Cac bai giang excel

Giáo trình Tin học văn phòng
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Phần 2: Bảng tính điện tử Excel
Chơng 1 :KHáI NIệM Và THAO TáC CƠ BảN
I . CáC KHáI NIệM CƠ BảN :
- Excel là một phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trờng Windows
có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau :
+ Thực hiện đợc nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
+ Tổ chức và lu trữ thông tin dới dạng bảng nh bảng lơng, bảng kết toán, bảng thanh toán,
bảng thống kê, bảng dự toán...
+ Khi có thay đổi dữ liệu bảng tính tự động thay tính toán lại theo dữ liệu mới.
1 . Khởi động Excel :
Cách 1 : Chọn Start, chọn Program, chọn Microsoft Excel.
Cách 2 : Nhắp trên nút lệnh Microsoft Excel trên thanh công cụ Office.
2 . Giới thiệu màn hình giao tiếp của Microsoft Excel:
Thanh thực đơn

Thanh định dạng

Thanh tiêu đề

Thanh chuẩn
Thanh công thức

Ô hiện hành
Thanh cuộn
Bảng tính thành phÇn

3. Giíi thiƯu cưa sỉ øng dơng cđa Excel:
a. Thanh tiêu đề( Tittle Bar): Chứa tên của phần mềm ứng dụng và tên bảng tính hiện hành.

b. Menu Bar: thực đơn hàng ngang, liệt kê tên các mục lệnh chính cđa Excel.
c. C¸c thanh dơng cơ : Chøa c¸c lƯnh tắt dới dạng các biểu tợng, ta có thể sử dơng c¸c lƯnh trong
Excel nhanh chãng b»ng c¸ch Click cht vào các biểu tợng này.
- Để cho hiện ra các thanh dơng dơng cơ chän lƯnh : View / Toolbars, đánh dấu vào hộp kiểm của
các thanh dụng cụ muốn hiƯn ra. C¸c thanh dơng cơ chÝnh bao gåm:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhãm gi¸o viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long


Giáo trình Tin học văn phòng
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ Thanh chuẩn (Standard): chứa c¸c lƯnh vỊ tƯp tin, in Ên, sao chÐp,…
+ Thanh định dạng (Formatting) : chứa các lệnh về định dạng bảng tính,
+ Thanh công thức (Formula): chứa địa chỉ, dữ liệu hoặc công thức của ô hiện hành
+ Thanh trạng thái (Status): thể hiện trạng thái làm việc hiện thời của bảng tính
+ Thanh cuộn (Scroll): dùng để hiện thị phần bảng tính bị che khuất.
d. Phần bảng tính chính (Workbook): dùng để nhập dữ liệu và thực hiện tính toán. Trong mỗi
workbook đợc mặc định có 3 sheet (bảng tính thành phần). Trong một Workbook gồm có tối đa 255
Sheets, mỗi Sheet đợc xem nh một bảng tính dùng để chứa dữ liệu, biểu đồ, hình ảnh...
- Trong một Sheet gồm có 256 cột đợc đánh thứ tự bằng các ký tự chữ cái A, B, C,... và 65536 hàng
đợc đánh thứ tự 1, 2, 3,..., 65536. Giao giữa cột và hàng là ô, địa chỉ của ô là < địa chỉ cột >< địa chỉ
hàng >.
- Địa chỉ ô đợc phân thành 2 loại chính nh sau:
+ Địa chỉ tơng đối: A1, B2, H6
+ Địa chỉ tuyệt đối: $A$1, $B$2,..
Chú ý: Cách tạo địa chỉ tuyệt đối
+ C1: hoặc là bạn gõ dấu $ trong khi nhập địa chỉ ô.
+ C2 : hoặc là sau khi khai báo địa chỉ ô, bạn gõ phím F4
- Để thuận tiện trong việc quản lý các Sheet trong Workbook, nên đặt tên cho chúng, bằng cách :
nhắp nút phải lên trên Sheet , chọn Rename, gõ tên và Enter.
- Để chèn thêm 1 Sheet vào Workbook chọn lệnh : Insert WorkSheet

