Hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại ubnd huyện cẩm xuyên một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản và giải pháp khắc phục

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

TÊN ĐỀ TÀI:
HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI
UBND HUYỆN CẨM XUYÊN. MỘT SỐ LỖI PHÁT SINH TRONG QUY
TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC.

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Công tác văn thư
Mã phách:………………………………….

Hà Nội – 2021


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “Hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại
UBND Huyện Cẩm Xuyên . Một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn thảo văn bản
và biện pháp khắc phục”. Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của tôi
trong thời gian qua. Tôi xin tự chịu trách nhiệm về thơng tin tơi sử dụng trong bài
của mình.
Hà Nội, ngày 17 tháng 11 năm 2021

LỜI CÁM ƠN
Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cám ơn chân thành đến Giảng viên môn
Công tác văn thư đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt những kiến thức bổ ích cho tơi
trong suốt thời gian qua, đó sẽ là nền tảng cơ bản, là hành trang vô cùng quý giá.
Trong quá trình làm đề tài, do kinh nghiệm và thời gian cịn hạn chế nên khơng
tránh khỏi những thiếu sót. Tơi rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cơ để đề
tài được hồn thiện hơn.

Tơi xin chân thành cám ơn!
Hà Nội, ngày 17 tháng 11 năm 2021

2


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2

Ý NGHĨA
Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân

CHỮ VIẾT TẮT
UBND
HĐND

3


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ 2
LỜI CÁM ƠN .................................................................................................. 2
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.......................................................................... 3
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 5
Chương 1 ....................................................................................................... 6
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH .......................................................................... 6

1.1. Một số khái niệm liên quan: ------------------------------------------------ 6
1.2. Yêu cầu chung về soạn thảo và ban hành văn bản:---------------------- 6
Chương 2 ..................................................................................................... 14
HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND
HUYỆN CẨM XUYÊN ............................................................................. 14
2.1. Khái quát về Huyện Cẩm Xuyên – Tỉnh Hà Tĩnh: -------------------- 14
2.2. Hướng dẫn công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện
Cẩm Xuyên: --------------------------------------------------------------------- 15
Chương 3 ..................................................................................................... 20
ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP
NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ
BAN HÀNH VĂN BẢN ............................................................................. 20
3.1. Đánh giá quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ------------------- 20
3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn
bản tại UBND huyện Cẩm Xuyên: ------------------------------------------- 22
KẾT LUẬN .................................................................................................... 26
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 27

4


PHẦN MỞ ĐẦU
Trong hoạt động quản lý cơ quan, tổ chức hiện nay, có thể thấy cơng tác văn
thư nói chung và công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một vấn đề hết sức
quan trọng và cần được quan tâm đúng mực vì văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ
bản vừa là công cụ quản lý điều hành nhà nước tại địa phương. Nó góp phần đảm
bảo làm cho hoạt động của cơ quan sẽ thuận lợi sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý Nhà nước. Trên thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong
hoạt động cơ quan hành chính nhà nước nói chung đã đạt được nhiều thành tích

đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực các
của đời sống. Nhưng bên cạnh đó, vẫn cịn một số văn bản quản lý nhà nước nói
chung cịn bộc lộ nhiều khuyết điểm gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ tới mọi mặt
của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành
chính nhà nước.
Do vậy, nên tôi đã chọn đề tài: “Hướng dẫn quy trình soạn thảo và ban hành
văn bản tại UBND Huyện Cẩm Xuyên . Một số lỗi phát sinh trong quy trình soạn
thảo văn bản và giải pháp khắc phục” nhằm thấy được tầm quan trọng của việc soạn
thảo và ban hành văn bản trong công tác văn thư đối với từng cơ quan, tổ chức.
Phương pháp nghiên cứu dựa trên việc thu thập tài liệu thực tế, thống kê số liệu, quan
sát, kết hợp với những kiến thức được thầy cô truyền dậy và kinh nghiệm của bản thân, đề
tài nghiên cứu là sự kết hợp giữa lý luận và thực tế để nội dung nghiên cứu được rõ ràng và
khoa học.

Nội dung chính của bài bao gồm:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
Chương 2: Hướng dẫn soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Cẩm
Xuyên.
Chương 3: Đánh giá quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Cẩm
Xuyên. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và
ban hành văn bản.

