báo cáo :XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÍ SINH VIÊN PHÒNG CÔNG TÁC SINH VIÊN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ - MÔI TRƯỜNG
THỰC TẬP CUỐI KHÓA CỬ NHÂN TIN HỌC
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÍ SINH VIÊN
PHÒNG CÔNG TÁC SINH VIÊN
Đơn vị thực tập: Phòng Công tác Sinh viên – Đại học An Giang
GV. Hướng dẫn: SV. Thực hiện: Lư Thành Tâm
Huỳnh Phước Hải MSSV : DTH051102
Lê Thị Kim Chi
MSSV : DTH051070
An Giang, 4 / 2009
THỰC TẬP CUỐI KHÓA CỬ NHÂN TIN HỌC
LỜI CẢM ƠN
Trước hết, chúng con xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cha mẹ kính yêu đã tạo cho
chúng con đầy đủ các điều kiện về vật chất lẫn tinh thần để chúng con có thể vượt qua bốn
năm xa nhà. Niềm tin và sự yêu thương mà cha mẹ dành cho con đã là động lực rất lớn để
chúng con có thể học tốt.
Chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám Hiệu, Ban chủ nhiệm Khoa
Kĩ thuật – Công nghệ - Môi truờng, cùng các thầy cô của trường Đại học An Giang và tập thể
giáo viên Khoa Kĩ thuật – Công nghệ - Môi truờng đã tận tình giảng dạy, truyền đạt những
kiến thức, kinh nghiện quý báu và đã khích lệ, hỗ trợ nhiều mặt cho chúng em trong suốt bốn
năm đại học chuẩn bị hành trang vào đời.
Đặc biệt chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Huỳnh Phước Hải, người luôn sẵn
sàng và tận tình hướng dẫn giúp đỡ, động viên chúng em trong suốt quá trình thực tập.
Chúng em rất cảm ơn tất cả thầy cô nói chung và thầy Huỳnh Thanh Tiến nói riêng
cùng các anh chị Phòng Công tác Sinh Viên đã tạo điều kiện thuận lợi cho chúng em trong
hai tháng thực tập.
Cuối cùng, chúng tôi cảm ơn tập thể DH6TH1 và DH6TH2 đã gắn bó, chia sẻ là
nguồn động viên to lớn giúp đỡ chúng tôi vượt qua mọi khó khăn trong suốt thời gian học tập
và thực hiện đề tài này.
Mặc dù, đã cố gắng hoàn thành đề tài thực tập trong phạm vi và khả năng cho phép

nhưng chắc sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em rất mong nhận được sự thông
cảm, góp ý và tận tình chỉ bảo của các Thầy Cô và các bạn.
Chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
1.Lư Thành Tâm
2.Lê Thị Kim Chi
THỰC TẬP CUỐI KHÓA CỬ NHÂN TIN HỌC
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, Công nghệ thông tin đã và đang đóng vai trò quan trọng trong xã hội. Nó
giúp con người làm việc với mức độ chính xác cao, quản lí và tổ chức công việc đạt hiệu quả,
cũng như thông tin được phổ biến và cập nhật nhanh chóng, chính xác. Do đó việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào các phong ban công ty, xí nghiệp, trường học là nhu cầu tất yếu.
Cũng với mục đích trên Phòng Công tác Sinh viên trường Đại học An Giang đang
từng bước tin học hóa công tác quản lí. Trong đó công tác quản lí hồ sơ, chỗ ở, vay vốn …của
sinh viên là rất cần thiết. Bởi lẽ công việc quản lí này của phòng đòi hỏi phải xử lý một số
lượng lớn thông tin với độ chính xác cao. Trong khi đó số lượng sinh viên ngày càng gia tăng
nên công tác quản lí dễ dẫn đến sai sót, tốn thời gian là không thể tránh khỏi. Vì thế sự ra đời
của phần mềm quản lí sinh viên mang lại những lợi ích:
- Tiết kiệm chi phí, thời gian, tránh sai sót cho người quản lí.
- Công tác lưu trữ được an toàn và tiện ích.
- Thống kê kết quả, lập báo cáo nhanh chóng, chính xác…
Xuất phát từ những lợi ích trên và sự tận tình giúp đỡ của các thầy cô trong Khoa Kĩ
thuật – Công nghệ - Môi trường cùng tập thể thầy cô, các anh chị Phòng Công tác Sinh viên
nên chúng em chọn đề “Quản lí Sinh viên Phòng Công tác Sinh viên trường Đại học An
Giang”.
Với đề tài này chúng em mong muốn áp dụng các kiến thức được học trong trường
cùng với việc tìm hiểu, nghiên cứu ngôn ngữ và môi trường lập trình để xây dựng một hệ
thống phần mềm quản lí Sinh viên của Phòng Công tác Sinh viên đạt được hiệu quả hơn
THỰC TẬP CUỐI KHÓA CỬ NHÂN TIN HỌC
TÓM TẮT NỘI DUNG

Tên đề tài: Quản lí Sinh viên Phòng Công tác Sinh viên trường Đại học An Giang.
Giảng viên hướng dẫn: Huỳnh Phước Hải
Sinh viên thực hiện: 1. Lư Thành Tâm
2. Lê Thị Kim Chi
Lớp DH6TH1
Toàn bộ nội dung của đề tài thực tập cuối khóa được tổ chức các phần sau, bao gồm:
o Lời cảm ơn
o Lời nói đầu
Phần này đề cập nhu cầu thực tế của Phòng Công tác Sinh viên và sự cần thiết của
đề tài.
o Tóm tắt nội dung
o Phần 1: Tổng Quan
Phần 1 mở đầu bằng việc giới thiệu tổng quan hệ thống mới, đối tượng phạm vi
ứng dụng của hệ thống, nêu lên các phương án, đánh giá khả thi hệ thống.
o Phần 2: Cở Sở Lý Thuyết
Giới thiệu lý thuyết về môi trường lập trình, ngôn ngữ lập trình C#, SQL server
2005, mô hình quan hệ tổ chức DFD…
o Phần 3: Phân Tích
Phân tích hiện trạng Phòng Công tác Sinh viên, khảo sát hiện trạng thực tế hoạt
động của phòng qua đó giúp ta thấy được những hạn chế của hệ thống cũ. Phần này
nêu lên mô tả hoạt động của hệ thống, đưa ra các yêu cầu chức năng và phi chức năng
của hệ thống, các mô hình DFD và mô hình thực thể kết hợp.
o Phần 4: Thiết Kế Và Cài Đặt Ứng Dụng
+ Phần này tập trung mô tả các bảng dữ liệu và các ràng buộc toàn vẹn hệ thống,
lược đồ tuần tự, danh sách các giao diện chính của phần mềm. Phần thiết kế của
chương là cốt lõi chính cho việc cài đặt và thử nghiệm phần mềm.
+ Hướng dẫn cài đặt ứng dụng.
o Phần 5: Tổng Kết
Cuối cùng là nhận xét, đánh giá hệ thống nêu lên những ưu, khuyết điểm của
chương trình, đế xuất phát triển.

