Tài liệu Tài liệu Quản lý dự án. Chương 1: Giới thiệu về dự án & quản lý dự án doc

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN & QUẢN LÝ DỰ AÙN
Qu n lý d án là m t trong nh ng ki n th c lâu i nh t và áng khâm
ph c nh t c a loài ngư i: 7 kỳ quan th gi i: vi c xây d ng kim t
tháp, v n lý trư ng thành, các thành ph c , nhà th , lăng t m, các kỳ
quan th th i.
I. GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN:

1.1 Các định nghóa về DA
• Dự án là hình tượng về một tình huống (trạng thái) mà ta muốn đạt tới.
• Dự án là sự nổ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm
hoặc dịch vụ duy nhất
• Dự án là một hoạt động đặc thù tạo nên một cách có phương pháp và
định tiến với các nguồn lực đã cho.
• Dự án là một tổng hợp có tổ chức của các hoạt động và các qui trình
được tạo ra để thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong một giới hạn về
nguồn vốn và các kỳ hạn đã được xác lập trước

● D án = ý tư ng + hành ng
● D án là t p h p các n l c b gi i h n b i th i gian, ngu n l c
nh m áp ng các yêu c u ã ư c xác nh.
Ở nghóa rộng rãi nhất, dự án là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ
có liên quan v i nhau, được thực hiện nhằm đạt ư c m c mục tiêu đề ra trong
điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách

1.2 Các đặc điểm của một dự án:
• Mục tiêu dự án rõ ràng: Dự án có các kết quả mong muốn và được phân
chia thành nhiều nhiệm vụ nhỏ được phối hợp với nhau.
• Thời hạn nhất định: có điểm khởi đầu và kết thúc Chu kỳ hoạt động của dự
án. Bất kỳ m t sự chậm trễ nào sẽ kéo theo nhiều yếu tố bất lợi.

_________________________________________________________________________________
1


• Tính độc nhất (uniqueness ):
luôn thay đổi và không bao giờ lập lại
giống nhau.
• Sự tương tác lẫn nhau (interdependencies ):
PM phải duy trì các mối
tương tác giữa các bộ phận trong tổ chức ( tiếp thị, tài chính, sản xuất...) một
cách rõ ràng cũng như với các đối tác bên ngoài.
• Sự xung đột (conflict): các thành viên trong nhóm dự án luôn mâu thuẫn
trong vai trò lãnh đạo, các nguồn lực trong việc giải quyết các vấn đề của dự
án.
CHU KỲ HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN (LIFE CYCLE)
% dự án
hoàn thành

100%

Chậm

Nhanh
I

II

III

Chậm

Điểm kết thúc

Thời gian
Khởi đầu
Điểm bắt đầu

triển khai

kết thúc

• Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu: hình thành sơ bộ các ý định đầu tư.
Phân tích và lập dự án (design) thẩm định dự án (appraisal)
chọn lựa
(selection)
• Giai đoạn II: giai đoạn triển khai: Hoạch định (planning); lập tiến độ
(scheduling); điều hành (organizing); giám sát (monitoring) và kiểm soát
(controlling) quá trình thực hiện.

_________________________________________________________________________________
2


• Giai đoạn III: giai đoạn đánh giá và kết thúc dự án: phân tích những
thành công và thất bại của dự án
những kinh nghiệm và bài học

- Nhà qu n lý d án xem vòng i d án là n n t ng c a vi c qu n
lý d án. Vi c xác nh các giai o n trong vịng i d án ch
mang tính tương i.

