kinh độ Đông, 16
0
03’ vó độ Bắc, có diện
tích tự nhiên 21,1363 km
2
chiếm 1,7% diện tích của thành phố; Bắc giáp Vònh
Đà Nẵng, Tây giáp quận Thanh Khê và quận Cẩm Lệ, Đông giáp quận Sơn
Trà và quận Ngũ Hành Sơn, Nam giáp quận Cẩm Lệ. Có vò trí trung tâm
thành phố Đà Nẵng nằm sát trên trục giao thông Bắc – Nam, nhà ga, cảng
biển; có sân bay quốc tế; có quốc lộ 14B đi ngang qua; có các cảng sông tạo
ra ưu thế về đòa lí kinh tế so với các quận, huyện khác.

Các trung tâm hành chính, văn hóa, thương mại, dòch vụ, du lòch của
thành phố Đà Nẵng đều nằm trên đòa bàn quận Hải Châu rất thuận lợi trong
việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội của quận.
Cũng như thành phố Đà Nẵng, quận Hải Châu nằm trong vùng khí hậu
nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ cao và biên độ dao động không lớn. Nhiệt độ
trung bình khoảng 26,3
o
C (cao nhất là 30,2
o
C và thấp nhất là 21,6
o
C); thỉnh
thoảng có các đợt rét mùa đông ngắn. Mùa mưa trùng với mùa bão thường

gây ngập úng nhiều nơi nhưng không kéo dài. Các sông trên đòa bàn chòu ảnh
hưởng của thuỷ triều theo chế độ bán nhật triều; mùa hè toàn bộ sông Hàn
và sông Cẩm Lệ trên đòa bàn quận bò nhiễm mặn.
Nguồn nước cung cấp cho quận Hải Châu chủ yếu lấy từ sông Cẩm Lệ,
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 4
sông Yên, Vónh Điện, nhìn chung đáp ứng được nhu cầu phát triển kinh tế và
sinh hoạt của người dân (trừ các tháng 5 và tháng 6 là các thàng cao điểm
của mùa khô và bò ảnh hưởng của thủy triều). Nguồn nước ngầm hạn chế và
phần lớn bò nhiễm bẩn.
Với diện tích 2.113,63 ha quận Hải Châu có các loại đất khác nhau:
cồn cát sông và đất cát ven biển, đất nhiễm mặn, đất phèn, đất xám bạc
màu,...
Với tốc độ đô thò hoá nhanh từ năm 2004 nên quận Hải Châu không
còn đất nông nghiệp tập trung.
Việc quy hoạch phát triển quận thành một trung tâm hành chính –
chính trò - văn hóa - thương mại dòch vụ của thành phố Đà Nẵng hiện đại gặp
nhiều khó khăn do mật độ dân cư đông đúc và việc xây dựng không theo quy
hoạch trước đây.
Quận Hải Châu có bờ biển ngắn trên Vònh Đà Nẵng. Trên đòa bàn
quận hiện chỉ có các cảng sông nằm ở khu vực Bắc sông Hàn tiếp nhận được
tàu 5.000 tấn và cảng cá chuyên dùng nằm ngay cửa sông giáp Vònh Đà
Nẵng, thuận lợi cho việc khai thác tài nguyên hải sản phong phú của Biển
Đông.
Trên đòa bàn quận Hải Châu có các di tích thời mới hình thành vùng
đất Quảng (Đình làng Hải Châu, Đình Đại Nam,...), các di tích lòch sử cách
mạng chống thực dân xâm lược (Nghóa trũng Phước Ninh, Thành Điện Hải,

