Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.pdf

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của
nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn,
nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú.Mỗi cơ quan, tổ chức doanh
nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp
với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức.
Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan
trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa
doanh nghiệp với khách hàng.Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn
không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh.Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận
văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả.Có thể nói công tác văn thư-lưu
trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt
động của cơ quan.Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính
xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được
những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp.
Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn
thư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trình
thực tập tại một công ty vận tải thuỷ mà cụ thể là Xí nghiệp sữa chữa tàu 81 thuộc
Công ty cổ phần vận tải thuỷ số 4 em xin đưa ra đề tài:”Thực trạng và biện pháp
hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.
- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa
chữa tàu 81, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên
cứu và giải quyết đối với Xí nghiệp.

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn thư lưu trữ và
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 2
thực tiễn các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, bao gồm:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp đặc biệt là công tác
văn thư lưu trữ.
- Thực trạng các hoạt động của văn phòng Xí nghiệp về công tác văn thư lưu
trữ
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
81 về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một số
kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư
lưu trữ.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung bài khóa luận của em bao gồm 3 chương:
Chương I: Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.
Chương II: Thực trạng công tác các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa
tàu 81
Chương III: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Xí
nghiệp sửa chữa tàu 81

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 3
CHƢƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƢ-LƢU TRỮ
1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thƣ
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công
tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản
hình thành trong hoạt động cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ
chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ
phận của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin.
1.1.2. Vị trí của công tác văn thư
Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản
giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải quyết văn
bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các
cơ quan, tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư
chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt
động khác của cơ quan.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. Trong văn phòng công tác
văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng
và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy công tác
văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như là một bộ phận quản lý
Nhà nước.
1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư

- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lý
Nhà nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị được hiệu
quả.Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp văn thư hoạt động có hiệu quả, nếu hiểu
không đúng kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao
động quản lý trong cơ quan Nhà nước.
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 4
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói
chung.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ,
giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm trái pháp
luật.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội
dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các
văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát
thực và hiệu quả.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp
vào lưu trữ cơ quan.Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải
được tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn
bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên
bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các

mặt nghiệp vụ của mình.
1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư -lưu trữ
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ. Do đó trong quá
trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
+ Nhanh chóng:
Thực tế cho thấy quá trình giải quyết công việc của Xí nghiệp phụ thuộc
nhiều vào việc xây dựng văn bản, việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.Do đó
xây dựng văn bản phải nhanh chóng, giải quyết văn bản phải kịp thời góp phần vào
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 5
việc giải quyết nhanh công việc của Xí nghiệp.
+ Chính xác:
Chính xác về mặt nội dung: nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về
mặt pháp lý, không được trái với các văn bản Nhà nước cấp trên. Dẫn chứng hoặc
trích dẫn ở văn bản phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
Chính xác về mặt thể thức: văn bản ban hành phải đầy đủ các yếu tố thể thức
do Nhà nước quy định, chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của văn thư. Yêu
cầu chính xác phải được quán triệt đầy đủ trong các khâu đánh máy, đăng ký văn
bản vào, văn bản ra trong quá trình chuyển giao văn bản.
+ Bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của Xí nghiệp có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của Xí nghiệp, của Nhà nước.Vì vậy trong quá trình tiếp
nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật. Tức là
chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản.Những văn bản
đã có dấu mật thì phải chuyển đúng đối tượng không để lọt vào tay người không có
trách nhiệm nhất là kẻ xấu.
+ Hiện đại:
Tính hiện đại trong công tác văn thư đó chính là việc ứng dụng công nghệ

thông tin vào công tác này. Như vậy nhân viên văn thư có thể soạn thảo trên máy vi
tính bằng các phần mềm có sẵn vừa đảm bảo chính xác về hình thức và công việc
soạn thảo cũng được tiến hành nhanh hơn so với phương pháp soạn thảo thủ công.
1.1.5. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư gồm 3 nội dung sau:
- Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản,
đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: quản lý, tổ chức giải quyết
văn bản đến và quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản mật, văn bản nội bộ,
quản lý hồ sơ
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 6
Trong các cơ quan, tổ chức nhà nước, văn bản sử dụng như một phương tiện
để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành
trong cơ quan, tổ chức, đảm bảo sự điều hành, nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết
quả hoạt động, quản lý của cơ quan, tổ chức đó.
Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nhân viên văn thư đã
phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến.
+ Sơ bộ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõi
việc giải quyết văn bản đến.
+ Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu
+ Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu.
+ Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu.
+ Sử dụng và quản lý con dấu.
1.1.5.1. Xây dựng và ban hành văn bản
Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn

ngữ hay ký hiệu nhất định.
Văn bản là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý của Xí nghiệp.
Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân viên
văn thư đã đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định, sử dụng
đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
của cơ quan ban hành văn bản.
Tùy từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng văn
bản theo các phương pháp soạn đề cương hoặc soạn trực tiếp trên máy vi tính.
Trong các cơ quan thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản,
để việc quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo một quy trình
chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm
yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn. Các cơ quan, doanh nghiệp xây
dựng quy chế quản lý văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã thực
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 7
hiện và điều kiện thực tế về cơ cấu tổ chức cơ quan, tổ chức. Quy chế đó đã được
phổ biến rộng rãi tới từng bộ phận, đơn vị, nhân viên trong cơ quan có liên quan
đến công văn giấy tờ biết để thực hiện.
Quy trình soạn thảo văn bản:
Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản
- Mục đích: đưa ra một quyết định, chủ trương biện pháp cần thiết để hướng
dẫn, giải thích văn bản cấp trên hay giải quyết vấn đề bức xúc trong xã hội.
+ Thông tin cho đối tượng quản lý về tình hình và vấn đề nào đó
+ Báo cáo kết quả hoạt động của cơ quan, ngành, tổ chức trong đề xuất vấn
đề mới, xin ý kiến chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra
- Yêu cầu văn bản đảm bảo vấn đề nhân lực, tài lực, vật lực để văn bản đảm
bảo hiệu quả cao nhất

- Văn bản được soạn thảo và ban hành phải được xác định rõ yêu cầu của
văn bản, đối tượng nhận văn bản, tên văn bản và những thể thức cần thiết theo
đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Bước 2: Thu thập thông tin và xử lý thông tin
- Thông tin là những căn cứ chủ yếu nhất để các nhà quản lý đưa ra các
chính sách, quyết định quản lý chuẩn xác.
- Thông tin được thu thập phải kiểm tra đảm bảo tính khách quan, chính xác,
tránh hiện tượng chủ quan, định kiến sẵn. Nguồn thông tin cần có sự hệ thống hoá
và chỉnh lý thông tin theo yêu cầu của vấn đề đặt ra cần giải quyết.
Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo
- Xây dựng dàn bài: sắp xếp văn bản theo từng phần, từng chương mục cho
khoa học, hợp lý, đảm bảo tính logic, có trọng tâm, trọng điểm.
- Lập đề cương chi tiết: nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, giữ được ý kiến
chủ động, sản xuất được ý trước, ý sau có trình tự logic, khoa học và có sự cân đối
giữa các phần của văn bản. Soạn đề cương xong nên tranh thủ ý kiến tham gia góp
ý của những người có trách nhiệm duyệt trước để có sự bổ sung, điều chỉnh cần
thiết.
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 8
- Viết bản thảo: là làm cho ý chính trong đề cương được thực hiện thành câu
văn, đoạn văn có tính liên kết chặt chẽ với nhau viết một mặt liên tục để khỏi đứt
mạch ý, để cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối.
Bước 4: Duyệt và ký văn bản
- Văn bản phải được xem xét, duyệt và ký theo thẩm quyền được giao cả về
nội dung và hình thức.
Bước 5: Ban hành triển khai văn bản
- Văn thư của cơ quan đảm bảo phát hành văn bản kịp thời đúng nhiệm vụ,
ghi số văn bản, ngày tháng vào sổ, công văn đi kịp thời, chính xác và giúp thủ

trưởng triển khai văn bản, theo dõi thực hiện văn bản và sơ kết, tổng kết báo cáo
cho thủ trưởng.
Quá trình xử lý văn bản phải đảm bảo được các nguyên tắc chung đó là:
+ Quản lý chặt chẽ: nguyên tắc này đảm bảo văn bản phát hành được sử
dụng làm công cụ đắc lực cho quản lý, cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ
quan, tổ chức.Văn bản phải đăng ký không để mất mát trong quá trình lưu chuyển
và sử dụng văn bản, khi đã sử dụng xong văn bản phải đưa vào sổ lưu trữ.
+ Văn bản phải đảm bảo bí mật
+ Văn bản phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác.
1.1.5.2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là văn bản, tài liệu, thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi khác
đến bao gồm văn bản pháp quy, công văn thư mới, báo cáo, hồ sơ, đề án, đơn
hàng....
*) Thủ tục tiếp nhận
Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản
Nhân viên văn thư khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra sơ bộ về số lượng,
tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có.
Đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu nơi gửi trước khi ký nhận
Nếu phát hiện tình trạng mất hỏng bì hoặc thời gian nhận chậm hơn so với
thời gian ghi trên bì đối với văn bản hoả tốc hẹn giờ thì phải báo cho người phụ
trách và lập biên bản với người đưa văn thư nếu cần thiết.
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 9
Văn bản fax chuyển đến thì nhân viên văn thư kiểm tra về số lượng văn bản,
số trang của văn bản để phát hiện kịp thời những thiếu sót để thông báo cho nơi
gửi.
Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản
Sau khi tiếp nhận văn thư phải phân văn bản thành 2 nhóm:

- Loại không bóc bì gồm:
+ gửi cho hội đồng quản trị, ban giám đốc, trưởng bộ phận và những văn bản
có ghi đích danh người nhận.
+Văn bản mật
+Văn bản gửi cấp uỷ, đoàn thể trong cơ quan
- Loại do nhân viên văn thư bóc phong bì gồm các văn bản:
+Đề tên cơ quan hoặc gửi thủ trưởng nhưng không phải thư riêng
+Không đóng dấu mật, không ghi rõ họ tên
+gửi các đơn vị chức năng trong cơ quan
- Đối với các loại phong bì, nhân viên văn thư phải bóc những bì có đóng
dấu khẩn trước, không làm hỏng văn bản trong bì (rách, mất số, ký hiệu văn bản,
địa chỉ cơ quan gửi...) và dấu bưu điện.Phải soát lại phong bì tránh bỏ sót văn bản,
đối chiếu số ký hiệu ghi ngoài bì với số hiệu văn bản ghi trong bì, nếu có sai sót
phải báo cho nơi gửi để giải quyết.
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì
với phiếu, khi nhận xong văn bản thì phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và
gửi trả lại cho nơi gửi văn bản.
- Văn bản là đơn thư khiếu nại hoặc đến quá chậm so với ngày tháng của
văn bản thì phải đính kèm văn bản với bì để làm bằng chứng.
Bước 3: Đóng dấu đến và ghi sổ vào ngày đến
- Tất cả các văn bản đến phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những văn
bản được đăng ký riêng theo quy định của cơ quan như: hoá đơn, chứng từ kế toán.....
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến
ghi sổ vào ngày đến.
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 10
- Đối với văn bản fax phải chụp lại trước khi đóng dấu
- Văn bản được chuyển qua mạng có thể in ra và đóng dấu nếu cần.

- Các văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu
mà được chuyển thẳng cho cá nhân hay bộ phận.
- Dấu đến phải được đóng rõ ràng ngay ngắn vào khoảng trống dưới số ký
hiệu văn bản, hoặc dưới trích yếu nội dung hay dưới ngày tháng, năm ban hành
văn bản.
Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản đến
- Tất cả văn bản sau khi đóng dấu phải được vào sổ đăng ký văn bản đến
hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
- Bộ phận văn thư phải nhất thiết sử dụng sổ theo dõi văn bản dù đã nhập dữ
liệu văn bản đến trên máy vi tính.
- Khi vào sổ đăng ký phải ghi rõ ràng, chính xác, không dùng bút chì, bút
đỏ, không viết tắt, không viết từ hoặc cụm từ không thông dụng
- Văn bản đến ngày nào thì vào sổ và chuyển giao ngay ngày đó, tuỳ theo
văn bản cụ thể có thể dùng nhiều hay một sổ đăng ký.
Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt
- Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩm
quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết
- Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung văn bản đến, quy chế làm việc
của tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác của các đơn vị cá nhân, cho
ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết
văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị
hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá
nhân tham gia và thời hạn giải quyết (nếu cần).
- Ý kiến phản hồi văn bản được ghi vào mục "chuyển" trong dấu "đến", ý
kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) được ghi vào
phiếu riêng.
- Sau đó văn bản được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ
đăng ký văn bản đến. Sổ đăng ký đơn thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ
đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ

tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 11
Bước 6: Phân chuyển văn bản đến
- Văn bản được chuyển giao cho người có trách nhiệm giải quyết theo
nguyên tắc nhanh, đúng và chặt chẽ
- Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay.
- Khi phân chuyển phải đăng ký vào sổ giao nhận, nếu là văn bản khẩn hoặc
hoả tốc phải ghi rõ thời gian nhận.
- Không để người không có trách nhiệm xem văn bản giấy tờ của người
khác.
Bước 7: Giải quyết, theo dõi giải quyết văn bản đến
- Sau khi văn bản được ban lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản
được chuyển giao lại cho văn thư hoặc thư ký ghi vào sổ theo dõi giải quyết văn
bản đến và nhanh chóng chuyển văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân được phân
công xử lý văn bản.
- Các văn bản khẩn phải được ưu tiên giải quyết không được chậm trễ.
- Những công việc quan trọng phức tạp, sau khi đề xuất ý kiến giải quyết
phải được lãnh đạo cấp cao thông qua.
- Các nhân viên thụ lý phải lập "hồ sơ công việc" bao gồm hồ sơ, các văn
bản được hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản, tờ kết
thúc hồ sơ.
*) Theo dõi đôn đốc việc thực hiện:
- Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của
pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi đôn đốc về
thời hạn.
- Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
+ Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi đôn đốc các đơn vị, cá
nhân giải quyết văn bản đến thời hạn đã được quy định.
+ Căn cứ quyết định cụ thể của cơ quan, tổ chức cán bộ văn thư có nhiệm vụ

tổng hợp số liệu về văn bản đến bao gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết.... để báo cáo
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 12
cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng
máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư phải lập hồ
sơ để theo dõi việc giải quyết
1.1.5.3. Việc giải quyết văn bản đi:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
- Nhân viên văn thư tiếp nhận yêu cầu của lãnh đạo về việc hoàn thành văn
bản và nếu cần thiết phải mở hồ sơ công việc
- Do yêu cầu về việc cấp lãnh đạo ra thông báo, chỉ thị… mà xuất hiện yêu
cầu soạn thảo văn bản. Các văn bản được ban hành chủ yếu là các quyết định về
hoạt động của cơ quan tổ chức, tờ trình, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh
theo quý, năm của cơ quan, quy chế, quyết định đối với một số hoạt động của cơ
quan, tổ chức.
Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo văn bản
- Nghiên cứu các văn bản nội dung thông tin liên quan đến vụ việc giải
quyết. Sau khi đã đầy đủ thông tin tiến hành soạn thảo trên máy tính theo các biểu
mẫu của cơ quan và khi soạn thảo cần đảm bảo dễ đọc nội dung rõ ràng, đảm bảo
tính hợp pháp và hợp lý.
Bước 3: Duyệt văn bản
-Đối với văn bản phải trình bày lãnh đạo cấp cao ký, lấy ý kiến của lãnh đạo
cấp đơn vị và đồng thời phải "ký nháy" vào văn bản (ký vào phía bên phải dòng
chức danh của người ký văn bản).
Bước 4: Kiểm tra hồ sơ
- Phòng hành chính sẽ kiểm tra hồ sơ trình ký bao gồm:
+ Phiếu trình giải quyết công việc

+ Văn bản đi
+ Các văn bản liên quan
Trong trường hợp phát hiện sai sót phòng hành chính sẽ gửi lại cho đơn vị
hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính sửa theo đúng quy định.
Bước 5: Kiểm tra thể thức văn bản
- Bộ phận (cá nhân) phụ trách có trách nhiệm xem xét văn bản đã đúng với
mẫu quy định chưa, đã có ý kiến của lãnh đạo đơn vị chưa.
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 13
- Văn bản đã có ý kiến phê duyệt hoặc thông qua lần cuối của người có trách
nhiệm ký chưa, có dấu chức danh của người ký và dấu cơ quan chưa.
- Thể thức của văn bản: Tác giả, số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, nơi
nhận.... đã đầy đủ chưa, đã đúng chưa, nếu có sai sót phải chuyển cho bộ phận
hoặc cá nhân có trách nhiệm sửa.
Bước 6: Vào sổ đăng ký văn bản đi
- Đăng ký vào sổ công văn đi một cách chính xác, rõ ràng.
Bước 7: Ban hành văn bản
*) Người chịu trách nhiệm ban hành văn bản sẽ làm các thủ tục ban hành
văn bản như sau:
- Lấy số của văn bản, ngày tháng năm và đóng dấu sau đó bộ phận hành
chính nhận một bản chính để lưu cùng với phiếu trình văn bản và các tài liệu liên
quan và lưu vào hồ sơ công việc
- Trường hợp văn bản do bộ phận và cá nhân ngoài văn phòng soạn thảo thì
cá nhân và đơn vị soạn thảo sẽ để lại một bản lưu tại đơn vị của mình
- Văn thư hành chính phải tiến hành đóng dấu tất cả những văn bản có chữ
ký của lãnh đạo, đối với văn bản hoả tốc hoặc thượng khẩn chuyển ngay sau khi
đóng dấu.
- Bì đựng văn bản tuỳ theo từng loại văn bản có thể dùng nhiều loại bì khác

