BÀI TIỂU LUẬN môn THÔNG TIN TRONG QUẢN lý HÀNH CHÍNH NHÀ nước

BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
BÀI TIỂU LUẬN MÔN :
THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
ĐỀ TÀI
Hệ thống thông tin,các tài nguyên cơ bản của hệ thống thông tin,các yêu
cầu của hệ thống thông tin và quá trình xử lý thông tin trong hệ thống
thông tin. Các bước xây dựng hệ thống thông tin. Sơ đồ chức năng BFD.
Dropbox là gì?
LỜI NÓI ĐẦU
Sự phát triển của ngành công nghệ thông tin trong những năm gần đây đã đem lại
những thành tựu to lớn trong việc phát triển kinh tế.
Những chương trình tin học ứng dụng ngày càng nhiều, rất nhiều công việc thủ công
trước đây đã được xử lý bằng các phần mềm chuyên dụng đã giảm đáng kể công sức,
nhanh chóng và chính xác. Để có một phần mềm ứng dụng đáp ứng được yêu cầu
công việc đặt ra thì những người làm tin học phải nghiên cứu ,phát triển hệ thống làm
việc của chương trình để từ đó xây dựng lên một phần mềm ứng dụng quản lý chương
trình đó. Khác với việc quản lý theo phương pháp thủ công truyền thống, việc quản lý
bằng máy tính đã khắc phục được những khó khăn và yếu kém của quản lý theo
phương pháp truyền thống, đó là giảm được số lượng người tham gia quản lý , sự
vòng vèo trong các quy trình xử lý, tốc độ việc cập nhật và lấy thông tin tăng lên rất
nhiều, thông tin tập trung và gọn nhẹ không cồng kềnh, việc quản lý bằng máy cũng
giảm tối thiểu những sai sót.
Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức hiện tại và tương lai, việc xây dựng một hệ thống
thông tin nhằm hỗ trợ cho các tổ chức là một nhu cầu tất yếu. Hệ thống thông tin tác động
đến mọi người làm việc trong các tổ chức, đặc biệt là các nhân viên làm việc trong lĩnh
vực Công nghệ thông tin.Vì vậy ,việc nghiên cứu tìm hiểu về hệ thống thông tin có ý
nghĩa vô cùng to lớn,giúp chúng ta có những kiến thức và kỹ năng nhất định trong việc
xây dựng cũng như vận hành hệ thống thông tin.
Trong bài tiểu luận này ,nhóm sẽ tập trung nghiên cứu hệ thống thông tin với các nội

dung chính như về khái niệm ,các tài nguyên,các yêu cầu của hệ thống thông tin,quá trình
xử lý và các bước xây dựng hệ thống thông tin.Và nhóm em sẽ giới thiệu với cô cùng
toàn thể các bạn về sơ đồ chức năng BFD và tìm hiểu về Dropbox.
I.HỆ THỐNG THÔNG TIN.
1.Hệ thống thông tin là gì?
Trong bất kỳ một tổ chức nào cũng có thể xác định ba hệ thống là:
- Hệ thống điều khiển ,có nhiệm vụ thực hiện các tác vụ quản lý, đưa các quyết định chiến
lược,chiến thuật ngắn hạn và dài hạn.
- Hệ thống thực hiện, hoạt động của nó nhằm thực hiện các công việc để đạt tới các mục
tiêu dựa trên các quyết định được đưa ra bởi hệ thống điều khiển.
- Hệ thống thông tin thực hiện sự liên kết giữa hai hệ thống trên,đảm bảo cho tổ chức hoạt
động đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
Từ khái niệm hệ thống nói chung, có thể đưa ra định nghĩa hệ thống thông tin như sau:
Hệ thống thông tin là hệ thống tiếp nhận các nguồn dữ liệu như là các yếu tố vào và
xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra.
Ngày nay ,máy tính đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng hệ thống thông
tin,cho nên khi nói đến hệ thống thông tin luôn được hiểu là hệ thống thông tin có sử
dụng máy tính.Mô hình cơ bản về hệ thống thông tin có sử dụng máy tính như sau:
Hệ thống thông tin là hệ thống dùng các nguồn tài nguyên bao gồm: con người
(người sử dụng và các chuyên gia về công nghệ thông tin),phần cứng (máy tính,các
phương tiện lưu trữ và truyền dữ liệu),phần mềm ( các chương trình ,thủ tục),để
thực hiện các hoạt động nhập vào ,xử lý,đưa ra,lưu trữ và kiểm soát nhằm chuyển
các tài nguyên dữ liệu thành các sản phẩm thông tin.
Mô hình cơ bản nên trên có thể làm rõ mối quan hệ giữa các thành phần và các hoạt
động của hệ thống thông tin. Nó cho chúng ta một khung mô tả nhấn mạnh đến ba vấn đề
chính có thể ấp dụng cho mọi loại hệ thống thông tin,đó là: tài nguyên,cấu trúc và hoạt
động.
2.Các tài nguyên cơ bản của hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin có năm tài nguyên cơ bản:
- Con người,gồm người sử đụng và các chuyên gia công nghệ thông tin