+ Giai o n xác nh d án: xác nh : (1) M c tiêu, (2)
c
i m (tính năng k thu t, th hi u, s lư ng, ch t lư ng, …), (3)
Công vi c ph i làm, (4) S ch u trách nhi m, (5) i d án.
+ Giai o n l p k ho ch: xác nh các yêu c u c a d án, bao
g m : (1) Th i gian th c hi n/l ch trình, (2) Ngân sách, (3) Tài
nguyên/ngu n l c áp ng, (4) M c
r i ro/l i nhu n, (5) Phân
công nhân s .
+ Giai o n th c hi n d án: tr l i các v n : d án có th c
hi n úng ti n ? Có
ngân sách hay khơng? Có c n thay i
gì khơng? Do ó, các công vi c ph i làm trong giai o n này bao
g m: (1) l p báo cáo (ti n
th c hi n, chi phí, các gi i pháp k
thu t), (2) Xác nh các n i dung c n thay i, (3) Xác nh ch t
lư ng qu n lý d án, (4) ưa ra các d báo.
+ Giai o n chuy n giao: g m ho t ng phân ph i s n ph m
cho khách hàng (hu n luy n khách hàng) và b tri l i các ngu n
l c th c hi n d án này cho d án khác.
- Theo trư ng phái XHCN, chu kỳ d án bao g m 3 giai o n:
+ Giai o n chu n b u tư: (1) phân tích cơ h i, (2) chu n b báo
cáo ti n kh thi/kh thi, (3) ánh giá d án và ra quy t nh u
tư.
+ Giai o n u tư: (1) thi t l p cơ s pháp lý cho ho t ng u
tư (tài chính, chuy n giao cơng ngh , s h u trí tu , t ai…), (2)
Thi t k chi ti t/thi t k cơ s (chu n b a i m, l a ch n công
ngh , k ho ch xây d ng, u th u, ký h p ng,…), (3) Xây
_________________________________________________________________________________
3

d ng và l p t thi t b , (4) Ti p th , (5) Tuy n d ng và hu n
luy n nhân s , (6) ưa vào v n hành.
+ Giai o n s n xu t: ho t ng s n xu t kinh doanh c a t ch c.
- Lưu ý :
i v i các d án cơng ngh cao, có th có nhi u giai
o n hơn. Ví d như d án phát tri n ph n m m có 5 giai o n: (1) Xác
nh d án, (2) Giai o n thi t k , (3) Giai o n mã hóa, (4) Giai o n
tri n khai th nghi m và nghi m thu, (5) b o hành, b o trì.
Trong th c t , vòng
các nhi m v tr ng tâm.

i d án ư c s d ng

ch ra ti n trình

NỔ LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN (LEVEL OF EFFORT)
Mức nổ lực
Đỉnh (Peak)
của DA

t
K/niệm

Lựa chọn

Hoạch định, lập tiến độ Đánh giá và
Giám sát, kiểm soát kết thúc

_________________________________________________________________________________
4


CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN (COST OF PROJECT)
Chi phí của
dự án

Thời gian
•
•
•
•
•

Giai đoạn khởi đầu: chi phí thấp
Giai đoạn triển khai: chi phí tăng
Càng về sau
chi phí càng tăng
Rút ngắn tiến độ
chi phí tăng lên nhiều
Theo thời gian
tính bất định của chi phí sẽ tăng lên nhiều

1.3 Sự khác biệt giữa chương trình - dự án - nhiệm vụ
Chương trình (Program): kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án
Dự án (Project): quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau,
được thực hiện nhằm đạt mục tiêu đã đề ra trong đi u ki n ràng buộc về thời
gian, nguồn lực và ngân sách
Nhiệm vụ (Task): nổ lực ngắn hạn trong vài tuần/vài tháng được thực hiện bởi

1 tổ chức nào đó, động thời tổ chức nầy có thể kế hợp với các nhiệm vụ khác để
thực hiện dự án

_________________________________________________________________________________
5


Dự án 1
Dự án 2

Nhiệm vụ 1
Nhiệm vụ 2

Chương trình i

Dự án i

Nhiệm vụ i

Chương trình n
(Program)

Hệ thống
(System)

Chương trình 1
Chương trình 2

Dự án n
(Project)

Nhiệm vụ n
(Task)

1.4 Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng
DỰ ÁN
Có chu kỳ hoạt động rõ ràng

PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
Tồn tại lâu dài

Thời điểm bắt đầu và kết thúc theo Không có đặc điểm cụ thể liên quan
ngày lịch
đền ngày lịch (ngoại trừ ngân sách tài
chính năm)
Dự án có thể kết thúc đột ngột khi Tồn tại liên tục
không đạt mục tiêu
Do tính độc đáo của dự án
việc không bị lặp lại
Nỗ lực

công Thực hiện theo các công việc và chức
năng đã biết

tổng hợp được hoàn thành Công việc tối đa được thực hiện với

trong sự ràng buộc về thời gian và ngân sách sàn/trần hàng năm (ceiling
_________________________________________________________________________________
6

nguồn lực

budget)