các bia di tích,...), Bảo tàng điêu khắc Chàm, Bảo tàng Quân khu 5, Bảo tàng
thành phố.
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 5
Quận có vò trí cách 3 di sản văn hóa thế giới (Thánh đòa Mỹ Sơn, Đô
thò cổ Hội An, Cố đô Huế ) với bán kính dưới 100 km, đây là điều kiện thuận
lợi để thu hút du khách trong và ngoài nước.
Quận Hải Châu là nơi tập trung tương đối nhiều di tích văn hóa của các
dân tộc, các tôn giáo do nhiều thế hệ để lại (Bảo tàng Chăm, nhà thờ Chí só
Phan Chu Trinh, nhà thờ Chư Phái Tộc,...) các luồng văn hóa đặc trưng có
sức thu hút lkhách du lòch đến thăm quan
Truyền thống cần cù, hiếu học, tinh thần dũng cảm trong đấu tranh
chống thực dân xâm lược, tinh thần chòu khó và sáng tạo trong xây dựng...
của người dân đất Quảng, của nhân dân thành phố là tài nguyên vô cùng quý
giá, là nội lực quan trọng để thúc đẩy phát triển kinh tế, văn hoá-xã hội của
quận, của thành phố.
Dân số quận Hải Châu tính đến thời điểm điều tra ngày 01.4.1999 là
187.282 người. Dân số trung bình năm 2006 của quận Hải Châu là 194.072
người (tăng so với năm 1999 là 6.790 người), mật độ dân số trung bình là
9.182 người/km
2
có đặc điểm phân bố không đều, tập trung ở các phường
trung tâm quận, mật độ dân số cao nhất là ở phường Nam Dương (46.055
người/km
2
) và thấp nhất là phường Hòa Cường Nam (5.764 người/km
2

). Dân
số của quận là dân số tương đối trẻ, số người làm nông nghiệp không đáng
kể.
Theo kết quả tổng điều tra dân số ngày 01.4.1999, dân số trong độ tuổi
lao động của quận là 109.375 người chiếm 58,4% dân số, chủ yếu là lao động
trẻ dưới 50 tuổi chiếm gần 87%. Đến cuối năm 2006, dân số trong độ tuổi lao
động là 122.562 người, chiếm 63,15% dân số; lực lượng lao động là 92.040
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 6
người chiếm 75,09% nguồn lao động, trong đó lao động đang làm việc ổn
đònh trong các ngành kinh tế quốc dân là 88.632 người, số người thất nghiệp
là 3.408 người chiếm 3,7% lực lượng lao động, phần lớn rơi vào độ tuổi thanh
niên.
Lực lượng lao động xã hội có trình độ văn hóa tương đối cao (trình độ
tốt nghiệp trung học cơ sở chiếm: 23,27% và tốt nghiệp trung học phổ thông
chiếm 62,32% lực lượng lao động); lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật
là 56.300 người chiếm 61,17% lực lượng lao động, trong đó lao động có trình
độ cao đẳng, đại học và trên đại học là 25.740 người, trình độ trung cấp là
11.640 người, công nhân kỹ thuật là 18.920 người, ... Chất lượng lao động
đang làm việc có trình độ chuyên môn kỹ thuật tuy có cao hơn các quận,
huyện khác trong thành phố nhưng cơ cấu, trình độ chưa phù hợp, chưa đáp
ứng được yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội.
Lao động nông nghiệp - thủy sản chiếm 1,83%, lao động công nghiệp -
xây dựng chiếm 47,72% và lao động thương mại - dòch vụ chiếm 50,44%
tổng số lao động đang làm việc trong nền kinh tế quốc dân.
Thu nhập bình quân đầu người nhân dân quận Hải Châu liên tục tăng
qua các năm, từ 7,369 triệu đồng/người/năm (năm 1997) lên 11,055 triệu

đồng/người/năm (năm 2000) tăng gấp 1,5 lần, năm 2005 là 26,42 triệu
đồng/người/năm tăng gấp 2,38 lần và năm 2006 đạt 31,313 triệu đồng tăng
gấp 1,18 lần. Tốc độ tăng trưởng bình quân thu nhập đầu người (theo giá thực
tế) quận Hải Châu giai đoạn 1997 - 2006 là 17,39%/năm.

www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 7

Năm VNĐ (Ngàn đồng) USD
1997 7.397 621
1998 7.546 702
1999 8.337 775
2000 11.055 943
2001 13.136 965
2002 14.520 1.000
2003 16.870 1.078
2004 20.320 1.245
2005 26.420 1.365
2006 31.313 2.020
Bảng tổng hợp thu nhập bình quân đầu người từ năm 1997 đến 2006
1.2. Vò trí, chức năng, quy chế làm việc và các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND quận Hải Châu:
Ủy ban nhân dân quận Hải Châu do Hội đồng nhân dân quận Hải Châu
bầu ra, là cơ quan quản lí hành chính Nhà nước ở đòa phương, chòu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân quận và cơ quan Nhà nước cấp trên về việc
tổ chức thực hiện các Nghò quyết của Hội đồng nhân dân quận đề ra và Ủy
www.HanhChinhvn.com

Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 8
ban nhân dân thành phố Đà Nẵng giao.
Ủy ban nhân dân quận hoạt động theo Hiến pháp, pháp luật, các văn
bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghò quyết của Hội đồng nhân dân
quận nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế, xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên đòa bàn.
Ủy ban nhân dân quận Hải Châu thực hiện chức năng quản lí Nhà nước
ở đòa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lí thống nhất trong bộ máy
hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở.
Tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Hải
Châu:
1. Theo Nghò đònh số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của
Chính phủ:
- Văn phòng UBND quận Hải Châu;
- Phòng Nội vụ;
- Phòng Tư pháp;
- Phòng Tài chính - kế hoạch;
- Phòng Tài nguyên và Môi trường;
- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội;
- Phòng Văn hóa và Thông tin;
- Phòng Giáo dục và Đào tạo;
- Phòng Y tế;
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 9

- Thanh tra quận;
- Phòng Kinh tế;
- Phòng Quản lí đô thò.
2. Các cơ quan theo đặc thù của quận:
- Ban quản lí công trình, xây dựng cơ bản quận;
- Đội kiểm tra quy tắc đô thò quận;
- Trung tâm dân số và kế hoạch hóa gia đình.
3. Các cơ quan do ngành dọc quản lí:
- Công an quận;
- Bộ chỉ huy quân sự quận;
- Chi cục thuế;
- Phòng thống kê;
- Kho bạc nhà nước.
1.3. Vò trí, chức năng và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND quận
Hải Châu:
Theo Đề án số 01/ĐA-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2008 của UBND
quận Hải Châu về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Hải
Châu thành phố Đà Nẵng thì Văn phòng UBND quận Hải Châu có các chức
năng, nhiệm vụ sau:
- Tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động quản lí hành chính nhà
nước của UBND quận;
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 10
- Tham mưu cho Chủ tòch UBND về chỉ đạo, điều hành của UBND;
- Đôn đốc các đơn vò thực hiện công việc được giao;
- Cung cấp thông tin phục vụ quản lí và hoạt động của HĐND, UBND
và các cơ quan nhà nước ở đòa phương;

- Đảm bảo cơ sở vật chất, kó thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.
Về cơ cấu tổ chức:
Ban lãnh đạo gồm có 01 Chánh văn phòng và 02 Phó văn phòng. Trong
đó:
- Chánh văn phòng phụ trách chung, trực tiếp điều hành công tác tổng
hợp (trừ lónh vực văn xã và vi tính).
- 01 Phó văn phòng phụ trách quản trò hậu cần, văn thư;
- 01 Phó văn phòng phụ trách văn xã, vi tính, tổ một cửa.
Các bộ phận trực thuộc:
- Tổng hợp;
- Vi tính;
- Văn thư;
- Tổ một cửa;
- Tài vụ;
- Bảo vệ.
2. KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP:
2.1. Thời gian thực tập:
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 11
Thực hiện theo kế hoạch thực tập của Học viện, thời gian thực tập là 02
tháng (từ 15/3/2009 đến 15/5/2009).
2.2. Đòa điểm thực tập:
Được sự giới thiệu của Học viện Hành chính, tôi đã liên hệ thực tập tại
Văn phòng UBND quận Hải Châu như quy đònh của Học viện. Theo dự kiến
nội dung báo cáo, tôi đã được cơ quan hướng dẫn và phân công thực tập tại
bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng UBND quận Hải Châu.
2.3. Nội dung thực tập:

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nước;
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cũng như nhiệm vụ, quyền hạn của
cán bộ, công chức tại cơ quan hành chính Nhà nước;
- Vận dụng các kiến thức đã học và thực tế, bước đầu rèn luyện kỹ
năng, nghiệp vụ quản lí hành chính Nhà nước;
- Học hỏi các kỹ năng thực tế để bổ sung và nâng cao kiến thức đã học
dưới sự giúp đỡ của cán bộ, công chức đang làm việc tại cơ quan hành chính
Nhà nước;
- Lựa chọn, tìm hiểu kỹ về một nội dung để thực hiện báo cáo thực tập
cuối khóa.
2.4. Quá trình thực tập:
Dựa trên đề cương báo cáo thực tập, Văn phòng UBND quận đã giới
thiệu, hướng dẫn thực tập tại Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng UBND quận
theo lòch trình như sau:
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 12
Trong thời gian thực tập, đã tiếp thu được nhiều kiến thực thực tế, qua
đó cũng phát hiện và củng cố được nhiều vấn đề mà môi trường lí thuyết
chưa trang bò được.
Quá trình thực tập cũng là khoảng thời gian giúp cho tôi làm quen với
môi trường làm việc của cơ quan hành chính nhà nước, làm quen với công
việc. Qua đó, tôi đã học hỏi và đúc kết nhiều kinh nghiệm cho bản thân về
các kỹ năng thực tế xử lí, giải quyết các vấn đề cơ bản trong công tác văn
phòng, rèn luyện về tác phong làm việc, ý thức kỷ luật của người cán bộ,
công chức.
Được sự quan tâm của thầy cô hướng dẫn, cơ quan thực tập cùng với
những kiến thức tìm hiểu thực tế tại Văn phòng UBND quận Hải Châu, các

