Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp

Luận văn tốt nghiệp
Lời mở đầu
Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳ diệu của
nó đang tác động mạnh mẽ tới mọi hoạt động chính trị, kinh tế, xã hội trên thế giới nói
chung và ở Việt Nam nói riêng. Cùng với sự phát triển nhanh chóng của tin học và vai
trò ngày càng nổi trội của thông tin sau cuộc cách mạng về quản lý, từ hai thập kỷ nay
thế giới đã bớc vào một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên của Công nghệ thông tin. Công nghệ
thông tin đã và đang từng bớc đi vào tất cả các lĩnh vực, chiếm một vị trí quan trọng
trong xã hội. Cùng phát triển với khoa học công nghệ, hoạt động quản lý đang có nhiều
đổi mới theo xu thế hiện đại hoá đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xu thế hội
nhập và phát triển kinh tế. Công nghệ thông tin càng ngày càng phát triển, càng có
nhiều phát minh sáng chế đợc ứng dụng vào đời sống xã hội nhằm giải phóng sức lao
động, làm phong phú thêm đời sống vật chất, tinh thần của con ngời.
Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp là một đơn vị thuộc Bộ nông nghiệp và
phát triển nông thôn có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nớc, vì vậy việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý là thực sự cần thiết.
Xuất phát từ thực tiễn của tình hình thực hiện công tác văn phòng của Viện quy
hoạch và thiết kế nông nghiệp, em đã mạnh dạn chọn đề tài ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp
làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Trọng tâm của chuyên đề này nhằm đề cập
đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Viện và một số
kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động tổ
chức quản lý.
Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, nội dung chuyên đề gồm 3 phần chính:
Phần I: Nhận thức chung về văn phòng và công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng.
Nguyễn Thanh Hà - 846018
1
Luận văn tốt nghiệp
Phần II: Khái quát về tổ chức hoạt động của Viện quy hoạch và thiết kế nông
nghiệp.

Phần III: Thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn phòng Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
Để có đợc bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, ngoài sự nỗ lực và cố gắng của
bản thân, em còn nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của cơ quan thực tập cũng nh của nhà
trờng và các thầy cô giáo. Em xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới các cô chú cán bộ
đang công tác tại Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp và các thầy cô giáo. Đặc biệt,
em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hớng dẫn GS.TS. Trần Minh Tuấn về sự chỉ bảo
tận tình đã giúp em hoàn thành bản chuyên đề này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do
còn hạn chế về kiến thức và thời gian, nên không khỏi có những thiếu sót. Em mong
nhận đợc những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô để giúp em hoàn thiện đợc
chuyên đề này và bổ sung kiến thức cho bản thân.
Em xin chân thành cảm ơn!
Nguyễn Thanh Hà - 846018
2
Luận văn tốt nghiệp
Chơng i
Nhận thức chung về văn phòng và
công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng
I - nhận thức chung về văn phòng
1. Khái niệm văn phòng.
Văn phòng là một bộ phận nằm trong tổ chức bộ máy của các cơ quan, đơn vị, tổ
chức có chức năng trợ giúp cho các nhà quản lý trong việc xử lý thông tin và ra quyết
định.
Hiện nay có nhiều cách nhìn nhận về văn phòng. Theo tác giả cuốn sách Nghiệp
vụ văn phòng- PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri thì văn phòng đợc tiếp cận một cách toàn diện
ở hai trạng thái động và tĩnh. Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm
toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị. Nếu quan sát
văn phòng ở trạng thái tĩnh thì nó bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu nh nhà cửa,
xe cộ, các thiết bị, con ngời v.v có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện

mục tiêu của tổ chức.
Ngoài ra, tác giả cuốn sách Quản trị hành chính Văn phòng- Nguyễn Hữu Thân
cho rằng : Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa là nơi soạn thảo, sử
dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.
Nhắc đến văn phòng, không thể không nói đến công tác văn phòng. Công tác văn
phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một tổ chức.
Nếu xem xét công tác này theo quan điểm hệ thống thì ở đầu vào bao gồm các hoạt
Nguyễn Thanh Hà - 846018
3
Luận văn tốt nghiệp
động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế,
chính trị, xã hội, hành chính, môi trờng theo các ph ơng án sử dụng khác nhau nhằm
thu đợc kết quả tối u trong hoạt động của đơn vị. Còn ở đầu ra, là những hoạt động phân
phối, truyền tải, thu và xử lí thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo
yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động trên đây sẽ góp phần hoàn thiện từng bớc công
tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị, hay nói cách khác là không ngừng củng cố
hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị. Để công tác văn phòng đạt kết quả tốt
cần phải có những điều kiện cơ bản sau:
- Phải có một bộ máy văn phòng đợc tổ chức thích hợp. ở các cơ quan, đơn vị có
quy mô lớn bộ máy văn phòng có thể gồm đầy đủ các phòng, các bộ phận với số lợng
nhân sự cần thiết để thực thi mọi hoạt động văn phòng một cách độc lập, có liên quan
đến nhiều đầu mối với các tính chất khác nhau. Đối với các đơn vị có quy mô nhỏ và
các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối
thiểu, đồng thời còn kiêm nhiệm các chức năng quản trị nhân sự, vật t, tài chính
- Phải có địa điểm hoạt động, giao dịch với những cơ sở hạ tầng nhất định nh nhà
cửa, phơng tiện, thiết bị Vị trí, quy mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ
thuộc vào đặc tính tổ chức quản lí, vào quy mô hoạt động của công tác văn phòng.
Từ những quan niệm trên và liên hệ hoạt động văn phòng với các điều kiện của
kinh tế thị trờng thì công tác văn phòng là toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với
yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông tin của các

