thực trạng và giải pháp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại chính quyền xã tân hưng - vĩnh bảo - hải phòng

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN



















1
DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT
Thuật ngữ Chữ viết tắt
Hội đồng nhân dân HĐND
Uỷ ban nhân dân UBND
Mặt trận Tổ Quốc MTTQ
Cán bộ, công chức CBCC
Cơ quan, đơn vị CQĐV
Quyền sử dụng đất QSDĐ
2
MỤC LỤC

3
MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của
tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp
thời cho việc lãnh đạo quản lý, điều hành công việc, cho việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày,
tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Trong những năm gần đây với yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước và
sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ đặc biệt là hệ thống văn bản
quản lý hành chính nhà nước.Công tác văn thư ,lưu trữ đã góp phần quan trọng
đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số
liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng
thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục
vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan. Giúp cho CBCC cơ quan nâng cao hiệu
suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của
tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công
việc một cách có hệ thống, qua đó CBCC có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm
góp phần nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả hoạt động đáp ứng mục tiêu
yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay.Tạo công cụ để kiểm soát
việc thực thi quyền lực của các cơ quan,tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn
những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra,
thanh tra giám sát. Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ
quan, tổ chức,doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Là học viên của lớp‘‘Tạo nguồn cán bộ các chức danh chủ chốt cấp ủy,
chính quyền xã ,phường, thị trấn khóa 2” được thực tập cuối khóa tại Đảng ủy,
Uỷ ban nhân dân xã Tân Hưng huyện Vĩnh Bảo nhận thấy việc thực hiện công
tác Văn thư - Lưu trữ ở xã Tân Hưng trong những năm qua tuy có những tiến bộ
đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của UBND xã song vẫn gặp không ít
những hạn chế. Vì vậy việc nghiên cứu quá trình thực hiện công tác Văn thư -

Lưu trữ của chính quyền xã Tân Hưng, từ đó đưa những giải pháp để đưa công
tác này đi vào nề nếp ,khoa học bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ
cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của chính quyền xã tạo điều kiện cho việc
tra cứu, nghiên cứu phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội địa
phương có hiệu quả là vấn đề cấp thiết. Xuất phát từ vai trò quan trọng của công
tác Văn thư - Lưu trữ em chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp thực hiện công
4
tác Văn thư, Lưu trữ tại chính quyền xã Tân Hưng - Vĩnh Bảo - Hải
phòng”làm đề tài tốt nghiệp trung cấp lý luận chính trị - hành chính.
2.Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan quản lý
Nhà nước
- Khảo sát thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ của chính quyền xã Tân Hưng;
phân tích những kết quả đạt được, những tồn tại và bất cập của công tác này, đề
xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ cho
chính quyền xã Tân Hưng
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu
- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND xã Tân Hưng huyện Vĩnh Bảo
- Công tác văn thư lưu trữ của chính quyền xã Tân Hưng. Nghiên cứu về ưu
nhược điểm, nguyên nhân kết quả đạt được và nguyên nhân những hạn chế.
Trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả
hoạt động công tác văn thư lưu trữ
* Phạm vi nghiên cứu
- Không gian nghiên cứu: Đảng ủy, UBND xã Tân Hưng, Vĩnh Bảo
- Thời gian nghiên cứu: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của chính quyền xã
Tân Hưng,Vĩnh Bảo từ năm 2012 đến năm 2013
4. Nội dung nghiên cứu
Tập trung nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ tại chính quyền xã Tân Hưng về
phương diện cơ sở lý luận và thực tiễn. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao

hiệu quả công tác văn thư ,lưu trữ cho chính quyền xã Tân Hưng
5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài tốt nghiệp sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp điều tra khảo sát
- Phỏng vấn công chức văn thư, lưu trữ
- Phương pháp phân tích tổng kết
- Tham khảo ý kiến tư vấn
Khóa luận tốt nghiệp ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài
liệu tham khảo, bố cục bài khóa luận chia làm 3 phần sau:
Phần I: Cơ sở lý luận của công tác văn thư,lưu trữ
Phần II:Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ tại chính quyền xã Tân Hưng
Phần III: Giải pháp và kiến nghị, đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công
tác văn thư, lưu trữ cho chính quyền xã Tân Hưng
5
PHẦN I
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Khái niệm về công tác văn thư
“Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; quản lý và sử dụng con dấu trong
công tác văn thư”(Khoản 1, Điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính
Phủ ban hành ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, sau đây gọi tắt là Nghị định
số 110)
2. Nội dung và yêu cầu của công tác văn thư
2.1) Nội dung công tác văn thư
* Soạn thảo và ban hành văn bản
- Dự thảo văn bản bao gồm việc chuẩn bị tài liệu, tư liệu, số liệu…trong phần
này tùy thuộc vào nội dung, tính chất và mức độ quan trọng của văn bản để thực
hiện. Đối với văn bản quy phạm pháp luật sau khi dự thảo xong sẽ được tổ chức

hội thảo lấy ý kiến đóng góp để đảm bảo tính chính xác, khoa học và tính khả
thi.
- Duyệt bản dự thảo: bản dự thảo sẽ được trình lên người có thẩm quyền để
duyệt nội dung và thể thức văn bản.
- Đánh máy, sao (in) văn bản: Văn bản sẽ được hoàn thiện đúng như bản duyệt.
Trong trường hợp có thay đổi phải có ý kiến của người duyệt văn bản.
- Ký và ban hành văn bản: Văn bản được trình lên người có thẩm quyền ký sau
đó đóng dấu và phát hành theo đúng số lượng.
* Quản lý văn bản và tài liệu khác
- Quản lý và giải quyết văn bản đi
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
- Lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
* Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
- Bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức xã và các loại con dấu khác
- Sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo đúng quy định Nhà nước
2.2) Yêu cầu công tác văn thư
- Nhanh chóng:Nếu triển khai xây dựng, ban hành văn bản nhanh chóng; tổ
chức giải quyết kịp thời sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết công việc
quản lý, điều hành ở cấp xã. Từ đây, làm tăng thêm giá trị ý nghĩa của hoạt động
quản lý, nội dung trong văn bản đều chứa đựng một sự việc cụ thể nhất định nên
giải quyết văn bản chậm sẽ ảnh hưởng tới tiến độ giải quyết công việc quản lý
6
chung của UBND xã đồng thời làm giảm ý nghĩa của sự việc, thông tin nêu ra
trong văn bản.
- Chính xác: thể hiện ở các khía cạnh về nội dung văn bản, thể thức văn bản và
các khâu nghiệp vụ trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến
- Bí mật:Trong quá trình làm việc cán bộ làm công tác văn thư phải biết giữ gìn
bí mật những thông tin của CQĐV cũng như của cá nhân theo đúng quy định
của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày
28/12/2000. Trong một khía cạnh của quản lý phải giữ gìn bí mật cả những nội

