Kỹ Năng Viết Thư Tín.pptx

KỸ NĂNG VIẾT THƯ TÍN
THÀNH VIÊN NHĨM 3
NGUYỄN XN LỰC
NGUYỄN THỊ THUÝ
PHẠM THỊ BÍCH DIÊP
CHU THỊ HÀ
PHẠM THỊ QUỲNH
ĐỖ THỊ HẠNH
NGUYỄN BÍCH NGỌC
TRƯƠNG VĂN LÂM


Khái
niệm
Cấu
trúc

Thư

Nguyên
tắc

tín

Phân
loại

Lưu ý


NỢI DUNG

I. KHÁI NIỆM
 Thư tín là loại văn bản được viết để trao đổi thông tin giữa các cá nhân ho ặc t ổ
chức


I. Khái niệm

Trao
đổi
thơng
tin.

Văn
bản.
Giữa cá
nhân/
tổ
chức.

Thư tín.


Tại sao cần sử
dụng thư tín?


Bảo mật.
Hiệu quả
truyền đạt.

Tầm quan
trọng.

Thuận
tiện.

Ưu
điểm.

Tiết kiệm.


II. Cấu trúc thư tín.
Tiêu đề.
Ký,ghi rõ
họ tên
(chức
vụ).

Ngày,
tháng,
địa danh.

Tên và
địa chỉ
người
nhận.

Lời chào
kết.

Nội dung.

Lời chào
mở đầu.


Ngày,tháng,địa danh.
Tiêu đề.

Nội dung.

Tên và địa chỉ người nhận.

Lời chào kết thúc
Ký và ghi rõ họ tên (chức vụ).


III. Ngun tắc viết thư tín.

Rõ ràng.
Hồn
Nhất
Chính
Lịch
Cụ thể.
chỉnh.
qn.
xác.
sự

*Quy trình 5D khi viết thư tín.

Xác định mục
đích và cách
thức.

Xác định đối
tượng và tình
huống.

Phát triển nội
dung thư.

Gửi thư.

Xác định lỗi.


IV. Phân loại thư

Thư tín

Thư thương
mại

Thư giao
dịch
thương mại

Thư thơng
thường

Thư xã giao
trong kinh
doanh


Thư giao dịch thương mại
Thư
khiếu
lại
Một số
loại thư
khác

Thư
thuyế
t
phục

Thư
đặt
hàng
Thư trả
lời hoặc
từ chối
khiếu lại
Thư xác

nhận
hoặc từ
chối thư
đặt hàng


Thư đặt hàng
Lời chào, lời
đề nghị
Danh mục
và yêu cầu
về sản
phẩm

Thông tin
thanh
toán

Bày tỏ mong
muốn sớm
được hợp
tác


Thư khiếu nại
Thông
tin và
đề nghị
Lý do,
dẫn

chứng

Lời
khen or
động
viên

Lời cảm
ơn

Hẹn
sớm
hồi đáp


Trả lời khiếu nại
Trả lời
ngay khi
nhận được
thư

Khẳng định
yêu cầu khiếu
nại ngay khi
nhận được

Khẳng định yêu
cầu khiếu nại
đang được đáp
ứng

Thuyết phục
khách hàng về
thiếu sót (nếu có)

Gửi lời xin lỗi
và cảm ơn


THƯ TỪ CHỐI KHIẾU NẠI

Trả lời
ngay

Nêu chủ
đề thư,
Thuyế
thông
t phục
cảm,
Cảm
chia sẻ ơn,hy
vọng
hợp tác


Thư yêu cầu điều chỉnh

Lời lẽ nhẹ
nhàng,

câu từ
trong sáng

Lý do,
chứng
minh, giải
Tơn trọng thích thiện
ý
người
nhận thư

Cám ơn,
hẹn sớm
được điều
chỉnh


Thư u cầu thanh tốn tiền, địi nợ

 Địi được tiền
 giữ được mối quan
hệ






Nêu thời hạn chốt
Nhịp thư điều đặn

Tỏ rõ sự cảm thông
Lời lẽ cứng rắn dần

Yêu
cầu

Nguyên
tắc


Thư thuyết phục
 Thư bán hàng
 Thư yêu cầu điều chỉnh
 Thư yêu cầu thanh toán
tiền


Một số loại thư khác


Thư yêu cầu cấp tín dụng



Thư đề nghị được giúp đỡ



Thư yêu cầu sự chiếu cố