cấp quản lý đơn vị nhằm đạt đợc mục tiêu nhất định. Trong các khái niệm trên thì khái
niệm này là phù hợp nhất vì nó vừa phản ánh đợc bản chất, quá trình của hoạt động văn
phòng, vừa đề cập đến những điều kiện vật chất cần thiết cho công tác văn phòng.
Tất cả các khái niệm trên cho thấy vai trò hết sức quan trọng của văn phòng.
Không một cơ quan, đơn vị, tổ chức nào là không có văn phòng. Văn phòng có thể tồn
tại dới nhiều tên gọi khác nhau, tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của cơ
quan mà có nơi gọi là Văn phòng, có nơi gọi là phòng Hành chính, phòng Tổng hợp
Nguyễn Thanh Hà - 846018
4
Luận văn tốt nghiệp
Tuy nhiên dù có những tên gọi khác nhau nhng tính chất công việc cũng nh chức năng,
nhiệm vụ là giống nhau, đều là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo.
2. Chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng.
2.1. Chức năng.
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó cũng có những điều kiện
tồn tại nh bất kỳ một thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trng với môi trờng mà nó
tồn tại. Hay nói cách khác, văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tơng đối nh
các tổ chức, đơn vị khác về cả phơng diện tự nhiên (gồm chức năng theo quy luật và
chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống) và phơng diện xã hội (gồm chức
năng hoạt động có ý thức, có mục tiêu và chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với môi
trờng).
Theo khái niệm về công tác văn phòng có thể thấy văn phòng có những chức năng
cơ bản sau:
2.1.1. Chức năng tham m u .
Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan,
bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, ngời quản lý cần căn cứ vào các
yếu tố khách quan nh những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ
giúp. Những ý kiến đó đợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để đa ra những kết luận chung
nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phơng án phán quyết kịp thời
và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính

tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trờng hợp trợ giúp lãnh đạo
(tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này đợc gọi là chức năng
tham mu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác văn phòng.
2.1.2. Chức năng tổng hợp.
Nguyễn Thanh Hà - 846018
5
Luận văn tốt nghiệp
Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra
và thông tin ngợc trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tợng mà văn phòng là đầu mối thu
thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của ngời lãnh đạo, quản lý. Quá trình
thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định,
mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động nh trên thuộc về chức năng tổng hợp
của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng
tham mu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại
của cơ quan, đơn vị (lợi thế của thông tin). Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này
nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng cho
kịp với tốc độ phát triển của thời đại.
2.1.3. Chức năng hậu cần .
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nh nhà cửa,
phơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính v.v Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần
mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi.
Các chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự
cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó chức
năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn
phòng.
2.2. Nhiệm vụ của văn phòng.
Từ chức năng chung, cơ bản của mỗi thực thể ngời ta phân thành các chức năng cụ
thể, chi tiết. Các chức năng này là lý do sinh ra và tồn tại của văn phòng. Mỗi một chức
năng có thể có nhiều nhiệm vụ cụ thể. Những nhiệm vụ này chính là những công việc,
hoạt động nhằm cụ thể hoá các chức năng của văn phòng. Trong từng điều kiện không

gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể lại có những nhiệm vụ
cụ thể khác nhau để thực hiện các chức năng đó.
Nhiệm vụ của văn phòng bao gồm:
Nguyễn Thanh Hà - 846018
6
Luận văn tốt nghiệp
Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Mọi tổ chức muốn đợc sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuân theo
những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động. Mỗi
tổ chức, cơ quan đều có một nội quy, quy chế hoạt động riêng phù hợp với tính chất
hoạt động, chức năng và vai trò mình. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn
phòng phải thực hiện khi cơ quan đợc tổ chức và đi vào hoạt động.
Xây dựng và quản lý chơng trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Mỗi một cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động đều có định hớng mục tiêu hoạt
động. Để đạt đợc mục tiêu, đơn vị cần lên kế hoạch cụ thể cho từng hoạt động của mình.
Kế hoạch có nhiều loại nh kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch sản xuất kinh doanh,
tiêu thụ sản phẩm Mỗi bộ phận sẽ xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện. Tất cả
các kế hoạch đó sẽ đợc tổng hợp thành một kế hoạch tổng thể của cơ quan. Kế hoạch
tổng thể này sẽ do văn phòng, bộ phận tham mu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác
trong đơn vị cùng triển khai thực hiện, giúp cho sự liên hệ, phối hợp giữa các bộ phận
này mật thiết hơn, đồng bộ hơn.
Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin.
Bất kỳ hoạt động nào của đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có thông tin. Thông
tin giúp cho lãnh đạo ra quyết định. Thông tin rất đa dạng và phong phú, có thông tin
xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo ng ời lãnh đạo không thể
tự thu thập, xử lý thông tin đợc mà cần phải có ngời trợ giúp, đó là văn phòng. Mọi
thông tin đều đợc qua văn phòng xử lý, phân loại theo các kênh thích hợp để chuyển tải
hay lu trữ. Một quyết định đúng hay sai phụ thuộc vào sự tiếp nhận và xử lý thông tin có
chính xác, đầy đủ, kịp thời hay không. Đây là hoạt động quan trọng liên quan đến sự
thành bại trong hoạt động của tổ chức, vì vậy văn phòng phải tuân theo những quy định

nghiêm ngặt về văn th lu trữ khi thu thập và xử lý thông tin.
Trợ giúp về văn bản.
Nguyễn Thanh Hà - 846018
7
Luận văn tốt nghiệp
Văn bản là một phơng tiện lu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu, hiện nay
nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng nó trong quản lý, điều hành hoạt động. Hiện nay ở nớc ta
đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật nhằm điều chỉnh các phát sinh liên
quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền. Văn bản luật và pháp quy sẽ
là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ nh điều lệ, nội quy, quy
chế, các quyết định hành chính và quản lý thờng nhật. Để ban hành văn bản hợp pháp và
hợp lý cần phải có bộ phận chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo. Văn phòng sinh ra để
đảm nhận nhiệm vụ này.
Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan.
Muốn tồn tại và phát triển, các cơ quan, đơn vị cần phải có các yếu tố kỹ thuật và
vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật
trung gian kết gắn tổ chức với môi trờng, đồng thời còn là phơng tiện truyền dẫn các
quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế- xã hội. Các yếu tố đó bao gồm
nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, trang thiết bị, các chi phí cần thiết mang tính thờng xuyên liên
tục, vì vậy, văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện công việc mà cung cấp kịp thời,
đầy đủ. Công việc này có ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động của đơn vị.
Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng.
Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm
thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần
tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong
hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy đợc tính thống nhất, đa dạng, phong phú trong công
tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng đợc cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra
với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin này, đòi
hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong
đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về

mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc.
Duy trì hoạt động thờng nhật của văn phòng.
Nguyễn Thanh Hà - 846018
8
Luận văn tốt nghiệp
Khác với các hoạt động của cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thờng
xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm
tra vừa giám sát. Đặc tính của hoạt động này là do xuất phát từ chức năng của văn
phòng để đảm bảo tiếp nhận đợc mọi nguồn tin của mọi đối tợng đối với hoạt động của
cơ quan, đơn vị. Văn phòng luôn có một bộ phận làm việc trong giờ hành chính, bên
cạnh đó có một bộ phận làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt
động để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin đợc thông suốt.
Hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua
các nhiệm vụ trợ giúp tham mu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm
tra, đôn đốc, lại vừa tự tổ chức , quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp
với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì đợc hoạt động của văn phòng cần có sự phối
hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị.
Trên đây là một số nhiệm vụ chính của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn vị nào
cũng phải thực hiện. Bên cạnh đó văn phòng có thể có những nhiệm vụ khác tuỳ theo
tính chất, đặc trng của cơ quan, đơn vị.
3. Vai trò của công tác văn phòng.
Trong thời kỳ bùng nổ thông tin các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính đều
rất quan tâm đến việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để có thể ra đợc những
quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội. Hiện nay,
ngời ta cho rằng yếu tố quyết định đến việc thành bại của một tổ chức là do họ có lợi thế
về thông tin và họ coi thông tin có quan hệ sống còn với bất kỳ một tổ chức, đơn vị nào.
Chúng ta biết rằng hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, cho nên hoạt
động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên, để
tăng cờng và phát huy đợc vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan,
đơn vị tổ chức chỉ đạo công tác này một cách khoa học.

Nguyễn Thanh Hà - 846018
9
Luận văn tốt nghiệp
II - công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
1. Khái niệm và đặc điểm của công nghệ thông tin.
1.1. Khái niệm
Cuộc cách mạng Công nghệ thông tin diễn ra sôi động hiện nay đang tác động sâu
sắc và trực tiếp đến mọi hoạt động kinh tế, xã hội của các quốc gia trên thế giới, mở ra
một thời kỳ phát triển mới khi nhân loại bớc vào thế kỷ XXI. Nội dung chủ đạo của bớc
chuyển lần này là sự phát triển từ nền văn minh công nghiệp tiến lên nền văn minh
thông tin và trí tuệ, mà cơ sở của nó là sự phát triển từ nền kinh tế công nghiệp truyền
thống sang nền kinh tế tri thức. Về cơ bản, bớc chuyển biến này đợc nảy sinh và đợc
thực hiện chủ yếu tại các nớc có nền kinh tế công nghiệp phát triển. Tuy nhiên, với xu
thế toàn cầu hoá nhanh chóng hiện nay, tác động của bớc chuyển biến vĩ đại này đã
lan toả nhanh chóng đến khắp các nớc trên thế giới. Xu thế này cũng tạo ra những cơ
hội to lớn và đồng thời cũng tạo ra những thách thức gay gắt cho các nớc đang phát triển
đang tìm đờng công nghiệp hóa và hiện đại hoá nền kinh tế và xã hội của mình.
Công nghệ thông tin là tập hợp các phơng pháp khoa học, các phơng tiện, công cụ
kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông - nhằm cung cấp
các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên
thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con ngời và xã hội.
Trong giai đoạn mới của sự phát triển kinh tế, xã hội dới tác động của công nghệ
thông tin tri thức và các ý tởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa quyết định.
Vì vậy, hầu hết các quốc gia, các tổ chức và các công ty đều hiểu rằng vị trí tơng lai của
họ trong thế giới và trên thị trờng quốc tế phụ thuộc một cách quyết định vào việc liệu
họ có tận dụng đợc công nghệ thông tin để phát triển một cách nhanh chóng mọi năng
lực đổi mới nền sản xuất và kinh tế của họ đợc không? Không những đối với các nớc
phát triển, mà nhiều nớc đang phát triển trong khu vực cũng có những chính sách mạnh
mẽ phát triển công nghệ thông tin trong những thập niên gần đây và đã đạt đợc nhiều
Nguyễn Thanh Hà - 846018

10
Luận văn tốt nghiệp
thành tựu to lớn. Không nằm ngoài luồng xoáy của sự phát triển nh vũ bão của công
nghệ thông tin, Việt Nam đã và đang thực hiện nhiều chơng trình, dự án nhằm phát triển
công nghệ thông tin trong nớc. Chính phủ đã ra Nghị quyết 49/CP ngày 6/8/1993 xác
định Chính sách quốc gia về phát triển công nghệ thông tin đến năm 2000 và một Ch-
ơng trình quốc gia về công nghệ thông tin đang đợc bắt đầu triển khai.
1.2. Tác dụng của công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin ra đời và phát triển đã đem lại cho xã hội loài ngời một bớc
ngoặt lớn, đánh dấu bớc chuyển sang một nền kinh tế mới - nền kinh tế tri thức. Với
những tiến bộ nhanh chóng kỳ diệu của kỹ thuật máy tính và kỹ thuật viễn thông trong
vài thập niên gần đây, công nghệ thông tin đã thực sự thâm nhập rộng khắp vào mọi mặt
của hoạt động của con ngời. Công nghệ thông tin có một số đặc điểm sau đây:
- Công nghệ thông tin ra đời đã đa loài ngời thoát khỏi nền kinh tế công nghiệp và
tiến tới nền kinh tế tri thức - nền kinh tế mà vai trò của con ngời đợc đề cao hơn bao giờ
hết.
- Công nghệ thông tin với những thành tựu của nó đã làm cho cuộc cách mạng
khoa học công nghệ phát triển nh vũ bão, đã tạo nên hệ quả là rút ngắn chu kỳ đổi mới
công nghệ. Đây là nhân tố quan trọng hàng đầu trong cạnh tranh kinh tế và phát triển xã
hội.
- Công nghệ thông tin đã làm thay đổi khái niệm về xử lý thông tin, khiến con ngời
phải công nhận rằng yếu tố vô hình nh thông tin và khả năng sáng tạo mới chính là nhân
tố quyết định sức mạnh cạnh tranh của mỗi quốc gia trong khi nền kinh tế công nghiệp
các yếu tố nh nguồn vốn, lao động, tài nguyên là những nhân tố quyết định sự cạnh
tranh.
- Công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng hình thành mối quan hệ kinh tế th-
ơng mại toàn cầu, đòi hỏi các nớc phải mở cửa, gấp rút hội nhập thị trờng thế giới nếu
không muốn tụt hậu so với các quốc gia khác.
Nguyễn Thanh Hà - 846018
11

