Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cảng Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Trong công cuộc đổi mới hiện nay, đất nước ta đang diễn ra sôi động quá
trình phát triển kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị
trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Trước
nhu cầu phát triển của đất nước, và đặc biệt sau sự kiện Việt Nam trở thành
thành viên thứ 150 của Tổ chức thương mại quốc tế, chúng ta đang dần dần
hội nhập sâu và rộng vào sân chơi quốc tế. Trải qua nhiều khó khăn trong quá
khứ do chiến tranh để lại, ngày nay Việt Nam lại kiên cường trong xây dựng
kinh tế, với tốc độ tăng trưởng GDP liên tục qua các năm gần đây đều trên
7,5%, được bạn bè quốc tế tín nhiệm và hết sức nể phục. Có được kết quả trên
là sự tổng hợp sức mạnh của toàn dân tộc từ Chính Phủ đến từng hộ dân nhỏ
lẻ. Đóng góp không nhỏ trong thành tựu to lớn đó, là đội ngũ doanh nghiệp
ngày càng chuyên sâu về trình độ cũng như nhận thức. Trong nền kinh tế phát
triển hiện nay, hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp có vị trí hết sức
quan trọng, được xem là xương sống của nền kinh tế, đóng vai trò rất to lớn
trong việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế bền vững.
Để tiến hành một quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp
phải hội đủ 3 yếu tố : lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Trong
đó, lao động là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của doanh
nghiệp trên thương trường. Lao động bản thân nó là một loại hàng hóa đặc
biệt, nó cần phải được bù đắp để tái sản xuất. Hiện nay, các doanh nghiệp
cạnh tranh với nhau không chỉ về sản phẩm mà còn cạnh tranh về việc thu hút
và giữ chân người tài. Đảm bảo một mức lương hợp lý đúng với công sức bỏ
ra của người lao động là một vấn đề hết sức quan trọng, nhưng cũng không
kém phần nhạy cảm. Giải quyết được bài toán này thì doanh nghiệp sẽ phát
huy được sức mạnh của đội ngũ nhân lực trong doanh nghiệp mình và tăng
1
sức cạnh tranh cũng như uy tín của doanh nghiệp mình trong nước cũng như
trên trường quốc tế.
Nhận thức được tầm quan trọng của lao động, và đi kèm với nó là chế độ

lương, thưởng, trợ cấp trong doanh nghiệp nên em đã chọn đề tài : “HOÀN
THIỆN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO
LƯƠNG TẠI CẢNG HÀ NỘI”.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu chung của báo cáo chuyên đề là làm rõ thực trạng hạch
toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cảng. Báo cáo đi sâu vào tìm
hiểu cách thức xây dựng quy trình hạch toán, xây dựng quỹ lương trong doanh
nghiệp Cảng. Qua đó, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch
toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cảng Hà Nội.
3. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài sẽ tập trung nghiên cứu vào tìm hiểu tổ chức hạch toán tiền lương và
các khoản trích theo lương của Cảng Hà Nội trong giai đoạn từ năm 2007 đến
một số tháng đầu năm 2008.
Nội dung của báo cáo thực tập chuyên đề được chia làm ba phần :
Phần I : Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Cảng Hà Nội ảnh hưởng đến công
tác hạch toán tiền lương của đơn vị
Phần II : Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại
Cảng Hà Nội
Phần III : Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo
lương tại Cảng Hà Nội.

2
PHẦN I
ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA CẢNG HÀ NỘI
ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG
CỦA ĐƠN VỊ
1.1. Tổng quan về Cảng Hà Nội
1.1.1. Quá trình thành lập và phát triển của Cảng Hà Nội cùng với sự
hoàn thiện của cách thức hạch toán tại đơn vị.
Cảng Hà Nội được thành lập ngày 06/01/1965 với tên gọi là Xí nghiệp Cảng

sông Hà Nội. Tiền thân của Cảng Hà Nội là Đoàn bốc dỡ sông Hồng, đoàn
Phà Đen, đoàn Xây Dựng, đoàn Vĩnh Tuy. Khi mới thành lập, Cảng Hà Nội
chỉ là một bờ sông tự nhiên, về thiết bị bốc xếp chỉ có 1 cẩu pooctích, 1 cẩu
rùa và 3 đường băng chuyền ngắn để tải than.
Trong những ngày đầu thành lập, Cảng vừa phải thực hiện chức năng của
mình là bốc xếp, vừa phải tham gia chiến đấu chống chiến tranh phá hoại của
không quân Mỹ. Trong giai đoạn này, Cảng tiến hành xây dựng đầy đủ bến
bãi kho tàng về cơ bản để làm nơi trung chuyển hàng hóa của các đoàn tàu
thuyền vận chuyển về Cảng nhanh chóng và an toàn, dần dần thực hiện cơ giới
hoá bốc xếp để nâng cao năng suất lao động, giải phóng sức người, giải phóng
nhanh phương tiện vận tải. Trong quá trình này, việc thực hiện hạch toán tiền
lương của công nhân viên còn tương đối đơn giản vì số lượng công nhân viên
còn tương đối ít, hầu hết việc ghi nhận được thực hiện bằng tay, không theo
dõi trên các tài khoản.
Sau ngày đất nước thống nhất cùng với cả nước Cảng Hà Nội ra sức xây
dựng Cảng, khôi phục sản xuất kinh doanh để đáp ứng yêu cầu phát triển của
đất nước. Quy mô Cảng không ngừng được mở rộng, hàng loạt các hạng mục
đầu tư mới đã được xây dựng như bến cập tầu, nhà cân, kè bờ, xưởng cơ khí…
3
các thiết bị bốc xếp mới cũng được đưa vào sử dụng. Thời kỳ này sản lượng
thông qua hàng năm đạt trên dưới 700.000 tấn. Cảng tiếp tục được đầu tư xây
kho, hệ thống kè bờ được hoàn thiện, tăng cường thêm các thiết bị bốc xếp và
vận chuyển để đạt công suất thiết kế 1,3 triệu tấn/năm. Sản lượng bốc xếp
không ngừng tăng, lực lượng lao động tăng lên cả về số lượng và chất lượng.
Lúc này, Cảng đã bắt đầu để ý đến việc kiện toàn bộ máy hạch toán nhằm đảm
bảo thực hiện việc chi trả tiền lương chính xác. Tuy vậy, việc hạch toán hầu
hết vẫn dựa trên sổ sách mà không theo tài khoản quy định. Điều này là do,
trong giai đoạn đầu của giải phóng đất nước, các quy định về hạch toán nói
chung, và hạch toán tiền lương nói riêng vẫn chưa phát triển, thiếu các văn
bản pháp quy quy định rõ ràng về cách thức hạch toán, quy trình hạch toán