kiến thức cập nhật mới nhất về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động cơ quan nhà nước, tôi xin chọn và thực hiện báo cáo thực tập với chủ
đề: “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG, CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ
TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU”.
2.5. Nhận xét về công tác tổ chức thực tập của trường, nơi đòa
phương thực tập, những vấn đề đề xuất:
Về công tác tổ chức thực tập, Học viện đã chuẩn bò chu đáo, cử giảng
viên nhiệt tình, trách nhiệm hướng dẫn nên đã tạo thuận lợi cho sinh viên
thực tập. Cơ quan tiếp nhận thực tập – Văn phòng UBND quận Hải Châu –
cũng đã tận tình hướng dẫn, tạo điều kiện cho sinh viên tham gia thực hiện
các công việc của cơ quan để nâng cao kỹ năng thực tế, cung cấp tài liệu để
hoàn thành báo cáo thực tập. Quá trình thực tập diễn ra ở cơ quan nghiêm
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 13
túc, hiệu quả cao.
Thời gian phát hành công văn để sinh viên liên hệ thực tập trước Tết
Nguyên đán là hợp lý, nên duy trì cho các khóa sau để thuận lợi cho sinh
viên thực tập ở đòa phương (chiếm đa số).
Thời gian thực tập 02 tháng là hợp lý. Để thời gian thực tập diễn ra hiệu
quả, Học viện cần tổ chức hướng dẫn cho sinh viên lập đề cương báo cáo
thực tập và lập kế hoạch thực tập (có thể bắt buộc) để sinh viên dễ dàng
trong việc thống nhất với cơ quan các nội dung công việc, lòch trình thực tập
như: tìm hiểu, thực hiện kỹ năng thực tế; về nghiên cứu tài liệu thực hiện
báo cáo thực tập... Như vậy quá trình thực tập sẽ thuận lợi và chủ động cho
sinh viên cũng như cơ quan trong bố trí công việc một cách khoa học, sắp
xếp thời gian, cung cấp tài liệu nghiên cứu hợp lý để nâng cao chất lượng

báo cáo thực tập.
Học viện cũng cần đưa ra yêu cầu, tiêu chuẩn báo cáo thực tập để sinh
viên dễ dàng đònh hướng thực hiện, đạt hiệu quả cao.

www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 14
PHẦN II
NỘI DUNG ĐỀ TÀI BÁO CÁO
MỞ ĐẦU
Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợ cho cơ quan, tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ của mình. Văn phòng thực hiện hai chức năng
cơ bản là tham mưu tổng hợp và đáp ứng hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Để
thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức cần có văn phòng
“mạnh”. Công tác văn phòng phải mạnh, đủ khả năng đáp ứng giải quyết
công việc một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Công việc quản lí nói chung và quản lí hành chính nhà nước nói riêng
ngày càng phức tạp. Để quản lí có hiệu quả các công việc, giải quyết tốt các
nhiệm vụ đặt ra trong tình hình mới đòi hỏi cần có công cụ hỗ trợ hiệu quả.
Không thể không thừa nhận những thành tựu của tin học và công nghệ thông
tin đã hỗ trợ con người trong xử lí, giải quyết các công việc. Tin học, công
nghệ thông tin đã trở thành công cụ đắc lực cho con người. Trong công tác
văn phòng, tin học, công nghệ thông tin đã cải thiện rõ rệt hiệu quả công
việc, thể hiện trong việc nhanh chóng truyền nhận thông tin một cách đầy đủ,
chính xác, xử lí và giải quyết một cách có khoa học, thống nhất.
Trong những năm gần đây, Đảng, Nhà nước đã có sự quan tâm lớn
trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cải cách hành chính
Nhà nước nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lí Nhà nước đối với các