II . CáC THAO TáC CƠ BảN TRONG BảNG TíNH Và TậP TIN:
1 . Di chuyển con trỏ ô :
- Tại một thời điểm luôn có một con trỏ ô trong bảng tính quy định ô hiện hành để nhập hay điều
chỉnh dữ liệu. Để di chuyển con trỏ ô hiện hành ta sử dụng: tổ hợp phím mũi tên. một số phím tắt
nh:
PgDn
: Xuống một trang màn hình.
Alt + PgUp : Sang trái một trang màn hình.
Alt + PgDn : Sang phải một trang màn hình.
Ctrl + Home : Trở về ô A1.
PgUp
: Lên trên một trang màn hình.
2 . Vïng :
- Vïng bao gåm mét hay nhiỊu « liên tục. vùng đợc xác định bởi tọa độ vùng : Địa chỉ ô
đầu : địa chỉ ô cuối . Vd : A1 : B3.
3 . ChÌn dßng, cét
a . Chèn dòng ( Rows) :
+ Chọn các dòng bằng cách : nháy ( hoặc rê chuột nếu chọn nhiều dòng ) tại đờng viền dọc
của bảng tính.
+ Thực hiện lệnh : Insert / Rows .
b . ChÌn cét :
+ Chän c¸c cét b»ng sè cét mn chÌn .
+ Chän lƯnh : Insert / Columns.
c . Sao chÐp/di chun d÷ liƯu:
+ Chọn dữ liệu muốn sao chép/di chuyển
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long


Giáo trình Tin học văn phòng
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+ Chọn lệnh Edit Copy/Cut

+ Di chuyển ô hiện hành đến nơi cần chép tới.
+ Thực hiện lệnh Edit/ Paste
d . Đánh số thứ tự :
+ Gõ giá trị số bắt đầu.
+ Thực hiện thao tác Copy nhng trớc khi kéo thì nhấn thêm phím Ctrl.
4 . Thao tác trên tập tin Workbook :
+ Một tập tin của Excel gọi là một Workbook có phần mở rộng là XLS và trong đó có nhiều
Sheet.
- Lu tr÷ tËp tin Workbook : chän lƯnh File / Save hay nhÊn tỉ phỵp phÝm : Ctrl + S . hay nhấn nút
trên thanh dụng cụ. Lần đầu tiên cho phép đa tên tập tin vào, chọn th mục cũng nh đĩa sẽ cất tập tin.
Những lần sau lệnh trên cho phép cất thêm dữ liệu vào tập tin.
- Mở tập tin đà có trên đĩa : Lệnh File / Open.
- Më 1 tËp tin míi : LƯnh File / New.

Chơng 2 : ĐịNH DạNG BảNG TíNH
I . THAY ĐổI Độ RộNG CộT Và CHIềU CAO HàNG :
Cách 1 : Giữ chuột trên biên bên pải của tên địa chỉ cột (hay bên dới hàng), khi đó chuột có hình :
hoặc
click
chuột sau đó kéo sang trái hoặc phải (trên hoặc d ới để đều chỉnh độ rộng của cột
(hoặc hàng).
Cách 2 :
- Xác định (chọn) các cột cần chỉnh.
- Chọn Format/ Column :
+ Width: Khai báo độ rộng cột
+ Auto Fit Selection : Tù ®éng chØnh ®é réng cét võa víi d÷ liƯu.
+ Hide : Èn cét.
+ Unhide : chän hiện ra các cột bị ẩn trong khối chọn.
II . ĐịNH DạNG FONT CHữ :
- Chọn các cells cần định dạng.

- Chọn lệnh : Format/ Cells (hoặc nhắp chuột phải trên phần văn bản chọn và chọn Format
Cells. Chọn tab Font.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long


Giáo trình Tin học văn phòng
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

- Chọn Font chữ (Font), kiểu font chữ (Style), kích thớc (Size), Kiểu gạch chân (Underline), màu
(Color)
III . Kẻ KHUNG Và TÔ NềN
Cách 1 :
- Chọn các cells cần kẻ khung.
- Chọn lệnh : Format Cells nhấn tab Border :

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long


Giáo trình Tin học văn phòng
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Style : chọn kiểu nét kẻ khung
Reset : Chọn vị trí kẻ khung ứng với kiểu nét kẻ tơng ứng đà chọn (viền quanh : Outline và
các đờng kẻ trong Inside).
Border : Chọn vị trí kẻ khung tơng ứng : Trên, Dới, Trái, Phải, ở giữa, đờng chéo.
Có thể chọn None hay click lại lên nút kẻ khung tơng ứng để bỏ kẻ khung.
Cách 2 : Có thể nhắp lên nút Borders trên thanh dụng cụ Formatting :
Sau đó chọn vào vị trí kẻ khung tơng ứng trên thanh dụng cụ.
Có thể click lại cho vị trí kẻ khung tơng ứng nổi lên để bỏ kẻ khung.
IV . CANH CHỉNH Dữ LIệU TRONG CáC CELL : TAB ALIGNMENT
- Chän d÷ liƯu mn canh chØnh.

