Kế toán trong ngân hàng giao dịch khách hàng một cửa

Lời nói đầu


Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng đều đặt mục tiêu lợi nhuận là mục
tiêu cao nhất.Muốn đạt được lợi nhuận cao trong nền kinh tế thị trường thì việc
chiếm lĩnh thị trường phải là việc làm đầu tiên và quan trọng nhất. Khách hàng chính
là người quyết định đến kết quả của quá trình kinh doanh do đó muốn kinh doanh đạt
kết quả cao thì phải đặt việc thoả mãn nhu cầu của khách hàng lên hàng đầu.
Hoạt động kinh doanh của ngân hàng là hoạt động kinh doanh tiền tệ, hoạt
động này được tiến hành trên thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt.Trước
đây, khi còn tồn tại nền kinh tế bao cấp hệ thống ngân hàng chưa thực sự phát
triển, quan hệ giữa ngân hàng và khách hàng diễn ra theo hướng khách hàng là
người cần đến ngân hàng, cho nên họ phải tự tìm đến ngân hàng để sử dụng sản
phẩm của ngân hàng, việc thoả mãn nhu cầu của khách hàng lúc này đối với
ngân hàng không phải là việc cấp bách. Ngày nay, khi mà nền kinh tế mở cửa và
hoà nhập, mức độ quốc tế hoá ngày càng cao của nền kinh tế đã làm cho môi
trường của thị trường tiền tệ ngày càng cạnh tranh gay gắt. Các ngân hàng đã
bắt đầu quan tâm đến việc phải chăm sóc và lôi kéo khách hàng sử dụng dịch vụ
của mình.Từ thực tế đó, việc thay đổi mô hình giao dịch đa cửa sang mô hình
giao dịch một cửa đã diễn ra ở hầu hết các ngân hàng nhằm giảm thiểu sự phiền
hàđối với khách hàng và thời gian giao dịch , còng như có điều kiện phục vụ
khách hàng tốt hơn.
Khi áp dụng mô hình giao dịch mới, tất cả các ngân hàng đều gặp phải
những khó khăn cả về khách quan cũng như chủ quan. Đứng về góc độ kế toán,
việc xây dựng một mô hình kế toán cho phù hợp với mô hình giao dịch mới
cũng là vấn đề hết sức nan giải đối với những ngân hàng lần đầu tiên áp dụng
mô hình giao dịch mới này.Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại chi nhánh
ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn nam hà nội, có dịp được tìm hiểu
về mô hình kế toán tại đây, cùng với việc tham khảo mô hình kế toán tại một số
ngân hàng khác, em cảm thấy rất tâm đắc với đề tài này.Tuy nhiên đây là đề tài
khó đối với sinh viên không phải là chuyên ngành quản trị kinh doanh hơn nữa,

đề tài này cũng Ýt có tài liệu tham khảo nên không khỏi mắc phải những khó
khăn, chí là sai lầm. Rất mong được sự phê bình, góp ý kiến của các thầy cô
cũng như những người quan tâm đến vấn đề này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô đã giúp đỡ em để hoàn thanh được
đề tài này; Đặc biệt là giáo viên hướng dẫn:Cô Trịnh Hồng Hạnh và các anh chị
nhân viên phòng kế toán chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông
thôn Nam Hà Nội.

Hà Nội 4/2003.
ChươngI
MÔ HÌNH KẾ TOÁN TRONG NGÂN HÀNG GIAO
DỊCH KHÁCH HÀNG MỘT CỬA
1. Sự cần thiết
1.1 Những ưu thế của giao dịch khách hàng một cửa trong ngân hàng
- Trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động ngân hàng nói
riêng, việc đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng luôn là yêu cầu hàng đầu
nhằm thu lợi nhuận cao nhất.Giai đoạn trước đây,hệ thông ngân hàng trong nước
áp dụng phương thức giao dịch đa cửa, phòng kế toán được tách rời khỏi phòng
ngân quỹ, và không có nhiều sự phối hợp giữa các phòng ban nhằm giảm thiểu
thời gian và các thủ tục giao dịch cho khách hàng.
- Hình thức giao dịch một cửa là hình thức giao dịch mà khách hàng có
thể thực hiện dược bất kì giao dịch nào của mình, tại bất kì quầy giao dịch nào ở
ngân hàng
- Việc áp dụng hình thức giao dịch một cửa làm cho khách hàng hài lòng
hơn với sẩn phẩm,dịch vụ của ngân hàng, do đó làm tăng nhu cầu sử dụng sản
phẩm ngân hàng, thúc đẩy tính cạnh tranh trong toàn hệ thống.
- Hơn nữa,hình thức giao dịch khách hàng một cửa làm đơn giản hoá quy
trình luân chuyển chứng từ trong hệ thống ngân hàng; làm giảm bớt sự cồng
kềnh trong bộ máy do đó giảm thiêu chi phí hoạt động của ngân hàng.
1.2.Những thuận lợi và khó khăn trong việc áp dụng giao dịch khách

hàng một cửa.
- Điều kiện thực tế mà các ngân hàng việt nam đang tồn tại đó là: Sự yếu
kém về khả năng ngiệp vụ cũng như khả năng tiếp cận những thay đổi trong hệ
thống thông tin của một bộ phận khong nhỏ những nhân viên đã lớn tuổi, các
ngân hàng chưa tự xây dùng cho mình nhưng phần mềm ứng dụng phù hợp với
đIều kiện thực tế cuả mình cũng như đáp ứng đươc những đòi hỏi của xã hội,hệ
thống thông tin chưa được đầu tư đúng mức về thiết bị,cơ sở dữ liệu,hệ điều
hành,hệ thống ứng dụng
- Điều kiện áp dụng hình thức giao dịch:
+ Đã được càI đặt hệ thống ứng dụng ngân hàng bán lẻ.
+ Cán bộ đã được đào tạo và vận hành thành thạo hệ thóng này.
+ Có hệ thống máy chủ,hệ thống Backup đảm bảo an ninh dữ liệu.
+ Có phương án hỗ trợ Backup dữ liệu từ trung tâm Công nghệ thông tin.
+ Khi thay đổi sang hệ thống thiết bị ,cơ sở dữ liệu, hệ đIều hành,hệ thống
ứng dụng,hệ thống mới phải đáp ứng việc khai thác hệ thống ứng dụng hiện
hành( tính mở của hệ thống)
- Những thuận lợi mà các ngân hàng Việt Nam đang có đó là sự trẻ hoá
đội ngò nhân viên với trình độ và khả năng thích nghi với các ứng dụng mới
cao.Sự phát triển ngày càng cao của ngành Công nghệ thông tin nước nhà. Sự đa
dạng hoá các kênh thông tin cũng như các loại hình thông tin trong và ngoài
nước.Hơn nữa, các ngân hàng Việt Nam cũng có thể áp dụng mô hình của các
ngân hàng tiên tiến trên thế giới theo những phương thức riêng của mình.
1.3.Vai trò của bộ phận kế toán trong việc triển khai mô hình giao dịch
khách hàng một cửa
Trong các mô hình giao dịch của Ngân hàng thì giao dịch viên cũng
chính là kế toán viên. Các giao dịch chỉ được phép xẩy ra đồng thời với việc các
bót toán đã được hạch toán.
Bộ phận giao dịch viên là bộ phận nằm trong mô hình kế toán.
Khi thay đổi mô hình giao dịch: Đồng thời sẽ phải thay đổi mô hình kế
toán cho thích ứng với mô hình giao dịch mới.