Việc dự báo thời gian hoàn thành và Tương đối đơn giản
chi phí gặp khó khăn
Liên quan đến nhiều kỹ năng trong Chỉ liên quan đến một vài kỹ năng
nhiều tổ chức và thay đổi theo các trong một tổ chức
giai đoan của dự án
Tỉ lệ và các loại chi phí thay đổi liên Tương đối ổn định
tục
Bản chất năng động

Bản chất ổn định

1.5. Phân loại dự án :
*Căn c vào tính chất của dự án :
a. Dự án thay thế :
Dự án thay thế là lọai dự án được thực hiện nhằm mục đích
thay thế TSCĐ cũ bằng TSCĐ mới tốt hơn , hiện đại hơn ,
hiệu quả hơn .
b.Dự án mở rộng :
Là loại dự án nhằm mục đích gia tăng thị phần , gia tăng
doanh số . Hay mục đích tăng cường khả năng sản xuất và
tiêu thụ trên những sản phẩm hiện có .
b. Các dự án phát sinh nhằm đáp ứng yêu cầu pháp lý ,
phục vụ an tòan sức khỏe …..
*Căn cứ vào tầm quan trọng và quy mô xây dựng công trình
:(Theo quy định Bộ KH-ĐT)

_________________________________________________________________________________
7


a.Dự án nhóm A : Bao gồm các loại dự án sau đây:
- Dự án đầu tư xây d ng công trình không kể mức vốn đầu
tư thuộc các lónh vực : bảo vệ an ninh quốc phòng có tính
chất bảo mật quốc gia , có ý nghóa chính trị xã hội quan
trọng.
- Dự án đầu tư xây d ng công trình không kể mức vốn đầu
tư thuộc các lónh vực : sản xuất chất độc hại, chất nổ, hạ
tầng khu công nghiệp.
- Các dự án đầu tư xây d ng công trình có vốn đầu tư trên
600 tỷ đồng thuộc các lónh vực : công nghiệp điện, khai thác
dầu khí, hóa chất, phân bón, chế tạo máy, ximăng, luyện
kim, khai thác chế biến khoán sản, các dự án giao
thông(cầu, cảng biển,sân bay,đường sắt,đường quốc lộ), xây
dựng khu nhà ở.
- Các dự án xây d ng công trình có vốn đầu tư trên 400 tỷ
đồng đến 600 tỷ đồng thuộc các lónh vực : thủy lợi, giao
thông ,cấp thoát nước và công trình hạ tầng kỷ thuật, kỹ
thuật điện, sản xuất thiết bị thông tin, điện tử,tin học, thiết
bị y tế ,công trình cơ khí khác ,sản xuất vật liệu,bưu
chính,viễn thông.
-Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư trên
300 tỷ đồng đến 400 tỷ đồng thuộc các lónh vực : công
nghiệp nhẹ, sành sứ, thủy tinh, in, vườn quốc gia, khu bảo
tồn thiên nhiên, sản xuất nông lâm nghiệp,nuôi trồng thủy
sản, chế biến nông-lâm.
_________________________________________________________________________________

8


- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư trên
200 đến 300 tỷ đồng thuộc các lónh vực : y tế, văn hóa, giáo
dục, phát thanh, truyền hình, xây dựng dân dụng khác (trừ
nhà ở ),kho tàng, du loch,thể dục thể thao,nghiên cứu khoa
học và các dự án khác.
b.Dự án nhóm B :gồm
- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư tư 30
đến 600 tỷ đồng thuộc các lónh vực : công nghiệp điện, khai
thác dầu khí, hóa chất, phân bón, chế tạo máy, xi măng,
luyện kim, khai thác chế biến khoán sản, các dự án giao
thông(cầu,cảng biển,cảng sông,sân bay,đường sắt,đường
quốc lộ,xây dựng khu nhà ở.
- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn từ 20 đến 400
tỷ đồng thuộc : thủy lợi,giao thông,cấp thoát nước và công
trình hạ tầng kỷ thuật, kỷ thuật điện, thiết bị thông tin,điện
tử, tin học hóa,hóa dược,thiết bị y tế ,công trình cơ khí khác,
sản xuất vật liệu,bưu chính viễn thông.
- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư từ 15
đến 300 tỷ đồng thuộc : công nghiệp nhẹ, sành sứ,thủy tinh,
in, vườn quốc gia, khu bảo tồn thiên nhiên, sản xuất nông
lâm nuôi trồng thủy sản, chế biến nông lâm.
- Các dự án đầu tư xây dựng công trình có vốn đầu tư từ 7
đến 20 tỷ đồng thuộc : y tế, văn hóa,giáo dục, phát thanh,
truyền hình, xây dựng dân dụng khác (trừ xây khu nhà ở),
kho tàng, du lịch, thể dục thể thao ,nghiên cứu khoa học và
các dự án khác .
_________________________________________________________________________________

