Quy trình tuyển dụng

Logo Cơng ty

TÊN CƠNG TY

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG

Mã tài liệu

: ……………….

Phiên bản

: ………………

Ngày hiệu lực : ………………
Tổng số trang : ………………

NGƯỜI SOẠN

…………………
……/……/……

KIỂM TRA

……………………
……/……/……

XEM XÉT

PHÊ DUYỆT

……………………….
……/……/…..

……………………
……/……/….


BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI
STT

Ngày
sửa đổi

Quy trình Tuyển dụng

Trang
sửa đổi

Nội dung sửa đổi

Phê duyệt

Trang 1


MỤC LỤC
1.
2.
3.
4.

5.

6.
7.

MỤC ĐÍCH...................................................................................................................................
PHẠM VI ÁP DỤNG....................................................................................................................
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................................
ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ & CÁC CHỮ VIẾT TẮT............................................................
NỘI DUNG QUY TRÌNH............................................................................................................
5.1 Lưu đồ:.........................................................................................................................................
5.2 Diễn giải.......................................................................................................................................
5.2.1 Lập kế hoạch nhân sự hàng năm..........................................................................................
5.2.2 Duyệt kế hoạch nhân sự.......................................................................................................
5.2.3 Xác định nhu cầu tuyển dụng...............................................................................................
5.2.4 Duyệt nhu cầu tuyển dụng nếu cần......................................................................................
5.2.5 Tìm kiếm ứng viên...............................................................................................................
5.2.6 Tổ chức tìm kiếm, thu thập hồ sơ ứng viên..........................................................................
5.2.7 Sơ tuyển, lựa chọn hồ sơ......................................................................................................
5.2.8 Phỏng vấn.............................................................................................................................
5.2.9 Quyết định chọn ứng viên..................................................................................................11
5.2.10 Đào tạo Hội nhập môi trường...........................................................................................12
5.2.11 Thử việc............................................................................................................................13
5.2.12 Ký kết hợp đồng lao động................................................................................................14
5.2.13 Cập nhật dữ liệu và lưu trữ hồ sơ.....................................................................................14
HỒ SƠ CẦN LƯU LẠI...............................................................................................................14
PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM...............................................................................................................15

Quy trình Tuyển dụng

Trang 2


QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
1. MỤC ĐÍCH
Quy trình tuyển dụng nhằm quy định một thể chế thống nhất trong hoạt động tuyển
dụng nhân sự cho tất cả các bộ phận trong công ty.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Đối tượng áp dụng
- Các đơn vị, cá nhân trong Cơng ty có liên quan đến việc tuyển dụng nhân sự: Ban
Giám đốc, Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng, Giám đốc sản xuất, Quản đốc, Kỹ thuật
phân xưởng có nhu cầu tuyển dụng cơng nhân, Giám đốc/Trưởng phịng NHÂN SỰ/Chun
viên NHÂN SỰ và nhân viên phụ trách tuyển dụng.
- Các đối tượng lao động tham gia dự tuyển
Trách nhiệm áp dụng
- Tất cả các bộ phận trực thuộc Công ty chịu trách nhiệm áp dụng quy trình này.
- Phịng Hành chánh Nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát thực hiện cơng
tác tuyển chọn nhân sự theo đúng Quy trình tuyển dụng.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
- Bộ luật lao động hiện hành.
- Quy trình kiểm sốt thơng tin dạng văn bản.
4. ĐỊNH NGHĨA, THUẬT NGỮ & CÁC CHỮ VIẾT TẮT
- Các chữ viết tắt:
+ CB-CNV

: Cán bộ Công nhân viên

+ CB- NV

: Cán bộ nhân viên

+ BHYT

: Bảo hiểm y tế

+ BHXH

: Bảo hiểm xã hội

+ HĐLĐ

: Hợp đồng lao động

+ MTCV

: Mô tả công việc

+ BP

: Bộ phận

- Các chức danh:
+ TGĐ

: Tổng Giám đốc

+ PTGĐ

: Phó Tổng Giám đốc

Quy trình Tuyển dụng

Trang 3


+ BOD

: Ban Tổng Giám đốc

+ GĐ

: Giám đốc

- Các loại tài liệu:
+ QT

: Quy trình

+ BM

: Biểu mẫu

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1 Lưu đồ:

Quy trình Tuyển dụng

Trang 4

STT

Trách nhiệm

1

Nhân viên Tuyển dụng

2

Ban Tổng Giám Đốc

3

TGĐ/ Người được ủy quyền,
GĐ/ Trưởng phó đơn vị có
nhu cầu tuyển dụng/ Trưởng
phòng Hành chánh Nhân sự

4

Lưu đồ

Tài liệu/ biểu mẫu

Lập KH tuyển
dụng năm

Kế hoạch tuyển dụng
nhân sự năm
BM01/……………….