nhau (không nên dùng bì quá bé hoặc quá to). Chất liệu làm bì dùng loại giấy bền,
dày để không nhìn thấy chữ bên trong, nội dung ghi trên bì bao gồm: tên đầy đủ cơ
quan, số ký hiệu của từng văn bản trong bì, địa chỉ của nơi nhận....phải ghi đầy đủ
rõ ràng.
- Khi văn bản đã hoàn thành phải được gửi đi ngay trong ngày mà văn bản
được vào sổ đăng ký phát hành và vào sổ chuyển công văn
Bước 8: Sắp xếp, lưu văn thư
- Tất cả các văn bản đi đều phải được giữ ở bộ phận lưu 2 bản một bản sẽ để
lưu ở hồ sơ theo dõi công việc của đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư.



Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 14
+ Bìa sổ:










Mẫu sổ số 1:
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Ngày

tháng
đến
Số đến
Nơi gửi
công văn
Số và ký hiệu
công văn
Ngày
tháng
công văn
Nơi
người
nhận
Tên loại và trích
yếu nội dung
công văn
Ký nhận
Ghi
chú

……

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
Tên cơ quan (đơn vị)
Năm: ……
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Từ số:.......................................... Đến số: .......................................
Từ ngày: ..................................... Đến ngày: ...................................
Quyển số: ...................

Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 15
Mẫu sổ số 2:
MẪU SỔ VĂN BẢN ĐẾN MẬT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Ngày
tháng
đến
Số đến
Tên cơ
quan gửi
công văn
đến
Số và ký hiệu
công văn
Ngày công
văn
Mức độ
mật
Tên loại và trích
yếu công văn
Đơn vị
hoặc
người
nhận
Ký

nhận
Ghi
chú

......


Mẫu sổ số 3:
MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN
1 2 3 4 5 6
Ngày chuyển Số lượng văn bản Số và ký hiệu văn bản Người nhận Ký nhận Ghi chú

……


Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 16
Mẫu sổ số 4:
MẪU SỔ VĂN BẢN ĐI
1 2 3 4 5 6 7 8 9
STT
Ngày
tháng văn
bản đi
Số và ký hiệu
văn bản
Tên loại và trích
yếu văn bản

Người ký
Người nhận
hoặc đơn vị
nhận
Đơn vị lưu
văn bản và
văn thư
Số lượng
văn bản đi
Ghi
chú

……


Mẫu sổ số 5:
MẪU SỔ VĂN BẢN ĐI MẬT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
STT
Ngày tháng
văn bản đi
Số và ký
hiệu văn bản
Tên loại và
trích yếu văn
bản
Người
ký
Người nhận
hoặc đơn vị

nhận
Mức
độ mật
Đơn vị lưu
văn bản và
văn thư
Số lượng
văn bản
đi
Ghi
chú

……
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 17
1.1.5.4. Xử lý văn bản mật
a) Chế độ chuyển giao
- Số đăng ký văn bản mật (đến và đi) dựa theo biểu mẫu của sổ đăng ký văn
bản thường (đến và đi) nó chỉ thêm một cột là "mức độ mật" sau cột "trích yếu"
- Nếu là văn bản mật đến có đề "tối mật" hoặc "tuyệt mật" thì được thủ
trưởng cơ quan hoặc người có uỷ quyền bóc bì và chỉ người được giao nhiệm vụ
quản lý các văn bản mật, tối mật, tuyệt mật mới được làm nhiệm vụ đăng ký vào sổ
các văn bản này.
- Văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chuyển đi thì phải dùng 2 phong bì và
chúng ta chỉ đóng dấu vào văn bản và bì bên trong đồng thời ghi rõ số hiệu, ký
hiệu nơi nhận và các dấu mật, tối mật, tuyệt mật lên bì bên trong sau đó chuyển
cho văn thư làm bì ngoài. Bì ngoài chỉ để nơi ghi gửi, nơi nhận kèm theo phiếu
chuyển