- Chän lÖnh : Format – Cells – chän Tab Alignment :

- Text Alignment : canh chỉnh văn bản
+ Horizontal : Canh chØnh theo chiỊu ngang cđa Cell gåm c¸c tïy chän : Bên trái : Left; bên
phải : Right, Trung tâm : Center, canh đều : Justify; Canh văn bản vảo giữa các ô (thờng theo hàng)
đang chọn: Center Across Selection.
+ Vertical : Canh chØnh theo chiỊu ®øng cđa cell : Bootom : ë díi; Top : ë trªn; Center : ở
giữa.
- Orientation : Xoay văn bản theo độ hay xếp chồng các chữ.
- Text control:
+ Wrap text : nếu đánh dấu, văn bản trong các cells chọn sẽ tự động xng hµng khi hÕt
chiỊu réng cđa Cell.
+ Shrink to fit : Tự động điều chỉnh kích thớc dữ liệu trong ô sao cho có thể thấy đợc toàn
bộ nội dung mà không cần điều chỉnh lại độ rộng cột.
+ Merge Cells : Hợp nhất các cell trong khối chọn thành một cell.
V . ĐịNH DạNG MàU NềN Và MẫU NềN VĂN BảN.
- Chọn các cell định tô màu.
- Chọn lệnh Format Cells chọn Tab Patterns .
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long


Giáo trình Tin học văn phòng
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Chọn màu nền và mẫu nền muốn tô.

VI . ĐịNH DạNG KIểU Dữ LIệU Số
Dữ liệu số rất thờng đợc nhập trong Excel, có thể định dạng số chèn thêm dấu cách nhóm theo từng
3 chữ số, chèn thêm các ký hiệu tiền tệ
- Chọn cột/ các ô muốn định dạng.
- Thực hiện lệnh : Format Cells chọn Tab Number.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long


Giáo trình Tin học văn phòng
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Trong Category : chọn dạng số cần định dạng .
+ General : dạng số mặt định ban đầu .
+ Text : Dữ liệu có dạng văn bản (ngay cả khi nó là số).
+ Scientific : sè hiĨn thÞ theo sè mị .
+ Percentage : phần trăm (tự động cghia số cho 100 và xuất hiện dấu %).
+ Number : Cho phép định dạng phần số lẽ của số, có chèn thêm dấu phân cách phần ngàn
không, số âm sẽ đợc hiển thị nh thế nào.
+ Currentcy : dạng tiền tệ(có hiển thị ký hiệu tiền tệ (đợc nhập trong ô Symbol).
+ Date : cách hiển thị ngày tháng.
VII: Vẽ biểu đồ
- Chọn vùng dữ liệu cần tạo biểu đồ
- Insert/ Chart => xuất hiện hộp thoại
+ Chọn kiểu biểu đồ trong ô Chart type => Next
+ Chän kiĨu thĨ hiƯn trong phÇn Series in => Next
+ Gõ tiêu đề cho biểu đồ => Finish

Chơng 3 : CáC HàM EXCEL
I .Sử dụng các hàm mẫu cđa Excel :
a. Excel cã mét sè hµm mÉu dïng tiện lợi cho việc tính toán.
Dạng thức tổng quát của hàm : =Tên hàm (danh sách đối số).
- Tên hàm : tên các hàm mẫu của Excel nh : Sum, Average, Min, Max...
- Danh sách đối số : có thể là một trị số, dÃy các ô, địa chỉ ô, địa chỉ vùng (ôđầu : ô cuối),
công thức, tên hàm...
b . Công thức:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long

Giáo trình Tin học văn phòng
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Bắt đầu bằng dấu = và kế tiếp là công thức cần lập. Trong công thức có thể là những con số cần
tính, các hàm và các toán tử tơng ứng nh sau:
Toán tử
+
*
/
^
>,>=,<,<=,+, <>
&
:
,
%