Sự cần thiết của việc ngày càng hoàn chỉnh mô hình giao dịch khách hàng
một cửa đang được các Ngân hàng thương mại đặt ra, đã làm cho việc xây dùng
cho được một mô hình kế toán phù hợp với mô hình giao dịch này trở nên cấp
thiết. Thực chất xây dựng mô hình giao dịch khách hàng một cửa hoàn hảo là sự
kế hợp giữa một nền tảng công nghệ thông tin tiên tiến và một hệ thống kế toán
hiện đại, tương thích với nền tảng công nghệ thông tin đó. Cho nên, có thể nói
hệ thống kế toán là một trong hai bộ phận quan trọng nhất để có thể phát triển
được mô hình giao dịch khách hàng một cửa.
Việc thiếu chặt chẽ trong việc bố trí các bộ phận hoặc rườm rà. Trong
việc hoàn tất các thủ tục của bé phận kế toán làm cho hạn chế giảm thiểu thời
gian giao dịch với khách hàng bị hạn chế mà yêu cầu giảm thiểu thời gian giao
dịch là yêu cầu hàng đầu trong quá trình hoàn thiện các hình thức giao dịch. Hơn
nữa bất kỳ một tổ chức kinh doanh nào cũng cần đảm bảo rằng hệ thống kế toán
của mình tương thích với toàn bộ máy hoạt động và luôn luôn phải hoàn thiện
nó. Kinh doanh trong Ngân hàng là kinh doanh tiền tệ. Nên việc đảm bảo có một
hệ thống kế toán chặt chẽ và đạt hiệu quả cao là vô cùng cần thiết.
Hầu hết các Ngân hàng thương mại ở Việt Nam đều đang trong bước đầu
nhằm giảm thiểu thời gian giao dịch và các thủ tục giao dịch bằng việc triển khai
mô hình giao dịch khách hàng một cửa. Trong điều kiện đó chưa có một Ngân
hàng nào xây dựng được mô hình giao dịch mới này. Tất cả các Ngân hàng đều
quan tâm đến việc tạo dùng cho mình một quy trình kinh doanh nói chung và
trước mắt là một mô hình kế toán phù hợp sao cho vừa gọn nhẹ, vừa đạt hiệu
quả cao và đáp ứng nhanh nhất
Nhu cầu giao dịch của khách hàng
Trong một Ngân hàng luôn luôn tồn tại rất nhiều các bộ phận, phòng ban
có chức năng riêng. Tất cả các phòng ban đó phải có sự phối hợp với nhau để
đạt được kết quả cuối cùng cao nhât.
Mô hình giao dịch khách hàng một cửa đòi hỏi có sự gắn kết cao giữa các
bộ phận trong đó bộ phận kế toán là mắt sích quan trọng và đảm nhiệm vai trò
cao nhất để hoàn thiện mối quan hệ giữa khách hàng và Ngân hàng .

Hoàn thiện mô hình kế toán cũng đồng thời với việc nâng cao kỹ năng
nghề nghiệp cho các kế toán viên trong Ngân hàng. Để có thể thực hiện được tốt
mô hình giao dịch khách hàng một cửa thì đội ngò nhân viên kế toán phải có kỹ
năng kế toán Ngân hàng thành thạo, đảm bảo có thể hạch toán được chính xác
tất cả các nghiệp vụ phát sinh một cách độc lập đồng thời cũng phải có kỹ năng
và trách nhiệm cao vì bản chất của mô hình kế toán giao dịch khách hàng một
cửa là việc chia rẽ thông tin được diễn ra ở mức độ cao thông qua hệ thống máy
tính, trong đó, các kế toán viên không những phải biết tự tạo ra thông tin của
mình để hoà mạng mà còn phải biết sử dụng những thông tin có liên quan được
bộ phân khác tạo ra.
2. Nội dung của mô hình
2.1.Các khái niệm.
+ Giao dịch viên: là nhân viên tại quầy giao dịch, trực tiếp thực hiện các
giao dịch với khách hàng. Vd: lập phiếu chi và tiến hành thu chi tiền mặt trong
hạn mức của mình;mở tài khoản và thực hiện các giao dịch trong phạm vi phát
sinh của tài khoản đó…….
- Hạn mức thu chi tiền mặt của giao dịch viên: Là số tiền tối đa Giao dịch
viên được phép thu, chi trong mét giao dịch.Hạn mức thu chi này do Giám đốc
Chi nhánh quyết định phù hợp với tình hình chi nhánh và khả năng giao dịch của
từng Giao dịch viên.năng giao dịch của từng Giao dịch viên gồm có:Thông thạo
nghiệp vụ, khả năng ứng xử, khả năng thu và chi tiền mặt….Hạn mức thu, chi
được quy định chi tiết đối với từng loại ngoại tệ.
- Hạn mức tồn quỹ tiền mặt của Giao dịch viên:Là số tiền mặt tối đa được
phép lưu giữ trong két của mỗi Giao dịch viên trong ngày giao dịch.Hạn mức
tồn quỹ được quy định chi tiết đối với từng loại ngoại tệ.
- Hạn mức kiểm soát giao dịch của kiểm soát viên:Là số tiền mặt tối đa
kiểm soát viên được phép phê duyệt cho quỹ chính dược phép thực hiện giao
dịch thu,chi.Trong trường hợp số tiền thu,chi vượt quá hạn mức kiểm soát của
kiểm soát viên,giao dịch sẽ được chuyển lên Giám đốc hoặc người được uỷ
quyền giao dịch Hạn mức kiểm soát do Giám đốc Chi nhánh quyết định phù

hợp với tình hình chi nhánh và khả năng củatừng kiểm soát viên.Hạn mức được
quy định chi tiết đối với từng loại ngoại tệ.
- Thủ quỹ: Là cán bộ thực hiện thu, chi tiền mặt cho các giao dịch vượt
quá hạn mức (thu, chi, tồn quy) của các Giao dịch viên hoặc các giao dịch Giao
dịch viên không được phép thực hiện thu, chi trực tiếp với Khách hàng, các giao
dịch tiếp quỹ hoặc các giao dịch nép tiền về quỹ từ các Giao dịch viên.
- Quỹ chính: Là bộ phận quản lý quỹ của chi nhánh.Bộ phận quỹ hàng
ngày thực hiện ứng tiền hàng ngày, thu hồi tồn quỹ cuối ngày của mỗi Giao dịch
viên.Thực hiện in nhật ký quỹ chung,đối chiếu, giải quyết thừa, thiếu quỹ của
quỹ chính cũng như của mỗi Giao dịch viên.Thực hiện quy định về quản lý quỹ
theo chế độ hiện hành.
- Thanh toán viên: Là cán bộ lập giấy báo thanh toán, thực hiện và xử lý
các giao dịch trong bộ phận sau quầy. Thanh toán viên được phép thực hiện các
giao dịch nhưng không được trực tiếp thu, chi tiền mặt.
- Kiểm soát viên: là Cán bộ kiểm tra và duyệt giao dịch do các Giao dịch
viên và các thanh toán viên đã thực hiện.
- Cán bộ quản lý tài khoản và kế toán nội bộ: Là cán bộ chịu trách nhiệm
mở tài khoản hạch toán và quản lý toàn bộ hồ sơ gốc về tài khoản, chịu trách
nhiệm theo dõi, hạch toán các giao dịch nội bộ của Ngân hàng.
- Tiếp quỹ đầu ngày và trong ngày: Hàng ngày trước giê giao dịch, Giao
dịch viên được phép ứng một lượng tiền dùng để giao dịch trong ngày. Lượng
tiền mặt được ứng tối đa bằng hoặc nhỏ hơn hạn mức tồn quỹ đã quy định.Trong
ngày giao dịch, Giao dịch viên có thể xin tiếp quỹ thêm để đảm bảo giao dịch.
- Giao dịch viên nép tiền về quỹ trong khi giao dịch và cuối phiên giao
dịch :Trong ngày giao dịch khi số dư tồn quỹ tại Giao dịch viên lớn hơn hạn
mức tồn quỹ, Giao dịch viên phải nép bớt tiền về quỹ chính mới được thực hiện
giao dịch tiếp theo. Cuối ngày Giao dịch viên phải nép hết số tiền tồn quỹ vào
quỹ chính trước khi thực hiện đối chiếu.
- Giao dịch trước quầy: Tất cả công việc xử lý giao dịch của Giao dịch
viên và của bộ phận khách hàng trực tiếp với khách hàng.