lónh vực của đời sống xã hội, cải thiện môi trường làm việc hiện đại hóa,
nhanh chóng đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển của đất nước đang phát
triển trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Ứng dụng công
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 15
nghệ thông tin ngày càng sâu rộng trong công tác văn phòng cũng như trong
hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là thực hiện chủ trương của Đảng
và Nhà nước về cải cách nền hành chính theo hướng tinh gọn, hiện đại.
Tuy đã có sự quan tâm đầu tư lớn nhưng việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng nói riêng và trong cơ quan nhà nước nói
chung vẫn còn tồn tại nhiều bất cập, hạn chế. Cần có sự nghiên cứu đầu tư
đồng bộ về cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ, cùng với đào tạo, bồi dưỡng
lực lượng cán bộ có trình độ tương xứng, đáp ứng nhu cầu ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác để nâng cao hiệu quả.
Từ những kiến thức về hành chính văn phòng, tin học ứng dụng trong
quản lí hành chính, cùng với thực tế qua thực tập tại Văn phòng UBND quận
Hải Châu, tôi chọn đề tài báo cáo về ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn phòng nhằm đánh giá, phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp
hoàn thiện, nâng cao hiệu quả.
Nội dung đề tài báo cáo đề cập các vấn đề sau:
1.
Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng;
2.
Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
tại Văn phòng UBND quận Hải Châu;
3.

Phân tích thực trạng, đề xuất giải pháp.
Phương pháp thực hiện báo cáo: tìm hiểu thực tế tại nơi thực tập, tham
khảo tài liệu, thu thập và phân tích các số liệu nội dung liên quan nhằm làm
sáng tỏ thực trạng và đề xuất các kiến nghò, giải pháp nhằm nâng cao hiệu
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 16
quả.
Quá trình thực hiện báo cáo thực tập còn gặp những khó khăn nhất
đònh như thời gian nghiên cứu chưa nhiều, năng lực thực tập sinh còn nhiều
hạn chế, còn thiếu kinh nghiệm thực tế trong quá trình nghiên cứu. Vì vậy
nội dung chắc chắn sẽ còn nhiều khiếm khuyết nhất đònh; rất mong nhân
được sự đánh giá, góp ý của quý cơ quan, quý thầy cô để nội dung được
hoàn thiện hơn.
Đề tài là kết quả của các kiến thức lí luận tiếp thu trên ghế nhà trường,
quá trình thực tập và tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu liên quan ứng dụng công
nghệ thông tin trong cơ quan hành chính nhà nước. Đề tài góp phần đánh giá
thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nói riêng
và trong hoạt động cơ quan nhà nước nói chung tại Văn phòng UBND quận
Hải Châu, tổng kết những thành tựu, hạn chế, kiến nghò, đề xuất một số giải
pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả trong hoạt động trong thời gian tới.
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 17
CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1. LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG:
1.1. Văn phòng: Theo nghóa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc của
cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Những cơ quan lớn thì có văn phòng, những cơ
quan nhỏ có phòng hành chính. Theo nghóa hẹp, văn phòng là trụ sở của cơ
quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc, là đòa điểm giao tiếp đối nội,
đối ngoại và các hoạt động khác của cơ quan, thủ trưởng cơ quan.
Văn phòng là bộ máy (hoặc bộ phận) thực hiện chức năng giúp việc,
phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan đảm bảo cho công tác lãnh đạo và
quản lí được tập trung thống nhất, hoạt động được thường xuyên, liên tục, có
hiệu quả.
1.2. Công tác văn phòng: là các công việc cần thực hiện để hoàn
thành chức năng được nhà nước quy đònh, nhiệm vụ được giao.
Hai chức năng chính của văn phòng là: Tham mưu, tổng hợp, là công
việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất (tầm chính sách, biện pháp) để giúp lãnh
đạo đề ra các quyết đònh chỉ đạo, điều hành công việc; Bảo đảm các điều
kiện vật chất kỹ thuật cho mọi hoạt động của lãnh đạo và cán bộ, công chức
của cơ quan để làm việc thuận lợi, hiệu quả được nâng cao. Trong công tác
của văn phòng, hai chức năng trên được đặt ngang nhau, nhưng trong chỉ đạo
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 18
của thủ trưởng cơ quan, công tác tham mưu, tổng hợp được thực hiện thường
xuyên hơn, có ý nghóa quyết đònh hơn đối với sự chỉ đạo điều hành của
UBND.
Nhiệm vụ của văn phòng thể hiện tập trung vào ba nhóm công việc