o Tài liệu tham khảo: Danh sách các tài liệu tham khảo để hoàn thành đề tài thực tập.
THỰC TẬP CUỐI KHÓA CỬ NHÂN TIN HỌC
MỤC LỤC
2.1.2 Ngôn ngữ lập trình và cài đặt 7
2.1.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: 8
2.1.4 Công cụ hỗ trợ: 9
2.1.5 Công cụ tạo tài liệu hướng dẫn: 10
2.1.3 Mô hình dữ liệu 10
2.1.4 Mô hình UML 11
3.3.2 Các yêu cầu chức năng 20
3.3.3 Các yêu cầu phi chức năng 20
3.4.2 Mô hình dữ liệu 36
PHẦN 4: THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT ỨNG DỤNG 39
4.1 Thiết kế 39
4.2.4 Mô tả các ràng buộc toàn vẹn 46
4.3.1 Use Case 56
Hình 32: Mô hình Use_case 57
PHẦN 5:TỔNG KẾT 68
5.1 Đánh giá chung 68
TÀI LIỆU THAM KHẢO 69
DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU
Hình 1: Phạm vi hệ thống quản lí sinh viên Phòng CTSV Error: Reference source not
found
THỰC TẬP CUỐI KHÓA CỬ NHÂN TIN HỌC
Hình 2: Sơ đồ tổ chức Error: Reference source not found
Hình 3: Mô hình DFD mức tổng thể Error: Reference source not found
Hình 4: Mô hình DFD mức 1 Error: Reference source not found
Hình 5: Phân rã ô xử lí 1 Error: Reference source not found
Hình 6: Phân rã ô xử lí 2 Error: Reference source not found
Hình 7: Phân rã ô xử lí 3 Error: Reference source not found

Hình 8: Phân rã ô xử lí 4 Error: Reference source not found
Hình 9: Phân rã ô xử lí 5 Error: Reference source not found
Hình 10: Phân rã ô xử lí 6 Error: Reference source not found
Hình 11: Phân rã ô xử lí 1.1 Error: Reference source not found
Hình 12: Phân rã ô xử lí 1.2 Error: Reference source not found
Hình 13: Phân rã ô xử lí 1.3 Error: Reference source not found
Hình 14: Phân rã ô xử lí 1.4 Error: Reference source not found
Hình 15: Phân rã ô xử lí 1.5 Error: Reference source not found
Hình 16: Phân rã ô xử lí 1.6 Error: Reference source not found
Hình 17: Phân rã ô xử lí 1.7 Error: Reference source not found
Hình 18: Phân rã ô xử lí 1.8 Error: Reference source not found
Hình 19: Phân rã ô xử lí 1.9 Error: Reference source not found
Hình 20: Phân rã ô xử lí 1.10 Error: Reference source not found
Hình 21: Phân rã ô xử lí 1.11 Error: Reference source not found
Hình 22: Phân rã ô xử lí 1.12 Error: Reference source not found
Hình 23: Phân rã ô xử lí 1.13 Error: Reference source not found
Hình 24: Phân rã ô xử lí 1.14 Error: Reference source not found
Hình 25: Phân rã ô xử lí 1.15 Error: Reference source not found
Hình 26: Phân rã ô xử lí 3.1 Error: Reference source not found
Hình 27: Phân rã ô xử lí 3.2 Error: Reference source not found
Hình 28: Mô hình thực thể kết hợp Error: Reference source not found
Hình 29: Sơ đồ chức năng Error: Reference source not found
Hình 30: Kiến trúc tổng quan phần mềm Quản lí sinh viên Error: Reference source not
found
Hình 31: Quan hệ giữa các bảng dữ liệu Error: Reference source not found
Hình 32: Mô hình Use_case Error: Reference source not found
Hình 33: Lược đồ phục hồi dữ liệu Error: Reference source not found
Hình 34: Lược đồ sao lưu dữ liệu Error: Reference source not found
Hình 36: Lược đồ quản lí thông tin sinh viên Error: Reference source not found
THỰC TẬP CUỐI KHÓA CỬ NHÂN TIN HỌC

Hình 37: Lược đồ tra cứu chỗ ở sinh viên Error: Reference source not found
Hình 38: Lược đồ Import lý lịch sinh viên Error: Reference source not found
Hình 39: Màn hình đăng nhập Error: Reference source not found
Hình 40: Màn hình giao diện chính Error: Reference source not found
Hình 41: Màn hình đổi mật khẩu Error: Reference source not found
Hình 42: Màn hình quản lí hồ sơ sinh viên Error: Reference source not found
Hình 43: Màn hình quản lí Đoàn viên Error: Reference source not found
Hình 44: Màn hình quản lí người dùng Error: Reference source not found
Hình 44: Màn hình quản lí lớp Error: Reference source not found
Hình 45: Màn hình quản lí hồ sơ Error: Reference source not found
Hình 46: Màn hình tìm kiếm chỗ ở Error: Reference source not found
Hình 47: Màn hình Import lí lịch sinh viên Error: Reference source not found
Hình 48: Màn hình Import thông tin lớp và ngành Error: Reference source not found
Hình 49: Màn hình thống kê Error: Reference source not found
DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU VÀ TỪ VIẾT TẮT
ADO: ActiveX Data Object
THỰC TẬP CUỐI KHÓA CỬ NHÂN TIN HỌC
BQL: Ban Quản Lí
CPU: Central Processing Unit
CSDL: Cơ Sở Dữ Liệu
CTSV: Công Tác Sinh Viên
DFD: Data Flow Diagram
DTS: Data Transformation Service
ĐRL: Điểm Rèn Luyện
ER: Entity Relationship
GVHD: Giảng Viên Hướng Dẫn
HSSV: Học Sinh Sinh Viên
IIS: Internet Infromation Server
KT-CN-MT: Kĩ Thuật – Công Nghệ - Môi Trường
KTX: Kí Túc Xá

MSSV: Mã Số Sinh Viên
PT: Phong Trào
QL: Quản Lí
RBTV: Ràng Buộc Toàn Vẹn
RDBMS: Relational Database Management System
SQL: Structured Query Language
SV: Sinh Viên
TDTT: Thể Dục Thể Thao
TNCS HCM: Thanh Niên Cộng Sản Hồ Chí Minh
TP: Thành Phố
TT: Thông Tin
UML: Unified Modeling Language
XML: Extensible Markup Language
PHẦN 1: TỔNG QUAN
1.1 Giới thiệu
1.1.1 Sơ lược về cơ quan thực tập
• Tên cơ quan thực tập: Phòng Công tác Sinh Viên
THỰC TẬP CUỐI KHÓA CỬ NHÂN TIN HỌC
• Thành lập:
Phòng Công tác Sinh Viên được thành lập tháng 10/2000 trên cơ sở tách bộ
phận Quản lí sinh viên từ Phòng Tổ chức – Chính trị của trường Đại học An Giang.
• Cơ cấu tổ chức
• Chức năng, nhiệm vụ
- Quản lí công tác giáo dục toàn vẹn HSSV.
- Quản lí việc thực hiện chính sách xã hội của HSSV; tham mưu cho Ban
Giám Hiệu và Hội đồng học bổng về việc xét cấp các loại học bổng từ thiện, tài trợ cho sinh
viên; tổ chức theo dõi triển khai việc vay vốn tín dụng của HSSV.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các dịch vụ tư vấn cho học sinh,
sinh viên.
- Cùng với phòng hành chính – Tổng hợp và BQL ký túc xá chủ động phối

hợp với chính quyền địa phương trong việc giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội.
- Phối hợp với Đoàn TNCS HCM, Hội sinh viên trong nhà trường tổ chức các
hoạt động văn nghệ, TDTT, các hoạt động xã hội từ thiện, đền ơn đáp nghĩa, …định hướng
các chủ trương công tác học sinh, sinh viên của trường theo từng thời gian và chủ đề thích
hợp.
• Địa chỉ: Số 25, Đường Võ Thị Sáu, Phường Đông Xuyên, TP-Long Xuyên, An
Giang.
Trưởng
phòng
Phó
phòng
Cán bộ
QL khen
thưởng
HSSV
Cán bộ
phụ
trách PT
Văn
nghệ
Cán bộ
phụ
trách TT
tuyên
truyền
Cán bộ
phụ
trách PT
thể dục
thể thao