9


c.Dự án nhóm C gồm :
- Các dự án xây dựng công trình có vốn đầu tư dưới 30 tỷ
đồng thuộc lónh vực : công nghiệp điện, khai thác dầu khí,
hóa chất, phân bón, chế tạo máy, xi măng, luyện kim, khai
thác chế biến khoán sản, các dự án giao thông, xây dựng
khu nhà ở.
- Các dự án xây dựng công trình có vốn dưới 20 tỷ đồng,
thuộc các lónh vực: thủy lợi, giao thông, cấp thoát nước và
công trình hạ tầng kỷ thuật, kỷ thuật điện, sản xuất thiết bị
thông tin, tin học, hóa dược,thiết bị y tế,công trình cơ khí
khác, sản xuất vật liệu, bưu chính viễn thông.
- Các dự án xây dựng công trình có vốn đầu tư dưới 15 tỷ
đồng : công nghiệp nhẹ, sành sứ thủy tinh, in, vườn quốc
gia, khu bảo tồn thiên nhiên, sản xuất nông lâm, nuôi trồng
thủy sản, chế biến nông lâm.
- Các dự án xây dựng công trình có vốn đầu tư dưới 7 tỷ
đồng : y tế, văn hóa, phát thanh, truyền hình, xây dựng dân
dụng khác (trừ khu nhà ở ), kho tàng, du lịch, thể dục thể
thao, nghiên cứu khoa học và các dự án khác.
II. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
QUẢN LÝ DỰ ÁN: Q trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organising),
lãnh đạo (leading) và kiểm tra (controlling) các công việc và các nguồn lực
để hoàn thành các mục tiêu đã định
CÁC CHỨC NĂNG QLDA:
_________________________________________________________________________________
10

• Hoạch định (planning): Xác định cần phải làm gì, bao gồm: xác định
mục tiêu và thiết lập các công cụ để đạt mục tiêu trong điều kiện giới
hạn về nguồn lực và phải phù hợp môi trường hoạt động
• Tổ chức ( organizing): Quyết định công việc được thực hiện như thế
nào, tức cách thức huy động và sắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý
để thực hiện kế hoạch
• Lãnh đạo (leading): Nhà quản lý biết cách hướng dẫn và động viên
nhân viên, xử lý các mâu thuẩn trong tổ chức
• Kiểm soát (controlling): Đánh giá các hoạt động và hiệu chỉnh khi cần
thiết nhằm đảm bảo các kế hoạch thực hiện theo đúng tiến độ và đạt
được mục tiêu dự án. Phải xây dựng được hệ thống thông tin tốt để thu
thập và xử lý số liệu liên quan.
kiểm soát = giám sát + so sánh + sửa sai
TẦM QUAN TRỌNG CỦA QLDA:

Qu n lý d án khơng cịn là s qu n lý ơn thu n. nó ã tr thành
1 phương pháp chu n kinh doanh. Càng ngày t m quan tr ng c a d
án càng l n trong vi c óng góp vào nh hư ng chi n lư c c a doanh
nghi p. T ó, “K nguyên qu n lý d án” ang b t u th c d c v i
nh ng lý do sau:
- Vòng òi c a s n ph m ngày càng ng n:
S lan t a c a thông tin kh p th gi i làm gi m l i th c nh tranh
c a s n ph m m i (d b nhái, b t chư c). CAD (Computer-aided
design) and CAM (Computer-aided manufacturing) ã, ang và s làm
cho vòng i c a s n ph m ti p t c ng n i. Vòng i c a các s n
ph m công ngh cao ch vào kho ng t 1,5 n 3 năm. 30 năm trư c,
vòng i kho ng 10-15 năm r t hi m g p. V i vi c dòng i ng n như
_________________________________________________________________________________
11

v y, b t bu c các doanh nghi p ph i liên t c ưa các s n ph m m i ra
th trư ng và trư c các i th c nh tranh. i v i s n ph m công ngh
cao, theo th ng kê n u 1 d án b ch m 6 tháng thì có nghĩa là 33% th
ph n b m t. Th i gian ưa s n ph m ra th trư ng i v i các s n
ph m m i tr nên c c kỳ quan tr ng vì t c
thay i công ngh ngày
càng nhanh. T c
tr thành l i th c nh tranh. S t n t i và phát tri n
c a doanh nghi p t n ng lên i d án và phương th c qu n lý d án
làm sao ph i ưa s n ph m ra th trư ng cành nhanh càng t t.

_________________________________________________________________________________
12


Ví d 1: I N THO I DI
NG NOKIA 6100
Vào mùa xuân năm 1996, các nhà nghiên c u c a Cty i n tho i Nokia
nhóm h p t i Helsinki, Ph n Lan. Tuyên b chung c a h là ph i t o ra
1 hình nh m i cho i n tho i di ng, TD vui nh n. Ph i m t 20
tháng, B ph n marketing báo cáo m t b n danh sách nh ng th thách
kh c nghi t: nh , pin ph i b n, có kh năng ng d ng các ti n ích cơng
ngh cao. Báo cáo cũng cho bi t các i th c nh tranh c a h cũng có
b n báo cáo tương t . => Giám c d án này là Arto Kiema k t lu n:
“Th i gian chính là k thù c a chúng ta”.
i n tho i di ng h nh m t i chính là lo i Nokia 6100 (n ng 4,5
ounce, 1 ounce = 28,35 gam) có kích thư c ch b ng bao thu c lá. Các
nhà nghiên c u báo cáo:

ti t ki m ti n và th i gian, h ph i tái s d ng t t c k thu t
t ph n m m gi i mã n b ng hi n th t hơn 2.100 lo i i n tho i
trư c ó.
phơ trương, h quy t nh cài t thêm nhi u tính năng trong
máy (games, ng h báo th c, th m chí c modem download tin
nh n,…) nhưng không làm gi m th i gian s d ng pin.
- Nokia l ng nghe nh ng khách hàng chính: khách hàng mu n
i n tho i di ng có th s d ng v i các h k thu t khách nhau:
analog, digital và ph i k t n i ư c v i PC. H cũng mu n th i gian s
d ng pin lâu hơn có th nh n ư c nhi u cu c g i hơn.
- Các nhà nghiên c u t p trung vào vi c ti t ki m năng lư ng t i
các b ph n s d ng năng lư ng trong máy i n tho i di ng. H
công tác v i Công ty Taxas Industries, Inc. Công ty này thành công
trong vi c s n xu t chip dùng trong các vi m ch c a máy Nokia ch
c n dòng i n 3 volt thay vì 6 volts.
- V th trư ng, h xác nh th trư ng chính là châu Á => Phát
sinh thêm v n v nút b m và âm lư ng c a chuông.
- H ph i i m t v i h t ng k thu t không ng b : GSM c a
châu Âu và ph n l n châu Á, k thu t s (Digital) t i nư c M , Nh t.
- Cu i cùng, chi c Nokia 6100 u tiên cũng xu t hi n u tiên
úng h n t i Trung Qu c, và k t ó khách hàng kh p th gi i tiêu th
kho ng trên 3 tri u chi c i n tho i.
Nokia 6100 là chi c i n tho i t t nh t trên th trư ng lúc y.
_________________________________________________________________________________
13


- C nh tranh tồn c u:
Tồn c u hóa ư c b t u t nh ng năm 1970s d n n s ti n
b v khoa h c công ngh , áp l c v c i ti n ch t lư ng nhưng ph i c t

gi m chi phí. M nh l nh c a th trư ng m ịi h i hàng hóa ph i r
hơn nhưng ch t lư ng ph i t t hơn. i u này d n n s xu t hi n
thu t ng “qu n lý ch t lư ng di n ra trên kh p th gi i v i ch ng ch
ISO 9000, HACCP, GMP…
i v i ngư i qu n lý d án, nh ng bài
h c v qu n lý d án b t ngu n t bài toán qu n lý ch t lư ng. Do yêu
c u gi m thi u chi phí, các dịng FDI xu t hi n. Càng ngày có càng
nhi u d án. Qu n lý d án t p trung vào 3 v n
: th i gian, chi phí
và k t qu th c hi n ã và ang tr thành 1 phương pháp h u hi u
hoàn thành yêu c u trên.
- Bùng n tri th c:
S bùng n tri th c làm cho d án tr nên ph c t p hơn vì d án
ch a ng nh ng ti n b m i nh t. Trong k nguyên k thu t s ngày
nay, th t khó tìm m t s n ph m khơng ch a 1 con chip. S ph c t p
c a s n ph m t ra yêu c u ph i h p nh t các k thu t chưa ng
nh t. Qu n lý d án xu t hi n như là phương pháp
hoàn thành
nhi m v này.
- S thu h p quy mô c a các t p oàn:
Sau nhi u năm quan ni m “To là t t”, có nhi u i cơng ty sáp
nh p v i nhau
làm gi m áp l c c nh tranh, ngày nay, xu hư ng thu
nh l i và t p trung vào nh ng chuyên môn ch ch t tr thành y u t
s ng còn c a m t doanh nghi p. Các khâu qu n lý trung gian ã tr
thành dĩ vãng. V i cơ c u ngày càng g n nh , qu n lý d án thay th
các t ng l p qu n lý trung gian th c hi n nhi m v
ra. Công vi c
qu n lý d án ngày nay khơng cịn là vi c 1 doanh nghi p (vì gi m quy
mô). Vi c huy ng các ngu n l c bên ngoài tr nên ph bi n, ngư i

_________________________________________________________________________________
14


qu n lý d án không ch qu n lý ngư i trong t ch c ó mà cịn qu n lý
con ngư i n t các t ch c khác.
- Gia tăng s “T p trung vào khách hàng”:
Không ch áp ng nh ng nhu c u chung, s n ph m ngày nay
ph i áp ng nhu c u riêng c a t ng nhóm khách hàng. Yêu c u ph i
t o s g n k t gi a ngư i mua và ngư i bán. Nh ng nhà qu n lý thông
tin khách hàng và i di n bán hàng ang d n th c hi n ch c năng c a
ngư i qu n lý d án nh m th a mãn nh ng nhu c u riêng bi t và yêu
c u t phía khách hàng. Nhà qu n lý d án tr nên c n thi t không ch
cho vi c phát tri n s n ph m m i mà còn duy trì m i quan h v i
khách hàng.
- S phát tri n nhanh chóng c a th gi i th 3 và các n n kinh
t óng:
S s p
c a h Liên Xô c ng v i s m c a c a các nư c theo
ư ng l i ch nghĩa xã h i ã t o ra s bùng n các nhu c u b d n nén
v hàng hóa tiêu dùng và phát tri n h t ng. Các công ty phương Tây
tranh giành nhau gi i thi u s n ph m, hàng hóa c a h => h s d ng
các k năng qu n lý d án
thi t l p các kênh phân ph i và cơ s
ho t ng.
Ngoài ra, s thay i v m t chính tr t o ra m t th trư ng to l n
cho công vi c qu n lý d án trong các lĩnh v c công nghi p và vi n
thông t i nh ng nư c m i m c a.
=> Các công ty nư c ngoài ph i thuê các ngư i qu n lý d án b n
x làm vi c trong môi trư ng văn hóa a qu c gia (các giá tr hồn

tồn khác nhau, thói quen làm vi c khác nhau và nh hư ng cũng khác
nhau).
- D án nh ch a ng nh ng khó khăn l n:
Nh ng thay i nêu trên òi h i doanh nghi p mu n duy trì s
c nh tranh thì ph i liên t c th c hi n nhi u d án song song v i nhau
_________________________________________________________________________________
15


