Bai giang Excel chính

TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

 Giảng viên:

THS. LÊ Văn Hùng
 mobile: 0906238311
 e_mail:


Phần IV Excel 2003
•
•
•
•
•
•
•
•

4. 1 Khái quát về Excel
Là phần mềm cơng cụ trong bộ Microsoft office
Thích hợp với cơng tác kế tốn, văn phịng
Tính tương thích cao, làm cơ sở trung gian cho nhiều cơ sở
dữ liệu
Tổ chức dữ liệu dưới dạng bảng biểu như bảng lương, bảng
kế toán, bảng thanh tốn, bảng thống kê, dự tốn.
Nhiều cơng cụ tốn học mạnh xử lý bảng biểu thống kê,
tính tốn tài chính, giải các bài tốn logic và tối ưu
Có nhiều cơng cụ mạnh như vẽ biểu đồ, hình minh họa
Có nhiều cơng cụ hỗ trợ tự động hóa nhiều q trình
Có thể lập trình trong Excel

4.2 Màn hình làm việc của Excel
•

Khởi động Excel:
- Start  Programs  Microsoft office 
Microsoft Excel
- Nháy vào biểu tượng Excel trong Microsoft
office shortcut bar


4.2 Màn hình làm việc của
Excel
Task Pane
Title

Namebox

Row

column

Formula
Border

Trang tính

Menu

Forrmatting

Standard
Scroll bar
Drawing

Status bar


•
•
•
•
•
•

4.2 Màn hình làm việc của
Excel

Title bar: tiêu đề của bảng tính.
Menu bar
Thanh Standard
Thanh Formatting
Thanh Formula
Thanh Drawing


•
•
•

•
•
•

•

4.2 Màn hình làm việc của Excel
Workbook: cửa sổ chứa nội dung tệp. Tên mặc
định là Book#. Phần mở rộng định sẵn là XLS.
Row border, Row column
Row: hàng, đánh số thứ tự. Max – 65536 dòng
Column: cột, đánh số A, B, ..,Z, AA, AB,.., IV.
Max 256 cột. trị mặc định của cột: 9 ký tự.
Ơ (Cell): giao của dịng và cột. địa chỉ của ô: vd
C6. Độ cao (Height) mặc định:12.75 Pt.
Sheet: một trang tính. Workbook có mặc định 3
sheet, tối đa 255 Sheet. Điều chỉnh số Sheet
trong Workbook bằng lệnh
Tools/Options/General, chọn số lượng Sheet.
Có thể điều khiển kiểu, cỡ Font ngầm định


4.3 Tác nghiệp với dữ liệu











Nhập dữ liệu
Phần I
Phần II Chú thích thêm
Làm việc với hàng, cột
Điền dãy số tự động
Sao chép, xóa, Cut dữ liệu trong vùng
Nhập, sao chép công thức
Sao chép với Paste special
Di chuyển vùng dữ liệu
Hủy bỏ thao tác vừa thực hiện


• Là điền một dãy số

Điền dãy số tự động

vào một hàng ơ hay
một cột ơ.
•Gõ giá trị bắt đầu
vào ô đầu. Dùng
lệnh Edit/Fill/Series
 Chọn dòng (cột)

Demo
Chọn Type: Linear- cộng trị bước nhảy, Growth- nhân trị bước
nhảy, Date – theo dạng ngày, AutoFill – điền tự động
Step Value: Trị số bước nhảy, Stop Value: Trị kết thúc

Về AutoFill


4.4 Các kiểu dữ liệu
Kiểu số: chứa các số từ 0 đến 9 và dấu +, • Kiểu chuỗi (Text): Ký tự đầu tiên từ A đến Z và
một số ký tự canh biên. Ký tự số trở thành ký tự
chuỗi khi thêm vào trước nó dấu ‘
• Kiểu cơng thức: Ký tự đầu là =
• Trong ơ hiển thị không phải công thức mà là
giá trị của công thức.
Các tốn tử sử dụng trong cơng thức: cộng +,
trừ -, nhân *, chia /, lũy thừa ^, phần trăm %,
nối chuỗi &, so sánh: bằng =, khơng bằng <>,..
•


Địa chỉ tương đối: ví dụ: A1, B2, C4, D3. Khi sao
chép địa chỉ tham chiếu sẽ thay đổi theo phương,
chiều và khoảng cách. vd: C1 chứa công thức =
A1*B1. Khi sao chép sang ơ C2 thì C2 sẽ = A2*B2
• Địa chỉ tuyệt đối. Có dạng $<dịng>$<cột>. Khi
sao chép nội dung trong ơ sẽ giữ ngun
• Địa chỉ hỗn hợp: Khi 1 dấu $ khơng có trước
hàng(cột). Tại vùng đích, địa chỉ tham chiếu sẽ bị
thay đổi tương ứng theo hàng (cột).
• Di chuyển dữ liệu vùng: chọn vùng Edit/Cut 
Chọn ơ trái vùng đích  Edit  Paste (hoặc Ctrl+V)
•

Dán giá trị
Dùng để sao chép một dãy công thức và chỉ dán
những giá trị tại vùng đích
Chọn value

Các bước
• Chọn dãy ơ sao chép
• Di chuyển đến vị trí mới
• Nháy vào Edit  Paste
special
• Trong hộp thoại Paste
Special chọn Value


2.5 Các thao tác trên tệp
•
•

•
•
•
•

Lưu trữ Workbook với lệnh Save và Save As
(Giống như trong Word) | biểu tượng Save.
Mở tệp Workbook có sẵn: Lệnh File/Open hoặc
biểu tượng Open. Truy cập vào ổ đĩa  thư
mục
Tạo một Workbook mới: Lệnh File New |
biểu tượng New trên thanh cơng cụ