Phê duyệt

Phiếu đề nghị bổ sung
nhân sự
BM02/……………..
Bảng mô tả công việc
Phiếu đề nghị bổ sung
công nhân
BM03/…………….

Không
duyệt

Duyệt

Xác định
nhu cầu tuyển dụng

TGĐ/PTGĐ/ Giám đốc khối
Phê duyệt

5

Trưởng phòng Hành chánh
Nhân sự/ Nhân viên tuyển
dụng

6

Trưởng phòng Hành chánh
Nhân sự / Nhân viên tuyển
dụng

7

TGĐ/PTGĐ/GĐ/ Trưởng/
Phó đơn vị có nhu cầu tuyển
dụng, Trưởng phịng nhân sự

8

TGĐ/PTGĐ/GĐ/ Trưởng/
Phó đơn vị có nhu cầu tuyển
dụng, Trưởng phịng nhân sự

9

Trưởng/ phó bộ phận có nhu
cầu tuyển dụng/ Bp.Đào tạo/
Nhân viên tuyển dụng

10

Thơng báo tuyển dụng
BM04/…………….
Tìm kiếm ứng

viên nội bộ

Sơ tuyển/
lựa chọn hồ sơ
Khơng
đạt

Phỏng vấn

Đạt

11

12

Trưởng/ phó bộ phận có nhu
cầu tuyển dụng/ Bp.Đào tạo/
Nhân viên tuyển dụng

13

Phịng Hành chánh Nhân sự

Quy trình Tuyển dụng

Khơng
đạt

Đánh giá thử
việc/ học việc

Đạt

Học việc, thử việc

Lưu hồ sơ

Bài kiểm tra chun mơn
BM06/……………. ( nếu
có )

Biểu mẫu theo QT. Đào
tạo

Đào tạo hội nhập

Học việc, thử việc

Hồ sơ xin việc
Phiếu dự tuyển
BM05/……………..
Phiếu kiểm tra hồ sơ

Phiếu dự tuyển
BM05/…………….

Quyết định
chọn ứng viên

Trưởng/ phó bộ phận có nhu
cầu tuyển dụng/ Bp.Đào tạo/

Nhân viên tuyển dụng
Trưởng/ phó bộ phận có nhu
cầu tuyển dụng/ Bp.Đào tạo/
Nhân viên tuyển dụng

Tìm kiếm ứng
viên từ bên ngồi

Hợp đồng thử việc/học
việc
Không
đạt

Phiếu đánh giá cấp quản
lý
BM08/…………………..
Phiếu đánh giá nhân viên
BM09/…………………..
Phiếu đánh giá thử
việc/học việc
BM10/………………….
Hợp đồng lao động
Toàn bộ hồ sơ và các
biểu mẫu nêu trên
Trang 5


5.2 Diễn giải
3.
4.

5.
5.1
5.2
5.2.1 Lập kế hoạch nhân sự hàng năm
Hàng năm căn cứ vào kế hoạch kinh doanh và mục tiêu của Công ty, căn cứ vào kế
hoạch nhân sự của các đơn vị, tình hình biến động nhân sự hàng năm của Cơng ty Nhân
viên Tuyển dụng có trách nhiệm lập kế hoạch nhân sự của tồn Cơng ty kế hoạch mục tiêu
của Cơng ty để trình TGĐ phê duyệt không chậm hơn ngày 20 tháng 01 hàng năm.
5.2.2 Duyệt kế hoạch nhân sự
TGĐ sẽ xem xét và phê duyệt kế hoạch nhân sự nếu được chấp thuận hoặc phản hồi
thông tin cần điều chỉnh bản Kế hoạch nhân sự. Mọi thông tin phản hồi về kế hoạch nhân sự
được trả lời trong vòng 5 ngày kể từ ngày nhận được.
5.2.3 Xác định nhu cầu tuyển dụng
Xác định nhu cầu tuyển dụng được thực hiện chậm nhất sau một ngày kể từ ngày nhận
được phiếu Yêu cầu tuyển dụng nhân sự và theo tuần tự như sau:
5.2.3.1 Đề xuất nhu cầu tuyển dụng
Giám đốc, Trưởng các bộ phận, phòng, ban, phân xưởng,… xác định vị trí cơng việc
cịn thiếu nhân sự và xác định có cần thiết tuyển dụng hay không, căn cứ vào kế hoạch
tuyển dụng hàng năm của một trong hai trường hợp sau:


Tuyển dụng thay thế



Tuyển dụng cho một chức danh mới

Giám đốc, Trưởng các bộ phận, phịng, ban, phân xưởng, … điền đầy đủ thơng tin vào
Phiếu đề nghị tuyển dụng nhân sự và gửi về Phịng Hành chánh Nhân sự.
Nếu đó là một chức danh mới hoặc chức vụ chưa có bản mơ tả cơng việc thì Giám đốc,

Trưởng các bộ phận, phịng, ban, phân xưởng, … cần soạn thảo Bản mô tả công việc một cách rõ
ràng, dễ hiểu (có thể thảo luận với phịng Hành chánh Nhân sự) và trình cấp lãnh đạo trực tiếp phê
duyệt. Bản mô tả công việc được đính kèm Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự.
Tất cả các yêu cầu tuyển dụng gửi về Phòng Hành chánh Nhân sự.

Quy trình Tuyển dụng

Trang 6


Phòng Hành chánh Nhân sự phối hợp với Trưởng bộ phận yêu cầu: Xác định lại nhu
cầu dựa trên định mức nhân sự theo sơ đồ tổ chức hoặc kế hoạch nhân sự đã được ký duyệt
trước đó.
5.2.3.2 Tổng hợp yêu cầu tuyển dụng:
Nhân viên tuyển dụng chịu trách nhiệm tư vấn, tham mưu về yêu cầu tuyển chọn ứng
viên cho các Bộ phận – Phòng ban.
Nhân viên tuyển dụng tổng hợp nhu cầu tuyển dụng (đã được BGĐ ký duyệt) từ các
Đơn vị, Phòng, Ban và đề ra phương án tìm hồ sơ trình Trưởng phịng Hành chánh Nhân sự.
5.2.4 Duyệt nhu cầu tuyển dụng nếu cần
Trong trường hợp nếu không thống nhất về nhu cầu nhân sự: Trưởng phịng Hành
chánh Nhân sự phối hợp cùng Trưởng/Phó đơn vị có nhu cầu tuyển dụng có trách nhiệm
trình Phó Tổng Giám Đốc hoặc Tổng Giám Đốc quyết định.
5.2.5 Tìm kiếm ứng viên
Bước này được thực hiện khi nhận được Phiếu yêu cầu tuyển dụng:
Lao động phổ thông:
- ≤ 10

lao động

10 ngày làm việc

- Từ 11 – 30

lao động

15 ngày làm việc

- Từ 31 – 50

lao động

20 ngày làm việc

- Từ 51 – 100

lao động

30 ngày làm việc

- Từ 101 – 300

lao động

40 ngày làm việc

- Từ 301 – 500

lao động

60 ngày làm việc

- Từ 501 – 700

lao động

90 ngày làm việc

Lưu ý:
 Lớn hơn 700 lao động: Trưởng phòng Hành chánh Nhân sự phối hợp với Trưởng đơn vị có nhu
cầu xác định kế hoạch, thời hạn chi tiết.
 Đối với Quản lý khối sản xuất và nhân viên văn phòng (thống kê, kỹ thuật…): 15 ngày làm việc
 Đối với cấp Quản lý (Từ Trưởng nhóm, Tổ trưởng, Trưởng ca, Xưởng trưởng,
Chuyên viên -> Giám đốc đơn vị): 20 ngày làm việc.
 Đối với các chức danh cấp cao khác: 30 ngày làm việc.
Trong một số thời điểm trong năm do tình hình hồ sơ, nhân sự khan hiếm, Phịng Hành
chánh Nhân sự có thảo luận với Bộ phận có yêu cầu: Thời gian dự kiến có thể đáp ứng được
phiếu yêu cầu tuyển dụng.

Quy trình Tuyển dụng

Trang 7


5.2.5.1 Tuyển dụng nội bộ:
Khi có nhu cầu bổ sung nhân sự, nếu nhân sự trong Công ty đáp ứng được yêu cầu
công việc cần tuyển dụng, Công ty tiến hành tuyển dụng hoặc điều động người lao động
sang làm công việc mới bằng phiếu Đề nghị thuyên chuyển/ Điều chuyển công tác sau khi
đã thảo luận và được sự chấp thuận của Trưởng bộ phận trực tiếp.
Nhân sự được tuyển dụng từ nguồn nội bộ, không phải thực hiện đầy đủ các phần
tuyển dụng theo quy trình, nhưng khi cần thiết (hoặc trưởng Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng

đề nghị) thì tham gia làm bài bài kiểm tra về chun mơn như những ứng viên khác (nếu
có).
5.2.5.2 Tuyển dụng bên ngoài:
Các nguồn tuyển dụng thường được quan tâm, xem xét là:
 Các ứng viên đến nộp hồ sơ tại Công ty.
 Thông báo tuyển dụng trong Công ty và ưu tiên những ứng viên được CB-CNV
Công ty giới thiệu (nếu kết quả PV bằng nhau).
 Thông báo tuyển dụng trước cổng Cơng ty.
 Quảng cáo, tìm kiếm trên mạng Internet
 Các trung tâm, dịch vụ tư vấn, giới thiệu việc làm
 Quảng cáo trên các ấn phẩm báo chí, các phương tiện thơng tin đại chúng thích hợp.
5.2.6 Tổ chức tìm kiếm, thu thập hồ sơ ứng viên
Trong vòng 48 tiếng đồng hồ kể từ khi nhận được Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự
đã được phê duyệt chấp nhận của Tổng Giám Đốc và bản mô tả cơng việc, Phịng Hành
chánh Nhân sự bắt đầu tìm kiếm các ứng viên, thu nhận các hồ sơ xin việc bằng cách sử
dụng các nguồn thích hợp trên.
Gửi thơng tin (Mail + điện thoại) giới thiệu về Công ty và nhu cầu tuyển dụng hiện tại
đến những ứng viên tiềm năng đăng hồ sơ trên các trang mạng tuyển dụng và đề nghị ứng
viên điền thông tin vào Phiếu đăng ký dự tuyển và gởi lại cho Nhân viên/Chuyên viên tuyển
dụng trong thời gian sớm nhất (không quá 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ từ Phòng Hành
chánh Nhân sự).
Bộ hồ sơ xin việc gồm các loại giấy tờ sau:
1. Phiếu đăng ký dự tuyển (đối với khối gián tiếp, nhân viên văn phòng, cấp quản lý
trở lên)
2. Bản giới thiệu q trình/ kinh nghiệm làm việc (nếu có) (đối với gián tiếp).

Quy trình Tuyển dụng

Trang 8

3. Đơn xin việc
4. Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương.
5. Bản sao CMND cơng chứng
6. Bản sao sổ Hộ khẩu công chứng
7. Giấy khám sức khỏe của cơ quan y tế có thẩm quyền.
8. Giấy xác nhận hạnh kiểm
9. Bản sao công chứng các văn bằng, chứng chỉ (gián tiếp)
Nhân viên tuyển dụng có trách nhiệm thu nhận, phân loại, sắp xếp Hồ sơ của các ứng
viên theo chức danh, vị trí dự tuyển để sàn lọc, chọn lựa ban đầu.
5.2.7 Sơ tuyển, lựa chọn hồ sơ
Trên cơ sở hồ sơ ứng viên và tiêu chuẩn tuyển dụng của vị trí cần tuyển, Phịng Hành
chánh Nhân sự tiến hành sơ tuyển và chọn ra các hồ sơ đạt yêu cầu.
(Các trường hợp khác phải có sự đồng ý của Trưởng/Phó phịng Nhân sự, Trưởng BP yêu cầu
hoặc do Tổng Giám Đốc yêu cầu).
 Sơ tuyển lần 1
Nhân viên tuyển dụng sơ tuyển lần 1 để có được tối thiểu 5 hồ sơ cho mỗi vị trí nhân sự cần
tuyển. Đối với vị trí dự tuyển ở các cấp quản lý (từ Phó phịng trở lên) hoặc các vị trí chức danh đặc
biệt thì phải sơ tuyển được ít nhất 3 hồ sơ cho mỗi vị trí.
 Sơ tuyển lần 2
Sau khi nhân viên tuyển dụng có được hồ sơ từ lần sơ tuyển 1. Sẽ thông báo lịch phỏng vấn
dự kiến kèm theo CV (lý lịch trích ngang) cho Trưởng Bộ phận yêu cầu tuyển dụng để xem xét
mức độ phù hợp của ứng viên, đồng thời xác định thời gian phỏng vấn chính thức.
 Phỏng vấn chính thức:
Những hồ sơ đã được lựa chọn, đồng ý cuối cùng sẽ được mời phỏng vấn chính thức.
Phịng Hành chánh Nhân sự có 50% quyền quyết định trong việc chọn ứng viên mời phỏng
vấn, trong trường hợp Phòng Hành chánh Nhân sự chưa thống nhất với Trưởng Bộ phận yêu cầu
nhân sự về kết quả đánh giá hồ sơ ứng viên có thể cùng bàn bạc, thảo luận lại. Nếu vẫn khơng
thống nhất -> Trình Phó Tổng Giám Đốc hoặc Tổng Giám Đốc quyết định cuối cùng.
5.2.8 Phỏng vấn

