kiểm soát nội bộ nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

CHƯƠNG I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGUYÊN
VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU
1.1.1. Khái niệm về nguyên vật liệu (NVL)
- NVL là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa, là một trong ba yếu
tố cơ bản của quá trình SX kinh doanh, là cơ sở vật chất để cấu tạo nên thực thể của
SP làm ra, hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý DN.
- NVL được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự SX, nhận vốn
góp liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia C. Ty… trong đó chủ yếu là
DN mua ngoài.
1.1.2. Đặc điểm NVL
- NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ SX nhất định và khi tham gia vào quá trình SX
dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật
chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của SP.
- Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào một chu kỳ SX nên giá trị của NVL sẽ được
tính hết một lần vào chi phí SX kinh doanh trong kỳ. Do đặc điểm này mà chi phí
NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí SX và giá thành SP trong
DN. Vì thế NVL không chỉ quyết định đến mặt số lượng của SP mà nó còn ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng SP tạo ra.
- NVL là hàng tồn kho thuộc tài sản ngắn hạn. Đặc điểm chung của NVL là thời
gian luân chuyển ngắn, thường là trong vòng một chu kỳ kinh doanh hoặc trong
vòng 1 năm.
- Mặc khác, NVL là yếu tố không thể thiếu, là cơ sở vật chất và điều kiện để hình
thành nên SP.
Trang 1
Từ những đặc điểm trên cho thấy NVL có vai trò rất quan trọng đối với hoạt
động kinh doanh SX của các DN. Điều đó dẫn đến phải tăng cường công tác quản
lý NVL trong các DN SX.
1.1.3. Phân loại NVL
- Trong DN, NVL bao gồm nhiều loại với các nội dung kinh tế, công dụng và tính

năng khác nhau, thường xuyên có sự biến động trong quá trình SX kinh doanh. Để
thuận lợi cho quá trình quản lý và tổ chức hạch toán tới chi tiết từng loại NVL đảm
bảo hiệu quả sử dụng trong SX thì DN cần phải tiến hành phân loại NVL.
- Phân loại NVL là quá trình sắp xếp NVL theo từng loại, từng nhóm trên một căn
cứ nhất định. Hiện nay, DN căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của NVL
trong quá trình SXKD để phân chia NVL thành các loại sau:
+ NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của C. Ty, là những thứ NVL
mà khi tham gia vào quá trình SX sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành nên thực thể
chính của SP như: gỗ tròn chò, gỗ xoan …
+ NVL phụ: Cũng là đối tượng lao động, là những vật liệu chỉ có tác dụng
phụ trợ trong SX được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc,
hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao
động, có tác dụng như làm tăng chất lượng SP, tăng giá trị sử dụng của SP … Trong
C. Ty vật liệu phụ bao gồm các loại: giấy nhám, keo 502, ống đồng, vecni, ốc vis,
sơn lót NC …
+ Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu sử dụng để phục vụ cho công nghệ SX,
có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong quá trình SX kinh doanh. Bao gồm các loại
nhiên liệu sau: than củi, xăng dầu chạy máy, hơi đốt, khí gas …
+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng, sử dụng để thay thế sửa chữa
các loại máy móc thiết bị SX, phương tiện vận tải …
+ Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình SX hay thanh lý tài
sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài.
+ NVL khác: Bao gồm các loại NVL còn lại ngoài các thứ chưa kể trên.
Trang 2
1.1.4. Tính giá NVL nhập – xuất kho
1.1.4.1. Tính giá NVL nhập kho
Giá thực tế NVL nhập kho là tập hợp tất cả chi phí mà DN đã bỏ ra để có
NVL đó, tính cho đến thời điểm NVL sẵn sàng xuất kho để đưa vào sử dụng cho
SX. Do NVL của một DN nhập từ nhiều nguồn khác nhau, chi phí bỏ ra cho từng
nguồn nhập là khác nhau. Nên giá thực tế nhập kho được tính riêng cho từng nguồn

nhập.
1.1.4.1.1. NVL mua ngoài
Trong đó: + Giá mua ghi trên hóa đơn bao gồm cả thuế VAT nếu DN nộp thuế
theo phương pháp trực tiếp.
+ Giá mua trên hóa đơn không bao gồm thuế VAT nếu DN nộp thuế
theo phương pháp khấu trừ thuế.
+ Chi phí liên quan đến quá trình mua bao gồm chi phí vận chuyển,
bốc dỡ, thuê kho bãi, chi phí liên quan đến bộ phận thu mua, thuế nhập khẩu, phí
thủ tục hải quan …
1.1.4.1.2. NVL tự SX, tự chế
1.1.4.1.3. NVL gia công chế biến
 Do doanh nghiệp tự gia công chế biến:
 Doanh nghiệp thuê ngoài gia công chế biến:
Trang 3
= + -
Giá thực
tế nhập
kho
Giá mua
ghi trên
hóa đơn
Các chi
phí liên
quan
Các khoản chiết
khấu, giảm giá
được hưởng
Giá thực tế
NVL nhập
kho

=
Giá thực tế NVL
xuất kho gia công
chế biến
+
Chi phí cho việc
gia công chế biến
Giá thực tế
NVL nhập
kho
=
Giá thực tế
NVL đem gia
công chế biến
+
Chi phí thuê
ngoài gia công
chế biến
+
Tiền vận
chuyển
bốc dỡ
Giá thực tế nhập kho = Tổng chi phí phát sinh của quá trình tự SX, tự chế
1.1.4.1.4. NVL được cấp, được biếu tặng
1.1.4.1.5. NVL nhận góp vốn liên doanh
1.1.4.2. Tính giá NVL xuất kho
1.1.4.2.1. Hạch toán hàng tồn kho (HTK) theo phương pháp kê khai thường xuyên
1.1.4.2.1.1. Phương pháp thực tế đích danh
Giá thực tế NVL nào xuất kho được tính theo giá thực tế của NVL đó khi
nhập kho. Tuy nhiên theo xu hướng chung thì người ta thường lựa chọn giá thực tế

đơn vị từ lần cao nhất đến lần thấp nhất hoặc ngược lại.
1.1.4.2.1.2. Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO)
Giá thực tế mỗi lần xuất kho được tính hết theo giá tồn kho đầu kỳ rồi đến
lần nhập kho sau lần tồn. Sau đó mới tính thêm theo giá thực tế của những lần nhập
kho lần tiếp theo.
1.1.4.2.1.3. Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO)
Giá thực tế mỗi lần xuất kho được tính hết theo giá nhập kho lần sau cùng.
Sau đó mới tính thêm giá thực tế nhập kho của những lần nhập kho trước lần nhập
kho sau cùng.
1.1.4.2.1.4. Phương pháp bình quân gia quyền
Trang 4
Giá thực tế
NVL nhập
kho
=
Giá do đơn vị cấp,
biếu tặng thông
báo
Chi phí vận
chuyển, bốc dỡ
+
Giá thực tế
NVL nhập
kho
=
Giá trị thuần do hội đồng lien doanh xác định (được
sự chấp thuận của các bên có liên quan)
Gtrị t.tế NVL xuất Giá t.tế đơn vị bình quân Số lượng t.tế NVLxuất

kho trong tháng NVL xuất dùng kho trong tháng

=
x
 Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (Bình quân cuối tháng).
 Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập
 Phương pháp bình quân cuối kỳ trước
1.1.4.2.1.5. Phương pháp giá hạch toán
Giá hạch toán là một loại giá mang tính chất thủ tục chỉ được phục vụ cho
việc hạch toán và cung cấp thông tin. Đây là loại giá được lựa chọn ổn định trong
suốt cả kỳ hạch toán và thông thường là một loại giá kế hoạch hay giá thực tế đơn vị
bình quân của NVL tồn kho cuối kỳ trước làm giá hạch toán kỳ này. Khi sử dụng
giá hạch toán để ghi sổ thẻ kế toán chỉ ghi chép trên sổ chi tiết, đến cuối kỳ kế toán
mới điều chỉnh theo giá thực tế và ghi sổ kế toán tổng hợp một lần.
Trang 5
Giá thực
tế đơn vị
bình quân
cả kỳ dự
trữ
=
Gtrị t.tế NVL + Gtrị t.tế NVL
tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
Số lượng t.tế NVL + Số lượng t.tế NVL
tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ
Giá t.tế
đơn vị
bình quân
NVL sau
lần nhập
N
=

Gtrị thực tế NVL tồn + Giá thực tế NVL
trước lần nhập N nhập lần N
Số lượng t.tế NVL tồn + Số lượng NVL t.tế
trước lần nhập N nhập lần N
Giá t.tế
đơn vị
bình quân
NVL cuối
kỳ trước
=
Giá trị thực tế NVL tồn cuối kỳ trước (đầu kỳ này)
Số lượng thực tế NVL tồn cuối kỳ trước (đầu kỳ này)
Giá thực tế
NL, VL & CC, DC
xuất kho trong tháng
=
Giá hạch toán
NL, VL & CC, DC
xuất kho trong tháng
x
Hệ số chênh lệch
giữa giá thực tế
so với giá hạch toán
Hệ số chênh lệch giữa giá
thực tế so với giá hạch toán
=
Giá thực tế
NL, VL & CC, DC
tồn kho đầu tháng
+

Giá thực tế
NL, VL & CC, DC
nhập kho trong tháng
Giá hạch toán
NL, VL & CC, DC
tồn kho đầu tháng
+
Giá hạch toán
NL, VL & CC, DC
nhập kho trong tháng
1.1.4.2.2. Hạch toán hàng tồn kho (HTK) theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Đặc điểm của phương pháp này trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và
ghi chép các nghiệp vụ nhập, còn giá trị xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ
khi có kết quả kiểm kê NVL hiện còn cuối kỳ.
Trị giá NVL Trị giá NVL Trị giá NVL Trị giá NVL
xuất kho = hiện còn + nhập kho - hiện còn
trong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ
1.1.5. Yêu cầu quản lý NVL
NVL là tài sản dự trữ SX kinh doanh thuộc tài sản ngắn hạn thường xuyên
biến động. Để hoạt động SX kinh doanh diễn ra bình thường, các DN SX phải
thường xuyên mua NVL và xuất dùng cho SX. Mỗi loại SP SX được sử dụng từ
nhiều thứ, nhiều loại NVL khác nhau, được nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của
NVL thường xuyên biến động trên thị trường. Bởi vậy để tăng cường công tác quản
lý, NVL phải được theo dõi chặt chẽ tất cả các khâu từ khâu thu mua bảo quản, sử
dụng tới khâu dự trữ. Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hưởng đến
chất lượng, giá trị SP SX ra. Do đó yêu cầu quản lý công tác NVL được thể hiện ở
một số điểm sau:
Trong khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách,
chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ,
thời gian phù hợp với kế hoạch SX kinh doanh của DN.

Trang 6
Trong khâu bảo quản: Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn vật
liệu, thì việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ quản lý đối với
từng loại vật liệu cũng ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình SX và kết quả SX kinh
doanh.
Trong khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cở sở các định
mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành SP, tăng thu
nhập, tích lũy cho DN. Vì vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản
ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình SX kinh doanh.
Trong khâu dự trữ: DN phải xác dịnh được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng
loại NVL để đảm bảo quá trình SX kinh doanh được bình thường, không bị ngưng
trệ, gián đoạn do việc cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do
dữ trữ quá nhiều.
Tóm lại, NVL là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra SP. Muốn SP đạt tiêu
chuẩn, chất lượng cao và đạt được uy tín trên thị trường nhất thiết phải tổ chức việc
quản lý NVL. Đây là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý tài
sản ở DN.
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH
NGHIỆP
1.2.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ (KSNB):
Trong cơ chế thị trường hiện nay thì môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Quy mô của DN cho dù lớn hay nhỏ thì mục tiêu cũng luôn là tiết kiệm và phát
huy tối đa các nguồn lực. Nâng cao khả năng cạnh tranh, đem lại thật nhiều lợi ích
kinh tế. Những mục tiêu đó chỉ có được nhờ một hệ thống KSNB thiết kế khoa
học, hữu hiệu. Từ đó việc thiết lập hệ thống KSNB tại mỗi DN trở thành một nhu
cầu thiết yếu. Ngày nay vẫn có nhiều quan điểm được thừa nhận về KSNB, có thể
kể đến như sau:
* Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban GĐ của đơn
vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động
trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản

lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác
Trang 7
và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian
mong muốn (chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400 ).
Hay nói cách khác thì KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để
ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm
đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.
* Tuy nhiên theo định nghĩa của báo cáo COSO (Committee of Sponsoring
Organizations of Treadway Commission tạm dịch là Uỷ ban các tổ chức tài trợ):
KSNB là một quá trình bị chi phối bởi Ban GĐ, nhà quản lý và các nhân viên của
đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục
tiêu sau đây:
+ Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
+ Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính.
+ Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định.
Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là: quá trình, con
người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
KSNB là một quá trình: tức khẳng định KSNB không phải là một sự kiện hay tình
huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong DN.
KSNB tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản trong hoạt
động của DN chứ không phải là một sự bổ sung cho các hoạt động của DN hoặc là
một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. KSNB
phải là một bộ phận giúp DN đạt được mục tiêu của mình.
KSNB bị chi phối bởi con người trong đơn vị: (bao gồm ban GĐ, nhà quản lý và
các nhân viên). Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành
hướng tới các mục tiêu đã định. Ngược lại, KSNB cũng tác động đến hành vi của
con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm
việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi và
hành động một cách nhất quán. KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và
hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức.

Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ban GĐ và
nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Điều này là do những hạn chế
Trang 8
tiềm tàng trong KSNB như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân,
sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc
thiết lập nên KSNB.
Các mục tiêu: Mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới (mục tiêu chung
và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị). Có thể chia các
mục tiêu mà đơn vị thiết lập ra thành 3 nhóm sau đây:
+ Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử
dụng các nguồn lực.
+ Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng
tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp.
+ Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy định.
Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một mục
tiêu cụ thể có thể liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên. Sự phân chia này chủ yếu dựa
vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với KSNB của đơn vị:
nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính, nhóm mục
tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và
chủ nợ, nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý.
1.2.2. Các thành phần KSNB
Một hệ thống KSNB được coi là hữu hiệu khi được thiết kế bao gồm năm cấu phần
sau đây nhằm trợ giúp DN đạt được mục tiêu, chiến lược hay kế hoạch đã đề ra:
1.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát đặt ra nền tảng ý thức của DN có tác động đến ý thức
kiểm soát của cán bộ nhân viên trong DN. Môi trường kiểm soát cũng phản ánh
phần nào văn hóa của một DN. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho các cấu phần
khác trong hệ thống KSNB của DN nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu
hoạt động phù hợp. Nói đến môi trường kiểm soát, người ta hay đề cập đến những
vấn đề như:

 Tính chính trực và những giá trị đạo đức trong DN.
 Năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên trong DN.
Trang 9
 Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán
trong DN.
 Triết lý kinh doanh và phong cách làm việc của Ban lãnh đạo DN.
 Cơ cấu tổ chức DN.
 Công tác phân công quyền hạn và trách nhiệm trong DN.
 Cơ cấu chính sách và thủ tục về nguồn nhân lực trong DN.
1.2.2.2. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định và phân tích những rủi ro có liên quan
đến quá trình hướng tới mục tiêu của DN làm nền tảng cho việc xác định cách thức
xử lý rủi ro. Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở cả cấp độ tổng thể DN và cấp
độ quy trình hay cơ cấu bộ phận chức năng, DN có thể xác định được những yếu tố
chủ yếu dẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến
những yếu tố thành công này.
1.2.2.3. Những hoạt động kiểm soát
Những hoạt động kiếm soát được thể hiện dưới dạng các chính sách và thủ
tục nhằm đảm bảo rằng những định hướng của lãnh đạo được thực thi. Những hoạt
động kiểm soát cũng đảm bảo rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lý
những rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của DN. Các hoạt động
kiểm soát có mặt ở khắp mọi nơi trong DN ở mọi cấp độ trong các bộ phận chức
năng của DN. Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm các công việc như:
 Phê duyệt
 Ủy quyền
 Kiểm tra
 Đối chiếu
 Soát xét hoạt động
 Bảo vệ tài sản
 Phân công trách nhiệm

Những hoạt động kiểm soát có thể được gộp thành hai nhóm chính đó là
kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện.
Trang 10
Kiểm soát phòng ngừa được thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ
tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý và ủy quyền, phê duyệt.
Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạng thực hiện báo cáo đặc biệt, đối
chiếu hay kiểm tra định kỳ.
1.2.2.4. Thông tin và trao đổi thông tin
Thông tin được thu thập bên trong và bên ngoài DN nhằm cung cấp cho lãnh
đạo với những nội dung về hoạt động của DN liên quan đến những mục tiêu đã
được đề ra. Thông tin được cung cấp chi tiết, kịp thời và đúng đối tượng để có thể
trợ giúp người được cung cấp thông tin hoàn thành trách nhiệm một cách hiệu quả
và hữu hiệu.
Việc trao đổi thông tin phải được thực hiện đầy đủ, đúng lúc xuyên suốt
trong toàn bộ DN. Những kênh thông tin cởi mở, hữu hiệu cần được thiết lập giữa
DN với khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác khác nhằm trao đổi thông tin.
1.2.2.5. Giám sát
Giám sát quy trình do người có trách nhiệm thực hiện đánh giá kịp thời
những thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát qua đó đưa ra những hành động
cần thiết. Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như:
 Giám sát thường xuyên
 Đánh giá độc lập
 Báo cáo những sai sót
Toàn bộ năm cấu phần này vận hành tạo thành một nền tảng vững chắc cho
hệ thống KSNB trong DN đặt trong bối cảnh của lãnh đạo trực tiếp, những giá trị
được chia sẻ và một văn hóa DN chú trọng đến tính chịu trách nhiệm và kiểm soát.
Trong khi đó, những rủi ro khác nhau mà DN phải đối mặt được xác định và đánh
giá định kỳ ở các cấp độ và các bộ phận chức năng khác nhau trong DN. Những
hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm
đối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu. Những thông tin quan trọng liên quan

đến việc xác định rủi ro phục vụ DN đạt được mục tiêu được trao đổi thông qua
những kênh khác nhau theo chiều dọc từ trên xuống dưới và ngược lại cũng như
Trang 11
chiều ngang trong toàn bộ DN. Hệ thống KSNB được giám sát thường xuyên và
những vấn đề nảy sinh được xử lý kịp thời.
1.2.3. KSNB NVL trong DN
1.2.3.1. Vai trò của việc KSNB NVL trong DN
- Nhằm giúp cho DN có một hệ thống KSNB NVL vững chắc.
- Mục đích của việc KSNB NVL là để đảm bảo rằng DN sử dụng NVL hiệu quả mà
không bị lãng phí hoặc thất thoát do nhiều nguyên nhân khác nhau.
- Phát hiện rủi ro trong quá trình sử dụng nhanh chóng và dễ dàng hơn, từ đó sớm
có biện pháp để hạn chế tối đa các rủi ro.
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty.
1.2.3.2. Các rủi ro thường gặp trong quy trình kiểm soát NVL
1.2.3.2.1. Rủi ro trong quy trình mua – nhập kho NVL
Người không đủ thẩm quyền vẫn có quyền yêu cầu mua vật tư. Yêu cầu về
NVL khi mua không đúng với nhu cầu thực tế chẳng hạn như: mua không đúng
kích cỡ, quy cách, thông số kỹ thuật, không đủ về mặt số lượng (thực tế ít hơn so
với chứng từ, hay do khan hiếm không có hàng để mua) của NVL, mua không đúng
nhà cung cấp, xảy ra sai phạm nếu cung ứng vật tư thông đồng với nhà cung cấp để
hưởng chênh lệch giá hoặc chiếm khoản chiết khấu thương mại, mua NVL với giá
cao, trả tiền nhầm nhà cung cấp hoặc nhầm giá so với giá đã thỏa thuận, trả nhầm lô
NVL mua.
Hàng nhập về không kịp tiến độ SX, không kiểm tra và kiểm nghiệm trước
khi nhập kho, nhập vào kho không đúng với số lượng ghi trên hóa đơn hoặc ghi
nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ và không đúng thủ tục. Các hoá
đơn đến cuối tháng nhà cung cấp mới lập trong đó thống kê tất cả các loại vật tư mà
C. Ty đã mua trong tháng. Nhập kho mà không ghi phiếu nhập kho để một thời gian
định kỳ hoặc đến cuối tháng mới ghi phiếu một lần. Trong quá trình mua vật tư,
việc giao nhận vật tư chủ yếu dựa trên sự tin tưởng của hai bên nên không có một

biên bản nào được lập để thể hiện sự chuyển giao quyền sở hữu đối với vật tư.
1.2.3.2.2. Rủi ro trong quy trình xuất kho NVL sử dụng
Trang 12
Xuất kho tùy tiện không kiểm tra kỹ các chứng từ hoặc xuất kho khi chưa có
các chứng từ như: phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho. Số liệu xuất kho không
đúng với số liệu thực xuất, không đúng với yêu cầu thực tế. Xuất vật tư cho SX chỉ
theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị. Khi xuất kho không lập phiếu xuất
kho. Không hạch toán phế liệu thu hồi. NVL xuất thừa không hạch toán nhập lại
kho. Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị SP dở dang chưa phù hợp hoặc
không nhất quán. Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.
1.2.3.2.3. Rủi ro trong quy trình kiểm kê NVL
Không kiểm kê NVL thường xuyên, không đối chiếu thường xuyên giữa thủ
kho và kế toán. Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao
vật tư hoặc định mức không phù hợp. Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.
Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ
cái, bảng cân đối kế toán. NVL kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh
nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách. Không hạch toán trên TK 151 khi NVL về
nhưng hóa đơn chưa về. Chưa lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng
tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại NVL tồn kho để đối chiếu với số
liệu trên sổ kế toán.
Báo cáo sai, không đủ các loại báo cáo, báo cáo không kịp thời, báo cáo quá
dài dòng, báo cáo trình bày lộn xộn không rỏ ràng, khó hiểu.
1.2.3.3. Các hoạt động kiểm soát NVL
1.2.3.3.1. Kiểm soát quy trình mua – nhập kho NVL
Đối với vật tư mua ở trong nước, phải kiểm tra các chứng từ trước khi tiến
hành mua vật tư nhập kho chẳng hạn như: người viết phiếu yêu cầu cấp vật tư là ai?
Có đúng với thẩm quyền của họ không? Có đầy đủ chữ ký của các nhân viên liên
quan không? Nội dung ghi có chính xác và phù hợp hay không? Sau đó mới tiến
hành mua vật tư. Cung ứng vật tư thuộc bộ phận vật tư có quyền lựa chọn nhà cung

cấp, lập đơn đặt hàng và viết giấy đề nghị tạm ứng mua vật tư sau đó mới chuyển
sang phòng kinh doanh và GĐ xét duyệt.
1.2.3.3.2. Kiểm soát quy trình xuất kho NVL sử dụng
Trang 13
Giấy đề nghị cấp vật tư phải có đầy đủ chữ ký, xét duyệt của GĐ C. Ty,
NVL mới được xuất kho. Xuất kho phải đúng với chứng từ không dư cũng không
thiếu, xuất kho phải chính xác với các loại vật tư yêu cầu để tránh việc xuất không
đúng sau đó nhập lại kho. Hàng ngày, khi xuất kho vật tư thủ kho phải ghi lượng
thực xuất vào sổ cấp vật tư và lập một chứng từ để chuyển giao trách nhiệm đối với
vật tư xuất kho từ thủ kho sang người nhận. Vì vậy, khi xảy ra mất mát đối với vật
tư có thể quy được trách nhiệm cụ thể đối với từng cá nhân có liên quan. Sau mỗi
lần xuất kho, bộ phận vật tư chuyển sổ cấp vật tư lên phòng kế toán, kế toán vật tư
căn cứ vào sổ cấp vật tư nhập liệu vào máy tính và lập ra các phiếu xuất kho nên
phiếu xuất kho không những có tác dụng để lưu mà còn có tác dụng để kiểm soát.
1.2.3.3.3. Kiểm soát quy trình kiểm kê NVL
Trước khi tiến hành kiểm kê phải có yêu cầu từ cấp trên thì mới được thực
hiện. Các thành viên tham gia kiểm kê phải làm việ nghiêm túc, không được thông
đồng, tránh hiện tượng làm để có hình thức. GĐ và kế toán trưởng định kỳ phải
kiểm tra tất cả các loại sổ sách và chứng từ có liên quan đến NVL. Trong việc quản
lý NVL đòi hỏi các DN thường xuyên kiểm kê NVL để xác định lượng tồn kho
thực tế của từng danh điểm vật tư. Đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán, xác
định số thừa, thiếu và có những biện pháp xử lý kịp thời. Tùy từng điều kiện và yêu
cầu quản lý, DN có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần hoặc kiểm kê
chọn mẫu, thời hạn kiểm kê có thể định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc
bất thường theo yêu cầu của công tác quản lý.
Trang 14
CHƯƠNG II:
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH – TM ÁNH VIỆT
Trang 15

2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH – TM ÁNH VIỆT
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của C. Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT
2.1.1.1. Tên, địa chỉ của C. Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT
Tên C. Ty : C. TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI ÁNH VIỆT
Tên giao dịch : Anh Viet Import – Export Trading Co, Ltd.
Tên viết tắt : ANVIMEX
Địa chỉ trụ sở : 199 Tây Sơn, Thành Phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định.
Điện thoại : (0563) 846845
Fax : (0563) 641135
Email :
2.1.1.2. Thời điểm thành lập, các mốc quan trọng
C. Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT đăng ký lần đầu vào ngày 09 tháng 06 năm
1993. Đăng ký lại lần thứ nhất ngày 15 tháng 03 năm 1995. Đăng ký thay đổi lần
thứ sáu ngày 26 tháng 05 năm 2008. C. Ty TNHH-TM ÁNH VIỆT chính thức
thành lập theo giấy phép thành lập số 001447/GP. Thành lập Doanh Nghiệp do Ủy
Ban Nhân Dân Tỉnh Bình Định cấp ngày 22 tháng 08 năm 1994 và giấy phép Đăng
Ký KD số 043813 do Sở Kế Hoạch Tỉnh Bình Định cấp ngày 15 tháng 03 năm
1995. Đây là đơn vị kinh tế cơ sở thuộc ngành chế biến, hoạt động theo phương
hướng hạch toán kế hoạch độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ.
2.1.1.3. Quy mô hiện tại của C. Ty TNHH – TM Ánh Việt
Qua thời gian hơn 15 năm hoạt động KD thì C. Ty đã trở thành một DN lớn.
Trang 16
Hiện nay C. Ty có:
- Nguồn vốn KD : 45.253.147.300. Trong đó:
+ Vốn cố định : 19.338.097.980
+ Vốn lưu động : 25.915.049.320
- Tổng số LĐ : 1.263 người. Trong đó:
+ Cán bộ quản lý : 76 người.
+ Công nhân SX : 1.187 người.
- Diện tích nhà xưởng : 15.000 m

2
.
- Diện tích của C. Ty : 3,3 ha.
2.1.1.4. Kết quả KD, đóng góp vào Ngân Sách của DN qua các năm
Về mặt hàng chủ lực của C. Ty là SX bàn, ghế gỗ ngoài trời xuất khẩu và các
loại SP khác từ gỗ. C. Ty không ngừng đẩy mạnh phát triển, phát huy thế mạnh sẵn
có, năng động, sáng tạo trong kinh doanh, phát triển SX, C. Ty đã và đang khẳng
định chỗ đứng của mình trong và ngoài nước. Trong những năm qua DN đã đạt
được những kết quả hoạt động SX kinh doanh và đóng góp vào Ngân Sách như
sau:
Biểu 1: Kết quả hoạt động SX kinh doanh của C. Ty
Chỉ tiêu
ĐVT
Năm Chênh lệch
2007 2008 Số chênh lệch %
1. SL s.phẩm
- Bàn
- Ghế
Cái
Cái
64.397
191.461
85.411
156.206
21.014
35.255
32,63
18,41
2. NVKD
- VLĐ

- VCĐ
Trđồng
Trđồng
Trđồng
41.667
22.977
18.690
43.873
24.903
18.970
1.926
280
8,38
1,49
3. Lđộng BQ^ Người 825 912 87 10,5
4. T.nhập BQ^ Ng.đồng 1.250 1.300 50 4
5. Doanh thu Trđồng 71.436 75.740 4.304 6,02
6. Lợi nhuận Trđồng 6.286 7.574 1.288 20,49
7.Kim ngạch XK Ng.USD 5.882 6.137 255 4,33
8. Nộp NSNN Trđồng 175,84 211,96 36,12 20,54
Trang 17
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài vụ)
Tuy trải qua nhiều khó khăn nhưng Công ty TNHH – TM Ánh Việt đã có sự
cố gắng phấn đấu vượt qua và ngày càng phát triển hơn. C. Ty đã có những bước
phát triển mạnh mẽ về nhân lực, tổ chức SX, hoàn thành nhiệm vụ SX kinh doanh,
đáp ứng nâng cao, đồng thời góp một phần không nhỏ trên con đường phát triển của
C. Ty theo định hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước (định hướng Xã Hội
Chủ Nghĩa).
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của C. Ty TNHH – TM Ánh Việt
2.1.2.1. Chức năng

- Chức năng chủ yếu của C. Ty đó là SX, thu mua, chế biến nông lâm XK và tiêu
thụ nội địa.
- Nhằm tăng nguồn thu cho C. Ty và đảm bảo đời sống cho người lao động, giải
quyết được tình hình thừa người thiếu việc.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch SX kinh doanh trên cơ sở kế hoạch
mà C. Ty đã cân đối, thực hiện kế hoạch nhiệm vụ theo chỉ tiêu đề ra. Chịu trách
nhiệm trước cơ quan về kết quả hoạt động của C. Ty.
- Thực hiện về hợp đồng ký kết theo đúng thời hạn, đúng chế độ yêu cầu về chất
lượng và số lượng. Luôn coi trọng chữ “Tín” đối với khách hàng.
- Nguồn vốn cũng như nguồn nhân lực được bảo tồn và phát triển, cần kiệm trong
SX, làm ăn có lãi, mở rộng quy mô SX.
- Đảm bảo việc làm, đảm bảo an toàn lao động và nâng cao đời sống cho công nhân
viên.
- Thực hiện tốt chủ trương chính sách về SX kinh doanh của Nhà Nước, thực hiện
tốt nghĩa vụ nộp thuế đúng và đủ cho Nhà Nước.
- Thực hiện tốt công tác an ninh trật tự, môi trường.
- Tăng cường mối quan hệ giữa C. Ty với Nhà Nước, chính quyền địa phương và
tiếp thị quảng cáo để tạo chỗ đứng trên thị trường.
Trang 18
2.1.3. Đặc điểm hoạt động SX kinh doanh của C. Ty TNHH – TM Ánh Việt
- Loại hình kinh doanh và các loại hàng hóa, dịch vụ chủ yếu mà C. Ty đang kinh
doanh:
+ Chế biến gỗ và nông lâm SX khẩu.
+ Mua bán nông lâm sản, lương thực,thực phẩm.
+ Đại lý ký gửi hàng hoá.
+ Kinh doanh vận tải hàng hoá bằng ô tô.
+ Cho thuê kho bãi, nhà xưởng.
+ Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp và giao thông.
- Thị trường đầu vào: Nguyên liệu chính là gỗ nhập khẩu (chủ yếu nhập từ

Solomon Islands, Papua Nen Guinea, Brazil). Nguyên liệu keo nhập từ Singapore,
máy móc thiết bị nhập từ Đài Loan. Nguyên liệu trong nước chủ yếu nhập của các
lâm trường khai thác và bán có giấy tờ hợp pháp các vật tư trong nước.
- Thị trường đầu ra: Tiêu thụ nội địa, xuất khẩu sang các nước Châu Á, Châu Au
như: Hoa Kỳ, Canada, Đan Mạch, Phần Lan, Tây Ban Nha, Italia, Đức, Bỉ, Croatia,
Thổ Nhĩ Kỳ…
- Vốn kinh doanh của DN: chủ yếu là đi vay và tự có.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức SX kinh doanh và tổ chức quản lý tại DN
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức SX kinh doanh tại DN
Sơ đồ 2.1: Biểu Diễn Quy Trình Công Nghệ SX
Trang 19
Nguyên vật
liệu gỗ
Xẻ Luộc
Sấy
Khoan
Lắp ráp
KCS Thành
Phẩm đóng
gói
Máy lộngTu biChà bo
Nguội Nhúng dầu
SP hoàn thành
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến.
Qui trình SX bàn ghế của C. Ty được chia thành nhiều công đoạn, mỗi công đoạn
có nhiệm vụ khác nhau để tạo nên SP hoàn chỉnh.
* Giải thích từng công đoạn của quy trình SX:
- Xẻ: Được tiến hành sau khi nhập gỗ về, xẻ gỗ phải đúng qui cách.
- Luộc: Sau khi xẻ gõ xong thì được đưa qua công đoạn luộc. Luộc có nhiệm vụ
làm cứng cho gỗ, thuận lợi cho việc khoan đục sau này.

- Sấy: Kế tiếp công đoạn luộc là làm cho gỗ khô mới thực hiện công đoạn tiếp
theo, đó là công đoạn sấy. Sấy có nhiệm vụ giúp cho gỗ đạt độ ẩm tiêu chuẩn.
- Máy Lộng: Nguyên vật liệu gỗ được xẻ, sấy luộc hoàn toàn sau đó đưa qua máy
lộng có nhiệm vụ bào 4 mặt SP để được nhẵn hơn.
- Tu Bi: Có nhiệm vụ đánh cong bàn ghế 1 cách hoàn hảo mà không tốn nhiều
công sức.
- Chà Bo: Công đoạn này đơn giản, đẽ làm có nhiệm vụ chà nhẵn SP có đọ nhẵn
bóng tuyệt vời.
- Khoan: Qua nhiều công đoạn khác nhau, công đoạn khoan đục là một trong
những công đoạn tuy nhỏ nhưng rất quan trọng, đòi hỏi công nhân phải phụ thuộc
chi tiết bản vẽ, để SP đạt tiêu chuẩn chất lượng.
- Lắp Ráp: Công nhân phải bắt ốc vít vào SP để SP vững vàng hoàn chỉnh.
- Nguội: Sau khi SP lắp ráp xong, qua công đoạn làm nguội SP. Nguội có nhiệm
vụ làm sạch bóng lần cuối cùng đẻ chuẩn bị cho công đoạn nhúng dầu.
- Nhúng Dầu: Nhúng dầu để SP không bị mục, giữ độ bền chắc chắn SP.
- KCS và thành phẩm đóng gói: Khi SP làm xong qua KCS kiểm tra chất lượng
SP sau đó là đóng gói vô thùng, công việc tuy đơn giản nhưng quan trọng trong
việc giao dịch trên thị trường.
- SP hoàn chỉnh: nhập kho chờ xuất xưởng.
2.1.4.2. Đặc điểm tổ chức quản lý
Sơ đồ 2.2: Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Của C. Ty
Trang 20
GĐ
P. GĐ
Phòng
Kỹ
Thuật
Bộ Phận
KCS
Phân

xưởng SX
Phòng
KT-TV
Phòng
KD-XNK
Phòng
TC_HC
và LĐTL
Ghi chú: : Quan hệ trực tuyến
: Quan hệ đối chiếu
* Nhiệm vụ chức năng của từng bộ phận trong bộ máy quản lý:
- GĐ: Là người điều hành cao nhất trong C. Ty, là đại diện pháp nhân của C. Ty, có
toàn quyền quyết định mọi vấn đề trong C. Ty, điều hành và chịu trách nhiệm trước
pháp luật về các mặt hoạt động SX kinh doanh của C. Ty.
- Phó GĐ : Là người được GĐ uỷ quyền giải quyết các công việc khi GĐ đi vắng,
giúp GĐ điều hành mọi lĩnh vực hoạt động SX kinh doanh theo sự phân công của
GĐ và chỉ đạo của phòng kỹ thuật và bộ phận KCS, các trưởng, phó phòng, các bộ
phận có nhiệm vụ điều hành công việc theo chức năng dưới sự kiểm soát, quản lý
của GĐ và phó GĐ, chịu trách nhiệm trước GĐ Công ty và pháp luật Nhà Nước về
nhiệm vụ đã phân công.
- Phòng tổ chức hành chính và lao động tiền lương: Có nhiệm vụ tuyển chọn,
đào tạo, sắp xếp, bố trí, điều chuyển, kiểm tra, giám sát lao động của các phân
xưởng SX sao cho việc sử dụng nhân lực đạt hiệu quả cao nhất và thực hiện việc
định mức lương. Thực hiện việc định mức lương và chế độ chính sách cho người
lao động theo dõi công tác thi đua khen thưởng.
- Phòng kế toán-tài vụ: Tham mưu cho GĐ về lĩnh vực kinh tế tài chính, giúp GĐ
chỉ đạo, quản lý công tác kế toán. Tổ chức ghi chép phản ánh một cách chính xác
kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn,
tài sản, vật tư, công nợ … đồng thời kiểm tra giám sát hoạt động tài chính kế toán
của C. Ty.

Trang 21
- Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm quản lý trong SX, thực hiện theo phương châm
“Làm đúng ngay từ đầu” để SP không lỗi. Đồng thời phối hợp với phân xưởng SX
lên kế hoạch cho từng SP.
- Bộ phận KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng toàn bộ quá trình SX từ khâu
NVL đầu vào đến khâu thành phẩm đóng gói và xuất xưởng.
- Phân xưởng SX: Có nhiệm vụ SX những SP đạt chất lượng cao, đảm bảo qui
trình SX đúng, chính xác và SP không lỗi từ khâu SX đến khâu đóng gói, đảm bảo
SX không bị gián đoạn, tăng ca SX 03 mỗi ngày khi vào mùa cao điểm.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức kế toán của C. Ty TNHH – TM Ánh Việt
2.1.5.1. Mô hình tổ chức kế toán tại C. Ty TNHH – TM Ánh Việt
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của C. Ty đơn giản, gọn nhẹ. C. Ty áp dụng
hình thức kế toán tập trung. Công việc hạch toán đều được hạch toán ở phòng kế
toán từ việc lập chứng từ tại C. Ty, thu thập kiểm tra chứng từ, ghi sổ lập báo cáo kế
toán.
2.1.5.2. Bộ máy kế toán của C. Ty TNHH – TM Ánh Việt
Sơ đồ 2.3: Sơ Đồ Bộ Máy Kế Toán Của C. Ty
Ghi chú: : Quan hệ chỉ huy
: Quan hệ đối chiếu
Trang 22
Kế toán trưởng kiêm kế
toán tổng hợp
Thủ
quỹ
Kế toán
TSCĐ
giá thành
thống kê
Kế toán
vật tư

KT tiền
lương và các
khoản trích
theo lương
Kế toán
thanh toán
và theodõi
công nợ
* Nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế toán:
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người chỉ đạo toàn diện công tác kế
toán, thống kê và hạch toán trong C. Ty. giám sát điều hành mọi hoạt động tài chính
của DN, chịu trách nhiệm trước GĐ C. Ty và pháp luật về lĩnh vực tài chính kế
toán, tham mưu đắc lực cho GĐ trong hoạt động SX kinh doanh.
Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình: tiền vay
ngân hàng, lập phiếu thu-chi tiền mặt khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ phát sinh trong
ngày, đồng thời theo dõi công nợ và các khoản nợ phải thu, phải trả.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Theo dõi tình hình lao động
hiện có, tăng giảm lao động, tính lương, Bảo Hiểm Xã Hội hàng tháng phải trả cho
công nhân viên, lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cho từng
đối tượng.
Kế toán vật tư: Theo dõi số lượng và giá trị vật liệu của C. Ty, có trách nhiệm thu
thập, xử lý số liệu liên quan đến tình hình nhập – xuất – tồn. Tính giá vốn và tham
gia kiểm kê đánh giá vật liệu.
Kế toán tài sản cố định giá thành thống kê: Có nhiệm vụ theo dõi nhập-xuất
thành phẩm, tình hình tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao và phân bổ khấu
hao đã trích cho từng đối tượng sử dụng. Ngoài ra, còn tập hợp chi phí SX, tính giá
thành thực tế cho từng SP.
Thủ quỹ: Có nhiệm căn cứ phiếu thu – chi đã được duyệt để thu chi tiền mặt, theo
dõi định kỳ, lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
2.1.5.3. Hình thức kế toán mà C. Ty TNHH – TM Ánh Việt áp dụng

Để đảm bảo phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phù hợp vơi
kế toán viên, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán “Chứng Từ Ghi Sổ” và phương
pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp “kê khai thường xuyên”.
Đây là hình thức tiên tiến, tách rời hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Hạch
toán theo thứ tự thời gian và theo hệ thống, giúp cho việc kiểm tra chứng từ được
chặc chẽ, không để thất thoát từ đó tăng cường khả năng quản lý, kiểm tra sử dụng
tài sản.
* Trình tự ghi sổ như sau:
Trang 23
Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại để lập Chứng Từ Ghi Sổ. Căn cứ vào Chứng Từ Ghi Sổ để ghi vào sổ
Đăng ký Chứng Từ Ghi Sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế
toán sau khi làm căn cứ lập Chứng Từ Ghi Sổ được dùng để gh vào Sổ, Thẻ kế toán
chi tiết có liên quan.
Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng Từ Ghi Sổ, tính ra tổng số phát
sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào
Sổ Cái lập Bảng Cân Đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi
tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo Cáo Tài Chính.
Sơ đồ 2.4: Sơ Đồ Hình Thức Kế Toán Của C. Ty
Trang 24
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BẢNG TỔNG HỢP
KẾ TOÁN CHỨNG
TỪ CÙNG LOẠI
SỔ QUỸ

CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỔ CÁI
BẢNG CÂN ĐỐI
SỐ PHÁT SINH
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG
TỪ GHI SỔ
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu, kiểm tra
2.2. THỰC TRẠNG KSNB NVL TẠI C. TY TNHH – TM ÁNH VIỆT
2.2.1. Tình hình chung về NVL tại C. Ty
2.2.1.1. Đặc điểm NVL
C. Ty TNHH TM Ánh Việt là một DN tư nhân có quy mô SX lớn, SP của
C.Ty chủ yếu là các loại bàn, ghế được làm từ gỗ. Do đó, NVL chính dùng để SX
SP chủ yếu là các loại gỗ. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức SXKD của C. Ty là sản
xuất để bán theo đơn đặt hàng và xuất khẩu ra nước ngoài nên SP làm ra rất phong
phú vì mỗi đơn đặt hàng thì yêu cầu đòi hỏi khác nhau về quy cách mẫu mã SP.
Hiện nay, NVL chính là gỗ trên thị trường trong nước rất ít chủ yếu là mua
của các lâm trường khai thác và bán có giấy tờ hợp pháp trong nước. Cho nên C. Ty
mua NVL chủ yếu là nhập khẩu từ nước ngoài như: Solomon Islands, Papua Nen
Guinea, Brazil, … giá cả lại biến động. Do đó C. Ty cần phải dự trữ nhiều NVL ở
kho khi có nhu cầu SX thì bộ phận ở kho sẽ cung ứng NVL để SX. Mặc khác C. Ty
SX mang tính thời vụ trong khoảng thời gian từ tháng 10 đến tháng 5 là SX nhiều,
những tháng còn lại là rất ít, cho nên việc nhập kho gỗ cũng biến động trong năm.
Đối với NVL phụ thì chủ yếu là sơn, bulon, ocvis, keo sữa, giấy nhám, …
đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Vì thế C. Ty không cần phải dự trữ
nhiều NVL phụ ở kho mà khi có nhu cầu thì bộ phận cung ứng vật tư có thể mua về
là có. NVL phụ của C. Ty được nhập kho theo 2 hình thức cơ bản sau: NVL phụ
mua ngoài về nhập kho và nhập kho từ phế liệu thu hồi.
Trang 25