- Phần cứng ,gồm máy tính, các thiết bị ngoại vi và các phương tiện truyền thông.
- Phần mềm máy tính,gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
- Các quy trình hoạt động và thủ tục giao tiếp người – máy .
- Dữ liệu.
3.Các yêu cầu của hệ thống thông tin.
Mỗi tập thể hoặc cá nhân tham gia vào viêc phát triển hệ thống thường có những quan
điểm khác nhau tùy theo vị trí của họ trong hệ thống .
Yêu cầu từ phía chủ đầu tư (người lãnh đạo):với tư cách là người đại diện cho quyền lợi
của tổ chức ,người lãnh đạo quan niệm hệ thống theo khía cạnh lợi ích có tính chiến
lược.các yêu cầu mà chủ đầu tư thường đặt ra đối với người phát triển hệ thống là:
- Hệ thống thông tin phải phù hợp với chiến lược hoạt động của tổ chức.yêu cầu này là
hiển nhiên,vì mục đích của của việc xây dựng và phát triển hệ thống là làm thế nào để
có những thông tin chính xác và nhanh nhất để phục vụ cho quá trình ra quyết định
phù hợp với hoạt động của tổ chức.
- Hệ thống thông tin phải có chức năng hỗ trợ việc ra quyết định và giảm thời gian ra
quyết định.Trong thực tế nhiều người nhầm lẫn rằng ,một công việc nào đó được thực
hiện trên máy tính là một hệ thống thông tin,ví dụ việc nhập điểm và in điểm cho sinh
viên ở một trường đại học, nhập số kw điện tiêu thụ hàng tháng để in hóa đơn tiền
điện chỉ là một công đoạn nào đó trong hệ thống thông tin bởi vì kết quả của công
đoạn này không có chức năng hỗ trợ việc ra quyết định.
- khả năng hoàn vốn đầu tư.không nên hiểu hoàn vốn là chuyển nhượng hệ thống thông
tin này cho những tổ chức khác để thu lợi nhuận.Một hệ thống thông tin có khả năng
hoàn vốn đầu tư nếu hệ thống đó có thể đem lại cho tổ chức nhiều dịch vụ,tạo ra ưu
thế cạnh tranh,đưa ra thông tin có giá trị giúp cho tổ chức có nhiều chiến lược đúng
đắn.
Yêu cầu từ phía người sử dụng: người sử dụng thường có quan niệm hệ thống như là
một sự mô phỏng công việc thường ngày chỉ có khác là có sự tham gia của máy
tính.Các yêu cầu mà người sử dụng đặt ra đối với người phát triển hệ thống là:
- Hệ thống thông tin phải có nhiều khả năng:nghĩa là hệ thống phải làm được các công
việc của người sử dụng đầu cuối.Ví dụ ,trong hệ thống quản lý nhân sự có thể in ấn

