Giải Quyết Mọi Việc Trong 20P.pptx

TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015

NỘI DUNG
1. TẠI SAO BẠN CẦN ĐẦU TƯ THỜI GIAN ĐỂ CẢI THIỆN NĂN
G SUẤT
2. XÁC ĐỊNH NHỮNG VIỆC CẦN HOÀN THÀNH
3. LÊN LỊCH LÀM VIỆC CỦA BẠN
4. TÌM SỰ TẬP TRUNG
5. DUY TRÌ NHỮNG THÓI QUEN TỐT
6. LÀM VIỆC HIỆU QUẢ VỚI NHỮNG NGƯỜI XUNG QUANH
7. ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘ


TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015

1. TẠI SAO BẠN CẦN ĐẦU TƯ THỜI GIAN ĐỂ CẢI THIỆN NĂNG SUẤT?
“ bận rộn khơng có nghĩa là hiệu quả”,
.


TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015

2. XÁC ĐỊNH NHỮNG VIỆC CẦN HOÀN THÀNH
2.1. LIỆT KÊ CÁC MỤC TIÊU

2.2. THEO DÕI THỜI GIAN


TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015

3. LÊN LỊCH LÀM VIỆC CỦA BẠN
LẬP THỨ TỰ
ƯU TIÊN

LẬP DANH
SÁCH
NHỮNG VIỆC
CẦN LÀM
HÀNG NGÀY

LÊN LỊCH
LÀM VIỆC
CỦA BẠN

LẬP LỊCH
TRÌNH CHO
CƠNG VIỆC

BIẾN
DEADLINE
THÀNH LỢI
THẾ

TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015


TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015

LẬP LỊCH TRÌNH CHO CƠNG VIỆC

Sắp xếp các cơng việc khó vào lúc buổi sáng vì lúc đầu óc sảng khối nhất và tràn đầy năng lượng.
Sắp việc khó xen kẽ việc dễ
Sắp sếp các công việc giống nhau lại và xử lý cùng 1 lúc.

LẬP DANH SÁCH NHỮNG VIỆC CẦN LÀM HÀNG NGÀY
- Lập danh sách “to do list”
- Ghi chú deadline
- Đánh dấu ưu tiên


TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015
4. TÌM SỰ TẬP TRUNG
Sắp xếp không gian
Sắp sếp email

TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015

5. DUY TRÌ NHỮNG THĨI QUEN TỐT

-

Hãy thơi trì hỗn cơng việc
Tránh sao nhãng
Đừng để email kiểm soát bạn
Đừng làm nhiều việc cùng 1 lúc (Ồm đồm nhiều việc là hình thức tự
làm bản thân sao nhãng)
- Làm việc ít đi, dành thời gian để suy nghĩ sáng tạo


TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015
6. LÀM VIỆC HIỆU QUẢ VỚI NHỮNG NGƯỜI XUNG QUANH
6.1.HỌC CÁCH NĨI KHƠNG

Cơng việc này mang
lại giá trị gì cho cơng
ty, nó có đóng góp gì
vào mục tiêu chung
hay riêng của đơn vị
bạn khơng?

Hoạt đơng này có

tầm quan trọng thế
nào đối với mục tiêu
của bạn?

Bạn có lợi gì về cơng
việc này, bạn có
thích nó hay khơng?

Bạn có đủ thời gian
dành cho cơng việc
đó hay khơng?

Có phải chỉ mỗi
mình bạn mới hồn
thành được cơng
việc này?


