Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 4 - ThS. Thái Kim Phụng

CHƯƠNG 4
Hệ thống thông tin tổ chức
Hệ thống thông tin tổ chức
theo cấp bậc quản lý
theo cấp bậc quản lý
Nội Dung
1. CÁC CẤP RA QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔ CHỨC
2. CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO
CẤP BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ
3. CÁC LOẠI HTTT THEO CẤP QUẢN LÝ

Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems - TPS)

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems -
MIS)

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định – Decision Support System (DSS)

Hệ thống trợ giúp lãnh đạo (Executive Support System - ESS)

Hệ tự động văn phòng (Office Automation System - OAS)

Hệ thống quản lý tri thức (Knowledge Management System - KWMS)

Trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI)

Hệ chuyên gia (Expert System - ES)
Cấp Chiến lược
(Excutive level)
Cấp Chiến thuật
(Managerial level)

Cấp tác nghiệp
(Operational level)
- Người ra QĐ : Nhà QL tầm trung và QL chức năng
(Mid-level Managers and Function Managers)
- HTTT : Tự động hóa việc giám sát và kiểm soát những
hoạt động ở mức điều hành.
- Mục tiêu : Cải tiến năng lực của tổ chức.
- Người ra QĐ : Quản đốc (Foreman) hoặc Giám sát
(Supervisor)
- HTTT : Tự động hóa những sự kiện và
hoạt động lập đi lập lại hàng ngày.
- Mục tiêu : Cải tiến năng lực của tổ chức.
- Người ra QĐ : Nhà quản lý cấp Lãnh đạo (Executive-level Managers)
- HTTT : Tổng hợp những dữ liệu thống kê của tổ chức và dự đoán
trong tương lai.
- Mục tiêu : Cải tiến chiến lược và kế hoạch của tổ chức…
Mô hình các cấp quản lý và việc sử dụng hệ thống thông tin trong việc ra quyết định.
CÁC CẤP RA QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔ CHỨC
CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP BẬC
QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

HT cấp tác nghiệp (Operational-level system): Giám
sát các giao dịch & các hoạt động cơ bản của tổ
chức

HT cấp chuyên gia & văn phòng (Knowledge-level
system): hổ trợ chuyên gia & nhân viên văn phòng

HT cấp chiến thuật (management-level system): hỗ
trợ giám sát, kiểm soát, ra quyết định & các hoạt

động quản trị của nhà quản lý cấp trung

HT cấp chiến lược (strategic-level system): hỗ trợ
các hoạt động lập kế hoạch dài hạn của nhà quản
lý cấp cao
CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP
BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ
CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP
BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems - TPS)

Các hệ thống thông tin quản lý (Management Information
Systems - MIS)

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System -
DSS)

Hệ thống trợ giúp lãnh đạo (Executive Support System -
ESS)

Hệ tự động văn phòng (Office Automation System - OAS)

Hệ thống quản lý tri thức (Knowledge Management System
- KMS)

Hệ chuyên gia (Expert System - ES)
CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC
THEO CẤP BẬC QUẢN LÝ
Hệ thống xử lý giao dịch

(Transactions Processing System, TPS)

Mục đích
•
TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những
hoạt động hàng ngày (các giao dịch).
•
hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch; có thể kiểm soát các quyết
định được tạo ra như một phần trong giao dịch
•
Dùng ở cấp tác nghiệp
•
Tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý,
gia tăng độ chính xác; dạt hiệu suất lớn hơn

Các vấn đề TPS thường đặt ra
•
TPS (xây dựng từ năm 50s) giúp nhà quản lý

Xử lý các giao dịch tự động
VD: Xử lý đơn hàng

Truy vấn các thông tin liên quan tới các giao dịch đã được xử lý
VD: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng?
Giá trị là bao nhiêu?
Khách hàng X có mua hàng trong tháng tới (có đơn đặt
hàng chưa)?
Danh sách các khách hàng
Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)


Hệ TPS:

TPS trực tuyến (online)
Nối trực tiếp giữa người điều hành và chương trình TPS. Hệ
thống trực tuyến sẽ cho kết quả tức thời.

TPS theo lô (batch)
Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý
chung 1 lần.

Nhập liệu:
•
Thủ công
•
Bán tự động
•
tự động
Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)

Cấu trúc của TPS trực tuyến (on-line)
Các sự kiện/
giao dòch
Biểu
(forms)
Báo cáo
(reports)
Đònh kỳ
Cơ sở dữ liệu

của TPS
Giao diện
Chương trình TPS
Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)

Cấu trúc của TPS theo lô (batch)
Các sự kiện/
giao dịch
Tập tin
giao dịch
Tập tin
giao dịch
được sắp xếp
Chương trình
sắp xếp
Chương trình
TPS
Định kỳ
Cơ sở dữ liệu
của TPS
Giao diện
Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)

Ðặc diểm các thành phần của hệ thống TPS
Thành phần Đặc điểm
Đối tượng sử dụng Các nhân viên và các nhà quản lý cấp
thấp (các tác nghiệp)
Dữ liệu Các giao dòch hàng ngày (cụ thể, chi tiết)

Thủ tục Có cấu trúc và chuẩn hóa
Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)
Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)
Các HT TPS
Hệ thống thông tin quản lý
(Management Information System, MIS)

Mục đích

Tạo ra các báo cáo thường xuyên hoặc theo yêu cầu dưới
dạng tóm tắt về hiệu quả hoạt động nội bộ của tổ chức hoặc
hiệu quả đóng góp của các đối tượng giao dịch (khách hàng
và nhà cung cấp).

Vấn đề đặt ra

MIS phục vụ cho công tác quản lý (hoạch định, thực hiện và
kiểm soát).

