C3 tổ chức dự án sv

CHƯƠNG 3:
TỔ CHỨC DỰ ÁN & CÁC
VẤN ĐỀ TRONG QLDA

1.

Cấu trúc tổ chức

2.

Nhóm dự án

3.

Lãnh đạo

4.

Phương pháp giải quyết vấn đề

5.

Quản lý xung đột


CẤU TRÚC TỔ CHỨC


KHÁI NIỆM

Tổ chức là một nhóm người được sắp xếp theo một trật tự nhất định để có

thể cùng phối hợp hoạt động với nhau để đạt đến mục tiêu của tổ chức.



Cấu trúc tổ chức là một kiểu mẫu được đặt ra để phối hợp hoạt động
giữa các người trong tổ chức.

Cấu trúc
Mục tiêu
A

B

Nhiều người

2


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

•
•

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Khơng có thổ chức tốt hay xấu mà chỉ có tổ chức
thích hợp hay khơng thích hợp
Trong mỗi tổ chức, mỗi thành viên phải được xác
định rõ ràng về trách nhiệm
• Trách nhiệm (Accountability)

• Quyền hạn (Authority, Power)
• Bổn phận/nhiệm vụ (Responsibility/Obligation)
Trách nhiệm = Quyền hạn + Nhiệm vụ


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Dạng bộ máy hành chính
 Theo quy định quyền hạn
 Trực tuyến
 Trực tuyến – Tham mưu
 Trực tuyến – Chức năng
 Theo cách chia bộ phận
 Theo chức năng
 Theo sản phẩm
 Theo vùng địa lý
 Theo khách hàng
 Theo thời gian (ca, kíp)
 Dạng Hữu cơ
 Cấu trúc đơn giản
 Cấu trúc ma trận
 SBU (Strategic Business Unit)



CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CấU TRÚC TRựC TUYếN


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CấU TRÚC CHứC NĂNG


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CT THEO KHU VựC ĐịA LÝ


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CT THEO SảN PHẩM


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CT THEO KHÁCH HÀNG

CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Mục tiêu
Nâng cao hiệu quả và
phân quyền:
• Quyền hạn
• Trách nhiệm
• Tính chịu trách
nhiệm

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN

Phân chia bộ
phận
• Chức năng
• Sản phẩm
• Khách hàng
• Lãnh thổ
• Q trình

Cấu trúc tổ chức
• Dạng chức
năng
• Dạng dự án
• Dạng ma trận

10

CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN

Cấu trúc tổ chức dạng chức năng:
Dự án được chia ra làm nhiều phần và được phân công tới các bộ phận chức
năng hoặc các nhóm trong bộ phận chức thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp
bởi nhà quản lý chức năng cấp cao
Chủ tịch /
Giám đốc

Phó GĐ
Tài chính

Phó GĐ

Marketing
Khuyến
mãi

Phó GĐ

Sản xuất
Sản xuất

…

Kiểm tra
chất lượng

Nghiên
cứu thị

Quản lý
tồn kho

Bán hàng

…

Phó GĐ

Kỹ thuật
Kỹ thuật điện
Kỹ thuật
cơ
…

Thiết kế

11


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN

Cấu trúc tổ chức dạng chức năng


Ưu điểm:
 Sử dụng hiệu quả các kinh nghiệm và các phương tiện chung
 Cơ cấu tổ chức cho hoạnh định và kiểm soát
 Tất cả các hoạt động đều có lợi từ những công nghệ hiện đại nhất
 Tiên liệu trước những hoạt động trong tương lai để phân bổ nguồn lực
 Sử dụng hiệu quả các yếu tố sản xuất
 Ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên
 Phù hợp cho loại hình sản xuất đại trà



Nhược điểm:
 Khơng có quyền lực dự án tập trung, do đó khơng có ai có trách nhiệm
cho dự án tổng thể.
 Ít hoặc khơng có hoạch định và viết báo cáo dự án
 Ít quan tâm đến yêu cầu của khách hàng
 Việc thông tin liên lạc giữa các chức năng gặp khó khăn
 Khó tổng hợp các nhiệm vụ đa chức năng
 Có khuynh hướng quyết định theo những nhóm chức năng có ưu thế
nhất

12


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN

Cấu trúc tổ chức dạng dự án:

Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm/ tổ gồm những
thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau
trên cơ sở làm việc toàn phần (full-time). Các nhà quản lý chức năng
khơng có sự tham gia chính thức
Chủ tịch /
Giám đốc

Kỹ thuật
Sản xuất
…

Tiếp thị
Phó GĐ
Dự án 1
Kỹ thuật

Phó GĐ
Dự án 1
Kỹ thuật

…

Phó GĐ
Dự án 1
Kỹ thuật

Sản xuất

Sản xuất

Sản xuất

Tiếp thị

Tiếp thị

Tiếp thị

…

…

…

13


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN

Cấu trúc tổ chức dạng dự án:


Ưu điểm:
 Có sự kiểm sốt chặt chẽ do có quyền lực dự án
 Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng
 Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí
 Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án

 Có mối quan hệ tốt với các đơn vị khác
 Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng



Nhược điểm:
 Sử dụng nguồn lực không hiệu quả
 Không chuẩn bị những cơng việc trong tương lai
 Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án
 Ít ổn định nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án
 Khó khăn trong việc cân đối cơng việc khi dự án ở giai đoạn bắt đầu
và kết thúc.

14


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN

Cấu trúc tổ chức dạng ma trận:
Là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc tổ chức dạng chức năng và dự án.
Chủ tịch /
Giám đốc

Phó GĐ
Tài
chính

Phó GĐ

Marketin
g

Phó GĐ
Sản
xuất

Phó GĐ
Kỹ
thuật

Phó GĐ
QL các dự
án
GĐ dự án 1

GĐ dự án 2
GĐ dự án 3
15


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN

Cấu trúc tổ chức dạng ma trận:


Ưu điểm:



Sử dụng hiệu quả nguồn lực
 Tổng hợp dự án tốt
 Luồng thông tin được cải thiện
 Đáp ứng sự thích nghi nhanh chóng
 Duy trì kỷ luật làm việc tốt
 Động lực và cam kết được cải thiện



Nhược điểm:


Sự tranh chấp về quyền lực
 Gia tăng các mâu thuẫn
 Thời gian phản ứng lại chậm chạp
 Khó khăn trong giám sát và kiểm sốt
 Quản lý phí tăng cao
 Trải qua nhiều căng thẳng (stress)

16


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Cấu trúc định
hướng chức
năng:
Một người cam

kết cho mỗi dự án

Cấu trúc
chức năng
“thuần túy”

0

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN

1

...

5

Cấu trúc
dự án
“thuần túy”

Cấu trúc định
hướng dự án:
Nhóm dự án có
sự hỗ trợ của
chức năng

90

99

100


CẤU TRÚC TỔ CHỨC
Cao

CÁC DẠNG CẤU TRÚC TỔ CHỨC DỰ ÁN
Theo
Chức năng

Theo
Ma trận

Theo
Dự án

Thẩm
quyền
Nhà
QLDA

Thấp
Phổ của các kiểu tổ chức
Cty về các
tiện ích
(Utility)
(Điện,nước)
(vận hành thường xun)

Cơng ty

Xây dựng

(Theo dự án)


CẤU TRÚC TỔ CHỨC



CHỌN LỰA CẤU TRÚC TỔ CƯỨC

Các nhân tố trong lựa chọn cấu trúc tổ chức


Số lượng dự án và mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án





Mức độ không chắc chắn (không ổn định) trong các dự án




Dự án có thường xuyên diễn ra?
Có mức độ quan trọng tương đối giữa các dự án?
Hệ thống kiểm sốt phản hồi

Các dạng cơng nghệ được sử dụng



Số lượng công nghệ sử dụng? Thời gian sử dụng?



Mức độ phức tạp của dự án
 Thời gian của dự án
 Nguồn lực được sử dụng trong các dự án
 Chi phí cố định
 Các yêu cầu về dữ liệu

19


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Chia sẻ dữ liệu
Chia sẻ nguồn lực
Ít phức tạp
1 loại công nghệ

CHỌN LỰA CẤU TRÚC TỔ CHỨC
Theo
Chức năng

Theo
Dự án

Theo

Ma Trận
Công nghệ hỗn hợp
Tổ chức không đặc biêt
Muốn giảm chi phí

Cần phản hồi nhanh
Nhiều loại Cơng nghệ
Phức tạp
Nguồn lực nhỏ
Ít ổn định