quản lý nhập – xuất vật tư tại công ty cổ phần xây dựng số 2 yên bái

BÀI TẬP LỚN
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN
Đề tài:
QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2
YÊN BÁI
Giảng viên hướng dẫn: Hoàng Hải Xanh
Sinh viên thực hiện:
Phạm Thị Thúy Hằng
Nguyễn Thị Mai
Hoàng Thị Tâm
Võ Thị Thủy
Lớp: K45/41.03
1
MỤC LỤC
BÀI TẬP LỚN 1
Giảng viên hướng dẫn: Hoàng Hải Xanh 1
Phạm Thị Thúy Hằng 1
Nguyễn Thị Mai 1
Hoàng Thị Tâm 1
Võ Thị Thủy 1
Lớp: K45/41.03 1
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP XUẤT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 6
1.1. Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp 6
1.1.1. HTTT quản lý trong doanh nghiệp 6
1.1.2. Sự cần thiêt phải phát triển HTTT trong doanh nghiệp: 7
1.1.3. Các bước phát triển HTTT: 7
1.1.3.1. Khảo sát và lập kế hoạch dự án: 7
1.1.3.2. Phân tích hệ thống: 7

1.1.3.3. Thiết kế hệ thống: 8
1.1.3.4. Thực hiện 9
1.1.3.5. Kiểm thử 9
1.1.3.6. Triển khai và bảo trì 9
1.1.4. Các khía niệm và ký pháp sử dụng: 9
1.1.4.1. Mô hình nghiệp vụ: 9
1.1.4.2. Mô hình thực thể -quan hệ ER( Entity-Relasionship Model) 11
1.1.4.3. Mô hình dữ liệu-quan hệ (Relation Data Model) 12
1.2. Lý luận chung về HTTT quản lý nhập – xuất vật tư và công tác kế toán chi tiết vật tư
12
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ: 12
1.2.2. HTTT quản lý nhập – xuất vật tư: 13
1.2.3. Công tác kế toán chi tiết vật tư: 13
1.2.3.1. Phân loại vật tư 13
1.2.3.2. Nguyên tắc và cách đánh giá vật tư 14
1.2.3.3. Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư 16
1.2.3.4. Kế toán tổng hợp nhập – xuất vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên 17
1.2.3.5. Kế toán tổng hợp nhập – xuất vật tư theo phương phấp kiểm kê định kỳ 21
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHẬP - XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 – YÊN BÁI 24
2.1. Khái quát về công ty Cổ phần xây dựng số 2 – Yên Bái 24
2.1.1. Giới thiệu về công ty 24
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 24
2.1.1.2. Ngành nghề kinh doanh: 24
2.1.1.3. Mục tiêu định hướng phát triển: 25
2.1.1.4. Đặc điểm tổ chức và quản lý của công ty: 25
2.1.2. Tổ chức công tác kế toán của công ty 26
2
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức sộ máy kế toán của công ty 26
2.1.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán 26

2.1.2.3. Hệ thống tài khoản kế toán 27
2.1.2.4. Phương pháp kế toán hàng tồn kho 27
2.2. Thực trạng tổ chức quản lý nhập-xuất vật tư tại công ty 27
2.2.1. Đặc điểm vật tư tại công ty 27
2.2.2. Quản lý nhập-xuất vật tư tại công ty 28
2.2.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng 28
2.2.2.2. Phân loại vật tư tại công ty 28
2.2.2.3. Quy trình nhập-xuất vật tư tại công ty 28
2.2.2.4. Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư tại công ty 29
2.3.Đánh giá HTTT quản lý nhập- xuất vật tư tại công ty 30
2.4. Phân tích hệ thống 30
2.4.1. Mục tiêu của hệ thống 30
2.4.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 30
2.4.2.1. Mô tả bài toán 30
2.5. Các hồ sơ thu thập được 32
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTTQL NHẬP - XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2- YÊN BÁI 38
3.1. Mô hình nghiệp vụ của bài toán 38
3.1.1. Biểu đồ ngữ cảnh 38
3.1.2. Biểu đồ phân cấp chức năng 38
3.1.3. Đặc tả cách thức thực hiện chức năng lá 39
3.1.4. Ma trận thực thể chức năng 40
3.1.5. Mô hình hóa tiến trình xử lý: 42
3.1.5.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 42
3.1.5.2. Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý chi tiết mức 1 43
3.2. Mô hình khái niệm dữ liệu: mô hình E-R 44
3.2.1. Liệt kê,chính xác hóa,chọn lọc thông tin 44
3.2.2. Xác định các thực thể và các thuộc tính 46
3.2.3. Xác định mối quan hệ và thuộc tính 46
3.2.4. Mô hình E/A 47

3.3 Thiết kế chương trình ứng dụng 48
3.1. Mô hình logic 48
3.3.1.1. Chuyển mô hình E – R sang mô hình quan hệ 48
3.3.1.2. Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu 49
3.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 50
3.4. Một số Form giao diện trong chương trình: 51
KẾT LUẬN 55
TÀI LIỆU THAM KHẢO 56
3
PHẦN MỞ ĐẦU
Thế kỷ XXI tự hào là kỷ nguyên của công nghệ với hàng loạt các sản phẩm
CNTT có tính ứng dụng cao. CNTT là một trong những động lực quan trọng nhất của
sự phát triển xã hội, ứng dụng và phát triển CNTT là phương tiện chủ lực để đi tắt, đón
đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nước; ứng dụng CNTT ở nước ta là
nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của dân tộc, thúc đẩy
công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường
năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ hiệu quả
Hiện tại, những khu vực kinh tế có yêu cầu hội nhập và cạnh tranh cao như
ngân hàng, viễn thông, hàng không, bảo hiểm việc ứng dụng CNTT đã trở thành yếu
tố sống còn, góp phần quyết định vào sự phát triển và tiến trình hội nhập của các
ngành này. Bên cạnh đó, trên thị trường Việt Nam đã xuất hiện nhiều doanh nghiệp
đầu tư ứng dụng CNTT vào sản xuất kinh doanh, dịch vụ. Trong đó, một số ngành đã
được hưởng rất nhiều thành quả của CNTT.
Một trong những lĩnh vực được tin học hoá mạnh mẽ là công tác quản lý, điều
này đã góp phần không nhỏ trong việc giúp các nhà quản lý giải quyết bài toán thực tế
nhanh chóng, hiệu quả. Với những phần mềm linh hoạt và thông minh, chúng ta đã
giảm được đáng kể thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lưu trữ và nhờ đó tăng
nâng cao tính khoa học trong giải quyết công việc.
Trong lĩnh vực kế toán, các phần mềm kế toán đã giảm một khối lượng lớn
công việc và mang lại khá nhiều hiệu quả. Tuy nhiên, để có được giải pháp tối ưu