dung thông tin mới chỉ đang bàn bạc chưa thành quyết định hoặc chưa được ban
hành thành văn bản.
- Hiện đại: Nội dung công tác văn thư rất phong phú đa dạng, phức tạp, có thao
tác được lặp đi, lặp lại nhiều lần theo chu kỳ; có những thao tác cần phải được
sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để thúc đẩy tiến độ giải quyết và xử lý
kịp thời vì vậy cần phải gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn
phòng hiện đại
Yêu cầu hiện đại trong công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền
đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của chính quyền cấp xã
nói riêng có năng suất chất lượng cao.Hiện đại hóa ở đầy được hiểu là việc công
tác văn thư được trang bị những phương tiện kỹ thuật hiện đại phù hợp và đáp
ứng được yêu cầu công việc.Đồng thời là việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong nghiệp vụ công tác văn thư và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị văn
phòng hiện đại .
Hiện đại hóa công tác văn thư được coi là nhu cầu cấp bách nhưng phải
tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học kỹ thuật chung của cả nước.
Bên cạnh đó cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng các
phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh sáng chế liên quan đến việc tăng
cường hiệu quả công tác văn thư trong cải cách nền hành chính.
3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
3.1) Vị trí
Công tác văn thư được xác định là mọi mặt hoạt động của bộ máy quản
lý, là nội dung quan trọng trong hoạt động của CQĐV, có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý Nhà nước của CQĐV.
3.2) Ý nghĩa
- Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm
vụ quản lý nhà nước của CQĐV
7
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của CQĐV được
nhanh chóng, chính xác,hiệu quả, đúng chính sách,đúng chế độ góp phần giữ gìn

bí mật của Đảng, Nhà nước và của CQĐV, hạn chế quan liêu giấy tờ, giảm bớt
những giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong quản lý văn bản để làm trái
pháp luật
- Thực hiên công tác văn thư nghiêm túc, đúng quy định sẽ giữ lại đầy đủ những
chứng cứ về mọi hoạt động của CQĐV. Đây sẽ là bằng chứng pháp lý chứng
minh cho hoạt động của CQĐV một cách chân thực
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư nề nếp sẽ giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Vì nguồn bổ sung chủ yếu cho kho lưu
trữ của CQĐV là từ văn thư
4. Quản lý văn bản đi
4.1) Khái niệm: Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản
lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do CQĐV phát hành được gọi chung là văn
bản đi.
4.2) Kiểm tra thể thức, hình thức; kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và
ngày tháng văn bản
- Kiểm tra : Đọc ,rà soát kỹ toàn bộ nội dung văn bản, kỹ thuật trình bày, thẩm
quyền ban hành sau đó ghi số và ngày ,tháng văn bản để quản lý toàn bộ văn bản
đi của CQĐV đã ban hành
- Ghi số của văn bản :Đối với văn bản hành chính CQĐV: lấy số chung( tổng
hợp) dễ theo dõi do số lượng văn bản ban hành không nhiều.
- Ký hiệu được sắp xếp: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của loại
văn bản- tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản
- Vị trí trình bày: ô số 3 theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ
- Ghi ngày và tháng ,năm ban hành văn bản: dùng chữ số Arập, đối với những số
chỉ ngày tháng nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
- Nhân bản đủ, đúng số lượng văn bản cần gửi đi, đúng thời gian quy định
4.3 )Đóng dấu và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có)
+Dấu cơ quan được đóng vào văn bản do cơ quan ban hành, sau khi có chữ

ký của người có thẩm quyền
+Dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
8
4.4 )Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính
4.5) Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
+ Làm thủ tục phát hành văn bản đi: xác định nơi cần gửi
+ Chuyển phát văn bản đi: chuyển giao trực tiếp trong nội bộ CQĐV hay các
CQĐV khác. Chuyển phát qua bưu điện hoặc bằng máy Fax, qua mạng
+ Theo dõi chuyển phát văn bản đi :lập phiếu gửi,thu hồi đúng thời hạn văn bản
đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”…
5. Quản lý và giải quyết văn bản đến
5.1) Khái niệm:Văn bản đến là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn
bản được chuyển qua mạng và văn bản mật, đơn thư gửi đến)
5.2) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
+ Tiếp nhận văn bản đến: kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi khi ký nhận
+ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản
+ Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến
+ Đăng ký văn bản đến: Lập sổ đăng ký văn bản đến theo hướng dẫn tại Thông
tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
5.3)Trình và chuyển giao văn bản đến
+ Trình lên thủ trưởng cơ quan hoặc thủ trưởng đơn vị cho ý kiến phân phối việc
giải quyết văn bản
+ Thực hiện việc chuyển giao văn bản: Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ
+ Lập sổ chuyển giao văn bản đến (theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV )
5.4) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Từng bộ phận hoặc công chức chuyên môn có trách nhiệm giải quyết và theo

dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến kịp thời theo thời hạn được pháp luật
quy định hoặc quy định cụ thể của CQĐV
6. Quản lý và sử dụng con dấu
6.1) Khái niệm: Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực
của văn bản. Dấu thể hiện quyền lực của nhà nước trong văn bản của CQĐV
6.2) Nguyên tắc đóng dấu
- Chỉ đóng dấu lên văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền
- Không đóng dấu khống chỉ (văn bản, giấy tờ chưa hoàn chính về nội dung)
- Dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái
9
- Người giữ dấu là người trực tiếp đóng dấu
- Dấu của CQĐV chỉ đóng lên văn bản do CQĐV ban hành
- Không đóng dấu ngoài giờ hành chính trừ trường hợp đặc biệt được thủ
trưởng CQĐV quyết định cho phép
6.3) Qui định quản lý và sử dụng con dấu
Mỗi CQĐV và các chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu.Tùy
theo chức năng, nhiệm vụ có thể xin khắc thêm dấu thu nhỏ, phóng to, dấu chìm,
dấu nổi. Con dấu làm xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan Công an
và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu
dấu.Trong trường hợp mất hoặc hỏng dấu làm thủ tục xin khắc lại dấu mới.
7. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
7.1) Khái niệm hồ sơ: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Lập hồ sơ: là việc tập hợp và sắp xếp, biên mục văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành một hồ sơ theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định
7.2) Tác dụng của việc lập hồ sơ

