Slide bài giảng môn kế toán máy chương 3: Tổng quan về phần mềm kế toán Fast Accounting

®¹i häc kinh tÕ quèc d©n
Khoa tin häc kinh tÕ
Bé m«n hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý
KẾ TOÁN MÁY
Ch¬ngIII
T NG QUAN V PH N M M K TO N Ổ Ề Ầ Ề Ế Á
FAST ACCOUNTING
I. GI I THI U T NG QUAN V PH N M M K TO N Ớ Ệ Ổ Ề Ầ Ề Ế Á
FAST ACCOUNTING
1. Các phím chức năng
2. Bố trí màn hình cập nhật chứng từ
3. Quy trình vào một chứng từ mới
4. Các bước thực hiện sửa, xoá một chứng từ
5. Các thao tác chung khi lên báo cáo
a. Quy trình thực hiện lên báo cáo
b. Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo
6. Mối quan hệ giữa các phân hệ trong phần mềm kế toán Fast
II. PHÂN HỆ HỆ THỐNG
1. Chức năng của phân hệ hệ thống
- Khai báo các danh mục từ điển và các tham số tùy chọn
- Quản lý và bảo trì số liệu
- Quản lý người sử dụng
- Trợ giúp.
2. Khai báo các danh mục từ điển và tham số tùy chọn
- Danh mục đơn vị cơ sở
- Danh mục bộ phận hạch toán
- Danh mục nhân viên
- Danh mục tiền tệ
- Tỷ giá quy đổi ngoại tệ
- Danh mục các màn hình nhập chứng từ
- Khai báo các tham số tùy chọn.

III. PHÂN HỆ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
1. Chức năng của phân hệ kế toán tổng hợp
Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ
sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất với tất cả các phân hệ
khác của chương trình.
Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế
toán tổng quát, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các
bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh. Ngoài ra phân
hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các
phân hệ khác.
Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo
kế toán, báo cáo thuế.
Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán tổng hợp
2. Quản lý danh mục từ điển
a. Danh mục tài khoản
Việc xây dựng hệ thống tài khoản phụ thuộc vào 02 yếu tố:

Các yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra.

Phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán
được sử dụng.
Thông thường khi xây dựng DM TK gồm các thông tin sau:
- Số TK
- Tên TK
- Mã ngoại tệ
- TK mẹ
- TK công nợ
-
TK sổ cái
Lưu ý: Đối với các TK ngoại tệ (Mã ngoại tệ là USD, EUR, )

thì phải khai báo thêm PP tính tggs nợ / có:
b. Các danh mục khác
3. Cập nhật số dư tài khoản

Nguyên tắc
-
Nhập duy nhất 1 lần
-
Đối với các TK không theo dõi công nợ được thực hiện ở
menu “Kế toán tổng hợp / Vào số dư đầu kỳ của các tài
khoản”.
- Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết
- Nếu chương trình được sử dụng bắt đầu từ đầu năm tài chính
- Nếu chương trình được sử dụng không phải bắt đầu từ đầu
năm tài chính
- Đối với các tài khoản ngoại tệ
- Đối với các tài khoản hàng tồn kho
4.Cập nhật chứng từ
a. Phiếu kế toán
Phiếu kế toán dùng để cập nhật các bút toán điều chỉnh, các bút
toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ Tại một số doanh nghiệp thì
phiếu kế toán còn được dùng để nhập nhiều loại chứng từ khác do
tính đặc thù về sự phân công công việc trong phòng kế toán.
b. Bút toán phân bổ tự động
Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán phân bổ sau:

Phân bổ các tk 621, 622 vào tk154 trong trường hợp các chi phí
trực tiếp này không thể chỉ rõ được cho sản phẩm nào.

Phân bổ tk 627 vào tk 154.


Phân bổ tk 641, 642 vào tk 911 theo các loại hình kinh doanh
khác nhau

Một số trường hợp phân bổ khác
b. Bút toán phân bổ tự động
 Lợi ích của việc sử dụng bút toán phân bổ tự động
- Tiết kiệm thời gian, công sức lao động vì: số lượng các bút
toán phân bổ có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp
quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh
doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần
phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán
phân bổ. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá
nhiều thời gian.
- Không gây nhàm chán trong công việc vì: các bút toán phân bổ
đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số
liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép
thực hiện tự động sinh ra các bút toán phân bổ cuối kỳ.
b. Bút toán phân bổ tự động
 Khai báo các bút toán phân bổ tự động

Phần thông tin chung:
- Stt bút toán: trình tự thực hiện các bút toán phân bổ
-
Tên bút toán: diễn giải nội dung phát sinh.
-
Tài khoản ghi có: tài khoản sẽ phân bổ đi (có thể là TK tổng
hợp).