Luận văn tốt nghiệp
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin cho phép con ngời có thể làm đợc những việc
mà mình mong muốn, từ đó phát triển nền kinh tế, nâng cao đời sống.
2. Thành phần cơ bản của công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin bao gồm 3 thành phần cơ bản sau:
2.1. Thành phần máy tính
Máy tính điện tử là thành phần cơ bản của công nghệ thông tin. Theo cách hiểu
đơn giản, máy tính là thiết bị điện tử dùng để thu nhận, xử lý, lu cất và hiển thị thông
tin. Máy tính có nhiều loại khác nhau, thông dụng nhất là máy vi tính để gọn trên bàn
làm việc, ngoài ra còn có các loại lớn về kích thớc và tính năng, ví dụ: máy mini dùng
để xử lý những công việc đồng thời, máy Super rất mạnh dùng để giải các bài toán lớn
và phức tạp. Máy tính cùng với các thiết bị đi kèm nh màn hình, máy in, thiết bị ngoại vi
đợc gọi là phần cứng (Hardware). Nếu nh phần cứng đứng riêng rẽ thì sẽ không làm đợc
gì cả mà nó cần phải có các chơng trình hay còn gọi là phần mềm đi kèm để điều khiển
hoạt động của phần cứng (còn gọi là phần mềm hệ thống). Ngoài ra một số yếu tố quan
trọng của công nghệ thông tin là hệ thống (tổ chức, xã hội) mà qua đó dòng thông tin
chuyển vận từ cá nhân hoặc cơ quan này sang cơ quan khác. Nh vậy hiểu theo nghĩa
rộng, máy tính gồm phần cứng, phần mềm và thông tin.
2.2. Thành phần mạng truyền thông
Một tính năng nữa của công nghệ thông tin đó là việc cho phép liên kết, gửi và
nhận thông tin qua mạng. Qua mạng truyền thông, các máy tính (còn gọi là trạm làm
việc) ở các vị trí khác nhau đợc nối lại với nhau bằng các đờng truyền thông dụng nhất.
Việc đa các mạng truyền thông vào sử dụng mang tính chất cách mạng không chỉ cho
cá nhân ngời dùng mà cho cả quản lý, sản xuất, dịch vụ của các doanh nghiệp và các cơ
quan quản lý Nhà nớc Bản thân mạng truyền thông cũng bao gồm cả phần cứng,
phần mềm để điều khiển các thông tin trong quá trình chuyển vận trên mạng.
2.3. Thành phần bí quyết
Nguyễn Thanh Hà - 846018
12
Luận văn tốt nghiệp

Thành phần thứ 3 của công nghệ thông tin có tầm quan trọng không kém 3 thành
phần trên là Know-how (tức là biết làm một điều gì đó sao cho tốt). Bí quyết bao gồm:
- Quen với các công cụ của công nghệ thông tin.
- Có kỹ năng cần thiết để sử dụng đợc các công cụ này.
- Hiểu cách thức dùng công nghệ thông tin để giải quyết vấn đề.
Lợi ích của công nghệ thông tin đợc quyết định chủ yếu bởi thành phần thứ 3 này,
từ việc biết dùng công nghệ thông tin có thể làm đợc gì, làm nh thế nào? Bí quyết bao
gồm: con ngời, các quy trình nghiệp vụ và các phần mềm ứng dụng.
Ba thành phần cơ bản của công nghệ thông tin đợc liên kết chặt chẽ, không tách rời
nhau tạo các cơ hội cho cá nhân và tổ chức hoạt động có hiệu quả hơn, năng suất hơn.
3. Sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin.
Công nghệ thông tin khởi đầu từ lúc con ngời sáng chế ra các loại máy móc tự
động thực hiện một số chức năng xử lý thông tin, trớc hết là các máy tính điện tử. Để
chế tạo ra các máy tính điện tử, ngời ta phải tìm đợc cách biểu diễn thông tin bằng các
tín hiệu kỹ thuật và thực hiện các hoạt động lu trữ, chế biến thông tin bằng các biện
pháp xử lý kỹ thuật trên các tín hiệu tơng ứng.
Máy tính điện tử và mọi thiết bị thông tin hiện đại đều làm việc với các thông tin
đợc biểu diễn bởi các dãy chữ số nhị phân (binary digits), tức là dãy các tín hiệu 0;1.
Mọi dạng thông tin (số, chữ, tiếng nói, âm thanh, hình ảnh, màu sắc, ) đều có thể
những cách làm rời rạc và mã khóa thích hợp biểu diễn lại bằng các dãy chữ số nhị
phân. Khả năng biểu diễn mọi thông tin bất kỳ một hệ thống tín hiệu đơn giản và thống
nhất bằng chữ số nhị phân là cơ sở cho việc phát triển nhanh chóng các thiết bị kỹ thuật
xử lý thông tin làm việc đợc với mọi dạng thông tin khác nhau.
Máy tính điện tử đợc thiết kế trên nguyên tắc: mọi quá trình xử lý thông tin đều có
thể quy về một trình tự thực hiện liên tiếp các phép toán sơ cấp đơn giản. Vì vậy, cấu
Nguyễn Thanh Hà - 846018
13
Luận văn tốt nghiệp
trúc một máy tính điện tử gồm có: bộ logic số học thực hiện các phép toán sơ cấp;
bộ điều khiển để chỉ huy việc thực hiện các phép toán theo chơng trình tự quy định; bộ