cũng như hệ thống tài khoản thống nhất.
Giai đoạn phát triển mạnh mẽ từ 1992 đến nay : Cảng đã vượt qua những
bỡ ngỡ ban đầu trong cơ chế thị trường. Hàng loạt những đầu tư mới, những
phương án kinh doanh mới được đưa vào triển khai. Các dự án liên doanh liên
kết không những giải quyết số lao động dư thừa mà còn góp phần tăng thu
nhập cho người lao động.
Cụ thể: Liên kết với các đơn vị bạn, đưa tàu hút cát đen về hoạt động trong
vùng nước trước Cảng nhằm nạo vét đảm bảo độ sâu cho các phương tiện
đường sông cập Cảng bốc dỡ hàng, đồng thời tận dụng lượng cát đen đó cung
ứng cho nhu cầu xây dựng của Thủ đô, san lấp các ao hồ nằm trong Cảng để
tạo thêm mặt bằng sản xuất, mặt khác giảm bớt kinh phí cho việc nạo vét
luồng trước Cảng mà trước đây do vốn Nhà nước cấp. Phối hợp với các đơn vị
vận tải sông đưa các mặt hàng vật liệu xây dựng( cát vàng, sỏi, đá..) về Cảng
bốc xếp cung ứng cho các công trình xây dựng.Trong những năm này, lượng
bốc xếp đạt bình quân từ 600 – 650 ngàn tấn, thu nhập người lao động tăng rất
lớn năm 2000 đạt xấp xỉ là 1triệu/người/tháng gấp 2.5 lần năm 1994, lợi
4
nhuận tăng bình quân 10%/năm. Khi thành lập, Cảng chỉ có một cẩu Pooctich,
một “cẩu rùa”, ba đường băng chuyền tải than, hai xe cẩu ôtô Ma2K61 và 2
đầu kéo Zector3011, nhưng với sự cố gắng của ban lãnh đạo và toàn thể người
lao động sau 10 năm hoạt động Cảng Hà Nội đã có những bước phát triển
vượt bậc. Đến nay, Cảng Hà Nội đã được đầu tư với quy mô tương đối lớn.
Suốt chiều dài 1,800m đã có 500m cầu tàu vĩnh cửu, với độ sâu trước bến ổn
định đảm bảo an toàn cho các tàu sông và các tàu pha sông biển cập bến thuận
lợi quanh năm. Có 15,000 m
2
kho kín chứa hàng và 7900m2 bãi chứa hàng
cho phép lưu giữ hàng hoá tại Cảng. Hệ thống giao thông trong Cảng đã được
quy hoạch và cải tạo, có 3 cổng ra vào, hệ thống chiếu sáng và chống bụi được
cải thiện tạo điều kiện thuận lợi cho các phương tiện của chủ hàng ra vào

Cảng. Đội ngũ cán bộ công nhân viên không ngừng được đào tạo và bổ sung,
số cán bộ là kỹ sư, cử nhân, kỹ thuật viên và công nhân lành nghề ngày càng
tăng, lực lượng lao động trẻ có tay nghề được thường xuyên bổ sung để đáp
ứng được yêu cầu của sản xuất. Cảng đầu tư thêm 28 cần cẩu, xúc ủi các loại
118 băng chuyền, 58 ôtô… Tổng số lao động lên tới 1,147 người và năng suất
lao động tăng 150%. Ngày nay, trong sự nghiệp đổi mới, Cảng Hà Nội trở
thành DNNN làm ăn có hiệu quả, năng động, sáng tạo trong sản xuất kinh
doanh. Hiện nay, Cảng Hà Nội là một trong những Cảng sông lớn nhất miền
Bắc với khả năng vận chuyển, bốc xếp các loại hàng hoá với công suất là 1,3
triệu tấn/năm. Trong thời gian này, Cảng dần dần đi vào thực hiện theo quy
định mới của pháp luật về hạch toán kế toán, mà cụ thể bước đầu là theo quyết
định 1141 của Bộ Tài chính. Cùng với sự phát triển của Cảng, số lượng công
nhân viên đang công tác tại Cảng ngày càng gia tăng. Điều này tạo một sức ép
không nhỏ lên việc theo dõi, phân loại và là một tín hiệu tốt trong việc thực
hiện nghĩa vụ chính trị là giải quyết công ăn việc làm cho một số lớn lao động
trên địa bàn.
5
1.1.2. Đặc điểm về sản phẩm và quy trình công nghệ ảnh hưởng đến công
tác hạch toán tiền lương của Cảng Hà Nội
Sản phẩm của Cảng: sản phẩm chủ yếu là dịch vụ bốc xếp các loại hàng
hoá. Nói cách khác, sản phẩm của Cảng nằm trong khâu phân phối lưu thông
của các loại hàng hoá phục vụ cho sản xuất hoặc tiêu dùng. Để đo lường được
khối lượng hàng hoá khi bốc xếp qua Cảng đơn vị đo là tấn bốc xếp (Tbx)
hoặc tấn thông qua ( Ttq). Nếu xét theo thời gian thì chu kỳ sống của các sản
phẩm của Cảng rất ngắn: khi hàng hoá được bốc xếp từ tàu lên phương tiện
của khách là hoàn thành việc bán sản phẩm dịch vụ của mình. Nếu xét theo
kết cấu chi phí trong giá thành, chủ yếu là chi phí gián tiếp. Ngoài sản phẩm
chính là dịch vụ bốc xếp, Cảng còn có một số sản phẩm, dịch vụ khác như:
dịch vụ cho thuê kho bãi, dịch vụ tải thuỷ bộ, dịch vụ sửa chữa, hoạt động
kinh doanh vật liệu xây dựng.