- Xử lý sau quầy: Những công việc xử lý giao dịch không trực tiếp với
khách hàng.
- Chứng từ gốc: Là chứng từ làm căn cứ pháp lý chứng minh một nghiệp
vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành. Chứng từ gốc được lập ngay khi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh và hoành thành.
- Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc
chứng gốc kiêm chứng từ ghi sổ.
- Chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ: Là chứng từ vừa thực hiện chức
năng chứng từ gốc và chức năng của chứng từ ghi sổ.Chứng từ gốc kiêm chứng
từ ghi sổ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh,hoàn thành và hạch toán
vào sổ kế toán.
- Chứng từ đIện tử:Được áp dụng theo các quyết định :số 308/QDD-NH2
ngày 16/09/1997 do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành về việc”Ban
hành quy chế về lập ,sử dụng,kiểm soát ,xử lý,bảo quản và lưu trữ chứng từ điện
tử của ngân hàng và Tổ chức tín dụng”.Số 44/2002/QDDTTg ngày 21/03/2002
của Thủ tướng chính phủ về việc”Sử dụng chứng từ đIện tử làm chứng từ kế
toán để hạch toán và thanh toán vốn của các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh
toán”.
2.2.Phạm vi áp dông .
- áp dụng cho mô hình sử lý nghiệp vụ theo hai khu vực trước quầy vực
sau quầy tại các ngân hàng bán lẻ.
+ Khu vực trước quầy: Khu vực giao dịch trực tiếp với khách hàng, bao
gồm các bộ phận:
Bộ phận khách hàng.
Bộ phận giao dịch.
Bộ phận quỹ.
Bộ phận tín dụng
+ Khu vực sau quầy xử lý các nghiệp vụ trong nội bộ ngân hàng, bao gồm
các bộ phận:

Bộ phận kiểm soát.
Bộ phận thanh toán.
Bộ phận quản lý tài khoản và kế toán nội bé.
2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ.
- Chứng từ là một trong những chứng minh pháp lý quan trọng nhất trong
các mối quan hệ kinh tế, trong ngân hàng thì yêu cầu có một quy trình luân
chuyển chứng từ hợp lý là yêu cầu sống còn nhằm duy trì lâu dài và hợp pháp
các quan hệ tín dụng và các quan hệ kinh tế khác.Chứng từ sau khi đã được hạch
toán phải được lưu giữ Ýt nhất 30 năm.
- Quy trình luân chuyển chứng từ sẽ được quy định trong mối quan hệ
giữa mỗi bộ phận với các bộ phận khác trong ngân hàng.Cụ thể là:
2.3.1. Quan hệ giữa bộ phận Giao dịch viên với bộ phận khác:
2.3.1.1 .Với bộ phận quản lý thông tin khách hàng:
- Bé phận khách hàng hoàn tất việc nhập mới hoặc sửa đổi thông tin
khách hàng ,cán bộ thuộc bộ phận Quản lý hồ sơ thông tin khách hàng thực hiện
luân chuyển chứng từ như sau:
- Lưu 01 bộ hồ sơ gốc tại bộ phận quản lý hồ sơ thông tin khách hàng( hồ
sơ khách hàng, hồ sơ mở tài khoản, mẫu dấu, chữ ký)
Mở tài khoản thích hợp cho khách hàng.
Trả lại 01 bộ hồ sơ gốc cho khách hàng( hồ sơ khách hàng,hồ sơ mở tài
khoản, mẫu dấu, chữ ký)
In và cấp thẻ giao dịch cho khách hàng.
Thông tin khách hàng, thông tin về chữ kí và tài khoản sau khi đã đăng ký
trên hệ thống máy tính là thông tin chung cho các bộ phận khác có liên quan
tham chiếu và giải quyết các nghiệp vụ phát sinh.Bộ phận giao dịch sử dụng
thông tin khách hàng và thông tin tàI khoản để thực hiện các giao dịch với khách
hàng.
2.3.1.2 . Với các bộ phận thủ quỹ:
+ Với bộ phận thủ quỹ:mỗi giao dịch viên được mở tài khoản cá nhân để
thực hiện các giao dịch theo cách thức như sau:

Tài khoản tiền mặt giao dịch viên: Khi giao dịch viên ứng, nép quỹ số tiền
này sẽ được hạch toán vào tài khoản tiền mặt của giao dịch viên. Tính chất tài
khoản tiền mặt của giao dịch viên giống như tính chất của tài khoản tiền mặt
bình thường.
Tài khoản Séc (cheque):Tài khoản này được áp dụng cho giao dịch tại
quầy.
Tài khoản bù trừ chéo( Cros Clearing Account):Tài khoản trung gian tạm
thời sử dụng trong việc tiếp quỹ và thanh toán giữa các giao dịch viên cho từng
giao dịch viên.Cuối ngày số dư của tài khoản này bằng không.Doanh số phát
sinh của tài khoản này không được thể hiện trên bảng cân đối tài khoản.
Tổng số dư tiền mặt tại chi nhánh sẽ bằng tổng tồn quỹ của các giao dịch
viên cộng với quỹ chính.Hàng ngày giao dịch viên được tiếp quỹ giao dịch trong
hạn mức cho phép từ quỹ chính.trong trường hợp số tiền thực tế tại quỹ của giao
dịch viên lớn hơn( hoặc nhỏ hơn ) hạn mức tồn quỹ quy định,giao dịch viên phải
nép số tiền lớn hơn hạn mức quy định và được tiếp quỹ với số tiền nhỏ hơn hay
bằng với số tiền chênh lệch giữa tồn quỹ thực tế với hạn mức quy định. Cuối
ngày giao dịch viên thực hiện nộp,đối chiếu và xử lí thừa thiếu quỹ.
Nép chứng từ giao dịch: Cuối ngày,giao dịch viên in nhật kí chứng từ,sắp
xếp chứng từ theo thứ tự mã số chứng từ giao dịch và đối chiếu với nhật kí quỹ.
Kí trên nhật kí chứng từ và chuyển toàn bộ chứng từ giao dịch kèm theo nhật kí
chứng từ cho bộ phạan kiểm soát.
Báo cáo chứng từ trắng tồn kho.
2.3.1.3. Với các bộ phận khác
+ Với bộ phận thanh toán:Quan hệ giữa bộ phận ngân quỹ với bộ phận
thanh toán phát sinh trong trường hợp phải sử lí nghiệp vụ chuyển tiền đi.Sau
khi thực hiện xong phần giao dịch của mình,giao dịch viên chuyển chứng từ cho
bộ phận thanh toán.bộ phận thanh toán sẽ căn cứ vào các yêu cầu của khách
hàng do các giao dịch viên chuyển vào để xủ lí các vấn đề còn lại.
+ Với bộ phận quản lí tài khoản:
- Cuối ngày giao dịch,Giao dịch viên tiến hành việc in đối chiếu nhật ký

chứng từ và nhật ký quỹ vơí chứng từ gốc đảm bảo sự khớp đúng giữa chứng từ
gốc với các giao dịch đã thực hiện và đảm bảo sự khớp đúng về tiền mặt tồn
quỹ. Đồng thời tiến hành in tài nhật ký chứng từ của khoản nội bộ do mình thực
hiện.
- Chuyển toàn bộ nhật ký chứng từ, nhật ký quỹ,giấy báo nợ, báo có, nhật
ký chứng từ của tài khoản nội bộ( Đối với các tài khoản tiết kiệm, kỳ phiếu)…
cho bộ phận quản lý tài khoản.
2.3.2. Quan hệ giữa bộ phận thủ quỹ với các bộ phận khác.
2.3.2.1. Quan hệ với giao dịch viên và bộ phận thanh toán viên.
- Tiếp nhận chứng từ và thực hiện tiếp quỹ,nhận tiền nép vào quỹ với các
giao dịch viên.
- Tiếp nhận chứng từ và các giao dịch thu chi tiền mặt vượt hạn mức do
các giao dịch viên và các thanh toán viên thực hiện chuyển xang để thực hiện
thanh toán thu chi.
2.3.2.2. Quan hệ với bộ phận quản lí tài khoản.
- Cuối ngày giao dịch ,các thủ quỹ giao dịch in nhật kí quỹ và sổ quỹ đẻ
đảm bảo sự khớp đúng chính xác của các giao dịch thu chi và tiền mặt tồn quỹ
của quỹ mình.Đồng thời chuyển nhật kí quỹ và chứng từ gốc cho bộ phận quản
lí tàI khoản để bộ phận quản lí tài khoản đóng nhật kí chứng từ.
2.3.3. Bộ phận quản lý tài khoản.
2.3.3.1.Quan hệ với bộ phận quản lí hồ sơ thông tin khách hàng.
- Tiếp nhận và lưu vào hồ sơ tài khoản yêu cầu mở sổ tài khoản (Đối với
tài khoản tiền gửi không kì hạn).
- Cung cấp thông tin cho bộ phận quản lí hồ sơ thông tin khách hàng
những thông tin cần thiết khác mà bộ phận này không đủ thông tin để cung cấp
cho khách hàng.
- Chuyển sổ tài khoản kèm giấy báo nợ,báo có, phiếu trả lãi của các khách
hàng nhận, giấy xác nhận số dư tài khoản,báo cáo về thông tin khách hàng ra bộ
phận quản lý hồ sơ thông tin khách hàng để trả khách hàng.
2.3.3.2. Với các bộ phận khác

+ Quan hệ với bộ phận tín dụng.
- Tiếp nhận,kiểm tra và xác nhận kịp thời chính xác các thông tin về hồ sơ
vay do bộ phận tín dụng chuyển sang.Yêu cầu bộ phận tín dụng điều chỉnh nếu
có sai sót.
- Trả lại hồ sơ vay cho bộ phận tín dụng.
+ Quan hệ với bộ phận giao dịch viên,các thủ quỹ và bộ phận thanh toán.
- Tiếp nhận từ các giao dịch viên,các thủ quỹ,các thanh toán viên bảng
nhật ký chứng từ,nhật ký quỹ, giấy báo nợ, giấy báo có, nhật ký chứng từ của tài
khoản nội bộ, bảng thông tin tài khoản( đối với các tài khoản tiết kiệm,kỳ phiếu)
để thực hiện chấm sổ tài khoản, đối chiếu và lưu trữ theo chức năng nhiệm vụ
của mình.
- Yêu cầu các bộ phận liên quan đIều chinh giao dịch khi có sai sót
2.4. Chức năng của từng bộ phận trong hệ thống.
Để có thể thực hiện một cách trơn chu mô hình giao dịch khách hàng một
cửa,việc quy định một cách minh bạch chức năng của từng bộ phận,từng cá nhân
trong hệ thống là yêu cầu cần thiết.Điều đó giúp cho các công việc được tiến
hành không dẫn tới sự chồng chéo , đồng thời cũng xác định được một cách rõ
ràng nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống.
2.4.1. Bộ phận trước quầy.
2.4.1.1. Bộ phận giao dịch.
+ Giao dịch viên:
Đăng kí sổ tài khoản khách hàng.
Tiếp nhận và xử lý toàn bộ các yêu cầu giao dịch của khách hàng về
chuyển khoản và tiền mặt.
Đổi tiền.
Chi trả chuyển tiền đến tại quầy.
Thực hiện tiếp, nép và đIều chuyển quỹ.
Kiểm tra và ký xác nhận trên nhật ký chứng từ cuối ngày, nhật ký quỹ.
+ Kiểm soát viên
Kiểm soát và duyệt các giao dịch do giao dịch viên thực hiện với những

giao dịch tiền mặt vượt hạn mức.
Thực hiện kiểm tra, đối chiếu các thông tin của giao dịch viên và thủ quỹ
giao dịch .
Kiểm tra và kí xác nhận trên nhật kí chứng từ cuối ngày và nhậy kí quỹ
do các giao dịch viên thực hiện.
2.4.1.2. Bộ phận thủ quỹ.
- Thực hiện thu ,chi tiền mặt đối với khách hàng dùa trên các bót toán do
các giao dịch viên thiết lập trong trường hợp vượt hạn mức.
- Thực hiện các giao dịch tiếp quỹ và giao dịch nép tiền về từ các quầy giao
dịch.
- Kiểm tra,đối chiếu số dư trên sổ sách và số dư thực tế.
- Thực hiên chế độ quỹ theo chế độ hiện hành.
- Các báo cáo quỹ cuối ngày.
2.4.1.3. Bộ phận”Khách hàng – Custommer services”
Đối với hầu hết các ngân hàng quy mô khách hàng là rất lớn cho nên khó
có thể đáp ứng khách hàng một cách tuyệt đối tại các quầy giao dịch, cho nên
cần thiết có một bộ phận hướng dẫn các thủ tục và cách thức giao dịch cho
khách hàng trước khi khách hàng trực tiếp giao dịch với bộ phận giao dịch
viên.Cán bộ làm việc tại bộ phận khách hàng phải có kinh nghiệm làm việc tại
ngân hàng, thông thạo các nghiệp vụ ngân hàng, có khả năng về giao tiếp và ứng
sử, có khả năng giao dịch bằng ngoại ngữ…Nhiệm vụ của bộ phận này gồm có:
- Tiếp nhận và mở hồ sơ khách hàng mới.
- Cấp thẻ giao dịch cho khách hàng( Đối với khách hàng gửi tiền tiết
kiệm,không nhất thiết phải cấp thẻ giao dịch nếu khách hàng không yêu cầu)
- Hướng dẫn thủ tục,trình tự và thực hiện mở tài khoản tiền gửi,tiền vay
cho khách hàng.
- Quản lý tất cả các hồ sơ thông tin khách hàng,các mẫu chữ kí,mẫu
dấu,ảnh của khách hàng.Cập nhật và lưu trữ thông tin khách hàng:ảnh, chữ
kí…;Thường xuyên thu thập thông tin biến động liên quan đến khách hàng
(thông tin tài chính như số dư tài khoản,các khoản chuyển tiền đến,chuyển tiền