nhớ để ghi các chơng trình tính toán và dữ liệu; các thiết bị đa vào (chuột, bàn phím,
đĩa mềm ) và đa kết quả ra (màn hình, máy in, đĩa mềm ). Cấu trúc đó tạo thành
phần cứng của máy tính điện tử, sẵn sàng tổ chức thực hiện các trình tự tính toán đợc
quy định bởi các chơng trình bất kỳ. Tuỳ theo từng bài toán cụ thể, ngời ta viết một ch-
ơng trình để giải nó trong một ngôn ngữ máy tính nào đó và chơng trình đợc đa vào máy
tính để máy thực hiện. Các chơng trình làm thành phần mềm của máy tính điện tử. Tuỳ
theo tính chất và phạm vi tác động của các loại chơng trình mà ta có: phần mềm hệ
thống, phần mềm tiện ích và phần mềm ứng dụng.
Máy tính điện tử là thành phần cơ bản của công nghệ thông tin. Tuy nhiên, theo
nghĩa rộng thờng dùng hiện nay, công nghệ thông tin là tập hợp các phơng pháp khoa
học, các phơng tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là máy tính điện tử và các
mạng viễn thông nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh
vực hoạt động của con ngời và xã hội.
Trong hơn nửa thế kỷ qua, kỹ thuật máy tính điện tử, viễn thông đã phát triển một
cách mạnh mẽ, nhanh chóng và liên tục, tạo tiền đề cho sự thâm nhập sâu rộng của công
nghệ thông tin vào mọi mặt hoạt động của con ngời. Năm 1946, các máy tính điện tử
đầu tiên ra đời, kéo theo việc sản xuất hàng loạt máy tính điện tử thế hệ thứ nhất và thứ
hai dùng đèn điện tử. Giữa thập kỷ 60, sự ra đời của các máy tính điện tử thế hệ thứ 3
với kỹ thuật mạch tích hợp và các bộ nhớ bán dẫn, máy tính điện tử bắt đầu đợc ứng
dụng rộng rãi trong kinh doanh, quản lý kinh tế. Đến giữa thập kỷ 70, ra đời các bộ vi
xử lý, đó là các linh kiện thực hiện chức năng của cả bộ xử lý trung tâm của một máy
tính điện tử đợc chứa trong chỉ một chíp bán dẫn có diện tích khoảng 1-2 cm2. Cho
đến cuối thập kỷ 80 sang đầu thập kỷ 90, sự phát triển bùng nổ của các mạng viễn thông
truyền dữ liệu quốc gia và quốc tế trên cơ sở kỹ thuật cáp quang, vệ tinh và vi ba số đã
có khả năng nối mạng không những giữa các trung tâm tính toán mà còn nối đợc đến
Nguyễn Thanh Hà - 846018
14
Luận văn tốt nghiệp
từng máy vi tính cá nhân. Xuất hiện những hệ thống siêu xa lộ thông tin liên kết hàng

trăm triệu ngời trong từng quốc gia cũng nh trong phạm vi khu vực và toàn cầu. Xây
dựng kết cấu hạ tầng về thông tin làm nền móng cho một xã hội thông tin trong
những năm cuối của thế kỷ này đang trở thành hiện thực và đợc xác định trong những
chính sách của nhiều nớc trên thế giới trong đó có nớc ta.
Cũng trong thập kỷ 90 này, thế giới đã có những bớc phát triển vợt bậc về công
nghệ thông tin. Những bớc tiến bộ đó đã tạo nên những sự chuyển dịch công nghệ quan
trọng sau:
Từ kỹ thuật tơng tự (analog) sang kỹ thuật chữ số (digital).
Từ công nghệ bán dẫn truyền thống sang công nghệ vi xử lý.
Từ kiểu tính toán ở máy chủ sang kiến trúc khách hàng/dịch vụ
(clien/server).
Từ cách truyền thông dải rộng kiểu lối đi trong vờn sang các siêu lộ cao tốc
thông tin.
Từ các đầu cuối truy nhập thụ động đến các đầu cuối thông minh với các
ứng dụng thông tin chủ động.
Từ các dạng thông tin riêng rẽ (số liệu, văn bản, tiếng nói, hình ảnh) đến kỹ
thuật đa phơng tiện (multimedia)
Từ các hệ dùng riêng đến các hệ thống mở.
Từ các mạng câm lặng đến các hệ thống mở.
Từ kiểu lập trình thủ công, mu mẹo sang lập trình hớng đối tợng.
Từ giao diện ngời dùng đồ hoạ đang phổ biến hiện nay sẽ tiến đến giao diện
ngời dùng đa phơng tiện, hớng đối tợng, .
Nguyễn Thanh Hà - 846018
15
Luận văn tốt nghiệp
Những sự chuyển dịch công nghệ này đang trong quá trình thực hiện và sẽ tạo ra
những khả năng mới với nhiều thuận lợi mới cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
mọi lĩnh vực hoạt động của con ngời trong đó có hoạt động văn phòng.
4. Tác động của công nghệ thông tin tới sự phát triển của nền kinh tế xã hội.
Thông tin và tri thức luôn hiện hữu trong mọi hoạt động của đời sống kinh tế và

xã hội của con ngời ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp. Thông tin
trong thời kỳ sơ khai của con ngời chỉ đơn thuần ở dạng cử chỉ, điệu bộ, nét mặt, rồi
phát triển đến tiếng nói, chữ viết. Thế nhng, thông tin đã đóng vai trò vô cùng quan
trọng, vì không xã hội nào có thể tồn tại nếu không có thông tin, tức là sự trao đổi,
truyền tải thông tin. Xã hội càng phát triển, nhu cầu về thông tin và xử lý thông tin ngày
càng lớn, đòi hỏi phải đợc đáp ứng kịp thời. Sự ra đời của máy tính điện tử và kỹ thuật
tính toán đã đa đến một cuộc cách mạng trong sản xuất nông nghiệp: tự động hóa các
thiết bị sản xuất và các dây chuyền sản xuất, tin học hoá các hoạt động quản lý, kinh
doanh Và đến khi công nghệ thông tin đ ợc ứng dụng rộng rãi đã thúc đẩy nhanh
chóng các hoạt động thông tin trong mọi lĩnh vực, tạo ra ngày càng nhiều giá trị gia
tăng trong các khu vực kinh tế, làm cho thông tin trở thành nguồn tài nguyên quốc gia
quan trọng hàng đầu. Những tác động chủ yếu của công nghệ thông tin tới sự phát triển
của nền kinh tế và xã hội đợc đề cập trong các lĩnh vực sau:
+ Đối với công nghiệp, một mặt công nghệ thông tin đã tạo ra một ngành công
nghiệp công nghệ thông tin, hiện đang phát triển rất nhanh chóng, mặt khác, đợc ứng
dụng trong các quá trình sản xuất và trong tổ chức của các ngành công nghiệp vốn có để
tăng năng suất và chất lợng sản phẩm, tạo ra sản phẩm mới với nhiều tính năng hiện đại,
tự động hoá các hoạt động thiết kế và chế tạo sản phẩm, tin học hóa các hoạt động tiếp
thị, kinh doanh Có thể nói, với công nghiệp,công nghệ thông tin là một công nghệ tạo
khả năng. Làm chủ đợc công nghệ đó thì có thể sáng tạo ra nhiều cách sử dụng linh hoạt
trong nhiều lĩnh vực của sản xuất.
Nguyễn Thanh Hà - 846018
16
Luận văn tốt nghiệp
+ Đối với các ngành dịch vụ, công nghệ thông tin đã làm thay đổi một cách sâu
sắc nội dung và cách thức hoạt động của nhiều loại hình dịch vụ vốn có nh trong thơng
mại, quảng cáo, tiếp thị, giao thông vận tải, bảo hiểm, thông tin liên lạc và đặc biệt là
các dịch vụ tài chính và ngân hàng. Công nghệ thông tin cũng tạo ra nhiều ngành dịch
vụ mới nh dịch vụ thông tin và tri thức, văn hóa, t vấn, giáo dục từ xa, y tế từ xa Công
nghệ thông tin đã góp phần làm biến đổi các hoạt động theo hớng tăng hàm lợng trí tuệ,