và thống kê theo một hoặc nhiều điều kiện khác nhau của cán bộ trong cơ quan.
- Hệ thống thông tin phải dễ sử dụng và có ích thực sự cho người sử dụng:hệ thống phải
làm cho người sử dụng thấy được sự nổi trội so với khi chưa sử dụng hệ thống.Tuy
nhiên ,người phát triển hệ thống phải làm thế nào để hệ thống thân thiện và dễ sử
dụng nhất.
- Hệ thống phải có độ tin cậy cao: hệ thống thông tin tồn tại ngay trong hoạt động của tổ
chức và nó phục vụ cho mục đích chiến lược của tổ chức .Như vậy đối với hệ thống
thông tin thì trước hết phải phục vụ cho mục đích chiến lược của tổ chức sau đó mới
đến nhu cầu cụ thể của người sử dụng cũng như nhân viên kỹ thuật
4.Qúa trình xử lý thông tin.
Máy tính là công cụ xử lý thông tin. Về cơ bản, quá trình xử lý thông tin trên máy tính -
cũng như quá trình xử lý thông tin của con người - có 4 giai đoạn chính :
- Nhận thông tin: thu nhận thông tin từ thế giới bên ngoài vào máy tính. Thực chất đây là
quá trình chuyển đổi các thông tin ở thế giới thực sang dạng biểu diễn thông tin trong
máy tính thông qua các thiết bị đầu vào.
- Xử lý thông tin: biến đổi, phân tích, tổng hợp, tra cứu những thông tin ban đầu để có
được những thông tin mong muốn.
- Xuất thông tin : đưa các thông tin kết quả (đã qua xử lý) ra trở lại thế giới bên ngoài.
Ðây là quá trình ngược lại với quá trình ban đầu, máy tính sẽ chuyển đổi các thông tin
trong máy tính sang dạng thông tin ở thế giới thực thông qua các thiết bị đầu ra.
- Lưu trữ thông tin : ghi nhớ lại các thông tin đã được ghi nhận để có thể đem ra sử dụng
trong những lần xử lý về sau.
5.Các bước xây dựng hệ thống thông tin.
Theo phương pháp truyền thống ,công việc xây dựng – cũng chính là công việc phân
tích và thiết kế hệ thống thông tin thường được tiến hành một cách trình tự theo các
bước sau:
- Bước 1: khảo sát hệ thống.
- Bước 2: phân tích hệ thống.
- Bước 3: Thiết kế hệ thống.
- Bước 4: Xây dựng và thử nghiệm hệ thống.

- Bước 5: Cài đặt ,vận hành và khai thác hệ thống.
- Bước 6: Bảo trì và phát triển.
Nội dung các bước xây dựng hệ thống thông tin:
* Bước 1: Khảo sát hệ thống.
Bước khảo sát hệ thống bao gồm hai giai đoạn là khảo sát ban đầu và khảo sát chi
Khảo sát ban đầu chủ yếu tiến hành các công việc:
- xác định các nội dung cần thực hiện để giải quyết những vấn đề phù hợp với cơ quan tổ
chức, với người sử dụng và với cả hệ thống thông tin;
- xác định phạm vi các vấn đề cụ thể ;
- xác định những người sử dụng trực tiếp chịu sự chi phối của phát triển hệ thống;
- có được cái nhìn bao quát và để làm gợi ý cho các giai đoạn tiếp theo;
Đối với người sử dụng hệ thống ,việc khảo sát cần được phân định theo bốn mức:
- mức điều hành;
- mức giám sát;
- mức thực hiện ;
- mức chuyên nghiệp hóa;
Khảo sát chi tiết nhằm tạo ra những giải pháp tối ưu về kỹ thuật,tài chính,thời gian ràng
buộc để lập nên báo cáo về các yêu cầu của người sử dụng hệ thống thông thông tin,xác
định dòng thông tin,đánh giá và lựa chọn các giải pháp ,đề xuất kiến nghị với người sử
dụng về hệ thống hiện tại và những công việc tương lai.
Lĩnh vực khảo sát chi tiết bao gồm:
- chi tiết hóa các mục tiêu;
- xác định các nguồn thông tin,các yêu cầu về thông tin
Như vậy khi khảo sát chi tiết hệ thống đang tồn tại ,cần nắm vững:
- các nguồn thông tin hiện có ;
- các phần cứng và phần mềm đang được sử dụng;
- các quy định,quy trình,thủ tục và các mẫu biểu đang dùng;
- đội ngũ cán bộ nhân viên đang tham gia;
- chi phí vận hành hệ thống;
- chu kỳ và tần số hoạt động