trong việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kế toán thì HTTT kế toán cần phải được
phân tích một cách tỉ mỉ và chính xác.
Với đặc thù của công ty cổ phần xây dựng số 2 Yên Bái, lĩnh vực hoạt động chủ
yếu là xây dựng các công trình. Do vậy, phân hệ kế toán vật tư là một mảng quan
trọng trong quá trình hạch toán của công ty. Việc phân tích và thiết kế HTTT phân hệ
kế toán vật tư là yêu cầu bắt buộc để có một hệ thống quản lý vật tư tốt. Chính vì vậy,
nhóm em đã đi sâu vào tìm hiểu về công tác quản lý nhập – xuất vật tư tại công ty Cổ
phần xây dựng số 2 Yên Bái và lựa chọn đề tài :
“Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhập - xuất vật tư tại
công ty Cổ phần xây dựng số 2 Yên Bái”
4
KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
Tên đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhập – xuất vật tư tạ
công ty Cổ phần xây dựng số 2 Yên Bái”.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và công tác
quản lý vật tư trong doanh nghiệp.
Chương này trình bày các vấn đề về cơ sở lý thuyết về phân tích thiết kế hệ
thống và phần lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý nhập – xuất vật tư, công tác kế
toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng quản lý nhập – xuất vật tư tại công ty Cổ phần xây dựng
số 2 Yên Bái.
- Nêu thực trạng về thống qua điều tra và thu thập thông tin về doanh nghiệp.
- Đánh giá và phân tích hệ thống.
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhập – xuất vật tư tại
công ty Cổ phần xây dựng số 2 Yên Bái.
- Giải pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
- Thảo luận và nêu những vấn đề chưa giải quyết được.
- Các đề nghị rút ra từ kết quả nghiên cứu.
5

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP
XUẤT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Hệ thống thông tin (HTTT) trong doanh nghiệp
1.1.1. HTTT quản lý trong doanh nghiệp
Thông tin là toàn bộ sự vật, sự việc, hiện tượng phản ánh hoạt động của con
người trong đời sống kinh tế - xã hội. Thông tin là một yếu tố hết sức quan trọng đối
với các tổ chức nói chung và đối với doạnh nghiệp nói riêng. Để hoạt động có hiệu
quả, doanh nghiệp cần thu thập, quản lý và xử lý thông tin một cách khoa học. tổ chức
thông tin thành một hệ thống có logic và khoa học là vô cùng cần thiết.
Hệ thống là một tập hợp các phần tử có các mối quan hệ hữu cơ với nhau và
cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung.
Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu
trữ,phân phối,…nhằm cung cấp thông tin cần thiết phù hợp với từng tác nghiệp của tổ
chức. HTTT còn giúp các nhà quản lý phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận
một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới.
Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển của hệ thống thông tin , là hệ thống
nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một tổ chức.
HTTT quản lý doanh nghiệp trợ giúp các hoạt động của tổ chức như lập kế hoạch,
kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo. Nó sử dụng thông tin đầu vào là các
yếu tố từ hệ xử lý giao dịch và cho ra các thông tin đầu ra là các báo cáo theo yêu cầu.
Trong các doanh nghiệp, ta có thể bắt gạp một số HTTT quản lý như:
 HTTT quản lý vật tư.
 HTTT quản lý nhân sự, tiền lương.
 HTTT quản lý tài sản cố định.
 HTTT quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
 v…v…
HTTT quản lý hỗ trợ một cách tích cực cho các hoạt động của doanh nghiệp.
Sử dụng HTTT quản lý, thông tin mà doanh nghiệp sẽ được tổ chức một cách bài bản
và khoa học, tạo thuận lợi cho các nhà quản lý có thể tìm kiếm thông tin một cách

nhanh chóng, chính xác phục vụ cho việc ra quyết định kịp thời và đúng đắn. chính vì
vậy, vai trò của HTTT quản lý trong doanh nghiệp là không thể phủ nhận.
6
1.1.2. Sự cần thiêt phải phát triển HTTT trong doanh nghiệp:
Một doanh nghiệp có một HTTT quản lý hợp lý và hiệu quả sẽ giúp cho doanh
nghiệp có thể hoạt động một cách khoa học, nhìn thấy được những ưu khuyết điểm,
duy trì những thuận lợi và khắc phục nhũng khó khăn để đạt được các tiêu chuẩn đề ra.
Sử dụng HTTT quản lý, doanh nghiệp có cơ sở để nắm bắt các thời cơ hay vượt
qua các thử thách. Ngày nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị
trường sôi động là rất lớn, HTTT quản lý là một trong những yếu tố để đánh giá giá trị
và uy tín của doanh nghiệp.
Đây là những yếu tố lý giải sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong
doanh nghiệp hiện nay.
1.1.3. Các bước phát triển HTTT:
1.1.3.1. Khảo sát và lập kế hoạch dự án:
Công việc chính của các bước phát triển HTTT náy là khào sát và thu thập
thông tin của hệ thống hiện thời, sau đó thiết lập dự án.
− Nghiên cứu hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển HTTT. Mục tiêu
của hoạt động này là tìm hiểu bài tyoans hay là tìm hiểu nhu cầu về hệ thống. Việc
khảo sát được chia làm hai giai đoạn:
 Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT.
 Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của hệ thống, phục
vụ cho việc phân tích và thiết kế.
− Giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
 Môi trường, các rang buộc đối với HTTT cần xây dựng như
thế nào?
 Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì?
 Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả
thi của chúng.
Trên cơ sở các thông tin khảo sát, nhà phát triển đánh giá thực trạng, xác định

các điểm yếu của hệ thống hiện tại, lập phương án phát triển HTTT, xác định phạm vi,
hạn chế, mục tiêu của dự án.
1.1.3.2. Phân tích hệ thống:
Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử lý
thông tin của các chức năng cần phát triển.
Phân tích hệ thống gồm những công việc cụ thể sau:
− Xác định yêu cầu của HTTT: chính là xác định các chức năng, dữ liệu nghiệp vụ và
quy trình hoạt động của hệ thống; cách thức thực hiện của hệ thống hiện tại và vấn đề
phát triển HTTT mới. các yêu cầu của hệ thống khi đã xác định được cần được diễn tả
theo các chuẩn và theo các mẫu tài liệu nhằm tạo thành tài liệu yêu cầu.
− Phân tích hệ thống về chức năng: nhằm xác định vấn đề tổng quát: “Hệ
thống làm gì?”. Mục tiêu của công việc này là xác định các nhiệm vụ, chức
năng của hệ thống đảm nhận; xác định các mối rang buộc của mỗi chức
năng của hệ thống; xác định các mối quan hệ thông tin giữa các chức năng
của hệ thống; đặc tả chi tiết hoạt động của các chức năng.
7
− Phân tích hệ thống về dữ liệu: nhằm xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm. Mô hình
dữ liệu quan niệm mô tả xúc tích các yêu cầu dữ liệu nghiệp vụ, nó mô tả tập các dữ
liệu sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ và tập các mối liên kết giữa chúng. Đây là cơ
sở của việc thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) hệ thống.
Qua phân tích hệ thống, người phân tích cần tìm ra được các giải pháp cho các
thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt
nhất, đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép để tổ
chức thông qua.
1.1.3.3. Thiết kế hệ thống:
Thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, hệ thống
về dữ liệu kết hợp với các rang buộc về môi trường cài đặt thông qua sử dụng các
phương pháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ thống.
Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất cứ hệ thống phần
cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực.

Thiết kế vật lý: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết
kế hay các đặc tả kỹ thuật. những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những
thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra
thông tin cần thiết cho tổ chức.
− Nội dung của thiết kế hệ thống bao gồm:
 Thiết kế kiến trúc hệ thống.
 Thiết kế các modul chương trình.
 Thiết kế giao diện chương trình.
 Thiết kế các báo cáo.
 Lập tài liệu thiết kế hệ thống.
− Các giai đoạn thiết kế hệ thống:
 Giai đoạn 1: thiết kế logic nhằm xây dựng các thành phần
chính của hệ thống và mối quan hệ giữa chúng.
 Giai đoạn 2: thiết kế chi tiết là thiết kế chi tiết từng thành
phần cấu thành nên hệ thống và mô tả mối quan hệ giữa các
thành phần này một cách cụ thể và rõ ràng.
Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra
mô hình hệ thống cần sử dụng. sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống
ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ
dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống.
− Thực hiện:
 Lựa chọn môi trường cài đặt.
 Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng.
 Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo.
 Xây dựng hệ thống.
 Viết tài liệu sử dụng.
8
1.1.3.4. Thực hiện
Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định. Giai
đoạn này bao gồm các công việc sau:

- Lựa công cụ hệ quản trị cơ sở dữ liệu và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống.
- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modul chương trình của hệ thống.
- Lựa chọn công cụ để xây dựng các giao diện hệ thống.
- Xây dựng các tài liệu như sử dụng hệ thống, tài liệu kỹ thuật,…
1.1.3.5. Kiểm thử
- Trước hết, phải lựa chọn công cụ kiểm thử.
- Kiểm chứng các modul chức năng của HTTT, chuyển các thiết kế thành các
chương trình (phần mềm).
- Thử nghiệm HTTT.
- Cuối cùng là khắc phục các lỗi (nếu có).
Kết quả cuối cùng là một HTTT đạt yêu cầu đặt ra.
1.1.3.6. Triển khai và bảo trì.
- Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống.
- Cài đặt phần mềm.
- Chuyển đổi hoạt dộng của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi
dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý và bảo
trì.
- Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của HTTT.
- Cải tiến và chỉnh sửa HTTT.
- Viết báo cáo nghiệm thu.
1.1.4. Các khía niệm và ký pháp sử dụng:
1.1.4.1. Mô hình nghiệp vụ:
Mô hình nghiệp vụ là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức
(hay một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung được
toàn bộ hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau.
Một mô hình nghiệp vụ bao gồm:
 Biểu đồ phân cấp chức năng.
 Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá.
 Ma trận thực thể chức năng.
Biểu đồ luồng dữ liệu.

− Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD):
Chức năng là một tập cacs công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt động
nghiệp vụ của mình. Chức năng được xem xét ở mức tổng quát cho đến mức chi tiết.
Biểu đồ phân cấp chức năng là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các chức năng
cần thực hiện của HTTT cần phát triển.
Ký pháp biểu diễn: biểu diễn dưới dạng hình cây.
9
- Gốc: chức năng chung cần thực hiện.
- Các chức năng còn lại được hình thành theo sự phân rã của chức năng gốc.
chức năng ngoài cùng gọi là chức năng lá- chức năng tương đối cụ thể, dễ hiểu, đơn
giản trong thực hiện.
FDD được xây dựng dựa trên 2 ký pháp: ký pháp biểu diễn chức năng và ký
pháp liên kết chức năng cha và con.
Ký pháp biểu diễn chức năng là hình chữ nhật:
Ký pháp liên kết giữa chức năng cha và con là đường gấp khúc:
Quy tắc cơ bản trong xây dựng FDD:
- Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng cha.
- Các chức năng con phải đảm bảo toàn chức năng cha tương ứng.
- Các chức năng con phải tương đối độc lập nhau.
- Không nên phân rã FDD thành nhiều mức vì sẽ dẫn đến sự phức tạp cho quá
trình thiết kế và mã hóa.
- Tên của các chức năng khác nhau là khác nhau.
− Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá:
Dựa vào tài liệu yêu cầu, nhà phát triển tiến hành viết tài liệu mô tả các hoạt
động cụ thể của mỗi chức năng lá.
Có 3 cách đặc tả chức năng lá:
- Ngôn ngữ tự nhiên.
- Sơ đồ khối.
- Ngôn ngữ giải mã.
− Ma trận thực thể chức năng:

Ma trận thực thể chức năng là một bảng bao gồm có các hàng và các cột. Trong
đó, mỗi cột tương ưng với một hồ sơ dữ liệu, mỗi hàng tương ứng với một chức năng
ở mức tương đối chi tiết.
Ô là giao giữa hàng và cột thể hiện mối quan hệ giữa chức năng và thực thể
tương ứng.
- Giá trị của mỗi ô có thể la:
- R (Read): đọc hồ sơ.
- U (Update): cập nhật dữ liệu vào hồ sơ.
- C (Create): tạo hồ sơ.
- Còn lại: để trống.
− Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD):
10
Tên chức năng
Chức năng cha
Chức năng con Chức năng con Chức năng con
Biểu đồ luồng dữ liệu là biểu đồ biểu diễn quá trình xử lý thông tin của hệ
thống. mỗi biểu đồ bao gồm có các chức năng, tác nhân, luồng dữ liệu, kho dữ liệu của
hệ thống.
- Tiến trình: là một công việc của hệ thống nhằm thao tác trên các dữ liệu đầu
vào và cho kết quả thông tin ở đầu ra. Ký pháp biểu diễn của tiến trình như sau:
Tên tiến trình là sự kết hợp giữa động từ và bổ ngữ
- Luồng dữ liệu: là một đường truyền dẫn thông tin (hồ sơ, tập các mục thông tin
trong hồ sơ) vào hoặc ra một chức năng của hệ thống. Cú pháp biểu diễn:
- Kho dữ liệu: là đối tượng lưu một tập các dữ liệu được sử dụng cho các chức
năng của hệ thống. Cú pháp biểu diễn:
- Tác nhân: là một thực thể ngoài hệ thống có quan hệ thông tin với hệ thống. Cú
pháp biểu diễn của tác nhân là hình chữ nhật kết hợp với tên của tác nhân
.
1.1.4.2. Mô hình thực thể -quan hệ ER( Entity-Relasionship Model)
Ba phần tử chính của ERM là: thực thể, thuộc tính và các mối quan hệ giữa các

thành phần đó. Cụ thể:
- Thực thể: là khái niệm mô tả một lớp các đối tượng cụ thể của thế giới thực hay
các khái niệm độc lập có những đặc trưng chung mà ta quan tâm. Bản thể là một đối
tượng tụ thể của thực thể.
- Thuộc tính: là các đặc trưng của thực thể mà ta quan tâm. Mỗi thực thể có một
tập các thuộc tính gắn kết với nó.
Ký pháp:
11
Số hiệu
Tên tiến trình
Tên một luồng dữ liệu
Tên kho dữ liệu
Tên tác nhân
Thực thể
Tên thuộc tính
Tên thuộc tính đích danh
- Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa
các bản thể của các thực thể.
Ký pháp:
- Bậc của mối quan hệ : là số các thực thể tham gia mối quan hệ.
1.1.4.3. Mô hình dữ liệu-quan hệ (Relation Data Model)
− Quan hệ: là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi là các thuộc tính, có
các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản ghi).
− Các thuộc tính của quan hệ: chính là tên của các cột:
+ Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng khác
nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này là như nhau.
+ Khóa dự tuyển: là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy nhất mỗi
dòng, và nếu có nhiều hơnmột thuộc tính thì khi bỏ đi một thuộc tính trong số đó thì
giá trị không xác định duy nhất dòng.
− Các chuẩn của các quan hệ: là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận biết

được cấu trúc đó. Có 3 chuẩn cơ bản:
+ Chuẩn 1 (1NF): một quan hệ ở dạng chuẩn 1NF nếu nó không chứa các thuộc
tính lặp.
+ Chuẩn 2 (2NF): một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2NF nếu nó đã ở dạng 1NF và
không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa.
+ Chuẩn 3 (3NF): một quan hệ ở dạng chuẩn 3NF nếu nó đã là chuẩn 2 và
không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa.
1.2. Lý luận chung về HTTT quản lý nhập – xuất vật tư và công
tác kế toán chi tiết vật tư
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ:
Trong doanh nghiệp, để đảm bảo cho hoạt động của công ty được liên tục và
các dự án kinh doanh được hiệu quả, tổ chức quản lý nguyên vật liệu phải được thực
hiện tốt từ khâu tìm kiếm, lựa chọn nguồn hàng, thu mua, vận chuyển, bảo quản đến sử
dụng, kiểm soát vật tư cả về số lượng và chất lượng.
Công tác kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau:
1- Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật
tư cả về giá trị và hiện vật; tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế) của
từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho; đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các
thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp.
2- Kiểm tra, giám sát tình hình thực tế kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng loại
vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
12
Tên mối quan hệ
HTTT quản lý vật tư trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế
hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo về vật tư trên cơ sở các quy
trình thủ tục cho trước. Từ đó làm cho quá trình sản xuất kinh doanh của tổ chức được
tốt hơn.
1.2.2. HTTT quản lý nhập – xuất vật tư:
Từ chức năng nhiệm vụ được trình bày ở trên, HTTT quản lý nhập – xuất vật
tư sẽ gồm các phân hệ chính sau:

- Thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: là thông tin về mức vật tư dự
trữ cần cho kế hoạch sản xuất kinh doanh. Với các thông tin cụ thể về mức hàng dự
trữ, kế hoạch sản xuất kinh doanh, báo giá của vật tư để có thể trả lời các vấn đề: vật
liệu nào cần cho sản xuất, số lượng bao nhiêu, khi nào cần…
- Thông tin Nhập kho, Xuất kho, Mức dự trữ: cung cấp thông tin về việc nhập
vật tư, xuất vật tư cho sản xuất và tính toán lượng tồn để đảm bảo sẵn sang vật tư cho
quá trình sản xuất.
- Thông tin Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và sử dụng vật liệu: phản ánh
việc sử dụng vật tư hiệu quả và đúng kế hoạch như đã đặt ra hay không để có những
báo cáo và đánh giá chính xác một phần hoạt động của tổ chức.
1.2.3. Công tác kế toán chi tiết vật tư:
1.2.3.1. Phân loại vật tư
Phân loại vật tư: Là việc sắp xếp các loại vật tư thành từng nhóm, từng loại, và
từng thứ vật tư theo từng tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lí.
Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản lí, vật tư được chia thành nguyên liệu, vật
liệu và công cụ dụng cụ
• Căn cứ vài yêu cầu quản lí, nguyên liệu, vật liệu bao gồm:
- Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản
xuất sẽ cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, toàn bộ giá trị được chuyển một
lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra.
- Vật liệu phụ: Là các vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng
sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể
sản phẩm.
- Nhiên liệu: có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh
doanh, phục vụ cho quá trình sản xuất.
- Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại nguyên vật liệu được sử dụng
cho công việc xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: Là loại nguyên vật liệu không được xếp vào loại trên. Các loại
vật liệu này do quá trình sản xuất tạo ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi thanh lí

Tài sản cố định…
Ngoài ra, còn có nhiều cách phân loại khác phù hợp đặc điểm sản xuất của từng
doanh nghiệp cụ thể.
• Công cụ, dụng cụ:
13
Đây là những tư liệu lao động khồng có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ về giá trị và
thời gian sử dụng. Tuy nhiên theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây
không phân biệt giá trị và thơi gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ, dụng cụ:
các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công tác xây lắp;
các loại bao bì kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trong quá trình
dự trữ, bảo quản.
Công cụ , dụng cụ có nhiều tiêu chuẩn phân loại. Mỗi tiêu chuẩn phân loại có
tác dụng riêng trong quản lí.
Ví dụ:
- Căn cứ vào phương pháp phân bổ, chia thành:
+ loại phân bổ 1 lần
+ loại phân bổ nhiều lần
- Căn cứ vào mục đích sử dụng, chia thành:
+ CCDC dùng cho SXKD
+ CCDC dùng cho quản lí
+CCDC dùng cho các mục đích khác
1.2.3.2. Nguyên tắc và cách đánh giá vật tư
• Nguyên tắc đánh giá vật tư
Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó về nguyên tắc đánh
giá vật tư cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho. Theo chuẩn mực kế
toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho”, hàng tồn kho của doanh nghiệp được đánh giá
theo giá gốc (trị giá vốn thực tế) và trong trường giá trị thuần có thể thực hiện được
thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư trong kỳ
SXKD bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi phí ước tính

phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm.
Giá gốc vật tư được xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: Chi phí mua; chi
phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó.
Chi phí mua của vật tư bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi
phí vận chuyển. bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua vật tư trừ ra các khoản chiết
khấu thương mại và giảm giá hàng mua.
Chi phí chế biến vật tư bao gồm các chi phí có liên quan trực tiếp đến sản xuất
chế biến ra các loại vật tư đó.
Trường hợp sản xuất nhiều loại vật tư trên một quy trình công nghệ trong cùng
một thời gian mà không thể tách được các chi phí này theo tiêu chuẩn thích hợp.
Trường hợp có sản phẩm phụ thì giá trị thành phẩm phụ được tính theo giá trị
thuần có thể thực hiện được, giá trị này được loại trừ khỏi chi phí chế biến đã tập hợp
chung cho sản phẩm chính.
Các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các khoản chi phí khác
phát sinh trên mức bình thường, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp không
được tính vào giá gốc của vật tư.
• Các cách đánh giá vật tư
14
Vật tư trong các doanh nghiệp có thể được đánh giá theo trị giá gốc (hay còn
gọi là giá vốn thực tế) và giá hạch toán.
 Đánh giá theo trị giá vốn thực tế
Trị giá vốn thực tế nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập.
- Đối với vật tư mua ngoài, trị giá giá vốn thực tế bao gồm: Giá mua gi trên hóa
đơn (cả thuế nhập khẩu – nếu có) cộng với chi phí mua thực tế. Chi phí mua thực tế
gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí phân loại, bảo hiểm, công tác chi
phí của cán bộ mua hàng, chi phí của bộ phận mua hàng độc lập và khoản hao hụt tự
nhiên trong định mức thuộc quá trình mua vật tư.
+ Nếu vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị vật tư được phản ánh ở tài khoản vật
tư (TK 152, 153) theo giá mua chưa thuế GTGT, số thuế GTGT được khấu trừ phản

ánh ở TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
+ Nếu vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu
thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặc dùng cho
hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá trị vật tư mua vào được phản ánh trên tài
khoản vật tư (TK 152,153) theo tổng giá thanh toán.
- Đối với vật tư tự chế biến, trị giá vốn thực tế bao gồm giá thực tế của vật tư
xuất chế biến cộng với chi phí chế biến.
- Đối với vật tư thuê ngoài gia công, trị giá vốn thực tế bao gồm giá thực tế của
vật tư xuất thuê ngoài chế biến, chi phí vận chuyển từ doanh nghiệp đến nơi chế biến
và ngược lại, chi phí thuê gia công chế biến.
- Đối với vật tư nhận vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần, trị giá vốn thực tế là
giá được các bên tham gia liên doanh, góp vốn chấp nhận.
 Đánh giá theo giá hạch toán
Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên có sự biến động về giá cả,
khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch toán để đánh giá vật tư. Giá hạch
toán là giá ổn định cho doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ cho công tác hạch toán chi
tiết vật tư. Giá này không có tác dụng giao dịch với bên ngoài. Sử dụng giá hạch toán,
việc xuất kho hằng ngày được thực hiện theo giá hạch toán, cuối kỳ kế toán phải tính
ra giá thực tế và giá hạch toán của vật tư luân chuyển trong kỳ (H) theo công thức sau:


Sau đó, tính trị giá của vật tư xuất trong kỳ theo công thức:

• Phương pháp tính trị giá vật tư xuất kho
15
Giá trị thực tế
của vật tư xuất
trong kỳ
Trị giá hạch toán của vật
tư xuất của vật tư luân

chuyển trong kỳ
Hệ số giữa giá thực
tế và giá hạch toán
trong kỳ
x=
Trị giá thực tế của vật tư
còn tồn đầu kỳ
Trị giá thực tế của vật tư
nhập trong kỳ
Trị giá hạch toán của vật tư
còn đầu kỳ
Trị giá hạch toán của vật
tư nhập trong kỳ
+
+
h
=
Theo chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất kho được
thực hiện theo các phương pháp sau đây:
1- Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này, doanh nghiệp
phải quản lý vật tư theo từng lô hàng. Khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô
hàng đó.
2- Phương pháp bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc cuối kỳ: Theo
phương pháp này, kế toán phải tính đơn giá bình quân gai quyền tại thời điểm xuất kho
hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho nhân với đơn giá bình
quân đã tính.
3- Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết số vật tư
nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là của vật tư xuất kho. Do
đó vật tư tồn cuối kỳ được tính theo lần nhập kho sau cùng.
4- Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này có cách tính ngược với

phương pháp nhập trước, xuất trước.
Việc áp dụng phương pháp nào để tính tị giá vật tư xuất kho là do doanh
nghiệp tự quyết định. Song, cần đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán và phải
thuyết minh trong Báo cáo tài chính.
1.2.3.3. Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư
Chứng từ kế toán:
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Bảng kê mua hàng
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
Hiện nay các doanh nghiệp thường hạch toán chi tiết vật tư theo một trong 3
phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số dư và
phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
• Phương pháp mở thẻ song song:
Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực tế
để ghi chép kế toán vật tư tồn kho. Theo phương pháp này, thẻ kho, thẻ chi tiết cho
từng loại vật tư được mở ở cả 2 nơi là phòng kế toán và nơi bảo quản (kho)
• Phương pháp số dư:
Phương pháp nay còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ - kế toán. Nội dung
của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiết vật tư tồn kho với hạch
toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Phương pháp số dư được áp dụng cho những doanh
nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồn kho. Theo phương pháp
này, thẻ kho chỉ cần được mở tại kho và không cần mở ở phòng kế toán. Phòng kế
toán chỉ mở bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất.
• Phương pháp đối chiếu luân chuyển:
Tại kho: Thủ kho ghi thẻ kho theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của
từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng và giá trị.

16
Tại phòng kế toán: Căn cứ chứng từ nhập (xuất) để lập bảng kê nhập (xuất)
hoặc tổng hợp để ghi sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ theo từng thứ cả lượng và
giá trị.
1.2.3.4. Kế toán tổng hợp nhập – xuất vật tư theo phương pháp kê khai thường
xuyên
° Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên
- Là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống
tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hóa căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho
để vào tài khoản vật tư (TK 152, 153)
- Mọi tình hình biến động tăng, giảm (nhập, xuất) và số hiện có của vật tư đều
được phản ánh trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho.
- Cuối kỳ, kế toán đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế vật tư tồn kho và số liệu
vật tư tồn kho trên sổ kế toán.
- Tính giá vốn xuất kho: Căn cứ các chứng từ xuất kho và phương pháp tính
giá áp dụng:
° Tài khoản sử dụng:
TK 151 – Hàng mua đang đi đường. tài khoản này phản ánh trị giá vật tư hàng
hóa doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng
chưa nhập kho và tình hình hàng đang đi dường kỳ trước, kỳ này đã về nhập kho.
TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu. Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và
tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu theo giá gốc.
17
Giá thực tế xuất = Số lượng xuất x Đơn giá tính cho hàng xuất
TK 152
Trị giá gốc của nguyên
vật liệu nhập trong kỳ
Số tiền điều chỉnh tăng
khi đánh giá lại nguyên
vật liệu.

Trị giá NVL thừa phát
hiện khi kiểm kê
Kết chuyển giá gốc của
NVL tồn kho cuối kỳ từ
TK 611 (phương pháp
kiểm kê định kỳ)
- Trị giá gốc của nguyên
vật liệu xuất dùng
- Số điều chỉnh giảm giá
do đánh giá lại nguyên
vật liệu
- Trị giá NVL thiếu phát
hiện khi kiểm kê.
- Số tiền được giảm giá
NVL khi mua.
- Kết chuyển trị giá gốc
của NVL tồn kho đầu kỳ
sang TK 611 (phương
pháp kiểm kê định kỳ)
Số dư: phản ánh giá gốc
của NVL tồn kho
- Trị giá vật tư, hàng hóa đang đi
đường đã thuộc quyền sở hữu
của doanh nghiệp.
- Kết chuyển trị giá vật tư, hàng
hóa đang đi đường cuối tháng từ
TK 611( phương pháp kiểm kê
định kỳ)
- Trị giá vật tư, hàng hóa đang đi
đường cuối tháng trước, tháng này

đã về nhập kho hay đưa vào sử
dụng
- Kết chuyển trị giá vật tư hàng hóa
đang đi đường đầu kỳ sang TK
611(phương pháp kiểm kê định kỳ)
TK 151
Số dư: Trị giá vật tư, hàng hóa
đang đi dường cuối kỳ
TK 153 – Công cụ, dụng cụ. Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình
biến động của công cụ, dụng cụ trong kỳ theo giá gốc.
Kết cấu của TK 153 giống TK 152
• Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:
- Khi mua vật tư, căn cứ vào hóa đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế
toán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi:
+ Đối với vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa dịch vụ
thuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ ( tiền thuế GTGT đầu vào)
Có TK 111, 112, 141, 331… (Tổng giá thanh toán).
+ Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT
tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùng
cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu ( Tổng giá thanh toán)
Nợ TK 153 – Công cụ , dụng cụ
Có TK 111, 112, 141, 331… ( Tổng giá thanh toán)
- Trường hợp vật tư đã về, đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, doanh nghiệp
đối chiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực nhập và
giá tạm tính để ghi sổ kế toán: Nợ TK 152, 153/ Có TK 331. Khi có hóa đơn về sẽ
điều chỉnh theo giá thực tế:

+ Căn cứ vào hóa đơn, nếu nộp thuế GTGT khấu trừ, ghi nhận thuế:
Nợ TK 133
Có TK 331…
+ So sánh giá vốn thực tế theo hóa đơn với giá tạm tính đã tính đã tạm ghi trước
đây để điều chỉnh theo giá thực tế.
- Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng vật tư chưa
về nhập kho thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”.
+ Nếu trong tháng vật tư về, tiến hành kiểm nghiệm, lập phiếu nhập kho và ghi
vào TK 152 hoặc TK 153.
+ Nếu cuối tháng vật tư vẫn chưa về nhưng doanh nghiệp đã trả tiền hoặc chấp
nhận trả tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331
18
Sang tháng sau, khi vật tư về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liêu
Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường
- Khi mua vật tư, nếu thanh toán sớm tiền hàng theo quy định của hợp đồng thì sẽ
được bên bán dành cho 1 khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật tư kém chất
lượng có thể được giảm giá, kế toán ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Nợ TK 111, 112,…
Có TK 515 – Chi phí tài chính (Chiết khấu thanh toán)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 152, 153 – (Giảm giá…)
- Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo
giá nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN.
+ Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 153
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước (3333)
+ Tính thuế GTGT phải nộp, ghi
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (33312).
Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT
theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế, hoặc dùng vào
hoạt động phúc lợi, dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3332,
33312)
- Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư được tính vào giá vật
tư, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331…
- Vật tư sản xuất, chế biến, gia công nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 154 – Chi phí SXKD dở dang
- Khi vật tư xuất ra sử dụng cho SXKD
+ Đối với nguyên vật liệu, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 642 – Chi phí QLDN
19
Nợ TK 241 – Chi phí XDCB
Nợ Tk 154 – Chi phí SXKD dở dang
Có TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu

- Khi xuất vật tư để góp vốn liên doanh (góp vốn vào cơ sở kinh doanh đồng
kiểm soát), kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá Hội đồng liên doanh đã xác định:
Nợ TK 222 – vốn góp liên doanh
Nợ TK 811 – Chi phí khác (trường hợp chênh lệch lỗ)
Có TK 152, 153
+ Nếu chênh lệch lãi, kế toán ghi:
Nợ TK 222 – theo trị giá vốn góp
Có TK 152, 153 – Theo trị giá vốn thực tế xuất kho
Có TK 711 – Phần chênh lệch lãi
- Vật tư thiếu trong kiểm kê, chưa rõ nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm
kê, kế toán ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
Có TK 152, 153
- Vật tư đã xuất ra sử dụng cho SXKD nhưng không sử dụng hết nhập kho, kế
toán ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp
Có TK 627 – Cho phí sản xuất chung
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Đối với công cụ, dụng cụ loại phân bổ 1 lần khi xuất kho sử dụng cho SXKD,
kế toán ghi ngay vào chi phí 100% giá trị CC, DC:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí QLDN
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
+ Đối với CC, DC loại phân bổ nhiều lần, khi xuất ra sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK142 – Chi phí trả trước ngắn hạn
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Tính giá trị phân bổ từng lần vào chi phí

Sau khi tính được, kế toán ghi:
Nợ TK 627, 641, 642…
Có TK 142, 242
20
Giá trị CC, DC
phân bổ từng lần
=
Giá trị CC, DC xuất dùng
Số kỳ sử dụng
Hình 1:Sơ đồ mô tả kế toán tổng hợp nhập-xuất vật tư theo phương pháp kê khai
thường xuyên
1.2.3.5. Kế toán tổng hợp nhập – xuất vật tư theo phương phấp kiểm kê định kỳ
1. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp này không phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất
vật tư ở các tài khoản vật tư (TK 152, 153). Các tài khoản này chỉ phản ánh giá trị vật
tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
21
TK 152, 153
TK 111, 112, 141, 331
1a.Hàng và hóa đơn cùng về
TK 621,627,641,642
Xuất kho cho SXKD
TK133(nc)
TK 154
Nhập do tự chế, thuê ngoài
gia công, chế biến
Nhập kho do nhận vốn
góp hoặc nhận từ cấp trên
TK 411
Nhập kho do nhận

biếu tặng, …
Xuất tự chế, thuê ngoài gia công
TK 222,223
Xuất cho vay tạm thời
TK 632, 157
Xuất bán trực tiếp, gửi bán
TK154
TK 136, 138
Xuất kho góp vốn
TK 811 TK 711
Chênh lệch lỗ
Chênh lệch lãi
TK 136(1)
Xuất kho cho cấp dưới
TK 151
TK 621,632…
Hàng về nhập kho
1b.Hàng
đang đi
đường
cuối tháng
TK 331
1c. hàng về chưa có
HĐ: cuối tháng
1c. Khi HĐ
về (VAT -KT
TK 111,141,331…
TK 333(3) Các khoản cần thanh toán
và thuế nhập khẩu phải nộp
TK 333(12)

TK 133 (nc)
VAT
nhập khẩu
VAT KT
VAT trực tiếp hoặc
không chịu VAT
TK 711
TK 154,621,627,641,642
Nhập lại vật tư xuất ra sử
dụng không hết
TK 138
Thiếu trong kiểm kê chưa
rõ nguyên nhân
Tình hình mua vào, nhập kho vật tư được phản ánh ở TK 611 – Mua hàng.
Kết cấu của tài khoản này như sau:
Tài khoản 611- Mua hàng không có số dư cuối kỳ và gồm 2 TK cấp 2:
- TK 6111 – Mua nguyên vật liệu.
- TK 6112 – Mua hàng hóa.
Cuối kỳ, kiểm kê vật tư, sử dụng phương pháp cân đối để tính trị giá vật tư xuất
kho theo công thức:
Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho không căn
cứ vào các chứng từ xuất kho mà căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ.
Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp
kiểm kê định kỳ vẫn sử dụng tài khoản 152. Tài khoản này không phản ánh tình hình
nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế
nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ.
2. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
- Đầu tháng kết chuyển trị giá vật tư đầu kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 611 – Mua hàng
Có TK 151, 152, 153