Tên
Cộng
Trừ
nhân
Chia
Mũ
So sánh
Nối
Tham chiếu
Ngăn cách
Phần trăm

Ví dụ
=2+2
=4-2

=4*5
=10/5
4^2
=10>8
=Hoa & Hong
= Sum(B5:B15)
=Sum(B5,C5,F5)
=7*2% 0.14

Kết quả
4
2
20
2
16
True
Hoa Hong

- Trong công thức bạn có thể sử dụng giá tri trong các ô khác để tính bằng cách tham chiếu
đến địa chỉ của nó , nếu giá trị trong ô tham chiếu thay đổi thì giá trị của ô chứa công thức cũng thay
đổi theo, có nghĩa là công thức sẽ đợc tính toán lại.
- Trong công thức có thể có các hàm tính toán (sẽ đợc giới thiệu trong phần hàm)
c. Các hàm cơ bản
1. Hàm Sum(Danh sách các trị) : tính tổng của các giá trị có trong danh sách.
Danh sách các trị có thể là các số, địa chỉ ngăn cách nhau bởi dấu, nhng thờng là địa chỉ vùng.
Ví dụ : dữ liệu trong các ô B1, B2 , B3 là 2, 5 ,7 :
= Sum(B1:B3) cho giá trị : 14.
2 . Hàm Average(Danh sách các trị) : tính trung bình cộng của các giá trị có trong danh sách.
Ví dụ : =Average(B1:B3) : cho giá trị : 4.6666.
3 . Hàm Max(Danh sách các trị) : cho kết quả là giá trị lín nhÊt trong danh s¸ch

VÝ dơ : =Max(B1:B3) : cho giá trị : 7.
4 . Hàm Min(Danh sách các trị) : Cho kết quả là giá trị nhỏ nhất trong danh sách.
Ví dụ : =Min(B1:B3) : cho giá trị : 2.
5 . Hàm SUMIF(Danh sách điều kiện,Điều kiện,Danh sách cộng) : TÝnh tỉng c¸c sè trong s¸ch céng> cã néi dung trong <Danh sách điều kiện> tơng ứng thỏa <Điều kiện> .
Ví dụ :
A
B
C
1
Stt
Tên sản phẩm
Số lợng bán
2
1
Bánh ngọt
20
3
2
Bia
15
4
3
Bia
23
5
4
Rợu
12
6

5
Bia
12
8
Tổng số lợng Bia đà bán:
=Sumif(B2:B6,"Bia",C2:C6)
=> Kết quả trả về là: =15+23+12=50
6 . Hàm IF(Điều kiện, Giá trị đúng,Giá trị sai) :
-Điều kiƯn lµ mét biĨu thøc Logic. Excel sÏ kiĨm tra kÕt cđa biĨu thøc Logic : NÕu ®óng sÏ
xt hiƯn <Giá trị đúng>, nếu sai sẽ xuất hiện <Giá trị sai>. Biểu thức điều kiện thờng chứa các toán
tử so s¸nh : <, > , >= , <=, =, <>.
- Bản thân <Giá trị đúng> và <Giá trị sai> có thể là những hằng trị, biểu thức hoặc là 1 hàm
(có thể là hàm IF con).
Trong biểu thức điều kiện của hàm IF thờng sử dụng các hàm : And, Or
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long


Giáo trình Tin học văn phòng
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------7 . Hàm AND(Điều kiện 1, Điều kiện 2,...) : cho giá trị đúng khi mọi điều kiện nên trong danh sách
đều đúng.
Ví dụ : =AND(3>2,5<8) : cho giá trị True.
=AND(3>2,6<5) : cho giá trị False.
8 . Hàm OR(Điều kiện 1, Điều kiện 2, ...) : cho giá trị đúng khi 1 trong những điều kiện con là
đúng.
Ví dụ : = OR(3>2,5=8) : cho giá trị True.
=OR(3<2,5=8) : Cho giá trị False.
9 . Hàm MID(Text,m,n) : Trả về số ky tự chỉ định (n) trong chuỗiText bắt đầu đợc lấy từ ký tự thứ
m..
Ví dụ : = Mid(Microsoft Excel,6,4) : cho giá trị soft.
10 . Hàm RIGHT(Text,n) : Trả về giá trị n ký tự nằm bên phải chuỗi Text.