Quy trình công nghệ: nếu xét theo giai đoạn của quá trình, công nghệ
của Cảng là khá đơn giản qua hai chiều:
- Khi hàng đến Cảng theo đường sông, các máy cẩu bố trí trên bờ, dưới
phao nổi sẽ bốc dỡ hàng từ sàlan hoặc tầu lên ôtô vận chuyển vào kho
bãi hoặc đến nơi tiêu thụ.
- Khi hàng đến Cảng theo đường bộ, máy cẩu bốc hàng lên sàlan, tàu
chuyên chở tới nơi tiêu thụ.
Do Cảng chủ yếu cung cấp các dịch vụ liên quan bốc dỡ, nên yêu cầu đòi
hỏi nhiều thợ lành nghề, am hiểu về máy móc, đặc biệt là các thiết bị cẩu trục.
Đây là đối tượng công nhân lao động chủ chốt của Cảng dưới các trung tâm.
Hầu hết, họ đều là những công nhân lâu năm, lành nghề, có tuổi đời và tuổi
nghề cao. Cảng đang đứng trước một quá trình thay đổi đội ngũ công nhân,
các lớp công nhân lớn tuổi sẽ về hưu trong thời gian tới. Vì vậy, việc tiến hành
tuyển dụng thợ bậc cao, lành nghề, có kinh nghiệm là một yêu cầu đòi hỏi
6
trong quá trình thay thế lớp công nhân sắp nghỉ hưu tại Cảng. Cảng cần quan
tâm đặc biệt đến chế độ đãi ngộ, trợ cấp đối với các công nhân có kinh
nghiệm, tay nghề cao đồng thời tăng cường bồi dưỡng lớp CNV trẻ, chưa có
nhiều kinh nghiệm, cũng như kỹ năng cần thiết.
1.1.3. Mô hình quản lý, chức năng của các thành phần trong bộ máy quản
lý ảnh hưởng đến công tác hạch toán các khoản phải trả CNV
Mô hình tổ chức quản lý sản xuất của Cảng được tổ chức theo sơ đồ cơ cấu
trực tuyến - chức năng.
Để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh với phương châm gọn nhẹ
nhưng đảm bảo chất lượng và hiệu quả. Tổ chức bộ máy quản lý của Cảng
hiện nay gồm :
+ Lãnh đạo : 1 Giám Đốc, 2 phó giám đốc.
+ Năm phòng ban tham mưu : Phòng Kinh Doanh; Phòng Nhân sự - Hành
chính; Phòng Tài chính - Kế toán; Phòng Xây Dựng cơ bản; Phòng Vật tư -
Kỹ thuật.

+ Hai đội phục vụ : Đội quản lý điện nước; Đội bảo vệ
+ Ngoài ra còn có ban bảo hộ lao động.
Nguyên tắc chung quản lý điều hành sản xuất kinh doanh :
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế
hoạch năm, quý, tháng để Giám đốc duyệt và giao các chỉ tiêu kinh tế - kỹ
thuật cho các đơn vị phòng ban thực hiện.
7
Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Cảng Hà Nội
1
theo đó :
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
1
Nguồn : lấy từ Phòng Nhân Chính
Phòng
Kỹ
thuật
vật tư
Phòng
nhân
chính
Phòng
kinh
doanh
Phòng
tài
chính
kế toán
Phòng
xây

dựng cơ
bản
Trung tâm
vận tải &
cơ khí
Trung tâm
XD & DV
tổng hợp
Trung tâm
kinh doanh
MMTB &
thương mại
Trung tâm
xếp dỡ
Đội
bảo
vệ
Giám đốc
Phó giám đốc
kinh doanh
Phó giám đốc
kỹ
thuật
Đội
điện
nước
Ban
bảo
hộ
LĐ

8
Trong hệ thống quản lý tại Cảng Hà Nội, đứng đầu toàn Cảng là Giám Đốc,
chịu trách nhiệm chung về tình hình hoạt động trong Cảng. Giúp việc trực tiếp
cho Giám Đốc là 2 phó Giám Đốc chuyên về kinh doanh và kỹ thuật.
Có thể thấy, phòng Tài chính kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Giám
Đốc Cảng. Điều này là phù hợp, bởi trong điều kiện hiện nay, Cảng chưa có
một phó Giám Đốc chuyên trách về mặt tài chính. Mọi hoạt động của Phòng
Tài chính kế toán đều nhằm phục vụ cho việc giúp Giám Đốc nắm tình hình
chung về tài chính của Cảng, để qua đó đưa ra các biện pháp phù hợp đối với
những biến chuyển xấu của đơn vị. Cuối tháng, Phòng Tài chính kế toán phải
báo cáo lên với Giám Đốc định kỳ về tình hình tài chính, thu, chi của Cảng.
Công tác hạch toán các khoản phải trả CNV cũng là một trong những phần
rất quan trọng của Cảng. Phòng Tài chính kế toán do chịu sự quản lý trực tiếp
của Giám Đốc nên có trách nhiệm báo lên với Giám Đốc về tình hình thanh
toán các khoản phải trả này. Đối với một số những chuyển biến bất thường,
không nằm trong kế hoạch của Cảng, ví dụ như những chính sách về chế độ
tiền lương của Nhà nước thể hiện qua việc nâng lương tối thiểu từ 450.000
đồng lên 540.000 đồng từ tháng 1 năm 2008, thì Giám Đốc sẽ có những quyết
định bằng văn bản để điều chỉnh quỹ lương đảm bảo chi trả cho CNV.
Trong mối quan hệ trực tuyến, không thể không nhắc đến các mối quan hệ
chức năng. Vấn đề hạch toán tiền lương ở Cảng không chỉ liên quan đến mỗi
phòng Tài chính kế toán mà còn có sự tham gia rất lớn của Phòng Nhân chính.
Phòng Nhân chính là phòng quản lý về số lượng CNV thực tế tại Cảng, trực
thuộc Phòng Nhân chính còn có phòng Tiền lương chuyên trách về khâu tính
toán ra tổng quỹ lương và phân bổ về các phòng ban. Sau đó, Phòng Kế toán
căn cứ trên chứng từ Phòng Nhân chính chuyển, để tiến hành lập các chứng từ
tương ứng ( Bảng phân bổ, Phiếu chi ...) để hạch toán vào sổ. Tiếp đó, thủ quỹ
sẽ tiến hành trả lương cho từng đối tượng, và tập hợp vào sổ để theo dõi.
9
1.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của Cảng

