hoàn thiện công tác quản lý dự trữ vật tư cho công ty cơ khí 19-8

LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời kỳ bao cấp hầu hết các doanh nghiệp chỉ đơn thuần quan
tâm đến kết quả sản xuất kinh doanh đó là việc đạt được các chỉ tiêu kế hoạch
do Nhà Nước giao mà không gắn liền kết quả đó với các yếu tố đầu vào như
nguyên vật liệu, tài sản cố định, nhân công… Không quan tâm đến hiệu quả
kinh doanh tốt hay xấu, cao hay thấp.
Ngày nay, sự chuyển đổi cơ cấu quản lý kinh tế tập chung quan liêu
bao cấp chuyển sang cơ chế thị trường, hội nhập quốc tế đã không ít doanh
ngiệp bị phá sản. Nguyên nhân căn bản của việc phá sản là sự không hiệu quả
quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, muốn tồn tại và
phát triển trước hết đòi hỏi kinh doanh phải có hiệu quả, mà thước đo hiệu
quả là sự tiết kiệm hao phí lao động xã hội và tiêu chuẩn của hiệu quả là tối
đa hoá lợi nhuận hoặc tối thiểu hoá chi phí dựa trên nguồn lao động, sử dụng
có hiệu quả tư liệu sản xuất với một mong muốn kinh doanh bỏ ra với mức
thấp nhất nhưng lại mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Để đạt được mong
muốn đó doanh nghiệp phải không ngừng giảm chi phí sản xuất, trong đó vật
tư đóng vai trò quan trọng vì nó chiếm tỷ trọng cao trong giá thành sản phẩm
(50% - 60%) do đó quản lý vật tư là công việc không thể thiếu được trong tất
cả các doanh nghiệp.
Công ty cơ khí 19-8 là một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các
mặt hàng cơ khí thuộc tổng công ty công nghiệp ô tô Việt Nam, có nhiệm vụ
sản xuất và kinh doanh các mặt hàng cơ khí thu lợi nhuận và thực hiện nghĩa
vụ với người lao động, với cấp trên và với nhà nước.
Từ những năm gần đây, để ổn định và phát triển công ty trong nền kinh
tế thị trường, công ty đã có phương hướng trong sản xuất kinh doanh, luôn
tìm kiếm nguồn hàng mới mà thị trường có nhu cầu, thay đổi chất lượng và
mẫu mã sản phẩm và mở rộng thị trường trong nước.
Mặc dù công ty đã liên tục nhiều năm hoàn thành toàn diện các chỉ tiêu
kinh tế kỹ thuật, các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận đều đạt và vượt mức kế

hoạch. Nhưng với những mặt đạt được đó là do được hưởng nhiều lợi thế vì là

một doanh nghiệp nhà nước. Hiện tại ở công ty vẫn còn nhiều khuyết điểm
trong quản lý làm tổn hại đến lợi ích của công ty dẫn đến làm giảm hiệu quả
sản xuất kinh doanh ở công ty. Những khuyết điểm còn tồn tại ở công ty cần
phải khắc phục và sửa chữa kịp thời như vậy mới mong có thể đứng vững
được trong điều kiện cạnh tranh bình đẳng và hội nhập quốc tế như hiện nay.
Vì thế công ty đang đứng trước một vấn đề bức xúc làm thế nào để
quản lý và sử dụng vật tư một cách hợp lý, có hiệu quả và tạo điều kiện cho
công ty thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, hoàn thành nghĩa vụ với
Nhà Nước, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Qua thời gian thực tập
theo dõi quá trình sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua em
nhận thấy để nâng cao công việc sản xuất kinh doanh ở công ty thì việc quản
lý tốt công tác lập kế hoạch dự trữ vật tư đóng một vai trò quan trọng. Với
mục đích đó, trong bản đồ án này em xin phép được lựa trọn đề tài tốt
nghiệp:“ Hoàn thiện công tác quản lý dự trữ vật tư cho Công ty cơ khí 19-
8”.
Vật tư là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất, nó bao gồm nhiều
thứ. Bao gồm nguyên vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máy móc, dụng cụ, phụ
tùng… Tuy nhiên do vai trò của nguyên vật liệu đầu vào rất quan trọng trong
công tác sản xuất ở Công ty cơ khí 19-8, do thời gian hạn hẹp và hạn chế trình
độ ở bản thân. Trong bản đồ án này em chỉ chú trọng đến công tác quản lý dự
trữ nguyên vật liệu tại công ty.
Bản đồ án được chia làm ba chương với kết cấu như sau:
 Chương I: Cơ sở lý thuyết về quản lý dự trữ vật tư.
 Chương II: Giới thiệu về Công ty cơ khí 19-8 và phân tích công tác
quản lý dự trữ vật tư ở công ty.
 Chương III: Biện pháp hoàn thiện công tác quản lý dự trữ vật tư
cho Công ty cơ khí 19-8.

CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ THUYẾT QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ

I. Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ
o Quản lý dự trữ vật tư là hoạch định số vật tư cần thiết để phục vụ
một số mục tiêu nhất định của doanh nghiệp. Khi thiết lập phương án dự trữ,
cần phải theo dõi mức độ tồn kho, mối liên hệ giữa vật tư với sản xuất và nhu
cầu của thị trường.
o Một mô hìmh quản lý dự trữ vật tư tốt là mô hình quản lý mà tồn
kho vật tư tiến tới không, tức là giữ cho không có hàng tồn kho trừ khi cần
cho sản xuất tức thời. Nhưng thực tế trong nền kinh tế thị trường đầy biến
động thì áp dụng phương thức không có tồn kho cũng mang lại nhiều rủi ro.
Những rủi ro đó là vật tư ngoài đến muộn, các chi tiết, chủng loại mua về sai
quy cách. Chỉ một vài tình thế như vậy cũng đủ làm cho sản xuất phải ngừng
lại, chờ cho đến khi khắc phục hậu quả nhiều khi lớn đến không thể lường
trước được. Do đó vấn đề đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp là cần phải có một
kế hoạch vật tư phù hợp với mình và tiết kiệm nhất.
o Có mô hình quản lý dự trữ vật tư tốt làm giảm vốn lưu động cho dự
trữ vật tư, dẫn đến làm giảm lãi vay vốn ở ngân hàng.
II. NỘI DUNG CỦA QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ
Quản lý dự trữ vật tư ở một doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung
khác nhau như:
1. Xác định nhu cầu vật tư cần dùng trong kỳ kế hoạch.
2. Xác định lượng vật tư cần phải mua trong kỳ kế hoạch.
3. Xác định các mô hình dự trữ và tìm mô hình dự trữ tối ưu cho
doanh nghiệp.
4. Tìm đối tác để mua hàng và kho bãi phương tiện, nhân công để
nhập hàng.
5. Chuẩn bị vốn lưu động để thanh toán chi phí.

Nội dung cụ thể của các công việc như sau:
1. Xác định lượng vật tư cần dùng cho kỳ kế hoạch
o Lượng vật tư cần dùng là lượng vật tư được sử dụng một cách hợp

lý và tiết kiệm nhất trong kỳ kế hoạch. Lượng vật tư cần dùng phải đảm bảo
hoàn thành chỉ tiêu tổng sản lượng trong kỳ kế hoạch. Đồng thời cũng phải
tính đến nhu cầu vật tư cho chế thử, dùng cho sửa chữa máy móc thiết bị.
o Việc xác định lượng vật tư cần dùng là cơ sở để lập kế hoạch mua
sắm vật tư. Lượng vật tư cần dùng được tính toán cụ thể cho từng loại, từng
thứ tự theo quy cách, cỡ loại của nó ở từng bộ phận sử dụng sau đó tổng hợp
chung cho toàn công ty.
o Khi tính toán cần dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng vật tư cho một
đơn vị sản phẩm và nhiên liệu cho sản xuất, chế thử sản phẩm và sửa chữa
cho kỳ kế hoạch. Tuỳ thuộc vào từng loại vật tư, từng loại sản phẩm đặc điểm
kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp tính toán thích
hợp.
o Để xác định nhu cầu vật tư cho kỳ kế hoạch của doanh nghiệp cần
căn cứ vào
- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch.
- Định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm.
- Tình hình giá cả vật tư trên thị trường.
o Xác định lượng vật tư cần dùng cho năm kế hoạch đối với các sản
phẩm có định mức vật tư theo công thức sau:
V
cd
=
∑∑
= =
m
i
ij
n
j
i

m
Q
1 1
Trong đó:
V
cd
: Lượng vật tư cần dùng cho năm kế hoạch.
m
ij
: Là định mức vật tư loại j dùng để sản xuất một đơn vị sản phẩm
loại i hoặc cho một chi tiết sản phẩm loại i.

Q
i
: Là số sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch, hoặc khối lượng
chi tiết sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch.
n : Là số sản phẩm mà công ty sản xuất trong kỳ kế hoạch.
o Xác định nhu cầu vật tư dùng cho năm kế hoạch đối với các sản
phẩm chưa xây dựng được định mức vật tư chính xác, để xác định nhu cầu vật
tư có thể dùng phương pháp tính theo hệ số biến động theo công thức sau:
V
cd
=N
bc
xT
sx
xH
sd
Trong đó:
V

cd
: Lượng vật tư cần dùng cho năm kế hoạch.
N
bc
: Lượng vật tư đã sử dụng trong năm báo cáo.
T
sx
: Nhịp độ phát triển sản xuất của kỳ kế hoạch.
H : Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo.
1.1 Dự báo nhu cầu sản phẩm cho kỳ kế hoạch
o Muốn có một kế hoạch dự trữ vật tư tốt, quản lý tốt quá trình sản
xuất kinh doanh của một doanh nghiệp cần phải dự báo mức bán sản phẩm
càng chính xác càng tốt. Nói chung việc dự báo một cách chính xác mức bán
sản phẩm trong kỳ nào đó của doanh nghiệp là một điều khó khăn. Trong nền
kinh tế thị trường các doanh nghiệp hoạt động trong một môi trường kinh
doanh không ổn định, tối đa hoá lợi nhuận lợi nhuận chỉ có thể đạt được trên
cơ sở điều tra nghiên cứu và dự báo nhu cầu thị trường làm cơ sở cho việc xác
định mức sản lượng sản xuất.
Hiện dự báo nhu cầu sản phẩm có thể sử dụng các phương pháp dự báo
sau:
 Phương pháp giản đơn:
Theo phương pháp này mức dự báo nhu cầu của kỳ sau đúng bằng số
lượng yêu cầu thực tế của kỳ trước nó.
F
t+1
= D
t
Trong đó:
F
t+1

: Mức dự báo kỳ t+1.

D
t
: Yêu cầu thực của kỳ t.
Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản dễ làm, không cần tính toán
phức tạp, số liệu cần dự trữ ít. Kết quả dự báo nhạy bén với sự biến đổi của
dòng yêu cầu nên đối với dòng yêu cầu có sự biến đổi ngẫu nhiên lớn thường
có sai số dự báo lớn. Phương pháp này cho kết quả tốt với dòng yêu cầu có
tính su hướng.
 Phương pháp trung bình:
Theo phương pháp này mức độ dự báo ở kỳ t+1 là trung bình cộng tất
cả mức yêu thực tế kỳ t trở về trước theo công thức sau:
F
t+1
=
n
n
I
it
D
∑
−
=
−
1
0
Trong đó:
n: Số dòng yêu cầu trước dùng để dự báo.
D

t-i
: Mức nhu cầu thực kỳ t-i.
F
t+1
: Mức dự báo kỳ t+1.
Phương pháp này san bằng được tất cả mọi sự biến động ngẫu nhiên
của dòng yêu cầu. Đây là mô hình dự báo kém nhạy bén với sự biến động của
dòng yêu cầu. Phương pháp phù hợp với những dòng yêu cầu đều ổn định, sai
số sẽ rất lớn nếu ta gặp phải dòng yêu cầu có tính thời vụ hoặc dòng xu
hướng. Nhược điểm lớn của phương pháp này là số lượng tính toán nhiều, số
lượng lưu trữ khá lớn.
 Phương pháp trung bình động:
Phương pháp trung bình động là phương pháp kết hợp phương pháp
giản đơn và phương pháp và phương pháp trung bình dài hạn, nhằm phục các
nhược điểm của hai phương pháp trên. Phương pháp trung bình động thực
chất là là phương pháp trung bình nhưng nhưng với n là một giá trị hữu hạn,
khá nhỏ (n=3,4,5…). Phương pháp đòi hỏi phải xác định n sao cho sai số dự

báo là nhỏ nhất, đó chính là công việc của người làm dự báo, n phải điều
chỉnh thường xuyên tuỳ theo thay đổi tính chất của dòng yêu cầu.
 Phương pháp trung bình động có trọng số:
Theo phương pháp này với mỗi số liệu trong quá khứ ta gắn cho nó một
hệ số thể hiện mức độ ảnh hưởng của nó tới kết quả dự báo theo công thức
sau:
F
t+1
=
∑
−
=

−
−
1n
oi
it
it
D
α
Trong đó:
F
t+1
: Mức dự báo kỳ t+1.
D
t-i
: Mức yêu thực kỳ t-i.
ỏ
t-i
: Trọng số kỳ t-i.
ỏ
t-i
được lựa trọn bởi người làm dự báo dựa trên sự phân tích tính chất
của dòng yêu cầu thỏa mãn điều kiện
∑
−
=
−
1
0
n
i

it
α
=1 và 0≤ ỏ
t-i
≤1. Nhờ điều chỉnh
thường xuyên hệ số ỏ
t-i
của mô hình dự báo, thực tế đã chỉ ra rằng dự báo
bằng phương pháp trung bình động có trọng số mang lại kết quả chính xác
hơn phương pháp trung bình động.
 Phương pháp phân tích cấu trúc
Theo phương pháp này người ta phân tích dòng yêu cầu thực tế ghi
lại trong quá khứ thành các yếu tố cơ bản.
- Xu hướng T: Là sự biến đổi mức cơ sở của dòng yêu cầu theo thời
gian.
- Mức biến đổi theo mùa vụ S: Là sự biến đổi có tính chất chu kỳ của
dòng yêu cầu.
- Các yếu tố ngẫu nhiên R: Là phát sinh do những nguyên nhân bất
thường như thay đổi khí hậu, bão lụt, xuất hiện sản phẩm mới trên thị
trường…
- Mức yêu cầu thực tế D
t
ở kỳ thứ t có thể biến đổi theo hai hình thức:

Hình thức cộng các yếu tố: D
t
=T
t
+S
t

+R
t
.
Hình thức nhân các yếu tố: D
t
=T
t
S
t
.R
t
.
 Phương pháp san bằng hàm số mũ:
Phương pháp trung bình động và phương pháp trung bình động có
trọng số có hai nhược điểm chính là:
- Để dự báo nhu cầu ở kỳ t+1 chúng ta chỉ sử dụng n mức cầu thực tế
gần nhất từ kỳ t trở về trước còn các số liệu từ kỳ n+1 trở đi chúng ta cắt bỏ.
- Thực tế và lý luận không ai chứng minh được rằng các số liệu từ kỳ
n+1 trở về trước đó không ảnh hưởng gì đến đại lượng cần dự báo.
Để khắc phục hai nhược điểm trên, phương pháp san bằng hàm số mũ
đã ra đời, phương pháp này dùng tất cả các số liệu đã xảy ra trong quá khứ
vào mô hình dự báo với số liệu giảm dần theo quy luật hàm số mũ. Nhưng
việc áp dụng lại lại rất đơn giản, với mỗi sản phẩm chỉ lưu lại mức cầu thực tế
ở kỳ trước và mức dự báo ở kỳ trước theo phương pháp này công thức tính
như sau:
F
t+1
=F
t
+ỏ(D

t
–F
t
)
Trong đó:
F
t+1
: Dự báo mức tiêu thụ sản phẩm ở kỳ t+1.
D
t
: Số lượng yêu cầu thực tế ở kỳ t.
F
t
: Mức dự báo kỳ t.
ỏ : Hệ số tuỳ chọn của người làm dự báo thoả mãn điều
kiện 0≤ỏ≤1.
1.2 Định mức tiêu hao vật tư
Định mức tiêu hao vật tư là quy định số nguyên vật liệu, nhiên liệu tối
đa cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm trong những điều kiện tổ
chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch. Định mức tiêu hao vật tư có
những tác dụng sau:
- Định mức tiêu hao vật tư là cơ sở để tính các chỉ tiêu kế hoạch, cân
đối trong doanh nghiệp, từ đó xác định đúng đắn mối quan hệ mua bán và ký

hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các
đơn vị kinh doanh vật tư.
- Định mức tiêu hao vật tư là căn cứ để tổ chức cấp phát vật tư hợp lý,
kịp thời cho các phân xưởng, đội xe, công trường, bộ phận sản xuất và nơi
làm việc đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối nhịp nhàng
và liên tục.