5


PHẦN NỘI DUNG

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN HÀNH CHÍNH

1.1. Một số khái niệm liên quan:
1.1.1 Khái niệm “ Công tác văn thư”:
Theo tác giả Phạm Thị Thạch Thảo, trong cuốn “Soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính” (2018) tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đề cập: “Công tác soạn
thảo và ban hành văn bản hành chính là hoạt động của cá nhân trong cơ quan, tổ
chức, chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản phải tiến hành nhằm ban hành ra các văn
bản chỉ đạo, điều hành hoặc truyền đạt các quyết định, thông tin quản lý của chủ
thể ban hành theo đúng thể thức, trình tự, thủ tục và thẩm quyền luật định nhằm
thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình”
Cơng tác Văn thư là tồn bộ các cơng việc xây dựng và ban hành văn bản ( sọan
thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc xây dựng, quản lý, giải quyết
văn bản trong các cơ quan đó.
1.1.2. Khái niệm “ Văn bản”:
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về
Cơng tác văn thư “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngơn ngữ
hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình
bày theo đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”. [1; tr. 2]
Tác giả Nguyễn Văn Thâm đưa ra khái niệm “Văn bản là sản phẩm của lời
nói, được thể hiện bằng hình thức viết tay. Tuy nhiên, văn bản khơng đơn thuần là
tổng số từ ngữ, những câu nói được ghi trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức
của q trình sáng tạo, nhằm thực hiện mục tiêu nào đó”. [12; tr. 10]

1.2. Yêu cầu chung về soạn thảo và ban hành văn bản:
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành

6


Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản được xem xét trên hai mặt, đó là
thẩm quyền nội dung và thẩm quyền hình thức.

Thẩm quyền về nội dung có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ được phép ban hành
các văn bản để giải quyết một số vấn đề, sự việc mà theo quy định của pháp luật,
cho phép chủ thể đó có thẩm quyền giải quyết. Nói cách khác, nội dung văn bản
hành chính được soạn thảo và ban hành phải đảm bảo phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của chủ thể ban hành văn bản.
Thẩm quyền về hình thức nghĩa là chủ thể quản lý được phép sử dụng những
loại hình văn bản mà luật pháp đã quy định, cho phép sử dụng trong việc ban hành
văn bản. Văn bản được ban hành đúng thẩm quyền sẽ đảm bảo tính hợp pháp của
văn bản đó.
1.2.2. Yêu cầu về nội dung:
Tính mục đích: Khi bắt tay vào soạn thảo văn bản cần xác định mục đích, mục tiêu
và giới hạn tiêu chuẩn cảu nó, tức cần phải trả lời các vấn đề. Văn bản này ban hành
để làm gì? Giải quyết các việc gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Kết quả của việc
thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản.
Tính khoa học: Văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng thơng tin quy
phạm và thơng tin thực tế.Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phảiđược
xử lý và đảm bảo chính xác.
- Đảm bảo sự logic về mặt nội dung, nhất quán về mặt chủđề, bố cục chặt chẽ
- Đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức.
- Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành chính.
- Đảm bảo tính hệ thống cúa văn bản.
Tính đại chúng: Văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với trìnhđộ dân trí,
phải đảm bảo tới mức tối đa, tính phổ cập, song khơng ảnh hưởng đến nội dung
nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản.

7


Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bản thể hiện
quyền lực của nhà nước dò hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa lý

của chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn bản sẽ dược ban hành đúng
thẩm quyền quy định và được trình bày dưới dạng quy phạm pháp luật.
Tính khả thi: Một yêu cầu đối với văn bản đồng thời là hiệu quả, kết hợp đúng đắn
và hợp lý các u cầu nói trên ngồi ra để các nội dung của văn bản được thi hành
đầy đủ và nhanh chóng văn bản cần phải hợp đủ các điều kiện sau:
- Nội dung phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phải
phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành.
- Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện để
đảm bảo thực hiện các quyền đó.
- Phải nắm vững được khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản, nhằm
xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể.
1.2.3. Những yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập và
trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho
văn bản. Căn cứ vào những quy định của pháp luật, hiện nay công tác soạn thảo văn
bản được áp dụng theo 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về Cơng
tác văn thư như sau:
Bao gồm 9 thành phần thể thức văn bản :
- Quốc hiệu.
- Tên cơ Quan ,tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

8


- Nội dung văn bản.
- Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu cơ quan, tổ chức.