sau:
Công tác tham mưu, tổng hợp:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan bao gồm: chương trình
năm, quý, tháng; sắp xếp lòch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan và theo dõi
thực hiện thật tốt chương trình đó;
- Biên tập các đề án, báo cáo của cơ quan; theo dõi, đôn đốc, tham gia ý
kiến về nội dung, thẩm tra thủ tục, quy trình chuẩn bò đề án, báo cáo của cơ
quan chuyên môn khác được phân công soạn thảo để trình lãnh đạo cơ quan
quyết đònh;
- Bảo đảm thu thập, xử lí thông tin, cung cấp thông tin cho lãnh đạo được
thường xuyên, kòp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ thông tin
báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy đònh;
- Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; tổ chức
truyền đạt nghò quyết, quyết đònh, chỉ thò của lãnh đạo cơ quan cho các
ngành, các cấp trực thuộc và cơ quan thông tin đại chúng;
- Biên tập và quản lí hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan; nghiên
cứu đề xuất xử lí các vấn đề thuộc cơ quan, tiếp nhận những đề nghò của cấp
dưới để trình lãnh đạo cơ quan xem xét, giải quyết.
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 19
Công tác hành chính tổ chức:
- Tổ chức quản lí công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ của cơ quan theo quy
đònh của Nhà nước;
- Quản lí tổ chức nhân sự, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức trong nội bộ cơ quan;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ

quan, tổ chức mình với nhân dân, với các cơ quan, tổ chức khác.
- Ứng dụng công nghệ thông tin và các công việc hành chính khác.
Công tác quản trò, tài vụ:
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc cho
lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan làm việc
thuận lợi và có hiệu quả;
- Quản lí tài sản công, ngân sách của cơ quan theo chế độ tài chính của
Nhà nước;
- Thực hiện các dòch vụ: lễ tân, y tế, nhà khách, ô tô, điện thoại,... theo
yêu cầu công tác.
1.3. Vai trò của văn phòng với công cuộc cải cách hành chính nhà
nước:
- Đóng góp rất quan trọng đối với xây dựng thể chế hành chính (đặc biệt
trong việc xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật);
- Là đầu mối chính cung cấp, rà soát, thực hiện các thủ tục hành chính
cho công dân, tổ chức;
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 20
- Là đầu mối chính quản lí cơ sở dữ liệu, tài liệu văn thư, lưu trữ và quản
lí chương trình tin học hóa trong quản lí hành chính nhà nước;
- Chủ trì xây dựng, quản lí và tổ chức thực hiện quy chế làm việc,
chương trình công tác;
- Là đầu mối chính theo dõi, tổ chức thực hiện cải cách hành chính của
cơ quan, tổ chức;
2. TIN HỌC - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN:
2.1. Thông tin: được sử dụng rộng rãi và có những cách diễn đạt khác
nhau về nội dung thông tin.

Từ góc độ quản lí, thông tin thường được hiểu là sự phản ánh của đối
tượng có quan hệ đến chủ thể nhận phản ánh. Chủ thể phải nhận thức được,
phải nâng nhận thức lên để có thêm hiểu biết về đối tượng. Từ đó cũng có
đònh nghóa thông tin là tri thức. Thông tin càng nhiều và càng tăng thì sự hiểu
biết cũng càng tăng. Ngày nay, công nghệ thông tin đã phát triển đến mức độ
cao, việc tổ chức và xử lí thông tin được tiến hành nhanh hơn, chính xác hơn,
do đó con người ngày càng nhận được nhiều thông tin hơn.
2.2. Thông tin trong quản lí hành chính nhà nước:
Thông tin có vai trò vô cùng quan trọng và to lớn trong việc đảm bảo
sự thống nhất hoạt động của các cơ quan, đơn vò. Thông tin trong hoạt động
quản lí thực chất là quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể quản lí với các
đối tượng quản lí. Khi đó chủ thể quản lí nhận các thông tin báo cáo phản
ánh tình hình hoạt động của các đối tượng bò quản lí. Ngược lại các đối tượng
bò quản lí được nhận các tài liệu, thông tin của các chủ thể quản lí trong đó
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 21
chứa đựng những nội dung là các quyết đònh quản lí.
Thông tin quản lí hành chính nhà nước thường được hiểu là thông tin do
các cơ quan hành chính nhà nước phát ra. Thật ra nó cũng bao gồm thông tin
được tổ chức thu thập, xử lí nhằm phục vụ quản lí nhà nước. Vì vậy có thể
đưa ra khái niệm về thông tin trong quản lí hành chính nhà nước như sau:
Thông tin trong hoạt động quản lí hành chính nhà nước là một tập hợp
nhất đònh các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động
quản lí và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lí đó,
về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lí và môi trường xung quanh,
nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực, không
gian và thời gian đối với các đối tượng quản lí.