Định mức tiêu hao vật tư có vị trí quan trọng trong lĩnh vực sản xuất và
kinh doanh. Điều quan trọng đối với cán bộ công nhân viên trong doanh
nghiệp phải nhận thấy rằng định mức tiêu hao vật tư là chỉ tiêu biến động phải
luôn được đổi mới và hoàn thiện theo tiến bộ của khoa học kỹ thuật, sự đổi
mới và hoàn thiện của các mặt quản lý và trình độ tay nghề của công nhân
không ngừng được nâng cao.
Phương pháp xác định định mức tiêu hao vật tư có ý nghĩa quyết định
đến kết quả tính định mức vật tư, các định mức đã được xác định tuỳ theo
những đặc điểm kinh tế kỹ thuật, điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà
chọn phương pháp xây dựng thích hợp. Trong thực tế hiện có 3 phương pháp
xây dựng định mức tiêu hao vật tư.
1.2.1 Phương pháp thống kê
- Phương pháp thống kê là phương pháp xây dựng định mức dựa vào số
liệu thống kê về mức tiêu dùng vật tư của kỳ trước. Căn cứ vào số liệu thống
kê, dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định định mức.
- Phương pháp thống kê tuy là một phương pháp chưa thực sự chính
xác, khoa học nhưng đơn giản, dễ sử dụng, có thể tiến hành nhanh chóng kịp
thời.
1.2.2 Phương pháp phân tích tính toán
Phương pháp tính toán là phương pháp khoa học, có đầy đủ căn cứ kỹ
thuật và được coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu dùng
vật tư. Thực chất của phương pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế và
kỹ thuật mức tiêu dùng vật tư với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnh

hưởng đến lượng tiêu hao vật tư. Trong quá trình sản xuất sản phẩm để xác
định định mức tiêu dùng vật tư cho kỳ kế hoạch, khi cần thiết có thể làm thí
nghiệm hoặc tổ chức thao diễn kỹ thuật để kiểm tra lại. Việc xác định mức
theo phương pháp phân tích tính toán được tiến hành theo 3 bước sau.
- Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến định mức,
trong đó đặc biệt chú ý đến thiết kế sản phẩm, đặc tính kỹ thuật vật tư, chất

lượng sản phẩm, quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm. Máy móc thiết bị,
trình độ kỹ thuật, tay nghề công nhân, số liệu thống kê kỳ trước.
- Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và nhân tố
ảnh hưởng đến từng thành phần đó và tìm ra được giải pháp nhằm xoá bỏ lãng
phí và tiết kiệm vật tư.
- Bước 3: Tổng hợp các thành phần của định mức, tính hệ số sử dụng
và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức vật tư kỳ kế hoạch.
Nội dung của phương pháp tính toán là xây dựng định mức tiêu hao vật
tư trên cơ sở tính toán tiêu hao lý thuyết, dựa vào quá trình cân bằng hoá học,
đơn pha chế, hoặc phương pháp cân đo trực tiếp và xác định tổn thất hợp lý
để tính định mức tiêu hao vật tư, công thức sau tính cho một đơn vị sản phẩm.
ĐỊNH MỨC TIÊU HAO VẬT TƯ = TIÊU HAO LÝ THUYẾT +
TỔN THẤT HỢP LÝ.
Tiêu hao lý thuyết theo phương lượng vật tư cân được, hoặc đo được,
hoặc theo phương trình cân bằng hoá học. Tổn thất hợp lý được xác định trên
cơ sở trên cơ sở theo dõi quá trình sản xuất thực tế, phát hiện hao hụt quá
mức, từ đó tìm ra được phương pháp loại trừ tổn thất hợp lý, rồi cho cho áp
dụng thử một thời gian, sau thời gian áp dụng sẽ sử dụng phương pháp thống
kê để xác định tổn thất trung bình tiên tiến làm cơ sở tính toán định mức tiêu
hao vật tư.
1.2.3 Phương pháp thử nghiệm sản xuất
Phương pháp thử nghiệm sản xuất là phương pháp dựa vào kết quả của
các thí nghiệm trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện trường, kết hợp với

những điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra kết quả đã tính toán hoặc đã
sản xuất thử trong một thời gian nhằm xác định mức vật tư trong kỳ kế hoạch.
Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp ở nghành hoá
chất, luyện kim, thực phẩm, dệt…
So với phương pháp thống kê, phương pháp thực nghiệm sản xuất
chính xác, khoa học hơn. Tuy nhiên có nhược điểm là chưa phân tích tính

toán toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến mức tiêu dùng, các số liệu về định
mức trong chừng mực nhất định phụ thuộc vào các điều kiện thí nghiệm chưa
thật giống với điều kiện sản xuất.
 Nội dung của phương pháp thử nghiệm sản xuất:
- Thiết kế các biện pháp loại trừ tổn thất.
- Cho làm thử một thời gian.
- Theo dõi số liệu thống kê về tiêu hao vật tư thực tế sau khi áp dụng
các biện pháp loại trừ tổn thất.
- Dùng phương pháp thống kê để địng mức tiêu hao vật tư theo
phương pháp thống kê đã trình bày ở trên.
2. Xác định lượng vật tư cần mua
Sau khi đã xác định lượng vật tư cần dùng, cần dự trữ thì phải tiến hành
tổng hợp và cân đối các nhu cầu để xác định lượng vật tư doanh nhiệp cần
thiết phải mua trên thị trường trong nước và nước ngoài để đảm bảo hoàn
thành nhiệm vụ kế hoạch của doanh nghiệp.
 Xác định lượng vật tư cần mua theo công thức sau:
V
cm
=V
cd
+(V
d1
–V
d2
)
Trong đó:
V
cm
: Lượng vật tư cần mua.
V

cd
: Lượng vật tư cần dùng.
V
d2
: Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ kế hoạch ( cuối năm báo cáo).
V
d1
: Lượng vật tư tồn kho cuối kỳ kế hoạch.