- Nơi nhận.
Ngoài các thành phần quy định trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần
khác như sau:
- Phụ lục;
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành;
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; (Điểm mới so
với Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011)
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại;
số Fax. (Điểm mới so với Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011)
Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 về công tác văn thư quy định:
“Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang,
phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn
bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ
lục I Nghị định này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy
định tại Phụ lục II Nghị định này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được
thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.” [1; tr. 6]
1.2.4. Yêu cầu về văn phong hành chính - cơng vụ:
Phong cách hay văn phong hành chính - cơng vụ là những phương tiện ngơn ngữ có
tính khn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao tiếp của
hoạt động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành chính – công vụ trong
soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ
bản của nó về tính chính xác; tính phổ thơng, đại chúng; tính khách quan – phi cá

9


tính; tính khn mẫu và tính trang trọng, lịch sự. Có như vậy mới đảm bảo được
tính hiệu quả của cơng tác quản lý hành chính nhà nước trong q trình quản lý,
điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ
thể đối với đối tượng quản lý.

1.2.5. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản:
Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, cơng tác soạn thảo văn bản
quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngơn ngữ trong văn bản phải đảm bảo
chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của một văn phong nhất
định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn
bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu.
- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và sử
dụng từ đúng quan hệ kết hợp;
- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảm
bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu
tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp.
1.2.6. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ
về Cơng tác văn thư, quy định về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính [13; tr. 5-7] bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Soạn thảo văn bản
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản
cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao
cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các cơng
việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể

10


thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ
soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo
văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thơng tin cần
thiết.

Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho
ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến
lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm
vụ soạn thảo văn bản.
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người
đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách,
nhiệm vụ được giao.
Bước 2: Duyệt bản thảo văn bản
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung
thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm
trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước
pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Bước 4: Ký ban hành văn bản
Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp
phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn

11


bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ
trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của
người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ

quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản
thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền
cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa
ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được
thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được
ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy
quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy
quyền.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ
quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao
lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy
chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình
ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp
luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng
các loại mực dễ phai.
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh
chữ ký số theo Quy định.

12


TIỂU KẾT
Ở chương 1, tác giả đã trình bày cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính. Từ đó, làm cơ sở để nghiên cứu chương 2 về hướng dẫn
quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Cẩm Xuyên.

13

Chương 2
HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND
HUYỆN CẨM XUYÊN
2.1. Khái quát về Huyện Cẩm Xuyên – Tỉnh Hà Tĩnh:
2.1.1 Đặc điểm tình hình, vị trí địa lý:
Huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh là huyện được tách ra từ huyện Kỳ Hoa
năm 1837 có tên gọi là Hoa Xuyên và đến 1841 đổi tên thành huyện Cẩm Xuyên,
huyện nằm giữa khu kinh tế Vũng Áng và Thành phố Hà Tĩnh. Có diện tích hơn
635km2; dân số gần 15 vạn người. Tồn huyện có 21 xã và 2 Thị trấn có mạng lưới
giao thơng cơ bản đồng bộ với tuyến đường quốc lộ 1A, quốc lộ 15B, quốc lộ 8C và
tuyến đường đường ven biển đi qua. Với 938 km đường bộ, 18km bờ biển và 65 km
đường sông, cách cảng hàng không Vinh và cảng hàng khơng Đồng Hới, Quảng
Bình chỉ cách từ 70 - 100km, Cẩm Xuyên rất thuận lợi cho giao thương buôn bán.
Đây cũng chính là một trong những lợi thế, là cầu nối giao thương thuận lợi giữa
các miền Nam, Bắc.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Cẩm Xuyên:
Lãnh đạo của UBND Huyện Cẩm Xuyên gồm: 1 chủ tịch UBND Huyện, 2 Phó chủ
tịch UBND Huyện.
Các phịng chun mơn gồm 12 phòng
Đơn vị sự nghiệp, tổ chức hội gồm 11 đơn vị
UBND cấp Xã gồm 2 thị trấn và 21 xã
2.1.3 Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên:
- Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
Văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên là bộ phận tham mưu giúp UBND trong việc
quản lý nhà nước tại địa phương. Là một bộ máy làm việc của cơ quan có chức
năng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND huyện, là nơi đảm bảo
các điều kiện vật chất kỷ thuật cho mọi hoạt động của HĐND và UBND.