b) Giải quyết văn bản mật
- Chỉ phổ biến nội dung văn bản mật cho những đối tượng cần biết hoặc có
trách nhiệm thi hành
- Không được mang văn bản mật về nhà
- Nếu cán bộ đi công tác xa cần phải mang theo văn bản mật thì chỉ được
mang những văn bản liên quan đến nhiệm vụ được giao và phải có trách nhiệm với
các nội dung bảo mật đó.
- Khi giải quyết công việc đối với các văn bản mật không được ghi chép
những điều bí mật vào giấy hoặc sổ tay nếu chưa được cơ quan quản lý vào sổ và
đánh số
1.1.5.5. Xử lý văn bản nội bộ
- Văn bản nội bộ là những công văn giấy tờ sổ sách thông báo.... được sử
dụng trong nội bộ cơ quan
- Mỗi loại giấy tờ và văn bản nội bộ phải có sổ đăng ký riêng theo các biểu
mẫu theo quy định đối với việc quyết định văn bản đến và đi và thời gian lưu trữ
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 18
văn bản nội bộ cũng cần thực hiện nghiêm túc theo quy định của cơ quan, nhà
nước.
1.1.5.6. Quản lý con dấu
- Nhận thông tin đóng dấu: nhân viên văn thư trong các cơ quan thường
được giao trách nhiệm giữ con dấu và thực hiện các thủ tục đóng dấu khi có yêu
cầu về việc đóng dấu. Cá nhân và đơn vị phát sinh nhu cầu phải liên hệ văn thư để
được đóng dấu trong thời gian hành chính của công ty
Tất cả văn bản chỉ được đóng dấu sau khi có chữ ký của lãnh đạo hoặc người được
uỷ quyền ký
*) Quản lý con dấu:
- Con dấu được để tủ riêng và có khoá. Khi vắng mặt lâu ngày tủ đựng dấu

phải được niêm phong do nhân viên văn thư và trưởng phòng ký tên vào niêm
phong. Nhân viên văn thư phải đảm bảo luôn có hộp mực phòng ngừa và kiểm tra
định kỳ
- Nhân viên văn thư không được trao dấu cho người không có thẩm quyền
- Khi nhân viên văn thư đi vắng con dấu được bàn giao cho trưởng phòng
hành chính theo quy định
- Trường hợp văn thư đi vắng nhưng đơn vị cơ quan có nhu cầu đóng dấu thì
chánh văn phòng giữ chìa khoá cùng với bảo vệ cơ quan mở niêm phong và tiến
hành đóng dấu theo yêu cầu sau đó phải ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi đóng
dấu và cùng ký tên vào sổ. Sau khi đóng dấu xong con dấu lại được cất vào tủ khoá
lại và niêm phong (có chữ ký của trưởng phòng hành chính-người được uỷ quyền
và chữ ký của bảo vệ)
1.1.5.7. Quản lý hồ sơ
- Hồ sơ là toàn bộ các văn bản tài liệu công bố các kết quả đạt được hay
cung cấp các bằng chứng về các hoạt động được thực hiện tại cơ quan như: Hồ sơ
tuyển dụng, hồ sơ tai nạn lao động, hồ sơ giải quyết khiếu nại của khách hàng….
- Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một
sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết văn bản đó.
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 19
- Công tác quản lý hồ sơ gồm các công việc sau:
1. Sử dụng hồ sơ
- Hồ sơ là tài sản của cơ quan, không ai được tự ý huỷ, chiếm làm của riêng
hoặc mang đi nơi khác nếu không được người có thẩm quyền cho phép.
- Các hồ sơ phải được sử dụng đúng mục đích, phạm vi và quyền hạn.
- Mọi nhân viên đều được phép tiếp cận hồ sơ trong bộ phận mình (trừ hồ sơ
mật) và phải có trách nhiệm bảo quản sắp xếp khoa học sau khi sử dụng.
- Hồ sơ mật khi cần sử dụng phải có sự đồng ý của người có thẩm quyền

- Nếu có nhu cầu sử dụng hồ sơ của bộ phận khác, hoặc sao chụp hồ sơ phải
có sự đồng ý của trưởng phòng ban quản lý hồ sơ
- Việc mượn hồ sơ phải đảm bảo đúng quy trình và nguyên tắc của cơ quan
2. Xác định hồ sơ lưu
- Văn phòng có trách nhiệm phối hợp cùng trưởng các bộ phận liên quan tập
hợp toàn bộ hồ sơ và lập danh mục hồ sơ lưu để trình lãnh đạo phê duyệt.
- Trong trường hợp phát sinh hồ sơ mới, quy trình bổ sung và ban hành sẽ
tương tự như ban hành tài liệu mới
- Danh mục hồ sơ của cơ quan được chuyển cho các bộ phận làm căn cứ để
họ lập danh mục hồ sơ cho bộ phận mình
- Ít nhất một năm một lần văn phòng cùng đại diện lãnh đạo của mỗi bộ phận
xem xét lại danh mục hồ sơ để cập nhật và thay đổi cho phù hợp với tình hình mới.
3. Lập danh mục hồ sơ
- Tất cả hồ sơ của các phòng ban được phân loại và lập thành danh mục hồ sơ
- Khi phát sinh hồ sơ mới, trưởng bộ phận phải phân công người cập nhật
vào danh mục hồ sơ của bộ phận mình. Danh mục hồ sơ cũ phải được huỷ an toàn,
tránh sử dụng nhầm lẫn.
4. Nhận dạng và phân loại hồ sơ
- Toàn bộ hồ sơ của cơ quan phải được nhận dạng và phân loại phù hợp theo
danh mục hồ sơ đã được lập.Việc phân loại phải đảm bảo nguyên tắc dễ tìm và
được lưu lâu dài.
- Các hồ sơ phù hợp thì lưu vào danh mục hồ sơ, các hồ sơ không cần thiết
thì huỷ theo quy định của cơ quan, hồ sơ chưa xác định lưu hay huỷ thì có mục lưu
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 20
riêng, sau 6 tháng nếu không sử dụng thì đem huỷ, nếu có sử dụng thì cập nhập
vào danh mục hồ sơ.
5. Sắp xếp hồ sơ

