Các loại hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý

Chương 4
Các loại hệ thống thông tin tổ
Các loại hệ thống thông tin tổ
chức theo cấp bậc quản lý
chức theo cấp bậc quản lý
Nội Dung
•
Các loại HTTT chính trong doanh nghiệp và vai
trò của nó
CÁC CẤP RA QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔ CHỨC
2. CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO
CẤP BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ
Các loại HTTT chính trong doanh
nghiệp và vai trò của nó

HT cấp tác nghiệp (Operational-level system):
Giám sát các giao dịch & các hoạt động cơ bàn
của tổ chức

HT cấp chuyên gia & văn phòng (Knowledge-
level system): hổ trợ chuyên gia & nhân viên văn
phòng

HT cấp chiến thuật (management-level system):
hỗ trợ giám sát, kiểm soát, ra quyết định & các
hoạt động quản trị của nhà QL cấp trung

HT cấp chiến lược (strategic-level system): hỗ trợ
các hoạt động lập kế hoạch dài hạn của nhà
quản lý cấp cao
Các loại HTTT chính trong doanh

nghiệp và vai trò của nó
Các loại HTTT chính trong doanh
nghiệp và vai trò của nó

HT xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems -
HT xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems -
TPS)
TPS)

HTTT văn phòng (Office Systems - OAS)
HTTT văn phòng (Office Systems - OAS)

HT làm việc tri thức (Knowledge Work Systems - KWS)
HT làm việc tri thức (Knowledge Work Systems - KWS)

HTTTQL (Management Information Systems -
HTTTQL (Management Information Systems -
MIS)
MIS)

HT hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems -
HT hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems -
DSS)
DSS)

HT hỗ trợ cho lãnh đạo (Executive Support Systems -
HT hỗ trợ cho lãnh đạo (Executive Support Systems -
ESS)
ESS)
Các loại HTTT chính trong doanh

nghiệp và vai trò của nó
Các loại HTTT chính trong doanh
nghiệp và vai trò của nó
Hệ thống xử lý giao dịch
(Transactions Processing System, TPS)

Mục đích
•
TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những hoạt
động hàng ngày (các giao dịch).
•
hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch; có thể kiểm soát các quyết
định được tạo ra như một phần trong giao dịch
•
Dùng ở cấp tác nghiệp
•
Tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý, gia
tăng độ chính xác; dạt hiệu suất lớn hơn

Các vấn đề TPS thường đặt ra
•
TPS (xây dựng từ năm 50s) giúp nhà quản lý

Xử lý các giao dịch tự động VD: Xử lý đơn hàng

Truy vấn các thông tin liên quan tới các giao dịch đã được xử lý
VD: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng?
Giá trị là bao nhiêu?
Khách hàng X có mua hàng trong tháng tới (có đơn đặt
hàng chưa)?

Danh sách các khách hàng
Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)

Hệ TPS:

TPS trực tuyến (online)
Nối trực tiếp giữa người điều hành và chương trình TPS. Hệ
thống trực tuyến sẽ cho kết quả tức thời.

TPS theo lô (batch)
Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý
chung 1 lần.

Nhập liệu:
•
Thủ công
•
Bán tự động
•
tự động
Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)

Cấu trúc của TPS trực tuyến (on-line)
Các sự kiện/
giao dòch
Biểu
(forms)
Báo cáo

(reports)
Đònh kỳ
Cơ sở dữ liệu
của TPS
Giao diện
Chương trình TPS
Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)

Cấu trúc của TPS theo lô (batch)
Các sự kiện/
giao dịch
Tập tin
giao dịch
Tập tin
giao dịch
được sắp xếp
Chương trình
sắp xếp
Chương trình
TPS
Định kỳ
Cơ sở dữ liệu
của TPS
Giao diện
Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)

Ðặc diểm các thành phần của hệ thống TPS
Thành phần Đặc điểm

Đối tượng sử dụng Các nhân viên và các nhà quản lý cấp thấp
(các tác nghiệp)
Dữ liệu Các giao dòch hàng ngày (cụ thể, chi tiết)
Thủ tục Có cấu trúc và chuẩn hóa
Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)
Hệ thống xử lý giao dịch (tt)
(Transactions Processing System, TPS)
Các HT TPS
HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)

HTTT tự động hóa văn phòng là một hệ
thống dựa trên máy tính nhằm thu thập,
xử lý, lưu trữ, và gửi thông báo, tin nhắn,
tài liệu, và các dạng truyền tin khác giữa
các cá nhân, các nhóm làm việc, và các
tổ chức khác nhau
HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)
HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)
Ví dụ về hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng
HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)

Ưu điểm
•
Truyền thông hiệu quả hơn
•
Truyền thông trong thời gian ngắn hơn
•
Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người
nhận chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax)

•
Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi

Nhược điểm
•
Chi phí cho phần cứng khá lớn
•
Người sử dụng ít có khả năng quan sát vai trò của công
việc
•
An toàn thông tin của doanh nghiệp bị đe dọa và thường
nhận được những thông tin không mong muốn, gây gián
đoạn công việc
HTTT quản lý tri thức (KWS)

Tri thức là gì?
Tri thức có thể được xem như thông tin mà
nó đạt tới sự sáng tỏ, sự phán quyết, và
những giá trị. Trong nhiều trường hợp, tri
thức thể hiện sự thật và vì vậy nó cung cấp,
tạo ra những cơ sở đáng tin cậy cho hành
động. Tri thức là kho tàng của sự hiểu biết và
các kỹ năng được tạo ra từ trí tuệ của con
người (đặc biệt từ những người khác).

HTTT quản lý tri thức (KWS)

HTTT quản lý tri thức (KWS): các hệ thống
được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn
là chia sẻ thông tin.


Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, kiểm
soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hành động, tạo
ra các giải pháp khác nhau để giải quyết cho một
vấn đề cụ thể cho doanh nghiệp
Phân biệt 2 loại tri thức :

Tri thức ẩn tàng

Tri thức hiện hữu (tường minh)
Tri thức hiện hữu và tri thức ẩn tàng

Tri thức hiện hữu : là các tri thức được hệ thống
hóa trong các văn bản, tài liệu, hoặc các báo cáo,
CSDL, chúng có thể được chuyển tải trong những
ngôn ngữ chính thức và có hệ thống.

Tri thức ẩn tàng : là nhưng tri thức không và rất
khó được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu,
các tri thức này là cá nhân, gắn liền với bối cảnh
và công việc cụ thể. Tri thức ẩn tàng là rất khó để
hình thành các tài liệu, nhưng lại có tính vận hành
cao trong bộ não của con người
Tri thức hiện hữu
(Hồ sơ hóa)
Tri thức ẩn tàng
(Bí quyết gắn liền với con người)
Đặc tính
•
Dễ dàng được hệ thống hóa

•
Có thể lưu trữ
•
Có thể chuyển giao, truyền đạt
•
Được diễn đạt và chia sẻ một
cách dễ dàng
•
Mang tính cá nhân
•
Mang tính bối cảnh cụ thể
•
Khó khăn trong việc chính thức hóa
•
Rất khó tiếp nhận, truyền đạt và chia sẻ
Nguồn
•
Các tài liệu chỉ dẫn họat động
•
Các chính sách và thủ tục của tổ
chức
•
Các báo cáo và cơ sở dữ liệu
•
Các quá trình kinh doanh và truyền đạt
phi chính thức
•
Các kinh nghiệm cá nhân
•
Sự thấu hiểu mang tính lịch sử

Sơ đồ 2: Sự phân biệt giữa tri thức hiện hữu và tri thức ẩn tàng