quy trình tuyển dụng công ty hoàng long

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
Tài liệu nội bộ: mã số QT HR 01: quy trình tuyển dụng
Áp dụng đối với toàn hệ thống Văn phòng Hoàng Long trên toàn quốc
•
Mục đích
•
Phạm vi áp dụng
•
Quy trình và thủ tục tuyển dụng
•
Đánh giá thử việc và Ký hợp đồng lao động
•
Phụ lục: Quá trình phỏng vấn
I. MỤC ĐÍCH

Nhằm cung cấp nguồn lực đáp ứng yêu cầu nhân lực của Công ty

Mô tả quy trình tuyển dụng, hướng dẫn tuyển dụng và thống nhất
quy trình tuyển dụng tại Công ty.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho tất cả các vị trí ứng tuyển vào các bộ phận, phòng
ban trực thuộc Hoàng Long.
III. QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
•
Định nghĩa:
Tuyển dụng là lựa chọn những ứng viên có nhiệt huyết, có năng lực phù hợp
với yêu cầu công việc nhằm cung cấp nguồn lực đáp ứng được yêu cầu phát
triển dịch vụ, kinh doanh của Công ty.
•
Trách nhiệm:

- Trưởng các phòng ban: chịu trách nhiệm lập kế hoạch, đưa ra yêu cầu tuyển
dụng, phỏng vấn vòng 1 và đưa ra kết quả vòng 1
- Phòng nhân sự: chịu trách nhiệm sẵn sàng cung cấp nguồn lực, đăng tuyển,
quảng cáo tuyển dụng, hoàn tất các quy trình tuyển dụng, đón nhân viên mới.
- Ban giám đốc: là người đưa ra quyết định cuối cùng
Xác định
nhu cầu
Xác định
nhu cầu
Tìm kiếm
ứng viên
Tìm kiếm
ứng viên
Đánh giá
lựa chọn
Đánh giá
lựa chọn
Hướng dẫn
hội nhập
Hướng dẫn
hội nhập
Phỏng vấn
ứng viên
Phỏng vấn
ứng viên
Quyết định
tuyển dụng
Quyết định
tuyển dụng
IV. QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng: (HR A01)
•
Trưởng các phòng ban đưa ra yêu cầu vị trí cần tuyển dụng và điền vào phiếu
yêu cầu tuyển dụng
•
Nhân viên tuyển dụng xem xét lại yêu cầu tuyển dụng và đối chiếu với kế hoạch
nhân sự hằng năm. Các yêu cầu tuyển dụng nhân sự phải có sự phê duyệt của
cấp có thẩm quyền.
•
Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng, nhân viên tuyển dụng đề xuất nguồn hỗ
trợ tuyển dụng với quản lý nhân sự.
•
Thời gian tuyển dụng tính từ ngày nhận đơn yêu cầu tuyển dụng đến ngày bổ
nhiệm nhân sự mới:
- 15 ngày đối với CN không có tay nghề
- 30 ngày đối với CN có tay nghề
- 60 ngày đối với vị trí kỹ sư, nhân viên văn phòng, chuyên gia và giám đốc
(Tuy nhiên, lịch trình này có thể thay đổi tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng vị trí
…)
2. Mẫu phiếu yêu cầu tuyền dụng
Đang soạn thảo chưa hoàn thiện
3. Hướng dẫn hội nhập
•
Thông báo cho những người có liên quan
- Thông báo Giám đốc nhân sự về nhân sự mới
- Báo cáo quản lý bộ phận có liên quan về thời gian đi làm của nhân viên
mới.
- Thông báo về thời gian nhận việc của nhân viên mới và các thông tin có
liên quan cho phòng hành chính, tiếp tân, bảo vệ và các phòng ban có liên
quan trước ít nhất 3 ngày để chuẩn bị tốt cho ngày đầu tiên nhân viên mới