=> Chia s các ngu n l c th c hi n các d án là th thách chính c a
các nhà qu n lý. nh ng ngư i qu n lý nhi u d án nh thư ng ph i i
m t v i nhi u khó khăn l n hơn là nh ng ngư i ch qu n lý 01 d án
l n. Các d án nh thư ng có lư ng r i ro tương t như d án l n
nhưng chúng ư c xem là có tác ng khơng áng k lên doanh nghi p
do ó không ư c s quan tâm y . Và th c t ch ng minh r ng
nhi u d án nh s t o ra hi u qu l n hơn so v i d án l n n u tính
theo su t sinh l i, th i gian thu h i v n,….
MỤC TIÊU CỦA QLDA
Nhiệm vụ cơ bản của PM là quản lý các đánh đổi (trade off) giữa các mục
tiêu: sự hoàn thành, thời gian thực hiện và chi phí
phải đảm bảo có kết quả
mong muốn sao cho thời gian và chi phí là hiệu quả nhất.
Sự hoàn thành
Mức hoàn thiện yêu cầu

Mục tiêu tổng thể
Chi phí
Kinh phí giới hạn

Thời hạn qui định

Thời gian
Một dự án thành công có các đặc điểm sau:
• Hoàn thành trong một thời hạn quy định ( within time)
_________________________________________________________________________________
16


• Hoàn thành trong chi phí cho phép (within cost)
• Đạt được thành quả mong muốn (desired performance)
Dựa vào các mục tiêu được xác định
trúc tổ chức phù hợp nguồn lực yêu cầu

xây dựng phương án thực hiện, cấu

Identify a need
for a product or a service

Define the goals of
the project and
their relative importance

Select appropriate
performance measures

Develop a
schedule

Develop a
budget

Integrate into a project plan

Develop the
technological
(process) concept

What, Whom
What cost
When

Implement the plan

Monitor and control the project

Evaluate project success
_________________________________________________________________________________
17


CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH TRONG GIAI ĐOẠN 1
Start

Who does it

Client, personnel, management

Identification of a need

Need is
Important ?

No
Stop

Management (marketing)

Yes
Management (engineering)

Technical evaluation

Project is
feasible?

Stop

Engineering, Finance

Yes
Development of
alternatives

Engineering, R&D

Benefit-cost analysis

Engineering, marketing, Finance

Selectiont of best
alternatives

Management

Definition of project

Management

_________________________________________________________________________________
18


NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG QLDA
(OBSTACLES IN PROJECT MANAGEMENT)
• Độ phức tạp của dự án
• Yêu cầu đặc biệt của khách hàng
• Cấu trúc lại tổ chức
• Rủi ro trong dự án
• Thay đổi công nghệ
• Kế hoạch và giá cả bị cố định

_________________________________________________________________________________
19


CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG DỰ ÁN (10)
1. Nhiệm vụ và mục tiêu dự án: cụ thể rõ ràng, hiểu một cách thấu đáo
cơ
sở tốt cho việc xây dựng các kế hoạch & quá trình thực hiện dự án
các bên
cam kết tham gia .

2. Sự ủng hộ của lãnh đạo: Cạnh tranh nguồn lực và các yếu tố bất ổn định
đối đầu và khủng hoảng trong công ty
Mối quan hệ chặt chẽ giữa PM và
quản lý cấp cao là chất xúc tác cho sự thành công của dự án.
3. Lập kế hoạch dự án: Lập kế hoạch cụ thể trên các mặt: kỹ thuật, tài chính,
kế toán, lập kế hoạch thông tin kiểm tra, sửa đổi và cập nhật kế hoạch.
4. Tham vấn với khách hàng: hình thành mục tiêu cụ thể của dự án
giúp
sửa đổi các sai lệch trong việc chuyển đổi từ mục đích thành các công việc cụ
thể.
5. Vấn đề đội ngũ: Nhóm dự án được khuyến khích tốt, cam kết rõ ràng với dự
án.
6. Vấn đề kỹ thuật: PM và các thành viên dự án có những kỹ năng chuyên
môn cần thiết.
7. Sự chấp nhận của khách hàng: Khách hàng là người phán xét kết quả của
dự án & quyết định chấp nhận hay không.
8. Kiểm tra dự án: So sánh thực tế và kế hoạch ã t ra, PM xác định sai
lệch, dự đoán các nguyên nhân và đề ra biện pháp giải quyết.
9. Trao đổi thông tin: Quá trình thông tin chặt chẽ giữa các phòng ban, giữa
khách hàng và các thành viên.
_________________________________________________________________________________
20