- Giúp CBCC nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản, tài liệu
hình thành trong quá trình giải quyết công việc; tạo điều kiện thuận lợi cho việc
tra cứu văn bản, làm căn cứ để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả.
- Giúp CBCC mới tiếp xúc công việc khi tiến hành thực hiện công việc
hiểu được khi xây dựng văn bản, giải quyết văn bản cũng như trình tự giải quyết
văn bản một cách nhanh chóng.
- Giúp CQĐV quản lý, lưu trữ các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động
một cách tập trung thống nhất thuận lợi cho việc nghiên cứu, tra tìm
- Góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho giao nộp hồ sơ có giá trị của CQĐV vào
lưu trữ theo đúng quy định.
7.3) Yêu cầu của lập hồ sơ
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của CQĐV
- Văn bản, tài liệu được thu thập đưa vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt
chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải
quyết.
- Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có thời hạn bảo quản bằng nhau
7.4) Phương pháp lập danh mục hồ sơ
10
+ Khái niệm: danh mục hồ sơ là bản thống kê (dự kiến) những hồ sơ mà cơ
quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định (thông thường là một
năm) có ghi rõ ký hiệu hồ sơ (mã hồ sơ); thời hạn bảo quản và đơn vị trên số
người phải lập hồ sơ.
+ Cách làm:
Cách thứ nhất: cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của CQĐV dự kiến danh
mục hồ sơ của từng đơn vị, từng tổ chức (tổ, phòng, ban) trong cơ quan. Sau đó
đưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ nhân viên của các đơn vị tham gia ý kiến, rồi
tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại bản danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ
trưởng cơ quan xem xét và ký duyệt.
Cách thứ hai: từng cán bộ, nhân viên của từng đơn vị, từng tổ chức (tổ, phòng,
ban) trong cơ quan, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch

công tác trong năm liên quan đến nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những
hồ sơ cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ
trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ
sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh
mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ tổng hợp danh mục hồ sơ của
từng đơn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xem xét, ký
duyệt.
7.5) Phương pháp lập hồ sơ công việc
Hồ sơ công việc là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức.
Cách 1: Lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ
+ Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành
trong quá trình hoạt động cơ quan, tổ chức trong năm/nhiệm kỳ kèm theo ký
hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ; được dùng làm căn cứ để các công
chức chuyên môn khi thực hiện nhiệm vụ chuyên môn triển khai thực hiện
+ Xây dựng khung phân loại và xây dựng danh mục hồ sơ
+ Trình tự: Đầu năm cán bộ mở bìa hồ sơ theo danh mục hồ sơ thu thập
văn bản tài liệu vào bìa hồ sơ mở sẵn .Cuối năm sắp xếp văn bản, xác định giá
trị văn bản, tài liệu trong hồ sơ, Biên mục hồ sơ.
Cách 2: Lập hồ sơ không theo danh mục hồ sơ
Đầu năm cán bộ mở bìa hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ của mình ,thu thập văn
bản tài liệu vào bìa hồ sơ mở sẵn. Cuối năm sắp xếp văn bản, xác định giá trị
11
văn bản, tài liệu trong hồ sơ, biên mục hồ sơ, sắp xếp hồ sơ theo trật tự logic
nhất định và đánh số hồ sơ
7.6) Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nguyên tắc là một tập văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến
một lĩnh vực hoạt động

Trình tự: Cán bộ chuyên môn căn cứ chức năng, nhiệm vụ để thu thập văn bản
quy phạm pháp luật hoặc văn bản hướng dẫn liên quan đến lĩnh vực mình đảm
nhiệm thành hồ sơ
8)Làm thủ tục và thực hiện nộp lưu văn bản vào lưu trữ cơ quan
- Cán bộ chuyên môn kiểm tra toàn bộ hồ sơ, sắp xếp theo danh mục hồ sơ
- Lập mục lục hồ sơ nộp lưu và thực hiện việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Khái niệm, đặc điêm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
1.1) Khái niệm
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu
khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản
gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.Tài liệu lưu trữ gồm:
Tài liệu lưu trữ hành chính; Tài liệu khoa học- kỹ thuật; Tài liệu lưu trữ ảnh, ghi
âm, ghi hình, phim điện ảnh; Tài liệu điện tử
1.2) Đặc điểm của tài liệu lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ chữa đựng những thông tin quá khứ
- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao
- Tài liệu lưu trữ được thống nhất quản lý
1.3) Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đối với tất cả các
lĩnh vực kinh tế - xã hội. Chính vì vậy mà Tài liệu lưu trữ được coi là “là di sản
của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc
Việt Nam xã hội chủ nghĩa”
2. Tổ chức xác định giá trị tài liệu
2.1) Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo
những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm
quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu
hết giá trị. (Khoản 14, Điều 2, Chương I - Luật Lưu trữ năm 2011)
+Giá trị của tài liệu được thể hiện ở hai loại chủ yếu:
- Giá trị thực tiễn:là những thông tin chứa đựng trong tài liệu có thể phục vụ

hoạt động hàng ngày của cơ quan, cá nhân
12
- Giá trị lịch sử :là những thông tin chứa đựng trong tài liệu có thể phục vụ cho
nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử
+Đối với việc xác định giá trị tài liệu của phông lưu trữ của cơ quan,tổ chức
được tiến hành ở 2 giai đoạn:văn thư và lưu trữ cơ quan
- Xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn văn thư
- Xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ cố định (lưu trữ lịch sử)
+Tài liệu lưu trữ hết giá trị sẽ được lập danh mục và tổ chức tiêu hủy theo quy
định của Nhà nước
3. Chỉnh lý tài liệu
3.1) Khái niệm:Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp,
thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.(Khoản 13, điều 2, Luật lưu trữ năm 2011)
3.2) Yêu cầu chỉnh lý tài liệu: Sau chỉnh lý tài liệu phải đạt được các yêu cầu
sau:
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành, xác
định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy
đối với lưu trữ lịch sử
- Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu
- Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác
phục vụ quản lý, tra cứu sử dụng
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị để tiêu hủy
3.3) Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu
- Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của đơn vị hình thành phông phải được
chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt
- Phân loại, lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi,
giải quyết công việc
- Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động của CQĐV; sự liên hệ logic

và lịch sử của tài liệu
3.4) Chuẩn bị cho chỉnh lý tài liệu
- Giao nhận tài liệu
- Vệ sinh sơ bộ tài liệu
- Khảo sát tài liệu
- Thu thập, bổ sung tài liệu
13
- Biên soạn các văn bản hướng dẫn gồm: bản lịch sử đơn vị hình thành phông và
bản lịch sử phông; biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; biên soạn bản
hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ; lập kế hoạch chỉnh lý
3.5) Thực hiện chỉnh lý tài liệu
- Phân loại tài liệu trong chỉnh lý
Bước 1: Phân chia toàn bộ khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, cụ
thể là các năm
Bước2: Phân chia tài liệu trong từng năm thành các mặt hoạt động
Bước 3: Phân chia tài liệu trong từng mặt hoạt động (từng Khối) thành các vấn
đề, sự việc đến hồ sơ, đơn vị bảo quản
-Lập hồ sơ, chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ
- Xác định giá trị tài liệu
- Hệ thống hóa hồ sơ
- Biên mục văn bản
3.6) Kết thúc chỉnh lý tài liệu
- Kiểm tra kết quả chỉnh lý
- Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho, giá, tủ bảo quản
-Tổng kết chỉnh lý
4. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Khái niệm: Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện
pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu nhằm
phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng đúng trong hiện tại và tương lai
Tài liệu lưu trữ của Phông lưu trữ của CQĐV phải được bảo quản trong

phòng, kho riêng với các yêu cầu sau:
- Tài liệu sau khi lập hồ sơ được sắp xếp trong các cặp ba dây, hộp đựng tài liệu,
trên các giá tủ chuyên dùng
- Có đầy đủ các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ cho bảo quản: Quạt thông gió, hút
ẩm, phòng cháy, chữa cháy,…Có nội quy ra vào phòng kho, nội quy sử dụng tài
liệu
5. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
Đối tượng tra tìm tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ của CQĐV chủ yếu là
CBCC. Vì vậy, tại kho lưu trữ của CQĐV bố trí một phòng đọc nhỏ để phục vụ
việc khai thác sử dụng tài liệu của cán bộ, nhân viên.Ngoài ra, để đáp ứng nhu
cầu sử dụng, kho lưu trữ có thể làm thủ tục cho mượn tài liệu ra khỏi kho.
14
PHẦN II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
CỦA CHÍNH QUYỀN XÃ TÂN HƯNG
I.KHÁI QUÁT LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN XÃ TÂN
HƯNG
1. Vị trí địa lý
Xã Tân Hưng nằm ở trung tâm huyện Vĩnh Bảo ,thành phố Hải Phòng có
vị trí quan trọng về kinh tế, chính trị,quân sự,an ninh. Có quốc lộ 10 và đường
17 chạy qua, đồng thời là cửa ngõ phía Tây Nam của thành phố. Đây là địa
phương giàu truyền thống lịch sử cách mạng, văn hoá, truyền thống hiếu học.
Ranh giới hành chính được xác định như sau: Phía Bắc giáp xã Trung Lập, phía
Tây giáp xã Hùng Tiến; An Hòa, phía Nam giáp xã Hưng Nhân,Vinh Quang,
Nhân Hòa, phía Đông giáp Thị trấn Vĩnh Bảo
Với tổng diện tích đất tự nhiên 657,99 ha, trong đó diện tích đất nông
nghiệp là 501,96 ha chiếm 76,29 % diện tích đất tự nhiên .Diện tích đất phi
nông nghiệp là 149,03 ha chiếm 22,65% diện tích tư nhiên. Trước năm 1945 ,xã
Tân Hưng là địa bàn của 2 tổng Đông Tạ và Viên Lang thuộc phủ Vĩnh Bảo tỉnh
Hải Dương. Sau cách mạng tháng Tám năm 1945 ,Chính phủ nước Việt Nam

dân chủ Cộng hòa bãi bỏ đơn vị hành chính cấp phủ , tổng,thành lập ra cấp
tỉnh ,huyện,xã. Xã Tân Hưng được thành lập từ năm 1947 trên cơ sở sáp nhập 2
xã Song Đông và Duy Tân lấy tên là Tân Dân, sau đổi thành Tân Hưng; gồm các
thôn Điềm Niêm, Nam Tạ, Gia Phong và Kênh Trang,Đông Tạ thuộc huyện
Vĩnh Bảo tỉnh Hải Dương. Để thuận lợi cho kháng chiến chống Pháp năm 1952
huyện Vĩnh Bảo tách khỏi tỉnh Hải Dương nhập vào tỉnh Kiến an.Đến năm 1962
tỉnh Kiến an và Hải Phòng hợp nhất, xã Tân Hưng thuộc huyện Vĩnh Bảo, thành
phố Hải Phòng.
Xã Tân Hưng là xã thuần nông có 2115 hộ, 6.547 nhân khẩu .Hiện nay xã
có 9 cụm dân cư chia làm 4 thôn bao gồm :thôn Kênh trang (01 cụm),thôn Nam
Tạ (02 cụm),thôn Gia Phong (05 cụm),thôn Điềm Niêm (01 cụm). Dưới sự lãnh
đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam và Bác Hồ kính yêu ngày 11 tháng 11 năm
1947 Chi bộ Đảng Cộng sản xã Tân Hưng được thành lập với 09 đảng viên, trải
qua 67 năm xây dựng,chiến đấu và trưởng thành, đến nay Đảng bộ đã có 245
Đảng viên, sinh hoạt ở 12 chi bộ bao gồm 09 chi bộ các cụm dân cư, 01 chi bộ
trạm y tế,01 chi bộ trường tiểu học, 01 chi bộ trường mầm non. Sự hình thành và
phát triển của các làng xã Tân Hưng khác nhau song nhìn chung cư dân đến đây
khai phá đất hoang lập lên làng xã sinh sống chủ yếu bằng gieo trồng lúa
15
nước ,đánh bắt tôm cá ,chăn nuôi gia súc, gia cầm, làm nghề thủ công và buôn
bán. Trong quá trình sinh sống cho đến nay, do điều kiện thiên nhiên khắc
nghiệt và chống ngoại xâm cư dân xã Tân Hưng sớm có mối quan hệ gắn bó tình
làng nghĩa xóm, giàu truyền thống yêu nước, tinh thần đoàn kết, tương thân
tương ái, lá lành đùm lá rách.
2. Điều kiện kinh tế - xã hội
Thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội năm 2013, trong bối cảnh
tình hình kinh tế trong nước còn tiếp tục đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức;
tình hình dịch bệnh và giá cả biến động đã ảnh hưởng đến sản xuất và đời sống
nhân dân. Dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo Đảng ủy, sự hoạt động có hiệu quả của
UBND xã Tân Hưng, sự nỗ lực phấn đấu của các ngành, đoàn thể; sự đồng