1.1.4.1.Chức năng, nhiệm vụ bộ máy kế toán tại Cảng
Tại Cảng có tổ chức phòng kế toán trung tâm để thực hiện công việc kế
toán phát sinh, có nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra kế toán ở các đơn vị trực
thuộc. Cuối kỳ thu nhận kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị phụ thuộc
gửi về, sau đó tập hợp số liệu cùng với số liệu của phòng kế toán trung tâm để
lập ra báo cáo tài chính của toàn đơn vị.
Tại các trung tâm có tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện nhiệm vụ: từ xử
lý kiểm tra chứng từ đến việc ghi sổ tập hợp và lập báo cáo tài chính kế toán
của đơn vị mình.
Hiện nay bộ phận kế toán tại Cảng gồm 6 người: 1 kế toán trưởng, 1 phó
phòng phụ trách tổng hợp, 3 nhân viên và 1 thủ quỹ.
Chức năng của phòng kế toán tại Cảng Hà Nội:
+ Trực tiếp làm công tác kế toán theo đúng chế độ của Nhà Nước.
Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các Nghị quyết, quyết định trong
lĩnh vực kế toán tài chính, thống kê của các phòng ban và các cá
nhân có liên quan.
+ Thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo về các chế độ, chính
sách kế toán của Nhà nước để quyết định điều hành sản xuất kinh
doanh. Phân tích hoạt động kinh tế của Cảng nhằm giúp Giám
đốc thực hiện các chức năng điều hành sản xuất, quản lý tình hình
tài chính của Cảng.
Nhiệm vụ: xây dựng và ban hành các loại quy chế về luân chuyển chứng
từ gốc. Thông tin toàn bộ số liệu có liên quan tới quá trình sản xuất kinh
doanh cho ban Giám đốc, các phòng ban nhằm làm tốt công tác điều chỉnh kế
hoạch sát và kịp thời.
10
Quyền hạn: Phòng kế toán có quyền yêu cầu các phòng ban, các cá nhân
có liên quan tới các chứng từ kế toán phải cung cấp kịp thời thông tin trên các
chứng từ gốc nhằm xác định tính có thực của các nghiệp vụ kinh tế.
Quan hệ tổ chức bộ máy kế toán với các bộ máy quản lý khác: Mối quan hệ

này được xác định trên hai giác độ:
+ Giác độ giám sát và kiểm tra: là mối liên hệ dọc, mối liên hệ này được
thể hiện bằng quyền giám sát, đề nghị, yêu cầu các bộ phận và phòng
ban có liên quan phải có trách nhiệm cung cấp, giải trình hợp lý, hợp
pháp, hợp lệ của các số liệu về tài chính trong các báo cáo của toàn
DN
+ Giác độ về thông tin: được thực hiện theo mối liên hệ ngang. Nghĩa là
cung cấp các thông tin hai chiều theo quy định của DN nhằm thực
hiện các nhiệm vụ được giao, xây dựng kế hoạch sản xuất, kỹ thuật,
tài chính và lập báo cáo thống kê.
1.1.4.2.. Sơ đồ tổ chức lao động kế toán
Để thực hiện được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trên, căn cứ vào đặc
điểm tình hình tổ chức sản xuất hiện nay, bộ máy kế toán của DN được xây
dựng theo mô hình kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán thống kê. Mô
hình tổ chức bộ máy kế toán của DN được thực hiện trên sơ đồ sau:
11
Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán tại Cảng Hà Nội
2
1.1.4.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành và quan
hệ công tác.
* Kế toán trưởng: Nguyễn Thị Hương
Chức năng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán để giám sát công việc tổ
chức kế toán, tiến hành việc kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt
động tài chính của Cảng, chịu trách nhiệm trước cơ quan tài
chính cấp trên và ban lãnh đạo DN.
Nhiệm vụ: + Phụ trách chung
+ Xây dựng và lập kế hoạch tài chính, tín dụng, huy động
vốn.
+ Kiểm tra và quản lý tài chính theo chế độ hiện hành
+ Ký duyệt thanh toán các hồ sơ thu chi

+ Chịu trách nhiệm khâu hạch toán, báo cáo tài chính toàn
DN.
* Kế toán lương, doanh thu và thuế đầu ra: Bùi Đình Vĩnh
2
Nguồn : lấy từ Phòng Tài chính – Kế toán
KỂ TOÁN TRƯỞNG
Kế toán tổng hợp
Kế toán
doanh thu
và thuế đầu
ra
Kế toán
theo dõi
công nợ
Kế toán
thanh
toán tạm
ứng
Kế toán
TM,
TGNH, các
khoản phải
nộp nội bộ
Thủ quỹKế toán
vật tư,
thuế đầu
vào
12
Nhiệm vụ: + Theo dõi chế độ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ ( TK
334, 3382, 3383, 3384). Phân bổ tiền lương và các khoản

BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ quy định và phố hợp với
phòng nhân chính theo dõi khoản trích nộp BHXH, BHYT
của người lao động toàn DN với cơ quan bảo hiểm.
+ Theo dõi sản lượng, doanh thu toàn DN ( TK 5113), lập
báo cáo thống kê gửi các cơ quan nhà nước.
+ Theo dõi thuế VAT đầu ra toàn DN ( TK 3331), lập tờ khai
thuế GTGT hàng tháng nộp cơ quan thuế.
+ Phối hợp với phòng kinh doanh và đồng chí The để theo
dõi, đối chiếu công nợ phải thu của khách hàng ( TK 131).
* Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ: Lê Văn The
Nhiệm vụ: + Lập và quản lý hồ sơ vay của ngân hàng và khách hàng
( TK 341 – chi tiết cho từng đối tượng vay), theo dõi trả gốc,
tính toán lãi vay phải trả cho mỗi lần vay, mỗi hợp đồng vay
ngắn hạn, dài hạn và vay theo dự án đầu tư.
+ Viết hoá đơn GTGT cho khách hàng thuê kho bãi, và khách
hàng sử dụng điện, khách hàng mua hàng hoá của DN.
+ Theo dõi và đôn đốc khách hàng nộp tiền theo hợp đồng.
Phối hợp đối chiếu số liệu với đồng chí Vĩnh về các khoản
phải thu khách hàng ( TK 1311).
* Kế toán vật tư, thuế đầu vào của toàn DN: Bùi Quỳnh Trang
Nhiệm vụ: + Theo dõi VAT đầu vào ( TK 1331) của toàn DN, lập bảng
kê khai thuế đầu vào được khấu trừ của toàn DN hàng tháng
chuyển đồng chí Vĩnh để lập tờ khai thuế.
+ Theo dõi vật tư, công cụ dụng cụ ( TK 152, 153), cụ thể
phối hợp, đối chiếu nhập, xuất,tồn với kho vật tư.
13
+ Đồng thời theo dõi công nợ phải trả người bán ( TK 331)
+ Phân bổ tiền sử dụng điện cho các đối tượng, đồng thời theo
dõi thanh toán trả tiền điện cho điện lực HBT và điện lực
Hoàng Mai ( TK 331).

+ Chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản các hoá đơn mua hàng,
phiếu nhập xuất vật tư, hồ sơ chứng từ có liên quan.
* Kế toán thanh toán tạm ứng, TM, TGNH, và các khoản phải nộp nội bộ
3
Nhiệm vụ: + Chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết và tổng hợp số liệu báo
cáo: các khoản phải thu, phải trả nội bộ giữa Cảng và 4 trung
tâm, theo dõi tài sản và nguồn vốn của 4 trung tâm, lập báo
cáo tổng hợp tài chính hàng quý, năm.
+ Cập nhật chứng từ TM, TGNH, hồ sơ thanh toán tiền tạm
ứng
* Kế toán thanh toán tạm ứng: Ngô Thị Thu Hằng
Nhiệm vụ: + Quản lý mua, cấp phát hoá đơn cho các trung tâm, lập báo
cáo sử dụng hoá đơn nộp cơ quan thuế.
+ Viết phiếu thu, chi, các hồ sơ đã được duyệt. Phối hợp với
thủ quỹ kiểm tra hoàn chỉnh các hồ sơ thu, chi, tránh tình
trạng thiếu chứng từ, thiếu chữ ký theo quy định.
+ Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý chứng từ hồ sơ thanh
toán tạm ứng.
* Thủ quỹ: Vương Thị Hoàng Điệp
Nhiệm vụ: + Phụ trách thu và quản lý quỹ của DN, thu, chi tiền khi có
đầy đủ hồ sơ.
+ Kiểm tra hồ sơ thu chi, chứng từ TM, chuyển Giám đốc ký
3
Bùi Quỳnh Trang kiêm thêm nhiệm vụ kế toán thanh toán tạm ứng, TM, TGNH, các khoản phải trả nội bộ
14
+ Chịu trách nhiệm quản lý và bảo quản hồ sơ chứng từ TM
+ Tiếp nhận các công văn trong và ngoài DN gửi đến.
Mặc dù mỗi người trong bộ phận Tài chính kế toán đảm nhiệm một phần
hành, có chức năng khác nhau, song do tính chất của nghiệp vụ kế toán và
cách định khoản kế toán nên các phần hành trong đó đều liên quan chặt chẽ

đến nhau. Ví dụ như, khi tiến hành chi trả lương cho CNV thì người theo dõi
các khoản phải trả CNV phải căn cứ trên phiếu chi được lập bởi kế toán thanh
toán và ngược lại. Khi tính ra các khoản trích theo lương, kế toán chi phí phải
dựa trên kế toán các khoản trích theo lương về cách thức tính toán, chứng từ
ghi nhận.
Có thể thấy, các phần hành trong kế toán luôn có sự liên quan đến nhau một
cách mật thiết. Điều này đặt ra một yêu cầu về sự thống nhất trong quá trình
ghi nhận nghiệp vụ tại Cảng để tránh sự lãng phí về thời gian, vật chất, nhằm
tăng năng suất trong quá trình hạch toán tại Phòng.
1.1.5. Phân tích tình hình lao động tại Cảng Hà Nội
Lao động là một trong những nguồn lực quan trọng của doanh nghiệp.
Trong thời buổi cạnh tranh hiện nay, yếu tố nhân lực được đặt lên làm yếu tố
tiên quyết hàng đầu ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị
trường. Nếu nguồn nhân lực của doanh nghiệp có kỹ năng tốt, kinh nghiệm
dày dặn, am hiểu công việc, tận tâm thì doanh nghiệp đó chắc chắn sẽ gặt hái
được nhiều thành công trong kinh doanh. Nhận thức được tầm quan trọng đặc
biệt đó, các doanh nghiệp nói chung hiện nay đã và đang nuôi dưỡng, cũng
như phát triển đội ngũ nhân viên của mình để đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi
của bản thân doanh nghiệp và thị trường. Do vậy, việc phân loại lao động là
một việc làm hết sức quan trọng, bởi có làm được điều đó, DN mới tìm ra
phương thức thích hợp để nâng cao, trau dồi trình độ của những nhân viên
15
tương ứng. Cảng Hà Nội là một trong những doanh nghiệp rất coi trọng nguồn
lao động sẵn có của mình. Do vậy, Cảng thường xuyên tiến hành cập nhật,
phân loại lao động với những tiêu chí phù hợp. Có 2 phương pháp phân loại
lao động Cảng đang tiến hành, đó là : phân loại theo công việc và phân loại
theo trình độ.
- Phân loại theo công việc :
+ Xếp dỡ hàng hóa : 97 người.
+ Sửa chữa phương tiện thiết bị : 23 người ( gồm : bảo vệ, giao nhận,