11 . Hàm LEFT(Text,n): Trả về giá trị n ký tự nằm bên trái chuỗi Text.
12 . Hàm TRIM(Text): Loại trừ tất cả các khoảng trắng thừa trong chuỗi, ngoại trừ dấu cách giữa
các từ.
13 . Hàm VALUE(Text): Chuyển chuỗi số thành giá trị số.
II . CáC HàM Dữ LIệU TRÊN BảNG TíNH
1 . Các hàm số học
* Hàm ABS(N) : cho giá trị tuyệt đối cđa biĨu thøc sè N
vÝ dơ: =ABS(-25)
cho kÕt qu¶ 25
=ABS(5-149) cho kết quả 144
* Hàm SQRT(N): cho giá trị căn bËt hai cđa biĨu thøc sè N (N>0)
VÝ dơ: =INT(236.26) cho kết quả 236
* Hàm PI(): cho giá trị số Pi (3.141593)
2 . Các hàm thống kê
* Hàm COUNT(Danh sách các trị): đếm cho số các ô chứa trị số trong <Danh sách các trị>
Ví du : =COUNT(-2, VTD.5,8)
cho kết quả 3
=COUNT(Dt:D8)
cho kết quả 7
* Hàm COUNTA(Danh sách các trị): đếm số các ô chứa dữ liệu trong <Danh sách các trị>
ví dụ: =COUNTA(-2, VTD,5,8)
cho kết quả 4
=COUNTA(Dt:D8)
cho kết quả 8
* Hàm COUNTIF(Danh sách,Điều kiện) : đếm số các ô chứa trị số trong danh sách thỏa điều kiện
* Hàm RANK(x,Danh sách) : xác định thứ hạng của trị x so với các giá trị trong <Danh sách>. Trị
x và danh sách phải là các trị số, nếu không sẽ gây ra lỗi #VALUE!. Trị x phải rơi vào một trong các
trị của danh sách, nếu không sẽ gây ra lỗi #N/A !.
ví dụ: =RANK(E2,E $2:E$8)
cho kết quả 5

=RANK(E3,E$2:E$8)
cho kết quả 6
=RANK(E4,E$2:E$8)
cho kết quả 3
3 . Các hàm Ngày, Tháng, Năm (Day, Month, Year)
* Kiểu dữ liệu ngày (Date)
Dữ liệu ngày là một dạng đặc biệt của dữ liệu số. Sau đây là một số dạng trong Excel:
dd/mm/yy
: nếu nhập vào ô:11/1/96, kết quả là 11/01/96
dd-mmm-yy
: nếu nhập vào ô:11/1/96, kết quả là 11-jan-96
dd-mmm
: nếu nhập vào ô :11/1/96, kết quả là 11-jan
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long


Giáo trình Tin học văn phòng
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------mmm-yy
: nếu nhập vào ô : 11/1/96, kết quả là jan-96
Chú ý, muốn thay đổi dữ liệu kiểu ngày theo kiểu Anh Mỹ: Tháng/ngày/năm hoặc theo kiểu Việt
nam: Ngày/tháng/năm, ta phải đổi trong Windows : Start – Setting – Control Panel ch¹y Regional
Setting, Chän Date mới thay đổi đợc.
* Hàm DAY(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ: = DAY(“11/1/96”)
cho kÕt qu¶ 11
= DAY(“11-jan-96”)
cho kÕt qu¶ 11
= DAY(B5)
cho kÕt quả 15
(khi B5 chứa gía trị kiểu ngày:15/01/96)