2.3. Tin học hóa: Giải pháp nhằm đạt tới mục tiêu "tối ưu hoá" thông
qua việc tiến hành đồng thời "công nghiệp hoá" và "hiện đại hoá" từ phương
pháp, thủ tục cho đến việc trang bò, sử dụng và khai thác mọi nguồn lực có
khả năng làm gia tăng không ngừng giá trò vật chất và tinh thần trong kết quả
ở mọi hoạt động của con người - dựa trên nền tảng khoa học là Tin học.
2.4. Công nghệ thông tin: là ngành sử dụng máy tính và phần mềm
máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lí, truyền và thu thập thông tin.
Thành tựu của công nghệ trong việc liên kết máy tính điện tử và thông
tin viễn thông đã làm cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức thay đổi. Công
nghệ thông tin đã có tác động mạnh đến chiến lược hoạt động, cơ cấu cũng
như hoạt động quản lí của một cơ quan, tổ chức.
2.5. Hệ thống thông tin quản lí:
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 22
Hệ thống thông tin quản lí được hiểu như là một hệ thống dùng để tiến
hành quản lí cùng với những thông tin cần thiết được cung cấp thường xuyên
để hỗ trợ cho việc hoạch đònh, kiểm soát và ra quyết đònh của các cấp quản
lí.
Hệ thống thông tin quản lí có thể hiểu như là một tập hợp của nhiều hệ
thống thông tin con trong tổ chức như:
- Các hệ thống thông tin văn phòng: bao gồm thư điện tử, bộ phận xử lí
dữ liệu, mạng máy tính…Các hệ thống cung cấp những dòch vụ hỗ trợ cho
những công việc văn phòng hằng ngày như thảo các văn bản, phục vụ hội
nghò, viễn thông, tính toán và xử lí đơn đặt hàng…
- Hệ thống xử lí dữ liệu: bao gồm hệ thống xử lí dữ liệu kế toán, lương
bổng, kiểm soát sản xuất, tồn kho, ghi chép, xử lí và lập báo cáo tình hình
kinh doanh hàng ngày trong doanh nghiệp.

- Hệ thống hỗ trợ ra quyết đònh: bao gồm các báo biểu, kỹ thuật dự
báo, các mô hình ra quyết đònh, các chương trình tuyến tính, phân tích thống
kê….người sử dụng có thể liên kết các hệ thống nầy với nhau để triển khai
các hoạt động, tuy nhiên chúng không thể thay thế óc suy xét của con người.
Các hệ thống này hỗ trợ các hoạt động xây dựng kế hoạch và ra quyết
đònh. Người sử dụng có thể liên kết các hệ thống này với nhau để triển khai
các hoạt động.
Trong thời đại ngày nay, xây dựng hệ thống thông tin quản lí được xem
như đồng nghóa với việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của
cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong các hoạt động
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 23
nội bộ của cơ quan nhà nước và giữa cơ quan nhà nước, trong giao dòch của
cơ quan nhà nước với tổ chức và cá nhân; hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành
chính và đảm bảo công khai, minh bạch.
Tuy nhiên, về mặt bản chất, hệ thống thông tin quản lí vẫn chỉ là một
hệ thống các công cụ hỗ trợ, chúng không thể thay thế óc suy xét của người
ra quyết đònh.
2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng: là việc
sử dụng công nghệ thông tin mà trung tâm là máy tính điện tử và các giải
pháp, sản phẩm phần mềm trong thực hiện công tác văn phòng một cách phù
hợp, tối ưu nhất nhằm nâng cao hiệu quả công việc, hoàn thành tốt nhất các
nhiệm vụ được giao của văn phòng.
3. SỰ CẦN THIẾT ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ
NƯỚC:
Trong công tác văn phòng có nhiều loại công việc, các công việc đó cần

phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác, kòp thời, đảm bảo chức năng
tham mưu giúp việc một cách hiệu quả nhất. Do đó, việc ứng dụng công
nghệ thông tin (hay còn gọi là ứng dụng công nghệ tin học) vào công tác văn
phòng là một đòi hỏi cấp thiết của công cuộc cải cách hành chính hiện nay.
Chỉ thò số 10/2006/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 23 tháng 3
năm 2006 về việc “Giảm văn bản giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ
quan hành chính nhà nước” đã nhận đònh: “Trong những năm qua, cùng với
quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất là việc ứng dụng công nghệ
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 24
thông tin vào quản lí, công tác văn thư và quản lí văn bản, giấy tờ hành
chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các
ngành đã từng bước được cải tiến, có nhiều tiến bộ, có thêm nhiều công cụ
và hình thức để chỉ đạo và điều hành, trao đổi thông tin với chất lượng, hiệu
quả ngày càng được nâng cao. Tuy nhiên, một trong những yếu kèm, bất cập
phổ biến hiện nay của bộ máy hành chính nhà nước là tình trạng lạm dụng
quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc
của các cơ quan hành chính nhà nước: in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu
tùy tiện, lãng phí gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành
chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành
và giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước.
Tình trạng trên có nguyên nhân chủ yếu là do bệnh quan liêu hình
thức, sính văn bản, giấy tờ còn nặêng trong thói quen, cách làm việc của bộ
máy hành chính còn rườm rà; chậm ứng dụng và sử dụng có hiệu quả công
nghệ thông tin vào công tác quản lí; chậm sửa đổi, bổ sung những quy đònh
của pháp luật về công tác văn thư, về quản lí văn bản, giấy tờ hành chính
trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước”.

Thủ tướng Chính phủ đã chỉ thò một số nội dung cần thực hiện: “Ứng
dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để giảm văn bản, giấy tờ hành chính:
Thủ trưởng các cơ quan hành chính ở các cấp, các ngành có trách nhiệm chỉ
đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, nhất là công nghệ
thông tin vào xử lí công việc, từng bước thay thế cho việc dùng văn bản, giấy
tờ hành chính trong truyền đạt thông tin, giải quyết công việc có liên quan.
Những cơ quan đã có mạng tin học nội bộ (mạng LAN) thì nhanh
www.HanhChinhvn.com
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn
phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng
SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050
Trang 25
chóng thực hiện việc gửi, trao đổi và xử lí văn bản, giấy tờ hành chính trong
cơ quan và với các cơ quan, tổ chức khác thông qua mạng tin học, tiến tới chủ
yếu thực hiện qua mạng tin học. Những cơ quan chưa xây dựng được mạng
tin học nội bộ cần khẩn trương xây dựng để nhanh chóng thực hiện được việc
nêu trên.
Phát huy vai trò mạng tin học diện rộng của Chính phủ trong công tác
thông tin, gửi nhận và xử lí văn bản giữa các cơ quan hành chính nhà nước;
ban hành Quy chế quản lí, sử dụng mạng tin học diện rộng của Chính phủ,
quy đònh cụ thể việc các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy
ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi các thông tin báo
cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thông qua mạng tin học diện rộng của
Chính phủ, không gửi văn bản qua bưu điện hoặc bằng fax như hiện nay.
Các bộ, ngành, chính quyền đòa phương xây dựng và ban hành Quy chế
sử dụng mạng tin học nội bộ theo hướng dẫn thống nhất của cơ quan có thẩm
quyền; tập huấn cho cán bộ, công chức kiến thức, kỹ năng sử dụng công cụ
tin học trong khi thực thi công vụ.
“Thủ trưởng cơ quan, đơn vò hành chính ở các cấp, các ngành có trách
nhiệm sử dụng mạng tin học nội bộ để cập nhật đầy đủ các văn bản quy

phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu của
cán bộ, công chức thừa hành công vụ, nhằm hạn chế dần và đi đến chấm dứt
tình trạng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân
dân các cấp sao chụp văn bản nhận được từ các cơ quan cấp trên để gửi cho
cơ quan, tổ chức trực thuộc”.
Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng