Quản lý dự án Chương 1 Một số kiến thức cơ bản

Nguyễn Anh Hào
Khoa CNTT – HV CNBCVT II
2005 - 2006
2
Ch.I
•
Tài liệu tham khảo:
–
A Guide to The Project Management Body Of
Knowledge (PMBOK). Website: pmi.org
3
Ch.I
MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ SỞ
MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ SỞ
CHƯƠNG I
1. Dự án
Mục tiêu
Tiến trình
Sự hình thành
2. Quản lý dự án
Giải quyết vấn đề
Các tiến trình dự án
Giai đoạn và chu kỳ sống
Tác nhân (stakeholders)
Các ảnh hưởng
Các kỹ năng quản lý dự án
4
Ch.I
Trạng thái
Hiện tại
Trạng thái

Hiện tại
Trạng thái
Tương lai
Trạng thái
Tương lai
1. Dự án
Tổ chức
hiện tại
Tổ chức
tương lai
“Không hài lòng”
“Mong muốn”
Tiến hành
Chiến lược phát triển
Các dự án
yes
Các mục tiêu
Quản lý
dự án
Một dự án được sinh ra là để thực hiện các mục tiêu chiến lược
5
Ch.I
Dự án là gì ?
•
Dự án là sự nổ lực tạm thời để làm ra một sản phẩm hoặc
dịch vụ đặc thù.
•
Tính chất tạm thời
–
Có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc

–
Tổ chức nhân lực chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian
nhất định
–
Tính chất tạm thời không áp dụng cho sản phẩm.
•
Tính chất đặc thù
–
Làm ra sản phẩm chưa có trên thị trường, hoặc
–
Các công việc trước đây chưa từng làm
6
Ch.I
Sự tinh chỉnh từng bước
•
Do tính đặc thù, dự án cần thực hiện thận trọng bằng cách
tinh chỉnh từng bước để giảm bớt việc làm lại (rework).
•
Là một quá trình hoàn thiện dần kết quả qua từng bước
thực hiện để tạo ra sản phẩm ngày càng phù hợp với yêu
cầu đối với sản phẩm.
•
Quá trình tinh chỉnh tạo điều kiện cho người làm dự án
nhận thức về dự án ngày càng hoàn thiện hơn để giảm bớt
rủi ro khi thực hiện dự án.
Hiện trạng Mục tiêu Thực hiện Kết quả Tinh chỉnh

Cần

Cần

Không
1
2
3
Đối chiếu
7
Ch.I
Mục tiêu
•
Là những kết quả cụ thể của các hoạt động sản xuất mà
người quản lý muốn có.
–
Là sản phẩm thỏa mãn các tiêu chuẩn đã quy định
–
Là các vấn đề (khuyết điểm) phải được giải quyết (khắc
phục)
•
Phải khả thi và đo lường được.
–
Khả thi: làm được với khả năng hiện có
–
Đo lường được: kết quả được diễn tả theo đơn vị đo nào
đó, ví dụ: theo % khối lượng công việc, kích thước và
khối lượng sản phẩm,…
8
Ch.I
Vai trò của mục tiêu
•
Đối với dự án: dùng để tập trung nguồn lực vào hoạt động

tạo sản phẩm có hiệu quả, không lãng phí nguồn lực.
•
Đối với tổ chức: dùng để dẫn dắt các hoạt động của tổ
chức thực hiện mục đích (lâu dài) của tổ chức đó
T
3
T
2
T
1
T
Mục đích
Mục đích
Các mục tiêu
Các mục tiêu
P
1
P
2
P
3
G
P
4
9
Ch.I
Tiến trình
•
Là một hoặc một chuổi các hoạt động liên kết nhau để tạo
ra sự thay đổi theo như mong muốn

Inputs
Inputs
Outputs
Outputs
Resources
Constraints
1. Đầu vào
2. Đầu ra
3. Thời gian
4. Nguồn lực
5. Ràng buộc
Những gì cần cung
cấp cho tiến trình để
biến đổi thành đầu ra
Những gì mà
người ta cần tiến
trình tạo ra
10
Ch.I
Nguồn lực
•
Nhân lực (human resource): Là kiến thức, kinh nghiệm,
kỹ năng và sức lao động của con người.
–
Thực hiện, và tạo ra các nguồn lực khác.
–
Kiểm soát và điều khiển tiến trình (quản lý)
•
Công cụ (tools): Là phương tiện được con người trực tiếp
sử dụng để thực hiện công việc (máy, phần mềm, )

–
Trợ giúp tăng năng suất và chất lượng
•
Phương pháp (methods): Là các quy tắc, quy trình, kỹ
thuật, công nghệ được áp dụng vào tiến trình
–
Tối ưu các hoạt động của tiến trình, tăng hiệu quả
–
Giúp cho tiến trình chắc chắn thực hiện đúng
11
Ch.I
Ràng buộc
•
Là các yêu cầu bắt buộc phải tuân thủ đối với tiến trình.
1. Ràng buộc trên kết quả của tiến trình
•
Vd: Tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm
2. Ràng buộc trên hoạt động của tiến trình
•
Vd: Phương pháp, Quy trình làm dự án
3. Ràng buộc trên liên kết, để nó không gây rủi ro cho
các tiến trình khác (bị phụ thuộc vào nó)
•
Vd: Tiến độ, Giả định, Mốc đánh giá (milestone)
12
Ch.I
Quản lý dự án
•
Quản lý là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm để
điều khiển nguồn lực thực thi các tiến trình để giải quyết

các bài toán
–
Hoạch định, tổ chức thực hiện, giám sát, điều khiển
–
Theo chu trình “Plan – Do – Check – Act” (Shewhart)
•
Quản lý dự án là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kỹ thuật
và công cụ vào các hoạt động của dự án để thỏa mãn các
yêu cầu đối với dự án.
–
Xác định rõ yêu cầu, vì yêu cầu thể hiện mục tiêu và
các ràng buộc của dự án;
–
Xác định phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro,…
–
Lập kế hoạch thực hiện, giám sát, điều khiển tiến trình
13
Ch.I
Giải quyết bài toán
•
Bài toán (problem):
là sự khác biệt giữa hiện trạng
là sự khác biệt giữa hiện trạng
(current state)
và mong muốn
và mong muốn (desired state).
–
Khắc phục các khuyết điểm (“weakness”) đã được phát
hiện qua các triệu chứng biểu hiện trong tổ chức
–

Chớp lấy thời cơ (“opportunity”), qua việc phân tích
các diễn biến từ môi trường bên ngoài của tổ chức.
•
Giải pháp (solution): là cách để giảm bớt sự khác biệt giữa
hiện trạng và mong muốn.
–
Giải pháp là một phương án được chọn để áp dụng.
–
Kết quả áp dụng giải pháp là cái cần phải có.
•
Giải quyết bài toán (problem solving): là tìm và thực hiện
giải pháp cho bài toán.
14
Ch.I
Phương pháp giải quyết bài toán
1.
1.
Nhận biết các tín hiệu nguy cơ, thách thức
Nhận biết các tín hiệu nguy cơ, thách thức
(
(
hoặc cơ hội)
hoặc cơ hội)
–
Các tín hiệu nguy cơ là các biểu hiện “bất thường” có
có xu hướng kéo dài và ảnh hưởng đến tổ chức
•
Vd: doanh thu giảm, trể tiến độ,
–
Được nhận biết qua các kênh thông tin

•
Hình thức: các báo cáo định kỳ, các cuộc họp,…
•
Phi hình thức: Dư luận, tiếp xúc hàng ngày,
–
Vai trò của hệ thống thông tin là để phát hiện và cung
cấp thông tin định vị bài toán.
15
Ch.I
Phương pháp giải quyết bài toán
2.
2.
Định nghĩa bài toán
Định nghĩa bài toán
–
Các tín hiệu nguy cơ là hiện tượng, “triệu chứng”
(symtomp) cho biết bài toán (,là nguyên nhân của các
triệu chứng,) đang tồn tại, cần phải tìm.
Năng suất
LĐ kém
Năng suất
LĐ kém
Quản lý
kém
Quản lý
kém
Không có
Tiêu chuẩn
Không có
Tiêu chuẩn

(hiện tượng)
(nguyên nhân)
(hiện tượng)
Nguyên nhân là do Nguyên nhân là do
Gây ra
Gây ra
–
Định nghĩa bài toán là để

Giới hạn phạm vi bài toán để có giải pháp khả thi

Tránh hiểu lầm cho những người cộng tác
16
Ch.I
Phương pháp giải quyết bài toán
3.
3.
Tìm giải pháp cho bài toán
Tìm giải pháp cho bài toán
–
Giải pháp là phương án tốt nhất được chọn, dựa trên
các tiêu chuẩn: kỹ thuật, kinh tế, pháp lý, vận hành và
kế hoạch
Bài toán
Bài toán
Phương án 1
Phương án 1
Phương án 2
Phương án 2
Phương án 3

Phương án 3
Giải pháp
Giải pháp
Tìm p. án
Phát sinh phương án và
các tiêu chuẩn đánh giá
Chọn p.án tối ưu sau khi đánh
giá phương án theo các tiêu chuẩn
Chọn p. án
17
Ch.I
Phương pháp giải quyết bài toán
4.
4.
Thực thi giải pháp và đo lường kết quả
Thực thi giải pháp và đo lường kết quả
–
Thực thi giải pháp để tạo ra những thay đổi cần thiết
để giải quyết bài toán
–
Đánh giá là để kiểm chứng giữa kết quả dự kiến từ
giải pháp và kết quả thực tế có được ở hiện trạng
mới, để ra các quyết định tiếp theo
Hiện trạng
Hiện trạng
Hiện trạng mới
Hiện trạng mới
Kq.Thực tế
Kq.Thực tế
Bài toán

Bài toán
Kq. Dự kiến
Kq. Dự kiến
Đánh giá
Đánh giá
Giải pháp
Giải pháp
Áp dụng
Áp dụng
(Các hoạt động kiến tạo, mức ý tưởng)
(Các thay đổi ở hiện trạng, mức vật lý)
(Các hoạt động quản lý)
Nhận thức
Nhận thức
18
Ch.I
Hai loại tiến trình dự án
1.
1.
Tiến trình tạo sản phẩm
Tiến trình tạo sản phẩm (product oriented process): là
tiến trình chính của dự án trong chuổi tiến trình tạo ra giá
trị để dự án đạt được mục tiêu.
Nhập nguyên
vật liệu
Nhập nguyên
vật liệu
Gia công,
chế biến
Gia công,

chế biến
Phân phối
sản phẩm
Phân phối
sản phẩm
Bán
sản phẩm
Bán
sản phẩm
2.
2.
Tiến trình quản lý
Tiến trình quản lý (management process) điều khiển các
tiến trình tạo sản phẩm.
–
Tạo ra môi trường hoạt động tốt cho các tiến trình sản
xuất.
–
Không trực tiếp tạo ra sản phẩm / dịch vụ mà chỉ định
hướng cho các tiến trình sản xuất, để đạt được mục
tiêu
19
Ch.I
Tác động giữa 2 loại tiến trình
Inputs
Outputs
tiến trình quản lý
tiến trình sản xuất
giám sát, đo lường
hoạch định,điều khiển

•
Hoạch định, điều khiển để tạo ra những quyết định,
mệnh lệnh điều khiển các tiến trình tạo sản phẩm.
–
xác định mục tiêu, phân tích rủi ro, xử lý tình huống
•
Giám sát, đo lường là để thu thập những thông tin, sự
kiện từ các tiến trình sản xuất.
–
Thống kê, phân tích các hoạt động sản xuất
20
Ch.I
Tiến trình tạo sản phẩm và mục tiêu
•
Các tiến trình tạo sản phẩm làm thỏa mãn dần mục tiêu.
–
Theo cách “tinh chỉnh từng bước”
–
Đối chiếu kết quả với mục tiêu để thực hiện tiếp
•
Các tiến trình liên kết nhau bằng “output – input”.
–
Các tiến trình phụ thuộc nhau trong chuổi tiến trình
–
Có rủi ro sẽ làm chuổi tiến trình bị hư hỏng, không
“đến” được mục tiêu
Change to W
1
W
1

W
2
W
4
W
3
P
1
P
2
Change to W
2
P
3
Change to W
3
Time
T
1
T
2
T
3
T
4
21
Ch.I
Các nhóm tiến trình quản lý dự án
1. Khởi động: thiết lập môi trường & thủ tục quản lý
2. Hoạch định: Thiết lập cấu trúc dự án & hoạch định các

tiến trình (thứ tự, thời gian, kết quả, ràng buộc)
3. Thực hiện: Thực hiện những gì đã hoạch định
4. Điều khiển: Giám sát, đo lường để điều khiển thực hiện
5. Kết thúc: Chuyển giao và chấm dứt các tiến trình
Initiating
processes
Initiating
processes
Planning
processes
Planning
processes
Controlling
processes
Controlling
processes
Executing
processes
Executing
processes
Closing
processes
Closing
processes
1
2
3
4
5
22

Ch.I
Chu kỳ sống của dự án
•
Dự án tiến hành qua nhiều giai đoạn (phases), mỗi giai
đoạn đều có kết thúc bằng kết quả chuyển giao cho các
giai đoạn kế tiếp.
–
Để quyết định dự án có cần thực hiện tiếp không
–
Để phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót
Giai đoạn
Khởi động
Giai đoạn thực hiện Giai đoạn
Kết thúc
Chi phí và mức nhân lực
Điểm bắt đầu Điểm kết thúc
Chuyển giao
23
Ch.I
Chu kỳ sống của dự án
•
Các nhóm tiến trình cũng có thể xếp chồng lên nhau
•
Nhóm công việc hoạch định, điều khiển được thực hiện
trong suốt chu kỳ sống của dự án
Hoạch định Thực hiện
Kết thúc
Khởi động
Giám sát, điều
khiển

24
Ch.I
Chu kỳ dự án và sản phẩm
Hoạch định
sản phẩm
Khởi động Thực hiện Kết thúc
Khai thác
Sản phẩmYêu cầu
Cập nhật sản phẩm
(Chu kỳ sản phẩm)(Chu kỳ dự án)
Charter
Scope Schedule
/BPP
Progress
Test
Approval
Delivery
(ý tưởng) (thực tế)
“Time to market”
25
Ch.I
Các tác nhân (stakeholders)
•
Là những người giữ một hoặc nhiều vai trò đối với dự án.
–
Trực tiếp: Trưởng dự án, khách hàng, tổ chức, nhóm
thực hiện và quản lý dự án, nhà tài trợ
–
Gián tiếp: người qlý hành chính, người làm luật (thuế)
•

Có những ảnh hưởng nhất định đến sự thành công hoặc
thất bại của dự án
–
Tích cực: họ mong muốn dự án thành công vì có lợi ích
nhất định từ dự án. Vd: Những tổ chức có tài trợ cho
các dự án công nghiệp hóa
–
Tiêu cực: họ không muốn dự án được tiến hành vì các
tác động có hại của dự án đối với môi trường. Vd:
Những tổ chức bảo vệ môi trường
•
Dàn xếp các tác động từ stakeholder để dự án thành công
–
Quản lý các yêu cầu, đàm phán – thỏa thuận