vì vậy, trong nhiều trờng hợp làm chuyển đổi vai trò của các dịch vụ đó từ chỗ phục vụ
thụ động sang trợ giúp quyết định đối với khách hàng.
+ Khu vực quản lý công cộng vẫn là khu vực lớn nhất trong việc đầu t ứng dụng
công nghệ thông tin và phần lớn là thuộc các cơ quan Nhà nớc. Vì vậy, tin học hoá quản
lý Nhà nớc, quản lý công cộng và quản lý văn phòng, bao gồm các lĩnh vực quản lý tài
chính, ngân sách, kho bạc, thuế, hải quan, đầu t, quản lý giao thông công cộng, hàng
hải, hàng không, quản lý dân c và lao động, bảo hiểm xã hội vẫn luôn có ý nghĩa
quan trọng hàng đầu và có thể mang lại những hiệu quả kinh tế và xã hội vô cùng to lớn.
5. Đặc điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
Công tác văn phòng là toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập,
tổng hợp phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông tin của các cấp quản lý đơn vị
nhằm đạt mục tiêu nhất định.
Với chức năng và nhiệm vụ của công tác văn phòng, việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác văn phòng có ý nghĩa hết sức to lớn, góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động của văn phòng trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định. Nó
đợc thể hiện qua một số đặc điểm sau:
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng làm thay đổi phơng
thức hoạt động của văn phòng từ thủ công sang sử dụng các phơng tiện kỹ thuật hiện đại
là chủ yếu.
Nguyễn Thanh Hà - 846018
17
Luận văn tốt nghiệp
- Thông qua mạng máy tính, thông tin đợc tiếp nhận và chuyển tải nhanh chóng tới
các bộ phận để phân tích, xử lý, thông tin đầu ra đợc truyền tới các bộ phận cần thiết để
thực hiện công việc. Hệ thống mạng còn cho phép mọi ngời chia sẻ thông tin, tài
nguyên mạng, dùng chung máy in, gửi và nhận th điện tử tiết kiệm thời gian và tiền
của, nâng cao hiệu quả công việc. Mạng máy tính còn tạo điều kiện làm việc tại nhà, tiết
kiệm chi phí đi lại cho con ngời mà vẫn đạt đợc hiệu quả cao nh làm việc tại văn phòng.
- Sự ra đời của Văn phòng không giấy là một tất yếu khách quan thay thế cho
văn phòng trớc đây, hệ thống các ngăn tủ đựng hồ sơ đợc thay bằng hệ thống tủ, khay

hoặc bao lu trữ hệ thống đĩa mềm và đĩa cứng trên trục quay ngày càng hiện đại.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin đòi hỏi đội ngũ cán bộ làm công tác văn
phòng phải tự bồi dỡng, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ tin học, ngoại ngữ
để có thể cập nhật thông tin một cách nhanh nhạy, chính xác trong xu thế toàn cầu hoá
hiện nay.
- Phong cách làm việc trong điều kiện hiện nay là làm việc theo nhóm, tổ chức cơ
quan rất uyển chuyển linh hoạt.
- Trong văn phòng hiện đại, vai trò của con ngời đợc đề cao, đợc phát huy năng
lực, tài năng, đợc cung cấp thông tin, đợc quan tâm đến cái đẹp, làm đẹp cho bản thân
và cho xã hội (đặc biệt là phụ nữ).
6. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
phòng.
Trong đời sống hằng ngày, các quá trình thông tin thờng bao gồm các loại hoạt
động nh thu thập, lựa chọn, sắp xếp, lu trữ, tìm kiếm, chế biến, truyền đa, khai thác và
sử dụng thông tin Một quá trình gồm một số các hoạt động đó nhằm đạt một mục đích
nhất định thờng đợc gọi chung là quá trình xử lý thông tin. Quản lý và lãnh đạo, về thực
Nguyễn Thanh Hà - 846018
18
Luận văn tốt nghiệp
chất là thực hiện các quá trình xử lý thông tin, mà sản phẩm là các thông tin điều khiển
nhằm mang lại những kết quả tối u trong quá trình hoạt động.
Văn phòng với chức năng tham mu, giúp việc thờng phải xử lý thông tin để giúp
lãnh đạo cơ quan, đơn vị điều hành công việc một cách có hiệu quả. Với một khối lợng
công việc bao gồm rất nhiều khâu từ thu thập, xử lý thông tin cho đến công tác lập kế
hoạch, kiểm tra đánh giá rồi soạn thảo văn bản, l u trữ tài liệu thì việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào trong công tác văn phòng là một bớc ngoặt lớn, đánh dấu sự
thay đổi về phơng pháp quản lý thông tin. Trớc đây khi nói đến văn phòng ngời ta hình
dung ngay tới những tập hồ sơ, những chồng tài liệu cao ngất, nhng bây giờ hình ảnh đó
đã đợc thay bằng những chiếc máy tính hiện đại với những phần mềm tiện ích cho phép
lu trữ một khối lợng lớn dữ liệu và vô vàn những tính năng u việt của nó. Hơn thế nữa,