thuận của nhân dân nên tình hình kinh tế - xã hội của xã tiếp tục ổn định và tăng
trưởng.
Thực hiện tập trung chỉ đạo sản xuất nông nghiệp, chuyển dịch cơ cấu
giống cây trồng có hiệu quả theo chủ đề năm của Huyện‘‘Du lịch và phát triển
vùng sản xuất hàng hóa tập trung’’;khuyến khích phát triển kinh tế trang trại ,
gia trại, sản xuất nấm, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Năm
2013 tổng sản phẩm tăng 8,9% (trong đó nông nghiệp - thủy sản tăng 1,3%,
công nghiệp - xây dựng tăng 51,4%;thương mại và dịch vụ tăng 11,3%). Trong
sản xuất nông nghiệp tập trung chỉ đạo khắc phục hậu quả thời tiết đảm bảo đủ
lượng giống ,cấy hết diện tích, chủ động chăm bón và phòng trừ sâu bệnh cuối
vụ. Do vậy năng suất lúa cả năm /ha canh tác đạt 12,2 tấn /ha. Đồng thời thực
hiện tốt công tác phòng trừ dịch bệnh cho đàn gia súc gia cầm. Gía trị trồng trọt,
chăn nuôi, nuôi trồng thủy sản tăng so với cùng kỳ; trong đó trồng trọt tăng
4,7%, chăn nuôi tăng 10,6%, thủy sản tăng 13,9%. Trong điều kiện suy giảm
kinh tế của cả nước ,Thành phố, Huyện nói chung, địa phương nói riêng song xã
Tân Hưng đã cố gắng tập trung đầu tư xây dựng hoàn thành một số hạng mục
công trình xây dựng cơ bản với tổng vốn đầu tư của Nhà nước ước đạt 11.500
triệu đồng. Tập trung cao thực hiện chương trình xây dựng nông thôn mới.Về
văn hóa xã hội được sự quan tâm và chỉ đạo bám sát nhiệm vụ chính trị của địa
phương , một số lĩnh vực đã có chuyển biến tích cực và đạt kết quả khá. Phong
trào toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa ở khu dân cư tiếp tục phát
triển, các chế độ chính sách xã hội được thực hiện đầy đủ. An ninh chính trị -
quốc phòng được giữ vững và ổn định, đặc bệt là công tác giao quân nhập ngũ
đạt 137% kế hoạch huyện. Công tác thanh tra tư pháp được đẩy mạnh, đơn thư
kiến nghị của công dân được tập trung giải quyết, sự điều hành của chính quyền
16
được tăng cường, có sự đổi mới và hiệu quả.Thu chi ngân sách cơ bản hoàn
thành nhiệm vụ chính trị xã hội tại địa phương. Các hoạt động văn hoá - xã hội
được duy trì, giáo dục đạt được thành tích cao .
Tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu, đổi mới quản lý về lề lối

làm việc đối với đội ngũ CBCC. Duy trì tốt công tác tiếp dân và thực hiện
nghiêm các quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham
nhũng, thực hành tiết kiệm.Cải cách thủ tục hành chính tại bộ phận‘‘một
cửa’’của UBND xã đảm bảo đúng quy định, tạo thuận tiện cho tổ chức, công
dân đến giao dịch.Mục tiêu phát triển kinh tế xã hội năm 2014 là tập trung huy
động và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực đầu tư phát triển kinh tế - xã hội,
phấn đấu đạt tốc độ tăng trưởng cao hơn năm 2013, tiếp tục thực hiện đồng bộ
các giải pháp chuyển dịch nhanh cơ cấu kinh tế theo hướng đô thị; đẩy mạnh
phát triển lĩnh vực văn hóa - xã hội, bảo đảm an sinh xã hội, từng bước cải thiện
đời sống vật chất và tinh thần cho nhân dân; giữ vững ổn định chính trị, bảo đảm
quốc phòng, an ninh và bảo vệ môi trường để phát triển bền vững.
II. HỆ THỐNG TỔ CHỨC, QUYỀN HẠN,CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ
CHÍNH QUYỀN XÃ TÂN HƯNG
1.Bộ máy tổ chức
Ngay từ khi thành lập cho đến nay dưới sự lãnh đạo của Đảng ủy, hoạt động
điều hành của chính quyền xã Tân Hưng luôn nhận được sự ủng hộ tận tình và
sự giúp đỡ của Đảng bộ cấp trên. Số lượng cán bộ, công chức của xã hiện nay,
gồm:
- Đảng, đoàn thể: Bí thư Đảng ủy, Phó Bí thư Đảng ủy; Chủ tịch HĐND, Phó
Chủ tịch HĐND,Chủ tịch Uỷ ban MTTQ, Bí thư đoàn thanh niên cộng sản Hồ
Chí Minh, Chủ tịch hội liên hiệp phụ nữ, Chủ tịch hội nông dân, Chủ tịch hội
cựu chiến binh.
- Chính quyền: Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND, Chỉ huy trưởng quân sự,
Trưởng công an, Văn phòng - thống kê, Tư pháp - Hộ tịch, Địa chính - Xây
dựng, Văn hóa - Xã hội, Tài chính - Kế toán.
2.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Tân Hưng
2.1) Những quy định chung
- UBND xã Tân Hưng là cơ quan tổ chức và chỉ đạo việc thi hành hiến pháp,
pháp luật, các văn bản của công chức xã và cụm dân cư. Trong phạm vi nhiệm
vụ quyền hạn do pháp luật quy định, UBND xã Tân Hưng quyết định, chỉ thị và

tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
17
- UBND xã Tân Hưng tổ chức tiếp công dân thường xuyên và định kỳ tại trụ sở
theo quy định. Nội dung đơn tố cáo, khiếu nại liên quan đến bộ phận nào thì
trưởng các bộ phận đó chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung trả lời. UBND xã Tân
Hưng căn cứ thẩm quyền được pháp luật quy định để xem xét giải quyết các
kiến nghị tố cáo, khiếu nại của công dân theo luật khiếu nại tố cáo.
2.2) Chức năng
- Chức năng của UBND xã Tân Hưng là quản lý nhà nước trên các lĩnh vực đời
sống xã hội ở địa phương bằng pháp luật, theo pháp luật; tổ chức chỉ đạo việc thi
hành pháp luật, nghị quyết của HĐND
2.3) Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Tân Hưng
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND thông
qua và trình UBND huyện phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Lập dự
toán, quyết toán ngân sách địa phương để trình HĐND phê duyệt và báo cáo cơ
quan hành chính nhà nước, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp và tổ chức thực
hiện kế hoạch đó.
- Căn cứ nghị quyết của HĐND, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên để
tổ chức thực hiện theo từng lĩnh vực như thu thuế, phí và lệ phí đảm bảo thu
đúng, thu đủ, thu kịp thời và báo cáo về ngân sách theo quy định của pháp luật,
đồng thời huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng
các công trình kết cấu hạ tầng của địa phương trên nguyên tắc tự nguyện.
- Lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của xã và tổ chức thực hiện các
chương trình, kế hoạch, đề án, áp dụng các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học
công nghệ để phát triển ngành, nghề mới và phát huy nghề truyền thống của xã
nhằm giải quyết việc làm, cải thiện điều kiện làm việc nâng cao sản xuất. Kiểm
tra việc quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở trường học,
trạm y tế, công trình điện, nước theo quy hoạch đã được phê duyệt đồng thời tổ
chức thực hiện xây dựng, tu sửa giao thông các công trình, các công trình cơ sở
hạ tầng từng khác tại địa phương theo quy định của pháp luật

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục tại địa phương, phối hợp với
các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước cấp trên để quản lý trường tiểu học,
trường trung học, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, huy động trẻ em
vào lớp 1 đúng độ tuổi.
- Tổ chức các hoạt động văn hóa, thông tin, nghệ thuật, thể dục, thể thao; tổ
chức thực hiện việc hướng dẫn các lễ hội truyền thống; bảo vệ di tích lịch sử,
văn hoá danh lam thắng cảnh ở địa phương; Vận động nhân dân xây dựng đời
18
sống văn minh, gia đình văn hóa. Ngăn chặn các tệ nạn xã hội và những biểu
hiện không lành mạnh trong đời sống xã hội ở địa phương.
- Tổ chức quản lý, kiểm tra các chương trình y tế cơ sở, dân số kế hoạch hóa gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống các dịch bệnh.
- Tổ chức thực hiện chính sách, chế độ với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sỹ, những người có công với nước; thực hiện công tác chính sách xã hội, hoạt
động nhân đạo, từ thiện và vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn,
người già, người tàn tật, trẻ mô côi không nơi nương tựa.
- Tổ chức huấn luyện quân sự phổ thông, tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc
phòng an toàn, xây dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương,
thực hiện công tác khám tuyển nghĩa vụ quân sự theo kế hoạch; đăng ký quản lý
quân nhân dự bị động viên; xây dựng, huấn luyện và sử dụng lực lượng dân
quân tự về ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp
phòng ngừa các hành vi vi phạm pháp luật. Phối hợp với các cơ quan hành chính
theo quy định của pháp luật. Tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại
của người nước ngoài tại địa phương.
3. Chức năng, nhiệm vụ của công chức văn phòng
- Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, bảo đảm sự thống nhất quản lý
theo lĩnh vực chuyên môn.

- Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu của
HĐND và UBND cấp xã; quản lý văn bản đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trong
kho lưu trữ cấp xã; hướng dẫn CBCC cấp xã lập hồ sơ công việc; tổ chức sắp
xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác
của HĐND và UBND cấp xã; phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu
lưu trữ của các tổ chức và cá nhân.
III.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CHÍNH
QUYỀN XÃ TÂN HƯNG
1. Công tác văn thư
Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ
về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư,Thông tư 07/2011/TT-BNV,
UBND xã có những quy định về chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải quyết
19
và theo dõi giải quyết công việc, quy trình soạn thảo văn bản đến khâu quản lý
văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ. Văn phòng UBND thực
hiện lập các loại sổ để thuận tiện cho việc quản lý văn bản bao gồm : Sổ đăng ký
văn bản đến, Sổ đăng ký văn bản đi, Sổ đăng ký đơn thư, Sổ theo dõi giải quyết
văn bản đến, Sổ công văn đến (từ huyện, thành phố)
Hiện nay UBND xã đã trang bị được 10 máy vi tính được kết nối mạng
internet. Việc thực hiện công tác văn thư ở UBND xã Tân Hưng những năm qua
đã đạt được một số thành tựu quan trọng góp phần đảm bảo thông tin văn bản,
phục vụ tốt cho hoạt động quản lý điều hành của lãnh đạo địa phương.
1.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Thực hiện tốt Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, công tác soạn
thảo, ban hành văn bản được giao cho công chức văn phòng UBND xã đảm
nhận, đảm bảo đúng quy định của Nhà nước, đúng thể thức, có hiệu lực pháp lý
cao, giải quyết công việc một cách nhanh chóng.

a) Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo trình tự sau:
- Văn bản sau khi được công chức văn phòng soạn thảo đánh máy xong được
xem xét, kiểm tra sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND.
- Sau khi ký, văn bản được tập trung ở văn phòng để kiểm tra lại lần nữa. Khi
kiểm tra thấy không có sai sót, công chức văn phòng tiến hành đánh số, ghi
ngày, tháng năm ban hành văn bản và đăng ký vào sổ “Đăng ký văn bản đi” sau
đó in ấn (nhân bản) theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi một
cách nhanh chóng chính xác, văn phòng giữ lại hai bản(01 bản lưu ở bộ phận
soạn thảo,01 bản lưu ở bộ phận văn thư)
- Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản lý văn
bản, tài liệu. Đồng thời, văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải quyết
tốt công việc khi có sự cố xảy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng liên quan
đến văn bản.
b) Thẩm quyền ban hành
- UBND xã có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Quyết định, Tờ trình, Báo
cáo, Công văn, Thông báo, Biên bản các văn bản ban hành luôn được đảm bảo
về mặt thể thức, nội dung và có hiệu lực pháp lý. Những năm qua số văn bản
UBND xã soạn thảo và ban hành được tăng lên rõ rệt ,cụ thể:
Năm Tổng Tờ trình Báo cáo Thông báo Quyết định Kế hoạch Công văn
2012 195 40 30 20 65 20 20
2013 225 52 38 33 63 22 17
20
Bảng biểu thống kê số lượng văn bản được soạn thảo và ban hành
năm 2012 -2013 của UBND xã Tân Hưng
Ngoài những văn bản trên UBND xã Tân Hưng còn ban hành nhiều văn bản
khác nhau như giấy mời, giấy giới thiệu
1.2. Quản lý văn bản đến
Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND xã tuân theo trình tự
đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính
phủ về công tác Văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của

Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
a) Tiếp nhận, bóc bì văn bản
Tất cả văn bản đến của UBND xã Tân Hưng được quản lý tập trung tại văn
phòng để làm thủ tục tiếp nhận và kiểm tra phân loại, đăng ký (trừ những loại
văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật) trước khi xử lý, giải
quyết; cập nhật đầy đủ và chính xác thông tin của văn bản đến vào Sổ đăng ký
văn bản đến theo hướng dẫn tại Phụ lục II, Thông tư số 07/2012/TT-BNV;
chuyển bản chính văn bản đến cho bộ phận hoặc cá nhân được giao giải quyết;
quy định thời gian xử lý văn bản đến, phân công cá nhân hoặc bộ phận theo dõi,
tổng hợp, đôn đốc tình hình xử lý văn bản đến theo đúng quy định tại Khoản 2,
Điều 7, Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
Việc bóc bì văn bản được tiến hành cẩn thận đảm bảo không mất dấu bưu
điện, không làm mất số, ký hiệu ghi ngoài bì văn bản. Tiến hành bóc bì những
văn bản có dấu khẩn hay hoả tốc trước để đảm bảo nội dung văn bản được giải
quyết kịp thời. Với văn bản mật thì công chức văn phòng chuyển cho Chủ tịch
UBND bóc bì.
Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ
về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà
nước, UBND xã Tân Hưng đã xây dựng hòm thư điện tử riêng, ứng dụng có
hiệu quả các chương trình tác nghiệp gửi nhận văn bản,trao đổi thư điện tử nhằm
phục vụ cho công tác tiếp nhận văn bản từ cấp trên được kịp thời ,nhanh chóng.
Riêng năm 2013 UBND xã đã tiếp nhận 647 văn bản đến, các văn bản đến qua
hộp thư điện tử được cập nhật thường xuyên 2 lần/ngày.
b) Đóng dấu đến và đăng ký văn bản vào sổ
Thực hiện đúng quy trình các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ đăng ký
văn bản đến, tuy nhiên tại cơ sở chưa đóng dấu “Đến”, không lấy số, ký hiệu
nên không đảm bảo cho việc tra tìm về sau. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của
21
UBND xã được hướng dẫn đúng theo Phụ lục III quy định của Thông tư

07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
c) Phân chuyển văn bản đến
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã được bóc bì và đăng ký vào sổ để quản
lý, công chức văn phòng sẽ tập hợp lại, sau đó trình Chủ tịch UBND để phân
phối đến các bộ phận, cá nhân trong cơ quan.
Sau khi công chức văn phòng đã ghi lại ý kiến phân phối của Chủ tịch
UBND xã sẽ tiến hành đăng ký các thông tin vào cột "Nơi nhận, người nhận" rồi
trực tiếp chuyển văn bản đến tất cả các ban, ngành, bộ phận, cá nhân theo ý kiến
đã cho.Tuy nhiên bộ phận văn phòng vẫn chưa lập được sổ chuyển giao văn bản
đến nên khi chuyển văn bản đến bộ phận hay cá nhân nào vẫn chưa xin chữ ký
vào cột "ký nhận" nên không đảm bảo về tính nguyên tắc cũng như chưa quản lý
văn bản được chặt chẽ nên khó cho công tác kiểm tra, theo dõi việc giải quyết
văn bản.
d) Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản
Các văn bản đến UBND xã đều được tổ chức giải quyết, đảm bảo đúng quy
định, đúng địa chỉ của đơn vị, cá nhân Riêng năm 2013 tổng số hồ sơ hành
chính tiếp nhận và giải quyết của UBND xã Tân Hưng là 871 hồ sơ. Việc kiểm
tra theo dõi công tác giải quyết thuộc thẩm quyền của Chủ tịch, công chức văn
phòng luôn quan tâm việc giải quyết văn bản đến của các bộ phận và có những
nhắc nhở kịp thời khi văn bản chưa được giải quyết đặc biệt là văn bản có dấu
mật hoặc khẩn.
e) Công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu
Hầu hết tài liệu trong hoạt động của UBND xã ít được lập hồ sơ, việc này
làm ảnh hưởng đến việc thu thập, chỉnh lý,bảo quản tài liệu hạn chế việc tổ chức
sử dụng tài liệu.
1.3. Quản lý văn bản đi:
Trình tự quản lý văn bản đi của công chức văn phòng UBND xã đã tuân thủ
theo các quy định của Thông tư số 07/2012/TT-BNV, thực hiện chặt chẽ,
nghiêm túc theo đúng quy định .

a) Đánh máy, in văn bản
Trong hoạt động hàng năm của UBND xã Tân Hưng các loại văn bản tài
liệu được gửi đi các cơ quan khác, các ban, ngành, đoàn thể, cụm dân cư tại địa
phương như Quyết định, Báo cáo, Thông báo, Biên bản, Giấy mời, Công
văn Công chức văn phòng đã tiến hành kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
22
văn bản trước khi ban hành để văn bản đảm bảo theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ; cập nhật đầy đủ và chính
xác thông tin của văn bản đi vào Sổ đăng ký văn bản đi theo hướng dẫn tại Phụ
lục VII, Thông tư số 07/2012/TT-BNV. Văn bản được nhân bản theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi theo đúng quy định, mỗi văn bản đi được
lưu hai bản (bản gốc lưu tại văn thư, được đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng
ký; bản chính lưu trong hồ sơ của người theo dõi, giải quyết công việc)
Để đảm bảo tốt cho việc đánh máy, in ấn văn bản, UBND xã Tân Hưng đã
trang bị cho phòng “một cửa” 02 máy tính và 02 máy in. Hai công chức văn
phòng - thống kê của UBND xã chịu trách nhiệm đánh máy toàn bộ văn bản,
giấy tờ của cơ quan.
b) Trình ký
Ký văn bản để ban hành là một khâu quan trọng, thể hiện tính hiệu lực pháp
lý của văn bản, văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức nội dung chặt
chẽ. Tại UBND xã Tân Hưng việc ký văn bản được tiến hành theo nguyên tắc,
văn bản sau khi đã đánh máy, in xong công chức văn phòng phải kiểm tra về thể
thức, nội dung văn bản trình lên Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký theo thẩm quyền
đã quy định.
c) Công tác đóng dấu văn bản
Theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.Các văn bản của UBND xã sau
khi ký phải được đóng dấu để ban hành. Dấu được giao cho công chức văn
phòng 1 chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu, dấu chỉ đóng lên những văn bản