Phần thông tin chi tiết:

-Tài khoản ghi nợ: Tài khoản sẽ nhận phân bổ (phải là tài
khoản chi tiết.)
- Mã vụ việc
- Mã bộ phận hạch toán
- Tk nợ/Tk có 1, 2, 3: cặp tài khoản dùng để tự động tính hệ số
phân bổ.
 Tạo bút toán phân bổ tự động
- Số chứng từ
- Số tiền phân bổ: chỉ khai báo khi không phân bổ hết toàn bộ số tiền
phát sinh.
- Mã đơn vị cơ sở: chỉ khai báo trong t/hợp có ghi số tiền phân bổ
- Hệ số phân bổ
 Tính hệ số phân bổ tự động
Do người dùng tự nhập hoặc được tính bởi chương trình. Nếu được
tính bởi chương trình thì phải khai báo cách tính. Ví dụ: dựa vào số
phát sinh nợ/có của 1 hoặc 1 cặp tài khoản nào đó.
 Ví dụ
DN có 2 PX SX A và B
Phân bổ chi phí sx chung (627) gồm:
Chi phí nhân viên TK Có 6271 / TK Nợ (6271PXA - 6271PXB)
Chi phí nhân viên TK Có 6272 / TK Nợ (6272PXA - 6272PXB)
b. Bút toán phân bổ tự động
c. Các bút toán kết chuyển tự động
Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau:

Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả
kinh doanh

Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết quả kinh
doanh


Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả
kinh doanh

Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết quả
kinh doanh

Kết chuyển khác…
c. Các bút toán kết chuyển tự động
 Lợi ích của việc sử dụng bút toán kết chuyển
- Tiết kiệm thời gian, công sức lao động vì: số lượng các bút
toán kết chuyển có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp
quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh
doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần
phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán
kết chuyển. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá
nhiều thời gian.
- Không gây sự nhàm chán trong công việc vì: các bút toán kết
chuyển đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách
lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho
phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ.
c. Các bút toán kết chuyển tự động
 Nguyên tắc
- Phải khai báo TK “chuyển”, TK “nhận” cho từng nhóm bút toán
một và việc kết chuyển được thực hiện từ TK ghi có sang tài
khoản ghi nợ hoặc ngược lại.
-
Trường hợp kết chuyển được chi tiết hoá cho từng vụ việc thì khai
báo là có kết chuyển theo vụ việc hay không.
-

Khi tạo bút toán kết chuyển Fast sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng
số phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ.
- Trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa
lại các bút toán kết chuyển.
- Fast cho phép kết chuyển:
+ từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác.
+ từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết
+ từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác.
c. Các bút toán kết chuyển tự động
 Khai báo các bút toán kết chuyển tự động
- Stt
- Tên bút toán
-Tài khoản ghi nợ
- Tài khoản ghi có
- Loại kết chuyển
- Kết chuyển theo vụ việc
- Kết chuyển theo bộ phận hạch toán
- Kết chuyển theo sản phẩm
- Chỉ kết chuyển phát sinh có mã vụ việc, sản phẩm, bộ phận
hạch toán.
 Tạo bút toán kết chuyển tự động
- Khai báo thêm thông tin về số chứng từ kết chuyển.
- Đánh dấu các bút toán cần tạo (tạo nhiều bút toán cùng một
lúc)
- Có thể xóa đi tạo lại và in ra.
 Thực hiện bút toán kết chuyển tự động
Nhấn F4, khai báo tháng cần kết chuyển
c. Các bút toán kết chuyển tự động
d. Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
Cuối kỳ ta phải thực hiện đánh giá lại tiền ngoại tệ theo tỷ giá