MIS chỉ quan tâm đến hiệu quả hoạt động của các đối tượng
trong và ngoài tổ chức để có các biện pháp đối xử và phân
bổ nguồn lực thích hợp.
Hệ thống thông tin quản lý
(Management Information System, MIS)

Hệ thống thông tin quản lý (MIS) – cung cấp
thông tin cho việc quản lý tổ chức


Lấy và tổng hợp dữ liệu từ TPS

Cho phép các nhà quản lý kiểm soát và điều
khiển các tổ chức

Cung cấp những thông tin phản hồi chính xác

Cung cấp các báo cáo đặc biệt trên cơ sở đã
được lập kế hoạch
Hệ thống thơng tin quản lý (tt)
(Management Information System, MIS)

Cấu trúc chung của MIS
Truy vấn
(queries)
Báo cáo
(reports)
Biểu
(forms)
Nhà quản lý
cấp trung
Cơ sở dữ liệu
của TPS
Cơ sở dữ liệu
MIS
- Đònh kỳ
- Bất thường (adhoc)
- Ngoại lệ
Chương trình MIS
Hệ thống thông tin quản lý (tt)

(Management Information System, MIS)

Đặc điểm MIS

TPS Hỗ trợ cho trong xử lý và lưu trữ giao dịch

MIS sử dụng CSDL hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng
trong tổ chức

MIS đủ mềm dẻo để có thể thích ứng được với những nhu
cầu về thông tin của tổ chức

MIS tạo lớp vỏ an toàn cho HT và phân quyền cho việc truy
nhập HT

MIS cung cấp thông tin theo thời gian cho các nhà QL, chủ
yếu là các thông tin có cấu trúc
Hệ thống thơng tin quản lý (tt)
(Management Information System, MIS)

Đặc điểm các thành phần của MIS
Thành phần Đặc điểm
Đối tượng sử dụng Các nhà QL cấp trung. Nhà QL hợp tác với phân tích
viên trong quá trình xây dựng MIS.
Dữ liệu Có cấu trúc. Từ 2 nguồn: (1) từ TPS, (2) từ nhà quản
lý (kế hoạch).
Thủ tục Có cấu trúc. Thông tin cần tạo ra: (1) Báo cáo tóm
tắt đònh kỳ, (2) Báo cáo theo yêu cầu, (3) Báo cáo
ngoại lệ.
Hệ thống thông tin quản lý (tt)

(Management Information System, MIS)
Ví dụ về HTTT quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (tt)
(Management Information System, MIS)
Ví dụ:
•
Dự báo bán hàng (Sales forecasting)
•
Dự báo & quản lý tài chánh (Financial management
and forecasting)
•
Lập lịch & lập kế hoạch sản xuất (Manufacturing
planning and scheduling)
•
Lập kế hoạch & quản lý tồn kho (Inventory
management and planning)
•
Định giá sản phẩm & Quảng cáo (Advertising and
product pricing)
Hệ hỗ trợ quyết định
(Decision Support System, DSS)
Các dạng quyết định

Quyết định có cấu trúc: những quyết định có thể đưa ra thông
qua một loạt các thủ tục thực hiện được xác định trước, thường có
tính lặp lại và theo thông lệ
VD: Xác định số lượng đặt hàng, thời điểm mua nguyên vật liệu
 Máy tính hóa hoàn toàn (HTTT xử lý giao dịch)

Quyết định bán cấu trúc: các nhà quản lý ra quyết định một phần

dựa trên kinh nghiệm đã có, ít có tính lặp lại.
VD: Dự báo bán hàng, Dự trù ngân sách, Phân tích rủi ro
 Con người ra quyết định với sự hỗ trợ của máy tính

Quyết định phi cấu trúc: nhà quản lý phải tự đánh giá, và hiểu rõ
các vấn đề được đặt ra, thường không có tính lặp lại.
VD: Thăng tiến cho nhân sự, Giới thiệu công nghệ mới
 Con người ra quyết định, máy tính có thể hỗ trợ một số phần
việc
Hệ hỗ trợ quyết định
(Decision Support System, DSS)
Định nghĩa:

DSS là sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả
năng của MT, cải thiện chất lượng QĐ, là 1 HT hỗ trợ dựa
trên MT giúp cho những nhà QL giải quyết những vấn đề
bán cấu trúc.

DSS là hệ hỗ trợ RQĐ cho các nhà QL về các vấn đề bán
cấu trúc trong 1 hoàn cảnh nhất định / không thường
xuyên.

HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS)– một hệ thống thông
tin tương tác cung cấp thông tin, các mô hình, và các công
cụ xử lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định có
tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc
Hệ hỗ trợ quyết định (tt)
(Decision Support System, DSS)

Vấn đề đặt ra


DSS dùng để trả lời những câu hỏi bất thường (lâu
lâu mới đặt ra và không lặp lại)

Các vấn đề DSS giải quyết là bán cấu trúc.

Mục tiêu không rõ hoặc nhiều mục tiêu

Số liệu thu thập được không chính xác

Quá trình xử lý số liệu không chặt chẽ, không rõ ràng

Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia của
người RQĐ là cực kỳ quan trọng.
Hệ hỗ trợ quyết định
(Decision Support System, DSS)
Các thành phần chính

CSDL: tập hợp các dữ liệu được tổ chức sao cho dễ
dàng truy cập

Các mô hình cơ sở: Các mô hình phân tích và toán
học giải đáp; ví dụ: mô hình nếu – thì và các dạng
phân tích dữ liệu khác

Hệ thống phần mềm hỗ trợ quyết định: cho phép
người sử dụng can thiệp vào CSDL & cơ sở mô
hình