5.2.8.1 Mời phỏng vấn
Nhân viên tuyển dụng sẽ thực hiện các tác nghiệp sau:

Quy trình Tuyển dụng

Trang 9


 Điện thoại; Mail; gửi thư mời ứng viên tham dự phỏng vấn theo form mẫu Thư mời phỏng
vấn kèm sơ đồ hướng dẫn đường đi (nếu phỏng vấn trực tiếp). Hẹn thời gian (nếu phỏng vấn gián
tiếp qua các phương tiện công nghệ thông tin) cách ngày phỏng vấn ít nhất 1 ngày.
 Gửi Mail thông báo chính thức đến các Bộ phận có liên quan về buổi phỏng vấn: Ngày, giờ,
địa điểm, số lượng ứng viên dự kiến đến phỏng vấn trước ngày phỏng vấn ít nhất 1 ngày.
 Gửi Danh sách thông báo đến Bảo vệ, Lễ tân trước ngày ứng viến đến phỏng vấn ít nhất 1
ngày.
 Trường hợp ứng viên từ chối tham gia phỏng vấn mà thời điểm xác nhận cách ngày phỏng
vấn chỉ 1 ngày  Báo lại Trưởng Bộ phân yêu cầu và các bên có liên quan ngay lập tức. Đồng thời
tìm kiếm, bổ sung ứng viên khác cho đợt phỏng vấn tiếp theo.
5.2.8.2 Phỏng vấn
 Đối với Cán bộ nhân viên:
Ứng viên đến: Bảo vệ, Lễ tân tiếp đón, hướng dẫn ứng viên đến phòng chờ. Đồng thời báo
cho Phòng Hành chánh Nhân sự biết sự xuất hiện của ứng viên.
Nhân viên phụ trách tuyển dụng: Gặp gỡ, tiếp đón, trao đổi sơ lượt với ứng viên, ổn định tâm
lý. Đồng thời cho ứng viên điền mẫu Phiếu đăng ký dự tuyển, test chun mơn, ngoại ngữ, vi tính,
… tùy theo yêu cầu đặt ra đối với vị trí cần tuyển chọn. Các bài kiểm tra chuyên môn, ngoại ngữ do
Phòng Hành chánh Nhân sự phối hợp với đơn vị có nhu cầu tuyển dụng nhân sự chuẩn bị và được
Tổng Giám Đốc phê duyệt.
Sau khi hoàn thành các bài test, form mẫu theo quy định. Các ứng viên sẽ được phỏng vấn
trực tiếp bởi Ban phỏng vấn.
 Thành phần ban phỏng vấn:

PV Nhân viên: Nhân viên tuyển dụng + Trưởng bộ phận u cầu.
PV Chun viên/ Phó phịng: Trưởng phòng Hành chánh Nhân sự + Trưởng bộ phận yêu
cầu.
PV Trưởng phòng/ Giám đốc đơn vị: Trưởng phòng Hành chánh Nhân sự + Trưởng bộ
phận yêu cầu/ GĐ/ P.TGĐ
(Các trường hợp đặc biệt khác, Ban phỏng vấn sẽ là TGĐ và/hoặc người được TGĐ chỉ
định).
Nhân viên tuyển dụng sắp xếp thời gian và thứ tự ứng viên cho Ban phỏng vấn tiến hành
phỏng vấn. Tùy thuộc vào danh sách ứng viên mà Ban tuyển dụng quyết định thời gian phỏng vấn.
 Ban phỏng vấn phỏng vấn từng ứng viên và ghi nhận đầy đủ thông tin vào phiếu dự tuyển.

Quy trình Tuyển dụng

Trang 10


 Các ứng viên cho chức vụ quản lý do TGĐ và/hoặc người dược TGĐ Ủy quyền trực tiếp
phỏng vấn.
Tất cả quá trình từ khi nhận kết quả phỏng vấn đến khi tổ chức phỏng vấn đợt đầu tiên không
vượt quá thời gian quy định ở Bước 5. Nếu có thay đổi trong kế hoạch tổ chức phỏng vấn, Phòng
Hành chánh Nhân sự phải thông báo đến các bên liên quan và lập kế hoạch tuyển dụng phù hợp.
 Đối với công nhân:
Sàng lọc hồ sơ: Nhân viên tuyển dụng sẽ tiếp nhận hồ sơ, đồng thời kiểm tra tính chính xác,
minh bạch trên hồ sơ đó.
Phỏng vấn trực tiếp: Về tay nghề, chuyên môn, các vấn đề liên quan đến điều kiện tuyển
dụng.
Loại: Những ứng viên có hồ sơ, thái độ, thơng tin, trình độ, năng lực khơng đạt u cầu,
khơng phù hợp tiêu chí tuyển chọn.
Nhận: Các ứng viên đạt được các tiêu chí về chất lượng, số lượng theo yêu cầu tuyển dụng
đề ra.