Đóng tệp Workbook: lệnh File/Close.
Bảo vệ bảng tính
Bảo vệ tồn bộ tệp: FileSave As Tools 
General Options nhập Password và Confirm


Cơ sở dữ liệu trên bảng tính

F1:F2 vùng
Criteria
A1: D8 Vùng
Database

A10: D13
vùng Extract


Tìm kiếm bản ghi thỏa mãn điều kiện
•
•

Di chuyển con trỏ vào vùng Database
Thực hiện lệnh Data/ Filter/Avanced Filter

• Chọn Filter the list, in-Place
• Điền Đ/c vùng Database,
vùng Criteria vào các hộp List
Range và Criteria Range
• Đánh dấu các ơ, đ/c sẽ tự
động điền vào các hộp thoại

trên
• KQ: chỉ hiển thị các ơ thỏa
mãn điều kiện.
• Muốn hiện lại toàn bộ:
Data/Filter/Show All


Rút các bản ghi thỏa mãn Đ/k sang vùng khác

Thực hiện giống như tìm kiếm bản ghi thỏa mã
điều kiện. khác biệt ở chỗ trong hộp thoại
Advanced Filter
Chọn Copy to Another
•

location
Vào Đ/c của vùng đích
trong hộp Copy to
Lựa chọn Unique Records
only chỉ hiển thị 1 bản ghi
giống nhau.


Xóa các bản ghi thỏa mãn điều kiện
•
•
•
•
•

Chỉ cần vùng dữ liệu và vùng Criteria
Thực hiện các bước như tìm kiếm đối với tiêu
chuẩn cần xóa.
Nhận được các bản ghi cần xóa.
Edit/Delete/Entire Row để xóa các dịng trên
Data/Filter/Show all để hiện lại những bản ghi
khơng cần xóa.


Các dạng vùng tiêu chuẩn
Dạng 1
Đơn vị
T*

Dạng 2
Lương
<100000

Dạng 3
Ten_M
FALSE

Dạng 4
Đơn vị
Lương
Tu nhiên <=100000
Văn Phịng>=110000

= Left(B2,1)=“M”

• Tiêu chuẩn số hay chuỗi: như vùng F1: F2 ở vd trên
• tiêu chuẩn so sánh: chứa tốn tử và giá trị so sánh
• Tiêu chuẩn công thức:
- Tiêu đề ô tiêu chuẩn phải ≠ tên trong database
- Trong ô điều kiện lấy đ/c ô đầu tiên để so sánh
• Liên kết tiêu chuẩn: khác cột – tốn tử And
khác dịng – tốn tử Or


Lọc nhờ AutoFilter
AutoFilter cho phép tự động lọc theo một tiêu chuẩn nhất
định có sẵn trong Database.
Dùng Data/Filter /AutoFilter. Xuất hiện
trong mọi cột.
nháy vào đó trong cột DON VI, xuất hiện một bảng chọn
như ở cột E. ta có thể chọn các đơn vị, All, Top 10 hoặc
Custom


Tính năng lập dàn trong Excel
• Excel cho phép bạn che dấu hay hiển thị chi tiết một bảng
tính
• Chọn dịng (cột ) cần lập dàn
• Vào Data  Group and outline  Group

• Chọn Rows
• Nháy vào
dấu
để
dấu hoặc mở

rộng dàn.


3. Một số hàm tốn học trong Excel
Excel có một số hàm mẫu dùng tiện lợi và đơn
giản VD: = A3+A4+A5 thay bằng Sum(A3:A5)
• Các hàm số học:
- ABS(N): cho giá trị tuyệt đối của biểu thức
- SQRT(N): căn bậc 2 của số N
- INT(N): cho phần nguyên của biểu thức
- PI(): cho giá trị của số Pi
- Các hàm: MODE, ROUND, AVERAGE,
MAX, MIN, COUNTA(số ơ chứa trị trong DS)
…
•


3. Một số hàm toán học trong Excel
Các hàm ngày tháng:
• DAY, MONTH, YEAR
Các hàm Logic:
• IF (biểu thức Logic, biểu thức 1, biểu thức 2)
• AND (ĐK1, ĐK2,…)
• OR (ĐK1, ĐK2,…)
• NOT (Điều kiện)


4. Định dạng dữ liệu
4.1 Thay đổi kích thước dịng và cột
• Đặt chuột vào đường ngăn cột (hàng) và rê chuột

• Đổi độ rộng nhiều cột (hàng): Lệnh
Format/Column /Width hộp thoại Column xuất
hiện. cho tham số cột (đối với hàng cũng tương
tự)


Định dạng dữ liệu số


Định dạng dữ liệu số
Một số khi nhập vào ô được tự động canh lề phải
• Hiển thị phụ thuộc: Lớp (Category) và dạng. Các
lớp gồm: Number, date, Time, Percent,…Trong
lớp lại có nhiều dạng như: M/D/YY, D-MMMYY,…
• Cách thực hiện định dạng: Lệnh Format  cell,
chọn Number, chọn số chữ số sau dấu phảy, dấu
ngăn cách 1000, kiểu biểu hiện số âm.
• Có thể dùng các nút Currency Style, Percentage
Style, Comma Style, Increase/Decrease Decimal
trên thanh Formatting để định dạng lại dữ liệu số
•


4.4 Hiệu chỉnh vị trí của dữ liệu trong ơ