công nghệ mạng máy tính còn cho phép các máy tính đợc nối mạng có thể chia sẻ
nguồn tài nguyên, dùng chung dữ liệu, trao đổi thông tin, truy cập và tìm hiểu thông tin
một cách nhanh chóng. Trong nội bộ cơ quan, đơn vị có hệ thống mạng LAN (local area
network) giúp cho việc xử lý luồng thông tin đầu vào và nối với mạng WAN (wide area
netword) để xử lý thông tin đầu ra. Mạng toàn cầu INTERNET còn cho phép truy cập
đến bất cứ nơi nào trên thế giới chỉ trong một vài phút, thay vì trớc đây phải mất hàng
tuần, thậm chí hàng tháng.
Có thể nói công nghệ thông tin đã mang lại rất nhiều lợi ích không chỉ trong công
tác văn phòng mà trong tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội khác. Sự phát triển của các xa
lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn
vị tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại.
Chơng ii
khái quát chung về tổ chức bộ máy
Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp
Nguyễn Thanh Hà - 846018
19
Luận văn tốt nghiệp
I - Quá trình hình thành và phát triển của Viện quy
hoạch và thiết kế nông nghiệp.
Bốn mơi năm trớc, ngày 29.9.1961, Hội đồng chính phủ đã ra quyết định số
134/CP về việc thành lập Cục quy hoạch thuộc Bộ Nông trờng tổ chức tiền thân của
Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp ngày nay.
Ban đầu đơn vị có tên gọi là Cục quy hoạch thuộc Bộ Nông trờng, sau đó từ năm
1971, đơn vị lại đổi tên là Ban phân vùng quy hoạch nông nghiệp. Cái tên này cũng chỉ
tồn tại trong 3 năm và đến cuối năm 1973, nó có tên là Cục điều tra khảo sát và quy
hoạch nông nghiệp. Từ tháng 3 năm 1977 đơn vị đổi tên là Viện quy hoạch và thiết kế
nông nghiệp. Quá trình 40 năm xây dựng Viện, mặc dù qua nhiều lần thay đổi tên gọi
nhng chức năng nhiệm vụ chính của Viện vẫn là điều tra, quy hoạch và thiết kế nông
nghiệp.
Từ đầu những năm 60, công tác phân vùng quy hoạch nông nghiệp đã đợc nhấn

mạnh trong các Nghị quyết Đại hội Đảng lần 3, 4, 5 đợc coi là một trong những nhiệm
vụ quan trọng hàng đầu đa nông nghiệp đi lên sản xuất lớn XHCN.
Từ năm 1961, Viện đã trực tiếp khảo sát quy hoạch cho trên 100 nông trờng quốc
doanh ở miền Bắc,với sự hớng dẫn của chuyên gia Liên Xô, Trung Quốc. Sự hình thành
và phát triển hệ thống nông trờng quốc doanh miền Bắc vào thời kỳ đó đánh dấu bớc đi
đầu tiên của nền nông nghiệp XHCN, là niềm tự hào của nhiều thế hệ cán bộ quy hoạch
trong suốt quá trình xây dựng và trởng thành.
Từ 1970-1974, dới sự lãnh đạo của Viện Khoa học nông nghiệp, Viện đã phối hợp
với các cơ quan liên quan nghiên cứu xây dựng đề án phát triển 4 vùng nông nghiệp, 16
tiểu vùng chuyên môn hoá ở miền Bắc trực tiếp khảo sát quy hoạch vùng: mía sông
Lam, ngô Lục Ngạn, bò sữa Mộc Châu ; một số vùng kinh tế mới: Nam Tuyên Quang,
Mộc Châu, Nam bắc Long Đại, Phủ Quỳ, Ba Chẽ ; quy hoạch một số huyện điểm: Tân
Lạc, Gia Lộc, Đông Hng, Nam Ninh, Quỳnh Lu.
Nguyễn Thanh Hà - 846018
20
Luận văn tốt nghiệp
Năm 1975 dới sự chỉ đạo của Ban phân vùng quy hoạch nông lâm nghiệp TW,
Viện là lực lợng nòng cốt phối hợp xây dựng dự án phân vùng nông lâm nghiệp toàn
quốc, phân chia 7 vùng nông lâm nghiệp, xây dựng phơng án phân vùng nông lâm
nghiệp 40 tỉnh, thành phố.
Năm 1978, sau khi chính phủ phê duyệt dự án phân vùng nông lâm nghiệp 40 tỉnh
thành, dới sự chỉ đạo của chính phủ, chỉ trong 3 năm từ 1978 đến 1980, Viện đã là lực l-
ợng nòng cốt, phối hợp với các ngành quy hoạch cho trên 400 huyện thị trong cả nớc.
Từ 1981, trớc yêu cầu triển khai 3 chơng trình phát triển lơng thực nguyên liệu cho
công nghiệp chế biến và chơng trình xuất khẩu, Viện đã quy hoạch hầu hết các vùng
chuyên canh cây lơng thực, cao su, chè, cà phê, mía đờng, bò sữa, bông, dâu tằm tơ
đồng thời quy hoạch triển khai các nông trờng vùng lúa ĐBSCL lập luận chứng kinh tế
kỹ thuật các vùng hợp tác với Liên Xô, Đức phát triển cà phê Tây Nguyên, cao su
Đông Nam Bộ và các vùng khác.
Từ 1986 đến nay, Viện đã phối hợp các ngành quy hoạch phát triển KTXH 7 vùng

kinh tế trọng điểm ở Bắc Bộ, miền Trung và Nam Bộ. Bên cạnh đó,Viện cũng đi sâu vào
nghiên cứu bổ sung chỉnh lí chiến lợc phát triển nông nghiệp hàng hoá, quy hoạch
chuyển dịch cơ cấu nông nghiệp các vùng, rà soát quy hoạch nông thôn các tỉnh, đồng
thời quy hoạch tái định c vùng di dân.Viện cũng chú trọng vào xây dựng các công trình
thuỷ lợi, thuỷ điện, quy hoạch các mô hình phát triển nông thôn mới.
Bốn mơi năm qua, đặc biệt có trên 10 năm đổi mới theo tinh thần Nghị quyết Đại
hội Đảng, công tác quy hoạch nông nghiệp đã thực sự vơn lên tiếp cận với nền nông
nghiệp sản xuất hàng hoá, nhiều chơng trình dự án quy hoạch đã và đang đợc triển khai,
góp phần vào sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội đất nớc.
II - Chức năng, nhiệm vụ của Viện quy hoạch và thiết kế
nông nghiệp.
1. Chức năng
Nguyễn Thanh Hà - 846018
21
Luận văn tốt nghiệp
Theo quyết định thành lập Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp, Viện có những
chức năng chính sau:
- Phân vùng quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
- Quản lý Nhà nớc về công tác điều tra cơ bản và công tác phân vùng nông thôn.
2. Nhiệm vụ
Từ những chức năng chính trên, Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp phải thực
hiện những nhiệm vụ cụ thể sau:
- Tổ chức nghiên cứu khoa học làm căn cứ cho công tác phân vùng và quy hoạch
thiết kế nông nghiệp. Tổ chức chỉ đạo và điều tra cơ bản (bao gồm điều tra lập bản đồ
địa hình chuyên ngành, bản đồ thổ nhỡng ), đánh giá tài nguyên thiên nhiên liên quan
đến nông nghiệp trong cả nớc, trong từng vùng, từng tỉnh huyện làm căn cứ cho công
tác phân vùng quy hoạch và dự án phát triển trên dài hạn của sản xuất nông nghiệp.
- Tiến hành phân vùng nông nghiệp cả nớc, hớng dẫn chỉ đạo phân vùng nông
nghiệp ở các cấp tỉnh và quy hoạch sản xuất ở các chuyên ngành kinh tế kỹ thuật.
- Nghiên cứu biên soạn và quản lý hớng dẫn thực hiện thống nhất trong ngành về