* Bước 2 :Phân tích hệ thống
Nội dung của bước thứ hai dựa trên cơ sở kết quả của bước khảo sát, sẽ có được một đánh
giá sơ bộ, từ đó rà soát và xác định lại các yêu cầu rồi tìm cách xây dựng lại nguyên mẫu
theo cách hiểu đúng nhất.
Đánh giá sơ bộ kết quả khảo sát:
Trước hết là đánh giá sơ bộ kết quả khảo sát các quá trình thông tin phục vụ nhu cầu của
hệ thống quản lý trong thực tiễn.Đây là công việc rất quan trọng,quyết định tính đúng đắn
của toàn bộ quá trình và kéo theo là tính hiệu quả của sản phẩm cuối cùng khi được đưa
vào sử dụng.Trong bước này, vai trò của người quản lý ,cán bộ chuyên nghành hay người
sử dụng là rất quan trọng .Họ phải cung cấp đầy đủ và chính xác những yêu cầu, thực
trạng của quá trình thông tin hiện có.
Xác định lại các yêu cầu:
Trong bước này ,cần xác định hệ thống thông tin sẽ làm gì cho người sử dụng ,nó hòa
nhập vào môi trường người sử dụng như thế nào.Cần xác định nhu cầu thông tin ở người
sử dụng và miêu tả các nhu cầu đó của người sử dụng
Xây dựng lại nguyên mẫu:
Sau khi đã xác định lại các yêu cầu ,việc xây dựng lại nguyên mẫu cũng có nghĩa là đặt
lại các yêu cầu hệ thống một cách chi tiết và xây dựng lại mô hình thể hiện đầy đủ quy
trình làm việc của hệ thống.
* Bước 3:Thiết kế hệ thống.
Nội dung của việc thiết kế hệ thống bao gồm thiêt kế lôgic và thiết kế vật lý.
*Thiết kế lôgic :
Thiết kế lôgic là xác định hệ thống sẽ làm việc như thế nào,thông qua việc xác định các
bộ phận ,các chức năng và các liên kết. Cụ thể cần:
- chỉ định hệ thống(chức năng) mới;
- chỉ định các thủ tục;
- chỉ đinh đầu vào,đầu ra;
- chỉ định các tệp và cơ sở dữ liệu;
Thiết kế vật lý:
Nội dung của bước này là thiết kế chi tiết và cài đặt ,ráp nối các thành phần,các môđun