*Hàm MONTH(Dữ liệu kiểu ngày) : cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ: =MONTH(11/1/96)
cho kết quả 1
= MONTH(A5)
cho kết quả 2
(khi A5 chứa giá trị kiểu ngày:20/02/95)
* Hàm YEAR(Dữ liệu kiểu ngày): cho gía trị năm của dữ liệu kiểu ngày.
Ví dụ: =year(11/1/95)
cho kết quả 1995
=year(A5)
cho kết quả 1996
( khi A5 chứa gía trị kiểu ngày: 11-jan-96)
4. Hàm tìm kiếm
* Hàm VLOOKUP(x,Bảng,Cột tham chiếu,Cách dò): dò tìm trị <x> ở cột bên trái của bảng, khi
tìm có thì lệch qua bên phải đến <Cột tham chiếu> đễ lấy trị trong ô ở đó ứng với vị trí của <x>.
- Bảng: là một khối các ô, thờng gồm nhiều hàng và nhiều cột. cột bên trái luôn luôn chứa các trị để
dò tìm, các cột khác chứa các trị tơng ứng ®Ơ tham chiÕu.
- Cét tham chiÕu :lµ thø tù cđa cột (tính từ trái của bảng trở qua), cột đầu tiên của bảng là cột 1.
- Cách dò: là số 0 hoặc số 1 . Ngầm định là 1.
+ Nếu cách dò là 1: Danh sách ở cột bên trái của bảng phải xếp theo thứ tự tăng dần.
+ Nếu cách dò là 0: Danh sách ở cột bên trái của bảng không phải xếp theo thứ tự.
III . CƠ Sở Dữ LIệU TRÊN BảNG TíNH - CáC HàM TRÊN CSDL
1 . Khái niệm cơ bản vê cơ sở dữ liệu ( Database)
Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin, dữ liệu đợc tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê,
truy tìm, xóa, rút trích những dòng dữ liệu thỏa mÃn một tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng. Để thực
hiện các thao tác này ta phải tạo ra các vùng Database, Criteria và Extract.
- Vùng Database là vùng cơ sở dự liệu gồm ít nhất 2 dòng. Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột, gọi
là tên vùng tin (Field name) của cơ sở dữ liệu. Tên các vùng tin phải là dữ kiện kiểu chuỗi và không
đơc trùng lặp. Các dòng còn lại chứa dữ liệu, mỗi dòng gọi là một mẫu tin CSDL ( Record).
- Vùng Criteria là vùng tiêu chuẩn chứa ®iỊu kiƯn ®Ĩ t×m kiÕm, xãa, rót trÝch, ®iỊu kiƯn của vùng

tiêu chuẩn.
- Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề còn các thao tác tìm kiếm , xóa ... không
cần dùng đến vùng này.
2 . Thao tác tìm kiếm, rút trích và xóa :
a . Tìm kiếm :
Trong thao tác này chỉ cần tạo trớc vùng Database và vùng Criteria không cần tạo trớc vùng Extract
- Di chun con trá vµo vïng Database.
- Chän lƯnh : Data / Filter / Advanced Filter. Hép tho¹isau hiƯn ra :

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long


Giáo trình Tin học văn phòng
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

- Chọn Filter the list, in place ( hiển thị những mẫu tin thỏa mÃn điều kiện ngay trên vùng CSDL).
- Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp List Range.
- Xác định địa chỉ vïng Criteria vµo hép : Criteria Range.
- Gâ Enter hay chọn OK, Các mẫu tin không thỏa điều kiện trong vùng Criteria sẽ bị dấu đi, chỉ
trình bày các mẫu tin tháa m·n ®iỊu kiƯn. Chó ý, sau ®ã mn liệt kê lại toàn bộ nội dung các mẫu
tin của CSDL, dïng lÖnh Data / Filter / Show All.
b . Rút trích :
- Trong thao tác này , cần tạo tríc vïng Database, vïng Criteria vµ vïng Extract.
+ Di chun con trỏ ô vào vùng Database.
+ Chọn lệnh : Data / Filter / Advanced Filter . Hôp thoại nh chức năng tìm kiếm hiện ra.
+ Chọn Copy to Another Location ở mục Action.
+ Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp List Range.
+ Xác định địa chỉ vùng Criteria vào hộp Criteria Range.
+ Xác định địa chỉ các tiêu đề cđa vïng Extract vµo hép Copy To.
+ Gâ Enter hay chọn OK, các mẫu tin thỏa điều kiện trong vùng Criteria sẽ đợc chép vào

vùng Extract.
Nếu chọn Unique Records Only : C¸c mÉu tin gièng nhau nhng trong vïng trÝch chỉ tồn tại một
mẫu tin . Nếu không chọn :trích đầy đủ các mẫu tin thỏa mÃn điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
c . Xóa :
Trong thao tác này chỉ cần tạo trớc vùng Database và vùng Criteria ,không cần tạo trớc vùng
Extract.
- Thực hiện các bớc nh thao tác tìm kiếm .
- Sau khi trong vùng CSDL liệt kê các mẫu tin thỏa mÃn điều kiện trong vùng Criteria, chọn các
dòng này và thực hiện lệnh Edit / Delete Row.
- Thùc hiÖn lÖnh Data / Filter / Show All để trình bày trở lại càc mẫu tin bị giấu.
3 . Các dạng vùng tiêu chuẩn :
a . Tiêu chuẩn hằng số và chuỗi :
Ô điều kiện là một hằng số hay chuỗi : nhập trực tiếp vào ô ngay dới vùng điều kiện.
VD :
CHứC Vụ
GĐ

LƯƠNG
1000000

Trong ô điều kiện có thể chứa ký tự đại diện ? hay *.
TÊN
Ví dụ : Tiêu chuẩn Tên bắt đầu bằng chữ H :
H*
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long


Giáo trình Tin học văn phòng
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------b .Tiêu chuẩn so sánh
Ô ®iỊu kiƯn chøa to¸n tư so s¸nh kÌm víi gi¸ trị so sánh. Các toán tử so sánh gồm: > (lín h¬n) <

( nhá h¬n) >= (lín h¬n hay b»ng) = ( bằng) ,<> ( khác)
Ví vụ : tiêu chuẩn Số CON lớn hơn 2:
c . Tiêu chuẩn công thức
Ô điều kiện có kiểu công thức. Trong trừơng hợp có sử dụng tiêu chuẩn này cần lu ý:
-Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là một tiêu đề khác với tất cả càc tiêu đề của vùng Database.
-Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin đầu tiên để so sánh. Ví dụ: tiêu chuẩn ký tự
đầu tiên của tên khác H
Công thức trong ô ®iỊu kiƯn lµ:
=LEFT (C2,1)<>“H”
Xt hiƯn TRUE / FALSE hay 1 / 0
d . Liên kết tiêu chuẩn
Có thể tìm kiếm,xóa hay rót trÝch c¸cmÈu tin trong vïng Database b»ng c¸ch giao (AND) hay hội
(OR) của nhiều điều kiện khác nhau.
.Nếu các ô điều kiện khác cột có tính chất giao (và)
. Nếu các ô điều kiện khác dòng có tính chất hội ( Hoặc).
Vd
Chức vụ
Lơng
TP
>1000000
Đây là vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện : Lơng >1000000 và chức vụ là TP.
4 . Các hàm trong cô sở dữ liệu :
a . Hàm DSUM (vùng CSDL, N, Vùng tiêu chuẩn) : Cho kết quả là tổng dữ liệu số trên cột thø N
cđa nh÷ng mÉu tin trong <vïng CSDL> tháa m·n đợc điều kiện của <Vùng tiêu chuẩn>.
N : Số thứ tù cđa cét trong vïng CSDL cÇn thơc hiƯn tÝnh tổng, cột đầu tiên đợc tình số 1.
Ví dụ : Tính tổng lơng của những ngời có Lơng >=1000000
= DSUM(A1:F6,6,H2:H3)
ở đây vùng tiêu chuẩn :
H
2 Lơng

3 >1000000

b . Hàm DMAX(Vùng CSDL, Cét tÝnh tỉng (N), Vïng tiªu chn) :
Cho kÕt quả là giá trị lớn nhất trên cột thứ N của những mẫu tin trong <Vùng CSDL> thỏa mÃn đợc
điều kiện của <Vùng tiêu chuẩn>.
Ví dụ : Mức lơng lớn nhất của những ngời có Lơng >=1000000
= DMAX(A1:F6,6,H2:H3) ( Vùng tiêu chuẩn nh trong DSUM) .
c . Hàm DCOUNT(Vùng CSDL, Cột tính tổng (N), Vùng tiêu chuẩn)
Cho kết quả là số ô chứa giá trị số trên cột thứ N của những mẫu tin trong <vùng CSDL> thỏa mÃn
đợc điều kiƯn cđa <Vïng tiªu chn>.
VÝ dơ : TÝnh sè ngêi đợc thởng là 200000 :
= Dcount(A1:F6,3,H2:H3) . Trong đó vùng tiêu chuẩn :
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long


Giáo trình Tin học văn phòng
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------H
2 Thởng
3 >1000000
d . Hàm DCOUNTA(Vïng CSDL, Cét tÝnh tỉng (N), Vïng tiªu chn) :
Cho kết quả là số ô chứa dữ liệu trên cột thø N cđa nh÷ng mÉu tin trong <Vïng CSDL> tháa mÃn
điều kiện của <Vùng tiêu chuẩn >.
Ví dụ : Tính số học viên đạt kết quả giỏi :
= DcountA(A1:F6,3,H2:H3) . Trong đó vùng tiêu chuẩn :
H
2 Xếp loại
3 Giỏi
e . Hàm DAVERAGE(Vùng CSDL, Cột tính tổng (N), Vùng tiêu chuẩn) :
Cho kết quả là giá trị trung bình trên cột thø N cđa nh÷ng mÉu tin trong <Vïng CSDL> tháa mÃn
điều kiện của <Vùng tiêu chuẩn>.