- Hồ sơ phải đảm bảo sắp xếp theo tuần tự thời gian thực hiện và cập nhật
công việc hoặc mối quan hệ liên đới nhau
- Việc sắp xếp hồ sơ có thể theo tập hợp văn bản cùng tên loại, cùng chủ đề,
theo đơn vị giao dịch. Sử dụng các loại cặp, bìa hồ sơ thích hợp để mở và lưu
thuận tiện, trên gáy hoặc ngoài bìa phải ghi mã hiệu theo quy định của cơ quan.
- Mỗi tập hồ sơ để trong một file riêng, ngoài file ghi rõ loại hồ sơ, bộ phận
lưu giữ, thời gian phát sinh nếu cần.Hàng tháng mỗi bộ phận có trách nhiệm tổ
chức dọn dẹp nơi lưu trữ hồ sơ, để đảm bảo ngăn nắp và khoa học.
- Tất cả bộ phận phải có chỗ lưu hồ sơ thích hợp và cử người theo dõi, quản lý.
6. Bảo quản hồ sơ
- Bộ phận cá nhân được giao trách nhiệm lưu giữ phải có bộ phận bảo quản
tốt, đảm bảo an toàn cho hồ sơ tuỳ theo tầm quan trọng và đặc tính từng loại.Khi
có nhu cầu cung ứng các phương tiện và thiết bị bảo quản phải trình kịp thời lên
lãnh đạo cơ quan để giải quyết.Khi phát hiện có bất kỳ sự cố nào về hồ sơ phải báo
cáo kịp thời cho trưởng bộ phận xem xét giải quyết hoặc xin ý kiến chỉ đạo.
- Tuỳ thuộc tính chất quan trọng của hồ sơ, lãnh đạo cơ quan quyết định
mức độ bảo mật trưởng phòng ban triển khai thực hiện và quyết định bổ sung chi
tiết nhưng không được trái với quyết định của cơ quan.
- Lãnh đạo cơ quan phải xem xét việc ban hành những quyết định cụ thể về
việc bảo quản hồ sơ khi cần thiết và có biện pháp xử lý khi cán bộ công nhân viên
có vi phạm quyết định.
7. Cập nhập hồ sơ
- Khi phát hiện hồ sơ mới trong vòng tối đa nửa tháng mỗi bộ phận có trách
nhiệm cập nhật vào danh mục hồ sơ. Mỗi hồ sơ phải bao gồm các dữ liệu theo quy
định
- Trong quá trình thực hiện công việc, người thực hiện có trách nhiệm tập
hợp các bằng chứng liên quan đến từng vấn đề lưu vào hồ sơ.
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 21
8. Kiểm tra thời gian lưu trữ
- Căn cứ xác định thời gian lưu trữ tại các phòng ban như sau:
+ Yêu cầu của pháp luật
+ Nhu cầu tái sử dụng các dữ liệu trong hồ sơ
+ Yêu cầu của hợp đồng, đơn hàng
+ Thời gian, vòng đời của sản phẩm dịch vụ
+ Yêu cầu khác do các bên hữu quan đưa ra
+ Yêu cầu của cơ quan chủ quản
9. Huỷ hồ sơ
- Hàng tháng các bộ phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hồ sơ để huỷ
những hồ sơ đã hết hạn. Phương pháp huỷ theo quy định của Nhà nước và thông lệ
của từng cơ quan
- Nếu huỷ hồ sơ với số lượng lớn, quan trọng sẽ do Hội đồng xác định giá trị
tài liệu của cơ quan thực hiện (ít nhất một lần/ mỗi năm) với tư cách tư vấn để lãnh
đạo phê duyệt
- Việc tiêu huỷ hồ sơ phải được trưởng bộ phận quản lý lập thành biên bản
(thời gian, địa điểm huỷ, người thực hiện, danh mục hồ sơ huỷ, ký tên) kèm theo
bản ký có chữ ký của chủ tịch và các thành viên của hội đồng xác định giá trị tài
liệu có những nhiệm vụ cụ thể như sau:
+ Tham gia vào việc dự thảo các bản kê tài liệu và thời hạn bảo quản các tài
liệu khác
+ Xét và điều chỉnh thời hạn bảo quản đối với một số tài liệu đã được quy
định trong bảng kê tài liệu của cơ quan
+ Xét các tài liệu cần bảo quản tạm thời nhưng đến nay đã hết giá trị cần cho
tiêu huỷ
- Sau khi biên bản được lãnh đạo phê duyệt mới được tiến hành tiêu huỷ
theo quy định (đảm bảo bí mật về nội dung và có sự chứng kiến của hội đồng).
1.2. Công tác lƣu trữ
1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ

- Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin.Tất cả
những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu
liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 22
- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất
cả các những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
- Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội.Vì thế công tác lưu trữ là một
mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
+ Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ
+ Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu
trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản,
tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
để làm bằng chứng tra cứu thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động.
- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được
chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích
chính trị, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.
Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân.
1.2.2. Vị trí, ý nghĩa cuả công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin,
là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng. Công tác này có ảnh hưởng
trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan.
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà
nước, quản lý xã hội, quản lý sản xuất kinh doanh công tác lưu trữ có vai trò đặc
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 23
biệt quan trọng đối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài
liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc
trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Vai
trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước, quản lý
sản xuất kinh doanh được thể hiện trên những khía cạnh cụ thể sau:
- Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản có thể từ
nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan
trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Nguồn
thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của
công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản.
- Dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận
động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự
vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối
tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản
ứng của họ khi nhận được văn bản...Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với
quy luật vận động của đời sống xã hội.
-Trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên
quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công,
thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những
hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tác

động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới.
Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy
cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm
lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao
chất lượng, hiệu quả bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống
văn bản
*) Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành
chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động, thúc đẩy nhanh quá
trình thực hiện cải cách .Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành, quản
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 24
lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt
chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau. Điều đó được thể hiện:
- Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên
mọi lĩnh vực của nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều đó
cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu
trữ nói chung. Trong quá trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có
nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra
nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra
nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực tế.Như vậy, hệ thống văn bản quản lý vừa là
phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời cũng là
thành phần tài liệu chủ yếu của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho
hoạt động quản lý, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lý.Công tác
lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền
hành chính hiện đại, tiên tiến.Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là
một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ
quan đơn vị. Công việc của một cơ quan, một xí nghiệp được tiến hành nhanh hay

chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do
việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không.
*)Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ
thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần
tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Sử dụng thông tin từ văn bản quản lý nhà
nước để theo dõi, điều hành và kiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa
học, có hệ thống, có căn cứ chính xác.Kiểm tra là điều kiện tất yếu để bảo đảm cho
hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước có hiệu quả.
- Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp
có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải
quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan trong bộ máy
nhà nước. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các hành vi hành
Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 25
chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở
quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải
quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính. Đại đa số các văn bản áp dụng
pháp luật được ban hành trên cơ sở pháp luật hiện hành, tuy nhiên, có trường hợp
phải áp dụng quy phạm đã hết hiệu lực tại thời điểm áp dụng pháp luật nhưng có
hiệu lực tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm pháp luật
1.2.3. Chức năng của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với các chức năng bảo
quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.Do đó công tác lưu trữ có các chức năng sau:
- Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu
trữ quốc gia.
-Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ quốc gia góp phần thực
hiện tốt đường lối chủ trương chính sách của đảng và nhà nước đề ra trong giai
đoạn cách mạng.

Hai chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách
thống nhất, đan xen kết hợp hài hoà sẽ tạo tiền đề về thực hiện chức năng tổ chức
và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia
1.2.4. Tính chất của công tác lưu trữ
1.2.4.1. Tính chất khoa học
- Nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu
lưu trữ xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn
của công tác lưu trữ như phân loại xác định giá trị, thu thập và bổ sung tài liệu, xây
dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ để có
những đặc thù của nó, khoa học phải tìm tòi phát hiện ra đặc điểm cụ thể của từng
loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho
từng loại hình tài liệu.
- Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu kế thừa các kết quả nghiên cứu khoa học
của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các quy trình nghiệp vụ lưu trữ.