trong hệ thống,bao gồm cả phần cứng và phần mềm,cụ thể cần làm các công việc sau :
- thiết kế chi tiết các môđun và lập trình(mã háo chương trình và thiết kế);
- phát triển các tệp và các cơ sở dữ liệu.
* Bước 4: Xây dựng và thử nghiệm hệ thống.
Sau khi đã hoàn thành thiết kế hệ thống ,cần xây dựng và kiểm tra từng phần các
môđun, các phân hệ Sau đó cần vâ soạn tài liệu,tichs hợp tất cả các phần cùng hoạt động
thử và kiểm tra cặn kẽ tất cả các phần,các môđun theo các chức năng đã ghi trong bản
thiết kế,bao gồm cả phần cứng và phần mềm.Để hoàn tất bước này, nhiều khi còn phải
quay lại bước 3(thiết kế hệ thống) nếu thấy cần thiết.
* Bước 5:Cài đặt,vận hành và khai thác hệ thống: hệ thống đã qua thử nghiệm và
Đã được chấp nhận cần được cài đặt trong môi trường thực tế .Sau khi cài đặt ,cần được
trình diễn để người sử dụng có thể kiểm tra thêm một lần nữa và qua đó có thể chấp nhận
hệ thống.
Như vậy,sau khi cài đặt và trình diễn, rất cần có thời gian để người sử dụng xem xét và
đánh giá hệ thống trước khi chính thức bắt tay vào vận hành và khai thác thực sự. Trong
quá trình vận hành và khai thác cần có sự phối hợp chặt chẽ và thường xuyên của tất cả
các phía, đặc biệt là ở giai đoạn đầu.
*Bước 6: Bảo trì và phát triển.
Sau khi đã cài đặt và đưa hệ thống vào vận hành khai thác sử dụng,cần có kế hoạch
thường xuyên theo dõi ,bảo dưỡng và không ngừng hoàn thiện ,kể cả nâng cấp hệ thống
nếu thấy cần thiết và nếu điều kiện cho phép.
Bên cạnh việc khai thác và bảo hành hệ thống thông tin được xây dựng – là bước tất
nhiên phải có – việc tiếp tục hoàn chỉnh ,hoàn thiện và nâng cấp hệ thống thông tin được
đưa vào sử dụng cũng là bước quan trọng cần được hết sức lưu ý.
II.SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG BFD.
1.Khái niệm:
Sơ đồ chức năng BFD là một sơ đồ hình học dùng để mô tả sự phân rã có thứ bậc các
chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết.Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng
,các chức năng này có quan hệ bao hàm với nhau và chúng được nới với nhau bằng các
cung để tạo nên một cấu trúc cây.

2.Các dạng biểu diễn sơ đồ chức năng.
Có hai dang biểu diễn sơ đồ chức năng là dạng phân cấp chức năng và dạng phân tích
công ty.
a.xây dựng BFD theo phân cấp chức năng:
Để hình thành biểu đò phân cấp chức năng người ta phân chia một chức năng của một bộ
phận thành các chức năng con và dựa trên nguyên tắc sau:
-Tính thực chất của mỗi chức năng: mỗi chức năng được phân rã từ một chức năng ở mức
trên phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng phân đã phân
rã ra nó.Do đó,để hình thành một mức tiếp theo, người phân tích phải đặt câu hỏi “để
thực hiện chức năng này thì các chức năng con nào sẽ thực hiện?”
-Tính đầy đủ của mỗi chức năng con:việc thực hiện các chức năng ở mức kế tiếp phải
đảm bảo thực hiện được các chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng.
-Bố trí,sắp xếp các chức năng : khi thiết lập biểu đồ BFD không nên có quá 6 mức, một
hệ thống nhỏ thông thường có khoảng 3 mức. Mỗi chức năng trong chương trình có thể
có nhiều chức năng con.Ở mỗi mức các chức năng con nên đặt cùng một hàng .Sơ đồ nên
cân bằng,có nghĩa là các chức năng cùng một mức nên có kích thước và độ phức tạp
tương đương nhau.
- Đặt tên cho chức năng:Mỗi chức năng nên có một tên riêng đơn giản nhưng thể hiện bao
quát các chức năng con và phản ánh được thực tế nghiệp vụ của nó.
- Mô tả chi tiết chức năng lá:các chức năng cuối cùng của BFD được gọi là chức năng
lá.Các chức năng này thực hiện trực tiếp công việc của hệ thống nên nó cần phải được
mô tả một cách trình tự và chi tiết.
b.xây dụng BFD theo dạng công ty:
BFD dạng công ty được sử dụng để mô tả chức năng tổng quát của tổ chức ,thường được
sử dụng trong các hệ thống lớn ,đòi hỏi phải phân tích sao cho dữ liệu phải được sử lý và
sử dụng chung trong toàn bộ hệ thống.
Để mô tả BFD dạng công ty phân tích viên phải xác định tất cả các chức năng nghiệp vụ
ở mức cao nhất của tổ chức và chú ý rằng bất kỳ dự án nào cũng là một bộ phận của một
hoặc nhiều chức năng cao nhất này.
3.Quy trình xây dựng sơ đồ BFD.