- Trong kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho vật tư mua vào dùng cho sản xuất kinh
doanh hàng hóa, dịch vụ tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 611 – Mua hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331…
- Vật tư nhận vốn góp liên doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 611 – Mua hàng
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
- Cuối kỳ giá trị vật tư kiểm kê và giá trị vật tư đang đi đường được kết chuyển,
kế toán ghi:
Nợ TK 151, 152, 153
Có TK 611 – Mua hàng
Trị giá vật tư xuất kho cho các mục đích khác nhau, kế toán ghi:
22
Trị giá vật
tư xuất kho
=
Trị giá vật tư
tồn đầu kỳ
+
Trị giá vật tư
nhập trong kỳ
-
Trị giá vật tư
còn cuối kỳ
TK 611
- Kết chuyển trị giá
thực tế vật tư tồn đầu
kỳ
- Trị giá thực tế của

vật tư nhập trong kỳ
- Kết chuyển trị giá thực tế
vật tư tồn cuối kỳ
- Trị giá thực tế vật tư xuất
trong kỳ cho các mục đích
khác nhau
Nợ TK 621, 627, 641, 642
Có TK 611 – Mua hàng
(Nếu không theo dõi được chi tiết thì phản ánh hết vào TK 621)
Hình 2: Sơ đồ kế toán tổng hợp nhập - xuất vật tư theo phương pháp kiểm kê định kỳ
23
TK 621,627,632,641,642
TK 151,152,153
TK 111, 112, 331, 141
TK 611
Kết chuyển trị giá vật tư
tồn đầu kì
Giảm giá hàng mua,
hàng mua trả lại
Vật tư nhập kho trong kỳ
TK 133
Thuế GTGT
được khấu trừ
Cuối kỳ, xác định trị giá
vật tư tồn cuối kỳ
TK 151,152,153
TK 331,111,112
TK 133
Trị giá vốn vật tư xuất
trong kỳ

TK 411
Vật tư nhận vốn góp liên
doanh
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHẬP - XUẤT VẬT
TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 – YÊN BÁI
2.1. Khái quát về công ty Cổ phần xây dựng số 2 – Yên Bái
2.1.1. Giới thiệu về công ty
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Tháng 6/1963 Ủy ban hành chính tỉnh Yên Bái đã có quyết định thành lập đội
công trình xây dựng thuộc Ty Kiến trúc Yên Bái, trên cơ sở hợp nhất 4 công trường
xây dựng thuộc Ty Kiến trúc với lực lượng CBCNV hiện có khoảng 50 người thành 1
đơn vị hạch toán độc lập, đơn vị xây dựng Nhà nước đầu tiên của tỉnh Yên Bái.
Tháng 9/1966 Công ty xây dựng thuộc Ty Kiến trúc Yên Bái được thành lập -
Với số lượng CBCNV đã lên tới trên 350 người được phân thành 4 công trường xây
lắp, 1 xưởng công cụ, 1 trạm vận tải cơ giới và các đơn vị sản xuất vật liệu trên cơ sở
sự phát triển lên của đội công trình xây dựng.
Tháng 2/1976 thực hiện nghị quyết của Quốc hội về việc sáp nhập 3 tỉnh: Lào
Cai, Yên Bái, Nghĩa Lộ thành tỉnh Hoàng Liên Sơn. Vì vậy, Công ty Xây dựng Yên
Bái chuyển thành Công ty Xây dựng số 2 Hoàng Liên Sơn.
Thực hiện nghị quyết của Quốc hội về việc chia tỉnh Hoàng Liên Sơn thành 2
tỉnh Yên Bái và Lào Cai kể từ ngày 01/10/1994, ngay sau khi tái thiết lập lại tỉnh Yên
Bái. Ngày 23/11/1992 UBND tỉnh Yên Bái đã có quyết định số 176/QĐ-UB về việc
thành lập lại Công ty xây dựng số 2 trực thuộc Sở Xây dựng Yên Bái, trên cơ sở
chuyển giao từ Công ty Xây dựng số 2 Hoàng Liên Sơn.
Ngày 20/11/2000 UBND tỉnh Yên Bái phê duyệt Quyết định số 194/QĐ-UB về
việc chuyển doanh nghiệp Nhà nước Công ty xây dựng số 2 thành Công ty cổ phần
Xây dựng số 2 tỉnh Yên Bái.
- Tên công ty: Công ty Cổ phần xây dựng Số 2 – Yên Bái.
- Địa chỉ: Phố Hồng Thắng – Phường Hồng Hà – TP.Yên Bái – Tỉnh Yên Bái.
- Điện thoại: 0293.862389.

- FAX: 0293.862356.
Giấy ĐKKD số: 1603000007 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Yên Bái cấp lần
đầu ngày 12 tháng 12 năm 2000, đăng ký thay đổi lần thứ sáu ngày 26 tháng 07 năm
2007.
2.1.1.2. Ngành nghề kinh doanh:
- Xây dựng các công trình: công nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy lợi, cấp thoát
nước, hạ tầng kỹ thuật, đường dây và trạm biến áp có cấp điện áp đến 35kV.
- Chuẩn bị mặt bằng.
- Tư vấn thiết kế kiến trúc các công trình: công nghiệp, dân dụng.
- Sản xuất và mua bán vật liệu xây dựng.
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
24
2.1.1.3. Mục tiêu định hướng phát triển:
- Duy trì và phát triển ngành nghề truyền thống là xây lắp các công trình công
nghiệp, dân dụng, cấp thoát nước, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật
- Tiếp tục đầu tư mở rộng qui mô kinh doanh sang các lĩnh vực: kinh doanh nhà
ở và hạ tầng, xây dựng đường dây và trạm biến áp dưới 35kV, tư vấn thiết kế… đảm
bảo cho Công ty có tiềm lực kinh tế mạnh, đủ sức để cạnh tranh với các doanh nghiệp
trong tỉnh và cả nước.
- Không ngừng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động, góp
phần vào sự phát triển của Công ty nói riêng cũng như tỉnh Yên Bái nói chung.
2.1.1.4. Đặc điểm tổ chức và quản lý của công ty:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty thuộc hình thức công ty cổ phần nên cơ cấu của công ty bao gồm:
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Đại hội cổ
đông có nhiệm vụ thông qua các báo cáo của hội đồng quản trị; thông qua, bổ sung,
sửa đổi điều lệ; quyết định tăng giảm vốn điều lệ; thông qua định hướng phát triển
trung và dài hạn; bầu; miễn nhiệm, bãi nhiệm Hội đồng quản trị, ban kiểm soát và
quyết định bộ máy tổ chức của công ty.
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty có toàn quyền

nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của
công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội cổ đông
Ban kiểm soát: Ban kiểm soát của công ty do hội đông cổ đông bầu ra có chức
năng kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý của Hội đồng quản trị,
Đại hội cổ đông
Phòng kế
toán-tài
chính
Phòng kế hoạch
– kỹ thuật
Phó giám đốc
Giám đốc
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Phòng vật tư Phòng hành
chính
Các đội thi công
25