Cán bộ
phụ
trách
trang
web
phòng
Cán bộ
phụ
trách hồ
sơ SV &
ĐRL
Cán bộ
phụ
trách hỗ
trợ SV
THỰC TẬP CUỐI KHÓA CỬ NHÂN TIN HỌC
• Điện thoại: O76 3847991
1.1.2 Nội dung công việc đươc giao
Tìm hiểu và xây dựng chương trình quản lí Sinh viên cho Phòng Công tác Sinh
Viên.
1.1.3 Phương pháp thực hiện
• Nghiên cứu công tác quản lí thông tin hồ sơ và điểm rèn luyện sinh viên.
• Nghiên cứu công tác quản lí đoàn viên.
• Nghiên cứu công tác quản lí việc vay vốn tín dụng.
• Nghiên cứu công tác quản lí việc cấp học bổng từ nhà tài trợ như Bảo Hiểm Bảo
Việt
• Nghiên cứu công tác quản lí chỗ ở sinh viên.
Xây dựng chương trình quản lí theo các nghiên cứu trên.
1.1.4 Kết quả đạt được qua thực tập
o Nội dung kiến thức lý thuyết

- Giúp chúng em cũng cố và hiểu sau hơn về ngôn ngữ lập trình C#, hệ quản
trị cơ sở dữ liệu SQL server 2005
- Củng cố được những kiến thức lí thuyết: qui trình phân tích, thuyết kế một hệ
thống quản lí thông tin.
- Qua thời gian thực tập, chúng em càng hiểu rõ hơn ý nghĩa của việc vận
dụng quy trình công nghệ phần mềm vào một dự án thực tế.
o Kỹ năng thực hành
- Kỹ năng lập trình hướng đối tượng, sử dụng các triggers trong SQL Server
để đảm bảo toàn vẹn dữ liệu.
- Kỹ năng vận dụng phần mềm trong lúc thực hiện đề tài.
- Kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng phân tích thiết kế phần mềm quản lí.
o Kinh nghiệm thực tiễn
Kỹ năng, nguyên tắc làm việc trong cơ quan. Tham gia thực hiện một đồ án
thực tế.
o Kết quả công việc đã đóng góp cho cơ quan thực tập
Hoàn thành phần mềm quản lí sinh viên cho Phòng Công tác Sinh Viên.
1.2 Giới thiệu ứng dụng
Hệ thống quản lí sinh viên Phòng Công tác Sinh Viên được xây dựng với mục tiêu
chủ yếu là hỗ trợ cán bộ quản lí trong công tác quản lí sinh viên. Hệ thống hoạt động như
sau:
- Mỗi sinh viên sau khi trúng tuyển vào trường đều được quản lí thông tin qua
hồ sơ của sinh viên. Hệ thống sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin về hồ sơ để hỗ trợ cho việc theo
dõi thông tin của sinh viên trong suốt quá trình học tập ở trường Đại học.
THỰC TẬP CUỐI KHÓA CỬ NHÂN TIN HỌC
- Đối với từng sinh viên hệ thống sẽ giúp các cán bộ quản lí theo dõi, cập nhật
nhanh thông tin chỗ ở được thay đổi theo hàng năm, thông tin đoàn viên, thông tin vay vốn
tín dụng, quản lí điểm rèn luyện, thông tin về học bổng cũng như những chính sách mà sinh
viên đó được hưởng trong từng khoảng thời gian cụ thể.
- Bên cạnh đó nếu như ban lãnh đạo Phòng Công tác Sinh viên hoặc các cán bộ
quản lí có yêu cầu tìm kiếm thông tin về hồ sơ, điểm rèn luyện cũng như một số thông tin

khác có liên quan đến sinh viên thì hệ thông sẽ nhanh chống đưa ra kết quả thật chính xác.
- Đặc biệt phần mềm có thể phục hồi và sao lưu dữ liệu.
- Người quản trị có toàn quyền quyết định trong việc lưu trữ cũng như tìm kiếm
hoặc thao tác trên bất kì chức năng của phần mềm.
1.3 Đối tượng và phạm vi của ứng dụng
1.3.1 Đối tượng
Hệ thống quản lí sinh viên Phòng Công tác Sinh viên được xây dựng hướng đến
các đối tượng:
- Người quản trị hệ thống
- Cán bộ quản lí
1.3.2 Phạm vi
a. Mô hình
Hình 1: Phạm vi hệ thống quản lí sinh viên Phòng CTSV
b. Mô tả phạm vi
THỰC TẬP CUỐI KHÓA CỬ NHÂN TIN HỌC
Phòng Công tác Sinh viên Người lập: Lư Thành Tâm
Lê Thị Kim Chi
Ngày lập: 2/02/2009
Thông tin tổng quan
 Tên dự án : Phần mềm Quản lí sinh viên Phòng CTSV.
 Quản lí dự án : Lê Thị Kim Chi
Lư Thành Tâm
Phát biểu vấn đề:
Với số lượng sinh viên hàng năm tăng lên không ngừng, Phòng CTSV có
nhu cầu cải tiến việc tự động lưu trữ, tìm kiếm và in ấn các báo cáo nhằm đáp ứng
được một khối lượng lớn về xử lí thông tin và tính chính xác của thông tin. Sự can
thiệp của hệ thống quản lí sinh viên sẽ mang đến hiệu quả hoạt động cao hơn trong
công tác quản lí sinh viên của Phòng CTSV.
Mục tiêu:
 Cho phép cán bộ quản lí và theo dõi thông tin lí lịch, đoàn viên, vay vốn,

học bổng, chỗ ở, tình trạng, các chính sách của sinh viên một cách chính
xác.Tra cứu, thống kê kết quả,
 Đảm bảo cơ sở dữ liệu bảo mật và có độ tin cậy cao.
Mô tả:
 Hệ thống mới sẽ thu thập tất cả các thông tin lí lịch, đoàn viên, vay vốn, học
bổng, chỗ ở, các chính sách…của sinh viên.
 Lập danh sách, báo biểu…nhằm giúp cho cán bộ quản lí nắm rõ thông tin
cần thiết.
Lợi ích mang lại:
 Tạo sự tiện dụng, nhanh chóng và thoải mái cho các cán bộ quản lí.
 Tự động hóa cho công tác quản lí của Phòng Công tác Sinh viên tạo nên
tính chuyên nghiệp cho việc quản lí thông tin.
 Tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Các bước thực hiện để hoàn thành dự án:
 Lập kế hoạch phát triển hệ thống.
 Phân tích hệ thống.
 Thiết kế.
 Cài đặt.
 Kiểm tra.
 Biên soạn tài liệu.
 Huấn luyện sử dụng.
Thời gian ước tính: 2 Tháng.
THỰC TẬP CUỐI KHÓA CỬ NHÂN TIN HỌC
1.3.3 Ràng buộc tổng quan hệ thống
• Không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và các hệ thống khác của nhà trường,
của Phòng Công tác Sinh viên.
• Phần mềm sau khi triển khai phải đáp ứng nhu cầu tự động 50% số lượng
công việc liên quan.
• Dữ liệu phải đúng thực tế và phải cập nhật thường xuyên.
1.4 Mô tả phương án tổng quan

1.4.1 Các phương án
a. Phương án lưu trữ
Cơ sở dữ liệu tập trung: là phương án đưa dữ liệu về một nơi.
 Giúp quản lí chặt chẽ hơn các dữ liệu, tăng tính bảo mật vì mọi thao
tác trên dữ liệu chỉ được thực hiện ở một nơi.
 Tốc độ thao tác dữ liệu bị hạn chế do nhiều thao tác cùng một lúc vào
một dữ liệu ở một nơi.
Ngược lại với cơ sở dữ liệu tập trung là cơ sở dữ liệu phân tán.
 Cở sở dữ liệu phân tán có tốc độ thao tác dữ liệu nhanh hơn cơ sở dữ
liệu tập trung.
 Nhưng chi phí đầu tư tương đối cao.
 Thiết kế dữ liệu tương đối khó khăn, không chặt chẽ, có thể bị lỗi
không cập nhật cho tất cả các nơi lưu trữ.
 Chỉ phù hợp cho cơ sở dữ liệu lớn, có khoảng cách địa lý.
Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu : Microsoft Acces, Microsofr SQL Server,
MySQL, Oracle,…
b. Phương án khả thi
Với các mô hình dữ liệu trên, mô hình dữ liệu được áp dụng cho hệ thống là
mô hình dữ liệu tập trung vì những mặt lợi sau:
 Với sự phát triển công nghệ hiện nay thì tốc độ đường truyền, dung
lượng bộ nhớ không là vấn đề lớn, cơ sở dữ liệu tập trung giúp ta dễ dàng sao lưu, phục hồi
bảo đảm an toàn dữ liệu.
 Về mặt phần cứng thì chi phí đầu tư cho mô hình này không cao.
 Về mặt bảo mật dữ liệu, cần phân quyền đối với người sử dụng hệ
thống, mặt khác việc quản lí được chặt chẽ hơn.
1.4.2 Yêu cầu hệ thống
 Phần cứng: cấu hình tối thiểu
o RAM 256 Mb
o CPU 1Ghz
o HDD 4Gb

THỰC TẬP CUỐI KHÓA CỬ NHÂN TIN HỌC
 Phần mềm:
o Hệ điều hành: Win XP, Windows Server 2000
o Database: SQL Server 2000 hoặc 2005(SQL EXPRESS).
o Ngôn ngữ lập trình: Microsoft Visual Studio 2005
o Bộ gõ tiếng việt hỗ trợ Unicode: Unikey, Vietkey
 Thời gian dự kiến: 2 tháng với 2 lập trình viên
1.5 Kế hoạch thực hiện
Bảng mô tả công việc:
Công Việc Mô tả
Khởi tạo dự án
Tiếp nhận đề tài, tìm hiểu khái quát qua
thầy cô, bạn bè, sách vở.
Lập kế hoạch phát triển hệ thống
o Mô tả phương án tổng quan
o Ràng buộc hệ thống
o Đánh giá khả thi dự án
Phân tích rũi ro và các phát sinh về quản lí
trong quá trình phát triển hệ thống.
Xác định yêu cầu của hệ thống Xác định các yêu nghiệp vụ, yêu cầu chức
năng, yêu cầu phi chức năng hệ thống.
Mô hình hóa yêu cầu Mô hình hóa các yêu cầu của hệ thống.
Thiết kế Thiết kế các chi tiết phần mềm bao gồm
thiết kế dữ liệu, xử lí và giao diện.
Cài đặt Lập trình
Kiểm tra và thử nghiệm hệ thống Test thử hệ thống, rà soát lỗi.
Thử nghiệm hệ thống trên thực tế Chạy phần mềm quản lí trên hệ thống thực
Biên soạn tài liệu và huấn luyện sử dụng o Soạn tài liệu hướng dẫn sử sử dụng
phần mềm.
o Huấn luyện cán bộ sử dụng

PHẦN 2: CỞ SỞ LÝ THUYẾT
PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 Môi trường
2.1.1 Môi trường lập trình :
Microsoft .NET Framework SDK v2.0
2.1.2 Ngôn ngữ lập trình và cài đặt
Window Form
• Ngôn ngữ C#
Ngôn ngữ C# khá đơn giản, chỉ khoảng 80 từ khóa và hơn mười kiểu dữ liệu được xây
dựng sẵn. Tuy nhiên, ngôn ngữ C# có ý nghĩa cao khi nó thực thi những khái niệm lập trình
hiện đại. C# bao gồm tất cả những hỗ trợ cho cấu trúc, thành phần component, lập trình
hướng đối tượng. Những tính chất đó hiện diện trong một ngôn ngữ lập trình hiện đại. Và
ngôn ngữ C# hội đủ những điều kiện như vậy, hơn nữa nó được xây dựng trên nền tảng của
hai ngôn ngữ mạnh nhất là C++ và Java.
Ngôn ngữ C# được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư của Microsoft, trong đó người dẫn đầu
là Anders Hejlsberg và Scott Wiltamuth. Cả hai người này điều là những người nổi tiếng,
trong đó Anders Hejlsberg được biết đến là tác giả của Turbo Pascal, một ngôn ngữ lập trình
PC phổ biến. Và ông đứng đầu nhóm thiết kế Borland Delphi, một trong những thành công
đầu tiên của việc xây dựng môi trường phát triển tích hợp (IDE) cho lập trình client/server.
Phần cốt lõi hay còn gọi là trái tim của bất cứ ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng là
sự hỗ trợ của nó cho việc định nghĩa và làm việc với những lớp. Những lớp thì định nghĩa
những kiểu dữ liệu mới, cho phép người phát triển mở rộng ngôn ngữ để tạo mô hình tốt hơn
để giải quyết vấn đề. Ngôn ngữ C# chứa những từ khóa cho việc khai báo những kiểu lớp đối
tượng mới và những phương thức hay thuộc tính của lớp, và cho việc thực thi đóng gói, kế
thừa, và đa hình, ba thuộc tính cơ bản của bất cứ ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng.
Trong ngôn ngữ C# mọi thứ liên quan đến khai báo lớp điều được tìm thấy trong phần
khai báo của nó. Định nghĩa một lớp trong ngôn ngữ C# không đòi hỏi phải chia ra tập tin
header và tập tin nguồn giống như trong ngôn ngữ C++. Hơn thế nữa, ngôn ngữ C# hỗ trợ
kiểu XML, cho phép chèn các tag XML để phát sinh tự động các document cho lớp.
C# cũng hỗ trợ giao diện interface, nó được xem như một cam kết với một lớp cho

những dịch vụ mà giao diện quy định. Trong ngôn ngữ C#, một lớp chỉ có thể kế thừa từ duy
nhất một lớp cha, tức là không cho đa kế thừa như trong ngôn ngữ C++, tuy nhiên một lớp có
thể thực thi nhiều giao diện.
Trong C#, một cấu trúc được giới hạn, là kiểu dữ liệu nhỏ gọn, và khi tạo thể hiện thì
nó yêu cầu ít hơn về hệ điều hành và bộ nhớ so với một lớp. Một cấu trúc thì không thể kế
thừa từ một lớp hay được kế thừa nhưng một cấu trúc có thể thực thi một giao diện.
Ngôn ngữ C# cung cấp những đặc tính hướng thành phần (component-oriented), như
là những thuộc tính, những sự kiện. Lập trình hướng thành phần được hỗ trợ bởi CLR cho
phép lưu trữ metadata với mã nguồn cho một lớp. Metadata mô tả cho một lớp, bao gồm
những phương thức và những thuộc tính của nó, cũng như những sự bảo mật cần thiết và
những thuộc tính khác. Mã nguồn chứa đựng những logic cần thiết để thực hiện những chức
năng của nó Do vậy, một lớp được biên dịch như là một khối self-contained, nên môi trường
hosting biết được cách đọc metadata của một lớp và mã nguồn cần thiết mà không cần những
thông tin khác để sử dụng nó.
PHẦN 2: CỞ SỞ LÝ THUYẾT
Một lưu ý cuối cùng về ngôn ngữ C# là ngôn ngữ này cũng hỗ trợ việc truy cập bộ nhớ
trực tiếp sử dụng kiểu con trỏ của C++ và từ khóa cho dấu ngoặc [] trong toán tử. Các mã
nguồn này là không an toàn (unsafe). Và bộ giải phóng bộ nhớ tự động của CLR sẽ không
thực hiện việc giải phóng những đối tượng được tham chiếu bằng sử dụng con trỏ cho đến khi
chúng được giải phóng.
• Tại sao phải sử dụng ngôn ngữ C#
Nhiều người tin rằng không cần thiết có một ngôn ngữ lập trình mới. Java, C++, Perl,
Microsoft Visual Basic, và những ngôn ngữ khác được nghĩ rằng đã cung cấp tất cả những
chức năng cần thiết.
Ngôn ngữ C# là một ngôn ngữ được dẫn xuất từ C và C++, nhưng nó được tạo từ nền
tảng phát triển hơn. Microsoft bắt đầu với công việc trong C và C++ và thêm vào những đặc
tính mới để làm cho ngôn ngữ này dễ sử dụng hơn. Nhiều trong số những đặc tính này khá
giống với những đặc tính có trong ngôn ngữ Java. Không dừng lại ở đó, Microsoft đưa ra một
số mục đích khi xây dựng ngôn ngữ này. Những mục đích này được được tóm tắt như sau:
- C# là ngôn ngữ đơn giản

- C# là ngôn ngữ hiện đại
- C# là ngôn ngữ hướng đối tượng
- C# là ngôn ngữ mạnh mẽ và mềm dẻo
- C# là ngôn ngữ có ít từ khóa
- C# là ngôn ngữ hướng module
- C# sẽ trở nên phổ biến
2.1.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
a. SQL Server 2000
SQL Server 2000 là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database
Management System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client
computer và SQL Server computer. Một RDBMS bao gồm database, database engine và các
ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS.
SQL Server 2000 được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn
(Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng
ngàn user. SQL Server 2000 có thể kết hợp "ăn ý" với các server khác như Microsoft Internet
Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server
SQL Server có 7 editions: Enterprise, Standard, Personal, Developer, Desktop Engine
(MSDE), Win CE, Trial.
b. Các thành phần quan trọng trong SQL Server 2000 và SQL Server
2005(EXPRESS).
SQL Server 2000 được cấu tạo bởi nhiều thành phần như Relational Database Engine,
Analysis Service và English Query Các thành phần này khi phối hợp với nhau tạo thành
một giải pháp hoàn chỉnh giúp cho việc lưu trữ và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng.
• Relational Database Engine - Cái lõi của SQL Server:
PHẦN 2: CỞ SỞ LÝ THUYẾT
Ðây là một engine có khả năng chứa data ở các quy mô khác nhau dưới dạng table và
support tất cả các kiểu kết nối (data connection) thông dụng của Microsoft như ActiveX Data
Objects (ADO), OLE DB, and Open Database Connectivity (ODBC). Ngoài ra nó còn có khả
năng tự điều chỉnh (tune up). Ví dụ như sử dụng thêm các tài nguyên (resource) của máy khi
cần và trả lại tài nguyên cho hệ điều hành khi một người dùng log off.

• Replication - Cơ chế tạo bản sao (Replica):
Giả sử bạn có một database dùng để chứa dữ liệu được các ứng dụng thường xuyên
cập nhật. Một ngày đẹp trời bạn muốn có một cái database giống y hệt như thế trên một server
khác để chạy báo cáo (report database) (cách làm này thường dùng để tránh ảnh hưởng đến
performance của server chính). Vấn đề là report server của bạn cũng cần phải được cập nhật
thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của các báo cáo. Bạn không thể dùng cơ chế back up
and restore trong trường hợp này. Thế thì bạn phải làm sao? Lúc đó cơ chế replication của
SQL Server sẽ được sử dụng để bảo đảm cho dữ liệu ở 2 database được đồng bộ
(synchronized).
• Data Transformation Service (DTS): Một dịch vụ chuyển dịch data vô cùng hiệu
quả
• Analysis Service: Dịch vụ phân tích dữ liệu rất hay của Microsoft.
• English Query : Dịch vụ giúp cho việc truy vấn dữ liệu bằng tiếng Anh(plain
English).
• Meta Data Service:
Dịch vụ này giúp cho việc chứa đựng và "xào nấu" Meta data dễ dàng hơn. Meta data
là những thông tin mô tả về cấu trúc của data trong database như data thuộc loại nào String
hay Integer , một cột nào đó có phải là Primary key hay không Bởi vì những thông tin này
cũng được chứa trong database nên cũng là một dạng data nhưng để phân biệt với data "chính
thống" người ta gọi nó là Meta Data.
• SQL Server Books Online : Quyển “Kinh Thánh” không thể thiếu
• SQL Server Tools
Enterprise Manager: Ðây là một công cụ cho ta thấy toàn cảnh hệ thống cơ sở dữ liệu
một cách rất trực quan. Nó rất hữu ích đặc biệt cho người mới học và không thông thạo lắm
về SQL.
Query Analyzer: Ðối với một DBA giỏi thì hầu như chỉ cần công cụ này là có thể quản
lý cả một hệ thống database mà không cần đến những thứ khác. Ðây là một môi trường làm
việc khá tốt vì ta có thể đánh bất kỳ câu lệnh SQL nào và chạy ngay lập tức đặc biệt là nó
giúp cho ta debug mấy cái stored procedure dễ dàng.
SQL Profiler: Nó có khả năng "chụp" (capture) tất cả các sự kiện hay hoạt động diễn

ra trên một SQL server và lưu lại dưới dạng text file rất hữu dụng trong việc kiểm soát hoạt
động của SQL Server.
Ngoài một số công cụ trực quan như trên chúng ta cũng thường hay dùng osql và bcp
(bulk copy) trong command prompt.
2.1.4 Công cụ hỗ trợ:
Notepad ++, PowerDesigner 6 32-bit, Visual Paradigm, RationnalRose 2000.
PHẦN 2: CỞ SỞ LÝ THUYẾT
2.1.5 Công cụ tạo tài liệu hướng dẫn:
PowerCHM
2.1 Phân tích thiết kế
2.2.1 Mô hình
Mô hình là một dạng trừu tượng hóa của thế giới thực, là một hình ảnh (một biểu diễn)
của một hệ thống thực, được diễn tả ở một mức độ trừu tượng nào đó, theo một quan điểm
(hay góc nhìn) nào đó, bởi một hình thức diễn tả (văn bản, phương trình, đồ thị ) nào đó.
Việc dùng mô hình để nhận thức và diễn tả một hệ thống được gọi là mô hình hóa.
Như vậy quá trình phân tích và thiết kế hệ thống cũng được gọi chung là quá trình mô hình
hóa hệ thống.
2.2.2 Mô hình quan niệm tổ chức DFD
Mô hình dòng dữ liệu là một mô hình dùng để biểu diễn xử lý lẫn dữ liệu của hệ thống
nhưng chú ý đến xử lý hơn là dữ liệu.
Mô hình DFD gồm các khái niệm chính : Xử lý (Process), dòng dữ liệu (Data flow),
kho dữ liệu (Data store) và đầu cuối (Terminator hay Actor)
Sau đây là khái niệm và kí hiệu của mô hình DFD:
Khái niệm Kí hiệu Ý nghĩa
Xử lý Một trong các hoạt động bên trong của hệ thống
Dòng dữ liệu Sự thay đổi thông tin giữa các xử lí.
Kho dữ liệu Là vùng chứa thông tin
Tác nhân đầu cuối Là một tác nhân bên ngoài hệ thống
2.1.3 Mô hình dữ liệu
Mô hình dữ liệu ER

Mô hình thực thể kết hợp là sự trình bày chi tiết về dữ liệu cho một dơn vị tổ chức
hoặc phạm vi nghiệp vụ xác định. Một mô hình thực thể kết hợp thường được thể hiện dưới
dạng sơ đồ và được gọi là sơ đồ thực thể kết hợp (ERD - Entity Relationship Diagram).
Các khái niệm chính
Khái niệm Kí hiệu Ý nghĩa
Thực thể Biểu diễn một lớp các đối tượng của thế giới thực.
Mối kết hợp Biểu diễn sự kết hợp của hai hay nhiều thực thể
Thuộc tính Biểu diễn các đặc trưng của thực thể hay mối kết hợp
PHẦN 2: CỞ SỞ LÝ THUYẾT
Ngoài các khái niệm chính đã nêu, còn có các khái niệm: thuộc tính kết hợp, phân cấp,
tổng quát hoá, định danh…
2.1.4 Mô hình UML
UML là một ngôn ngữ dùng để
• Trực quan hóa
• Cụ thể hóa
• Sinh mã ở dạng nguyên mẫu
• Lập và cung cấp tài liệu
UML là một ngôn ngữ bao gồm một bảng từ vựng và các quy tắc để kết hợp các từ
vựng đó phục vụ cho mục đích giao tiếp. Một ngôn ngữ dùng cho việc lập mô hình là ngôn
ngữ mà bảng từ vựng (các kí hiệu) và các quy tắc của nó tập trung vào việc thể hiện về mặt
khái niệm cũng như vật lý của một hệ thống.
Mô hình hóa mang lại sự hiểu biết về một hệ thống. Một mô hình không thể giúp
chúng ta hiểu rõ một hệ thống, thường là phải xây dựng một số mô hình xét từ những góc độ
khác nhau. Các mô hình này có quan hệ với nhau.
UML sẽ cho ta biết cách tạo ra và đọc hiểu được một mô hình đươc cấu trúc tốt,
nhưng nó không cho ta biết những mô hình nào nên tạo ra và khi nào tạo ra chúng. Đó là
nhiệm vụ của quy trình phát triển phần mềm.
Trong UML có 9 loại lược đồ chuẩn và có thể chia làm 2 nhóm:
- Các loại lược đồ tĩnh: use case diagram, class diagram (lớp), object diagram (đối
tượng), component diagram (thành phần), deployment diagram (triển khai)

- Các loại lược đồ động: sequence diagram (tuần tự), collaboration diagram (hợp tác),
statechart diagram (trạng thái), activity diagram (hoạt động)
Biểu đồ Use case (Use Case Diagram)
Biểu đồ Use case bao gồm một tập hợp các Use case, các actor và thể hiện mối quan
hệ tương tác giữa actor và Use case. Nó rất quan trọng trong việc tổ chức và mô hình hóa
hành vi của hệ thống
Các kí hiệu:
Khái niệm Kí hiệu Ý nghĩa
Actor
(Tác nhân)
Một người hoặc cái gì đó bên ngoài tương tác với hệ
thống
Use case
(Tình huống
sử dụng)
Một chuỗi các hành động mà hệ thống thực hiện,
mang lại một kết quả quan sát được đối với một actor
Biểu đồ trình tự (Sequence Diagram)
Là một dạng biểu đồ tương tác (interaction), biểu diễn sự tương tác giữa các đối tượng
theo thứ tự thời gian. Nó mô tả các đối tượng liên quan trong một tình huống cụ thể và các
PHẦN 2: CỞ SỞ LÝ THUYẾT
bước tuần tự trong việc trao đổi các thông báo(message) giữa các đối tượng đó để thực hiện
một chức năng nào đó của hệ thống.
Các kí hiệu:
Khái niệm Kí hiệu Ý nghĩa
Actor (Tác nhân)
Class (Lớp)
Message (thông điệp)
Ghi chú thông điệp:
Kí hiệu Chú thích

Thông điệp gởi từ frmChinh đến
CXL_CSDL (màn hình frmChinh gọi
lớp CXL_CSDL thực hiện hàm
Backup(db_name, fullpath))
Một đối tượng gởi thông điệp đến
chính nó (gọi một trong các thao tác
của nó)
PHẦN 3:PHÂN TÍCH
PHẦN 3: PHÂN TÍCH
3.1 Phân tích hiện trạng
3.1.1 Hiện trạng Phòng Công tác Sinh viên
a. Giới thiệu
Phòng Công tác Sinh Viên được thành lập tháng 10/2000 trên cơ sở tách Bộ phận
Quản lí sinh viên từ Phòng Tổ chức – Chính trị của trường Đại học An Giang.
Hằng năm, Phòng CTSV đều tổ chức “Tuần sinh hoạt công dân HSSV” vào đầu mỗi
năm học. Phối hợp với Bộ môn Mác - Lênin và các phòng ban chức năng trong nhà trường
thực hiện tốt công tác giáo dục tuyên truyền về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng,
pháp luật của Nhà nước, để cho sinh viên kịp thời nắm được những chủ trương mới của
trường, của ngành, tình hình thời sự của địa phương, trong nước và quốc tế.
Nắm bắt kịp thời tình hình tư tưởng của sinh viên; tổ chức quản lí việc giáo dục tư
tưởng, rèn luyện đạo đức tác phong, nếp sống văn minh, nội quy học đường. Phối hợp với các
khoa trong công tác đánh giá điểm rèn luyện của HSSV.
Quản lí việc thực hiện chính sách xã hội của HSSV; tham mưu cho BGH và Hội đồng
học bổng về việc xét cấp các loại học bổng từ thiện, tài trợ cho sinh viên; tổ chức theo dõi,
triển khai việc vay vốn tín dụng của sinh viên.
Tổ chức các hoạt động hỗ trợ cho công tác dạy và học, công tác nghiên cứu khoa học
trong sinh viên.
Tổ chức quản lí các hoạt động ở cấp trường về phong trào sinh viên; các sinh hoạt
ngoại khoá; các chuyên đề chính trị tư tưởng, đạo đức, pháp luật, mỹ học, văn hoá, văn nghệ,
môi trường, dân số,… và phòng chống các tệ nạn xã hội xâm nhập vào nhà trường.

Phối hợp với Đoàn TNCS HCM, Hội Sinh viên trong nhà trường tổ chức các hoạt
động văn nghệ, TDTT, các hoạt động xã hội từ thiện, đền ơn đáp nghĩa,… định hướng các
chủ trương công tác, các phương thức hoạt động,… cho công tác sinh viên của trường theo
từng thời gian và chủ đề thích hợp.
Cùng với phòng Hành chánh - Tổng hợp và Ban Quản lí Ký túc xá, chủ động phối hợp
với chính quyền địa phương trong việc giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, nhất là
trong quan hệ giữa HSSV của trường với nhân dân địa phương nơi trường đóng. Phối hợp xử
lí nghiêm các vụ việc vi phạm quy tắc bảo vệ trật tự trị an.
Được uỷ nhiệm của Hiệu trưởng để xác nhận sinh viên trong các trường hợp: tạm trú,
tạm vắng, xin việc làm có tính thời vụ, xin thẻ đọc ở thư viện bên ngoài, xác nhận tư cách
sinh viên về nghĩa vụ quân sự, nghĩa vụ lao động; phối hợp với BQL KTX xem xét việc bố trí
chỗ ở cho HSSV trong KTX, kiểm tra HSSV trong việc chấp hành quy chế KTX; phối hợp
với chính quyền địa phương quản lí số sinh viên ngoại trú; kiến nghị xử lí các trường hợp vi
phạm.
Triển khai thực hiện Nghị quyết của các Hội đồng cấp trường. Quyết định của Hiệu
trưởng về các vấn đề liên quan thuộc nội dung công tác của phòng.
Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các dịch vụ tư vấn cho sinh viên. Tổ chức
các đợt tiếp xúc, thu nhận ý kiến phản ánh, đóng góp của sinh viên, liên hệ các bộ phận liên
quan giải quyết và hồi đáp lại cho sinh viên.
Trang 13
PHẦN 3:PHÂN TÍCH
Tổ chức giới thiệu việc làm cho sinh viên sau khi tốt nghiệp và cho những HSSV
nghèo có khó khăn ngay trong quá trình học tập.
Hình 2: Sơ đồ tổ chức
b. Phương hướng phát triển
Theo kế hoạch xây dựng và phát triển của trường Đại học An Giang đến 2010 dự kiến
Qui mô đào tạo của trường sẽ lên đến 6000-7000 sinh viên. Đến năm 2010, khoảng 10000
sinh viên chính quy do đó Phòng Công tác Sinh viên mở rộng năng cấp chương trình quản lí
để đáp ứng nhu cầu. Dự kiến Phòng Công tác Sinh viên có thể chuyển công tác quản lí sinh
viên qua mạng.

3.1.2 Mô tả hoạt động của hiện trạng
Hàng năm, bên cạnh số lượng sinh viên hiện có trong trường còn có thêm một lượng
lớn các tân sinh viên vào trường. Với số lượng sinh viên ngày càng đông thì công tác quản lí
của Phòng Công tác Sinh viên sẽ gặp một số khó khăn về nhân lực, thời gian, độ chính xác và
đồng nhất thông tin giữa các phòng ban…Do đó, để giảm bớt những khó khăn chung thì sự
can thiệp của các hệ thống quản lí là rất cần thiết. Trong giới hạn phạm vi của đề tài này chỉ
xét đến một số khía cạnh nhỏ trong công tác quản lí sinh viên chung của Phòng Công tác Sinh
viên, đó là quản lí thông tin hồ sơ, quản lí đoàn viên, quản lí học bổng, quản lí vay vốn, quản
lí chỗ ở, quản lí điểm rèn luyện của sinh viên, quá trình đào tạo và các chính sách ưu đãi cho
sinh viên
Phòng Công tác Sinh viên phải theo dõi chặt chẽ để có thể kịp thời nắm bắt chính xác
thông tin của từng sinh viên trong suốt khoảng thời gian theo học tại trường. Các thông tin về
lí lịch, tình trạng và chính sách ưu tiên, tình trạng vay vốn, chỗ ở, điểm rèn luyện của từng
Trang 14
PHẦN 3:PHÂN TÍCH
sinh viên sẽ được cập nhật lại sau mỗi học kì của từng năm học. Đồng thời, Phòng Công tác
Sinh viên cũng phải theo dõi cập nhật những trường hợp sinh viên buộc thôi học hoặc bị lưu
ban…
3.1.3 Phê phán hiện trạng
Sau khi khảo sát và đánh giá hoạt động về công tác quản lí thông tin hồ sơ sinh
viên, quản lí đoàn viên, quản lí học bổng, quản lí vay vốn, quản lí chỗ ở, quản lí điểm rèn
luyện của sinh viên của Phòng Công tác Sinh viên, có thể nhận định những thiếu sót của hiện
trạng như sau :
Thiếu :
+ Thiếu các công cụ hỗ trợ cho công tác lưu trữ, tra cứu
+ Thiếu các công cụ hỗ trợ các nghiệp vụ công việc. (Chủ yếu là tính tay, ghi
sổ sách).
+ Thiếu sự nhất quán thông tin giữa các bộ phận, phòng ban trong quy trình
công việc (vì mỗi người có một cách lưu trữ thông tin khác nhau, không đồng nhất với
nhau).

Kém hiệu lực, thiếu hiệu quả :
+ Mất nhiều thời gian làm báo cáo, báo biểu.
+ Các thông tin quản lí bằng sổ sách nhiều, phức tạp.
+ Khi cần truy xuất, tìm kiếm thông tin lưu trữ lâu.
+ Không đạt hiệu quả cao trong công việc.
Tốn kém :
+ Chi phí giấy tờ cao.
+ Lãng phí thời gian công sức, tức lãng phí ngày lao động của các nhân viên để
thực hiện các nghiệp vụ tổng hợp số liệu, lập báo cáo…
3.2 Mô tả hoạt động của hệ thống
Phần mềm quản lí sinh viên được chia thành nhiều phân hệ để phục vụ tối ưu trong
công tác quản lí. Mỗi phân hệ có những chức năng khác nhau phù cho từng yêu cầu nghiệp
vụ.
Danh sách các phân hệ của phần mềm:
1.Quản lí hồ sơ sinh viên.
2.Quản lí đoàn viên.
3.Quản lí học bổng.
4.Quản lí chỗ ở.
5.Quản lí vay vốn tín dụng.
6.Quản lí điểm rèn luyện.
7.Thống kê.
8.Tra cứu.
Trang 15
PHẦN 3:PHÂN TÍCH
Chi tiết các phân hệ của phần mềm
1. Quản lí Hồ sơ sinh viên
- Hàng năm, khi một sinh viên mới nhập học, sinh viên phải điền đầy đủ thông tin
vào phiếu lí lịch: Mã số sinh viên, họ tên sinh viên, CMND, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, lớp,
ngành, khoa, hộ khẩu thường trú, dân tộc, tôn giáo, chính sách, đối tượng, khu vực, quốc tịch,
tên cha mẹ, nghề nghiệp cha mẹ, dân tộc cha mẹ, quốc tịch cha mẹ, số điện thoại gia đình