tạp vụ…);
+ Vận tải ôtô : 20 người
+ Các hoạt động khác : 77 người
+ Nghỉ tự túc : 1 người
- Phân loại theo trinh độ :
+ Trình độ trên đại học : 1 người ( chiếm 0,46% ).
+ Trình độ đại học – cao đẳng : 66 người ( chiếm 30,28% ).
+ Trung học chuyên nghiệp : 34 người ( chiếm 15,6% ).
+ Công nhân kỹ thuật : 117 người ( chiếm 53,66 % )
16
Bảng 1.1. Cơ cấu lao động phân theo giới tính, tuổi, thâm niên công
tác và chuyên môn trình độ đã được đào tạo
4
TT
Trình độ
chuyên môn
Tổng số
(người)
Số
nữ
Thâm niên nghề ( %) Tuổi (%)
< 2
năm
2-5
năm
5-10
năm
> 10
năm
< 30

tuổi
30-50
tuổi
> 50
tuổi
1
Trên Đại
học
1
2
Đại học –
Cao đẳng
66 22 1,7 4,7 9,4 4,2 2 9 9
3
Trung cấp –
Sơ cấp
34 18 2,3 9 2,6 6,1 2,3 8,4 9,3
4
Công nhân
kỹ thuật
117 7 5,3 7 0,2 7,5 1,2 7,8 1
5
Chưa qua
đào tạo
95 12 0,8 7,2 5,6 6,4 1,6 6,5 1,9
Chung toàn
Đơn vị
313 59 7,9 0,8 1,1 0,2 8,8 4,3 6,9

Nhận xét, phân tích bảng:

Qua bảng số liệu ta thấy số người có trình độ Đại học- Cao đẳng
chiếm 66/313 người ( 21,7%), số người có trình độ Trung cấp- sơ cấp chiếm
34/313 người ( 9,9%), số công nhân kỹ thuật chiếm 117/ 313 người (37,7%),
số CBCNV chưa qua đào tạo chiếm 95/313 người ( 30,7%). Trong DN số lao
động nữ chiếm 23,9%). Như vậy, tỷ lệ số người có trình độ chuyên môn đã
qua đào tạo vẫn còn chiếm tỷ lệ thấp, số người được đào tạo có trình độ trên
Đại học chỉ có 1 người, trong đó số CBCNV chưa qua đào tạo vẫn còn chiếm
tỷ lệ cao. Vì vậy, vấn đề đặt ra là trong những năm tiếp theo Cảng cần động
viên khuyến khích, tạo điều kiện để CBCNV đi học nâng cao trình độ chuyên
môn kỹ thuật. Nếu tuyển dụng lao động mới nên chú trọng tuyển những người
4
Nguồn : lấy từ Phòng Nhân Chính
17
có trình độ chuyên môn được đào tạo cao. Muốn nâng cao năng suất chất
lượng trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì trước hết phải nâng cao trình độ
chuyên môn kỹ thuật cho người lao động.
Do đặc thù và tính chất của công việc tại DN nên số lao động là nữ chỉ
chiếm khoảng 1/3 số CBCNV. Trong đó, trình độ chuyên môn được đào tạo
của CBCNV nữ bao gồm: trình độ Đại Học- Cao đẳng chiếm 32,3%, Trung
cấp- sơ cấp chiếm 51,6%, công nhân kỹ thuật chiếm 5,9%, chưa qua đào tạo
chiếm 31,2%.
Về thâm niên nghề trong Cảng Hà Nội thì số người có thâm niên dưới 2
năm chiếm 17,9%, từ 2- 5 năm chiếm 20,8%, từ 5- 10 năm trở lên chiếm
khoảng 40,2%. Về độ tuổi số CBCNV dưới 30 tuổi chiếm 28,8%, từ 30- 50
tuổi chiếm 54,3%, trên 50 tuổi chiếm 16,9%.
Nhận thấy, cơ cấu lao động của Cảng đa dạng, nhiều nhóm lao động được
phân theo các tiêu chí khác nhau. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến việc hạch
toán các khoản phải trả công nhân viên của Cảng. Việc phân loại lao động
giúp cho tình hình theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ, trách nhiệm của công
nhân viên trong Cảng thuận tiện hơn. Qua đó, việc thực hiện công tác trả

lương, đóng góp vào các Quỹ bảo hiểm bảo đảm việc chính xác. Nếu thực
hiện việc phân loại không đúng, hoặc sai tiêu chí sẽ dẫn đến việc kiểm soát
công nhân viên sẽ không đúng, dẫn đến nguy cơ trả lương nhầm, ảnh hưởng
đến tinh thần làm việc của công nhân viên. Do đó, cần phải tiến hành rà soát
lại số lượng công nhân viên toàn bộ của Cảng, không để tình trạng thống kê
thiếu, dẫn đến việc phân loại không đầy đủ, ảnh hưởng đến công tác kế toán
các khoản phải trả công nhân viên.
PHẦN II
THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC
KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CẢNG HÀ NỘI
18

2.1. Phân tích các quy định chung của Cảng Hà Nội về công tác tiền lương
2.1.1. Chính sách thuê mướn và tuyển dụng nhân viên
Cảng là một đơn vị thuộc Nhà Nước, nên luôn có một mức biên chế nhất
định qua các năm. Khi Cảng tiến hành tuyển dụng do nhu cầu, hoặc do cán bộ
của Cảng về hưu, thì thường ưu tiên tuyển dụng con, em của người trong nội
bộ Cảng. Công nhân viên mới tuyển vào Cảng thì theo quy định phải ký quỹ
một khoản tiền để nhằm thỏa thuận về trách nhiệm rằng buộc với Cảng.
Khoản tiền ký quỹ này sẽ được Cảng giữ hộ và sẽ hoàn trả khi người lao động
không còn phục vụ cho Cảng. Mức độ ký quỹ còn tùy thuộc vào bộ phận công
nhân viên đó tham gia vào. Đối với khối văn phòng thì khoản tiền đó là
khoảng 8 triệu/người, còn đối với công nhân trực tiếp thì thấp hơn khoảng 3-4
triệu/người. Đối với những công nhân làm việc trong môi trường độc hại thì
mức này chỉ còn khoảng 1-1,5 triệu/người.
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh và dich vụ của Cảng HN, nên Cảng tiến
hành ký kết hợp đồng lao động, hình thức lao động cũng khác nhau:
+ Hợp đồng lao động ngắn hạn (từ 1 -3 tháng) đối với công nhân sử
dụng theo thời vụ
+ Hợp đồng lao động dài hạn (từ 6 tháng – 1 năm)