6.2. ỦY THÁC CÔNG VIỆC

XÁC ĐỊNH NHỮNG CÔNG VIỆC KÉM
GIÁ TRỊ (TO DO LIST)

CHỌN ĐÚNG NGƯỜI

HÃY LÁNH MẶT, CHỈ NÊN QUẢN LÝ TỪ
XA


TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015

7. ĐÁNH GIÁ TIẾN ĐỘ


TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015

THE END


TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015


TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015


TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015
Ủy thác công việc là gì?
Khái nhiệm ủy thác cơng việc
Uỷ thác cơng việc là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn đề thay mặt bạn thực hiện cơng việc. Trong
khi đó, giao việc là yêu cầu người khác (thường là cấp dưới) thực hiện cơng việc. Tóm lại, ủy thác là trao

cho họ trách nhiệm, trao cho họ quyền hạn, và phân bổ nguồn lực cho họ thực hiện.
Tầm quan trọng của ủy thác công việc
Ủy thác công việc đưa ra quyết định sáng suốt hơn; tận dụng quĩ thời gian eo hẹp; quản lý được nhiều
thành viên; nâng cao hiệu quả cơng việc chung của tập thể.
Lợi ích đối với người lãnh đạo: xây dựng nhóm làm việc tận tâm và năng động; phát triển kỹ năng của từng
cá nhân; sử dụng chuyên môn mọi thành viên; quyết định sáng suốt; tận dụng thời gian; điều phối nhóm tốt;
cải thiện kết quả làm việc của nhóm.
Lợi ích đối với các thành viên: nâng cao kỹ năng và chuyên môn; thu thập nhiều kinh nghiệm; cảm nhận
mình tăng giá trị; tăng hiểu biết về tổ chức và cơng việc của nhóm.


TCI INDUSTRIES .,JSC

ISO 9001:2015 – ISO 14001:2015
Quy trình ủy thác
1. Chọn việc để ủy thác
Ủy thác công việc không nên ủy thác:
các quyết định về khen thưởng, kỷ luật, đề bạt, bổ nhiệm, điều động nhân sự;
tham vấn cho nhân viên;
đánh giá kết quả cơng việc;
cải thiện tình trạng an toàn, sức khỏe ở nơi làm việc;
lập kế hoạch và tổ chức cơng việc cả nhóm;
các khoản chi lớn;…
Nên ủy thác:
việc mà mọi người có thể thực hiện được như bạn
việc dùng để phát triển kỹ năng cho các thành viên
việc có mức độ ưu tiên trung bình trở xuống
những cơng việc hàng ngày
Việc có sức lơi kéo các thành viên;…

2. Chọn người để ủy thác
– Các câu hỏi cần đặt ra:
Cơng việc địi hỏi kinh nghiệm, chun mơn, kỹ năng và thái độ nào?
Công việc cấp bách như thê nào?
Hậu quả nếu không thực hiện công việc đúng thời hạn hoặc phạm sai lầm gì?
Phương thức kinh tế nhất để thực hiện cơng việc là gì?
– Xem xét các thành viên để trả lời tiếp các câu hỏi sau:
Ai sẽ nhận thấy công việc là thu hút và thử thách?
Ai sẽ được lợi khi thực hiện cơng việc
Ai có kỹ năng, chuyên môn và thái độ như yêu cầu?
Ai đã từng thực hiện các cơng việc tương tự
Ai có kỹ năng nhưng ta chưa sử dụng họ?
Ai có thể thực hiện công việc với sự giúp đỡ của các thành viên trong nhóm?
Ai sẵn sàng thực hiện cơng việc?
Ai có thể thực hiện ngay?
Như vậy, ai là người phù hợp nhất?


8 Quy tắc vàng để ủy thác công việc hiệu quả
Quy tắc đầu tiên: Chúng ta phải rõ ràng mọi thứ trong tâm trí.
Nếu như bạn khơng rõ ràng mong muốn của mình là gì thì bạn sẽ khơng thể nói cho người khác để họ giúp đỡ
bạn.
Có thể định nghĩa hoàn thành là khi bạn chấp thuận bản báo cáo của cấp dưới, hay khi họ đăng bài online thì
mọi thứ được hồn thành.
Do đó, việc hồn thành như thế nào rất quan trọng, chúng ta cần phải nắm rõ định nghĩa và thứ chúng ta mong
muốn, đó là quy tắc đầu tiên.
Quy tắc thứ 2: Ai sẽ là người làm nó?
Ai sẽ là người phù hợp để bạn có thể ủy thác cơng việc? Một trong những quy tắc rất quan trọng mà hầu hết mọi
người đều gặp phải chính là bạn cần phải giao việc đó cho những người có chun mơn – người làm tốt cơng