Quy trình xây dựng sơ đồ BDF gồm có ba bước:
Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu các chức năng nghiệp vụ của tổ chức với những thành phần
sau:
- Tên chức năng
- Mô tả chức năng
- Đầu vào của chức năng (dữ liệu)
- Đầu ra của chức năng (dữ liệu)
Bước 2: Mô tả hoạt động của các chức năng dưới dạng văn bản
Bước 3: Dựa vào văn bản text mô tả các chức năng và vẽ sơ đồ BFD
Mỗi bước của quy trình đều xuất phát từ mô hình nghiệp vụ (mô tả các chức năng một
cách tổng quát), sau đó là sơ đồ phân rã chức năng (mô tả sự phân chia các chức năng
thành các chức năng nhỏ hơn trong hệ thống theo cấu trúc hình cây).
Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD:
- Hình chữ nhật có tên bên trong để mô tả một chức năng
- Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năng

Ví dụ : Phòng tín dụng của Ngân hàng Công thương có nhiệm vụ chính là Cho vay và
Thu nợ.
Khi khách hàng đến vay tiền, bộ phận Cho vay phải nhận đơn vay của khách hàng, sau
đó duyệt đơn xem có đủ điều kiện cho vay không rồi chuyển sang bộ phận trả lời đơn. Bộ
phận trả lời đơn sẽ trả lời khách hàng là từ chối hay đáp ứng cho vay, nếu đáp ứng thì cho
vay và ghi vào Sổ nợ.
Khi khách hàng đến trả tiền, dựa vào sổ nợ, bộ phận Thu nợ phải xác định kỳ hạn trả
cho từng khách hàng. Nếu trả trong hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý trong hạn, nếu
ngoài hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý ngoài hạn. Cả hai bộ phận đều phải ghi vào Sổ
nợ.
Sơ đồ quản lý tín dụng tại ngân hàng công thương:
III.DROPBOX LÀ GÌ ?
1.Khái niệm.
Dropbox là dịch vụ sao lưu ,lưu trữ dữ liệu trực tuyến với khả năng đồng bộ theo thời