được kiểm tra về thể thức, ký đúng thẩm quyền, dấu được đóng đúng vị trí là
trùm 1/3 phần bên trái chữ ký.
d) Đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đi như số,
ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản vào trong những phương
tiện đăng ký văn bản như: sổ, máy tính nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm văn
bản được nhanh chóng.Thực tế cho thấy tất cả các văn bản đi của UBND xã sau
khi đã có chữ ký và đóng dấu xong được công chức văn phòng ghi số, ký hiệu
ngày, tháng, năm và được đăng ký rõ ràng, chính xác vào “sổ đăng ký văn bản
đi” được lấy theo năm của cơ quan, công chức chưa sử dụng phần mềm quản lý
văn bản đi bằng máy tính.
23
- Do số lượng văn bản hình thành trong cơ quan ít nên chỉ lập Sổ đăng ký cho tất
cả các loại văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND xã đúng quy định
theo đúng hướng dẫn của Phụ lục VII, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan
e) Chuyển giao và quản lý văn bản đi
Nhìn chung công tác chuyển giao văn bản được tiến hành nhanh chóng đảm bảo
văn bản gửi đi đúng địa chỉ, đúng thẩm quyền giải quyết công việc, nâng cao
chất lượng quản lý ,điều hành của lãnh đạo đơn vị. Tuy nhiên UBND xã vẫn
chưa lập được sổ chuyển giao văn bản đi nên hằng năm không thống kê được số
văn bản đã chuyển đi, khó khăn cho việc quản lí văn bản đi.
1.4. Quản lý và sử dụng con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Tân Hưng được thực hiện
theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu. Hiện nay chính quyền xã Tân Hưng
sử dụng các loại dấu như dấu quốc huy(dấu UBND), dấu chức danh(Chủ tịch
,Phó chủ tịch), dấu tên. Dấu đóng đúng qui định của Nhà nước.Dấu được đóng

lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch. Dấu
được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. Dấu đóng giáp
lai hoặc lên phụ lục kèm theo bản chính được đóng lên trang đầu trùm lên một
phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã Tân Hưng được công
chức văn phòng bảo quản cận thận, lau chùi sạch sẽ ,quản lý chặt chẽ, nghiêm
ngặt, có tủ bảo quản riêng. Đảm bảo cho việc con dấu đóng không bị đóng tràn
lan, tránh được tình trạng văn bản không đúng thẩm quyền.
1.5. Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ
Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ tại UBND xã Tân Hưng là công tác
mà sau mỗi năm làm việc các phòng, ban chuyên môn trong cơ quan phải lập hồ
sơ công việc mình đã làm xong, để đưa vào lưu trữ tại Lưu trữ UBND, tạo
nguồn nộp lưu cho lưu trữ lịch sử . Đây là hình thức thu thập tài liệu lưu trữ,
nhằm lưu trữ những tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài. Thực trạng cho
thấy tại UBND xã công tác nộp tài liệu chưa được tiến hành sau mỗi năm làm
việc khi nội dung trong văn bản, tài liệu được giải quyết xong. Hồ sơ, tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của UBND xã không được tập trung vào
một đầu mối gây khó khăn cho việc quản lý và phục vụ nhu cầu nghiên cứu sử
24
dụng của CBCC trong cơ quan, ngành. Do không giao nộp kịp thời hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ nên dẫn đến tình trạng tài liệu chất đống, gây khó khăn cho việc
khai thác sử dụng, đồng thời làm cho diện tích làm việc của các phòng ban thêm
chật và bề bộn, tài liệu dễ bị thất lạc do các cá nhân nghỉ hưu, chuyển công tác
không nộp vào lưu trữ cơ quan. Việc thu thập không được đầy đủ hồ sơ, tài liệu
từ các phòng,ban nên việc lựa chọn những hồ sơ, tài liệu được quy định thuộc
diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan rất khó khăn.
2. Công tác lưu trữ
2.1) Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ
Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm
pháp luật về văn thư, lưu trữ được lãnh đạo UBND xã Tân Hưng quan tâm chỉ

đạo triển khai tương đối đầy đủ các văn bản quy định của Nhà nước và được sử
dụng làm cơ sở pháp lý để thực hiện các hoạt động về văn thư, lưu trữ; cử công
chức làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng, tập huấn,
phổ biến Luật và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ.
Trong quá trình quản lý và điều hành chính quyền cấp xã đã sản sinh ra khối
tài liệu gồm nhiều thành phần khác nhau như:
+ Tài liệu hành chính: chiếm số lượng lớn, khối tài liệu này bao gồm các loại văn
bản quản lý nhà nước có giá trị phản ánh các mặt hoạt động quản lý của địa
phương hoặc của các cơ quan quản lý nhà nước cấp trên ( huyện, thành phố) và
các cơ quan hữu quan khác gửi tới Đó là những văn bản quy phạm pháp luật
như: Nghị quyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND và các hình thức
văn bản hành chính khác.
+ Tài liệu khoa học kỹ thuật: chủ yếu là tài liệu của nhóm xây dựng cơ bản và
một số ít tài liệu nhóm báo cáo nghiên cứu khoa học liên quan đến địa phương.
Các công trình ở địa phương như: Công trình xây dựng Trường học, xây dựng
trụ sở HĐND, UBND, nhà văn hoá ,công trình hệ thống thuỷ lợi của xã, công
trình Đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ, trạm y tế của xã…
+ Tài liệu ảnh: ở UBND xã hiện nay tài liệu ảnh là phổ biến nhất và có số lượng
đáng kể phản ánh các hoạt động của địa phương trên các lĩnh vực. Tài liệu ghi
âm có nhưng không nhiều, chủ yếu phản ánh các hoạt động văn hoá, văn nghệ,
tuyên truyền. Ở xã loại hình tài liệu phim điện ảnh không có nhiều. Ngoài ra còn
có tài liệu điện tử như phần mềm tài chính - kế toán, thống kê, quản lý đất đai,
văn phòng…
Hiện nay UBND xã Tân Hưng chưa bố trí kho lưu trữ, chưa có thiết bị,
phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định
25