bài thuyết trình về việc tiếp khách nơi công sở

BÀI THUYẾT TRÌNH
Về việc tiếp khách nơi công sở
Kính thưa cô giáo
bộ môn và toàn
thể các bạn sinh
viên. Hôm nay, tôi
xin thay mặt nhóm
của chúng tôi
thuyết trình về một
đề tài có tên là
‘‘Tiếp khách nơi
công sở’’.
MỞ
ĐẦU
Tuy không phải là công việc
chính nơi công sở nhưng việc
tiếp khách là một việc làm hết
sức cần thiết để tạo được ấn
tượng ban đầu đối với khách
trong kinh doanh nói riêng và
trong công tác quản lý nói
chung.
Công tác tiếp đón là một hoạt
động phức tạp, tinh tế, vừa đòi
hỏi có tính khoa học, lại vừa
mang tính nghệ thuật cao.
MỤC
LỤC
NỘI
DUNG
BÀI

THUYẾT
TRÌNH
Khái quát chung về văn hóa
tiếp khách của người Việt
Thực trạng tiếp khách hiện
nay tại các công sở
Các nguyên tắc và kỹ năng
khi tiếp đón khách
MỤC LỤC TỔNG QUÁT VỀ BÀI
THUYẾT TRÌNH
NỘI
DUNG
BÀI
THUYẾT
TRÌNH
Khái quát chung về văn hóa
tiếp khách của người Việt
Thực trạng tiếp khách hiện
nay tại các công sở
Các nguyên tắc và kỹ năng
khi tiếp đón khách
MỤC LỤC TỔNG QUÁT VỀ BÀI
THUYẾT TRÌNH
NỘI
DUNG
BÀI
THUYẾT
TRÌNH
Khái quát chung về văn hóa
tiếp khách của người Việt

Thực trạng tiếp khách hiện
nay tại các công sở
Các nguyên tắc và kỹ năng
khi tiếp đón khách
MỤC LỤC TỔNG QUÁT VỀ BÀI
THUYẾT TRÌNH
NỘI
DUNG
BÀI
THUYẾT
TRÌNH
Khái quát chung về văn hóa
tiếp khách của người Việt
Thực trạng tiếp khách hiện
nay tại các công sở
Các nguyên tắc và kỹ năng
khi tiếp đón khách
MỤC LỤC TỔNG QUÁT VỀ BÀI
THUYẾT TRÌNH
Kết thúc bài
thuyết trình
CHỦ THỂ GIAO TIẾP
Người Việt Nam có tính
thích thăm viếng. Thăm
viếng nhau đây không do
nhu cầu công việc (như ở
Phươg Tây) mà là biểu
hiện của tình cảm, tình
nghĩa, có tác dụng thắt
chặt thêm quan hệ.

ĐỐI TƯỢNG GIAO
TIẾP
Người Việt Nam có tính
hiếu khách. Có khách
đến nhà, dù quen hay lạ,
thân hay sơ người Việt,
dù nghèo khó đến đâu,
cũng cố gắng tiếp đón
một cách chu đáo và tiếp
đãi một cách thịnh tình.
Quay về
Thực trạng
tiếp khách
hiện nay tại
các công sở
Tích cực
Tiêu cực
Thực trạng
tiếp khách
hiện nay tại
các công sở
Tích cực
Tiêu cực

Hiện nay Chính phủ Việt Nam đang đẩy mạnh cải
cách hành chính và hoạt động của Nhà nước nhằm
cải thiện chất lượng hoạt động giao tiếp.

Từ các cơ quan hành chính Nhà nước đến các
Văn phòng đại diện của các Doanh nghiệp hiện

nay đã chú trọng đến Văn hóa giao tiếp ứng xử
nơi công sở. Các khóa học Giao tiếp nơi công sở
được mở ra để tập huấn kỹ năng giao tiếp và ứng
xử đã được cán bộ, công nhân viên chức hưởng
ứng tích cực.
Tiếp

Vì có sự quan tâm đúng mức của các cấp lãnh đạo
nên văn hóa ứng xử trong đó có văn hóa tiếp đón
khách tại các nơi công sở đã có những chuyển biến
tích cực như: họ đã biết ứng xử với khách lịch sự,
ân cần, tế nhị, dân chủ hơn. Tích cực hợp tác trong
việc giải quyết công việc, đáp ứng được các yêu
cầu chính đáng của khách đến liên hệ công tác.
Quay về

Thực trạng tiếp khách nơi công sở ở một số trường hiện
chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của thực tiễn, vẫn còn
nhiều hạn chế, yếu kém làm cho khách bức xúc, bất bình.
Không ít cán bộ, công chức, viên chức chưa thực hiện
đúng nghĩa hai từ “phục vụ”, và vẫn còn mang phong
cách “ban phát” khi tiếp xúc với người dân. Cán bộ công
chức thường tỏ ra thái độ lạnh lùng, hách dịch,
Quay về
Các nguyên tắc và kỹ
năng khi tiếp đón
khách
NGUYÊN
TẮC
KỸ NĂNG

Các nguyên tắc và kỹ
năng khi tiếp đón
khách
NGUYÊN
TẮC
KỸ NĂNG

Thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng khách
khi giao tiếp, ân cần hướng dẫn, tích cực giải quyết
yêu cầu của khách.

Cho dù có đạt đươc mục đích của khách hay không,
cũng phải chu đáo tiếp đón.

Nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Tế nhị và kiên quyết khi từ chối.
Quay về
KỸ NĂNG
TẠO ĐIỀU KIỆN TỐT NHẤT CHO KHÁCH
TÌM HIỂU MỤC ĐÍCH VIẾNG THĂM CỦA KHÁCH
TIẾN HÀNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
TẠM BIỆT KHÁCH
CHUẨN BỊ TIẾP KHÁCH
ĐÓN TIẾP VÀ CHÀO HỎI KHÁCH
KỸ NĂNG
TẠO ĐIỀU KIỆN TỐT NHẤT CHO KHÁCH
TÌM HIỂU MỤC ĐÍCH VIẾNG THĂM CỦA KHÁCH
TIẾN HÀNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
TẠM BIỆT KHÁCH

CHUẨN BỊ TIẾP KHÁCH
ĐÓN TIẾP VÀ CHÀO HỎI KHÁCH
CHUẨN BỊ TIẾP KHÁCH

Mỗi ngày bộ phận lễ tân phải kiểm tra lịch tiếp
khách để chủ động trong việc tiếp đón.

Trang phục của nhân viên lễ tân phải tươm tất, màu
sắc không sặc sỡ hay lòe loẹt, không rườm rà về kiểu
cách.

Nếu khách có đã có cuộc hẹn từ trước, bạn phải có
mặt nơi tiếp khách đúng giờ.

Chấm dứt ngay các công việc khác ngay trước giờ
hẹn.

Gọi điện để nhắc nhở khách khi đã đến giờ hẹn
nhưng khách vẫn chưa tới.
Quay về
ĐÓN TIẾP VÀ CHÀO HỎI KHÁCH

Lễ tân cần niềm nở, chủ động chào hỏi, tự giới thiệu
mình với khách.

Nhân viên lễ tân đón lấy danh thiếp hoặc giấy giới
thiệu của khách, cảm ơn, ghi vào sổ khách đến và hỏi
khách muốn gặp ai. Nếu khách không có danh thiếp,
nhân viên lễ tân cần tìm cách hỏi nhẹ nhàng, tế nhị.


Đối với những khách quen, tiếp tân chào hỏi một cách
thân mật, chính xác bằng tên hay chức vụ.
Tiếp
ĐÓN TIẾP VÀ CHÀO HỎI KHÁCH

Khi khách có nhu cầu gặp ai đó nhưng hiện tại người
khách cần vẫn chưa có mặt tại cơ quan hay bận công
việc, người lễ tân có trách nhiệm mời khách ngồi đợi.

Khi có tín hiệu của lãnh đạo thì nhân viên lễ tân
hướng dẫn khách vào phòng của lãnh đạo. Hoặc để
thư ký ra tiền sãnh mời khách vào.

Người lễ tân có thể báo cho khách biết về thời gian
chờ là bao nhiêu để khách sắp xếp lại lịch trình làm
việc.
Quay về
TẠO ĐIỀU KIỆN TỐT NHẤT CHO KHÁCH

Hướng dẫn khách chỗ để mũ, áo choàng hay các vật
dụng cá nhân khác không cần thiết mang theo trong
khi hội kiến.

Mời khách ngồi, tiếp nước cho khách.

Nếu khách phải chờ do lễ tân đang tiếp điện thoại hay
có việc quan trọng không thể dừng lâu, lễ tân nên mời
khách đọc báo, tạp chí sẵn có tại cơ quan.
Quay về


Thông thường, đối với các cuộc hẹn gặp được sắp xếp
trước hay với khách đến liên hệ kinh doanh, công tác,
khách đến sẽ tự cho biết chính xác mục đích của họ
ngay.

Trong trường hợp khách không chủ động cho biết lý
do hoặc cố tình không nhắc đến mục đích viếng thăm,
người lễ tân cần hết sức tế nhị, khôn ngoan, kiên
nhẫn tìm hiểu điều đó. Nếu cần thiết, phải làm cho
khách hiểu đây là nguyên tắc làm việc nhưng vừa
tránh xúc phạm khách vừa thực hiện với sự kiên
quyết và nụ cười trên môi.
Quay về
TÌM HIỂU MỤC ĐÍCH VIẾNG THĂM CỦA KHÁCH

Đối với khách đến có hẹn trước, bộ phận lễ tân cần
nhanh chóng hướng dẫn khách thực hiện công việc.

Sau đó, tùy theo kết quả phản hồi, lễ tân sẽ đưa
khách gặp Thủ trưởng.

Đối với khách không có lịch hẹn, trước tiên, lễ tân nên
mời khách ngồi đợi bằng cách đưa báo hay tài liệu có
liên quan mà khách muốn quan tâm trong thời gian
thư ký liên hệ, xin ý kiến giải quyết của Thủ trưởng, cá
nhân hay bộ phận có chức năng giải quyết.
Quay về
TIẾN HÀNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Trước khi khách ra về, người tiếp đón cần nhắc nhở

khách có cần gì thêm nữa hay không, còn điều gì thắc
mắc nữa hay không.

Nếu công việc vẫn chưa hoàn tất thì người tiếp đón
phải có trách nhiệm hứa với khách về thời hạn giải
quyết và đừng quên nhắc khách về trách nhiệm mà
khách cần thực hiện trước khi ra về.

Khi ra về, người đón tiếp phải tỏ ra lịch sự, chu đáo,
vui vẻ.
Quay về
TẠM BIỆT KHÁCH