10. Xử lý trở ngại: Do dự án luôn đối đầu với rủi ro và bất ổn định cao nên
việc hình thành các phương án dự phòng là biện pháp tốt để ngăn ngừa rủi ro

III. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN - PM:
3.1 VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM (Role and Responsible of PM)
Vị trí / mối quan hệ:

Top
management

Government
agencies

Functional
managers

Project
manager

Project
team

Other
organization

Consultants

Client

Subcontractors

PM thực hiện công việc rất phức tạp và đầy thách thức do quan hệ nhiều
nhóm liên quan
• Mâu thuẫn các thành viên trong dự án
• Thương lượng các nhóm liên quan
• Các dự án cạnh tranh về quyền lực
_________________________________________________________________________________

21


• Khách hàng thay đổi yêu cầu …
PM phải giải quyết những mâu thuẫn nầy
Hoạch định
chiến lược

Quản lý
tài chính

Phân bổ
nguồn lực,
lập tiến độ
và tích hợp
* Nhân sự
* Vật tư
*Thiết bị
* Tiền

Các chức năng
quản lý
* Hoạch định
* Tuyển chọn
* Điều phối
* Lãnh đạo
* Kiểm tra

Cung cấp kế
hoạch và

hướng kỹ
thuật

QUẢN LÝ
CẤP CAO
LÃNH VỰC
ĐÀM PHÁN

QUẢN LÝ KẾ HOẠCH / KỸ THUẬT DỰ ÁN

QUẢN LÝ
CHỨC
NĂNG

Các hoạt động thương lượng của PM

_________________________________________________________________________________
22


Vai trò của PM
PM là người chịu trách nhiệm sau cùng về QLDA
hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra

PM phải lập kế

• PM thường là nhà tổng quát (generalist) có kiến thức và có nền tảng
kinh nghiệm phong phú

PM phải có kỹ năng tổng hợp và phương

pháp hệ thống
• Là người thúc đẩy (facilitator)

kích thích sự hợp tác giữa các cá nhân

có kiến thức chuyên ngành khác nhau
• Thương lượng các nguồn lực cần thiết và giải quyết các mâu thuẩn
• Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA
• Tạo thành quả cuối cùng tốt ( end result) với các điều kiện ràng buộc về
nguồn lực
• Ra quy t

nh trong điều kiện không chắc chắn trong môi trường khó

kiểm tra

_________________________________________________________________________________
23


Trách nhiệm của PM
Có 3 câu hỏi chính mà PM thường gặp phải:
1) Công việc nào cần thực hiện ? WHAT
2) Khi nào nó cần thực hiện ?

WHEN

3) Các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc ra sao? HOW
PM

Tài chính

Kỹ thuật

Hợp đồn g

Kế hoạc h

Sản xuất

Chất lượng

PM phải giải quyết được mối liên hệ giữa 3 yếu tố:
Chi phí – Thời gian – Chất lượng

_________________________________________________________________________________
24


Vai trò của nhà quản lý chức năng (Functional manager)
• là những chuyên gia (specialist)
có khả năng phân tích và giải quyết
các vấn đề chuyên môn thuộc lãnh vực của mình
• là nhà kiểm soát kỹ thuật và trực tiếp
K t lu n : Hoạt động trong một môi trường có độ bất ổn định cao và các
giới hạn về thông tin, kinh nghiệm

QLDA là sự phối hợp nhịp nhàng

giữa nghệ thuật và khoa học, PM giỏi cần phải biết nhiều và có nhiều kỹ
năng.

3.2 KỸ NĂNG VÀ PHẨM CHẤT CỦA PM
PM có trách nhiệm đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời hạn trong
nguồn kinh phí giới hạn
đòi hỏi PM phải có nhìn tổng thể các công việc
của dự án và dự án được hoàn thành dựa trên khả năng thuyết phục và đàm
phán với các bộ phận chức năng khác.
Các kỹ năng cần thiết cho một nhà PM:

_________________________________________________________________________________
25