đi; thông tin doanh nghiệp…).
- Tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu thay đổi thông tin về khách hàng và
tài khoản khách hàng: tên khách hàng , địa chỉ, mẫu dấu, mẫu chữ kí…
- Tiếp nhận và trả lời các thông tin về khách hàng và tài khoản khách
hàng:Số dư tài khoản,hoạt động trên tài khoản…;Trả sao kê,sổ tài khoản ,giấy
báo nợ, báo có cho khách hàng; tư vấn về dịch vụ ngân hàng, giải đáp thắc mắc,
hướng dẫn quy trình , thủ tục ngân hàng.
- Đối chiếu và quản lí các báo cáo về hồ sơ thông tin khách hàng do bộ
phận mình quản lí.
2.4.2.Khu vực sau quầy.
2.4.2.1. Bộ phận thanh toán.
Thanh toán viên
- Xử lí, hạch toán phần còn lại của các giao dịch chuyển tiền đi trong
nước do các bộ phận khác chuyển đến, chủ yếu là bộ phận giao dịch viên, đồng
thời xử lí ,hạch toán các các khoản chuyển tiền đến trong nước
- Tạo thư nhờ thu, thanh toán báo có nhờ thu .Tạo thông tin và quản lí các
giao dịch tự đông như: Giao dịch tự động trả lương, A FT- Chuyển tiền tự động,
Đầu tư tự động…Kiểm tra và kí xác nhận trên nhật kí chứng từ cuối ngày, Nhật
ký điện đi- đến, Nhật ký giao dịch tự động…In nhật ký chứng từ các giao dịch
nội bộ.
- Quản lí các báo cáo thuộc phần việc của mình.
Kiểm soát viên:
- Kiểm soát và duyệt các giao dịch do bộ phận thanh toán thực hiện sau
khi giao dịch viên chuyển đến.
- Kiểm tra, ký duyệt điện và các bót toán thuộc chức năng chuyển tiền
thực hiện trên hệ thống.
- Kiểm tra, ký duyệt Nhật kí giao dịch tự động; Kiểm tra, ký xác nhận trên
nhật ký chứng từ cuối ngày, Nhật ký điện đi - đến, Nhật ký giao dịch tự động.
2.4.2.2.Bé phận” Quản lý tài khoản và Giao dịch nội bộ”.
- Quản lý và giám sát toàn bộ tài khoản nội bộ của chi nhánh.

- Mở tài khoản nội bộ thuộc phạm vi quản lý theo các tài khoản tổng hợp
đã được ban giám đóc ban hành.
- Quản lý các tài khoản tiền gửi không kì hạn,có kỳ hạn của chi nhánh tại
trung ương và các tổ chức tín dụng khác, tài khoản chi tiêu nội bộ, tài khoản liên
quan đến tình hình tài chính của chi nhánh.
- Thực hiện in, xử lý các chứng từ giao dịch nội bộ.
- Tiếp nhận và phân loại chứng từ , Nhật ký chứng từ….do các Giao dịch
viên và thanh toán viên thực hiện.
- In và phân loại các báo cáo, giấy báo nợ báo có của các giao dịch tự
động phát sinh.
- Tiếp nhận và phân loại chứng từ, nhật ký chứng từ… do các giao dịch
viên và thanh toán viên thực hiện.
- Chấm, đối chiếu toàn bộ tài khoản nội bộ.Chuyển kết quả (bao gồm các
sổ tài khoản,báo có báo nợ…) cho bộ phận quản lý thông tin khách hàng để trả
khách.
- Chấm và lưu tất cả chứng từ, nhật kí chứng từ, nhật ký quỹ của các giao
dịch viên, thanh toán viên và thủ quỹ phát sinh chuyển giao.
- Thực hiện điều chỉnh các thông tin tài khoản khi có sai sót hoặc hướng
dẫn các giao dịch viên giao dịch khi phát sinh sai sót.
- In, kiểm tra và xác nhận tính chính xác của các báo cáo trả lãi của các
khoản tiền gửi của khách hàng trước khi trả cho khách.
- Kiểm soát, đối chiếu số liệu các tài khoản tiền vay,các báo cáo nợ
gốc,nợ lãi do bộ phận tĩn dụng chuyển sang, nếu phát hiện sai sót thi trả lại để
bộ phận tín dụng điều chỉnh.
- Quản lý, thực hiện nghiệp vụ điều chuyển vốn, tài sản giữa chi nhánh
với trung ương.
- Quản lý tài chính, tài sản, công cụ lao động của chi nhánh.
- Thực hiện chế độ báo cáo kế toán, thống kê.
2.5.Quy trình thực hiện công việc.
2.5.1.Tiếp quỹ giao dịch đầu ngày và phân phối giao dịch và nép quỹ cuối

ngày .
- Bé phận kế toán kiểm soát thực hiện vận hành hệ thống và mở sổ đầu ngày.
- Giao dịch viên được tiếp quỹ trong phạm vi hạn mức cho phép từ quỹ
chính.Giao dịch viên viết giấy đề nghị tiếp quỹ dùng làm chứng từ gốc, chuyển
bộ phận kiểm soát làm thủ tục tiếp quỹ đầu ngày.
- Kiểm soát viên thực hiện kiểm soát và phê duyệt kiểm soát chuyển cho
quỹ chính.
- Căn cứ vào giấy đề nghị tiếp quỹ đã được phê duyệt, Quỹ chính in phiếu
chi tiền phù hợp với số lượng tiền mặt đã được phê duyệt, yêu cầu giao dịch
viên kí nhận trên phiếu chi tiền, thực hiện tiếp quỹ cho giao dịch viên.Chuyển
cho giao dịch viên 01 liên phiếu chi tiền làm chứng từ giao dịch trong ngày và
lưu trữ , quản lý giấy đề nghị tiếp quỹ và phiếu chi tiền.
- Khi khách hàng đến giao dịch với ngân hàng,khách hàng sẽ được hướng
dẫn quan hệ theo quy trình sau:
Giao dịch lần đầu tiên: Khách hàng lần đầu tiên đến giao dịch với ngân
hàng sẽ được bộ phận khách hàng trực tiếp giải quyết. Khách hàng sẽ được giới
thiệu về hoạt động ngân hàng , các sản phẩm cũng như dịch vụ của ngân hàng ,
tư vấn cho khách hàng về những giao dịch mà khách hàng sẽ sử dụng. Giải
quyết công việc nếu khách hàng yêu cầu mở tàI khoản.
Giao dịch tiền gửi,trả nợ tiền vay…nếu khách hàng giao dịch tiền gửi hay
tiền vay…khách hàng sẽ được hướng dẫn giao dịch thông qua hệ thống phân
phối giao dịch. Khách hàng có thể chọn bất cứ giao dịch viên nào.
Giao dịch tín dụng: Khách hàng sẽ được giải quyết mọi yêu cầu về tiền
vay tại bộ phận tín dụng của chi nhánh sau khi khách hàng hoàn tất việc đăng kí
thông tin khách hàng và phân loại khách hàng tại bộ phận khách hàng.
Giao dịch về thông tin ngân hàng: Tất cả các thông tin do khách hàng yêu
cầu đều được bộ phận khách hàng giải quyết.
Nép quỹ cuối ngày: Cuối ngày, giao dịch viên thực hiện nép, đối chiếu và
xử lí thừa, thiếu quỹ.
Nép tiền về quỹ chính: Giao dịch viên thực hiện nép toàn bộ tiền tồn quỹ