Lượng vật tư tồn kho cuối năm báo cáo, đảm bảo cho hoạt động của
công ty được tiến hành bình bình thường, được xác định ngay từ đầu năm kế
hoạch.
 Lượng vật tư tồn kho đầu kỳ được tiến hành theo công thức:
V
d1
=(V
k
+V
nk
) -V
x
Trong đó:
- V
k
: Lượng vật tư tồn kho ở thời điểm kiểm kê.
- V
nk
: Lượng vật tư nhập kho từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm
báo cáo.
- V

x
: Lượng vật tư xuất kho để dùng từ thời điểm kiểm kê đến
cuối năm báo cáo.
3. Xây dựng mô hình quản lý dự trữ tối ưu
Để đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành một cách liên tục, đạt hiệu quả
kinh tế cao đòi hỏi phải có một lượng vật tư dự trữ. Lượng vật tư dự trữ quá
nhiều hoặc quá ít đều không mang lại hiệu qủa kinh tế cao. Do đó cần phải
tính chính xác lượng vật tư dự trữ để đảm bảo cho quá trình sản xuất được
liên tục, vừa không ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển và hiệu
quả sử dụng vốn.
Lượng vật tư dự trữ là lượng vật tư tồn kho cần thiết được quy định
trong kế hoạch đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục bình
thường. Căn cứ vào tính chất và công dụng, dự trữ vật tư của doanh nghiệp
được chia ra làm hai loại là dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm.
 Lượng vật tư dự trữ thường xuyên
Dự trữ thường xuyên là dự trữ chủ yếu của doanh nghiệp, nó đảm bảo
cho sản xuất được tiến hành liên tục giữa hai lần cung ứng liền nhau theo hợp
đồng. Công thức tính lượng vật tư dự trữ thường xuyên như sau:
D
tx
=M
bqn
x N
cc
Trong đó:
D
tx
: Là mức dự trữ thường xuyên.

M

bqn
: Là mức tiêu dùng vật bình quân một ngày đêm.
N
cc
: Là số ngày cung cấp cách nhau, là khoảng thời gian giữa
hai lần cung cấp liền nhau theo hợp đồng.
Dự trữ thường xuyên tương đối phụ thuộc vào mức tiêu dùng bình quân
ngày. Mức tiêu dùng bình quân ngày càng lớn thì số ngày cung ứng cách nhau
càng nhỏ. Mặt khác dự trữ thường xuyên còn phụ thuộc vào khảng cách giữa
nơi tiêu dùng và nơi cung cấp, mức dự trữ thường xuyên đôi khi cũng phụ
thuộc vào tải trọng của phương tiện vận tải.
 Lượng dự trữ bảo hiểm
Nếu chỉ có lượng vật tư dự trữ thường xuyên thì khi có sự cố bất trắc
xảy ra như mua bán không kịp thời, số lượng mua bán không đầy đủ thì, thị
trường biến động thì doanh nghiệp phải ngừng sản xuất. Như vậy dự trữ bảo
hiểm sẽ đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất liên tục trong sản xuất trong trường
hợp không còn dự trữ thường xuyên. Công thức tính lượng vật tư dự trữ bảo
hiểm như sau:
D
bh
=M
bqn
xN
bh
Trong đó:
D
bh
: Là lượng vật tư dự trữ bảo hiểm.
M
bqn

: Là mức tiêu dùng vật tư bình quân một ngày đêm.
N
bh
: Số ngày dự trữ bảo hiểm.
Công thức tính số ngày dự trữ bảo hiểm có thể được tính theo công
thức sau:
N
bh
=t
cb
+t
vc
+t
cl
Trong đó:
t
cb
: Là số ngày chuẩn bị vật tư ở nơi cung cấp.
t
vc
: Là số ngày vận chuyển từ nhà cung cấp về doanh nghiệp.
t
cl
: Là số ngày kiểm tra tiếp nhận vật tư dự trữ thường xuyên
tại kho của doanh nghiệp.
3.1 Xây dựng hệ thống quản lý dự trữ

Có hai câu hỏi mà người làm công tác quản lý dự trữ phải trả lời là khi
nào đặt hàng và đặt hàng bao nhiêu ?
o Khi nào đặt hàng

Trả lời câu hỏi này nhằm xác định sự kiện bắt đầu thực hiện việc đặt
hàng, có hai hệ thống chính được sử dụng:
- Người ta đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức tối thiểu gọi
là dự trữ báo động đặt hàng.
- Người ta đặt hàng theo chu kỳ cố định mỗi tuần một lần, mỗi tháng
một lần…
o Đặt hàng bao nhiêu
Trả lời câu hỏi này phụ thuộc vào trả lời câu hỏi trước. Nếu đặt hàng
vào những ngày cố định, với mức đặt hàng cố định sẽ khó thích ứng với sự
biến đổi của của các nhu cầu. Vì vậy khi đặt hàng để tái tạo dự trữ hoặc là yếu
tố số lượng thay đổi. Điều đó dẫn đến sự tồn tại của hai hệ thống quản lý dự
trữ là:
- Đặt hàng để tái tạo dự trữ chỉ được tiến hành khi mức dự trữ cực tiểu
đạt tới, người ta sẽ nhập vào một số lượng cố định.
- Đặt hàng để tái tạo dự trữ xảy ra theo những chu kỳ nhất định, người
ta đặt hàng với những số lượng khác nhau theo từng đợt, bằng sản phẩm dự
trữ đã tiêu thụ từ lần đặt hàng trước đến lần đặt hàng này, để duy trì một mức
gọi là mức tái tạo.Tóm lại người ta có thể lựa trọn giữa hai hệ thống dự trữ:
 Hệ thống điểm đặt hàng: Là hệ thống dự trữ có số lượng cố định và
chu kỳ thay đổi.
 Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ: Là hệ thống có chu kỳ cố định và số
lượng thay đổi.
3.2 Hệ thống điểm đặt hàng
 Nguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự
trữ giảm xuống một mức lý thuyết hay dự trữ báo động. Mức dự trữ này đảm
bảo yêu cầu bán hàng hoặc yêu cầu cho sản xuất đến khi nhận được hàng từ