(nếu có)…Tất cả thông tin đã nêu trên đều được phần mềm lưu trữ. Chương trình còn cho
phép người dùng thêm, xóa, cập nhật , tìm kiếm thông tin lí lịch sinh viên.
- Trong suốt quá trình học tập, nếu sinh viên nào bị đưa vào danh sách sinh viên
nghỉ học, người dùng sau khi đăng nhập vào hệ thống chỉ cần thêm thông tin Mã số sinh viên,
họ tên, lớp , lí do nghỉ học, số quyết định nghi học, ngày quyết định nghỉ học thì hệ thống tự
cập nhật toàn bộ thông tin có liên quan đến sinh viên đó đều được báo hiệu đỏ. Hệ thống cho
phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin sinh viên nghỉ học.
- Sau khi đã lưu thông tin sinh viên vào danh sach sinh viên nghi học thì tất cả
những thông tin khác có liên quan đến sinh viên đó không xóa bỏ khỏi hệ thống nhưng người
dùng cũng không thể chỉnh sửa và cập nhật.
Hoặc là những sinh viên lưu ban(chuyển xuống khóa sau) thì người quản lí
sau khi đăng nhập vào hệ thống vào chức năng quản lí hồ sơ sinh viên cập nhật lại tên lớp thì
toàn bộ thông tin sinh viên đó sẽ chuyển xuống lớp khác.
Ví dụ : Sinh viên Nguyễn văn An Lớp DH6TH1 – bị lưu ban xuống DH7TH1
thì người dùng chỉ cần Cập nhật tên lớp DH6TH1 thành DH7TH1.
Các chức năng Quản lí thông tin hồ sơ sinh viên
1.1Quản lí Lớp: Hệ thống sẽ lưu thông tin lớp như: Mã lớp, tên lớp, năm vào,
sỉ số, sỉ số nữ. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin lớp.
1.2 Quản lí Ngành: Hệ thống sẽ lưu thông tin ngàng như: Mã khoa, mã ngành,
tên ngành. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin ngành.
1.3 Quản lí Khoa: Hệ thống sẽ lưu thông tin khoa như: Mã khoa, tên khoa. Hệ
thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin khoa.
1.4 Quản lí Tỉnh: Hệ thống sẽ lưu thông tin tỉnh như: Mã tỉnh, tên tỉnh. Hệ
thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin tỉnh.
1.5 Quản lí Huyện: Hệ thống sẽ lưu thông tin huyện như: Mã tỉnh,mã huyện,
tên huyện. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin huyện.
1.6 Quản lí Tôn giáo: Hệ thống sẽ lưu thông tin tôn giáo như: Mã tôn giáo, tên
tôn giáo. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin tôn giáo.
1.7 Quản lí Đối tượng: Hệ thống sẽ lưu thông tin đối tượng như: Mã đối
tượng, tên đối tượng. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin

đối tượng.
1.8 Quản lí Chính sách: Hệ thống sẽ lưu thông tin chính sách như: Mã chính
sách, tên chính sách. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin
chính sách.1.8 Quản lí Chính sách: Hệ thống sẽ lưu thông tin chính sách như: Mã chính
sách, tên chính sách. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin
chính sách.
Trang 16
PHẦN 3:PHÂN TÍCH
1.9 Quản lí Quốc tịch: Hệ thống sẽ lưu thông tin quốc tịch như: Mã quốc tịch,
tên quốc tịch. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin quốc
tịch.
1.10 Quản lí Chức vụ: Ngoài ra người dùng còn cập nhật chức vụ sinh viên
(lớp trưởng, bí thư, phó đời sống…). Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm
kiếm thông tin chức vụ.
1.11 Quản lí Dân tộc: Hệ thống sẽ lưu thông tin dân tộc như: Mã dân tộc, tên
dân tộc. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin dân tộc.
1.12 Quản lí Khu vực : Hệ thống sẽ lưu thông tin khu vực như: Mã khu vực,
tên khu vực. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin khu vực.
1.13 Quản lí Năm học: Hệ thống sẽ lưu thông tin năm học như: Mã năm học,
tên năm học. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm thông tin năm
học.
1.14 Quản lí Nghề nghiệp: Để thuận tiện cho việc quản lí thông tin cha mẹ
của sinh viên. Hệ thống sẽ lưu thông tin nghề nghiệp của cha mẹ sinh viên như: Mã nghề
nghiệp, tên nghề nghiệp. Hệ thống cho phép người dùng thêm, xóa, cập nhật, tìm kiếm
thông tin nghề nghiệp.
2. Quản lí Đoàn viên
- Hàng năm, bên cạnh số lượng đoàn viên hiện có còn thêm một lượng lớn đoàn
viên mới vào trường. Số lượng đoàn viên này sẽ được quản lí theo từng đơn vị lớp.
- Do đó, theo từng đơn vị lớp chương trình đã có sẵn danh sách sinh viên của
lớp đó với thông tin Mã số sinh viên, họ tên sinh viên. Phần mềm sẽ quản lí đoàn viên theo 2

danh sách:
 Danh sách sinh viên vào đoàn bao gồm những thông tin: Mã số sinh
viên, họ tên sinh viên,thông tin đoàn thể gán bằng true, ngày vào đoàn
viên, nơi vào đoàn, số seri.
 Danh sách sinh viên chưa vào đoàn gồm: Mã số sinh viên, họ tên sinh
viên, thông tin đoàn thể gán bằng false, thông tin ngày vào đoàn viên
= null, thông tin nơi vào đoàn viên = null, thông tin số seri = null.
- Nếu như sinh viên đã được kết nạp đoàn thì người dùng chỉ cần vào danh
sách sinh viên chưa cập nhật lại thông tin Đoàn thể = true và ngày vào đoàn, nơi vào đoàn, số
sơri. Sau đó, nhấn nút lưu lại thì hệ thống tự động sẽ cập nhật thông tin sinh viên đó danh
sách sinh viên đã vào đoàn.
- Ngược lại, nếu muốn bỏ sinh viên nào đó ra khỏi danh sách sinh viên đã vào
đoàn người dùng chỉ cần cập nhật lại thông tin Đoàn thể = false và lưu lại thì thông tin sinh
viên đó sẽ chuyển sang danh sách sinh viên chưa vào đoàn.
- Ở phần quản lí đoàn viên chương trình chỉ cho phép người dùng cập nhật, tìm
kiếm, thống kê thông tin đoàn viên hoặc sinh viên chưa vào đoàn.
3. Quản lí Học bổng
Sau khi tiếp nhận thông tin học bổng của nhà tài trợ, Phòng Công tác Sinh viên
sẽ lưu lại thông tin học bổng vào danh sách học bổng sau đó phân chia các xuất học về khoa.
Những sinh viên nào đạt chuẩn nhận học bổng sẽ viết đơn xin nhận học bổng. Thông tin của
các sinh viên làm đơn xin nhận học bổng sẽ được các cán bộ quản lí cập nhật vào danh sách
Trang 17