cuối kỳ.
- Đối với các TK là công nợ thì chương trình sẽ tạo bút toán
chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho từng khách hàng/đối tượng công
nợ.
- Đối với việc theo dõi thanh toán chi tiết cho các hoá đơn
ngoại tệ thì chương trình cũng tự động tạo các bút toán chênh
lệch tỷ giá cuối kỳ cho từng hoá đơn (thực hiện trong phân hệ
kế toán mua hàng/bán hàng).
d. Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
 Thông tin về bút toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ
- Stt thực hiện bút toán
- Tên bút toán
- Tài khoản
- Mã ngoại tệ
- Tài khoản chênh lệch tỷ giá.
 Tạo bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
- Đánh dấu các bút toán cần tạo (có thể tạo nhiều bút toán cùng một
lúc)
- Nhập kỳ hạch toán, tỷ giá cuối kỳ, số chứng từ.
Lưu ý: mỗi lần tạo các bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ ta chỉ có
thể chọn được các bút toán có cùng một mã ngoại tệ.
IV. PHÂN HỆ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ
CÔNG NỢ PHẢI THU
1. Chức năng của phân hệ kế toán bán hàng và công
nợ phải thu
- Cập nhật các hoá đơn bán hàng (bán hàng hoá và bán dịch
vụ),DM giá bán của hàng hoá, phiếu nhập hàng bán bị trả lại và
dịch vụ bị trả lại, hóa đơn giảm giá (dịch vụ và hàng bán), chứng
từ ghi nợ, ghi có, bù trừ công nợ.
- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra; giá vốn, doanh thu, lợi

nhuận theo từng mặt hàng, nhóm hàng; bán hàng theo bộ phận,
cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng; các khoản phải thu,
tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng.
- Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra.
- Liên kết số liệu với kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được
các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng
hợp và kế toán hàng tồn kho.
Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
2. Quản lý danh mục từ điển
a. Danh mục khách hàng
- Dùng để quản lý khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu,
phải trả (tk 131, 136, 1388, 141, 331, 336 và 3388…).

Mục đích việc quản lý khách hàng theo nhóm
- Dễ quản lý và theo dõi các đối tượng khách hàng
- Lên các báo cáo doanh thu theo từng nhóm khách hàng

Nguyên tắc quản lý khách hàng theo nhóm
- Các đối tượng cùng nhóm phải có 1 đặc điểm, tiêu chí để phân
biệt
- Các đối tượng có chung mục đích sử dụng thì được phân vào
cùng 1 nhóm
- Các đối tượng không được trùng mã với nhau và mã hoá các
đối tượng theo nguyên tắc mẹ - con.
- Được thực hiện ở Menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
-> Danh mục từ điển -> Danh mục phân nhóm khách hàng”
b. Danh mục phân nhóm khách hàng
Các thông tin về danh mục phân nhóm khách hàng
- Kiểu phân nhóm
- Mã nhóm

- Tên nhóm

Ví dụ
Khách hàng của một doanh nghiệp được phân thành nhóm theo
vùng địa lý (Miền Bắc - Miền Trung - Miền Nam), theo loại
hình DN (DN nhà nước, DN tư nhân và khách lẻ), theo tần suất
giao hàng (Hàng ngày – Hàng tuần – Hàng tháng).Hãy khai báo
thông tin chi tiết cho khách hàng là Công ty Thương mại dịch
vụ Biển Xanh, một doanh nghiệp tư nhân ở Hải Phòng có tuần
suất giao hàng Hàng tuần.
Bước 1: Phân nhóm khách hàng
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu -> Danh mục từ điển ->
Danh mục phân nhóm khách hàng
Loại nhóm Mã nhóm Tên nhóm
1 MB Miền Bắc
1 MT Miền Trung
1 MN Miền Nam
2 NN DN Nhà nước
2 TN DN Tư nhân
2 KL Khách lẻ
3 NGAY Giao hàng hàng ngày
3 TUAN Giao hàng hàng tuần
3 THANG Giao hàng hàng tháng
Bước 2: Khai báo chi tiết về thông tin khách hàng
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu -> Danh mục từ điển
-> Danh mục khách hàng
Các thông tin về danh mục khách hàng bao gồm:
- Mã khách hàng: KH1
- Tên khách hàng: Công ty Thương mại dịch vụ Biển Xanh
- Địa chỉ của khách hàng: Hải Phòng

…
- Nhóm khách 1: (Mã nhóm 1)MB
- Nhóm khách 2: (Mã nhóm 2)TN
- Nhóm khách 3: (Mã nhóm 3)TUAN
- …
Khách hàng Người bán Nội bộ