phía nhà cung cấp. Vì vậy, mức dự trữ báo động nhỏ nhất là bằng yêu cầu
trong thời kỳ thu nhận ( tức là từ lúc đặt hàng cho tới khi nhận hàng về kho)
nếu không sẽ thiếu sản phẩm để bán hoặc thiếu sản phẩm cung cấp cho quá

trình sản xuất.
 Trong thực tế mức yêu cầu và thời kỳ thu nhận giao động quanh một
giá trị trung bình. Vì vậy mức dự trữ báo động( hay điểm đặt hàng) sẽ bằng
mức yêu cầu trung bình trong một thời kỳ giao nhận trung bình. Trong một
thời kỳ giao nhận trung bình cộng thêm một số lượng dự phòng khi có sự biến
động về yêu cầu và có sự giao nhận về thời kỳ giao nhận, phần tăng thêm này
được gọi là mức dự trữ bảo hiểm.
ĐIỂM ĐẶT HÀNG = YÊU CẦU TRUNG BÌNH TRONG THỜI
KỲ GIAO NHẬN + DỰ TRỮ BẢO HIỂM
 Hệ thống này yêu cầu người ta phải đặt hàng hoặc đưa vào sản xuất
ngay sau khi đạt tới điểm đặt hàng, điều đó dẫn tới những khó khăn trong các
trường hợp sau đây:
- Nhiều mặt hàng cùng nhập từ một nhà cung cấp mà các mặt hàng đó
đặt tới các điểm đặt hàng tại các thời điểm khác nhau, vì thế người ta không
thể nhóm các đơn đặt hàng lại với nhau cho dù chúng được mua ở cùng một
nơi.
- Việc tổ chức sản xuất (ở trong doanh nghiệp mình cũng như ở nhà
cung cấp) thực hiện một đơn đặt hàng còn bị ảnh hưởng bởi các trương trình
sản xuất trước và sau, do vậy thời kỳ giao nhận thường kéo dài. Đặc biệt đối
với quá trình sản xuất có tính chất thời vụ, lúc đặt hàng thì không có nhưng
khi có hàng lại vẫn chưa cần. Vì vậy áp dụng mô hình điểm đặt hàng thật khó
khăn. Do đó cần phải có một cơ cấu sản xuất linh hoạt hoặc là phải tồn tại một
mức dự trữ lớn từ phía nhà cung cấp.
- Nắm chắc mức dự trữ tại mọi thời điểm có thể thông báo ngay khi
mức dự trữ đạt tới điểm báo động có thể đưa đến chi phí quản lý dự trữ lớn.
Nhưng điều đó có thể thực hiện được nhờ hệ thống tin học nghi nó lại mọi sự

thay đổi mức dự trữ ở từng thời điểm và báo ngay khi mức dự trữ đạt tới điểm
cực tiểu.
 Hệ thống điểm đặt hàng được áp dụng phù hợp khi thoả mãn các

yếu tố sau:
- Dòng yêu cầu có mức biến động lớn.
- Những sản phẩm có giá trị cao cần phải hạn chế tình trạng thiếu hụt
dự trữ vì chúng sẽ gây thiệt hại lớn.
- Hệ thống sản xuất linh hoạt.
- Có dự trữ ở nhà cung cấp.

Q
1
=Q
2
=Q
3
t
1
≠t
2
≠t
3
Hình 1: Hệ thống điểm đặt hàng.
3.3 Hệ thống tái tạo định kỳ
Hệ thống này nhằm vào việc kiểm tra mức độ tồn kho theo những
khoảng thời gian đều đặn và đặt hàng bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ
ở kỳ trước. Số lượng đặt hàng bằng hiệu số giữa mức tái tạo và số lượng tồn
kho.
MỨC TÁI TẠO DỰ TRỮ = NHU CẦU TRUNG BÌNH TRONG
MỘT CHU KỲ TẠO + DỰ TRỮ BẢO HIỂM


Dự trữ

Q3
Điểm đặt
hàng
Thời gian
t3t1 t2
Q2Q1


t
1
=t
2
=t
3
Q
1
≠Q
2
≠Q
3
Hình 2. Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ.
Khi mức tái tạo được ấn định ở mức cao, mức dự trữ trung bình sẽ cao
và chi phí bảo quản sẽ lớn. Ngược lại nếu mức tái tạo quá thấp chúng ta được
mức dự trữ trung bình, nhưng mức độ mạo hiểm thiếu hụt dự trữ là cao. Ưu
điểm của hệ thống tái tạo định kỳ là khả năng ghép các yêu cầu mua hàng ở
cùng một nhà cung cấp làm giảm chi phí quản lý, chi phí đặt hàng, vận
chuyển và giao nhận. Nhưng khi có sự thay đổi đột ngột của yêu cầu làm cho
hệ thống không thể thích ứng được. Để tránh điều đó xảy ra người ta phải
chấp nhận mức dự trữ bảo hiểm lớn.
 Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ có hiệu quả khi có các điều kiện sau

đây:

Thời gian
Mức tái tạo
Q3
t3t
2
t
1
Q
2
Q1
Mức dự trữ
- Yêu cầu và thời gian giao nhận ít thay đổi.
- Người ta có thể yêu cầu hay đặt hàng một cách thường xuyên từ nhà
cung cấp hay quá trình sản xuất.
- Hàng hoá có giá trị thấp vì số lượng dự trữ lớn không làm tăng đáng
kể chi phí dự trữ.
3.4 Xác định số lượng kinh tế và chi phí quản lý dự trữ
 Cơ cấu của chi phí dự trữ:
- Chi phí mua(giá) món hàng:Là chi phí cần để mua hoặc sản xuất ra
từng món hàng tồn kho một. Chi phi này thường được biểu hiện bằng chi phí
của một đơn vị nhận với số lượng nhận được hoặc sản xuất ra. Nhiều khi món
hàng được giảm giá nếu ta mua cùng một lúc đạt đến số lượng nhất định nào
đó.
- Chi phí đặt hàng: Chi phí đặt hàng gắn liền với đợt hoặc lô hàng định
đặt. Chi phí đặt hàng không phụ thuộc vào số lượng món hàng mà phân trên
toàn bộ lô mua. Chi phí này gồm có các chi phí đánh đơn hàng, gửi đơn hàng,
chi phí vận chuyển, nhận hàng … Cho nên giảm chi phí đặt hàng thì cần đặt ít
lần.

Khi món hàng được sản xuất ra chính ngay trong xưởng thì cũng có chi
phí này độc lập với số lượng món hàng được sản xuất ra. Ở đây chi phí này
còn được gọi là chi phí điều chỉnh bao gồm chi phí văn phòng phẩm cùng với
chi phí cần có để điều chỉnh thiết bị sản xuất cho lô hàng. Chi phí điều chỉnh
thường là cố định trên thực tế ta có thể giảm nhỏ chúng nhờ thay đổi cách tác
nghiệp, thiết kế và quản lý.
- Chi phí bảo quản: Chi phí này liên quan đến việc giữ tồn kho món
hàng trong một giai đoạn thời gian nào đó. Chi phí bảo quản thường tính bằng
số phần trăm, giá trị của món hàng. Như vậy để giảm chi phí bảo quản cần
phải đặt nhiều lần với số lượng nhỏ.
Chi phí bảo quản bao gồm :

o Chi phí cất giữ: Chi phí này bao gồm chi phí không gian chiếm
trong kho, bảo hiểm và thuế. Trong một vài trường hợp một phần của chi phí
cất giữ là cố định.
o Chi phí do lỗi thời, hư hỏng và mất mát : Chi phí lỗi thời sẽ được
phân bố cho các món hàng có nhiều rủi ro bị lỗi thời nếu rủi ro càng cao thì
chi phí càng lớn. Sản phẩm hư thối sẽ chịu chi phí hư hỏng. Chi phí mất mát
bao gồm chi phí bị mất cắp và gãy vỡ đối với mặt hàng tồn kho.
- Chi phí thiếu hàng: Chi phí thiếu hàng phản ánh kết quả về kinh tế
khi hết hàng trong kho. Ở đây xảy ra hai trường hợp:
o Khi thiếu hàng doanh nghiệp phải đặt thêm hoặc hẹn lại khách hàng
khiến họ phải chờ đợi cho đến khi có hàng. Việc này có thể làm mất thiện ý
muốn hợp tác với ta trong tương lai, cơ hội bị mất này được tính là chi phí
thiếu hàng.
o Nếu ta không có sẵn hàng thì mất cơ hội bán hàng, tiền lãi ở đây
cũng được coi là chi phí thiếu hàng.
Đánh giá chính xác các chi phí dự trữ thường khó nhưng việc đánh giá
đủ, chính xác nó sẽ giúp ta ra được quyết định đúng đắn.
 Số lượng kinh tế là số lượng làm cực tiểu tổng chi phí dự trữ.

Số lượng kinh tế được thoả hiệp giữa:
- Chi phí bảo quản tăng cùng với giá trị của sản phẩm và khối lượng dự
trữ, để giảm nó cần phải nhập kho nhiều lần với số lượng nhỏ.
- Chi phí đặt hàng hoặc để đưa vào sản xuất tăng lên tỷ lệ với số lần
đặt hàng và như vậy phải nhập ít lần với số lượng lớn ở mỗi lần nhập.
- Ta có C
dt
là tổng chi phí dự trữ của toàn bộ hệ thống dự trữ thì nó là
tổng chi phí đặt hàng và bảo quản dự trữ.Vấn đề là mỗi lần đặt hàng bao
nhiêu và bao nhiêu lần trong một năm để tổn chi phí dự trữ là nhỏ nhất.
o D :Là nhu cầu sản phẩm trong một năm.
o Q :Là số lượng mỗi lần đặt hàng.

o b : Là chi phí cố định cho mỗi lần đặt hàng hay đưa vào sản xuất
không phụ thuộc vào số lượng đặt hàng.
o a :Là chi phí bảo quản cho một đơn vị sản phẩm trong một năm.
Tổng chi phí dự trữ: C
dt
=b.
Q
D
+a.
2
Q
.
Số lượng đặt hàng tối ưu Q
*
=
a
bD2

.
Số lượng đặt hàng trong năm N=
Q
D
*
.
Số lần đặt hàng tối ưu sẽ là:N =
Q
D
*
=
b
Da
2
.
C
dt
=a
2
*
Q
+b
Q
D
*
Là toàn bộ chi phí tối ưu của hệ thống dự trữ trong
một năm.