Ví dụ : Tính bình quân lơng cùa những ngời có chức vụ là GĐ :
= Daverage(A1:F6,6,H2:H3)
Trong đó vùng tiêu chuẩn :
H
2 Chức vụ
3 GĐ
5 . Tổng hợp số liệu theo nhóm : SUBTOTAL
Trên một CSDL thờng có nhu cầu tổng hợp số liệu theo nhóm, ví dụ theo nhóm hàng, theo đơn vị,
ngày tháng ... Tính năng Subtotal của Excel dùng để phân tích các nhóm dữ liệu đồng thời chèn vào
cuối mỗi nhóm những dòng thống kê, tính toán và một dòng tổng kết ở cuối phạm vi.
Các bớc thực hiện :
B1 . Sắp xếp CSDL theo khóa là cột cần thực hiện tổng hợp thống kê.
- Quét chọn khối dữ liệu( ví dụ A2:F15).
- Thực hiện lệnh Data / Sort.
+ Tại phần Sort By : Chọn trờng (cột ) cần sắp, chọn Ascending : sắp xếp theo chiều tăng
+ Tại phần My List Has : chọn Header Row.
B2 . Đặt con trỏ vµo vïng CSDL. Chän lƯnh Data / Subtotals, :
- Hép ®èi tho¹i sau hiƯn ra :
+ Trong mơc At each change in chọn cột/tiêu đề cần tạo nhóm tổng hợp.
+ Trong mơc Use Function chän hµm Sum ( Chän hµm cần tính toán / thống kê).
+ Trong mục Add Subtotal to chọn những vùng mục tin cần tính toán / thống kê).
+ Chọn OK hoặc gõ Enter.
Muốn hủy bỏ tính năng Data / Subtotal trong CSDL vừa làm, thực hiện lệnh : Data / Subtotals rồi
chọn Remove All.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long


Giáo trình Tin học văn phòng
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

IV . IN ấN
1 . Định dạng trang giấy in :
Thực hiện lệnh : File / Page Setup, hộp đối thoại sau hiện ra :

a . Chọn mục Page : để định chế độ in ngang hay in däc, chän lo¹i giÊy in....
- Trong Orientation : chän Portrait ®Ĩ in däc, Landscape ®Ĩ in ngang.
- Trong Scaling : Chọn tỉ lệ in. Nên giữ 100% Normal Size. Trờng hợp chỉ thiếu vài dòng chọn Fit to
1 Page lúc đó Excel sẽ ép lại cho vừa mét trang.
- Trong Page Size : Chän kÝch cì giÊy in.
- Trong Print Quality : Chọn chất lợng in, càng nhiều dpi ( dot per inche) nét chữ càng sắc sảo.
b . Chọn mục Margins để canh lề :

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long


Giáo trình Tin học văn phòng
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Top : lề trên ; Bottom : LỊ díi ; Left : LỊ tr¸i ; Right : LỊ ph¶i.
- Center on Page : Chän / bá chän canh gi÷a.
+ Horizontally : Canh gi÷a trang theo chiỊu ngang.
+ Vertically : Canh gi÷a trang theo chiỊu däc.
2 . Xem tríc khi in :
Thùc hiƯn lƯnh File / Print Preview hoặc nháy chuột vào biểu tợng Print Preview . Excel
chuyển sang chế độ Preview, cho phép xem và hiệu chỉnh tổng quát bố cục, nội dung dữ liệu trên
bảng tính trớc khi in. Màn hình Preview nh sau :

3 . In ra giÊy in :
Chän mét trong nh÷ng cách sau :

- Nháy chuột vào biểu tợng Print
- Thực hiƯn lƯnh File / PrinT ( hc gâ Ctrl + P) : hộp đối thoại sau hiện ra để khai báo các thông số
cần thiết.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long


Giáo trình Tin học văn phòng
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

- Trong Print What :
Selection : In vùng đợc chọn.
Selection Sheet : In những bảng tính đợc chọn (bảng tính có con nháy)
Entire WorkBook : In toàn bộ bảng tính có trong tập tin Workbook.
- Coppies : số bảng in.
- Page Range : Phạm vi in.
All : in tÊt c¶.
Page(s) From .... To .....: In tõ trang ..... ®Õn trang .....
Chän OK ®Ĩ in ra máy in đang bật sẵn.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nhóm giáo viên Tin học - Trờng THPT TT Thăng Long