Những người không đạt yêu cầu trong vòng phỏng vấn và thử tay nghề thì sẽ được trả lại hồ
sơ.
5.2.9 Quyết định chọn ứng viên
5.2.9.1 Tuyển chọn ứng viên Đối với Cán bộ nhân viên
Trưởng Bộ phận yêu cầu và Phòng Hành chánh Nhân sự (đối với các chức danh từ Nhân viên
trở lên) cùng thảo luận về kết quả phỏng vấn và đưa ra kết luận về việc chọn hay không chọn ứng
viên cho vị trí cần tuyển dụng (Phịng Hành chánh Nhân sự có 50% quyền quyết định tuyển dụng).
Sau khi có sự thống nhất về kết quả tuyển dụng, Phòng Hành chánh Nhân sự căn cứ theo
phiếu dự tuyển và kết quả phỏng vấn Nhân viên Tuyển dụng liên hệ thông báo kết quả cho ứng
viên. Trong trường hợp không đồng ý về mức lương, chức danh, các điều khoản, điều kiện liên
quan thì Nhân viên Tuyển dụng sẽ trao đổi lại với ứng viên. Nếu không đi đến được thỏa thuận cuối
cùng sẽ tìm kiếm ứng viên khác phù hợp hơn.
Căn cứ vào kết quả, quyết định phê duyệt cuối cùng của đợt phỏng vấn, Phòng Hành chánh
Nhân sự tổng hợp kết quả, trong vòng 3 ngày báo cáo kết quả đến Trưởng Bộ phận yêu cầu và ứng
viên:

 Ứng viên được chọn: Điện thoại thông báo kết quả, gửi thư mời nhận việc cho ứng viên.
 Ứng viên không được chọn: Phòng Hành chánh Nhân sự gửi thư cảm ơn đến từng ứng
viên. Đồng thời tìm kiếm thêm ứng viên mới hoặc sơ tuyển thêm hoặc mời phỏng vấn thêm.

Quy trình Tuyển dụng

Trang 11


5.2.9.2 Tuyển chọn ứng viên đối với công nhân
Nhân viên Tuyển dụng có quyền quyết định 100% về việc tuyển chọn ứng viên.
5.2.9.3 Mời nhận việc đối với CB-NV
Căn cứ vào danh sách ứng viên đạt yêu cầu đã được Tổng Giám Đốc ký duyệt, Phòng Hành
chánh Nhân Sự gửi thư tuyển dụng mời ứng viên nhận việc.

Thư mời nhận việc (có kèm “Sơ đồ hướng dẫn đến điểm đón xe đưa rước CB-NV”,
“Sơ đồ hướng dẫn đường đến Công ty”) gửi qua địa chỉ Mail của ứng viên. Sau đó điện
thoại thơng báo trực tiếp đến ứng viên.
Nhân viên tuyển dụng phải lưu ý ứng viên về yêu cầu bảo mật thơng tin lương.
Phịng Hành chánh Nhân sự thơng báo cho trưởng Bộ phận cần tuyển dụng về sự chấp thuận
và thời gian nhận việc của ứng viên bằng Mail/ điện thoại ngay sau khi có xác nhận từ ứng viên.
5.2.9.4 Mời nhận việc đối với công nhân
Sau khi phỏng vấn đạt yêu cầu, Nhân viên tuyển dụng sẽ hẹn ứng viên ngày, giờ nhận
việc, những giấy giờ, thủ tục cần có khi đến nhận việc tại Cơng ty.
Sau buổi phỏng vấn, tiến hành lập Danh sách nhận việc gửi Mail/ thông báo cho Bộ
phận yêu cầu, đồng thời in file giấy gửi cổng bảo vệ làm căn cứ cho ứng viên vào cổng vào
ngày nhận việc đầu tiên.
5.2.10 Đào tạo Hội nhập mơi trường
Bộ phận Đào tạo có trách nhiệm thực hiện các thủ tục, hội nhập môi trường cho CBCNV theo quy trình Đào tạo.
Tất cả CB-CNV khi ngày đầu đến Công ty nhận việc đều phải được hướng dẫn, hội
nhập, đào tạo kỹ về Nội quy, Quy định, Thủ tục, Môi trường làm việc tại Công ty. Thời gian
Hội nhập sẽ kéo dài từ 7g30’ đến 12g00’. Trong trường hợp cần thiết, Phòng Hành chánh
Nhân sự có thể linh động sắp xếp hội nhập sau khi nhận việc trong điều kiện số lượng ứng
viên đến nhận việc ngày ít hớn 5 ứng viên.
CB-CNV sẽ được cung cấp, đào tạo các nội dung phù hợp với Nội quy, Quy định Công
ty: Tổng quan Công ty, Nội quy, Quy định, Chính sách tuyển dụng, Cơng lương, Quan hệ
lao động, An toàn vệ sinh lao động, lấy vân tay, mã số chấm cơng … sau khi hồn tất mới
chuyển giao nhân sự đến Bộ phận yêu cầu.
Đối với nhân viên, chuyên viên: Nhân viên tuyển dụng sẽ chuyển giao nhân sự cho
Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng và Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng giới thiệu
nhân sự mới với các Phịng/Ban/Phân xưởng …