các quy trình quy phạm, nội dung, phơng pháp và tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật của công
tác điều tra, phân vùng quy hoạch và thiết kế nông nghiệp đã đợc Bộ và Nhà nớc ban
hành.
- Tổ chức hớng dẫn chỉ đạo các địa phơng, các đơn vị thuộc bộ làm quy hoạch và
thiết kế vùng chuyên canh, huyện và xí nghiệp Nhà nớc ( nông trờng, trang trại, hợp tác
xã nông nghiệp); trực tiếp làm quy hoạch và thiết kế vùng chuyên canh, huyện xí
nghiệp trọng điểm trực thuộc TW, tiến hành khảo sát, thiết kế mẫu các xí nghiệp nông
nghiệp về các mặt đồng ruộng, thuỷ lợi, giao thông, đai rừng, mặt bằng khu trung tâm
- Quản lý, theo dõi việc thực hiện các phơng án quy hoạch và thiết kế nông nghiệp
từ TW đến địa phơng và các ngành liên quan.
Nguyễn Thanh Hà - 846018
22
Luận văn tốt nghiệp
- Quản lý ruộng đất nông nghiệp.
- Xây dựng lực lợng cán bộ, tổ chức và chỉ đạo việc bồi dỡng nghiệp vụ chuyên
môn về công tác điều tra quy hoạch và thiết kế nông nghiệp cho các địa phơng, các đơn
vị thuộc bộ; tổ chức đào tạo cán bộ trung học về điều tra, phân vùng quy hoạch và thiết
kế nông nghiệp cho bộ và địa phơng nh chuẩn bị mở trờng cao đẳng, đại học để đào tạo
loại cán bộ này.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
Nguyễn Thanh Hà - 846018
23
Luận văn tốt nghiệp
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp
Nguyễn Thanh Hà - 846018
Lãnh đạo
Phòng
Hành chính
quản trị
Phòng

Tổ chức
Lao động
Phòng
Kế hoạch
Phòng
Quản lý
Dự án
Phòng
Kế toán
Tài vụ
Phòng
Hợp tác
Quốc tế
Phòng
Phân vùng NN
Phòng
Quy hoạch
Phòng
Thổ nhưỡng
Phòng
Phân tích đất
Phòng
Đo đạc
Trung tâm
Viễn thám tin
học
Trung tâm
ứng dụng tiến bộ
kỹ thuật
Trung tâm

Tài nguyên
Môi trường
Trung tâm
Quy hoạch
PTNT
Trung tâm
Hàng trắc
nội
Đoàn
Quy hoạch I
Đoàn
Quy hoạch II
Đoàn
Lào
Xí nghiệp
Đo đạc 1
Xí nghiệp
Đo đạc 2
Phân Viện
1
Phân Viện
2
24
Luận văn tốt nghiệp
4. Kết quả hoạt động của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
Để thực hiện mục tiêu tổng quát của CNH HĐH nông nghiệp nông thôn là
xây dựng một nền nông nghiệp hàng hoá hiệu quả bền vững có năng suất chất lợng
và cạnh tranh cao trên cơ sở ứng dụng thành tựu KHCN tiên tiến, Viện quy hoạch
và thiết kế nông nghiệp cần phải có những biện pháp, phơng hớng thích hợp để có
thể đáp ứng nhu cầu trong mọi hoạt động quy hoạch khảo sát nông nghiệp, góp

phần xây dựng nông thôn giàu đẹp, dân chủ công bằng, văn minh trên con đờng
tiến lên CNXH.
Công tác quy hoạch nông nghiệp đợc xác định là một trong những giải pháp
hàng đầu để thực hiện một bớc cơ bản mục tiêu tổng quát trên. Từ khi bớc vào cơ
chế thị trờng, đặc biệt là từ 2001 đến nay, Bộ NN và PTNT đã giao cho Viện triển
khai nhiều dự án điều tra cơ bản và thiết kế quy hoạch phục vụ quy hoạch chuyển
đổi cơ cấu nông lâm nghiệp.
Đặc biệt, bộ đã giao cho Viện trực tiếp chủ trì xây dựng dự án quy hoạch
chuyển đổi cơ cấu sản xuất nông lâm nghiệp cả nớc và quy hoạch chuyển cơ cấu
sản xuất nông lâm nghiệp các vùng đồng bằng sông Hồng, bắc trung bộ, duyên hải
Nam Trung Bộ, Đông Nam Bộ. Đây là một dự án có quy mô lớn và quan trọng vì
nó sẽ làm thay đổi bộ mặt nông thôn của đất nớc.
Bên cạnh đó, việc rà soát bổ sung và điều chỉnh quy hoạch một số ngành hàng
chính trong nông nghiệp nh chè, cà phê, mía đờng, hồ tiêu, chăn nuôi, rau hoa
quả ; quy hoạch bố trí dân c các công trình thuỷ lợi và thuỷ điện cũng là những
nhiệm vụ trọng yếu
Để duy trì hoạt động chung, ngoài phần kinh phí Nhà nớc giao, Viện đã tiến
hành ký kết các hợp đồng kinh tế theo cơ chế của đơn vị sự nghiệp có thu. Viện đã
phát huy tinh thần chủ động trong lĩnh vực khảo sát, quy hoạch tái định c, quy
hoạch sử dụng đất, quy hoạch chuyển đổi cơ cấu cây trồng vật nuôi Nguồn thu
từ các hợp đồng đó đã góp phần cải thiện nâng cao đời sống và thu nhập cho cán
bộ nhân viên trong toàn Viện. Số lợng hợp đồng đã ký kết ngày càng nhiều với giá
trị cao.
Dới đây là bảng so sánh về số lợng và tổng giá trị các hợp đồng kinh tế đã
đợc ký kết trong 3 năm 2002, 2003, 2004.
Nguyễn Thanh Hà - 846018
25