14


Giúp UBND huyện xây dựng chương trình, lịch cơng tác, lịch làm việc và
theo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình kinh
tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực
hiện.
Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửi lên
cấp trên.Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu mẫu
báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp
xã.
Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,
nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến hoặc lên cấp trên có thẩm quyền giải
quyết.
Đảm bảo bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND và cho
công việc của UBND; Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở xã.
Giúp HĐND và UBND thực hiện nghiệp vụ công tác bầu cử đại biểu HĐND
và UBND theo quy định của pháp luật.
Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan, tổ
chức và công dân theo cơ chế " một cửa"

2.2. Hướng dẫn công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện
Cẩm Xuyên:
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Cẩm Xuyên được
thực hiện một cách thống nhất theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05
tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư, với các bước cụ thể như
sau:
2.2.1. Bước 1: Soạn thảo văn bản
* Chuẩn bị soạn thảo văn bản:

15


Căn cứ vào mục đích, tính chất, nội dung và tầm quan trọng của văn bản cần
soạn thảo, người có thẩm quyền là Chủ tịch UBND - Ông Hà Văn Bình sẽ giao cho
một trong mười hai đơn vị có chức năng hoặc một cán bộ, công chức soạn thảo
(hoặc chủ trì soạn thảo). Từ đó đơn vị hoặc cán bộ, cơng chức được giao chủ trì
soạn thảo văn bản phải thực hiện các công việc như sau:
- Xác định hình thức, tên loại văn bản.
- Nội dung chính của văn bản.
- Độ mật, khẩn của văn bản.
- Nơi nhận văn bản.
Ví dụ: Về việc tuyển dụng cơng chức cấp xã năm 2021, Ơng Hà Văn Bình Chủ tịch UBND cần giao cho Phịng Nội vụ huyện chủ trì soạn thảo. Ơng Hồng
Văn Chương - Trưởng phịng Nội vụ huyện tiến hành xác định hình thức, tên loại
văn bản là thông báo, nội dung văn bản là “ Về việc tuyển dụng công chức cấp xã
năm 2021 ”, nơi nhận văn bản là bộ phận UBND cấp xã có liên quan của huyện
Cẩm Xuyên.
* Thu thập, xử lý thông tin có liên quan
Đơn vị hoặc cán bộ, cơng chức được giao chủ trì soạn thảo văn bản triển khai
thu thập các thông tin bằng băn bản bao gồm: Thông tin pháp lý và thông tin thực
tiễn. Tiếp theo, tiến hành xử lý, phân loại, chọn lọc thông tin theo các tiêu chí sau:
Văn bản đó cịn hiệu lực hay khơng? Các thơng tin có bị mâu thuẫn, chồng chéo
nhau khơng?
Ví dụ: Về việc tuyển dụng công chức cấp xã năm 2021, Ơng Hồng Văn
Chương - Trưởng phịng Nội vụ huyện chịu trách nhiệm phân công cho cán bộ,
công chức trong Phịng tiến hành thu thập, xử lý các thơng tin cần thiết cho công
văn như: Quyết định số 31/2021/QĐ-UBND ngày 09/7/2021 của UBND; Kế hoạch

16

số 3246/KH-UBND ngày 11/10/2021 của UBND huyện Cẩm Xuyên về tuyển dụng
công chức cấp xã; …
* Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản tại UBND huyện Cẩm Xuyên cần thực hiện đúng hình
thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
03 năm 2020 của Chính phủ về Cơng tác văn thư. Đối với văn bản điện tử, cán bộ,
viên chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung
nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và
cập nhật các thông tin cần thiết.
Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền là
Ơng Hà Văn Bình - Chủ tịch UBND cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ
thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để
chuyển cho cán bộ, cơng chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
Cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm
trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi
chức trách, nhiệm vụ được giao.
Ví dụ: Về cơng tác tuyển dụng cơng chức cấp xã năm 2021, Ơng Hồng Văn
Chương - Trưởng phịng Nội vụ huyện giao cho một cơng chức thuộc Phịng Nội vụ
chịu trách nhiệm soạn thảo Thơng báo về việc tuyển dụng công chức cấp xã năm
2021. Sau khi đã soạn thảo được bản thảo thông báo, công chức này cần chuyển bản
thảo và tài liệu hướng dẫn kèm theo vào Hệ thống. Ơng Hà Văn Bình - Chủ tịch
UBND trực tiếp kiểm tra và cho ý kiến trên Hệ thống nếu cần sửa đổi, bổ sung. Ơng
Hồng Văn Chương - Trưởng phịng Nội vụ huyện theo dõi, chuyển ý kiến của Chủ
tịch tới công chức chịu trách nhiệm soạn thảo, tiến hành sửa đổi, hoàn thiện bản
thảo theo yêu cầu của Chủ tịch UBND.
2.2.2. Bước 2: Duyệt bản thảo văn bản