việc mà bạn giao cho họ.
Do đó, “Ai” là một trong những điều cực kỳ quan trọng. Bởi vì nếu như bạn giao việc khơng đúng người thì họ
sẽ làm sai và bạn cần phải sửa chữa lại, như vậy sẽ mất nhiều thời gian hơn.
Quy tắc thứ 3: Chúng ta cần phải có deadline.
Theo nguyên lý Parkinson: “Nếu bạn cho người nào đó một khoảng thời gian là 1 tháng để hồn thành cơng việc
thì họ có thể hồn thành trong 1 tháng, nhưng nếu cho họ 1 tuần để hồn thành cơng việc thì họ cũng có thể
hồn thành trong 1 tuần”.


Quy tắc thứ 4: Chúng ta cần phải có kế hoạch hành động.
Đôi khi tôi không đưa cho nhân viên của mình kế hoạch hành động, bởi vì tơi cần phải khiến cho họ suy nghĩ xem phải
làm thế nào để triển khai vào thực tế.
Tơi có thể chia sẻ cho họ một vài điểm mấu chốt mà họ cần phải chú ý.
Tuy nhiên, quan trọng là họ cần phải suy nghĩ, cần phải đặt bút để lên kế hoạch một cách chi tiết.
Chìa khóa ở đây là “hãy đưa cho họ cơng cụ”, cơng cụ có thể là sách bài tập, có thể là cho họ trải nghiệm.
Quy tắc thứ 5: Chúng ta cần phải có báo cáo thường xun.
Những gì bạn đo lường là những gì bạn có thể tiến bộ, việc báo cáo thường xuyên cực kỳ quan trọng.
Hãy để những con số nói lên cho bạn biết điều gì đang diễn ra.
Do đó, có những việc bạn cần phải báo cáo hàng ngày, có những việc bạn cần phải báo cáo hàng tuần, cũng có những
việc bạn cần phải báo cáo hàng tháng.
Do đó, khi nói đến việc báo cáo thì chúng ta cần phải có tiến độ để biết được kết quả, để chúng ta biết được điều gì đang
diễn ra.
Quy tắc thứ 6: Ủy thác kèm với trách nhiệm.
Khi chúng ta nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân và cho mỗi cá nhân được phát triển thì tồn bộ doanh nghiệp của
chúng ta sẽ phát triển.
Tơi tin rằng điều khó nhất trên thế giới này đó là mỗi người phải chịu trách nhiệm về chính bản thân mình.
Việc thứ hai là chúng ta cần phải học hỏi cách làm thế nào để có thể giúp đỡ người khác.
Theo quan điểm của tôi, nếu chúng ta làm được hai việc đó thì cuộc sống của chúng ta sẽ trở nên rất tốt đẹp.
Quy tắc thứ 7: Khen thưởng.
Khen thưởng người khác là một trong những kỹ năng không dễ dàng để học.

Hãy khen thưởng mọi người từ những việc nhỏ nhặt mà họ làm.
Bởi vì khi chúng ta khen thưởng, chúng ta ăn mừng thì có nghĩa là chúng ta đang thiết lập một tiêu chuẩn mới cho chính
cuộc sống và cơng việc kinh doanh của mình.
Quy tắc thứ 8, đó là hồn thành tốt hơn hoàn hảo.
Đừng cầu toàn mọi thứ diễn ra một cách hoàn hảo, hãy để cho mọi thứ tự nhiên diễn ra.
Mọi người cần có khơng gian để lớn lên, có khơng gian để sai lầm bởi vì khơng có ai là hồn hảo trên đời này cả.
Do đó, chúng ta cần phải bỏ sự hoàn hảo của chúng ta đi. Thay vào đó chúng ta cần phải có tiêu chuẩn cho cuộc sống,
cho cá nhân, cho những mối quan hệ, cho cơng việc của mình.