Hướng dẫn biên mục trong phần mềm thư viện của nhà xuất bản giáo dục

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHUNG
Quy trình xử lý 1 tên sách khi bắt đầu phần mềm như sau:
1. BIÊN MỤC (In phích – nếu cần)
2. BỔ SUNG (In nhãn, in sổ đăng ký cá biệt, sổ đăng ký tổng quát…)
3. Làm HỒ SƠ BẠN ĐỌC để phục vụ việc lưu thông (mượn, trả sách).

LƯU Ý ĐẦU TIÊN
Khi nhập dữ liệu trong phần mềm thư viện, phải chọn bảng mã TCVN3 ở bộ gõ
tiếng việt Unikey hoặc EVKey

BIÊN MỤC TÀI LIỆU
1. Bấm vào kho sách có sách cần biên mục ở khu vực Biên mục (ví dụ như
Tham khảo) (được khoanh đỏ ở hình dưới.

Dữ liệu biên mục được hiện ra như hình dưới (nếu chưa có biên mục nào thì
xuất hiện màn hình trống). Mà hình biên mục ln kèm theo các biểu tượng
được đánh số với ý nghĩa như mơ tả dưới hình


 

Ý nghĩa các biểu tượng trên thanh công cụ của màn hình biên mục:
- Số 1: Tạo biên mục mới
- Số 2: Sửa đổi biên mục tài liệu đang chọn
- Số 3: Xóa biên mục đã chọn
- Số 4: Tìm kiếm nhanh
- Số 5: Lọc dữ liệu
- Số 6: In Fich hoặc in danh mục tài liệu
- Số 7: Thống kê tài liệu
- Số 8: Chuyển dữ liệu biên mục ra file Excel, DBF hoặc XML
- Số 9: Chuyển dữ liệu biên mục từ file vào.

- Số 10: Kiểm tra dữ liệu (loại bỏ các kí tự đặc biệt để khỏi gây lỗi khi xử lí dữ
liệu)
- Số 11: Sắp xếp
- Số 12: Lọc dữ liệu theo kho
- Số 13: Hiển thị fich và thông tin tài liệu


2. Biên mục mới / Sửa đổi biên mục
Nhắp vào biểu tượng biên mục mới (số 1) hoặc biểu tượng sửa đổi biên mục (số
2), xuất hiện cửa sổ biên mục tài liệu. (Nếu là biên mục mới thì các ô sẽ được để
trống

- Số 1: Biên mục mới tài liệu.
- Số 2: Lưu tài liệu hiện tại. Sau khi biên mục xong tài liệu, nhắp chuột vào biểu
tượng này để lưu lại.
- Số 3: Xóa tài liệu hiện tại.
- Số 4: Sao chép biên mục.
- Số 5: Thêm/bớt trường nhập tin.
- Số 6: Chọn Font cho vùng nhập tin.
- Số 7: Từ điển. Mục này cho phép lấy lại dữ liệu đã nhập.   Ví dụ: Khi biên
mục sách có tác giả là Hoàng Hữu Hội, khi đã biết Hoàng Hữu Hội là tác giả
đã nhập một lần rồi, bây giờ chỉ cần chèn Nguyễn Hữu Hội từ từ điển, không
cần phải nhập lại.


Sau khi nhập đủ nội dung các trường cần thiết thì bấm nút Lưu biên mục (Số 2
của hình trên) để lưu và mở biên mục mới.
 
 

Lưu ý khi đánh số đăng ký cá biệt
1. Đối với Sách giáo khoa:
Đánh từ 1 đến số của bản cuối cùng của mỗi tên sách
Ví dụ: Sách Tốn 1 có 10 bản đánh từ 0001-0010
Sách Tiếng Việt 1 có 15 bản đánh 0001-0015
(TÊN SÁCH NÀO CŨNG BẮT ĐẦU TỪ 0001)
2. Đối với Sách không phải giáo khoa (các loại tài liệu khác như GV, TK,
TN…):
Ghi số đăng kí cá biệt theo kiểu nối nhau giữa tên sách này với tên sách
khác. Tên sách đầu tiên trong mỗi Kho được đánh từ 0001
   Ví dụ 1:  Tên sách thứ nhất có 1 bản đánh số ĐKCB 0001; Tên sách thứ
2 có 5 bản, đánh ĐKCB 0002-0006; Tên sách thứ 3 có 9 bản đánh ĐKCB
0007-0015… Cứ tiếp tục như vậy cho đến hết các tên sách trong kho.