17

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền là Ơng Hà Văn Bình - Chủ tịch
UBND huyện Cẩm Xuyên ký văn bản duyệt.
Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung
thì phải trình Chủ tịch UBND ký xem xét, quyết định.
2.2.3. Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra tính pháp lý, độ chính
xác của nội dung văn bản và ký nháy tắt và cuối nội dung văn bản (sau dấu “./.”)
trước khi trình Chủ tịch UBND huyện Cẩm Xuyên; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch
UBND và trước pháp luật về nội dung văn bản.
Ông Phạm Văn Đan - Chánh văn phòng UBND huyện Cẩm Xuyên được giao
trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và ký nháy
tắt vào chữ cuối cùng của văn bản (chữ cuối cùng của phần nơi nhận); chịu trách
nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện Cẩm Xuyên và trước pháp luật về thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản.
2.2.4. Bước 4: Ký ban hành văn bản
UBND huyện Cẩm Xuyên là cơ quan làm việc theo chế độ tập thể. Ơng Hà
Văn Bình - Chủ tịch UBND huyện Cẩm Xuyên thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn
bản của cơ quan, tổ chức. Các Phó Chủ tịch UBND huyện được thay mặt tập thể, ký
thay Chủ tịch UBND những văn bản theo ủy quyền của ông và những văn bản thuộc
lĩnh vực được phân công phụ trách.
Trong trường hợp đặc biệt, Chủ tịch UBND huyện Cẩm Xuyên có thể ủy
quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình
ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền
phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền.
Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản
ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan,
tổ chức ủy quyền.

18

Chủ tịch UBND huyện Cẩm Xuyên có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc
cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được
giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể
trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng
các loại mực dễ phai.
Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh
chữ ký số theo Quy định.
TIỂU KẾT
Qua chương 2, tác giả đã hướng dẫn về công tác soạn thảo và ban hành văn
bản tại UBND huyện Cẩm Xuyên. Từ đó, làm cơ sở để nghiên cứu, đánh giá quy
trình soạn thảo văn bản tại UBND huyện Cẩm Xuyên. Đề xuất một số giải pháp
nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

19


Chương 3
ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI UBND HUYỆN CẨM XUYÊN. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP
NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ
BAN HÀNH VĂN BẢN
3.1. Đánh giá quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
3.1.1. Đánh giá chung:
Quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Cẩm Xuyên được thực hiện
theo Quy chế Công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND huyện Cẩm Xuyên ban hành
kèm theo Quyết định số: 630/QĐ-UBND ngày 25/04/2014.
3.1.2. Các lỗi sai thường gặp trong quy trình soạn thảo văn bản:

Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản cả về nội dung lẫn hình thức của
văn bản cịn chưa thống nhất. Trong q trình soạn thảo và ban hành văn bản có
nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành bằng cơng văn thì lại ban hành bằng tờ
trình, chỉ thị thì lại ban hành thông báo… Nội dung quy định trong các văn bản đã
được soạn thảo có tình khả thi cao, tuy nhiên cịn một số văn bản do q trình xây
dựng chưa thực tế nên tính khả thi cịn bị hạn chế.
Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: Văn bản được soạn thảo nhìn
chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Bên
cạnh đó, do u cầu của cơng việc, tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mà
nhiều khi các bước khơng được tiến hành hồn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng
một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Các chủ thể được giao soạn
thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các
đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh
sửa lại dự thảo trước khi trình cịn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và
ban hành văn bản. Công tác tự kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn bản của cơ quan
và cán bộ Tư pháp chưa được tiến hành thường xun. Vì vậy, có rất ít kiến nghị

20