cuối ngày về quỹ chính.Tồn quỹ cuối ngày của giao dịch viên bằng không.
Đối chiếu xử lí thừa, thiếu quỹ:Sau khio giao dịch viên kiểm đếm, giao
nhận số tiền tồn quỹ xong, quỹ chính in nhật kí quỹ của giao dịch vien, đối chiếu
với số tiền thực nép của giao dịch viên.Thừa, thiếu quỹ sau khi đã sâu khi đã đói
chiếu phải xác đinh đúng nguyên nhân và được xử lí theo chế độ về quản lí quỹ.
2.5.2.Giao dịch tiền mặt trong ngày.
Nép và tiếp quỹ của giao dịch viên:
dịch viên chuyển tới, quỹ chính thực hiện nhận tiền từ giao dịch viên,
nhập thông tin nép tiền trên máy tính, in hai liên giấy thu tiền,kí xác nhận đã thu
tiền và trả lại một liên cho giao dịch viên đồng thời lưu giữ, quản lí giấy nép tiền
và bảng kê giấy nép tiền.
Trường hợp số tiền thực tế tồn quỹ nhỏ hơn hạn mức tồn quỹ: Khi có nhu
cầu phải chi tiền cho khách hàng nhưng quỹ của giao dịch viên không đủ, giao
dịch viên thực hiện tiếp quỹ từ quỹ chính.Quy trình tiếp quỹ này tương tự như
quy trình tiếp quỹ đầu ngày.
Giao dịch thu, chi tiền mặt với khách hàng:Trong trường hợp khách hàng
yêu cầu rút, gửi, trả nợ trong hạn mức giao dịch được phép giao dịch viên thực
hiện giao dịch theo trình tự:
Hướng dẫn khách hàng liệt kê số tiền cần nép trên bảng kê nép tiền,lập
bảng kê các loại tiền trong trường hợp chi tiền cho khách hàng. Vận hành modul
thích hợp với yêu cầu giao dịch.
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tính rõ ràng, trung thực của các yếu tố
trên chứng từ do khách hàng lập.Kiểm soát tính chính xác của các số liệu trên
chứng từ .
Kiểm soát chữ ký của khách hàng trên chứng từ có phù hợp với chữ ký đã
được lưu giữ trên máy tính.Đồng thời hạch toán:
+ Nếu chi tiền cho khách hàng:
Nợ tài khoản tiền mặt tại quỹ: Số tiền thực tế đã chi.
Có tài khoản tiền gửi thích hợp của khách hàng: Số tiền thực tế đã chi.
+ Nếu thu tiền của khách hàng:

Nợ tài khoản tiền mặt tại quỹ: Số tiền thực tế đã thu
Có tài khoản tiền gửi thích hợp của khách hàng:số tiền thực tế đã thu.
Nhập dữ liệu thu, chi vào máy tính, In phiếu thu, chi tiền và hướng dẫn
khách hàng kiểm tra chứng tiền đã in ( Số tiền bằng chữ, bằng số, họ và tên
người nhận hoặc gửi. Trong trường hợp số tiền thực tế tại quỹ của giao dịch viên
lớn hơn hạn mức tồn quỹ quy định: Giao dịch viên liệt kê số lượng, loại tiền vào
bảng kê nép quỹ, chuyển cùng với số tiền phải nép cho quỹ chính. Căn cứ vào
bảng kê nép tiền và số tiền giao
Hướng dẫn khách hàng kí và ghi rõ họ tên trên phiếu thu, chi tiền.
Chi tiền cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng kiểm tra tiền trước khi
ra khỏi quầy.
Lưu chứng từ chi ( thu) tiền đối chiếu và chuyển giao cho bộ phận kiểm
soát cuối ngày.Mọi thắc mắc, yêu cầu giải đáp giao dịch viên hướng dẫn khách
hàng ra bộ phận khách hàng để giải quyết.
Trong trường hợp thu, chi vượt hạn mức cho phép:Giao dịch viên thực
hiện chuyển chứng từ yêu cầu phê duyệt nghiệp vụ cho bộ phận kiểm soát hoặc
bộ phận cao hơn được phân công trong chức năng.Kiểm soát viên kiểm soát
chứng từ và xác nhận chứng từ hợp lệ, phê duyệt nghiệp vụ phát sinh.
Kiểm soát viên chuyển chứng từ cho bộ phận thủ quỹ.Giao dịch viên
hướng dẫn khách hàng tới quỹ chính để nhận hay nép tiền hoặc thực hiện giao
dịch với khách hàng khi có sự đIều chuyển tiền từ quỹ chính trong trường hợp
chi tiền hoặc có sự phê duyệt thu tiền từ bộ phận kiểm soát.
2.5.3.Đăng kí khách hàng mới và tư vấn cho khách hàng.
Đăng ký khách hàng mới: Khách hàng mới là khách hàng chưa đăng ký
mã số khách hàng tại ngân hàng. Khi khách hàng có nhu cầu vay tiền, mở tài
khoản tiền gửi tại ngân hàng….khách hàng thực hiện việc đăng kí khách hàng
tại quầy” Quản lý và thông tin khách hàng”.Bộ phận khách hàng thực hiện các
giao dịch tại quầy: Hướng dẫn khách hàng lập bộ hồ sơ cá nhân, hồ sơ mở tài
khoản,đăng kí mẫu chữ ký khách hàng, mẫu dấu đối với khách hàng là doanh
nghiệp.Sau đó thực hiện các công việc sau:

Giới thiệu, cung cấp thông tin, tư vấn cho khách hàng về các quy trình,
thủ tục của ngân hàng.
Hướng đãn khách hàng lập và đIền đầy đủ các thông tin trên các mẫu cần
thiết.Nhập thông tin khách hàng vào hệ thống máy tính nếu khách hàng yêu cầu
giao dịch ngay.
Đảm bảo một khách hàng chỉ có một mã số duy nhất,để làm được điều đó,
trước khi nhập thông tin khách hàng bộ phận khách hàng kiểm tra xem khách
hàng đã có mã số hay chưa bằng cách tìm kiếm khách hàng theo mã số hay theo
tên của khách hàng. Đăng ký chữ kí khách hàng vào máy tính ( scan) trong
trường hợp khách hàng yêu cầu gửi tiền và hoạt động ngay.
Thực hiện thủ tục mở và phê duyệt mở tài khoản. Đăng kí số hiệu tài
khoản giao dịch phù hợp cho khách hàng. Lưu 01 bộ hồ sơ gốc tại bộ phận quản
lí thông tin khách hàng ( hồ sơ khách hàng , hồ sơ mở tài khoản, mẫu dấu, mẫu
chữ kí ).In thẻ giao dịch cấp cho khách hàng.
Cuối ngày, bộ phận giao dịch khách hàng thực hiện đăng kí mẫu dấu, mẫu
chữ kí , các thông tin khác của các khách hàng mới mà trong ngày chưa được
đăng kí, kiểm tra ,đối chiếu dấu, chữ kí của khách hàng trên các chứng từ do bộ
phận giao dịch viên chuyển tới.
Chuyển hồ sơ mở tàI khoản quan trọng khác (ATM, Credit, Debit ) cho
bộ phần liên quan giải quyết.
Bộ phận khách hàng có thẻ yêu cầu bộ phận Quản lí thông tin khách hàng
cung cấp các thông tin khách hàng cần thiết khác mà bộ phận quản lí hồ sơ
khách hàng không đủ thông tin cần thiết để cung cấp cho khách hàng.
Cung cấp thông tin, tư vấn, giải đáp thắc mắc cho khách hàng.
Bộ phận khách hàng thực hiện các nhiệm vụ cung cấp các thông tin cho
khách hàng như thông tin vè tài chính, thông tin về các loại giấy báo nợ, giấy
báo có thư thông báo nhận tiền….Do bộ phận quản lí tài khoản chuyển ra.Các
thông tin về tài chính phải luôn được cập nhật trên máy tính để mỗi khách hàng
có thể biết được thông tin về số dư của mình một cách chính xác và kịp thời
nhất.Bộ phận khách hàng tiếp nhận hồ sơ thông tin khách hàng mới mở và báo