đến làm việc.
•
Thu xếp nơi làm việc của nhân viên mới.
•
Lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới (giới thiệu công ty, nội quy lao
động, an toàn lao động…)Đặt biệt, chú trọng đến các vấn đề về bảo mật
thông tin: lương, bí mật công nghệ, chiến lược kinh doanh…
Trước khi nhân viên mới đến
Ngày đầu tiên nhân viên mới đi làm
•
Giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong bộ phận.
•
Phát nội quy lao động để nhân viên mới tự nghiên cứu .
•
Giải thích các hoạt động bộ phận.
•
Giải thích các mối liên hệ công việc
•
Trò chuyện với nhân viên mới
•
Giải thích cụ thể hoạt động bộ phận và các mối liên hệ trong
công việc
•
Xác định nhiệm vụ chính của nhân viên mới và đảm bảo bảng
mô tả công việc được cập nhật đúng
•
Xác định chương trình đào tạo cơ bản để nhân viên mới có thể
làm việc tốt
•
Chỉ định một người đồng nghiệp chịu trách nhiệm hướng dẫn

và hỗ trợ hằng ngày cho nhân viên mới.
Nhân viên
tuyển
dụng
Nhân viên
tuyển
dụng
Quản lý
bộ phận
Quản lý
bộ phận
V. ĐÁNH GIÁ THỬ VIỆC

60 ngày đối với lao động nhân viên văn phòng trình độ từ cao đẳng
trở lên.

30 ngày đối với các trường hợp còn lại.
Thời gian thử việc
Thẩm quyền đánh giá
Giám sát
trực tiếp
Giám sát
trực tiếp
Quản lý
bộ phận
Quản lý
bộ phận
Giám đốc
bộ phận
Giám đốc

bộ phận
Tổng giám
đốc
Tổng giám
đốc
•
Nhân viên chỉ được ký hợp đồng sau khi có xác nhận đánh giá thử
việc và quyết định tuyển dụng của giám đốc bộ phận và Tổng
giám đốc.
Quy trình đánh giá thử việc
1 tuần trước
khi kết thúc
thời gian thử việc
1 tuần trước
khi kết thúc
thời gian thử việc
Duyệt
Duyệt
Bộ phận quản lý
trực tiếp - Đánh giá
thử việc
Bộ phận quản lý
trực tiếp - Đánh giá
thử việc
Ký HDLD
chính thức
Ký HDLD
chính thức
Chấm dứt HD
thử việc

Chấm dứt HD
thử việc
đạt

đạt

không đạt
không đạt
Bản đánh giá thử việc (đang soạn thảo)
VI. PHỤ LỤC: QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG
A – HÀNH VI CỦA NGƯỜI PHỎNG VẤN
1.Tự kiểm soát được bản thân
Người phỏng vấn cần tự kiểm soát được bản thân trong từng lời nói và hành động:
•
Người phỏng vấn đang đại diện cho doanh nghiệp, mang giá trị doanh nghiệp chứ không
phải mang giá trị cá nhân.
Vì thế:
-
Không thể phát ngôn theo thói quen
-
Không thể nói hai lời
-
Không thể nói những nội dung chưa chắc chắn lắm
-
Không thể ngồi nghiêng ngả, lắc lư, gãi đầu, gãi tai
-
Không thể vừa phỏng vấn vừa nhai kẹo cao su, uống café
-
Và không thể dùng ngón tay chỉ trỏ vào mặt ứng viên
1. Đừng quá nhấn mạnh những thông tin xấu:

Dù chỉ tìm được 1 ít thông tin xấu cũng có thể dẫn đến từ chối ứng viên xin việc.
Ví dụ: ứng viên này ở công ty trước sếp không ưa vì hay đấu tranh, đòi hỏi
Nên nhớ rằng môi trường sẽ tạo dựng hoặc thay đổi một con người
Và trong cuộc đời ai không có sai phạm? Vấn đề là ở PHÍA TRƯỚC
Người tuyển dụng thường nhạy cảm với những thông tin xấu là vì:
•
Người làm công tác tuyển dụng ít được khen khi tuyển được người tốt, nhưng lại bị phạt
khi tuyển nhân viên không tốt.
•
Người làm công tác tuyển dụng muốn tránh những tín hiệu xấu nên thường từ chối những
ứng viên có thông tin xấu.
Tóm lại người phỏng vấn phải nhìn ứng viên từ góc độ KHÁCH QUAN nhất
3. Tránh những kiểu dập khuôn:
Người tuyển dụng rất dễ sử dụng một cách dập khuôn các câu hỏi và cách hỏi cho
các ứng viên khác nhau.
Điều này có những hạn chế:
•
Làm cho cuộc tiếp xúc trở nên tẻ nhạt, không hứng thú
•
Dễ bị ứng viên “bắt bài”
•
Không khai thác hết điểm mạnh, yếu ở từng ứng viên
Người phỏng vấn tuyển dụng cần linh hoạt khi sử dụng các câu hỏi cho từng đối tượng
khác nhau:
Đã có gia đình / chưa có gia đình
Nam / nữ
Kinh nghiệm / chưa kinh nghiệm
Đã đi làm / mới ra trường
Lớn tuổi / còn trẻ
Tóm lại, người phỏng vấn phải biết thay đổi câu hỏi: THEO TỪNG ĐỐI TƯỢNG