gian thực và tự động sao lưu ,hỗ trợ miễn phí 2GB dung lượng lưu trữ trực tuyến trên
máy chủ của họ.
Đặt các tập tin của bạn vào trong Dropbox trên một máy tính nào đó và ngay lập tức
,chúng sẽ xuất hiện trên bất kỳ các máy tính khác mà đã được cài sẵn Dropbox của bạn
(Windows,Mac,Linux).Các tập tin này sẽ được Dropbox sao chép và lưu trữ trên các máy
chủ an toàn của họ nên bạn cũng có thể truy cập vào chúng từ bất kỳ các máy tính hoặc
các thiết bị di động khác của bạn thông qua trang web của Dropbox.
2.Dropbox – sao lưu, lưu trữ dữ liệu trực tuyến miễn phí đa chức năng.
*Với Dropbox,các tập tin của bạn luôn được đồng bộ hóa.
Hãy nói rằng bạn đang chỉnh sửa một tài liệu ở nhà .Ngay sau khi bạn click vào nút
“save”.Dropbox sẽ đồng bộ hóa tài liệu đó với máy tính khác của bạn một cách nhanh
chóng và tự động .Dropbox mang đến cho bạn sự thoải mái để làm việc trên bất kỳ các
máy tính của bạn và luôn luôn có các tập tin bạn cần.
*Dropbox cho phép bạn chia sẻ tập tin một cách dễ dàng.
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ toàn bộ thư mục hoặc các album ảnh của bạn.Chỉ việc đặt
các thư mục mà bạn muốn chia sẻ vào trong Dropbox của bạn rồi sau đó ,gửi e-mail mời
những người mà bạn muốn chia sẻ thử mục đó.Bạn cũng có thể gửi liên kết của những
tập tin có trong Dropbop của bạn .Dropbox sẽ rất hoàn hảo cho những dự án cần hoạt
động nhóm.
*Với Dropbox,sao lưu trực tuyến là tự động.
Bất kỳ các tập tin mà bạn đặt vào trong thư mục Dropbox sẽ tự động sao lưu vào máy
chủ của họ. Thậm chí ,nến máy tính của bạn bị tan chảy thì các dữ liệu của bạn vẫn sẽ
được lưu trữ an toàn trên Dropbox và có theerphucj hồi lai chúng vào bất kỳ thời điểm
nào mà bạn muốn.
*Dropbox cho phép bạn quay trở lại quá khứ để khôi phục những dữ liệu bị xóa hoặc bị
thay đổi.
Mỗi khi bạn lưu một tập tin nào đó vào trong Dropbox, Dropbox sẽ đồng bộ nó với
máy chủ an toàn của họ.Dropbox lưu trữ một lịch sử của những lần thay đổi do bạn thực
hiện để bạn có thể hoàn tác bất kỳ sai lầm và thậm chí lấy lại được các tập tin đã bị xóa.
*Dropbox thay thế:

- Việc đính kèm tập tin vào e-mail.
- Sử dụng ổ USB để di chuyển dữ liệu sang máy tính có kết nối mạng khác .
- và nhiều hơn nữa.
3.Các tính năng của Dropbox.
* Đồng bộ hóa dữ liệu: Dropbox cho phép bạn đồng bộ hóa các dữ liệu với máy tính của
bạn.
- 2GB dung lượng, 100GB dung lượng lưu trữ trực tuyến cho khách hàng trả phí.
- Đồng bộ hóa tất cả các thể loại và kích thước của tập tin.
- Đồng bộ hóa cho các máy tính sử dụng hệ điều hành Windows,Max,Linux.
- Tự động đồng bộ hóa khi có sự thay đổi được phát hiện.
- Làm việc với các tập tin của bạn ngay cả khi bạn đang offline.các dữ liệu của bạn sẽ
được đồng bộ hóa ngay khi kết nối internet được thiết lập lại.
- Đồng bộ hóa hiệu quả - khi có sự thay đổi nào đó,Dropbox sẽ chỉ đồng bộ hóa phần bị
thay đổi ,không đồng bộ hóa tất cả dữ liệu – giúp tiết kiệm thời gian của bạn.
- Không lán chiếm quá nhiều băng thông kết nối internet của bạn,bạn có thể điều chỉnh
giới hạn của băng thông bằng tay.
* Chia sẻ tập tin: chia sẻ các tập tin của bạn một cách đơn giản nhất và có thể hoàn thành
chỉ với vài click chuột.
- Chia sẻ tập tin cho phép một vài người có thể hợp tác sử dụng các tập tin có trong thư
mục đó.
- Kiểm soát những người có thể truy cập vào việc chia sẻ tập tin (bao gồm cả khả năng để
trục xuất người đó ra và loại bỏ các tập tin chia sẻ từ máy tính của họ)
- Tự động tạo phòng trưng bày ảnh trực tuyến từ các thư mục hình ảnh trong Dropbox của
bạn.
* Sao lưu trực tuyến :Dropbox sao lưu các tập tin trực tuyến của bạn mà không cần bạn
phải suy nghĩ về nó.
- Tự động sao lưu các tập tin của bạn.
- Khôi phục lại các tập tin và thư mục bị xóa.
- Khôi phục lại các phiên bản trước đó của tập tin của bạn.
- 30 ngày để quay trở về lịch sử, không giới hạn cho các tài khoản trả phí.