Quy trình Tuyển dụng

Trang 12

Đối với cán bộ quản lý: Trưởng phòng Nhân sự sẽ giới thiệu họ với các trưởng Đơn
vị/Phòng/Ban/Phân xưởng …
Đối với cơng nhân: Sau q trình hội nhập, Bộ phận đào tạo tiến hành bàn giao công nhân tới các
các Phân xưởng theo nhóm ca và xưởng dựa theo giấy báo học việc.
Cung cấp tài liệu Hội nhập môi trường cho CB-CNV trong ngày đầu tiên nhận việc tại Công ty.
Đối với CB-NV gián tiếp: Phòng Hành chánh Nhân sự thông báo để bộ phận IT cung cấp địa chỉ
Mail, cấp máy tính, cài đặt cần thiết…
Phịng Hành chánh Nhân sự ghi nhận kết quả hội nhập môi trường theo mẫu.
5.2.11 Thử việc
5.2.11.1 Đối với công nhân
Sau khi phỏng vấn đạt u cầu, cơng nhân chính thức thử việc tại Công ty trong thời gian 02
tháng theo Phân xưởng/Bộ phận yêu cầu tuyển dụng. Nhân viên tuyển dụng chịu trách nhiệm theo dõi
q trình thử việc, chăm sóc ứng viên, thường xuyên giao lưu, trao đổi, động viên tinh thần làm việc, hỗ
trợ giải quyết các khó khăn, thắc mắc. Ghi nhận và đề xuất với cấp trên, Ban lãnh đạo trong trường hợp
cần thiết.
Sau khi được tham gia hội nhập, đào tạo, thông qua kết quả đánh giá thử việc, cơng nhân đạt u
cầu sẽ được tuyển dụng chính thức.
Công nhân không đạt yêu cầu sẽ được gia hạn thời gian thử việc tại vị trì tương đương hoặc vị trí
khác tối đa khơng q 1 tháng. Hoặc kết thúc thời gian thử việc đối với công nhân thử việc không đạt
yêu cầu, vi phạm nội quy trong thời gian thử việc, đã gia hạn thời gian thử việc nhưng vẫn không đạt
yêu cầu.
Nhân viên tuyển dụng lập danh sách chi tiết về số lượng thử việc đạt, không đạt, nghỉ việc chuyển
Phòng Hành chánh Nhân sự làm các thủ tục liên quan. Đây cũng là căn cứ theo dõi tình hình biến động
nhân sự.
5.2.11.2 Đối với CB-NV
Thời gian thử việc đã được thỏa thuận trong Thư mời nhận việc. Trừ trường hợp đặc biệt, được
sự phê duyệt của TGĐ/ người được TGĐ ủy nhiệm thì mới khơng trải qua thời gian thử việc.
 Trong quá trình thử việc: Trưởng Bộ phận có thể rút ngắn thời gian thử việc khi đánh

giá không cần thiết tiếp tục thử việc (thơng qua Phịng Hành chánh Nhân Sự) và có ký duyệt
của TGĐ.
 Phòng Hành chánh Nhân sự theo dõi quá trình thử việc của CB-NV theo Thư mời
nhận việc, bằng phiếu đánh giá thử việc. Phiếu đánh giá thử việc sẽ có phần tự nhận xét

Quy trình Tuyển dụng

Trang 13


đánh giá của ứng viên; nhận xét, đánh giá của Trưởng bộ phận, đề xuất tuyển hay không
tuyển.
Lưu Ý Thực Hiện