Hình 3: Mô hình “ WILSON”

 Có ba ưu điểm của mô hình kinh tế này là:
- Các tham số được sử trong mô hình ít, đơn giản.
- Mô hình có thể khái quát hoá, dễ dàng cho nhiều loại chi phí dự trữ
phù hợp với từng loại hình hoạt động của doanh nghiệp.
- Số lượng kinh tế Q ít nhạy cảm với sai số của các tham số được sử
dụng( chi phí dự trữ, chi phí đặt hàng, nhu cầu hàng năm) điểm tối ưu nhận
được tương đối phẳng.
4. Phân loại vật tư dự trữ
Một doanh nghiệp thường có đến hàng chục, hàng trăm thậm chí đến
hàng nghìn sản phẩm cần dự trữ, trong thực tế quản lý dự trữ phải tiến hành
với từng sản phẩm. Để đơn giản và nâng cao hiệu quả quản lý dự trữ, người

Chi phí
Số lượng
Q
DL
Q
*
CVT
0
I
Q
2
ta thường xuyên phân loại sản phẩm thành các nhóm tuỳ theo người cung cấp,
đặc điểm sản phẩm, giá trị sản phẩm (giá trị tiêu thụ trong kỳ).
 Theo giá trị của sản phẩm, người ta phân chúng làm 3 loại:
- Loại A: 15% đến 25% loại sản phẩm chiếm 75% đến 85% tổng giá
trị tiêu thụ.
- Loại B: 10% đến 20% tổng giá trị tiêu thụ của 25% đến 35% loại sản
phẩm.

- Loại C: 5% đến 10% tổng giá trị tiêu thụ của 50% đến 60% loại sản
phẩm.
Cách phân loại này gọi là luật pareto 20/80(20% tổng số loại sản phẩm
chiếm 80% tổng giá trị tiêu thụ). Các loại sản phẩm được quản lý một cách
khác biệt giữa các loại A,B,và C.
Các loại sản phẩm thuộc loại A được quản lý chính xác bằng sự kiểm
kê thường xuyên, mức độ ảnh hưởng của nó đến chi phí sản xuất rất lớn ( dự
trữ bảo hiểm nhỏ). Ngược lại, đối với các sản phẩm loại C được quản lý bằng
sự kiểm kê định kỳ, số lượng dự trữ và tái tạo dự trữ cố định. Hệ thống quản
lý yêu cầu đơn giản, chi phí ít và tổng dự trữ bảo hiểm lớn. Đối với các sản
phẩm loại B được quản lý theo kiểu kết hợp các yếu điểm của hai nhóm A và
C, thường được quản lý bằng phương pháp‛‛số lượng kinh tế” được trình bày
ở trên. Trên cơ sở xác luật phân bố xác xuất của các yêu cầu mà xác định dự
trữ bảo hiểm.


Hình 4: Phân loại ABC


%Doanh thu
80%
95%
100%
5020
100 Số loại sản phẩm
A
B Loại C
CHƯƠNG II
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CƠ KHÍ 19-8 VÀ PHÂN TÍCH CÔNG
TÁC QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY

I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CƠ KHÍ 19-8
1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của công ty
 Công ty cơ khí 19-8 là một trong những đơn vị thành viên trực
thuộc tổng công ty công nghiệp ô tô Việt Nam, nằm trong khối các đơn vị
hạch toán thuộc tổng công ty. Thành lập ngày 6-6-1979 theo quyết định của
Bộ Giao Thông Vận Tải.
 Ngày đầu thành lập công ty có số cán bộ công nhân viên là 115
người với nhiệm vụ là đại tu các loại xe ô tô cho các cơ quan nhà nước thuộc
Hà Nội và các tỉnh lân cận.
 Hiện nay công ty có tổng số lao động là 335 người với 5 phòng ban
chức năng và 4 phân xưởng xuất quản lý và sử dụng tài sản trị giá khoảng 91
tỷ đồng với doanh thu tiêu thụ hàng hoá và dịch vụ giai đoạn 1999-2003 thể
hiện trên đồ thị sau:
Đơn vị tính: tỷ VN đồng

Hình 5: Doanh thu của công ty giai đoạn 1999-2004

 Công ty cơ khí 19-8 có địa chỉ tại xã Minh Trí- huyện Sóc Sơn –Hà
Nội.
Điện thoại 8254337-8254338-82554340
Fax 825558391
2. Các mốc lịch trong quá trình phát triển của công ty
 1979: Chính thức đại tu ô tô cho các doanh nghiệp nhà nước.
 1991: Chuyển từ đại tu ô tô sang làm nhíp ô tô và phụ kiện đường
sắt bán ra thị trường.
 1995: Góp vốn liên doanh với công ty DAIHATSU motor của Nhật
Bản thành lập công ty lắp ráp ô tô DAIHATSU.
 2000: Công ty được tổ chức AJA trao giấy chứng nhận đạt tiêu
chuẩn ISOO 9001 cho đối với quá trình sản xuất sản phẩm chính là nhíp ô tô
các loại.

 2003: Công ty lắp đặt song dây chuyền sản xuất nhíp ô tô mới hiện
đại, tự động hoá cao có công suất 6000 tấn/năm.
 2004: công ty sẽ thực hiện cổ phần hoá trong đó nhà nước nắm giữ
50% số vốn công ty, số vốn còn lại sẽ bán ưu đãi cho cán bộ công nhân viên
trong công ty và ra ngoài thị trường.
3. Nhiệm vụ và chức năng của công ty
Công ty cơ khí 19-8 hoạt động trên lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các
sản phẩm cơ khí. Công ty có nhiệm vụ sản xuất và kinh doanh các mặt hàng
được pháp luật cho phép nhằm thu lợi nhuận và thực hiện các nghĩa vụ với
nhà nước và người lao động. Hiện tại công ty đang sản xuất và bán các sản
phẩm sau:
 Các loại nhíp ô tô
 Các loại lò xo, vòng đệm lò xo
 Phụ kiện đường sắt như :Tấm kẹp đàn hồi, căn u đường sắt, góc
hãm.
 Các loại dao cắt, búa đá.