cáo thay đổi thông tin khách hàng để đối chiếu với yêu cầu của khách hàng.
Hướng dẫn khách hàng về các chính sách của ngân hàng, các sản phẩm,
dịch vụ mà ngân hàng cung cấp, giới thiệu cách thức sử dụng các sản phẩm, dịch
vụ còn mới lạ đối với khách hàng như các loại thẻ rút tiền tự động, thẻ tín dụng,
thông báo về các loại lãi suất tiền gửi, lãi suất tiền vay, lãi suất của các loại kỳ
phiếu, trái phiếu do ngân hàng phát hành.
Bé phận khách hàng cũng có nhiệm vụ trả lời các yêu cầu, khiếu nại của
khách hàng.
2.5.4.Khách hàng tiền gửi.
Khi khách hàng có nhu câu gửi tiền tiền hoặc rút tiền ra từ tài khoản
tiền gửi đã mở tại ngân hàng, khách hàng trực tiếp làm việc với giao dịch
viên.Giao dịch viên hướng dẫn khách hàng các thủ tục gửi, rút tiền và thực hiện
các công việc như sau:
Trường hợp khách hàng mở sổ tiền gửi:
Giao dịch viên tìm thông tin về khách hàng trên hệ thống thông tin do bộ
phận khách hàng mở.Sau khi đã nắm được các thông tin về khách hàng, giao
dịch viên hướng dẫn khách hàng lập hai liên giấy gửi tiền; kiểm tra tính hợp
lý ,hợp lệ của chứng từ.Sau khi thu tiền và bảng kê nép tiền từ khách hàng, giao
dịch viên hạch toán:
Nợ tài khoản tiền mặt tại quỹ: Số tiền thực tế đã thu.
Có tài khoản tiền gửi thích hợp của khách hàng:số tiền thực tế đã thu.
Sau đó Giao dịch viên in phiếu thu tiền gồm hai liên.Nếu số tiền nép vào
nằm trong hạn mức thu, chi của giao dịch viên, giao dịch viên tiến hành thu và
chuyển chứng từ cho khách hàng ký xác nhận.Nếu giao dịch nằm ngoài hạn mức
của giao dịch viên, giao dịch viên yêu cầu bộ phận kiểm soát duyệt giao dịch và
bộ phận kiểm soát có trách nhiệm yêu cầu bộ phận thủ quỹ tiến hành thu tiền.
Bộ phận kiểm soát kiểm tra xác nhận bót toán do giao dịch viên lập sau
đó chuyển chứng từ cho bộ phận quỹ để tiến hành thu tiền.Mộu ảnh, dấu ,chữ ký
của khách hàng được chuyển cho bộ phận khách hàng để nạp vào máy.In và cấp
sổ tiền gửi phù hợp với kì hạn và chuyển cho khách hàng ,sau đó yêu cầu khách

hàng kiểm tra lại một lần nữa.
Khách hàng nép tiền vào tài khoản tiền gửi.
Giao dịch viên hạch toán như trên và in chứng từ.Nếu số tiền nép vào nằm
trong hạn mức giao dịch của giao dịch viên,giao dịch viên thực hiên thu tiền và
chuyển chứng từ cho khách hàng ký xác nhận.Nếu giao dịch nằm ngoài hạn mức
giao dịch của giao dịch viên,giao dịch viên chuyển chứng từ cho bộ phận kiểm
soát và yêu cầu khách hàng sang bộ phận quỹ để nép tiền.Bộ phận kiểm soát
kiểm tra xác nhận bót toán do giao dịch viên lập sâu đó chuyển chứng từ cho bộ
phận quỹ để tiến hành thu tiền.
khách hàng rút tiền.
Giao dịch viên hạch toán:
Nợ tài khoản tiền gửi thích hợp của khách hàng: Số tiền thực tế đã chi.
Có tài khoản tiền mặt tại quỹ: Số tiền thực tế đã chi.
Sau đó giao dịch viên tiến hành in chứng từ.Nếu số tiền rót ra của
khách hàng nằm trong hạn mức chi của giao dịch viên, giao dịch viên tiến hành
thu tiền và chuyển chứng từ cho khách hàng ký xác nhận.Nếu giao dịch nằm
ngoài hạn mức của giao dịch viên,giao dịch viên chuyển chứng từ cho bộ phận
kiểm soát và yêu cầu khách hàng sang bộ phận quỹ để nép tiền.
-Bé phận kiếm soát xác nhận bót toán do giao dịch viên lập sau đó
chuyển chứng từ cho bộ phạn quỹ để tiến hành chi tiền.
Khách hàng rút tiền chuyển sang tài khoản khác.
Giao dịch viên tiến hành hạch toán:
Nợ tài khoản tiền gửi thích hợp của khách hàng:số tiền khách hàng rót ra.
Có tài khoản thích hợp của khách hàng:số tiền khách hàng rót ra.
Sau đó giao dịch viên in chứng từ, chuyển chứng từ cho khách hàng ký
xác nhận yêu cầu và chuyển chứng từ cho bộ phận kiểm soát.Sau khi kiểm tra
hợp lệ và thực hiện các thủ tục theo yêu cầu của khách hàng.Kiểm soát viên
chuyển lại chứng từ cho giaop dịch viên đẻ trả lại cho khách hàng.
Nếu là khoản rút tiền chuyển đi ngân hàng khác ,giao dịch viên chuyển
chứng từ cho bộ phận thanh toán viên để bộ phận này tiến hành chuyển tiền.