 Ứng viên chưa đạt yêu cầu trong thời gian thử việc nhưng vẫn có triển vọng tiến bộ
thì Trưởng Bộ phận có thể đề xuất gia hạn thêm thời gian thử việc (có thống nhất, ký kết với
người lao động và thơng qua Phịng Hành chánh Nhân sự).
 Ứng viên hồn tồn khơng có khả năng thử việc đạt: Trưởng Bộ phận đánh giá và
phản hồi sớm về Phòng Hành chánh Nhân Sự để có kế hoạch tuyển dụng, chuẩn bị nguồn
lực thay thế. Không đợi đến hết thời gian thử việc mới đánh giá không đạt. Thông báo đến
ứng viên biết. Nhân viên thử việc tiến hành bàn giao công cụ, dụng cụ, tài liệu làm việc,
thành quả cơng việc, những cơng việc chưa hồn tất trong thời gian thử việc cho trưởng Bộ
phận. Đồng thời Phòng Hành chánh Nhân sự làm thủ tục chấm dứt thử việc đối với CB-NV
đó. Lúc này Quy trình tuyển dụng sẽ được lập lại từ Bước 5 để tiếp tục tuyển dụng được
nhân sự phù hợp, đáp ứng yêu cầu đặt ra.

 Ứng viên có khả năng thử việc đạt: Phiếu đánh giá sẽ được Phòng Hành chánh Nhân sự
gửi trước 7 ngày trước khi hết thời gian thử việc. Trưởng bộ phận yêu cầu sau khi hoàn tất phiếu
đánh giá sẽ chuyển về cho Phòng Hành chánh Nhân Sự trước 3 ngày trước khi hết thời gian thử
việc.

CB-NV được đánh giá là đạt u cầu trở lên thì Phịng Hành chánh Nhân sự sẽ làm
mọi thủ tục có liên quan từ lúc đó cho đến khi hết thời gian thử việc theo thỏa thuận là nhân
viên đó được ký HĐLĐ, tham gia Bảo hiểm.
5.2.12 Ký kết hợp đồng lao động
Nhân sự sau thời gian thử việc được đánh giá đạt yêu cầu sẽ được tuyển dụng chính
thức. Căn cứ vào phiếu đánh giá thử việc đạt của Trưởng bộ phận u cầu tuyển dụng,
phịng Hành chánh Nhân sự thơng báo kết quả thử việc cho ứng viên. Đồng thời tiến hành
ký HĐLĐ chính thức và hồn thành thủ tục tuyển dụng.
5.2.13 Cập nhật dữ liệu và lưu trữ hồ sơ
Phòng Hành chánh Nhân sự cập nhật dữ liệu của CB-CNV thử việc đạt và tiến hành
lưu trữ hồ sơ vào hệ thống.
6. HỒ SƠ CẦN LƯU LẠI

STT
1

Tên hồ sơ

Mã hiệu

Kế hoạch tuyển dụng BM01/……………..

Quy trình Tuyển dụng

Nơi lưu

Thời gian
lưu

BP. Tuyển dụng

05 năm
Trang 14


năm
2

Phiếu đề nghị bổ
sung Nhân viên

BM02/……………..

BP. Tuyển dụng

05 năm

3

Phiếu đề nghị bổ
sung Công nhân

BM03/……………..

BP. Tuyển dụng

05 năm

4

Bảng mô tả công
việc

…………………….

Các bộ phận/ phịng
ban/ Phịng Hành
chánh Nhân sự

Cập nhật

5

Thơng báo tuyển
dụng

BM04/………………

BP. Tuyển dụng

05 năm

6

Phiếu dự tuyển

BM05/………………

Phòng Hành chánh
Nhân sự

Lưu theo thời
gian làm việc

7

Phiếu kiểm tra hồ sơ

……………………...

Phòng Hành chánh
Nhân sự

Lưu theo thời
gian làm việc
Lưu theo thời
gian làm việc
(nếu có)

8

Bài kiểm tra chun
mơn

BM06/………………

Các phịng ban/ đơn
vị có nhu cầu tuyển
dụng/ Phịng Hành
chánh Nhân sự

9

Thư mời nhận việc

BM07/………………

Phòng Hành chánh
Nhân sự

Lưu file mềm

10

Phiếu đánh giá cấp
quản lý

BM08/………………

Phòng Hành chánh
Nhân sự

Lưu theo thời
gian làm việc

10

Phiếu đánh giá nhân
viên

BM09/………………

Phòng Hành chánh
Nhân sự

Lưu theo thời
gian làm việc

11

Phiếu đánh giá thử
việc/học việc

BM10/………………

Phòng Hành chánh
Nhân sự

Lưu theo thời
gian làm việc

7. PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM

STT

Tên hồ sơ

Mã hiệu

1

Hợp đồng thử việc

Phụ lục 1

2

Hợp đồng học việc/ thử việc

Phụ lục 2

3

Hợp đồng lao động

Phụ lục 3

Quy trình Tuyển dụng

Trang 15