* Kết nối web: Một phiên bản sao chép các tập tin của bạn sẽ được lưu trữ lại tại các máy
chủ an toàn của Dropbox.Điều này cho phép banjtruy cập vào chúng từ bất kỳ máy
tính hay các thiết bị di đọng khác của bạn một cách dễ dàng.
- Thao tác với các tập tin giống y như đâng làm việc trên máy tính của bạn vậy -chỉnh
sửa, xóa ,đổi tên ,di chuyển
- Hỗ trợ tìm kiếm tập tin trên Dropbox.
- Khôi phục lại các phiên bản trước của tập tin hoặc các tập tin sẽ bị xóa .
- Xem phòng trưng bày ảnh trực tuyến đã được tạo tự động từ những bức ảnh trong
Dropbox của bạn.
* An toàn và bảo mật:Dropbox đảm bảo nghiêm túc an ninh cũng như tính bảo mật cho
các tập tin của bạn.
- Tất cả quá trình truyền tải dữ liệu tập tin và siêu dữ liệu sẽ được thực hiện trong một
kênh được mã hóa .
- Tất cả các tập tin được lưu trữ trên các máy chủ của Dropbox sẽ được mã hóa và không
thể tiếp cận được nếu không có mật khẩu của bạn.
- Trang web và phần mềm của Dropbox được bảo vệ vững chắc nhằm chống lại các cuộc
tấn công từ tin tặc.
- Các nhân viên của Dropbox không thể xem được bất kỳ các tập tin bào của người sử
dụng.
- Kết nối trực tuyến đến các tập tin của bạn yêu cầu tên đăng nhập và mật khẩu của bạn.
* Kết nối các thiết bị di động: ứng dụng Dropbox miễn phi cho phép bạn:
- Truy cập vào Dropbox của bạn.
- Xem các tập tin trong ứng dụng.
- Chụp ảnh, quay phim và đồng bộ hóa với Dropbox của bạn.
- Chia sẻ các liên kết và tập tin có trong Dropbox của bạn.
IV.KẾT LUẬN.
Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và
các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối
và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức.
Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau. Trong

việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất
hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh.
Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn
hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển.
Việc tìm hiểu, nghiên cứu về hệ thống thông tin giúp chúng ta có những kiến thức cơ
bản tạo nền tảng cho việc tiếp tục học tập và nghiên cứu ở các bậc cao hơn. Có kĩ năng
phân tích, thiết kế và xây dựng các hệ thông thông tin cho việc quản lý kinh tế, hành
chính và dịch vụ và có thể triển khai hệ thống thông tin trong thực tế.
Khi tìm hiểu về sơ đồ BFD, chúng ta có thể xác định các chức năng của một tổ chức ,
biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống và là cơ sở để nghiên cứu cấu
trúc các chương trình quản lý của hệ thống.
Khi tìm hiểu về Dropbox,chúng ta biết đến đó là một dịch vụ sao lưu,lưu trữ dữ liệu
trực tuyến miễn phí đa chức năng, với rất nhiều các tính năng ưu việt .giúp chúng ta sao
lưu ,lưu trữ dữ liệu nhanh chóng ,dễ dàng và hiệu quả.

*Bố cục:
- Lời nói đầu.
I.HỆ THỐNG THÔNG TIN .
1.Hệ thống thông tin là gì?
2.Các tài nguyên cơ bản của hệ thống thông tin.
3.Các yêu cầu của hệ thống thông tin.
4.Quá trình xử lý thông tin.
5.Các bước xây dựng hệ thống thông tin.
II.SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG BFD.
1.Khái niệm.
2.Các dạng biểu diễn sơ đồ chức năng.
3.Quy trình xây dựng BFD.
III.DROPBOX LÀ GÌ ?
1.Khái niệm.
2.Dropbox-sao lưu,lưu trữ dữ liệu trực tuyến đac chức năng.

3.Các tính năng của Dropbox.
IV.KẾT LUẬN.