4. Không nên để ứng viên thu hút:
Việc gây ấn tượng của ứng viên từ đầu có thể ảnh hưởng đến quyết định của người
phỏng vấn,
Song quyết định đó có thể không liên quan gì đến sự thành công trong công việc
sau này của ứng viên.
Người phỏng vấn thường bị thu hút bởi:
Sơ yếu lí lịch tốt
Quá trình học tập, đào tạo của ứng viên
Lời tiến cử của người khác
Vẻ bên ngoài của ứng viên: hình dáng, cách ăn nói …
Người phỏng vấn nên phát ra tín hiệu để thu hút ứng viên trong suốt quá trình
phỏng vấn, không nên để ứng viên thu hút.
Người phỏng vấn phải rèn luyện bản lĩnh và khả năng tổng hợp nhiều nguồn thông
tin khác nhau để ra quyết định.
Không nên đánh giá chỉ dựa trên những điểm tương đồng với người phỏng vấn.
Tóm lại người phỏng vấn phải biết: CÂN BẰNG
5. Cần tránh tín hiệu tương phản:
Một ứng viên giỏi vào phỏng vấn sau những ứng viên “trung bình” thì có thể được
đánh giá năng lực giỏi hơn mức ứng viên có.
Ngược lại, một ứng viên “trung bình” vào phỏng vấn sau những ứng viên giỏi
thường bị đánh giá kém hơn mức năng lực thực tế của họ.
6. Không nên tốn thời gian:
Việc trao đổi những thông tin không liên quan đến công việc có thể nhằm phục vụ
cho những mục đích khác nhưng phải có chủ ý trước và phải kiểm soát thông tin
một cách chặt chẽ.
Việc trao đổi những thông tin không liên quan đến công việc dễ làm cho các ứng
viên có nhận xét không hay về người phỏng vấn và doanh nghiệp.
Tóm lại, người phỏng vấn phải tự nhủ: CHỐN CHUYÊN NGHIỆP CẦN NGƯỜI
CHUYÊN NGHIỆP
B – SAU PHỎNG VẤN

1.Mỗi người phỏng vấn đánh giá các ứng viên một cách độc lập theo tiêu chuẩn đã
đề ra .
2.Những người phỏng vấn trao đổi ý kiến đánh giá và thông tin do mình thu nhận
được trong 1 cuộc họp ngắn và đi đến thống nhất trong việc lựa chọn ứng viên.
3.Trong trường hợp vẫn không thống nhất được ý kiến thì cần có các cuộc tìm hiểu
bổ sung thêm thông tin cho những vấn đề còn chưa sáng tỏ.
4.Những ứng viên đáp ứng được yêu cầu công việc một cách tốt nhất sẽ được ưu
tiên chọn trước. Khi kết quả đã được khẳng định ta lập danh sách ứng viên đạt.
5.Soạn thảo và gửi thư cảm ơn tới những người không đạt yêu cầu trước. Sau đó
mới đến gửi thư thông báo cho những ứng viên đạt yêu cầu.
6.Tổng kết hồ sơ, kết thúc công tác phỏng vấn. Chuẩn bị mời ứng viên vào nhận
việc.
KẾT:
Thực hiện đúng quy trình là bạn đã Chuyên nghiệp hóa công tác tuyển dụng của
Doanh nghiệp, đem về những ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp, đóng góp
cho sự phát triển bền vững của công ty Hoàng Long.