+ Hợp đồng lao động không thời hạn: Đối với những cán bộ công nhân
ký hợp đồng trước 1/4/1998 hoặc tuyển dụng trước năm 1987
• Hình thức ký kết hợp đồng: Ký bằng văn bản có mẫu theo Bộ luật Lao
động do Nhà nước quy định
• Thủ tục ký hợp đồng lao động: Doanh nghiệp xem hồ sơ của người lao
động, nếu đạt yêu cầu thì tiến tới ký hợp đồng lao động đồng ý cho họ
vào làm việc
19
• Nội dung thoả thuận: DN đưa ra công việc mà người lao động phải làm,
địa điểm làm việc, thời gian làm việc và thòi gian nghỉ ngơi, hệ số
lương cơ bản và mức tiền lương, thời hạn hợp đồng , vấn đề an toàn lao
động, bảo hiểm xã hội và các khoản phúc lợi mà DN có, các cam kết
thực hiện của người lao động với DN
Trước khi CBCNV vào thì ký thoả ước lao động, hợp đồng, hợp đồng lao
động thử việc 2 tháng. Đối với CBCNV quản lý hợp đồng thử việc 1 tháng
Công nhân viên khác: bảo vệ, phục vụ, công nhân trực tiếp sản xuất, ký hợp
đồng thử việc. Hai bên thoả ước lao động sau đó ký hợp đồng lao động
2.1.2. Chính sách nâng mức lương, bậc lương, thưởng và các khoản phúc lợi
* Thời gian và tiêu chí nâng lương đối với công nhân viên của Cảng.
- Khối quản lý : Dựa theo văn bản của Nhà nước quy định, xác định thời
gian và tiêu chí nâng bậc lương cho CBCNV (Ví dụ đối với chuyên viên
thì 36 tháng nâng lương một lần)
- Khối kỹ thuật, công nhân trực tiếp sản xuất thì: Bậc 1- 2: 5 năm
Bậc 2- 3: 7 năm
Bậc 3- 5: 10 năm
- Khối chưa qua đào tạo: có mức lương thấp hơn 2,34 thì đủ 24 tháng trở
lên tăng lương 1 lần.
* Các loại phụ cấp Cảng đang áp dụng:
- Phụ cấp kiêm nhiệm
Phụ cấp kiêm nhiệm áp dụng đối với các đối tượng đang giữ chức danh lãnh

đạo ( bầu cử, bổ nhiệm ) ở một cơ quan, đơn vị, đồng thời được bầu cử hoặc
được bổ nhiệm kiêm nhiệm chức danh lãnh đạo đứng đầu cơ quan, đơn vị
khác mà cơ quan, đơn vị này được bố trí biên chế chuyên trách người đứng
đầu nhưng hoạt động kiêm nhiệm.
20
Mức phụ cấp theo quy định bằng 10% mức lương hiện hưởng cộng phụ cấp
chức vụ lãnh đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung ( nếu có ). Trường hợp
kiêm nhiệm nhiều chức danh lãnh đạo cũng chỉ hưởng một phụ cấp.
- Phụ cấp trách nhiệm
Phụ cấp trách nhiệm áp dụng đối với thành viên không chuyên trách Hội
đồng quản trị, thành viên Ban Kiểm soát ( không kể Trưởng Ban kiểm soát )
và những người làm một số công việc đòi hỏi trách nhiệm cao hoặc phải đảm
nhiệm công tác quản lý không thuộc chức danh lãnh đạo.
Theo quy định hiện hành, phụ cấp gồm 4 mức : 0,1; 0,2; 0,3 và 0,5 so với
mức lương tối thiểu chung.
- Phụ cấp độc hại
Phụ cấp độc hại áp dụng đối với người làm nghề hoặc công việc có điều kiện
lao động độc hại, nguy hiểm, đặc điểm độc hại, nguy hiểm mà chưa xác định
trong mức lương.
Phụ cấp gồm 4 mức : 0,1; 0,2; 0,3 và 0,4 so với mức lương tối thiểu chung.
Tuy vậy, hiện nay Cảng tiến hành hỗ trợ phụ cấp độc hại không bằng tiền mặt
mà bằng hiện vật ( đường, sữa ...) nhằm tái sản xuất sức lao động, đồng thời
có sự thăm hỏi kịp thời từ ban lãnh đạo của Cảng động viên công nhân cố
gắng công tác, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao phó.
* Hình thức và các chế độ thưởng
Chế độ thưởng của DN được thực hiện theo quy định của pháp luật, đảm
bảo dân chủ công bằng, công khai minh bạch, khuyến khích người có tài năng,
có trình độ chuyên môn kỹ thuật, năng suất lao động cao, có nhiều đóng góp.
- Thưởng cá nhân: Cá nhân lao động giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ,
hoàn thành vượt mức kế hoạch, vượt mức năng suất lao động, chấp hành mọi

chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, đoàn thể, chấp hành tốt nghiêm
chỉnh kỷ luật lao động, tích cực tham gia phong trào thi đua không ngừng
21
nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ một cách xuất sắc, nữ lao động sinh đẻ có kế
hoạch.
- Thưởng tập thể: Tập thể lao động đạt loại giỏi là hoàn thành nhiệm vụ
và kế hoạch được giao, mang lại hiệu quả cao có tính chất thiết thực, có 40%
cá nhân được khen thưởng và không có người bị kỷ luật hay cảnh cáo. Đồng
thời phải chấp hành tốt mọi chủ trương chính sách và pháp luật của Nhà nước,
đảm bảo tốt vệ sinh và an toàn lao động tại nơi làm việc.
* Các chế độ phúc lợi xã hội Cảng đang áp dụng
Chế độ phúc lợi của Cảng được trích từ lợi nhuận sau thuế: 50% quỹ
phát triển sản xuất, 30% quỹ khen thưởng, 20% quỹ phúc lợi.
Phúc lợi cho người lao động là khoản tiền bù đắp khác với tiền lương
hoặc tiền thưởng. Phúc lợi cho người lao động có tác dụng động viên tinh
thần, vì thông qua các loại phúc lợi như hỗ trợ tiền mua nhà ở, xe đi lại, bảo vệ
sức khoẻ, hoạt động thể thao, du lịch, đọc sách báo, tham quan nghỉ mát...càng
làm cho lao động gắn bó với DN, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần, tăng
năng suất lao động...
Phúc lợi giáo dục: Trợ cấp toàn bộ học phí cho người lao động học tập
nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Phúc lợi y tế: cấp phát duy trì thuốc men cùng với các nhân viên y tế,
bác sỹ khám sức khoẻ cho người lao động.
Phúc lợi xã hội: nhằm mở rộng và thúc đẩy quan hệ hiểu biết lẫn nhau giữa
những người lao động. Tổ chức thăm hỏi, động viên CBCNV lúc ốm đau, gia
đình gặp khó khăn, tổ chức đi du lịch, thăm quan hàng năm.
2.1.3. Quy định về theo dõi và tính toán thời gian lao động và khối lượng
công việc sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành
* Công tác chấm công :
22

Đối với bộ phận văn phòng, công tác chấm công sẽ do trưởng phòng của
phòng đó phụ trách. Trưởng phòng sẽ có trách nhiệm chấm công cho từng
người trong phòng, ghi nhận thời gian vắng mặt của từng người để làm cơ sở
cho việc trả lương cuối tháng.
Cảng không áp dụng số ngày nghỉ hưởng nguyên lương theo chế độ, mà căn
cứ theo số ngày nghỉ, tính chất nghỉ mà tính ra lương theo tỷ lệ phần trăm
tương ứng với mỗi số ngày nghỉ đó.
Mỗi ngày đi làm đủ 8h thì được tính 1 công.
* Quản lý quỹ lương và tiến hành trả lương.
Quỹ lương được hình thành từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
Cảng. Trên cơ sở Cảng làm ăn có lãi, quỹ lương sẽ được trích trên cơ sở doanh
thu. Dựa vào công thức tính quỹ lương, phòng Nhân chính sẽ tiến hành tính ra
tổng quỹ lương phải trả trong năm. Nếu chi trả còn thừa thì theo quyết định cũ
sẽ đưa vào làm quỹ lương bổ sung. Nếu chi trả thiếu thì tiến hành xin Giám
đốc phê chuẩn bổ sung quỹ lương để tiến hành chi trả.
Việc quản lý quỹ lương được thực hiện bởi Phòng Nhân chính. Phòng Nhân
Chính có trách nhiệm quản lý tiền lương, tiền thưởng trong quỹ lương, các
khoản dự phòng cho năm sau. Căn cứ xác nhận sản lượng, doanh thu của
phòng kế hoạch được giám đốc phê duyệt, phòng Nhân Chính trình giám đốc
duyệt quỹ lương theo sản phẩm, thời gian, tiền thưởng cho các đơn vị, phòng
ban.
Căn cứ quỹ tiền lương, tiền thưởng giám đốc duyệt hàng tháng, các đơn vị,
phòng ban đến phòng kế toán tài chính nhận tiền và trực tiếp chi trả cho người
lao động trên cơ sở bảng tính toán tiền lương, tiền thưởng đã được duyệt.
Người lao động phải ký nhận tiền vào bảng thanh toán lương được lập bởi
phòng kế toán, đồng thời các phòng ban nộp trả cho phòng tài chính kế toán
bản xác nhận đó từ ngày 07 đến 10 hàng tháng để lưu trữ hồ sơ chi.
23
Các phòng ban nghiệp vụ có nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị
phòng ban chi trả tiền lương, tiền thưởng cho CBCNV trong DN, đảm bảo

đúng chính sách, chế độ công bằng, hợp lý dựa trên nguyên tắc tài chính của
Nhà nước và hạch toán chung của DN.
2.2. Tổ chức vận dụng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo
lương
2.2.1. Hạch toán thời gian và kết quả lao động
- Thời gian lao động :
Hàng ngày, cán bộ đi làm việc theo giờ hành chính, bảo đảm đủ 8h theo quy
định :
+ Sáng : từ 8h – 11h
+ Chiều : từ 1h – 5h.
Thời gian lao động của nhân viên cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc thực
hiện nhiệm vụ SXKD của doanh nghiệp. Để phản ánh kịp thời, chính xác tình
hình sử dụng thời gian lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động của
CNV trong doanh nghiệp, chứng từ được sử dụng là “Bảng chấm công”.
Bảng chấm công được lập hàng tháng cho từng tổ, phòng, ban... và do
người phụ trách bộ phận hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực
hiện của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày theo các ký
hiệu quy định trong chứng từ. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ
phận ký vào Bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ
có liên quan ( Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Phiếu báo làm thêm giờ....) về bộ
phận kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lương và BHXH.
Bảng chấm công nhằm theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc,
ngừng việc, nghỉ BHXH.... để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương
cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị, vì vậy Bảng chấm công phải
24
được treo công khai tại nơi làm việc để công nhân có thể thực hiện kiểm tra,
giám sát việc chấm công hàng ngày, tham gia ý kiến vào công tác quản lý và
sử dụng thời gian lao động.
Bảng chấm công là tài liệu quan trọng để tổng hợp, đánh giá phân tích tình
hình sử dụng thời gian lao động, là cơ sở để kế toán tính toán kết quả lao động

và tiền lương cho công nhân viên.

Ví dụ:
Bảng chấm công của Phòng Tài chính – kế toán trong tháng 2 như sau :
25