2.5.5.Khách hàng tín dụng.
Tín dụng ngân hàng là quan hệ tín dụng giữa ngân hàng với khách hàng
( có thể là doanh nghiệp hoặc cá nhân ).Trong đó ngân hàng đóng vai trò là
người trung gian; vừa là người cho vay đồng thời là người đI vay.Trong khoản
mục tài sản có, cho vay luôn chiếm tỉ trọng lớn nhất khoảng từ 60% đến 80%
tài sản có của ngân hàng. Lãi thu được từ cho vay là khoản quan trọng nhất để
bù đắp chi phí tiền gửi, chi phí kinh doanh quản lí,chi phí thuế và chi phí rủi ro
đầu tư.
Có rất nhiều hình thức mà các ngân hàng áp dụng để cung cấp tín dụng
cho khách hàng như: Tín dụng cho vay ứng trước, cho vay chiết khấu thương
phiếu và các giấy tờ có giá,cho vay đầu tư dự án trung và dài hạn,cho vay trả
góp,cho thuê tài chính…Do vậy, phải thiết lập một quy trình thật hợp lí trong
mô hình giao dịch của ngân hàng.
+Thiết lập hồ sơ vay:Đây là phần việc của bộ phận tín dụng tuy nhiên nó
được đặt trong mối quan hệ của toàn bộ quy trình giao dịch nên có mối quan hệ
mật thiết với mô hình kế toán này.khách hàng có nhu cầu vay tiền, khách hàng
phải tiến hành các thủ tục vay tiền tại bộ phận tín dụng.Căn cứ vào thông tin trên
hồ sơ vay, cùng với việc tham chiếu thông tin khách hàng do bộ phận khách
hàng lập,cán bộ tín dụng sẽ thực hiện đăng ký vào máy và phê duyệt hồ sơ
vay.Sau khi hồ sơ vay vốn đã được duyệt,cán bộ tín dụng chuyển hồ sơ vay cho
bộ phận quản lí tài khoản và giao dịch nội bộ thực hiện tiếp việc đăng ký các
thông tin kế toán ( mã lãi suất, tài khoản cho vay…) và chuyển hồ sơ vay vốn
cho bộ phận khách hàng quản lí sau khi đã giải ngân xong.
Trước khi được giải ngân, giao dịch được hạch toán như sau:
Nợ TK cho vay khách hàng phù hợp: Số tiền KH vay.
Có TK liên quan (TK tiền mặt, TK tiền gửi của người thụ hưởng…):Số
tiền khách hàng vay.
- Sè tiền khách hàng vay phụ thuộc vào nhu cầu vay của khách hàng,
nguồn vốn của ngân hàng,vốn tự có của khách hàng tham gia mãn vay và quyết
định cho vay của ban giám đốc và bộ phận tín dụng ngân hàng.

-Nếu NH có thu phí cho vay từ khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK có liên quan (TK tiền mặt, TK tiền gửi của người thụ
hưởng…) : Phí cho vay.
Có TK thu nhập ngân hàng: Phí cho vay.
Có TK thuế giá trị gia tăng: Phí cho vay.
- Đồng thời kế toán lập phiếu chuyển khoản để dự thu lãi cho vay:
Nợ TK : lãi cộng dồn dự thu.
Có TK : Thu lãi cho vay.
+Giải ngân: Căn cứ hồ sơ vay của khách hàng đã được bộ phận quản
lý tàI khoản và bộ phận giao dịch nội bộ bổ sung thông tin kế toán, giao dịch
viên tiến hành giải ngân trực tiếp cho khách hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển
khoản.Khách hàng sẽ được nhận tiền cho vay từ bộ phận giao dịch viên.
Thông tin làm căn cứ giải ngân được tham chiếu trên mạng máy tính
sau khi đã được bộ phận tín dụng cập nhật và cấp có thẩm quyền phê
duyệt.Quản lý hạn mức giải ngân bằng tiền mặt hay bằng chuyển khoản đều tuân
theo quy trình quản lý hạn mức giao dịch chung cho giao dịch viên.
+Thu nợ: Khách hàng có thể trả nợ tại quầy giao dịch của bất kỳ
giao dịch viên nào trong quầy giao dịch. Khách hàng trả nợ bằng tiền mặt, giao
dịch viên thực hiện theo quy trình thu chi tiền mặt.Khách hàng trả nợ bằng
chuyển khoản, giao dịch viên in phiếu chuyển khoản trích tài khoản của khách
hàng để thu nợ.Thu nợ bằng hình thức chuyển khoản phải được phê duyệt trên
máy tính của bộ phận kiểm soát.
Khi nợ vay đến hạn, KH mang tiền đén trả nợ, kế toán ghi:
Nợ TK thích hợp ( Tk tiền mặt,tiền gửi không kỳ hạn của KH vay) :
Số tiền thu nợ vay.
Có TK cho vay khách hàng: Số tiền thu nợ vay.
+ Quản lý và sử lý nợ quá hạn: Quản lý và sử lý nợ quá hạn do bộ phận
quản lý tài khoản và giao dịch nội bộ thực hiện.Khi đén hàn trả nợ ,nếu khách
hàng không chủ động trả nợ, ngân hàng sẽ trích tài khoản tiền gửi bên vay để
thu nợ.Nếu khách hàng có đủ tiền để trả nợ mà không được ngân hàng gia hạn

nợ thì ngân hàng sẽ chuyển phần còn thiếu sang nợ quá hạn.Khi đó kế toán sẽ hạch
toán:
Nợ TK nợ qúa hạn cho vay khách hàng: Số nợ quá hạn.
Có TK cho vay khách hàng : Sè nợ quá hạn.
+ Tất toán khoản vay:Khi tất toán khoản vay, khách hàng có thể yêu cầu
bất cứ giao dịch viên nào giải quyết, Giao dịch viên có trách nhiêm thực hiện
các nhiệm vụ sau:
Kiểm tra lại số liệu vay, trả nợ gốc và lãi trên máy tính.
Xác định số liệu vay, trả với khách hàng.Xác định số tiền còn phải trả.
Thu nợ phần còn lại khách hàng chưa trả theo quy trình thu nợ trên
đây.Hướng dẫn khách hàng rút hồ sơ thế chấp ( nếu có ) tại bộ phận khách hàng.
2.5.6. Các nghiệp vụ thanh toán qua Ngân hàng.
2.5.6.1. Khách hàng chuyển tiền đi.
Khi khách hàng có nhu cầu rút tài khoản tiền gửi, nép tiền mặt, nép séc…
để chuyển tiền đi, Bộ phận Giao dịch sẽ căn cứ vào nhu cầu của khách hàng,
thực hiện hạch toán giao dịch chuyển tiền đi như sau:
Nợ TK thích hợp của người trả tiền ( Tk tiền gửi của người trả
tiền;Tk tiền ký gửi để đảm bảo thanh toán…)
Có TK chuyển tiền giữa các ngân hàng phù hợp( nếu người thụ
hưởng có TK TG khác ngân hàng ).
Chứng từ sau khi sử lý sẽ được sử dụng làm cơ sỏ dữ liệu nhập vào máy
tính, chuyển cho ngân hàng có liên quan và đưa vào lưu trữ. Ngoài thực hiện các
công tác luân chuyển như khách hàng nép tiền, bộ phận giao dịch phải thực hiện
chuyển chứng từ cho bộ phận thanh toán viên để bộ phận này thực hiện các theo
quy trình chuyển tiền.
2.5.6.2. Chuyển tiền đến.
Khi có lệnh chuyển tiền đến, thanh toán viên thực hiện trên máy các thao
tác chuyển tiền đến như nhập giấy báo, chuyển tiếp đI ngân hàng khác…Và tiến
hành hạch toán:
Nợ TK : Chuyển tiền giữa các ngân hàng thích hợp.

Có TK : thích hợp của nhười thụ hưởng.
Khách hàng thực hiện giao dịch nhận tiền tại bộ phận giao dịch viên.
2.5.6.3. Thanh toán giữa các ngân hàng có tài khoản tiền gửi tại cùng ngân
hàng.
Việc thanh toán giữa hai khách hàng khác nhau của một ngân hàng diễn ra
twong tự như các giao dịch thanh toán khác.Khi khách hàng có nhu cầu thanh
toán uỷ nhiệm chi hoặc uỷ nhiệm thu;Khách hàng đến giao dịch trực tiếp với bộ
phận giao dịch viên. Bộ phận giao dịch viên thực hiện các thao tác chuyển tiền