Khởi động dự án

1

C.
C.
KH
KH
ỞI
ỞI
ĐỘNG DỰ ÁN
ĐỘNG DỰ ÁN
2
Khởi động Dự án
Các mục tiêu học tập

Chuyện gì sẽ diễn ra sau khi Ban Điều hành
phê duyệt vốn vay và trước khi quá trình thực
thi dự án bắt đầu?

Những điều kiện nào là tiên quyết về pháp lý
để bắt đầu giai đoạn hiệu lực?

Thư gửi Đơn vị Vay vốn là gì?

Kế hoạch Công tác và Ngân sách năm (AWPB)
của năm đầu tiên cần phải có những gì?

Hội thảo Khởi động Dự án là gì?






3
Khởi động Dự án
Khởi động
Giai đoạn chủ chốt thứ ba và thứ tư trong quá trình tổ chức Giám
sát (Thư gửi Bên Vay vốn và Khởi động Dự án).

Ở giai đoạn này chúng ta:
1. Biến tất cả các văn bản đánh giá, đàm phán và pháp lý
thành HÀNH ĐỘNG.
2. xây dựng “phần mềm” để vận hành dự án – sau này sẽ rất
khó thay đổi
3. Xác định rõ ràng các trách nhiệm của dự án trong giám sát:

Trước khi có đoàn giám sát (trong phần lớn công việc).

Trong khi đoàn giám sát làm việc

Sau khi đoàn giám sát kết thúc công việc




4
Khởi động Dự án
Hỗ trợ Khởi động Dự án: Giai đoạn Tiền hiệu lực của
vốn vay
Để tạo điều kiện khởi động nhanh chóng, phải thực
hiện một số hoạt động trước khi có hiệu lực:


Sử dụng vốn đối ứng; Sử dụng các khoản viện trợ khởi động của
IFAD để cấp vốn cho các hoạt động khởi động dự án

Khởi động các hoạt động với Người đại diện có thẩm quyền của Bên
Vay vốn để đưa các Yêu cầu về Vốn đối ứng hàng năm vào Ngân
sách Quốc gia

Tuyển chọn và ký hợp đồng có thời hạn với các cán bộ khởi động dự
án cơ bản;

Bắt đầu quy trình mua sắm có thông báo trước;

Mở Tài khoản Đặc biệt và Tài khoản Dự án theo quy định




5
Vai trò của CPM
–
Hỗ trợ Chính phủ tuân theo các điều kiện để dự
án có hiệu lực. Cần bắt đầu việc này trước
hoặc ngay sau khi đàm phán để tránh sự chậm
trễ
•
Đáp ứng các điều kiện để dự án có hiệu lực
trong vòng 90 ngày kể từ ngày ký hiệp
định vay vốn
•
Nếu cần, việc gia hạn ngày kết thúc dự án

phải được Bộ phận Quản lý Chương trình
và Đại diện Pháp lý (Văn phòng Luật sư
của IFAD - OL) phê duyệt
• Hiệp định sẽ bị hủy bỏ nếu sau 2 năm kể
từ ngày ký mà các điều kiện không được
thỏa mãn
–
OL sẽ gửi thông báo chính thức đã được Giám
đốc khu vực phê duyệt cho Bên vay vốn khi đã
thoả mãn các điều kiện của IFAD, đồng thời
tuyên bố vốn vay có hiệu lực.
Khởi động Dự án
Hỗ trợ Khởi động Dự án: Giai đoạn Vốn vay có Hiệu lực
(1)





6
Khởi động Dự án
Hỗ trợ Khởi động Dự án: Giai đoạn Dự án có Hiệu lực (2)
Vai trò của CPM (Tiếp theo)
–
Ngay sau khi Dự án có hiệu lực, gửi Thư cho Đơn
vị Vay vốn
–
Các điều kiện giải ngân
–
Xem xét và “phê duyệt” các chi phí khởi động cơ

bản
• Xây dựng Điều khoản Tham chiếu cho các
nhân sự chủ chốt của dự án, hợp đồng cán bộ
dự án và quy trình tuyển dụng, đặc biệt là của
Cán bộ Điều phối Dự án, Giám đốc Hành chính
và Tài chính của Dự án.
• Tiến cử Ban tuyển dụng nhân sự.
•
Xây dựng Điều khoản Tham chiếu và tuyển
dụng tư vấn để viết: (i) tài liệu hướng dẫn
hoạt động, (ii) tài liệu hướng dẫn các thủ tục
hành chính và tài chính.
•
Các tài liệu hướng dẫn khác.





7
Khởi động Dự án
Thư gửi Đơn vị Vay vốn

Là hướng dẫn hoạt động đối với việc rút
vốn vay để phục vụ các hoạt động mua
sắm hàng hóa, thực hiện các công việc và
dịch vụ tư vấn, và nêu chi tiết các yêu cầu
về việc báo cáo tài chính cũng như kiểm
toán.


Được diễn giải cho Đơn vị Thực thi trong
quá trình Khởi động dự án

Bao gồm các mẫu đơn theo quy định để
Đơn vị Thực thi sử dụng nhằm rút vốn vay
Thư gửi Đơn vị Vay vốn ...




8
Khởi động Dự án
Thư gửi Đơn vị Vay vốn
•
Các chi phí hợp lệ
•
Chứng nhận thẩm quyền ký
Đơn xin rút vốn (WA)
•
Thủ tục giải ngân
•
Tài khoản Đặc biệt
•
Bảng kê Chi phí
•
Các điều kiện giải ngân
•
Phân bổ Vốn vay
. . . và giải trình theo các chủ đề sau:
•

Đơn xin Rút vốn
•
Thời hạn Đóng dự án và
vốn vay
•
Mua sắm
• IFAD rà soát các tài liệu
• Dự án xem xét, thực hiện
việc đánh giá và báo cáo
định kỳ
•
Báo cáo tài chính và kiểm
toán





9
Khởi động Dự án
Thư gửi Đơn vị Vay vốn
1. Thư mẫu xác minh thẩm quyền ký Đơn xin Rút vốn vay
2. Chứng nhận Tài khoản Đặc biệt có hiệu lực
3. Thủ tục thanh toán trực tiếp
4. Thủ tục cam kết đặc biệt
5. Thủ tục hoàn trả vốn vay
6. Quy định và tính hợp lệ của Bảng kê Chi phí
7. Kế hoạch 2 và hướng dẫn rút tiền vay vốn
8. Danh mục Checklist của Dự án – Mẫu và Hướng dẫn điền mẫu
9. Danh sách các nước thành viên của IFAD

10. Biểu đồ thủ tục giải ngân
11. Danh sách các Hợp đồng
12. Tình trạng Báo cáo Tài chính và Báo cáo Kiểm toán
Thư gửi Đơn vị Vay vốn gồm có những tài liệu đi kèm theo sau đây:





10
Khởi động Dự án
Thư gửi Đơn vị Vay vốn (LtB)

Được Trợ lý Chương trình dự thảo với sự hỗ trợ
của SSU

Được trình lên để SSO, CPM và LO/FC được rõ

Được Phó Chủ tịch, PMD ký

Nếu Ban Hỗ trợ Dự án (SSU) đã hoạt động thì LtB sẽ:



